أرجو المساعدة كيف لي أن أقوم بتحليل نظام أحد المؤؤسسات أو نظام مكتبة في أحد الجامعات [الأرشيف]

عصفورة الشام

Dec-31-2007, 09:38 PM

النظام الآلي المتكامل ( ILS)
Integrated library system

أولاً_ مفهوم النظام الآلي المتكامل ( ILS):
هو نظام معلومات آلي يعتمد على الحاسب يحتوي على مجموعة من الأنظمة الفرعية الوظيفية بحيث يختص كل نظام فرعي بوظيفة أساسية من وظائف المكتبة مثل: التزويد- الإعارة- الفهرسة- إدارة المسلسلات... وهذه الأنظمة الفرعية تشترك في قاعدة بيانات ببلوغرافية واحدة، بالإضافة إلى أن النظام الآلي المتكامل يوفر إتاحة متكاملة لاستخدام المكتبة على الخط المباشر.
ويقدم النظام الآلي المتكامل للمكتبة مجموعة من التسهيلات والميزات فهو:
1- يحسن فعالية العمليات الداخلية من خلال تحسين تدفق العمل الداخلي ومشاركة بيانات الفهرسة.
2- يوفر إتاحة إلى مصادر المكتبة المحلية خلال الفهارس المباشرة OPACs.
3- يوفر إتاحة إلى المصادر خارج المكتبة.
4- تحسين التسهيلات لتحديد وتعيين الوثائق والحصول عليها.
5- يسهل تبادل البيانات الببلوغرافية.
6- تكامل مجموعات محلية من أنواع أخرى من مصادر المعلومات.

ثانياً_يتميز النظام المكتبي الآلي المتكامل عن النظام الغير متكامل أنه:
1- يلغي عملية تكرار الجهد لإنشاء وصيانة النسخ المتعددة للتسجيلات الببلوغرافية حيث أن التسجيلة الببلوغرافية للمادة تنشأ مرة واحدة عند طلب المادة ثم تمتد عندما يتم فهرستها، ولو تم إعادة هذه المادة فإن تسجيلة المستفيد ستتصل بالتسجيلة الببلوغرافية ولكن دون أن يكون هناك تكرار للتسجيلات الببلوغرافية للمادة في ملف الإعارة.
2- تقليل مزج الأخطاء عند إدخال التسجيلات، والتغيرات تنتقل وتمتد وتنتقل أتوماتيكيا خلال النظام في الوقت الحقيقي.
3- العاملون بالمكتبة والمستفيدون منها يستطيعون الدخول لجميع المعلومات وثيقة الصلة بالموضوع في موقع واحد فالمستفيد من النظام المتكامل يستطيع أن يرى التسجيلة الببليوغرافية في الفهرس المباشر ويستطيع أيضا التعرف على حالات المادة المختلفة مثل المادة في الإعارة أم لا، أو المادة تحت الطلب ولكن لم يتم استلامها حتى الآن، أما النظام غير المتكامل فالمعلومات تكون متاحة لعاملين قسم التزويد فقط.

ثالثاً_مكونات النظام الآلي المتكامل:
يشتمل النظام الآلي المتكامل ثلاث نظم فرعية رئيسية على الأقل وهي:
1-النظام الفرعي للفهرسة:
لدعم عملية إدخال البيانات وتبادلها ونقلها ودعم قدرات إدارة قاعدة البيانات التي تستخدم لخزن واسترجاع التسجيلات، وعادة يحتوي واجهتين مختلفتين لبحث واسترجاع البيانات:
_واجهة المفهرسين: وتسمح لهم بالتعامل مع قاعدة البيانات.
_واجهة المستخدمين: تسمح لهم بالبحث وعرض النتائج.
2- النظام الفرعي للفهرس المباشر(OPAC): On line Public Access Catalog
يشكل الدافع الأساسي لإنشاء الأنظمة المتكاملة، يستخدمه المستفيدون من خلال منافذ تفاعلية للحصول على التسجيلات الببلوغرافية المقروءة آليا.
وهذه الفهارس المباشرة تتصل بالنظام الفرعي للإعارة ليستطيع المستفيدون التعرف على حالة المادة ومعلومات الإعارة عنها وحجز المواد واستعارتها وإعادتها.
- وقد يتوفر ملامح أخرى للفهرس المباشر مثل: تبادل الإعارة بين المكتبات Ill وروابط إلى المصادر الالكترونية على الويب أو قواعد البيانات المحلية.
3- النظام الفرعي للإعارة:
يتصل ويتكامل مع نظام الفهرسة والفهارس المباشرة؛ بحيث تشكل مع بعضها (ملف سياسة الإعارة – قاعدة بيانات المستفيدين) ويحدد الملامح والإمتيازات والإجراءات الأخرى مثل المحاسبة والدفع وغرامات التأخير والكتب المفقودة والإشعارات.
بالإضافة إلى توفير استعارة وحجز وإرجاع والمطالبات.

-أما الأنظمة الفرعية الأخرى فهي اختيارية ويتم إضافتها اختياريا أثناء بدء تحميل النظام أو إضافتها في وقت لاحق.وهذه النظم الفرعية هي:
التزويد – إدارة المسلسلات – حجز الوسائط – قواعد البيانات المرجعية – إتاحة الانترنت – استرجاع النصوص الكاملة – الدخول على قواعد البيانات الالكترونية – قدرات البريد الالكتروني – الحجز ( يمكن أن يكون منفصلا أو ضمن نظام الإعارة الفرعي)
التقارير( الذي يتيح إخراج قوائم من النظم الفرعية المتنوعة، إشعارات في وثائق مطبوعة في أشكال متنوعة يتم تهيئتها) .

- ويجب الإشارة إلى أن غالبية أنظمة المكتبات المتكاملة تتضمن داخلها معايير مثلMARC و Z39,50
- ومعيار MARC يستخدم لتمثيل المعلومات الببلوغرافية والمتصلة بالمواد المكتبية في شكل مقروء آليا واتصالها من وإلى الحاسبات الأخرى.

ودعم النظام الآلي لمعيار مارك يعتبر هاماً للأسباب التالية:
1- يسمح للمكتبات بمشاركة المصادر الببلوغرافية مع المكتبات الأخرى التي تستخدمه أيضا.
2- إمكانية استخدام البيانات ذاتها في أكثر من نظام آلي واحد في الوقت الحالي والمستقبل.
3- تيسير إمكانية المشاركة في الفهارس الموحدة وقواعد البيانات على المستويات المحلية والوطنية والقومية.
4- توفير دقة أكبر في إمكانات البحث.

- برتوكول Z39,50
يستخدم لبحث واسترجاع المعلومات بين قواعد بيانات المكتبات والأنظمة المتصلة بالمعلومات ويعتمد على تقنية الخادم/ العميل في استرجاع المعلومات من قواعد بيانات بعيدة بشكل متزامن باستخدام واجهة واحدة.
واستخدام برتوكول Z39,50 يتيح للمكتبة التحرك أبعد في استرجاع المعلومات بدلا من استخدام الحواسب الكبيرة لخزن المعلومات. فمواقع التخزين والمسؤوليات عند استخدام Z39,50 يمكن أن توزع والمعلومات يمكن أن تتاح في كل مكان.

رابعاً_ النظام الآلي المتكامل النموذج يوفر:
1- استخدام بناء العميل الخادم وبرتوكولات الشبكة.
2- فهارس مباشرة معتمدة على الويب Web-based-OPAC.
3- توظيف واجهات رسومية لوظائف المكتبة.
4- دعم شيفرة UNI CODE.
5- التوافق مع معيار Z39,50.
6- دعم برتوكول تبادل الإعارة (ISO 10160/61).
7- بناء النظام على أنظمة إدارة قاعدة بيانات علائقية معيارية (RDBMS).

مواصفات نظام المكتبات المتكامل

المعايير العامة:
- توافر أدلة موثقة لتشغيل النظام لكل من العاملين والمستفيدين.
- التعامل مع التسجيلات الببلوغرافية بأكثر من لغة.
- التوافق مع برامج البحث في شبكة الانترنت.
- أن يحدد المورد الحد الأقصى للتسجيلات التي يستطيع النظام تقبلها.

معايير اقتصادية:
- هل يتطلب أية أجهزة كالحاسبات أو اتصالات أو طابعات خاصة مكلفة.
- هل يتطلب أي نظم تشغيل خاصة مكلفة.
- هل وفر النظام توفيرا في النفقات المادية عن النظام السابق سواء كان يدويا أو آليا.

معايير أمنية للنظام:
- ضرورة توافر كلمة سر للدخول إلى النظام.
- ضرورة توافر كلمة سر الدخول إلى كل نظام فرعي.
- هل يوفر تحديد صلاحيات التعامل لكل نوع من العاملين.
- تحديد صلاحيات التعامل بين العاملين والمستفيدين.
- تحديد صلاحيات التعامل في الوظائف( صلاحيات الإضافة والحذف والتعديل)
هل يسمح بإعداد نسخ إضافية. معايير لغوية:
- إمكانية إدخال حروف وكلمات بتسجيلة واحدة وحقل واحد ضمن نفس التسجيلة وبأكثر من لغة.
- إمكانية البحث والاسترجاع للتسجيلات وبلغتين مختلفتين في وقت واحد في قاعدة معلومات واحدة دون الدخول والخروج من القاعدة أو من النظام والدخول مرة أخرى.
- توفر شاشات المساعدة بأكثر من لغة.
- أن يكون أظهار حروف اللغات المختلفة بنفس درجة الوضوح.
- أن تتوافر في النظام خصائص تجاهل حروف أو كلمات معينة مثل(البادئات وأدوات التعريف) في محليات الفرز وفق خصائص الترتيب الهجائي لأكثر من لغة.
الأجهزة:
- هل يحتاج إلى حاسبات من سرعة وحجم خاص.
- إمكان استخدام ماسح ضوئي – صوت – بطاقات – شاشات ملونة.
- هل يتطلب طابعات معينة وهل يتطلب أوراق – أحبار – صيانة معينة.
- في حال الحاجة إلى حاسبات ذات مواصفات خاصة فهل هي مرتفعة الثمن.
- ضرورة توافر مودم في الأجهزة.

البيئة ونظم التشغيل المطلوبة:
- أن يعمل بأكثر من نظام تشغيل.
- أن يعمل في ظل نظم تشغيل الشبكات.
- أن يعمل بالتوافق أو مع برامج التعامل مع شبكة الانترنت.
- أن يرتبط أو يعمل مع برامج معالجة النصوص.

المعايير والبرتوكولات الدولية:
- التوافق مع معايير شبكات الاتصال.
- التوافق مع معايير TCP/IP لشبكة الانترنت.
- التوافق مع معيار 239,50 .
- التوافق مع شكل تسجيلة مارك.
- أن يدعم سلسلة الترقيمات الدولية الموحدة لكل أنواع مصادر المعلومات.
- أن يتعامل مع أكثر من نظام تصنيف.
- أن يتوافق مع معايير الإعداد الببلوغرافي.
- التوافق مع معايير تمثيل الحروف غير الرومانية.

التفاعل وتعامل المستفيدين مع النظام:
1- هل يتطلب مهارات متقدمة من المستفيد للتعامل مع النظام.
2- هل يستغرق التدريب عليه وقت طويل.
3- هل توجد شاشات مساعدة كافة ولكل الاحتمالات.
4- لغة أو لغات شاشات مساعدة.
5- تزامن شاشات المساعدة مع العمليات.
6- هل يتضمن النظام شرح لاستخدام User Demo.
7- إمكانية استخدام مفتاح وظيفي واحد لتنفيذ إحدى العمليات.
8- إمكانية البتر عند البحث عن موضوعات عناوين – مؤلفين – سلاسل.
9- إمكانية البحث عن جميع المصادر المتاحة مهما اختلفت قواعد المعلومات بأي مدخل يطلبه المستفيد.
10- توجيه الباحث أثناء البحث في حالة وقوعه في أخطاء.
11- هل يمكن إعادة بناء استراتيجية البحث دون خروج المستفيد من النظام والدخول من جديد.
12- إمكانية طباعة نتائج البحث بالبريد الالكتروني.
13- إمكانية التحميل الهابط Down Loading .
14- إمكانية استخدام اللمس – الصوت – للبحث.
15- هل يعرف النظام التسجيلة الكاملة أو مختصرة حسب طلب المستفيد.
16- تصحيح الهجاء في حالة خطأ المستفيد.
17- توجيه المستفيد لمداخل بحث أخرى إذا لم تظهر له نتائج.
18- إمكانية الطباعة بأي ترتيب وللتسجيلات كاملة أو مختصرة.

البحث والتصفح:
1- إمكانية البحث بأي ترتيب.
2- إمكانيات البحث بأي حقل.
3- إمكانية عرض حالة التسجيلة – معار – محجوز – تحت الإعداد.
4- إمكانية عرض المكنز أو قائمة رؤوس الموضوعات المستخدمة للاختيار.
5- البحث باستخدام أدوات الربط – الاستبعاد – الإضافة.
6- حدود قصوى لإظهار النتائج لو كان عدد التسجيلات كبيرا.
7- إمكانية تجاهل كلمات الوقف وأخطاء كتابة المسافات وعلامات الترقيم.
8- إمكانية عرض حقول معينة.
9- إظهار عدد النسخ المتاحة.
10- إمكانية ترتيب نتائج البحوث بأي ترتيب.
11- أن يتيح للمستفيد إمكانية حجز مواد.
12- أن يظهر النظام التسجيلات التي تمت إضافتها بعد تاريخ معين.
13- إمكانية حذف التسجيلات المكررة.
14- أن يتجاهل النظام طريقة كتابة الحروف صغيرة أم كبيرة أثناء البحث.

تكامل الأنظمة:
1- هل يغطي النظام كل العمليات والأنشطة الخدمات المكتبية.
2- هل يحتوي على نظام فرعي للتزويد.
3- هل يحتوي على نظام فرعي لقاعدة المعلومات الببلوغرافية.
4- هل يحتوي على نظام فرعي للبحث في الفهارس.
5- هل يحتوي على نظام فرعي للإعارة والحجز.
6- هل يحتوي على نظام فرعي للإحاطة الجارية.
7- هل يحتوي على نظام فرعي لضبط المسلسلات.
8- هل يحتوي على نظام فرعي للجرد.
9- هل يحتوي على نظام فرعي للتقارير.
10- هل يستطيع النظام إنشاء الملفات المطلوبة لكل نظام فرعي.
11- هل يتعامل كل نظام فرعي بملفاته على مختلف أنواع مصادر المعلومات الموجودة في المكتبة.
12- هل يتعامل كل نظام فرعي بملفاته على مختلف لغات مصادر المعلومات الموجودة في المكتبة.
13- هل يستطيع المستخدم الانتقال إلى نظام فرعي آخر دون الخروج والدخول من النظام.
14- القدرة على التعامل مع أنظمة آلية أخرى.

( الأنظمة الفرعية)
النظام الفرعي للتزويد:
1- ارتباطه بنظام قاعدة المعلومات التي تضم فهرس المكتبة.
2- يتضمن ملفات التوصيات – الموردين – الناشرين – الهيئات المتبادل معها – أوامر الطلب – المطالبات.
3- يتضمن ملفات لأدوات الاختيار.
4- يتضمن ملفات بالوثائق المتبادلة والمهداة.
5- القدرة على الاتصال المباشر بقواعد معلومات الناشرين والموردين.
6- القدرة على تعديل حالة التسجيلة عن توصية – طلب – استلام – تحت الإعداد – كاملة بقاعدة المعلومات.
7- القدرة على طباعة تقارير بالرصيد العام أو رصيد نوع معين من المصادر – مصادر بلغة معينة – التعامل مع ناشر أو مزود معين.
8- القدرة على طباعة قوائم الإضافات.
9- هل يمكن إرسال أوامر طلب – مطالبات – استعمالات بالبريد الالكتروني عن طريق الانترنت.
10- القدرة على اكتشاف تكرار في أي ملف خاص بالتزويد.
11- الارتباط مع النظام الفرعي لضبط الدوريات.
12- الارتباط مع النظام الفرعي للجرد.
13- القدرة على حذف بيانات وثيقة من أي ملف في حالة إتمام العملية (الحذف من التوصيات في حالة الطلب) الحذف من الطلب في حالة الوصول.

النظام الفرعي للضبط الببلوغرافي:
1- القدرة على التعامل ببليوغرافيا مع كل أشكال مصادر المعلومات.
2- الالتزام بمعايير الإعداد الببلوغرافي ومعايير شكل مارك.
3- التعامل مع مستويات متعددة من الإعداد الببلوغرافي.
4- ملفات الاستناد الموجودة: إنشاء – عناوين – موضوعات – ناشرين - موردين – سلاسل.
5- هل يتم تحقيق الحقول مباشرة أم بناء على طلب المفهرس.
6- هل ينبه المفهرس لوجود حقول بها أخطاء ملفات الاستناد.
7- يسمح بنقل تسجيلات من مصدر خارجي إلى قاعدة المعلومات الببلوغرافية.
8- يسمح بنقل تسجيلات من قاعدة معلومات ببلوغرافية إلى مصدر خارجي.
9- يسمح بتعديلات في بعض الحقول في حالة نقل تسجيلات من مصدر خارجي دون الحاجة إلى تعديلات كاملة في كل تسجيلة.
10- إمكانية تعديل أو تحديث مجموعة تسجيلات معا.
11- التسجيل التلقائي لتاريخ إدخال التسجيلة.
12- طباعة الأرقام الكودية من النظام مباشرة لكل نسخة بعد إدخالها.
13- إمكانية طباعة التسجيلات بأي ترتيب وبأي شكل (بطاقات فهرس مطبوع)
14- أن تكون جميع الحقول متغيرة وليست ثابتة.
15- إعطاء تقارير عن حجم الإدخال أو المراجعة في أي فترة.
16- مراعاة قواعد ترتيب للحروف العربية والأجنبية.
17- هل يسمح ببناء إحالات.
18- إمكانية تصحيح أي أخطاء إملائية.
19- إمكانية إدخال التسجيلات من أي منفذ من منافذ الشبكة أم من منفذ معين.
20- ضرورة السماح بالحذف والتعديل بعد الإدخال.
21- ضرورة حذف أرقام التسجيلات فورا وتلقائيا عند حذف أي تسجيلة.
22- تمييز المكررات.
23- تمييز موقع التسجيلة في حالة الفهارس الموحدة.

النظام الفرعي لضبط السلاسل:
1- تواجد ملفات للتوصيات وأوامر الطلب والناشرين والموردين والمجلدين.
2- التنبيه بقواعد تجديد الاشتراكات.
3- التنبيه بالأعداد التي لم تصل.
4- الطباعة المباشرة لطلبات تجديد الاشتراكات أو المطالبات.
5- تقارير مختلفة باللغات والموضوعات والتعامل مع كل ناشر ومورد والأعداد التي تصل وحجم الرصيد والدوريات غير المجلدة.
6- التعامل مع جميع أشكال المسلسلات.
7- إمكانية إعداد فهارس موحدة.
8- إمكانية الاتصال بالناشرين والموردين بالبريد الالكتروني.
9- إمكانية التعامل مع مقالات الدوريات في حالة الضرورة.
10- دعم خدمات الدوريات مثل المرير- الإعارة الخاصة.

النظام الفرعي للإعارة:
1- ارتباط نظام الإعارة بقاعدة المعلومات الببلوغرافية.
2- وجود ملفات سياسات الإعارة – تقويم المكتبة – المستعيرين – غرامات – عقوبات.
3- تمييز الأوعية غير المسموح بإعارتها.
4- التعامل مع الأعمدة.
5- تقارير بموقف مستعير – وثائق معارة – حركة إعارة كل وثيقة – غرامات – إيقافات.
6- طباعة نماذج الإعارة.
7- تحديد تلقائي للوثائق التي ترد يوميا.
8- طباعة مطالبات تلقائية.
9- طباعة عقوبات أو غرامات تلقائية.
10- إضافة أو حذف أو تعديل أي تسجيلة معارة.
11- تحديد المنافذ التي تتعامل مع حركة الإعارة.
12- تمييز الوثائق المعارة في قاعدة معلومات فهرس المكتبة.
13- إظهار الوثائق التي لم تعار مطلقا.
14- حذف الأوعية المفقودة من الفهارس.
15- تغطية نشاط الإعارة التعاونية.
16- القدرة على التعامل مع قاعدة معلومات الطلاب بإدارة القبول والتسجيل – عمادة شؤون الطلاب.
القدرة على التعامل مع قاعدة معلومات أعضاء هيئة التدريس بالشؤون المالية والإدارية.
مع تمنيات بالتوفيق أرجو التحقيق الفائدة المطلوبة