hatemtn
Nov-16-2006, 01:50 PM
تعريف الوثائق الأرشيفية:
وثائق تنشأ بصفة طبيعية عن العمل الإداري وتكون رصيدا نمو مع نمو المؤسسة.
الأرشيف حسب القانون التونسي هو "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها".
وتتميز الوثائق الأرشيفية عن المجوعات التوثيقية بــ:
• الصبغة العضوية
• الصبغة الأصلية
الوثائق المكتباتية (رصيد المكتبات ومراكز التوثيق):مجموعة وثائق يتم اقتناؤها بصفة اختيارية وتمر عادة عبر المسالك التجارية (شراء، اشتراك، إهداء، تبادل،...).
أهم أنواع الوثائق المكتباتية:
• المراجع (الموسوعات، القواميس، الأطالس،...)
• الكتب
• الدوريات
• البحوث الأكاديمية
• الندوات الخ.
تعريف الوثائق الأرشيفية بالمقارنة مع الوثائق المكتباتية:
تختص الوثائق الأرشيفية بــ:
• معلومات ذات طابع خاص بالأشخاص الماديين أو المعنويين ولا يمكن الاطلاع عليها إلا من قبل منشئيها أو أشخاص مؤهلين ومرخص لهم في ذلك.
• تحمل قيمة إدارية على الأقل عند نشأتها (بما في ذلك القيمة القانونية) وتتعلق مواضيعها بنوعية نشاط الجهة المنتجة.
• تنشأ هذه الوثائق نتيجة لنشاط الجهة المنتجة وتتجمع بصفة طبيعية، أي إنها تتراكم تبعا للنشاطات التي تتعاطاها المؤسسات لا باختيار منشئيها أو متلقيها.
• يقع إنشاؤها بأعداد محدودة خدمة لعدد محدود من المستفيدين. يقع حفظها خلال عمرها الإداري (الجاري والوسيط) حتى تنتهي قيمتها الإدارية (بما في ذلك قيمتها القانونية والمالية و الجبائية) أو تتقادم قانونيا (يسقط حق القانون فيها). بعض الوثائق من 5 إلى 10% يتم حفظها بصفة نهائية لقيمتها الشاهدية والتاريخية.
• لها صبغة أصلية، لا تعوض إذا ضاعت أو أتلفت أصولها.
تختص الوثائق المكتباتية بــ:
• مهمتها تتمثل في نقل معلومات ذات طابع عمومي يمكن الاطلاع عليها من قبل العموم (بصفة عامة)
• قد تنشأ بدون قيمة أو قيمة نسبية ترتبط بقيمة مصدرها أو بقيمة استخدامها. بحمل معلومات (معارف) عامة في شتى المواضيع، أو إنتاجا فكريا خاصا (شعر، روايات،...).
• تنشأ بإرادة منتجيها وباختيارهم. يقع اقتناؤها عن طريق الشراء أحيانا والإهداء والتبادل أحيانا أخرى، وكذلك عن طريق الإيداع القانوني والإيداع الشرعي.
• يقع إنشاؤها عادة في نسخ عديدة (مئات / آلاف النسخ) وإنتاجها وتوزيعها يقع عن طريق المسالك التجارية (الناشرين والموزعين). عادة لا أصول لها. يقع حفظها إلى أن يصبح مضمونها غير ملائم لحاجيات المستفيدين أو إلى أن يأتي ما يناقضه علميا أو حتى يتقادم الوعاء فيغير نسخة جديدة. لا وجود لحفظ نهائي إجباري إلا لوثائق نادرة أو للإنتاج الفكري لبلد ما (المكتبة الوطنية).
• وثائق ليست لها صبغة أصلية ويمكن تعويضها في صورة تلفها أو ضياعها.
الفرق بين الوثائق الأرشيفية المشتركة والوثائق الأرشيفية الخصوصية:
الوثائق الأرشيفية المشتركة:ناتجة عن الوظائف المشتركة بين جميع الوزارات والمؤسسات العامة والخاصة وتتعلق خاصة بالتسيير العام للوزارة أو للمؤسسة وبالشؤون القانونية وبالتصرف في الموارد البشرية والموارد المالية والبناءات والمعدات والمخزون وبالاتصال والتصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية.
أهم الوظائف المشتركة بين الوزارات والمؤسسات:
• السياسة العامة والتنظيم والمراقبة
• الشؤون القانونية والنزاعات
• التصرف في الموارد البشرية
• التصرف في الموارد المالية
• التصرف في البناءات والمخزون والمعدات
• التصرف في المعلومات والاتصال
الوثائق الأرشيفية الخصوصية:ناتجة عن الوظائف الخصوصية لكل وزارة أو مؤسسة على حدة وعن المهام التي من أجلها أحدثت كل وزارة أو مؤسسة.
أهم أنواع الوثائق الأرشيفية المشتركة حسب الوظائف المشتركة:
السياسة العامة والتنظيم والمراقبة:
- ملفات الاجتماعات
- ملفات التفقد
التصرف في المعلومات والاتصال:
- البريد الصادر والوارد
- ملفات اقتناء المعدات والبرمجيات الإعلامية
الشؤون القانونية والنزاعات:
- ملفات الدراسات القانونية
- ملفات الانتزاع
التصرف في الموارد البشرية:
- الملفات الإدارية للأعوان
- ملفات العطل
التصرف في الموارد المالية:
- الميزانية
- الدفاتر الحسابية
- ملفات الحرفاء
التصرف في البناءات والمخزون والمعدات:
- أشغال بناء
- توزيع المعدات
أنواع الوثائق الأرشيفية حسب المراحل العمرية:
الوثائق الأرشيفية النشيطة (الأرشيف الجاري):
وثائق أرشيفية تستعمل باستمرار بمكاتب العمل من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتستعمل الوثائق الأرشيفية النشيطة للاستخدام العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية والى أن تنجز الهياكل المعنية الأعمال المناطة بعهدتها.
الوثائق الأرشيفية شبه النشيطة (الأرشيف الانتقالي أو الوسيط):
وثائق تستعمل بصفة عرضية من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتجري معالجتها وحفظها تمركز الأرشيف الوسيط داخل المؤسسة أو خارجها.
الوثائق الأرشيفية النهائية (الأرشيف النهائي /التاريخي):
هي الوثائق الأرشيفية التي تم إعدادها للترحيل اثر الفرز وبعد انتهاء الحاجة منها بالنسبة إلى منشئها والتي يتعين حفظها الدائم لأغراض غير تلك التي أنشئت من اجلها يحفظ الأرشيف النهائي بصفة دائمة لأنه يمثل مصدرا للبحوث والدراسات ومرجعا لبعض القضايا المهمة التي تخص البلاد وكذلك كسند للذاكرة الوطنية.
وثائق تنشأ بصفة طبيعية عن العمل الإداري وتكون رصيدا نمو مع نمو المؤسسة.
الأرشيف حسب القانون التونسي هو "مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعائها".
وتتميز الوثائق الأرشيفية عن المجوعات التوثيقية بــ:
• الصبغة العضوية
• الصبغة الأصلية
الوثائق المكتباتية (رصيد المكتبات ومراكز التوثيق):مجموعة وثائق يتم اقتناؤها بصفة اختيارية وتمر عادة عبر المسالك التجارية (شراء، اشتراك، إهداء، تبادل،...).
أهم أنواع الوثائق المكتباتية:
• المراجع (الموسوعات، القواميس، الأطالس،...)
• الكتب
• الدوريات
• البحوث الأكاديمية
• الندوات الخ.
تعريف الوثائق الأرشيفية بالمقارنة مع الوثائق المكتباتية:
تختص الوثائق الأرشيفية بــ:
• معلومات ذات طابع خاص بالأشخاص الماديين أو المعنويين ولا يمكن الاطلاع عليها إلا من قبل منشئيها أو أشخاص مؤهلين ومرخص لهم في ذلك.
• تحمل قيمة إدارية على الأقل عند نشأتها (بما في ذلك القيمة القانونية) وتتعلق مواضيعها بنوعية نشاط الجهة المنتجة.
• تنشأ هذه الوثائق نتيجة لنشاط الجهة المنتجة وتتجمع بصفة طبيعية، أي إنها تتراكم تبعا للنشاطات التي تتعاطاها المؤسسات لا باختيار منشئيها أو متلقيها.
• يقع إنشاؤها بأعداد محدودة خدمة لعدد محدود من المستفيدين. يقع حفظها خلال عمرها الإداري (الجاري والوسيط) حتى تنتهي قيمتها الإدارية (بما في ذلك قيمتها القانونية والمالية و الجبائية) أو تتقادم قانونيا (يسقط حق القانون فيها). بعض الوثائق من 5 إلى 10% يتم حفظها بصفة نهائية لقيمتها الشاهدية والتاريخية.
• لها صبغة أصلية، لا تعوض إذا ضاعت أو أتلفت أصولها.
تختص الوثائق المكتباتية بــ:
• مهمتها تتمثل في نقل معلومات ذات طابع عمومي يمكن الاطلاع عليها من قبل العموم (بصفة عامة)
• قد تنشأ بدون قيمة أو قيمة نسبية ترتبط بقيمة مصدرها أو بقيمة استخدامها. بحمل معلومات (معارف) عامة في شتى المواضيع، أو إنتاجا فكريا خاصا (شعر، روايات،...).
• تنشأ بإرادة منتجيها وباختيارهم. يقع اقتناؤها عن طريق الشراء أحيانا والإهداء والتبادل أحيانا أخرى، وكذلك عن طريق الإيداع القانوني والإيداع الشرعي.
• يقع إنشاؤها عادة في نسخ عديدة (مئات / آلاف النسخ) وإنتاجها وتوزيعها يقع عن طريق المسالك التجارية (الناشرين والموزعين). عادة لا أصول لها. يقع حفظها إلى أن يصبح مضمونها غير ملائم لحاجيات المستفيدين أو إلى أن يأتي ما يناقضه علميا أو حتى يتقادم الوعاء فيغير نسخة جديدة. لا وجود لحفظ نهائي إجباري إلا لوثائق نادرة أو للإنتاج الفكري لبلد ما (المكتبة الوطنية).
• وثائق ليست لها صبغة أصلية ويمكن تعويضها في صورة تلفها أو ضياعها.
الفرق بين الوثائق الأرشيفية المشتركة والوثائق الأرشيفية الخصوصية:
الوثائق الأرشيفية المشتركة:ناتجة عن الوظائف المشتركة بين جميع الوزارات والمؤسسات العامة والخاصة وتتعلق خاصة بالتسيير العام للوزارة أو للمؤسسة وبالشؤون القانونية وبالتصرف في الموارد البشرية والموارد المالية والبناءات والمعدات والمخزون وبالاتصال والتصرف في المعلومات والوثائق الأرشيفية.
أهم الوظائف المشتركة بين الوزارات والمؤسسات:
• السياسة العامة والتنظيم والمراقبة
• الشؤون القانونية والنزاعات
• التصرف في الموارد البشرية
• التصرف في الموارد المالية
• التصرف في البناءات والمخزون والمعدات
• التصرف في المعلومات والاتصال
الوثائق الأرشيفية الخصوصية:ناتجة عن الوظائف الخصوصية لكل وزارة أو مؤسسة على حدة وعن المهام التي من أجلها أحدثت كل وزارة أو مؤسسة.
أهم أنواع الوثائق الأرشيفية المشتركة حسب الوظائف المشتركة:
السياسة العامة والتنظيم والمراقبة:
- ملفات الاجتماعات
- ملفات التفقد
التصرف في المعلومات والاتصال:
- البريد الصادر والوارد
- ملفات اقتناء المعدات والبرمجيات الإعلامية
الشؤون القانونية والنزاعات:
- ملفات الدراسات القانونية
- ملفات الانتزاع
التصرف في الموارد البشرية:
- الملفات الإدارية للأعوان
- ملفات العطل
التصرف في الموارد المالية:
- الميزانية
- الدفاتر الحسابية
- ملفات الحرفاء
التصرف في البناءات والمخزون والمعدات:
- أشغال بناء
- توزيع المعدات
أنواع الوثائق الأرشيفية حسب المراحل العمرية:
الوثائق الأرشيفية النشيطة (الأرشيف الجاري):
وثائق أرشيفية تستعمل باستمرار بمكاتب العمل من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتستعمل الوثائق الأرشيفية النشيطة للاستخدام العادي والمتواتر لأغراض إدارية ومالية وقانونية والى أن تنجز الهياكل المعنية الأعمال المناطة بعهدتها.
الوثائق الأرشيفية شبه النشيطة (الأرشيف الانتقالي أو الوسيط):
وثائق تستعمل بصفة عرضية من طرف من أنشأها أو تحصل عليها. وتجري معالجتها وحفظها تمركز الأرشيف الوسيط داخل المؤسسة أو خارجها.
الوثائق الأرشيفية النهائية (الأرشيف النهائي /التاريخي):
هي الوثائق الأرشيفية التي تم إعدادها للترحيل اثر الفرز وبعد انتهاء الحاجة منها بالنسبة إلى منشئها والتي يتعين حفظها الدائم لأغراض غير تلك التي أنشئت من اجلها يحفظ الأرشيف النهائي بصفة دائمة لأنه يمثل مصدرا للبحوث والدراسات ومرجعا لبعض القضايا المهمة التي تخص البلاد وكذلك كسند للذاكرة الوطنية.