د.محمود قطر
Jan-16-2007, 08:29 AM
تفعيل إدارة الوقت في المكتبات
ومراكز المعلومات
سناء حافظ التكروري
المستخلص
تبحث هذ الدراسة في تفعيل إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات، حيث الوقت من الموارد النادرة التي ينبغي دراسة كيفية استخدامها بكفاءة وفاعلية، وعلى الأخص في المكتبات ومراكز المعلومات•
وتطرقت الدراسة إلى كل من مفهوم الإدارة ومفهوم الوقت ومفهوم إدارة الوقت عامة، ثم إلى أهمية الوقت في الإدارة، هذا المورد الذي يمتلكه كل منا بالمقدار نفسه، ومع ذلك تتفاوت الإنجازات بين العاملين، ثم البعد الاقتصادي للوقت، وإن الوقت له تكلفة غير مباشرة تستحق أن تدرس وتحلل، وتساعد في ذلك البيانات من الواقع العملي اليومي، واستخدام أدلة معدة لهذا الغرض، ثم تبين نموذجاً لكيفية التوزيع الإداري للوقت عامة، وتتطرق إلى إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات بشيء من التفصيل، إذ ينبغي أن يكون المكتبيون مستعدين لتحمل مسؤوليات ومهام كثيرة من العمل المكتبي، بالإضافة إلى مسؤوليتهم في خدمة المعلومات للمستفيدين، بمحاولة تحديد الأولويات، والأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه، ومحاولة تنفيذه ضمن الكفاءة والفعالية المطلوبة• ثم تتطرق إلى بعض التجارب السابقة لبعض أنواع المكتبات، مثل المكتبات التي يديرها موظف واحد، ومكتبات المدارس، والمكتبات الأكاديمية، والمكتبات المتخصصة• وتتعرض لتجربة مكتبة الجمعية العلمية الملكية في مجال إدارة الوقت، وأعدت بياناتها في أثناء إعداد هذه الدراسة•
1 • تمهيد:
تأتي دراسة إدارة الوقت في منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال، ومحاولة تقليل الوقت الضائع، بجانب محاولة رفع مستوى إنتاجية العاملين خلال الفترة المحددة للعمل• (4: 9)
2 • مفهوم الإدارة:
يختلف مفهوم الإدارة من مفكر إلى آخر، فقد عرف فريدريك تيلور الإدارة بأنها:
2 • 1 • "المعرفة (الدقيقة) لما تريد من الناس أن يعملوه، ثم التأكد من أنهم يقومون بعملهم بأحسن طريقة وبأقل كلفة"• (4: 15)
ويعرف هنري فايول الإدارة بأنها:
2 • 2 • "عملية اجتماعية مستمرة، تعمل على استغلال الموارد المتاحة استغلالاً أمثل عن طريق التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة، للوصول إلى هدف محدد"• (4: 15)
ومما لا شك فيه أن الوقت يأتي ضمن هذه الموارد المتاحة التي يفترض أن تستغل بشكل فعال، لأنه إذا لم يستغل استغلالاً أمثل، فإن ذلك يزيد التكلفة بدرجةكبيرة• (4: 15)
3 • مفهوم الوقت:
يعد الوقت وحدةقياس لدوران الأرض حول محورها وحول الشمس، وقد تم التعارف على تحديد وحدة قياس الوقت بالساعة أو أجزائها• وبهذا يمضي الوقت بانتظام نحو الأمام دون أي تأخير أو تقديم• ولا يمكن بأية حال من الأحوال وقفه أو تجميعه أو إلغاؤه أو تبديله أو إحلاله•
ويمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأي إنسان• إذ يفترض أن يستغل بطريقة فعالة من خلال استغلال الإمكانيات كلها والمواهب والقدرات الشخصية المتاحة، للوصول إلى الأهداف الشخصية والعملية المنشودة• (4: 16)
4 • مفهوم إدارة الوقت:
يعد مفهوم إدارة الوقت من المفاهيم المتكاملة والشاملة لأي زمان، أو مكان أو إنسان• فإدارة الوقت لا تقتصر على إداري دون غيره، ولا يقتصر تطبيقها على مكان دون آخر، أو زمان دون غيره• وقد ارتبطت كلمة الإدارة بالوقت، سواء كان وقت العمل أو الوقت الخاص• ومن خلال وجود عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم المستمر للنشاطات التي يقوم بها الشخص خلال فترة زمنية محددة، تهدف إلى تحقيق فعالية مرتفعة في استغلال هذا الوقت المتاح إلى الأهداف المنشودة• (4: 19)
بدأ التركيز على موضوع إدارة الوقت بالمفهوم الشامل، والمتعارف عليه حالياً في أواخر الخمسينيات وأوائل الستينيات من هذا القرن• وأحدثت التطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية أثراً كبيراً في زيادة الاهتمام بموضوع إدارة الوقت، وخاصة التطورات التقنية الهائلة في مجال الاتصالات والمواصلات، وارتفاع مستوى المعيشة، وارتفاع معدلات الاستثمار في المشروعات والمؤسسات وارتفاع تكاليف الإنتاج، وغيرها الكثير• (4: 19)
5 • أهمية الوقت في الإدارة:
يعد الوقت من أندر الموارد في الإدارة، وفي بعض الأحيان يكون هو العامل الأساسي في نجاح المشروع أو فشله• إن موارد المؤسسة متعددة، ومن أهمها: المال، ويكون هذا المورد عادة متوافراً أو يمكن توافره، والأفراد أو العنصر البشري، وهو أيضاً من الموارد التي يمكن تأمينها، وخاصة إذا توافرت الحوافز المادية والمعنوية المناسبة، (2: 12) والمواد والعدد والآلات، لأن التقدم التكنولوجي الحالي يجعل من السهل توافر العدد والآلات وأساليب الإنتاج الحديثة، (2: 22) والوقت هو البعد الذي تتغير فيه الأشياء، وهو (ديناميكي) المفهوم• ومن أندر الموارد في الإدارة، مورد فريد لا يتجدد، ولا يمكن ادخاره أو إصلاحه كما أنه موزع بالتساوي بين فئات الناس جميعها، والاختلاف في كيفية استغلاله وإدارته بحكمة يؤدي إلى أقصى تحسين في الإنتاج• (5: 10)
يرى بعض المهتمين في إدارة الوقت أن إمكانية تقليل الوقت لتنفيذ عمل ما لأدنى حد ممكن، تستحق الأهمية نفسها التي يبديها رجل الأعمال من أجل زيادة رأس المال المستثمر لتحقيق أعلى زيادة في الربحية• (5: 11)
فالإدارة الجيدة للوقت مفيدة من ناحية التوفير في تكاليف المشروعات، وكذلك من جهة استخدام أهم موارد المنظمة وهم العاملون• (3: 32)
فالوضع يحتاج إلى دراسة عن حقيقة الوقت، الذي يمتلكه كل واحد منا بالمقدار نفسه، وبدقة• ولب المسألة هو ليس كم لدينا من الوقت، بل كيف نستغل هذا الوقت استغلالاً صحيحاً، ونجعله نافعاً• (5: 12)
6 • البعد الاقتصادي للوقت:
يمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأي إنسان• وقد ارتبط مفهوم ندرة الوقت بالقاعدة الاقتصادية المعروفة بندرة الموارد المتاحة في المجتمع، ويجب (كما يصر الاقتصاديون) أن تستغل هذه الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها المجتمع عامة (4: 16) إن التكاليف الخاصة بالوقت لا تظهر بشكل مباشر، كما يحدث عندما تدفع المؤسسة تكاليف غير مباشرة• وتحتسب تكلفة الوقت غالباً على أساس ساعة عمل للموظف الواحد، أو لجهاز أو آلية معينة• (4: 37)
يمكن احتساب تكلفة الوقت بالنسبة لموظف ما في مؤسسة معينة كما يلي:
راتب الموظف الشهري = 200 دينار (على سبيل المثال)
التكاليف في اليوم الواحد = 200 / 26 يوماً = 7.700 (دينار) تقريباً
التكاليف في الساعة الواحدة = 7.700 / 8 ساعات = 0.960 فلساً
التكاليف في الدقيقة لواحدة = 0.960 / 60 = 0.016 (من الدينار) = 16 فلساً
من هنا نرى أهمية البعد الاقتصادي للوقت، لأن لكل دقيقة تكلفة، وهي هنا في هذا المثال 0.016 (ستة عشر فلساً) بالنسبة للموظف المعني فقط، عدا التكاليف المباشرة، وغير المباشرة التي تدخل ضمن التكاليف الاجتماعية•
ونظراً لهذه الأهمية الكبرى، يمكن استخدام الدليل العملي الذي أورده سلامة سهيل فهد، في الملحق (2) من كتابه، إذ يمكن للإداري استخدامه لمعرفة الوقت المستنفذ في أي من المهام والنشاطات التي يديرها، وبالتالي يستطيع أن يحدد الإجراءات أو التغيرات المطلوبة لزيادة فعالية استغلال الوقت (4: 100) وذلك وفق ساعات الدوام الرسمي المعتمدة (في كل مكتبة أو مركز معلومات)•
7 • التوزيع الإداري للوقت:
إن اختلاف المؤسسات بعضها عن بعض في طبيعة أعمالها وأسلوب إدارتها، يقلل من إمكانية وجود قاعدة عامة مشتركة، ليوزع الإداري وقته على أساسها، كما تفرض التقسيمات الوظيفية المختلفة داخل المؤسسة الواحدة، نمطاً معيناً من العمل يحدد كيفية توزيع الوقت على النشاطات المختلفة داخل الأقسام والإدارات•
وعلى سبيل المثال، فإن نقص الموارد المالية قد يقلل من إمكانية شراء جهاز معين متطور يسهم في تبسيط إجراءات العمل وتوفير الوقت، كما أنه من المحتمل جداً أن يستغرق الإداري وقتاً مع مرؤوسيه في مؤسسة كبيرة، أطول منه في مؤسسة صغيرة• وقد يتضاعف هذا الاحتمال مع تدني مستوى كفاءة وقدرة العاملين على العمل، وغياب بيئة العمل المناسبة، والأسلوب القيادي الفعال• (3: 34)
وفي مقال عن إدارة الوقت يستخدم روتنبري نموذجاً أعده نوريس وجوتفرايد (Norris / Gottfried) ليبين تقسيمات لكيفية تمضية الوقت بالنسبة للمدير:
أ) الوقت المستغل تماماً يعادل 50% من يوم العمل• في هذا الوقت يعمل المدير في مجال خبرته الفنية• ويتضمن هذا الوقت: قرارات ذات فائدة مباشرة، ووقت التفويض وحل المشكلات والمراسلات، وصنع القرارات•
ب) وقت للاستثمار يعادل 25% من يوم العمل• والأمثلة عليه تتضمن تحديد البرامج طويلة الأمد، وتخطيط وتطوير حلول بديلة•
ج) وقت للتنظيم يعادل 15% من يوم العمل، وهو للمهام الإدارية، مثل: التقارير والمؤتمرات والاجتماعات•
د) الوقت الضائع يعادل 10% من يوم العمل، ويتضمن هذا الوقت النشاطات غير المثمرة والمشكلات غير المتوقعة، وغير ذلك• (3: 34)
8 • إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات:
يواجه المكتبيون مفهوم إدارة الوقت من زمن ليس ببعيد، إذ كان الشعور الغالب بأن إدارة الوقت موضوع يلائم المصانع والمكاتب وخطوط الإنتاج• من الصحيح أن المكتبات لا ينبغي أن تتساوى بالمصانع أو المكاتب، إلا أن إدارة المكتبات في حقيقتها: إدارة أعمال، فإن لم تكن بهدف الربح، فعلى الأقل في المهام الإدارية فيها، التي تشبه إدارة الأعمال (271: 1) والمكتبيون، وخاصة من يعملون في مكتبات صغيرة، ينبغي أن يكونوا مستعدين لتحمل مسؤوليات ومهام كثيرة من العمل المكتبي، بالإضافة إلى مسؤوليتهم في خدمة المعلومات للمستفيدين• ففي المكتبات الكبيرة يمكن أن يستفيد المكتبيون من مزايا التخصص، إذ يمكن أن تسند لبعضهم الأعمال الكتابية (التي يقوم بها غير المؤهلين عامة)، ولبعضهم الآخر مهمة خدمة المعلومات، أو الخدمة المرجعية، ويبقى غيرهم ممن تسند إليهم الأعمال الإدارية• أما في المكتبات الصغيرة، أو المكتبات التي يديرها موظف واحد فليس هناك تخصص، والمكتبي ينبغي أن يكون مستعداً للقيام بالمهام المكتبية والإدارية المهنية وغير المهنية• (272:2)
وينبغي التذكر دائماً بأن المستفيدين لا ينظرون إلى عدد الموظفين في المكتبة، بل أكثر ما يهمهم هو الحصول على المعلومات التي يحتاجونها، وفي الوقت المناسب لهم سواء أكانت المكتبة تضم (100) مئة موظف أو موظفاً واحداً• (272:2)
وبالإدارة الفعالة للوقت، سيكون المكتبي أكثر قدرة على القيام بأنشطة المكتبة كلها، المهنية منها والكتابية• ويمكن تبعاً لذلك أن يحقق الهدف النهائي للمكتبة بتقديم خدمة أفضل للمستفيدين• (272: 2)
فالوقت موزع بالتساوي، وكل منا، من مدير مكتبة الكونجرس، إلى المكتبة التي يديرها فرد واحد، يحصل على الـ(24) ساعة نفسها في اليوم (1440 دقيقة)• وإذا أنجز مكتبيون مهام أكثر من غيرهم، فذلك بالطبع، ليس لأن لديهم وقتاً أكثر، لكن ببساطة لأنهم يستخدمون وقتهم بحكمة أكثر• (272: 2)
يمكن أن تنجز المهام في المكتبة بكفاءة، لكن ما لم تكن هي المهام الصحيحة للبدء بها، فإن الفوائد ستكون بحدها الأدنى (273: 2)
9 • إدارة الوقت في بعض أنواع المكتبات: (دراسات)
9 • 1 • المكتبة التي يديرها موظف واحد
يواجه المكتبيون الذين يديرون مكتبات بمفردهم مهام متنوعة يومياً، وكل منها يجب أن تحلل وتنفذ بكفاءة عالية• هؤلاء المتخصصون يتوقع منهم أن يقدموا مستوى عالياً من خدمة المعلومات، لذلك، فهم بحاجة إلى التدريب• ومجالات التدريب عديدة، فمنها: إدارة الوقت، وأهمية التخطيط، ومفاهيم رئيسة بالموازنات، ومفاهيم رئيسة بالحوسبة، وموضوعات متشابهة أخرى• (265: 3)
وينبغي إيلاء أهمية أكبر للمشاركة الجماعية، ودراسة الحالات، سواء أكانت من المشاركين أنفسهم، أم من اقتراح من يقوم بالتدريب، ليتم تحليلها والاستفادة منها من المجموعة ككل• (265: 3)
وقد تكون هذه الدورات على مستويات مختلفة، على غرار دورات (Special Libraries Assn) :(SLA) إذ يكون اليوم الأول مخصصاً للموضوعات الأساسية، ويخصص اليوم الثاني لمن لديهم خبرة طويلة، ويرغبون في التعمق بالموضوع وتلقي المعلومات المتقدمة في هذا المجال• (266: 3)
إضافة إلى ذلك فالمكتبات تعقد عادة (وبالتعاون مع مكتبة حكومية أو شبكة إقليمية) ندوات وورش عمل في موضوعات متخصصة للمكتبات التي يديرها موظف واحد• فموظف المكتبة هنا عليه أن يتحمل العمل الكتابي (الرتيب)، بالإضافة إلى أعماله في إدارة المكتبة، وعليه أن يوازن بين هذه المهارات التي تبدو متضاربة، فبينما هو يعمل كمدير، عليه أن يعلم أيضاً أسس الإدارة الجيدة للمكاتب، وعلاقات التعاون بين الدوائر، والقدرة على التعامل مع الناشرين أو الموزعين، وبعض الأساسيات المهمة في التخطيط المالي، التي ينبغي تطويرها• فهذه المهارات لا تأتي بالدراسة النظرية، بل من تطوير برامج تدريب متخصصة، إذ سيقدر المتدربون ما يكتسبونه من مهارات شاملة، قد توزع مثلها في المكتبات الكبيرة بين عدد كبير من الوظفين• (266: 3)
يتميز المشاركون في مثل هذه الدورات غالباً بالحماس والرغبة في تعلم أفكار جديدة، ومهارات تساعدهم على التطور في المهنة، مما قد يجعل هذه الوظيفة مقياساً للتوظيف في المستقبل• لذا ينبغي إيلاء موضوع التدريب المستمر أهمية قصوى واستثمار الوقت والجهد والمال لهذا الغرض• (3: 270)
وبينما يمكن عدّ التقدم بكفاءة في العمل جزءاً من إدارة الوقت، فإن الفعالية ذات أهمية كبرى بالنسبة للكفاءة• فالكفاءة (efficiency) تعني إيجاد الطريقة الأفضل لإنجاز عمل معين، مهما كان هذا العمل• أما الفعالية (effectiveness) فتعني: النظر في مجموعة من المهام، ثم اختيار الأعمال الأكثر أهمية للإنجاز، ومن ثم إتمامها• (272: 2)
وهناك خمسة متغيرات تحدد الإنجازات في مكتبة معينة، وهي: (273: 2)
1 • عدد المهام المطلوب إنجازها•
2 • عدد الموظفين لإنجاز هذه المهام•
3 • المجموع الكلي لساعات عمل الموظفين•
4 • عدد الساعات المطلوب لإنجاز كل مهمة•
5 • الأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه•
يمكن عد العوامل المذكورة أعلاه ثابتة نسبياً في مكتبة صغيرة، فعدد المهام المطلوب إنجازها ثابت نسبياً، رغم ظهور بعض المشروعات أحياناً، كالتذبذبات الفصلية في ضغوط العمل، التي يكون المكتبي على دراية بها، ويتمتع بقدرة على التخطيط تبعاً لذلك• (273: 2)
أما في مجال ساعات العمل، فالمكتبي غالباً ما يعمل ساعات إضافية لإنجاز المهام الضرورية• أو ينجز بعضها في البيت، وهذا النوع من المتغيرات هو ما تسعى الإدارة الجيدة للوقت أن تتخلص منه• (273: 2)
إن العاملين الأخيرين (عدد الساعات المطلوب لإنجاز كل مهمة، والأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه)، يشكلان أساس إدارة الوقت ضمن مدى الكفاءة والفعالية المذكورة أعلاه• (273: 2)
وفي دراسة (A2) من قبل (PETER QUARR) في أثناء حديث له في (LIBRARIES ASSOCIATION SCHOOL) في فكتوريا، بأستراليا في آذار 1981، اقترح ثلاث خطوات رئيسة لتفعيل أكبر لإدارة الوقت في المكتبات، كما يلي:
1 • الاحتفاظ بمذكرة: تبين بالتفصيل كيف يتم استخدام الوقت ليومين على الأقل، والأفضل لأسبوع•
2 • تحليل لسلسلة من الأسئلة حول الوقت المستخدم لكل مهمة، سواء كانت المهام من النوع الممكن تفويضه، أو من النوع الذي يستغرق وقتاً طويلاً جداً، أو قد يكون مهملاً كلياً• وهذا ينبغي أن يظهر مضيعات الوقت•
3 • التنفيذ والعمل: الهدف هو على التخلص من مضيعات الوقت، تنظيم الوقت المتاح بكفاءة، وتفويض المهام حيثما أمكن•
9 • 2 • المكتبات المتخصصة
في دراسة لمختبر الأبحاث الغذائية في (Commonwealth Scientific & Indusrial Research Organization) (CSIRO) بأستراليا، التي تضم (50) خمسين قسماً أو وحدة منتشرة في حوالى (100) مئة موقع في أستراليا، وتضم (7400) موظف• يوجد ضمن المنظمة (40) أربعون مكتبة كل منها متخصصة في مجال معين، وكل منها مستقل تحت إدارة رئيس القسم، ويتبعون جميعاً للمكتبة الرئيسة في ملبورن•
شعرت الهيئة بضرورة جمع بيانات حقيقية عن المكتبات، وإذ لم تكن البيانات المجمعة ضمن الدراسات المسحية كافية، فقد عمدت إلى جمع بيانات لمواقع العمل اليومي لـ (3) أشهر، ومع ذلك لم تعط هذه البيانات تمثيلاً حقيقياً لضغط العمل، حيث مواسم الضغط في أوقات معينة من السنة• تم تحديد (15) خمس عشرة مهمة مكتبية، وتم حفظ البيانات عن هذه المهمات لعامين تقدم كل (4/1) ربع سنة• وتم تحليل البيانات إحصائياً بعدة طرق للخروج بنموذج رياضي عن الضغط في العمل في المكتبات، ويمكن استخدامه للتنبؤ بعدد الموظفين اللازم لكل مهمة عامة• يمكن الاستفادة من المعادلات والتحليلات كمؤشر، وليس للاعتماد الكلي عليها، خاصة في ظـل التغيرات غـير المتوقـعة التي لا يمكـن التنـبؤ بها فـي الحـياة الـواقعـية• (A2)
وتشير الدراسة إلى أنه في ظل الصعوبات الاقتصادية الحالية، ومهما كانت مناقشات المكتبيين مقنعة، فإن الأرقام، وبدرجة رئيسة، تقنع الإدارة العليا عند صنع قرارات مستقبلية خاصة بالمكتبة• (291: 3)
يبقى العديد من الأسئلة غير مجاب، ويبقى هناك الكثير مما يجب عمله، ليس في مجال الدراسة هذه فحسب، بل في المجال الكامل لمهنة المكتبات الكمية (Quantitaive Librarianship)• (291: 3)
قد يواجه الموظف الوحيد (أو المؤهل الوحيد في المكتبة) أعمالاً متراكمة في بعض المهام، مثل الفهرسة والمراسلات وترتيب الملفات وأبحاث الحاسوب، وعند نهاية الدوام قد يكون لديه شعور بأنه لم ينجز شيئاً يذكر، أو على الأقل، لم ينجز المهام التي كان يود القيام بها، بسبب المقاطعات الكثيرة التي تمنعه من إتمام عمله• وقد يترك باستمرار أعمالاً تستغرق في نظره وقتاً طويلاً أو يؤجلها للعودة إليها لاحقاً• كل هذه مؤشرات للحاجة إلى تحسين إدارة وقت المكتبي ومهاراته الوظيفية• (273:1)• إن إدراك الحاجة لتحسين مهارة إدارة الوقت هي بالطبع: الخطوة الأولى فقط، التي ينبغي أن يتبعها العمل، كما أن مهارات إدارة الوقت لا يمكن، ولا ينبغي أن تفرض على المكتبي من الآخرين، فهي تغيرات سلوكية ينبغي أن تكون نابعة من الدوافع الذاتية لكي يكتب لها النجاح• (274: 1)
فوضوح الاتصالات بين المكتبي والمستفيدين، وأي زميل أو زميلة معه، والإصغاء للمستفيدين، كما الإصغاء للإدارة، وإشعار المستفيدين بالأهمية والتقدير، كلها عوامل قد تسهم في رفع كفاءة المكتبي، إلى جانب نشاطاته وتنظيمه المناسب لوقته• ((A5
9 • 3 • المكتبات الأكاديمية
في دراسة هادفة إلى ابتكار وتحليل بيانات ميدانية تعطي فكرة مفيدة في تقويم ممارسات إدارة الوقت في المكتبات الجامعية، قدم 159 مستجيباً للاستبانة بيانات عن خبرتهم في العمل، وعن كيفية استخدام أوقاتهم، كما أشاروا إلى أي مدى يفوضون السلطة، إذ تم ترتيب أكثر (10) عشرمضيعات للوقت لديهم، وقد أجابوا عن قسم خاص بالنموذج القيادي الذي يسلكونه•
أفادت التحليلات الإحصائية العديدة وتفسيراتها بما يلي:
9 • 3 • 1 • تقويم تدريب مدراء المكتبات•
9 • 3 • 2 • التأكيد على الحاجة إلى مزيد من الأبحاث في مجال إدارة الوقت•
9 • 3 • 3 • إتاحة فرصة لمديري المكتبات الأكاديمية ليقارنوا إجاباتهم بإجابات زملائهم في مراكز إدارية مشابهة•
9 • 3 • 4 • وفرصة للمديرين المتوقعين، ليتعرفوا على كيفية تخصيص واستخدام الوقت من قبل الإدارات الحالية• (A4)
وفي دراسة أخرى تظهر مسألة مهمة تواجه مديري المكتبات الجامعية والمسؤولين فيها، وهي: أين يجدون الوقت الكافي لإجراء أبحاث وكتابات ضرورية للمهنة وللترقية؟• إذ وصفت الدراسة خطة مقترحة من موظفين في مكتبة جامعة (Washington St Univ) قد تسمح للمكتبيين الأفراد بمنحهم وقتاً خارج مكاتبهم للتمكن من العمل على مشاريع خاصة، ويقول: إن هذه الخطة أثبتت فعالية لتشجيع البحث العلمي في مجال المهنة والنشر، ولتقدم للمكتبة والمستفيدين على حد سواء مزايا، منها المزايا الفورية، ومنها مزايا بعيدة المدى• (A1)
9 • 4 • مكتبات المدارس
في دراسة تحليلية لأنشطة مكتبات مدارس ثانوية، تم تحليل (14) مهمة مكتبية لـ(18) مدرسة• هذه الدراسة البحثية تقارن النسبة المئوية للوقت المستخدم في (9) مكتبات ليس لديها نظام محوسب للإعارة، و(9) مكتبات تستخدم النظام المحوسب، ولديها موظفو إعلام•
تشجع الدراسة أخصائيي التقنيات المكتبية على استخدام هذه التقنيات (التكنولوجيا) ليمنحهم ذلك وقتاً إضافياً للإجابة عن الاستفسارات والتزويد بالتعليمات اللازمة للطلاب• وتؤكد الدراسة على ضرورة وجود إرشادات أكثر فاعلية• (A3)
10 • تجربة مكتبة الجمعية العلمية الملكية في إدارة الوقت
مرت مكتبة الجمعية العلمية الملكية بتجربة قد تكون فريدة، وهي العمل في مجالين معاً، هما مجال المكتبة المتخصصة، وهو مجالها من بدء تأسيسها عام 1970، ثم مجال المكتبة الأكاديمية، إذ تأسست كلية للحاسوب عام 1991، ثم كلية للهندسة الإلكترونية عام 1995 •
فبالإضافة إلى أعمالها الاعتيادية في خدمة الباحثين، طرأت على أعمالها زيادة ملحوظة في طلبات الكتب من جهة، وكانت دوماً مستعجلة لتلبي حاجات الطلبة والباحثين والمدرسين، وزيادة في عدد رواد المكتبة بشكل ملحوظ•
وبجهود حثيثة من موظفي المكتبة جميعهم، (إذ لم يتغير عددهم نسبياً)، بدأت عملية طلبات الكتب، وتنظيمها، ومتابعتها، وتسديد أثمانها، ثم متابعة وصولها وتسجيلها ومعالجتها فنياً لتكون في متناول الباحثين بالسرعة الممكنة، إذْ كانت هذه العملية ضمن الأوليات المهمة• وهذا الأمر ساعد على تنظيم العمل: إعداد نماذج لهذه الغاية، ومن هذه النماذج ما يلي:
1 • نموذج شامل للكتب المطلوبة، يبين عمليات التزويد وتسلسلها كلها، وبما يضمن عدم تكرار الطلبات قدر الإمكان•
2 • نموذج للفهرسة والتصنيف حسب التركيبة الأردنية الموحدة (لكن بشكل مختصر) يبين أهم الحقول بالنسبة لاستخدام المكتبة والباحثين•
3 • نماذج إدارية مختلفة، مثل نموذج طلب كتاب بوساطة (FAX)، ونموذج للطلب برسالة عادية، ونماذج تسديد أثمان كتب مرفقة بها شيكات، وأخرى للدوريات، وغير ذلك من النماذج•
هذا، ومن المعروف أن المكتبات تعمل على توفير وقت الباحثين كلما بذلت جهوداً أكبر أو وقتاً أكبر في التنظيم والإعداد للوثائق بطريقة فعالة• فأي عمل منظم ودقيق يحتاج إلى وقت لإنجازه، وتنظيم الوقت من أهم الأمور التي تسهم في كفاءة خدمة المعلومات، وتوصيل المعلومة المناسبة للباحثين المعنيين في الوقت المناسب، وحينها نكون قد أسهمنا في توفير وقت الباحثين وجهودهم التي قد تستغل في مزيد من الأبحاث، لا في مزيد من البحث عن الوثائق المناسبة•
ومما لاشك فيه أن استخدام الحاسوب في المكتبات عامة يوفر وقتاً وجهداً كبيرين، بعد استنفاذ وقت كبير من إدارة المكتبة وموظفيها وأخصائيي الحاسوب للإعداد للأنظمة، مثل نظام الإعارة ونظام التزويد، ثم النظام المتكامل•
إن المحاولات للحوسبة في مجال نظام المكتبة المتكامل لاتزال في طور التجربة، وهي تجري وفق أحدث الأنظمة على يد المتخصصين في الجمعية العلمية الملكية•
بناءً على ما تقدم، وفي أثناء إعداد هذا البحث تم تسجيل معظم المهام في إدارة المكتبة، وتلخيصها في النقاط العشر التالية، مع بيان النسبة المئوية الحالية لكل منها، ثم النسبة المتوقعة خلال العام القادم ، مع محاولة تغيير النسبة حسب ما تقتضيه الظروف والإمكانات لما فيه حسن سير العمل وتقدمه•
وقد تم إعداد الجدول المرفق، مع بعض الملاحظات التي تتعلق بكل مهمة•
أما فيما يتعلق بمعوقات الوقت فكانت كما يلي:
1) نقص الخبرة في التعليمات الخاصة بالطلاب كالإعارة ونظامها، وقد تم التغلب على هذه المسألة تدريجياً•
2) نقص الخبرة في التعامل مع "عدد كبير" من الطلاب نسبياً، وكذلك تم اكتساب هذه الخبرة بالتدريج•
3) تعطل آلة التصوير أحياناً، وقد تم التغلب على ذلك بتأمين آلات إضافية•
4) مشاكل التأخير في الكتب، وقد ساعدت التعلميات المتجددة على التخفيف منها بشكل كبير•
5) فقدان أو إتلاف بطاقات الإعارة، مما يحتاج إلى وقت وجهد للتدقيق، كلما زاد عدد الطلبة الذين يطلبون بطاقات بديلة، وقد أسهمت التعليمات الجديدة أيضاً في التخفيف من حدة المشكلة•
الخاتمة
وبعد، فالوقت أحد الموارد الهامة والثمينة والنادرة لأي إنسان، ويفترض أن يستغل بطريقة فعالة من خلال استغلال الإمكانيات المتاحة كلها للوصول إلى الأهداف المنشودة•
وينبغي التذكر دائماً بأن المستفيدين أكثر ما يهمهم هو الحصول على المعلومات التي يحتاجونها مهما كان عدد موظفي المكتبة• وبالإدارة الفعالة للوقت يمكن أن يكون المكتبي أكثر قدرة على القيام بمهام المكتبة وتقديم خدمة أفضل للمستفيدين•
وينبغي إيلاء موضوع التدريب في مجال إدارة الوقت اهتماماً خاصاً من جمعيات المكتبات، وأهمية أكبر للمشاركة الجماعية، ودراسة الحالات من المشاركين أنفسهم، أو من اقتراح المحاضرين، ليتم تحليلها والاستفادة من نتائجها من الجميع•
إن مهارات إدارة الوقت لا يمكن، ولا ينبغي أن تفرض على المكتبي من الآخرين، فهي تغيرات سلوكية ينبغي أن تكون نابعة من الدوافع الذاتية لكي يكتب لها النجاح•
إن البيانات الحقيقية لنشاطات المكتبات اليومية أو الدورية يمكن أن تعطي صورة واضحة عن سير العمل في المكتبات، حتى يتم تحليلها وتفسير نتائجها إحصائياً، للخروج بنتائج قد تكون مفيدة للمكتبات ومراكز المعلومات، وتنعكس بالتالي على كفاءة خدمة المعلومات•
ففي ظل الصعوبات الاقتصادية الحالية، ومهما كانت مناقشات المكتبيين مقنعة، فإن الأرقام بدرجة رئيسة هي التي تقنع الإدارة العليا عند صنع قرارات مستقبلية خاصة بالمكتبات ومراكز المعلومات•
المراجع
1 • أبو شيخة، نادر أحمد• إدارة الوقت ـ عمان: دار مجدلاوي، 1991ـ ص249 •
2 • البخاري، محمد المدني• أفكار رئيسية في إدارة الوقت/ محمد المدني البخاري• ـ طرابلس ـ ليبياـ الدار الجماهيرية، 1987 ـ ص 76 •
3 • تيمب، أ• دايل، محرر• إدارة الوقت/ تحرير أ• دايل تيمب؛ ترجمة وليد عبد اللطيف هوانة ـ الرياض: معهد الإدارة العامة ـ (سلسلة فن وعلم إدارة الأعمال) 1991 ـ ص573 •
4 • سلامة، سهيل فهد• إدارة الوقت: منهج متطور للنجاح/ سهيل فهد سلامة ـ عمان: المنظمة العربية للعلوم الإدارية ـ (سلسلة البحوث الإدارية) 1988 ـ ص192 •
5 • معايعة، عماد صليبا• إدارة الوقت/ عماد صليبا معايعةـ عمان:1991 ـ ص105 •
1. Berner, Andrew. The importance of Time Mangement / Andrew berner. - Special Libraries, Fall 1987, p. 271 - 276.
2.Claire, Guy st. The One-Person Library: An Essay on Essenttials Revisited / Guy st. Claire. - Special Libraries, Fall 1987, p. 263- 270.
3. Collins, Susan M. Determining Effective staffing levels in special libraries / Susan M. Collins. - Special Libraries, Oct. 1984, p. 283-291.
4. Webber, Ross Arkel. becoming a courageous manager: Overcoming career problems of new managers. - Englewood Cliffs, NJ: Prentice - Hall, 1991. - P300.
المصدر : العربية 3000
http://www.arabcin.net/arabiaall/4-2001/14.html
ومراكز المعلومات
سناء حافظ التكروري
المستخلص
تبحث هذ الدراسة في تفعيل إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات، حيث الوقت من الموارد النادرة التي ينبغي دراسة كيفية استخدامها بكفاءة وفاعلية، وعلى الأخص في المكتبات ومراكز المعلومات•
وتطرقت الدراسة إلى كل من مفهوم الإدارة ومفهوم الوقت ومفهوم إدارة الوقت عامة، ثم إلى أهمية الوقت في الإدارة، هذا المورد الذي يمتلكه كل منا بالمقدار نفسه، ومع ذلك تتفاوت الإنجازات بين العاملين، ثم البعد الاقتصادي للوقت، وإن الوقت له تكلفة غير مباشرة تستحق أن تدرس وتحلل، وتساعد في ذلك البيانات من الواقع العملي اليومي، واستخدام أدلة معدة لهذا الغرض، ثم تبين نموذجاً لكيفية التوزيع الإداري للوقت عامة، وتتطرق إلى إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات بشيء من التفصيل، إذ ينبغي أن يكون المكتبيون مستعدين لتحمل مسؤوليات ومهام كثيرة من العمل المكتبي، بالإضافة إلى مسؤوليتهم في خدمة المعلومات للمستفيدين، بمحاولة تحديد الأولويات، والأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه، ومحاولة تنفيذه ضمن الكفاءة والفعالية المطلوبة• ثم تتطرق إلى بعض التجارب السابقة لبعض أنواع المكتبات، مثل المكتبات التي يديرها موظف واحد، ومكتبات المدارس، والمكتبات الأكاديمية، والمكتبات المتخصصة• وتتعرض لتجربة مكتبة الجمعية العلمية الملكية في مجال إدارة الوقت، وأعدت بياناتها في أثناء إعداد هذه الدراسة•
1 • تمهيد:
تأتي دراسة إدارة الوقت في منطلق كيفية استغلاله بشكل فعال، ومحاولة تقليل الوقت الضائع، بجانب محاولة رفع مستوى إنتاجية العاملين خلال الفترة المحددة للعمل• (4: 9)
2 • مفهوم الإدارة:
يختلف مفهوم الإدارة من مفكر إلى آخر، فقد عرف فريدريك تيلور الإدارة بأنها:
2 • 1 • "المعرفة (الدقيقة) لما تريد من الناس أن يعملوه، ثم التأكد من أنهم يقومون بعملهم بأحسن طريقة وبأقل كلفة"• (4: 15)
ويعرف هنري فايول الإدارة بأنها:
2 • 2 • "عملية اجتماعية مستمرة، تعمل على استغلال الموارد المتاحة استغلالاً أمثل عن طريق التخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة، للوصول إلى هدف محدد"• (4: 15)
ومما لا شك فيه أن الوقت يأتي ضمن هذه الموارد المتاحة التي يفترض أن تستغل بشكل فعال، لأنه إذا لم يستغل استغلالاً أمثل، فإن ذلك يزيد التكلفة بدرجةكبيرة• (4: 15)
3 • مفهوم الوقت:
يعد الوقت وحدةقياس لدوران الأرض حول محورها وحول الشمس، وقد تم التعارف على تحديد وحدة قياس الوقت بالساعة أو أجزائها• وبهذا يمضي الوقت بانتظام نحو الأمام دون أي تأخير أو تقديم• ولا يمكن بأية حال من الأحوال وقفه أو تجميعه أو إلغاؤه أو تبديله أو إحلاله•
ويمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأي إنسان• إذ يفترض أن يستغل بطريقة فعالة من خلال استغلال الإمكانيات كلها والمواهب والقدرات الشخصية المتاحة، للوصول إلى الأهداف الشخصية والعملية المنشودة• (4: 16)
4 • مفهوم إدارة الوقت:
يعد مفهوم إدارة الوقت من المفاهيم المتكاملة والشاملة لأي زمان، أو مكان أو إنسان• فإدارة الوقت لا تقتصر على إداري دون غيره، ولا يقتصر تطبيقها على مكان دون آخر، أو زمان دون غيره• وقد ارتبطت كلمة الإدارة بالوقت، سواء كان وقت العمل أو الوقت الخاص• ومن خلال وجود عملية مستمرة من التخطيط والتحليل والتقويم المستمر للنشاطات التي يقوم بها الشخص خلال فترة زمنية محددة، تهدف إلى تحقيق فعالية مرتفعة في استغلال هذا الوقت المتاح إلى الأهداف المنشودة• (4: 19)
بدأ التركيز على موضوع إدارة الوقت بالمفهوم الشامل، والمتعارف عليه حالياً في أواخر الخمسينيات وأوائل الستينيات من هذا القرن• وأحدثت التطورات الاقتصادية والثقافية والاجتماعية أثراً كبيراً في زيادة الاهتمام بموضوع إدارة الوقت، وخاصة التطورات التقنية الهائلة في مجال الاتصالات والمواصلات، وارتفاع مستوى المعيشة، وارتفاع معدلات الاستثمار في المشروعات والمؤسسات وارتفاع تكاليف الإنتاج، وغيرها الكثير• (4: 19)
5 • أهمية الوقت في الإدارة:
يعد الوقت من أندر الموارد في الإدارة، وفي بعض الأحيان يكون هو العامل الأساسي في نجاح المشروع أو فشله• إن موارد المؤسسة متعددة، ومن أهمها: المال، ويكون هذا المورد عادة متوافراً أو يمكن توافره، والأفراد أو العنصر البشري، وهو أيضاً من الموارد التي يمكن تأمينها، وخاصة إذا توافرت الحوافز المادية والمعنوية المناسبة، (2: 12) والمواد والعدد والآلات، لأن التقدم التكنولوجي الحالي يجعل من السهل توافر العدد والآلات وأساليب الإنتاج الحديثة، (2: 22) والوقت هو البعد الذي تتغير فيه الأشياء، وهو (ديناميكي) المفهوم• ومن أندر الموارد في الإدارة، مورد فريد لا يتجدد، ولا يمكن ادخاره أو إصلاحه كما أنه موزع بالتساوي بين فئات الناس جميعها، والاختلاف في كيفية استغلاله وإدارته بحكمة يؤدي إلى أقصى تحسين في الإنتاج• (5: 10)
يرى بعض المهتمين في إدارة الوقت أن إمكانية تقليل الوقت لتنفيذ عمل ما لأدنى حد ممكن، تستحق الأهمية نفسها التي يبديها رجل الأعمال من أجل زيادة رأس المال المستثمر لتحقيق أعلى زيادة في الربحية• (5: 11)
فالإدارة الجيدة للوقت مفيدة من ناحية التوفير في تكاليف المشروعات، وكذلك من جهة استخدام أهم موارد المنظمة وهم العاملون• (3: 32)
فالوضع يحتاج إلى دراسة عن حقيقة الوقت، الذي يمتلكه كل واحد منا بالمقدار نفسه، وبدقة• ولب المسألة هو ليس كم لدينا من الوقت، بل كيف نستغل هذا الوقت استغلالاً صحيحاً، ونجعله نافعاً• (5: 12)
6 • البعد الاقتصادي للوقت:
يمثل الوقت أحد الموارد الهامة والنادرة والثمينة لأي إنسان• وقد ارتبط مفهوم ندرة الوقت بالقاعدة الاقتصادية المعروفة بندرة الموارد المتاحة في المجتمع، ويجب (كما يصر الاقتصاديون) أن تستغل هذه الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف التي يسعى إليها المجتمع عامة (4: 16) إن التكاليف الخاصة بالوقت لا تظهر بشكل مباشر، كما يحدث عندما تدفع المؤسسة تكاليف غير مباشرة• وتحتسب تكلفة الوقت غالباً على أساس ساعة عمل للموظف الواحد، أو لجهاز أو آلية معينة• (4: 37)
يمكن احتساب تكلفة الوقت بالنسبة لموظف ما في مؤسسة معينة كما يلي:
راتب الموظف الشهري = 200 دينار (على سبيل المثال)
التكاليف في اليوم الواحد = 200 / 26 يوماً = 7.700 (دينار) تقريباً
التكاليف في الساعة الواحدة = 7.700 / 8 ساعات = 0.960 فلساً
التكاليف في الدقيقة لواحدة = 0.960 / 60 = 0.016 (من الدينار) = 16 فلساً
من هنا نرى أهمية البعد الاقتصادي للوقت، لأن لكل دقيقة تكلفة، وهي هنا في هذا المثال 0.016 (ستة عشر فلساً) بالنسبة للموظف المعني فقط، عدا التكاليف المباشرة، وغير المباشرة التي تدخل ضمن التكاليف الاجتماعية•
ونظراً لهذه الأهمية الكبرى، يمكن استخدام الدليل العملي الذي أورده سلامة سهيل فهد، في الملحق (2) من كتابه، إذ يمكن للإداري استخدامه لمعرفة الوقت المستنفذ في أي من المهام والنشاطات التي يديرها، وبالتالي يستطيع أن يحدد الإجراءات أو التغيرات المطلوبة لزيادة فعالية استغلال الوقت (4: 100) وذلك وفق ساعات الدوام الرسمي المعتمدة (في كل مكتبة أو مركز معلومات)•
7 • التوزيع الإداري للوقت:
إن اختلاف المؤسسات بعضها عن بعض في طبيعة أعمالها وأسلوب إدارتها، يقلل من إمكانية وجود قاعدة عامة مشتركة، ليوزع الإداري وقته على أساسها، كما تفرض التقسيمات الوظيفية المختلفة داخل المؤسسة الواحدة، نمطاً معيناً من العمل يحدد كيفية توزيع الوقت على النشاطات المختلفة داخل الأقسام والإدارات•
وعلى سبيل المثال، فإن نقص الموارد المالية قد يقلل من إمكانية شراء جهاز معين متطور يسهم في تبسيط إجراءات العمل وتوفير الوقت، كما أنه من المحتمل جداً أن يستغرق الإداري وقتاً مع مرؤوسيه في مؤسسة كبيرة، أطول منه في مؤسسة صغيرة• وقد يتضاعف هذا الاحتمال مع تدني مستوى كفاءة وقدرة العاملين على العمل، وغياب بيئة العمل المناسبة، والأسلوب القيادي الفعال• (3: 34)
وفي مقال عن إدارة الوقت يستخدم روتنبري نموذجاً أعده نوريس وجوتفرايد (Norris / Gottfried) ليبين تقسيمات لكيفية تمضية الوقت بالنسبة للمدير:
أ) الوقت المستغل تماماً يعادل 50% من يوم العمل• في هذا الوقت يعمل المدير في مجال خبرته الفنية• ويتضمن هذا الوقت: قرارات ذات فائدة مباشرة، ووقت التفويض وحل المشكلات والمراسلات، وصنع القرارات•
ب) وقت للاستثمار يعادل 25% من يوم العمل• والأمثلة عليه تتضمن تحديد البرامج طويلة الأمد، وتخطيط وتطوير حلول بديلة•
ج) وقت للتنظيم يعادل 15% من يوم العمل، وهو للمهام الإدارية، مثل: التقارير والمؤتمرات والاجتماعات•
د) الوقت الضائع يعادل 10% من يوم العمل، ويتضمن هذا الوقت النشاطات غير المثمرة والمشكلات غير المتوقعة، وغير ذلك• (3: 34)
8 • إدارة الوقت في المكتبات ومراكز المعلومات:
يواجه المكتبيون مفهوم إدارة الوقت من زمن ليس ببعيد، إذ كان الشعور الغالب بأن إدارة الوقت موضوع يلائم المصانع والمكاتب وخطوط الإنتاج• من الصحيح أن المكتبات لا ينبغي أن تتساوى بالمصانع أو المكاتب، إلا أن إدارة المكتبات في حقيقتها: إدارة أعمال، فإن لم تكن بهدف الربح، فعلى الأقل في المهام الإدارية فيها، التي تشبه إدارة الأعمال (271: 1) والمكتبيون، وخاصة من يعملون في مكتبات صغيرة، ينبغي أن يكونوا مستعدين لتحمل مسؤوليات ومهام كثيرة من العمل المكتبي، بالإضافة إلى مسؤوليتهم في خدمة المعلومات للمستفيدين• ففي المكتبات الكبيرة يمكن أن يستفيد المكتبيون من مزايا التخصص، إذ يمكن أن تسند لبعضهم الأعمال الكتابية (التي يقوم بها غير المؤهلين عامة)، ولبعضهم الآخر مهمة خدمة المعلومات، أو الخدمة المرجعية، ويبقى غيرهم ممن تسند إليهم الأعمال الإدارية• أما في المكتبات الصغيرة، أو المكتبات التي يديرها موظف واحد فليس هناك تخصص، والمكتبي ينبغي أن يكون مستعداً للقيام بالمهام المكتبية والإدارية المهنية وغير المهنية• (272:2)
وينبغي التذكر دائماً بأن المستفيدين لا ينظرون إلى عدد الموظفين في المكتبة، بل أكثر ما يهمهم هو الحصول على المعلومات التي يحتاجونها، وفي الوقت المناسب لهم سواء أكانت المكتبة تضم (100) مئة موظف أو موظفاً واحداً• (272:2)
وبالإدارة الفعالة للوقت، سيكون المكتبي أكثر قدرة على القيام بأنشطة المكتبة كلها، المهنية منها والكتابية• ويمكن تبعاً لذلك أن يحقق الهدف النهائي للمكتبة بتقديم خدمة أفضل للمستفيدين• (272: 2)
فالوقت موزع بالتساوي، وكل منا، من مدير مكتبة الكونجرس، إلى المكتبة التي يديرها فرد واحد، يحصل على الـ(24) ساعة نفسها في اليوم (1440 دقيقة)• وإذا أنجز مكتبيون مهام أكثر من غيرهم، فذلك بالطبع، ليس لأن لديهم وقتاً أكثر، لكن ببساطة لأنهم يستخدمون وقتهم بحكمة أكثر• (272: 2)
يمكن أن تنجز المهام في المكتبة بكفاءة، لكن ما لم تكن هي المهام الصحيحة للبدء بها، فإن الفوائد ستكون بحدها الأدنى (273: 2)
9 • إدارة الوقت في بعض أنواع المكتبات: (دراسات)
9 • 1 • المكتبة التي يديرها موظف واحد
يواجه المكتبيون الذين يديرون مكتبات بمفردهم مهام متنوعة يومياً، وكل منها يجب أن تحلل وتنفذ بكفاءة عالية• هؤلاء المتخصصون يتوقع منهم أن يقدموا مستوى عالياً من خدمة المعلومات، لذلك، فهم بحاجة إلى التدريب• ومجالات التدريب عديدة، فمنها: إدارة الوقت، وأهمية التخطيط، ومفاهيم رئيسة بالموازنات، ومفاهيم رئيسة بالحوسبة، وموضوعات متشابهة أخرى• (265: 3)
وينبغي إيلاء أهمية أكبر للمشاركة الجماعية، ودراسة الحالات، سواء أكانت من المشاركين أنفسهم، أم من اقتراح من يقوم بالتدريب، ليتم تحليلها والاستفادة منها من المجموعة ككل• (265: 3)
وقد تكون هذه الدورات على مستويات مختلفة، على غرار دورات (Special Libraries Assn) :(SLA) إذ يكون اليوم الأول مخصصاً للموضوعات الأساسية، ويخصص اليوم الثاني لمن لديهم خبرة طويلة، ويرغبون في التعمق بالموضوع وتلقي المعلومات المتقدمة في هذا المجال• (266: 3)
إضافة إلى ذلك فالمكتبات تعقد عادة (وبالتعاون مع مكتبة حكومية أو شبكة إقليمية) ندوات وورش عمل في موضوعات متخصصة للمكتبات التي يديرها موظف واحد• فموظف المكتبة هنا عليه أن يتحمل العمل الكتابي (الرتيب)، بالإضافة إلى أعماله في إدارة المكتبة، وعليه أن يوازن بين هذه المهارات التي تبدو متضاربة، فبينما هو يعمل كمدير، عليه أن يعلم أيضاً أسس الإدارة الجيدة للمكاتب، وعلاقات التعاون بين الدوائر، والقدرة على التعامل مع الناشرين أو الموزعين، وبعض الأساسيات المهمة في التخطيط المالي، التي ينبغي تطويرها• فهذه المهارات لا تأتي بالدراسة النظرية، بل من تطوير برامج تدريب متخصصة، إذ سيقدر المتدربون ما يكتسبونه من مهارات شاملة، قد توزع مثلها في المكتبات الكبيرة بين عدد كبير من الوظفين• (266: 3)
يتميز المشاركون في مثل هذه الدورات غالباً بالحماس والرغبة في تعلم أفكار جديدة، ومهارات تساعدهم على التطور في المهنة، مما قد يجعل هذه الوظيفة مقياساً للتوظيف في المستقبل• لذا ينبغي إيلاء موضوع التدريب المستمر أهمية قصوى واستثمار الوقت والجهد والمال لهذا الغرض• (3: 270)
وبينما يمكن عدّ التقدم بكفاءة في العمل جزءاً من إدارة الوقت، فإن الفعالية ذات أهمية كبرى بالنسبة للكفاءة• فالكفاءة (efficiency) تعني إيجاد الطريقة الأفضل لإنجاز عمل معين، مهما كان هذا العمل• أما الفعالية (effectiveness) فتعني: النظر في مجموعة من المهام، ثم اختيار الأعمال الأكثر أهمية للإنجاز، ومن ثم إتمامها• (272: 2)
وهناك خمسة متغيرات تحدد الإنجازات في مكتبة معينة، وهي: (273: 2)
1 • عدد المهام المطلوب إنجازها•
2 • عدد الموظفين لإنجاز هذه المهام•
3 • المجموع الكلي لساعات عمل الموظفين•
4 • عدد الساعات المطلوب لإنجاز كل مهمة•
5 • الأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه•
يمكن عد العوامل المذكورة أعلاه ثابتة نسبياً في مكتبة صغيرة، فعدد المهام المطلوب إنجازها ثابت نسبياً، رغم ظهور بعض المشروعات أحياناً، كالتذبذبات الفصلية في ضغوط العمل، التي يكون المكتبي على دراية بها، ويتمتع بقدرة على التخطيط تبعاً لذلك• (273: 2)
أما في مجال ساعات العمل، فالمكتبي غالباً ما يعمل ساعات إضافية لإنجاز المهام الضرورية• أو ينجز بعضها في البيت، وهذا النوع من المتغيرات هو ما تسعى الإدارة الجيدة للوقت أن تتخلص منه• (273: 2)
إن العاملين الأخيرين (عدد الساعات المطلوب لإنجاز كل مهمة، والأهمية النسبية لكل عمل مطلوب إنجازه)، يشكلان أساس إدارة الوقت ضمن مدى الكفاءة والفعالية المذكورة أعلاه• (273: 2)
وفي دراسة (A2) من قبل (PETER QUARR) في أثناء حديث له في (LIBRARIES ASSOCIATION SCHOOL) في فكتوريا، بأستراليا في آذار 1981، اقترح ثلاث خطوات رئيسة لتفعيل أكبر لإدارة الوقت في المكتبات، كما يلي:
1 • الاحتفاظ بمذكرة: تبين بالتفصيل كيف يتم استخدام الوقت ليومين على الأقل، والأفضل لأسبوع•
2 • تحليل لسلسلة من الأسئلة حول الوقت المستخدم لكل مهمة، سواء كانت المهام من النوع الممكن تفويضه، أو من النوع الذي يستغرق وقتاً طويلاً جداً، أو قد يكون مهملاً كلياً• وهذا ينبغي أن يظهر مضيعات الوقت•
3 • التنفيذ والعمل: الهدف هو على التخلص من مضيعات الوقت، تنظيم الوقت المتاح بكفاءة، وتفويض المهام حيثما أمكن•
9 • 2 • المكتبات المتخصصة
في دراسة لمختبر الأبحاث الغذائية في (Commonwealth Scientific & Indusrial Research Organization) (CSIRO) بأستراليا، التي تضم (50) خمسين قسماً أو وحدة منتشرة في حوالى (100) مئة موقع في أستراليا، وتضم (7400) موظف• يوجد ضمن المنظمة (40) أربعون مكتبة كل منها متخصصة في مجال معين، وكل منها مستقل تحت إدارة رئيس القسم، ويتبعون جميعاً للمكتبة الرئيسة في ملبورن•
شعرت الهيئة بضرورة جمع بيانات حقيقية عن المكتبات، وإذ لم تكن البيانات المجمعة ضمن الدراسات المسحية كافية، فقد عمدت إلى جمع بيانات لمواقع العمل اليومي لـ (3) أشهر، ومع ذلك لم تعط هذه البيانات تمثيلاً حقيقياً لضغط العمل، حيث مواسم الضغط في أوقات معينة من السنة• تم تحديد (15) خمس عشرة مهمة مكتبية، وتم حفظ البيانات عن هذه المهمات لعامين تقدم كل (4/1) ربع سنة• وتم تحليل البيانات إحصائياً بعدة طرق للخروج بنموذج رياضي عن الضغط في العمل في المكتبات، ويمكن استخدامه للتنبؤ بعدد الموظفين اللازم لكل مهمة عامة• يمكن الاستفادة من المعادلات والتحليلات كمؤشر، وليس للاعتماد الكلي عليها، خاصة في ظـل التغيرات غـير المتوقـعة التي لا يمكـن التنـبؤ بها فـي الحـياة الـواقعـية• (A2)
وتشير الدراسة إلى أنه في ظل الصعوبات الاقتصادية الحالية، ومهما كانت مناقشات المكتبيين مقنعة، فإن الأرقام، وبدرجة رئيسة، تقنع الإدارة العليا عند صنع قرارات مستقبلية خاصة بالمكتبة• (291: 3)
يبقى العديد من الأسئلة غير مجاب، ويبقى هناك الكثير مما يجب عمله، ليس في مجال الدراسة هذه فحسب، بل في المجال الكامل لمهنة المكتبات الكمية (Quantitaive Librarianship)• (291: 3)
قد يواجه الموظف الوحيد (أو المؤهل الوحيد في المكتبة) أعمالاً متراكمة في بعض المهام، مثل الفهرسة والمراسلات وترتيب الملفات وأبحاث الحاسوب، وعند نهاية الدوام قد يكون لديه شعور بأنه لم ينجز شيئاً يذكر، أو على الأقل، لم ينجز المهام التي كان يود القيام بها، بسبب المقاطعات الكثيرة التي تمنعه من إتمام عمله• وقد يترك باستمرار أعمالاً تستغرق في نظره وقتاً طويلاً أو يؤجلها للعودة إليها لاحقاً• كل هذه مؤشرات للحاجة إلى تحسين إدارة وقت المكتبي ومهاراته الوظيفية• (273:1)• إن إدراك الحاجة لتحسين مهارة إدارة الوقت هي بالطبع: الخطوة الأولى فقط، التي ينبغي أن يتبعها العمل، كما أن مهارات إدارة الوقت لا يمكن، ولا ينبغي أن تفرض على المكتبي من الآخرين، فهي تغيرات سلوكية ينبغي أن تكون نابعة من الدوافع الذاتية لكي يكتب لها النجاح• (274: 1)
فوضوح الاتصالات بين المكتبي والمستفيدين، وأي زميل أو زميلة معه، والإصغاء للمستفيدين، كما الإصغاء للإدارة، وإشعار المستفيدين بالأهمية والتقدير، كلها عوامل قد تسهم في رفع كفاءة المكتبي، إلى جانب نشاطاته وتنظيمه المناسب لوقته• ((A5
9 • 3 • المكتبات الأكاديمية
في دراسة هادفة إلى ابتكار وتحليل بيانات ميدانية تعطي فكرة مفيدة في تقويم ممارسات إدارة الوقت في المكتبات الجامعية، قدم 159 مستجيباً للاستبانة بيانات عن خبرتهم في العمل، وعن كيفية استخدام أوقاتهم، كما أشاروا إلى أي مدى يفوضون السلطة، إذ تم ترتيب أكثر (10) عشرمضيعات للوقت لديهم، وقد أجابوا عن قسم خاص بالنموذج القيادي الذي يسلكونه•
أفادت التحليلات الإحصائية العديدة وتفسيراتها بما يلي:
9 • 3 • 1 • تقويم تدريب مدراء المكتبات•
9 • 3 • 2 • التأكيد على الحاجة إلى مزيد من الأبحاث في مجال إدارة الوقت•
9 • 3 • 3 • إتاحة فرصة لمديري المكتبات الأكاديمية ليقارنوا إجاباتهم بإجابات زملائهم في مراكز إدارية مشابهة•
9 • 3 • 4 • وفرصة للمديرين المتوقعين، ليتعرفوا على كيفية تخصيص واستخدام الوقت من قبل الإدارات الحالية• (A4)
وفي دراسة أخرى تظهر مسألة مهمة تواجه مديري المكتبات الجامعية والمسؤولين فيها، وهي: أين يجدون الوقت الكافي لإجراء أبحاث وكتابات ضرورية للمهنة وللترقية؟• إذ وصفت الدراسة خطة مقترحة من موظفين في مكتبة جامعة (Washington St Univ) قد تسمح للمكتبيين الأفراد بمنحهم وقتاً خارج مكاتبهم للتمكن من العمل على مشاريع خاصة، ويقول: إن هذه الخطة أثبتت فعالية لتشجيع البحث العلمي في مجال المهنة والنشر، ولتقدم للمكتبة والمستفيدين على حد سواء مزايا، منها المزايا الفورية، ومنها مزايا بعيدة المدى• (A1)
9 • 4 • مكتبات المدارس
في دراسة تحليلية لأنشطة مكتبات مدارس ثانوية، تم تحليل (14) مهمة مكتبية لـ(18) مدرسة• هذه الدراسة البحثية تقارن النسبة المئوية للوقت المستخدم في (9) مكتبات ليس لديها نظام محوسب للإعارة، و(9) مكتبات تستخدم النظام المحوسب، ولديها موظفو إعلام•
تشجع الدراسة أخصائيي التقنيات المكتبية على استخدام هذه التقنيات (التكنولوجيا) ليمنحهم ذلك وقتاً إضافياً للإجابة عن الاستفسارات والتزويد بالتعليمات اللازمة للطلاب• وتؤكد الدراسة على ضرورة وجود إرشادات أكثر فاعلية• (A3)
10 • تجربة مكتبة الجمعية العلمية الملكية في إدارة الوقت
مرت مكتبة الجمعية العلمية الملكية بتجربة قد تكون فريدة، وهي العمل في مجالين معاً، هما مجال المكتبة المتخصصة، وهو مجالها من بدء تأسيسها عام 1970، ثم مجال المكتبة الأكاديمية، إذ تأسست كلية للحاسوب عام 1991، ثم كلية للهندسة الإلكترونية عام 1995 •
فبالإضافة إلى أعمالها الاعتيادية في خدمة الباحثين، طرأت على أعمالها زيادة ملحوظة في طلبات الكتب من جهة، وكانت دوماً مستعجلة لتلبي حاجات الطلبة والباحثين والمدرسين، وزيادة في عدد رواد المكتبة بشكل ملحوظ•
وبجهود حثيثة من موظفي المكتبة جميعهم، (إذ لم يتغير عددهم نسبياً)، بدأت عملية طلبات الكتب، وتنظيمها، ومتابعتها، وتسديد أثمانها، ثم متابعة وصولها وتسجيلها ومعالجتها فنياً لتكون في متناول الباحثين بالسرعة الممكنة، إذْ كانت هذه العملية ضمن الأوليات المهمة• وهذا الأمر ساعد على تنظيم العمل: إعداد نماذج لهذه الغاية، ومن هذه النماذج ما يلي:
1 • نموذج شامل للكتب المطلوبة، يبين عمليات التزويد وتسلسلها كلها، وبما يضمن عدم تكرار الطلبات قدر الإمكان•
2 • نموذج للفهرسة والتصنيف حسب التركيبة الأردنية الموحدة (لكن بشكل مختصر) يبين أهم الحقول بالنسبة لاستخدام المكتبة والباحثين•
3 • نماذج إدارية مختلفة، مثل نموذج طلب كتاب بوساطة (FAX)، ونموذج للطلب برسالة عادية، ونماذج تسديد أثمان كتب مرفقة بها شيكات، وأخرى للدوريات، وغير ذلك من النماذج•
هذا، ومن المعروف أن المكتبات تعمل على توفير وقت الباحثين كلما بذلت جهوداً أكبر أو وقتاً أكبر في التنظيم والإعداد للوثائق بطريقة فعالة• فأي عمل منظم ودقيق يحتاج إلى وقت لإنجازه، وتنظيم الوقت من أهم الأمور التي تسهم في كفاءة خدمة المعلومات، وتوصيل المعلومة المناسبة للباحثين المعنيين في الوقت المناسب، وحينها نكون قد أسهمنا في توفير وقت الباحثين وجهودهم التي قد تستغل في مزيد من الأبحاث، لا في مزيد من البحث عن الوثائق المناسبة•
ومما لاشك فيه أن استخدام الحاسوب في المكتبات عامة يوفر وقتاً وجهداً كبيرين، بعد استنفاذ وقت كبير من إدارة المكتبة وموظفيها وأخصائيي الحاسوب للإعداد للأنظمة، مثل نظام الإعارة ونظام التزويد، ثم النظام المتكامل•
إن المحاولات للحوسبة في مجال نظام المكتبة المتكامل لاتزال في طور التجربة، وهي تجري وفق أحدث الأنظمة على يد المتخصصين في الجمعية العلمية الملكية•
بناءً على ما تقدم، وفي أثناء إعداد هذا البحث تم تسجيل معظم المهام في إدارة المكتبة، وتلخيصها في النقاط العشر التالية، مع بيان النسبة المئوية الحالية لكل منها، ثم النسبة المتوقعة خلال العام القادم ، مع محاولة تغيير النسبة حسب ما تقتضيه الظروف والإمكانات لما فيه حسن سير العمل وتقدمه•
وقد تم إعداد الجدول المرفق، مع بعض الملاحظات التي تتعلق بكل مهمة•
أما فيما يتعلق بمعوقات الوقت فكانت كما يلي:
1) نقص الخبرة في التعليمات الخاصة بالطلاب كالإعارة ونظامها، وقد تم التغلب على هذه المسألة تدريجياً•
2) نقص الخبرة في التعامل مع "عدد كبير" من الطلاب نسبياً، وكذلك تم اكتساب هذه الخبرة بالتدريج•
3) تعطل آلة التصوير أحياناً، وقد تم التغلب على ذلك بتأمين آلات إضافية•
4) مشاكل التأخير في الكتب، وقد ساعدت التعلميات المتجددة على التخفيف منها بشكل كبير•
5) فقدان أو إتلاف بطاقات الإعارة، مما يحتاج إلى وقت وجهد للتدقيق، كلما زاد عدد الطلبة الذين يطلبون بطاقات بديلة، وقد أسهمت التعليمات الجديدة أيضاً في التخفيف من حدة المشكلة•
الخاتمة
وبعد، فالوقت أحد الموارد الهامة والثمينة والنادرة لأي إنسان، ويفترض أن يستغل بطريقة فعالة من خلال استغلال الإمكانيات المتاحة كلها للوصول إلى الأهداف المنشودة•
وينبغي التذكر دائماً بأن المستفيدين أكثر ما يهمهم هو الحصول على المعلومات التي يحتاجونها مهما كان عدد موظفي المكتبة• وبالإدارة الفعالة للوقت يمكن أن يكون المكتبي أكثر قدرة على القيام بمهام المكتبة وتقديم خدمة أفضل للمستفيدين•
وينبغي إيلاء موضوع التدريب في مجال إدارة الوقت اهتماماً خاصاً من جمعيات المكتبات، وأهمية أكبر للمشاركة الجماعية، ودراسة الحالات من المشاركين أنفسهم، أو من اقتراح المحاضرين، ليتم تحليلها والاستفادة من نتائجها من الجميع•
إن مهارات إدارة الوقت لا يمكن، ولا ينبغي أن تفرض على المكتبي من الآخرين، فهي تغيرات سلوكية ينبغي أن تكون نابعة من الدوافع الذاتية لكي يكتب لها النجاح•
إن البيانات الحقيقية لنشاطات المكتبات اليومية أو الدورية يمكن أن تعطي صورة واضحة عن سير العمل في المكتبات، حتى يتم تحليلها وتفسير نتائجها إحصائياً، للخروج بنتائج قد تكون مفيدة للمكتبات ومراكز المعلومات، وتنعكس بالتالي على كفاءة خدمة المعلومات•
ففي ظل الصعوبات الاقتصادية الحالية، ومهما كانت مناقشات المكتبيين مقنعة، فإن الأرقام بدرجة رئيسة هي التي تقنع الإدارة العليا عند صنع قرارات مستقبلية خاصة بالمكتبات ومراكز المعلومات•
المراجع
1 • أبو شيخة، نادر أحمد• إدارة الوقت ـ عمان: دار مجدلاوي، 1991ـ ص249 •
2 • البخاري، محمد المدني• أفكار رئيسية في إدارة الوقت/ محمد المدني البخاري• ـ طرابلس ـ ليبياـ الدار الجماهيرية، 1987 ـ ص 76 •
3 • تيمب، أ• دايل، محرر• إدارة الوقت/ تحرير أ• دايل تيمب؛ ترجمة وليد عبد اللطيف هوانة ـ الرياض: معهد الإدارة العامة ـ (سلسلة فن وعلم إدارة الأعمال) 1991 ـ ص573 •
4 • سلامة، سهيل فهد• إدارة الوقت: منهج متطور للنجاح/ سهيل فهد سلامة ـ عمان: المنظمة العربية للعلوم الإدارية ـ (سلسلة البحوث الإدارية) 1988 ـ ص192 •
5 • معايعة، عماد صليبا• إدارة الوقت/ عماد صليبا معايعةـ عمان:1991 ـ ص105 •
1. Berner, Andrew. The importance of Time Mangement / Andrew berner. - Special Libraries, Fall 1987, p. 271 - 276.
2.Claire, Guy st. The One-Person Library: An Essay on Essenttials Revisited / Guy st. Claire. - Special Libraries, Fall 1987, p. 263- 270.
3. Collins, Susan M. Determining Effective staffing levels in special libraries / Susan M. Collins. - Special Libraries, Oct. 1984, p. 283-291.
4. Webber, Ross Arkel. becoming a courageous manager: Overcoming career problems of new managers. - Englewood Cliffs, NJ: Prentice - Hall, 1991. - P300.
المصدر : العربية 3000
http://www.arabcin.net/arabiaall/4-2001/14.html