ماهية الارشيف الالكتروني

[حبيبة الرحمن]

:mad: :o السلام عليكم
اريد معلومات عن ماهية الارشيف الالكتروني
وشكرا:(

[هلالي سمية]

السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته
اختى وزميلتي نحن طلاب علم المكتبات جامعة منتوري قسنطينة حقيقة لنا نفس الصعوبات و المشاكل لكن ساحاول في المرة القادمة تزويدك ببعض المعلومات انتظريني



هـــلالــــي ســـميـــة

[حبيبة الرحمن]

مشكوررررة يا اختي وجزاكي الله خيرا

[د.محمود قطر]

:mad: :o السلام عليكم
اريد معلومات عن ماهية الارشيف الالكتروني
وشكرا:(
الأخت الفاضلة / حبيبة
تجدين مطلوباتك في المشاركة التالية الأرشيف والأرشفة الإليكترونية (http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=5262) ، فقط أضغطي على العنوان لمطالعة المحتويات .
كما يمكنكم استخدام خاصية البحث بمنتديات اليسير للحصول على نتائج أخرى ..
تحياتي ومحبتي للجميع

[خديجة بوخالفة]

السلم عليكم أنا طالبة بقسم علم المكتبات بقسنطينة أودالتعرف على طريقة الحصول على مختلف تجارب الدول الغربية فى مجال الأرشفة الالكترونية وجزاكم الله خيرا

[د.محمود قطر]

السلم عليكم أنا طالبة بقسم علم المكتبات بقسنطينة أودالتعرف على طريقة الحصول على مختلف تجارب الدول الغربية فى مجال الأرشفة الالكترونية وجزاكم الله خيرا
الأخت الفاضلة / خديجة
مرحباً بكم بين أعضاء أسرة اليسير الجادين والمجدين ..
وستجدون في المواقع التالية .. الجديد والمفيد ، وهي خاصة بالخبير العربي في مجال الأرشيف السيد الأستاذ عبد الكريم بجاجة
http://membres.lycos.fr/badjadja/ (http://membres.lycos.fr/badjadja/)
http://badjadja.blog.lemonde.fr/badjadja/ (http://badjadja.blog.lemonde.fr/badjadja/)
http://badjadja.dzblog.com/ (http://badjadja.dzblog.com/)

كما أن المشاركة السابق التنويه إليها الأرشيف والأرشفة الإليكترونية (http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=5262) ، فيها الكثير من مطلوباتكم .
تحياتي ومحبتي للجميع

[سميرة سعدي]

انا اعمل بمركز الارشيف.اود معرفة احسن البرامج اللتي تستعمل تسيير الارشيف الالكتروني و احسن ماتوصل اليه العلمفي هذا المجال

[Bigovic]

أختنا المحترمة
يمكنك الرجوع لبحاث الدكتور محمد عزت امنة المنشورة فى مجلة العربية 3000 او مجلة الروزنامة وسوف أوافيك بروابط خاصة بأبحاثه اذا امكن ز

مع تحياتى

[على حسن علام]

ماهية الأرشيف


* الأرشيف
* الأرشيف التقليدي
* الأرشيف الالكتروني

الأرشيف

هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والإدارة معاً وأصبح اليوم يمثل العنصر الأساسي في الإدارة .
ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه ويظهر هذا بصوره اكبر في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية ، وواكب هذا التطور الكيفي والكمي تطور التشريعات التي تنظم حفظ الأرشيف واستخداماته .




الأرشيف التقليدي

الوثيقة الورقية هي أكثر الأشكال انتشارا في نظم الحفظ في كثير من بيئات العمل ، وكان الشكل الورقي هو المسيطر علي الأشكال المختلفة للوثائق من حيث الكم ثم يتم أرشفة هذه الأوراق والمستندات بوضعها العادي مع عمل فهرسة يدوية وللبحث عن هذه الوثيقة ومع ازدياد أعداد الأوراق تظهر مشكلة الحفظ المادي لهذه المستندات وبعدها نتساءل عن مصير هذه الأوراق والمستندات الهامة التي تتكدس بالهيئات المختلفة وبعد سنوات طويلة من الحفظ حيث يصفر لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الاطلاع عليها أو استدعائها وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أنها توضع في اجلوه حتى يتم إعدامها .








الأرشيف الالكتروني


هو نظام لتخزين المستندات كوحدة متكاملة ومترابطة واستخدامها بطريقة وبأسلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته ...


وقد أدي التوسع في استخدام الحاسبات وتكنولوجيا المعلومات إلي

ظهور الوثائق الالكترونية والتي تعرف بأنها :


الوثائق الموجودة في شكل يحتاج إلي أجهزة الحاسبات من اجل إمكانية معالجتها وإتاحتها للاسترجاع .
وبالتالي فان الوثائق الالكترونية الناتجة عن هذا التطور التكنولوجي أصبحت تتزايد بشكل ملحوظ وأصبح لا غني عنها في المنظمات لما تمثله كمصدر للمعلومات وللعمليات اليومية بالمنظمة ولصانعي القرار بهذه المنظمات ، لهذا استدعي الأمر ضرورة وجود نظم للتعامل مع هذه الوثائق بما يتناسب مع طبيعتها ، هذه النظم أطلق عليها

" نظم الأرشيفات الالكترونية " والتي تعرف بأنها :


هي النظم الالكترونية المستخدمة لإدارة الوثائق والتي تسمح بالتخزين والاسترجاع والمشاركة للوثائق الالكترونية مع توفير التأمين والحماية والسيطرة اللازمين لها .








من نحن

الخبرة (http://images.google.com.eg/imgres?imgurl=http://archive-cd.net/images/ArchiveCDLOGOA.jpg&imgrefurl=http://archive-cd.net/aboutus.aspx&usg=__X08kKiRVV0t_AKs-wiuFJimIpy4=&h=610&w=640&sz=45&hl=ar&start=1&um=1&tbnid=luoK_jTRCYKgRM:&tbnh=131&tbnw=137&prev=/images%3Fq%3DArchive%2BCD%26um%3D1%26hl%3Dar%26cli ent%3Dfirefox-a%26rls%3Dorg.mozilla:en-GB:official%26sa%3DN)

مركز خدمات الأرشيف الالكترونيت / فاكس : 38313831
ت / 39124621
e-Archive@EGYPT POST.OR


اجعلنا شريكك الحقيقي بتقنية المستقبل

فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني

يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني فهو يضم جميع مراحل الأرشفة الالكترونية وهي ( الإعداد والتجهيز ، إدخال البيانات ، التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج ، المسح الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ........) . وذلك باستخدام احدث التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً .
والمركز يفتح الآفاق أمام الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة والمحافظات .
وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني والمصنف في المستوي الأعلى لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه النظم ذات المستوي الأقل .


أهدافنا

نظم مؤسستك بالعمل لدينا

أهداف المشروع

الأرشيف الالكتروني يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية واستخراج المعلومات منها في دقائق معدودة وبالتالي فتظهر لنا

الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية وهي :

· توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .

· سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها .

· سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل

· تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية .

· استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في
اتخاذ القرارات .

· سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية

· السرية التامة باستخدام احدث التقنيات في مجال تامين المعلومات .

· إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه .

· حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه .

· الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

ما لدينا


* مراحل العمل
* تطبيقات الارشفه
* الاجهزه
* الدعم الفني
* البرامج المستخدمة
* الأمن النموذجي داخل المركز

مراحل العمل

أولا : الاستشارات والدراسات التفصيلية .

يتم تكوين فريق عمل يخدم الوضع الحالي والمستقبلي داخل المؤسسات وذلك لوضع خطه العمل لدي هذه المؤسسات علي اختلاف أحجامها وأنشطتها .

ثانيا : الإعداد والتجهيز والتسجيل .

هي مرحلة استقبال وإعداد المستندات وفرزها ومطابقتها طبقا لمتطلبات التعاقد مع العميل من حيث المواصفات واستكمال البيانات .
ثم نقوم بتجهيز رقم كودي أرشيفي موحد لا يتم تكراره داخل المشروع وذلك لسهولة البحث والاسترجاع للنسخة المادية أو الالكترونية بسهوله .
وبعد ذلك نقوم بتسجيل المستندات باستخدام الكود الأرشيفي .

ثالثا : إدخال البيانات .

نحن قاده وذلك عندما يتعلق الأمر بمرحلة إدخال البيانات فنحن لدينا كل البرامج الخاصة بإدخال كافة أنواع البيانات .
ويتم في هذه المرحلة إدخال بيانات المستند المطلوب أرشفته وفقا للتطبيق المتفق عليه والتي تتوافق مع متطلبات العميل .







رابعا : المسح الضوئي :

يتوافر لدينا أجهزة المسح الضوئي ذات الكفاءة العالية والتي تعطينا صوره فائقة الجودة .
وفي هذه المرحلة يتم المسح الضوئي للمستندات وحفظ نسخه الكترونية من المستند للرجوع إليه عند الحاجة وربط هذه النسخة بقاعدة البيانات الخاصة بها .


خامسا : المراجعة .

من خلال هذه المرحلة يتم مقارنة البيانات المدخلة في مرحلة إدخال البيانات مع الصورة المدخلة في مرحلة المسح الضوئي والتأكد من دقة هذه البيانات وإصلاح وتعديل الأخطاء وإمكانية إعادة تصوير المستند .

سادسا : الارشفه الالكترونية .

هي مرحلة تجهيز المستندات وبياناتها لمرحلة الحفظ المادي الالكتروني وذلك بربط الرقم الأرشيفي بمكان الحفظ .

سابعا : الحفظ المادي .

من خلال هذه المرحلة تتم عملية التخزين المادي للمستندات في إطار استخدام النظم التكنولوجية وذلك عن طريق تحديد :
( الحجرة – الراك – الرف – الصندوق – الحافظة ) .
التي تمكن من الوصول إلي المستندات بأسرع وأسهل الطرق الممكنة .









تطبيقات الارشفه

نكون .. أولا نكون .. هذا هو السؤال

ومن اجل ضمان نظام أرشيف الكتروني ناجح يقوم بعمليات التخزين والإتاحة والتامين لهذه الوثائق نجد انه لدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات الأرشفة والتي يمكن تطبيقها كلها أو بعضها حسب ظروف كل منظمه وهي :

§ تطبيقات Registration

§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry

§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning

§ تطبيقات مراقبة الجودة Quality Control

§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management

§ تطبيقات Work Flow

§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)

§ تطبيقات OCR

§ تطبيقات Web Application

§ تطبيقات التقارير

§ تطبيقات إدارة النظام
( تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير ) .




الاجهزه

لدينا احدث الأجهزة المستخدمة في الأرشفة و منها:
· الحاسبات الآلية
· الماسحات الضوئية




طابعات البار كود





قارئ البار كود






الطابعات






الدعم الفني

• وضع مواصفات الأجهزة والبرامج المطلوبة .

• تحليل و تصميم النظام .

• تطوير البرامج لتنفيذ النظام .

• الاستشارات الفنية لجميع المراحل .

• تجهيز الوسائط التي يطلبها العميل لوضع المنتج النهائي بها (أسطوانات ضوئية – شرائط ممغنطه أقراص صلبه– web Access )

• تطبيق فعلى / تجريبي للنظام .

• المتابعة الفنية للمشروع بالكامل .

• التأمين التقني للمعلومات و الوثائق و الأجهزة و البرامج.


البرامج المستخدمة

برامج أرشفة عالمية:


·Laser fish

·Arab Dox

·Elo

·C M

·Kofax



الأمن النموذجي داخل المركز

* إجراءات الأمن و السلامة *
إن السلامة و الصحة المهنية في الأرشيف الالكتروني لها هدف واحد وهو التميز في السلامة ودرء الأخطار قدر الإمكان ولذلك فإننا نحرص دائماً داخل المركز على تطبيق مبدأ السلامة لجميع الموظفين و الأجهزة بما يكفل الأداء المتميز .. و من هذا المنطلق و الهدف نسعى إلى تطبيقه على الواقع العملي من خلال:

1- توفير معدات السلامة و الوقاية الصحية للعاملين .
- جهاز إنذار الحريق

[/URL]
هو من الأجهزة الهامة والضرورية هي تقي من نشوب حريق قد يقضي على المؤسسة بكاملها. يتكون جهاز كاشف الدخان Smoke Detector من جزئيين أساسيين أولهما مجس حساس للضوء وهو الفوتوديود Photodiode والجزء الثاني هو جهاز الكتروني يصدر صوت إنذار مرتفع عند تواجد دخان .

- طفايات حريق

(http://images.google.com.eg/imgres?imgurl=http://www.archtrix.com/portal/images/products/845310.jpg&imgrefurl=http://www.archtrix.com/portal/start-42&usg=__SB21XtJOo6XfWOAFVE4q3JfWSzQ=&h=1696&w=1918&sz=520&hl=ar&start=5&tbnid=BYmfCtzIQhoFUM:&tbnh=133&tbnw=150&prev=/images%3Fq%3D%25D8%25A7%25D9%2586%25D8%25B0%25D8%2 5A7%25D8%25B1%2B%25D8%25AD%25D8%25B1%25D9%258A%25D 9%2582%26gbv%3D2%26hl%3Dar)

يتوافر لدينا أعداد كبيره من طفايات الحريق وذلك لتلافي أي أخطار قد تحدث .



- رش المبيدات



توجد أمور كثيرة يفترض إعطاؤهاالاهتمام والمتابعة و في مقدمتها موضوع النظافة
حيث يتم توفير كل ما يلزم لعملياتالرش وبالشكل الفعال وبالأوقات المبكرة حتى يحد من عملية التكاثر, وبالتالي فإننا نقوم بحملةمكثفة للقضاء على البيوض في مناطق التكاثر وذلك باستخدام المبيدات بالنسبالمطلوبة وبفترات زمنية متتالية وبالتالي نكون قد ساهمنا فيالقضاء على هذه الحشرات والحد من أضرارها وإزعاجاتها وتأثيرها على الصحة العامةبشكل عام.‏


[URL="http://images.google.com.eg/imgres?imgurl=http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/1/11/No_smoking_symbol.svg/180px-No_smoking_symbol.svg.png&imgrefurl=http://ar.wikipedia.org/wiki/%25D8%25B9%25D9%2584%25D8%25A7%25D9%2585%25D8%25A9&usg=__A5WmfJUA4jsU616pGWIdpul1rUU=&h=145&w=180&sz=9&hl=ar&start=1&tbnid=tN2bbxEPy1X06M:&tbnh=81&tbnw=101&prev=/images%3Fq%3D%25D8%25B9%25D9%2584%25D8%25A7%25D9%2 585%25D9%2587%2B%25D9%2585%25D9%2585%25D9%2586%25D 9%2588%25D8%25B9%2B%25D8%25A7%25D9%2584%25D8%25AA% 25D8%25AF%25D8%25AE%25D9%258A%25D9%2586%26gbv%3D2% 26hl%3Dar"] (http://images.google.com.eg/imgres?imgurl=http://www.al-akhbar.com/files/images/14_20080725_pic1.full.jpg&imgrefurl=http://www.al-akhbar.com/ar/taxonomy/term/15607,15790&usg=__irMZglNpedmwYGCeqd1c6F8liyU=&h=274&w=464&sz=37&hl=ar&start=2&um=1&tbnid=fgabsctdSGFniM:&tbnh=76&tbnw=128&prev=/images%3Fq%3D%25D8%25B1%25D8%25B4%2B%25D8%25A7%25D 9%2584%25D9%2585%25D8%25A8%25D9%258A%25D8%25AF%25D 8%25A7%25D8%25AA%26hl%3Dar%26sa%3DN%26um%3D1)

2. توفير الجو الصحي للعاملين من خلال الأتي:

a. إجراء الفحوصات الدورية لمواقع العمل الخطرة

b. إقامة دورات إسعافية في مجال الإسعافات الأولية للتوعية

c . تعريف الموظفين طريقة التعامل مع الآلة و كيفية تلاف و تجنب إصابة العمل








الخدمات


- هل ترغب في حفظ جميع مستنداتك القديمة في قرص مدمج ؟
- هل تحتاج أحيانا إلي استخدام الماسح الضوئي ؟

- هل لديك الموظفين ولكنك تفتقد النظام ؟

- يمكنك تدريب الموظفين .

- يمكنك الحصول علي الدعم الفني .



فنحن اليوم لدينا الفرصة الحقيقية لاستخدام نظام الأرشفة الالكترونية والقضاء علي عدم الكفاءة في هذا المجال وتوفير أفضل تجربه لعملائنا لأننا :



· لدينا اكبر خبره في هذا المجال وذلك من خلال برنامج التدريب المستمر .

· وموظفينا دائماً قادرين علي مساعدتك .

· نحن نكرس ميزانيات كبيره لتنمية الأفراد وتدريبهم وذلك سعيا لتحقيق التفوق .

· مهما كانت متطلباتك سوف تجد الدعم والمشورة .







أولا : نشاط الاستشارات

· دراسة الوضع القائم في مجتمع المستفيدين وتحديد الاحتياجات .
· وضع مواصفات الاجهزه والبرامج المطلوبة .
· تصميم نماذج المدخلات والمخرجات .
· وضع مواصفات فرق العمل المطلوبة .
· تصميم نظم التصنيف والفهرسة والتكشف والاستخلاص .
· تصميم دورة العمل .
· وضع خطة التنفيذ .
· تصميم استمارات استقصاء الرأي واختيار العينات .
· تدريب إفراد المؤسسات علي تنفيذ مشروعات الكم المتراكم .



ثانياً : نشاط تنفيذ المشروعات .

· توفير فرق العمل والأجهزة والمعدات والمكان لتنفيذ مشروعات الكم المتراكم داخل مقر العميل طالب الخدمة .

ثالثاً :


· المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات بشريه 500 موظف :
- 200 محطة إدخال بيانات / وردية .
- 100 محطة مراجعة بيانات / وردية .
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية .
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات .









ملف أعمالنا


* الشركاء
* المشروعات
* ما تم انجازه

إذا بحثت في السوق قد تجد الشركات التي تقدم مختلف الخدمات في انظمه الأرشفة الالكترونية ولكن ما يميزنا عن الآخرين :
· المرونة .
· القدرة علي طرح حلول فريدة .
· رضا العملاء .
· تقديم بيانات ومعلومات دقيقه وبسرعة .
· دراسة نوعية العمل لدي العميل .
· نستقبل الاستفسارات علي مدار 13 ساعة يومياً عدا الجمعة .

نحن المركز الوحيد الذي من شانه أن يضمن النتائج والتنفيذ في الوقت المناسب .




الشركاء









المشروعات

60مليون وثيقة تم أرشفتها داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني

ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات حيث تم أرشفة مالا يقل عن 60 مليون مستند .
والمشروعات تتلخص في :
مشروعات مع البريد المصري .
- عملاء التوفير
- دفتر استثمار البورصة

مشروع اتصالات مصر .

مشروع بنك الإسكندرية .

مشروع حماية المستهلك

المراكز الفرعية بجمهورية مصر العربية

· فرع رمسيس ( السبيل )

· فرع رمسيس ( مركز الحركة الرئيسي )

· فرع طنطا

· فرع الإسكندرية

· فرع سوهاج



وفي استكمال لما تم انجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من الانجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .

وقد تم البدء في الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية

( الغربية ، الشرقية ، الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .
وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .
ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد ( E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي تقدمها الهيئة .
بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير.
ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح مستفيديها .



ما تم انجازه

أولا : بنك الإسكندرية







ثانيا : مشروع مع البريد المصري ( البورصة )











الافتتاح :


تم افتتاح المركز في نوفمبر 2006 بمدينه 6 أكتوبر وكان ذلك بحضور



المهندس / طارق كامل وزير الاتصالات وأكد من خلالها أن مصر والدول العربية تحتاج إلي إنشاء نظم المعلومات عموما ونظم حفظ واسترجاع الوثائق علي وجه الخصوص مشيرا إلي أن نجاح النظم يحتاج بجانب الأجهزة والمعدات والبرمجيات إلي نشاط إدخال الكم المتراكم من الوثائق والبيانات إلي نظم حفظ قواعد البيانات الخاصة بهذه النظم .



وقد رافقه الافتتاح المهندس / علاء فهمي رئيس الهيئة القومية للبريد.




وأكد المهندس / محمد والي مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني انه بالرغم من وجود العديد من الشركات المتخصصة في توريد الاجهزه (H.W) إلا انه لا توجد شركات علي مستوي عال من الكفاءة في مجال إدخال الكميات الضخمة من الوثائق والبيانات إلي النظم .


" صور "






اتصل بنا









العنوان :
مدينه 6 أكتوبر – ميدان ليلة القدر – ش السنترال
التليفون :
38306472 – 38313831 – 39124620 – 39124621
E-MAIL : e-archive@egyptpost.org

[على حسن علام]

مواصفات المؤسسة الناجحة

الكثير تنقصه الثقة بالنفس في شتى مجالات حياته و قد تحدث بعض الأمور تعوق هذه الثقة فلنقرأ هذه الكلمات البسيطة و نحاول أن نؤمن بجدواها . ومدى فعاليتها في النفس .
سئل نابليون : كيف استطعت أن تولد الثقة في نفوس أفراد جيشك فأجاب كنت أرد على ثلاث بثلاث :
من قال لا أقدر..قلت له..حاول
من قال لا أعرف..قلت له..تعلم
من قال مستحيل..قلت له..جرب

فما هي مواصفات المؤسسة الناجحة ؟
ما هو الهدف الذي نسعى إليه ؟ 00

التواجد و الاستمرار
إذن فالاستمرارية هي الهدف الرئيسي لأي منشأة00
و هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب الإجابة عليها و هي :
- من نحن ؟ أفراد نريد تكوين مؤسسة ما ...
- ماذا لدينا من مؤهلات علمية و إمكانيات مادية و أهداف و خطط خاصة بطبيعة العمل الذي نسعى إليه؟
- أين نريد أن نعمل ؟ هل في مكان محدود أم على نطاق أوسع؟
و من هنا نتطرق إلي :

ما هي مواصفات المؤسسة الناجحة؟

- أن يكون لدى أعضائها تصور واضح و مشترك لأهداف المؤسسة.
- التعاون على كافة المستويات الإدارية الأفقي و الرأسي.
- و من أهم النقاط لتكوين مؤسسة ناجحة هي اختيار المدير المناسب و الذي يجب أن يتوافر فيه مجموعة من المواصفات أهمها :

أن يكون موصل جيد – مستمع جيد – لدية قدرة على الابتكار – استقطاب المواهب – ماهر في قرأه الشخصية – ذو مستوى مهاري عالي – لديه قدرة على القيادة – حساس حيال المواضيع الشخصية – متماسك بشكل كبير – حديثة مدروس و دقيق – عميق التفكير – ذو شفافية و غير غامض – شريف تماما – لدية القدرة على الابتكار – الحلم و الصبر و الرؤية الثاقبة – التواجد و عدم الانعزال – الصدق والأمانة وعدم الغش والخداع – العدل بين العاملين مع الأخذ في الاعتبار أن العدل ليس في المساواة – الحوار وإبراز الرأي – احترام
كرامة ومشاعر العاملين – التيسير والتسامح والتقارب والتفاؤل .
- ولتحقيق هدف المؤسسة على المدى القريب والبعيد يجب العمل بروح الفريق.
و لكي تتحقق هذه الأهداف لابد و أن يكون لدى أي منشأة إستراتيجية بعيدة المدى يتم التخطيط لها عن طريق وضع مجموعة خطط متتابعة للوصول إلى الهدف.. ويأخذنا هذا الأمر إلى سؤال عن معنى التخطيط و معنى الخطة الإستراتيجية.

التخطيط
هو القدرة على تصور المستقبل لتلبية الاحتياجات في ضوء الأهداف والإمكانيات المتاحة والتنبوء بالمشكلات التي من الممكن أن تصادفنا واقتراح آليات العمل المناسبة .

الخطة الإستراتيجية
هي وثيقة مكتوبة تلتزم بها كافة الإدارات تتناول أولويات المؤسسة وطموحاتها وتشرح الوضع الحالي ثم تبين رؤية عامة لمستقبلها.
و هذا يقودنا إلى لماذا نحتاج الخطة الإستراتيجية؟
1- لتحدد التوجه والرؤية المشتركة بين العاملين حول أهداف المؤسسة .
2- توفر إطار عام وتحدد أولويات العمل في الإدارات المختلفة.
3- توضح البرامج والسياسات التي تعمل علي ترجمة هذه الإدارات إلى الواقع.
4- توفر مراجعة واضحة ودقيقة لعملية المتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي ما هي قواعد التخطيط والتي تنقسم إلى :
- تحديد الأولويات .
- تقليل المخاطر المتوقعة على المدى القريب والبعيد.
- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الإدارات على المستوى الأفقي و الرأسي.
- الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحة داخل المؤسسة.
- محاولة السيطرة أولاً بأول على مشاكل التنفيذ حتى لا تتفاقم .
- المراجعة الأساسية لعمليات التنفيذ والمتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي :
ما هي مكونات الخطة الإستراتيجية ؟
1 – منهجية إعداد الخطة الإستراتيجية 00 أي وضع دراسة شاملة للخطة المتبعة داخل المؤسسة .
2 – تحليل البيئة الداخلية و الخارجية للعمل 00 عن طريق إعداد دراسة كاملة عن بيئة العمل بداية من موقع العمل و إنتهائا بطبيعة الأفراد داخل منظومة العمل .
3 – الرؤية والرسالة .. أن يكون لدينا رؤية مستقبلية و تخطيط و هذا يحدث من خلال تحديد الرسالة التي نسعى لتحقيقها.
4 – القيمة المؤسسية .. أن يكون لدى فريق العمل إيمان كامل بأهداف المؤسسة والعمل على تحقيق هذه الأهداف وإنجاحها.
5 – الأهداف الوطنية و الإستراتيجية .. أي مؤسسة يكون لديها أهداف خاصة و لكن يجب ألا تأتي على الأهداف العامة.
6 – مؤشر الأداء .. و هذا يحدث من خلال المتابعة الدقيقة للعمل .
7 – تحديد البرامج و خطط العمل المتبعة داخل المؤسسة.
8 – آلية المتابعة و قياس الأداء .. و هي من أكثر الأهداف أهمية حيث يجب متابعة ما تم التخطيط إليه حيث أنه لا يكفي أداء المهام بقدر أهمية إتقانها.
حاول التغلب على أي تردد ينتابك فيما يتعلق بإسناد المهام للمساعدين فأنت لا يمكنك القيام بكل عمل بمفردك.
- يمكنك تصحيح أي خطأ في الفهم قبل أن يؤثر على العمل عن طريق الحصول على تقرير عند مناقشة المهام المطلوبة.
- يجب أن تضع المسار لمجموعة العمل و نقاط التحكم و التحليل حتى يمكن معرفة الأخطاء قبل أن تتسبب في مشكلة.
- استخدام مجموعات متعددة الأقسام لتنفيذ المهام التي تتعدى حدود العمل داخل القسم فهذه الإستراتيجية في توزيع المسئوليات أثبتت جدواها في معظم الحالات.
- استخدام البرامج في العمل يساعد كثيرا في جدولة الأعمال المعطلة.
- أن التفكير في ترتيب هذه الأولويات يمكن أن تساعدك في الدبلوماسية والمناقشات المفتوحة مع كل الأطراف في التوصل إلى حلول يمكن الأخذ بها.
وأخيرا يجب على جميع القائمين في المؤسسة الإيمان بأن :
قوة الأفكار لا تجدي ما لم تقترن بالعمل.
الإبداع ليس سوى التحرر من النمطية.
العقل خلق ليعمل.

السيد المهندس / محمد والي
مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني



يقدمه : المهندس محمد والي

إذا كنت على الدرجات الأولى من السلم الإداري أو كنت متربعاً على أعلى الدرجات فيه . وأنت بالطبع تدرك مدى التعقيد الذي وصلت إليه عملية الإدارة في الوقت الحالي , ومدى أهمية قدرتك كمدير على تحقيق النجاح في سوق العمل اليوم ، لا يهم مدى خبرتك في هذا المجال , فأنت تعرف أن مقدرتك على إنجاز العمل بواسطة الآخرين تحتاج دائماً إلى العمل على تحسينها .

· ما مدى أهمية أن أساعد الموظفين على أن يجدوا العمل متعة ؟
في الحقيقة يضع العاملون الحصول على المتعة في العمل كمتطلب ضروري للشعور بالإشباع من العمل ماذا يعنون بكلمة " متعة " ؟ لا يعنى ذلك تضيع الوقت وعدم العمل .
فطبقاً للدراسات التي أجريت حول الأشياء المطلوبة لجعل العمل ممتعاً , كان العمل الجماعي هو أعظم العوامل المذكورة . ويقول الموظفون بأنهم يستمتعون بالتعاون الذي يجمع بينهم كفريق واحد لتحقيق الأهداف المشتركة. وأنهم يقدرون قيمة الصداقة الحميمة , مع الحصول يومياً على جرعات الفكاهة وروح الود التي تظهر من خلالها .
عندما نريد أن نؤدي الكثير من العمل بأقل جهد , وعندما يصبح ضغط العمل واقعاً لا مناص منه من وقائع الحياة اليومية , يمكن أن يكون الضحك طريقة فعالة لـ :

v تقليل الضغط
v التخلص من الغضب
v تقليل المقاومة للتغيير
v توليد فكر خلاق
v إنتاج سلوكيات ايجابية
v تقليل نسبه الغياب ومعدل دوران العمالة

إن إضافة القليل من الضحك للاجتماعات التي تتميز بالجدية يمكن أن تغير كثيراً .
يعتبر العمل مهمة جادة , ولكن لا يعنى ذلك بأن يتحول مكان العمل إلى مكان كئيب ثقيل على النفس. خلال الأوقات الاقتصادية الصعبة , فيبدو عدم الظهور بمظهر حزين وكئيب وكأنه من المحرمات , حيث يرتبط ذلك ذهنياً مع زيادة الإنتاجية (أي أن يداوم الشخص على العمل ويعكف علية بجهد شديد , إذاً فنحن نعمل جاهدين لنبدو جادين . وهذا بالضبط مالا ينبغي علينا القيام به. إن البيئة المتفائلة الايجابية تعتبر شيئا صحيا خلال الأوقات الطيبة والصعبة على السواء .

ما مسؤولياتك كقائد فريق ؟
هي أن تكون القدوة فيما يتعلق بالسلوكيات والمواقف التي ترغب في أن تراها في فريقك . ينبغي عليك عرض المعلومات على كل أعضاء فريقك , تماماً كما تتوقع أن يقوم أفراد الفريق بتبادل المعلومات بين بعضهم البعض. فإذا قمت بعرض المعلومات على عدد ضئيل فقط من أفراد الفريق فسوف يحجب الأفراد المعلومات عن بعضهم البعض .

والذي ينبغي عليك كقائد فريق إظهار الاحترام لكل فرد من أفراد الفريق واحترام أي مساهمة يقدمها أي شخص لصالح العمل . كما يجب أن تدرك أن كل أفراد فريقك يمتلكون حق إبداء أرائهم الشخصية كما انك لست مضطراً للموافقة عليها .
ولكن ينبغي عليك أن تدرك أن رأى كل شخص صحيح من وجهة نظرة كما ينبغي عليك تشجيع كل أعضاء فريقك وذلك عندما تقوم لأول مرة بتشكيل فريق عمل .
ويجب عليك تكريس الوقت والجهد لصنع مناخ من الدعم والتشجيع والتواصل والقبول المتبادل .
شجع فريقك على الاستمتاع بوقتهم حتى يتم القضاء على الضغط العصبي .
بينما يبدأ الموظفون في الاعتياد على فكرة التعاون والمشاركة كفريق سيـبدءون في الاستقرار .
ولكن لا تتصور أن مهمتك قد انتهت عند هذا الحد , فينبغي عليك الاستمرار في معاملة الجميع بصورة متساوية وباحترام متساوي .

إياك أن تنسى قول شكراً .

واحتفل بنجاح الأفراد ولو حتى باجتماع بسيط تقدم فيه الشكر لهم

لان الجميع قد ساهموا في هذا النجاح بصورة أو بأخرى .







كيف تكون ناجحاً في الحياة
ابدأ بنفسك
حاول أن تنجح في إدارة ذاتك ، وفي تعاملك مع نفسك ، ثق بنفسك فعدم الثقة يؤدي إلى عدم القدرة علي التميز ، لأنك ترى نفسك ضعيفة ودونية ..
إليك هذه الخطوات العملية لبناء الثقة في النفس :
أعرف نفسك :
· تعرف على المميزات التي بداخلك وكيف تستخدمها .
· لا تربط نفسك بمجال معين .
· افتح عقلك في أكثر من أمر وأكثر من مجال .
· ردد الكلمات التي تدفعك للنجاح مثل ( أحاول – سوف أتعلم – أفكر في هذا الموضوع )
ولا تردد الكلمات المهبطة ( لا اقدر – لا أستطيع - لا أعرف) .
· حدد نقاط القوة لديك .. خذ ورقة واكتب فيها المميزات والقدرات التي لديك.. وإذا أردت أن تعمل قارن هذه المميزات والقدرات بالعمل الذي تقوم به .
طور نفسك :
بعد تحديد نقاط القوة عندك، انتقل إلى المرحلة القادمة وهي طور نفسك وذلك بالترقي والتدرج والثبات، لا تكثر على نفسك ثم تنقطع، قال صلى الله عليه وسلم ( أحب العمل إلى الله أدومه وإن قل ). مارس دائما ولو فشلت.. فالفشل يبقى في الماضي وأنت في الحاضر .كما أن الوسطية في كل شئ مع الاستمرار تدفع بك إلى الأمام في طريق النجاح .
تخلص من عيوبك :
لكل إنسان عيوب وهي تحد من النجاح..
كيف تتخلص من عيوبك ؟
اعترف بعيوبك ، اكتب النقائص التي فيك على ورقه مثل : الاستعجال – عدم الثقة في الآخرين – إفراط في الثقة في الآخرين - حب الظهور- الخجل - ضياع الوقت.
ثم ابدأ بعلاج نفسك.. واعلم أن سعيك بإصلاح نفسك والقضاء على نقاط الضعف هي من أعلى نقاط القوة فيك وهي البداية الصحيحة .. (ومن صحة بدايته صحة نهايته ) .

الإرادة
الإرادة هي القوة الخفية لدى الإنسان وهي تعني اشتياق النفس وميلها الشديد إلى فعل شيء ما ، وتجد أنها راغبة فيه ومدفوعة إليه..
للإرادة شروط:
· تحديد الهدف .. حدد هدفك وبين وجهتك ، وليكن هدفا عاليا..
مثلا : ( أن أكون طبيبا / أن أكون مديرا ناجحا / أن أكون معلماً مميزاً ) وتصور هدفك .. .
أمور تزيد على الإنتاجية والفاعلية :
1. تحديد الأهداف وتقسيمها إلى : أهداف كبرى ، أهداف جزئيه "صغرى" .. اجعل الأهداف الجزئية في خدمة الهدف الأكبر. وقدم دائما ( ماذا ) على ( كيف ).. أي ماذا سأفعل ؟ ، ثم كيف سأفعل ؟
2. نظم وقتك .
3. قوي علاقتك بالآخرين . اكسب الأصدقاء .
4. تقويم الأداء .. بعد فترة قف .. وراجع عملك .
5. كن متفائلا .
وأخيرا "من لا يتقدم لا يبقى في موقعه بل يتقهقر " .



المهندس / محمد والي
مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني













مركز خدمات الأرشيف الالكتروني المتكامل

شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشامله في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والانظمه التي تقوم علي تنظيم الأرشفة والأرشيف الالكتروني .

فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني التابع للهيئة القومية للبريد .
والذي تأسس في نوفمبر 2006 بمدينه السادس من أكتوبر .

جاء ليخدم الوضع الحالي والمستقبلي لكافة المؤسسات وذلك علي اختلاف أحجامها وأنشطتها ..

ووصولا إلى تحقيق ما هو مطلوب ولكسب السبق في المنافسة ..
فإن العميل يلحظ التباين بين المركز وبين تلك التي تعمل في مثل هذا المجال ..

وفي الأرشيف الالكتروني ..
هناك محاولات للتجديد ..
بتقديم ما لا يقدمه المنافسون في نفس المجال ..

و جاء علي لسان المهندس/ محمد والي مدير المركز أنهم يقومون بقراءة جيدة ومتواصلة لكل جديد في هذا المجال..
لهذا فنجد إن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني كسب الرهان بالجمع بين كونه تابع لهيئة حكوميه وتقديمه لخدمات متكاملة في مجال الأرشفة الالكترونية عن طريق منافسة شريفة تقوم على عنصر التميز والعمل ..
ولهذا فليس من الإنصاف في شيء .. أن نغفل عن هذا الانجاز الضخم والمميز ..
فالمركز يوظف كل إمكانياته لتحقيق مجموعه من الأهداف أهمها :
الوصول بنا إلي مجتمع بلا أوراق : فإحدى السلبيات الكبيرة لوسائل الأرشفة القديمة هي التعامل مع الكم الكبير من الأوراق والملفات التي يمتلئ بها الأرشيف في مختلف المؤسسات ومن هذا المنطلق فإن المركز يضمن سهولة تخزين واسترجاع هذه الملفات الورقية بسلاسة ويسر من خلال المعالجة الآلية المتكاملة لانجاز ومتابعه تدفق الأعمال لدي المؤسسات المختلفة سواء العام منها أو الخاص .
تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية :فتطبيق نظام الأرشيف الالكتروني يعدالبوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية مما يؤدي إلي الرفع من أداء المؤسسات الحكومية والتقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .
القضاء علي الروتين : عن طريق استخدام نظام أرشيفي ناجح فإنه يستطيع ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وبالتالي سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاقها مما يوفر الوقت والجهد .
تامين المعلومات ضد الكوارث : لديه كافة الوسائل لتأمين البيانات المخزنة ضدأيةمخاطر محتملة كانت تهدد نظام الأرشفة التقليدي مثل مخاطر الحريق أو تلف المستندات الورقية .
تسهيل التعامل مع المستندات ومحتوياتها : يقوم بتحويل محتوى الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق .
توفير السرية والأمان للمستندات ومحتوياتها :يقوم بتأمين الملفات وحمايتها مع الحفاظ علىالسرية التامة للبيانات بحيث لايطلع عليها إلاالشخص المصرح لهبذلك .
توفير وحسن استغلال المساحات : وذلك عن طريق توفير مساحات أقل لتخزين المستندات الورقية .
سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية : عن طريق استخدام تقنيات متقدمه لتداول الوثائق بين المستخدمين .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه مما يوفر تبادل المعلومات بينمستخدمي الأرشيف والذي يؤدي بدوره إليتوفير الوقت مهما كانحجم هذه البيانات .

الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

· هذا بالإضافة إلي أن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني ليس فقط عماله مدربة وحاسبات وحزمة برامج ، ولكنهم حريصين علي تامين وحماية الملفات مع المحافظة علي أصولها وذلك من خلال تطبيق مجموعه متكاملة من الأساليب التي توفر التامين الشامل للمعلومات التي تم تخزينها .


مركز الأرشيف الالكتروني المتكامل

· الأرشيف الالكتروني من اكبر المشروعات المتطورة في البريد المصري
· التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج
· توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل
· مراكز فرعيه للأرشيف بالمحافظات " 8 " مراكز
· المركز يوفر فرص عمل كثيرة للشباب

لم يخطر ببال احد أن يتساءل عن مصير الأوراق والمستندات الهامه التي تتكدس بالهيئات المختلفة كالوزارات والجامعات بعد سنوات طويلة حيث يصفر لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الإطلاع عليها واستدعائها وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أن توضع في اجوله حتى يتم إعدامها .

الأرشيف : هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والاداره معا وأصبح اليوم يمثل العنصر الأساسي في الاداره .
ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية .

من أهم التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقيه والتي تتزايد بشكل يومي بالاشاره إلي بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغول بمختلف أنواع الوثائق ( مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ...) . إذ تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء هذه الوثائق ، أو مده البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات المطلوبة ، فان ذلك يؤدي إلي زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .


فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني

فهو يضم جميع مراحل الارشفه الالكترونية وهي (الإعداد والتجهيز ،إدخال البيانات ، المسح الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ........) . وذلك باستخدام أحدث التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً.

والمركز يفتح الآفاق أمام الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة والمحافظات .

وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني والمصنف في المستوي الاعلي لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه النظم ذات المستوي الأقل .

فالأرشيف الالكتروني يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية وبالتالي فتظهر لنا

الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية ومنها :

1/ توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .
2/ سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها .
3/ سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل .
4/ تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية .
5/ استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات
6/ سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية .
7/ السرية التامة باستخدام أحدث التقنيات في مجال تامين المعلومات .
8/ إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه .
9/ حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه .
10/ الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

ولدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات الأرشفة وهي :

§ تطبيقات Registration
§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry
§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning
§ تطبيقات مراقبة الجودة Quality Control
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management
§ تطبيقات Work Flow
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)
§ تطبيقات OCR
§ تطبيقات Web Application
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام
( تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير )

وإمكانيات المركز تتلخص في :

1 - الاستشارات والتصميمات لأنظمة الأرشفة الالكترونية والمادية .
2 – الأرشفة الالكترونية .
3 – الأرشفة المادية .
4 – التأمين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج .
5 – التدريب .
6 – توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل أو في المركز .
7 – مراكز فرعيه بالمحافظات " 8 مراكز " وجاري زيادة هذه المراكز والتوسع جغرافياً لتشمل جميع مناطق البريد في الجمهوريه .
8 - المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات :
- 150 محطة إدخال بيانات / وردية .
- 75 محطة مراجعة بيانات / وردية .
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية .
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات

ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات ومنها أرشفة ما يتجاوز ال60 مليون مستند

والمشروعات هي:

· مشروعات مع البريد المصري ومنها .
- عملاء التوفير - دفتر استثمار البورصة
· مشروع اتصالات مصر .
· مشروع بنك الاسكندريه مليون مستند .
· مشروع حماية المستهلك " يومي " .
· مشروع ال DOOR TO DOOR .

وفي استكمال لما تم إنجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من الإنجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .

وقد تم البدء في الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية
( الغربية ، الشرقية ، الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .

وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .

ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد ( E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي تقدمها الهيئة .

بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير (وزارات – هيئات ومؤسسات – شركات خاصة).

ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح مستفيديها .

يقع المركز الرئيسي في مدينة 6 أكتوبر – ميدان ليلة القدر
ت / فاكس : 38313831
ت / 39124621
e-Archive@EGYPT POST.ORG

[على حسن علام]

مواصفات المؤسسة الناجحة


الكثير تنقصه الثقة بالنفس في شتى مجالات حياته و قد تحدث بعض الأمور تعوق هذه الثقة فلنقرأ هذه الكلمات البسيطة و نحاول أن نؤمن بجدواها . ومدى فعاليتها في النفس .
سئل نابليون : كيف استطعت أن تولد الثقة في نفوس أفراد جيشك فأجاب كنت أرد على ثلاث بثلاث :
من قال لا أقدر..قلت له..حاول
من قال لا أعرف..قلت له..تعلم
من قال مستحيل..قلت له..جرب

فما هي مواصفات المؤسسة الناجحة ؟
ما هو الهدف الذي نسعى إليه ؟ 00

التواجد و الاستمرار
إذن فالاستمرارية هي الهدف الرئيسي لأي منشأة00
و هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب الإجابة عليها و هي :
- من نحن ؟ أفراد نريد تكوين مؤسسة ما ...
- ماذا لدينا من مؤهلات علمية و إمكانيات مادية و أهداف و خطط خاصة بطبيعة العمل الذي نسعى إليه؟
- أين نريد أن نعمل ؟ هل في مكان محدود أم على نطاق أوسع؟
و من هنا نتطرق إلي :

ما هي مواصفات المؤسسة الناجحة؟

- أن يكون لدى أعضائها تصور واضح و مشترك لأهداف المؤسسة.
- التعاون على كافة المستويات الإدارية الأفقي و الرأسي.
- و من أهم النقاط لتكوين مؤسسة ناجحة هي اختيار المدير المناسب و الذي يجب أن يتوافر فيه مجموعة من المواصفات أهمها :

أن يكون موصل جيد – مستمع جيد – لدية قدرة على الابتكار – استقطاب المواهب – ماهر في قرأه الشخصية – ذو مستوى مهاري عالي – لديه قدرة على القيادة – حساس حيال المواضيع الشخصية – متماسك بشكل كبير – حديثة مدروس و دقيق – عميق التفكير – ذو شفافية و غير غامض – شريف تماما – لدية القدرة على الابتكار – الحلم و الصبر و الرؤية الثاقبة – التواجد و عدم الانعزال – الصدق والأمانة وعدم الغش والخداع – العدل بين العاملين مع الأخذ في الاعتبار أن العدل ليس في المساواة – الحوار وإبراز الرأي – احترام
كرامة ومشاعر العاملين – التيسير والتسامح والتقارب والتفاؤل .
- ولتحقيق هدف المؤسسة على المدى القريب والبعيد يجب العمل بروح الفريق.
و لكي تتحقق هذه الأهداف لابد و أن يكون لدى أي منشأة إستراتيجية بعيدة المدى يتم التخطيط لها عن طريق وضع مجموعة خطط متتابعة للوصول إلى الهدف.. ويأخذنا هذا الأمر إلى سؤال عن معنى التخطيط و معنى الخطة الإستراتيجية.

التخطيط
هو القدرة على تصور المستقبل لتلبية الاحتياجات في ضوء الأهداف والإمكانيات المتاحة والتنبوء بالمشكلات التي من الممكن أن تصادفنا واقتراح آليات العمل المناسبة .

الخطة الإستراتيجية
هي وثيقة مكتوبة تلتزم بها كافة الإدارات تتناول أولويات المؤسسة وطموحاتها وتشرح الوضع الحالي ثم تبين رؤية عامة لمستقبلها.
و هذا يقودنا إلى لماذا نحتاج الخطة الإستراتيجية؟
1- لتحدد التوجه والرؤية المشتركة بين العاملين حول أهداف المؤسسة .
2- توفر إطار عام وتحدد أولويات العمل في الإدارات المختلفة.
3- توضح البرامج والسياسات التي تعمل علي ترجمة هذه الإدارات إلى الواقع.
4- توفر مراجعة واضحة ودقيقة لعملية المتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي ما هي قواعد التخطيط والتي تنقسم إلى :
- تحديد الأولويات .
- تقليل المخاطر المتوقعة على المدى القريب والبعيد.
- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الإدارات على المستوى الأفقي و الرأسي.
- الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحة داخل المؤسسة.
- محاولة السيطرة أولاً بأول على مشاكل التنفيذ حتى لا تتفاقم .
- المراجعة الأساسية لعمليات التنفيذ والمتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي :
ما هي مكونات الخطة الإستراتيجية ؟
1 – منهجية إعداد الخطة الإستراتيجية 00 أي وضع دراسة شاملة للخطة المتبعة داخل المؤسسة .
2 – تحليل البيئة الداخلية و الخارجية للعمل 00 عن طريق إعداد دراسة كاملة عن بيئة العمل بداية من موقع العمل و إنتهائا بطبيعة الأفراد داخل منظومة العمل .
3 – الرؤية والرسالة .. أن يكون لدينا رؤية مستقبلية و تخطيط و هذا يحدث من خلال تحديد الرسالة التي نسعى لتحقيقها.
4 – القيمة المؤسسية .. أن يكون لدى فريق العمل إيمان كامل بأهداف المؤسسة والعمل على تحقيق هذه الأهداف وإنجاحها.
5 – الأهداف الوطنية و الإستراتيجية .. أي مؤسسة يكون لديها أهداف خاصة و لكن يجب ألا تأتي على الأهداف العامة.
6 – مؤشر الأداء .. و هذا يحدث من خلال المتابعة الدقيقة للعمل .
7 – تحديد البرامج و خطط العمل المتبعة داخل المؤسسة.
8 – آلية المتابعة و قياس الأداء .. و هي من أكثر الأهداف أهمية حيث يجب متابعة ما تم التخطيط إليه حيث أنه لا يكفي أداء المهام بقدر أهمية إتقانها.
حاول التغلب على أي تردد ينتابك فيما يتعلق بإسناد المهام للمساعدين فأنت لا يمكنك القيام بكل عمل بمفردك.
- يمكنك تصحيح أي خطأ في الفهم قبل أن يؤثر على العمل عن طريق الحصول على تقرير عند مناقشة المهام المطلوبة.
- يجب أن تضع المسار لمجموعة العمل و نقاط التحكم و التحليل حتى يمكن معرفة الأخطاء قبل أن تتسبب في مشكلة.
- استخدام مجموعات متعددة الأقسام لتنفيذ المهام التي تتعدى حدود العمل داخل القسم فهذه الإستراتيجية في توزيع المسئوليات أثبتت جدواها في معظم الحالات.
- استخدام البرامج في العمل يساعد كثيرا في جدولة الأعمال المعطلة.
- أن التفكير في ترتيب هذه الأولويات يمكن أن تساعدك في الدبلوماسية والمناقشات المفتوحة مع كل الأطراف في التوصل إلى حلول يمكن الأخذ بها.
وأخيرا يجب على جميع القائمين في المؤسسة الإيمان بأن :

قوة الأفكار لا تجدي ما لم تقترن بالعمل.


الإبداع ليس سوى التحرر من النمطية.


العقل خلق ليعمل.


السيد المهندس / محمد والي
مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني



يقدمه : المهندس محمد والي

إذا كنت على الدرجات الأولى من السلم الإداري أو كنت متربعاً على أعلى الدرجات فيه . وأنت بالطبع تدرك مدى التعقيد الذي وصلت إليه عملية الإدارة في الوقت الحالي , ومدى أهمية قدرتك كمدير على تحقيق النجاح في سوق العمل اليوم ، لا يهم مدى خبرتك في هذا المجال , فأنت تعرف أن مقدرتك على إنجاز العمل بواسطة الآخرين تحتاج دائماً إلى العمل على تحسينها .

· ما مدى أهمية أن أساعد الموظفين على أن يجدوا العمل متعة ؟
في الحقيقة يضع العاملون الحصول على المتعة في العمل كمتطلب ضروري للشعور بالإشباع من العمل ماذا يعنون بكلمة " متعة " ؟ لا يعنى ذلك تضيع الوقت وعدم العمل .
فطبقاً للدراسات التي أجريت حول الأشياء المطلوبة لجعل العمل ممتعاً , كان العمل الجماعي هو أعظم العوامل المذكورة . ويقول الموظفون بأنهم يستمتعون بالتعاون الذي يجمع بينهم كفريق واحد لتحقيق الأهداف المشتركة. وأنهم يقدرون قيمة الصداقة الحميمة , مع الحصول يومياً على جرعات الفكاهة وروح الود التي تظهر من خلالها .
عندما نريد أن نؤدي الكثير من العمل بأقل جهد , وعندما يصبح ضغط العمل واقعاً لا مناص منه من وقائع الحياة اليومية , يمكن أن يكون الضحك طريقة فعالة لـ :

v تقليل الضغط
v التخلص من الغضب
v تقليل المقاومة للتغيير
v توليد فكر خلاق
v إنتاج سلوكيات ايجابية
v تقليل نسبه الغياب ومعدل دوران العمالة

إن إضافة القليل من الضحك للاجتماعات التي تتميز بالجدية يمكن أن تغير كثيراً .
يعتبر العمل مهمة جادة , ولكن لا يعنى ذلك بأن يتحول مكان العمل إلى مكان كئيب ثقيل على النفس. خلال الأوقات الاقتصادية الصعبة , فيبدو عدم الظهور بمظهر حزين وكئيب وكأنه من المحرمات , حيث يرتبط ذلك ذهنياً مع زيادة الإنتاجية (أي أن يداوم الشخص على العمل ويعكف علية بجهد شديد , إذاً فنحن نعمل جاهدين لنبدو جادين . وهذا بالضبط مالا ينبغي علينا القيام به. إن البيئة المتفائلة الايجابية تعتبر شيئا صحيا خلال الأوقات الطيبة والصعبة على السواء .

ما مسؤولياتك كقائد فريق ؟
هي أن تكون القدوة فيما يتعلق بالسلوكيات والمواقف التي ترغب في أن تراها في فريقك . ينبغي عليك عرض المعلومات على كل أعضاء فريقك , تماماً كما تتوقع أن يقوم أفراد الفريق بتبادل المعلومات بين بعضهم البعض. فإذا قمت بعرض المعلومات على عدد ضئيل فقط من أفراد الفريق فسوف يحجب الأفراد المعلومات عن بعضهم البعض .

والذي ينبغي عليك كقائد فريق إظهار الاحترام لكل فرد من أفراد الفريق واحترام أي مساهمة يقدمها أي شخص لصالح العمل . كما يجب أن تدرك أن كل أفراد فريقك يمتلكون حق إبداء أرائهم الشخصية كما انك لست مضطراً للموافقة عليها .
ولكن ينبغي عليك أن تدرك أن رأى كل شخص صحيح من وجهة نظرة كما ينبغي عليك تشجيع كل أعضاء فريقك وذلك عندما تقوم لأول مرة بتشكيل فريق عمل .
ويجب عليك تكريس الوقت والجهد لصنع مناخ من الدعم والتشجيع والتواصل والقبول المتبادل .
شجع فريقك على الاستمتاع بوقتهم حتى يتم القضاء على الضغط العصبي .
بينما يبدأ الموظفون في الاعتياد على فكرة التعاون والمشاركة كفريق سيـبدءون في الاستقرار .
ولكن لا تتصور أن مهمتك قد انتهت عند هذا الحد , فينبغي عليك الاستمرار في معاملة الجميع بصورة متساوية وباحترام متساوي .


إياك أن تنسى قول شكراً .



واحتفل بنجاح الأفراد ولو حتى باجتماع بسيط تقدم فيه الشكر لهم



لان الجميع قد ساهموا في هذا النجاح بصورة أو بأخرى .








كيف تكون ناجحاً في الحياة
ابدأ بنفسك
حاول أن تنجح في إدارة ذاتك ، وفي تعاملك مع نفسك ، ثق بنفسك فعدم الثقة يؤدي إلى عدم القدرة علي التميز ، لأنك ترى نفسك ضعيفة ودونية ..
إليك هذه الخطوات العملية لبناء الثقة في النفس :
أعرف نفسك :
· تعرف على المميزات التي بداخلك وكيف تستخدمها .
· لا تربط نفسك بمجال معين .
· افتح عقلك في أكثر من أمر وأكثر من مجال .
· ردد الكلمات التي تدفعك للنجاح مثل ( أحاول – سوف أتعلم – أفكر في هذا الموضوع )
ولا تردد الكلمات المهبطة ( لا اقدر – لا أستطيع - لا أعرف) .
· حدد نقاط القوة لديك .. خذ ورقة واكتب فيها المميزات والقدرات التي لديك.. وإذا أردت أن تعمل قارن هذه المميزات والقدرات بالعمل الذي تقوم به .
طور نفسك :
بعد تحديد نقاط القوة عندك، انتقل إلى المرحلة القادمة وهي طور نفسك وذلك بالترقي والتدرج والثبات، لا تكثر على نفسك ثم تنقطع، قال صلى الله عليه وسلم ( أحب العمل إلى الله أدومه وإن قل ). مارس دائما ولو فشلت.. فالفشل يبقى في الماضي وأنت في الحاضر .كما أن الوسطية في كل شئ مع الاستمرار تدفع بك إلى الأمام في طريق النجاح .
تخلص من عيوبك :
لكل إنسان عيوب وهي تحد من النجاح..
كيف تتخلص من عيوبك ؟
اعترف بعيوبك ، اكتب النقائص التي فيك على ورقه مثل : الاستعجال – عدم الثقة في الآخرين – إفراط في الثقة في الآخرين - حب الظهور- الخجل - ضياع الوقت.
ثم ابدأ بعلاج نفسك.. واعلم أن سعيك بإصلاح نفسك والقضاء على نقاط الضعف هي من أعلى نقاط القوة فيك وهي البداية الصحيحة .. (ومن صحة بدايته صحة نهايته ) .

الإرادة
الإرادة هي القوة الخفية لدى الإنسان وهي تعني اشتياق النفس وميلها الشديد إلى فعل شيء ما ، وتجد أنها راغبة فيه ومدفوعة إليه..
للإرادة شروط:
· تحديد الهدف .. حدد هدفك وبين وجهتك ، وليكن هدفا عاليا..
مثلا : ( أن أكون طبيبا / أن أكون مديرا ناجحا / أن أكون معلماً مميزاً ) وتصور هدفك .. .
أمور تزيد على الإنتاجية والفاعلية :
1. تحديد الأهداف وتقسيمها إلى : أهداف كبرى ، أهداف جزئيه "صغرى" .. اجعل الأهداف الجزئية في خدمة الهدف الأكبر. وقدم دائما ( ماذا ) على ( كيف ).. أي ماذا سأفعل ؟ ، ثم كيف سأفعل ؟
2. نظم وقتك .
3. قوي علاقتك بالآخرين . اكسب الأصدقاء .
4. تقويم الأداء .. بعد فترة قف .. وراجع عملك .
5. كن متفائلا .
وأخيرا "من لا يتقدم لا يبقى في موقعه بل يتقهقر " .




المهندس / محمد والي


مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني















مركز خدمات الأرشيف الالكتروني المتكامل


شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشامله في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والانظمه التي تقوم علي تنظيم الأرشفة والأرشيف الالكتروني .

فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني التابع للهيئة القومية للبريد .
والذي تأسس في نوفمبر 2006 بمدينه السادس من أكتوبر .

جاء ليخدم الوضع الحالي والمستقبلي لكافة المؤسسات وذلك علي اختلاف أحجامها وأنشطتها ..

ووصولا إلى تحقيق ما هو مطلوب ولكسب السبق في المنافسة ..
فإن العميل يلحظ التباين بين المركز وبين تلك التي تعمل في مثل هذا المجال ..

وفي الأرشيف الالكتروني ..
هناك محاولات للتجديد ..
بتقديم ما لا يقدمه المنافسون في نفس المجال ..

و جاء علي لسان المهندس/ محمد والي مدير المركز أنهم يقومون بقراءة جيدة ومتواصلة لكل جديد في هذا المجال..
لهذا فنجد إن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني كسب الرهان بالجمع بين كونه تابع لهيئة حكوميه وتقديمه لخدمات متكاملة في مجال الأرشفة الالكترونية عن طريق منافسة شريفة تقوم على عنصر التميز والعمل ..
ولهذا فليس من الإنصاف في شيء .. أن نغفل عن هذا الانجاز الضخم والمميز ..
فالمركز يوظف كل إمكانياته لتحقيق مجموعه من الأهداف أهمها :
الوصول بنا إلي مجتمع بلا أوراق : فإحدى السلبيات الكبيرة لوسائل الأرشفة القديمة هي التعامل مع الكم الكبير من الأوراق والملفات التي يمتلئ بها الأرشيف في مختلف المؤسسات ومن هذا المنطلق فإن المركز يضمن سهولة تخزين واسترجاع هذه الملفات الورقية بسلاسة ويسر من خلال المعالجة الآلية المتكاملة لانجاز ومتابعه تدفق الأعمال لدي المؤسسات المختلفة سواء العام منها أو الخاص .
تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية :فتطبيق نظام الأرشيف الالكتروني يعدالبوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية مما يؤدي إلي الرفع من أداء المؤسسات الحكومية والتقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .
القضاء علي الروتين : عن طريق استخدام نظام أرشيفي ناجح فإنه يستطيع ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وبالتالي سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاقها مما يوفر الوقت والجهد .
تامين المعلومات ضد الكوارث : لديه كافة الوسائل لتأمين البيانات المخزنة ضدأيةمخاطر محتملة كانت تهدد نظام الأرشفة التقليدي مثل مخاطر الحريق أو تلف المستندات الورقية .
تسهيل التعامل مع المستندات ومحتوياتها : يقوم بتحويل محتوى الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق .
توفير السرية والأمان للمستندات ومحتوياتها :يقوم بتأمين الملفات وحمايتها مع الحفاظ علىالسرية التامة للبيانات بحيث لايطلع عليها إلاالشخص المصرح لهبذلك .
توفير وحسن استغلال المساحات : وذلك عن طريق توفير مساحات أقل لتخزين المستندات الورقية .
سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية : عن طريق استخدام تقنيات متقدمه لتداول الوثائق بين المستخدمين .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه مما يوفر تبادل المعلومات بينمستخدمي الأرشيف والذي يؤدي بدوره إليتوفير الوقت مهما كانحجم هذه البيانات .

الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

· هذا بالإضافة إلي أن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني ليس فقط عماله مدربة وحاسبات وحزمة برامج ، ولكنهم حريصين علي تامين وحماية الملفات مع المحافظة علي أصولها وذلك من خلال تطبيق مجموعه متكاملة من الأساليب التي توفر التامين الشامل للمعلومات التي تم تخزينها .



مركز الأرشيف الالكتروني المتكامل


· الأرشيف الالكتروني من اكبر المشروعات المتطورة في البريد المصري
· التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج
· توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل
· مراكز فرعيه للأرشيف بالمحافظات " 8 " مراكز
· المركز يوفر فرص عمل كثيرة للشباب

لم يخطر ببال احد أن يتساءل عن مصير الأوراق والمستندات الهامه التي تتكدس بالهيئات المختلفة كالوزارات والجامعات بعد سنوات طويلة حيث يصفر لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الإطلاع عليها واستدعائها وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أن توضع في اجوله حتى يتم إعدامها .

الأرشيف : هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والاداره معا وأصبح اليوم يمثل العنصر الأساسي في الاداره .
ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية .

من أهم التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقيه والتي تتزايد بشكل يومي بالاشاره إلي بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغول بمختلف أنواع الوثائق ( مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ...) . إذ تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء هذه الوثائق ، أو مده البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات المطلوبة ، فان ذلك يؤدي إلي زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .


فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني

فهو يضم جميع مراحل الارشفه الالكترونية وهي (الإعداد والتجهيز ،إدخال البيانات ، المسح الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ........) . وذلك باستخدام أحدث التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً.

والمركز يفتح الآفاق أمام الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة والمحافظات .

وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني والمصنف في المستوي الاعلي لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه النظم ذات المستوي الأقل .

فالأرشيف الالكتروني يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية وبالتالي فتظهر لنا

الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية ومنها :

1/ توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .
2/ سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها .
3/ سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل .
4/ تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية .
5/ استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات
6/ سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية .
7/ السرية التامة باستخدام أحدث التقنيات في مجال تامين المعلومات .
8/ إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه .
9/ حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه .
10/ الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

ولدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات الأرشفة وهي :

§ تطبيقات Registration
§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry
§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning
§ تطبيقات مراقبة الجودة Quality Control
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management
§ تطبيقات Work Flow
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)
§ تطبيقات OCR
§ تطبيقات Web Application
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام
( تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير )

وإمكانيات المركز تتلخص في :

1 - الاستشارات والتصميمات لأنظمة الأرشفة الالكترونية والمادية .
2 – الأرشفة الالكترونية .
3 – الأرشفة المادية .
4 – التأمين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج .
5 – التدريب .
6 – توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل أو في المركز .
7 – مراكز فرعيه بالمحافظات " 8 مراكز " وجاري زيادة هذه المراكز والتوسع جغرافياً لتشمل جميع مناطق البريد في الجمهوريه .
8 - المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات :
- 150 محطة إدخال بيانات / وردية .
- 75 محطة مراجعة بيانات / وردية .
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية .
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات

ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات ومنها أرشفة ما يتجاوز ال60 مليون مستند

والمشروعات هي:

· مشروعات مع البريد المصري ومنها .
- عملاء التوفير - دفتر استثمار البورصة
· مشروع اتصالات مصر .
· مشروع بنك الاسكندريه مليون مستند .
· مشروع حماية المستهلك " يومي " .
· مشروع ال DOOR TO DOOR .

وفي استكمال لما تم إنجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من الإنجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .

وقد تم البدء في الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية
( الغربية ، الشرقية ، الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .

وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .

ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد ( E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي تقدمها الهيئة .

بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير (وزارات – هيئات ومؤسسات – شركات خاصة).

ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح مستفيديها .

يقع المركز الرئيسي في مدينة 6 أكتوبر – ميدان ليلة القدر
ت / فاكس : 38313831
ت / 39124621
e-Archive@EGYPT POST.ORG

[على حسن علام]

مواصفات المؤسسة الناجحة


الكثير تنقصه الثقة بالنفس في شتى مجالات حياته و قد تحدث بعض الأمور تعوق هذه الثقة فلنقرأ هذه الكلمات البسيطة و نحاول أن نؤمن بجدواها . ومدى فعاليتها في النفس .
سئل نابليون : كيف استطعت أن تولد الثقة في نفوس أفراد جيشك فأجاب كنت أرد على ثلاث بثلاث :
من قال لا أقدر..قلت له..حاول
من قال لا أعرف..قلت له..تعلم
من قال مستحيل..قلت له..جرب

فما هي مواصفات المؤسسة الناجحة ؟
ما هو الهدف الذي نسعى إليه ؟ 00

التواجد و الاستمرار
إذن فالاستمرارية هي الهدف الرئيسي لأي منشأة00
و هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب الإجابة عليها و هي :
- من نحن ؟ أفراد نريد تكوين مؤسسة ما ...
- ماذا لدينا من مؤهلات علمية و إمكانيات مادية و أهداف و خطط خاصة بطبيعة العمل الذي نسعى إليه؟
- أين نريد أن نعمل ؟ هل في مكان محدود أم على نطاق أوسع؟
و من هنا نتطرق إلي :

ما هي مواصفات المؤسسة الناجحة؟

- أن يكون لدى أعضائها تصور واضح و مشترك لأهداف المؤسسة.
- التعاون على كافة المستويات الإدارية الأفقي و الرأسي.
- و من أهم النقاط لتكوين مؤسسة ناجحة هي اختيار المدير المناسب و الذي يجب أن يتوافر فيه مجموعة من المواصفات أهمها :

أن يكون موصل جيد – مستمع جيد – لدية قدرة على الابتكار – استقطاب المواهب – ماهر في قرأه الشخصية – ذو مستوى مهاري عالي – لديه قدرة على القيادة – حساس حيال المواضيع الشخصية – متماسك بشكل كبير – حديثة مدروس و دقيق – عميق التفكير – ذو شفافية و غير غامض – شريف تماما – لدية القدرة على الابتكار – الحلم و الصبر و الرؤية الثاقبة – التواجد و عدم الانعزال – الصدق والأمانة وعدم الغش والخداع – العدل بين العاملين مع الأخذ في الاعتبار أن العدل ليس في المساواة – الحوار وإبراز الرأي – احترام
كرامة ومشاعر العاملين – التيسير والتسامح والتقارب والتفاؤل .
- ولتحقيق هدف المؤسسة على المدى القريب والبعيد يجب العمل بروح الفريق.
و لكي تتحقق هذه الأهداف لابد و أن يكون لدى أي منشأة إستراتيجية بعيدة المدى يتم التخطيط لها عن طريق وضع مجموعة خطط متتابعة للوصول إلى الهدف.. ويأخذنا هذا الأمر إلى سؤال عن معنى التخطيط و معنى الخطة الإستراتيجية.

التخطيط
هو القدرة على تصور المستقبل لتلبية الاحتياجات في ضوء الأهداف والإمكانيات المتاحة والتنبوء بالمشكلات التي من الممكن أن تصادفنا واقتراح آليات العمل المناسبة .

الخطة الإستراتيجية
هي وثيقة مكتوبة تلتزم بها كافة الإدارات تتناول أولويات المؤسسة وطموحاتها وتشرح الوضع الحالي ثم تبين رؤية عامة لمستقبلها.
و هذا يقودنا إلى لماذا نحتاج الخطة الإستراتيجية؟
1- لتحدد التوجه والرؤية المشتركة بين العاملين حول أهداف المؤسسة .
2- توفر إطار عام وتحدد أولويات العمل في الإدارات المختلفة.
3- توضح البرامج والسياسات التي تعمل علي ترجمة هذه الإدارات إلى الواقع.
4- توفر مراجعة واضحة ودقيقة لعملية المتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي ما هي قواعد التخطيط والتي تنقسم إلى :
- تحديد الأولويات .
- تقليل المخاطر المتوقعة على المدى القريب والبعيد.
- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الإدارات على المستوى الأفقي و الرأسي.
- الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحة داخل المؤسسة.
- محاولة السيطرة أولاً بأول على مشاكل التنفيذ حتى لا تتفاقم .
- المراجعة الأساسية لعمليات التنفيذ والمتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي :
ما هي مكونات الخطة الإستراتيجية ؟
1 – منهجية إعداد الخطة الإستراتيجية 00 أي وضع دراسة شاملة للخطة المتبعة داخل المؤسسة .
2 – تحليل البيئة الداخلية و الخارجية للعمل 00 عن طريق إعداد دراسة كاملة عن بيئة العمل بداية من موقع العمل و إنتهائا بطبيعة الأفراد داخل منظومة العمل .
3 – الرؤية والرسالة .. أن يكون لدينا رؤية مستقبلية و تخطيط و هذا يحدث من خلال تحديد الرسالة التي نسعى لتحقيقها.
4 – القيمة المؤسسية .. أن يكون لدى فريق العمل إيمان كامل بأهداف المؤسسة والعمل على تحقيق هذه الأهداف وإنجاحها.
5 – الأهداف الوطنية و الإستراتيجية .. أي مؤسسة يكون لديها أهداف خاصة و لكن يجب ألا تأتي على الأهداف العامة.
6 – مؤشر الأداء .. و هذا يحدث من خلال المتابعة الدقيقة للعمل .
7 – تحديد البرامج و خطط العمل المتبعة داخل المؤسسة.
8 – آلية المتابعة و قياس الأداء .. و هي من أكثر الأهداف أهمية حيث يجب متابعة ما تم التخطيط إليه حيث أنه لا يكفي أداء المهام بقدر أهمية إتقانها.
حاول التغلب على أي تردد ينتابك فيما يتعلق بإسناد المهام للمساعدين فأنت لا يمكنك القيام بكل عمل بمفردك.
- يمكنك تصحيح أي خطأ في الفهم قبل أن يؤثر على العمل عن طريق الحصول على تقرير عند مناقشة المهام المطلوبة.
- يجب أن تضع المسار لمجموعة العمل و نقاط التحكم و التحليل حتى يمكن معرفة الأخطاء قبل أن تتسبب في مشكلة.
- استخدام مجموعات متعددة الأقسام لتنفيذ المهام التي تتعدى حدود العمل داخل القسم فهذه الإستراتيجية في توزيع المسئوليات أثبتت جدواها في معظم الحالات.
- استخدام البرامج في العمل يساعد كثيرا في جدولة الأعمال المعطلة.
- أن التفكير في ترتيب هذه الأولويات يمكن أن تساعدك في الدبلوماسية والمناقشات المفتوحة مع كل الأطراف في التوصل إلى حلول يمكن الأخذ بها.
وأخيرا يجب على جميع القائمين في المؤسسة الإيمان بأن :

قوة الأفكار لا تجدي ما لم تقترن بالعمل.


الإبداع ليس سوى التحرر من النمطية.


العقل خلق ليعمل.


السيد المهندس / محمد والي
مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني



يقدمه : المهندس محمد والي

إذا كنت على الدرجات الأولى من السلم الإداري أو كنت متربعاً على أعلى الدرجات فيه . وأنت بالطبع تدرك مدى التعقيد الذي وصلت إليه عملية الإدارة في الوقت الحالي , ومدى أهمية قدرتك كمدير على تحقيق النجاح في سوق العمل اليوم ، لا يهم مدى خبرتك في هذا المجال , فأنت تعرف أن مقدرتك على إنجاز العمل بواسطة الآخرين تحتاج دائماً إلى العمل على تحسينها .

· ما مدى أهمية أن أساعد الموظفين على أن يجدوا العمل متعة ؟
في الحقيقة يضع العاملون الحصول على المتعة في العمل كمتطلب ضروري للشعور بالإشباع من العمل ماذا يعنون بكلمة " متعة " ؟ لا يعنى ذلك تضيع الوقت وعدم العمل .
فطبقاً للدراسات التي أجريت حول الأشياء المطلوبة لجعل العمل ممتعاً , كان العمل الجماعي هو أعظم العوامل المذكورة . ويقول الموظفون بأنهم يستمتعون بالتعاون الذي يجمع بينهم كفريق واحد لتحقيق الأهداف المشتركة. وأنهم يقدرون قيمة الصداقة الحميمة , مع الحصول يومياً على جرعات الفكاهة وروح الود التي تظهر من خلالها .
عندما نريد أن نؤدي الكثير من العمل بأقل جهد , وعندما يصبح ضغط العمل واقعاً لا مناص منه من وقائع الحياة اليومية , يمكن أن يكون الضحك طريقة فعالة لـ :

v تقليل الضغط
v التخلص من الغضب
v تقليل المقاومة للتغيير
v توليد فكر خلاق
v إنتاج سلوكيات ايجابية
v تقليل نسبه الغياب ومعدل دوران العمالة

إن إضافة القليل من الضحك للاجتماعات التي تتميز بالجدية يمكن أن تغير كثيراً .
يعتبر العمل مهمة جادة , ولكن لا يعنى ذلك بأن يتحول مكان العمل إلى مكان كئيب ثقيل على النفس. خلال الأوقات الاقتصادية الصعبة , فيبدو عدم الظهور بمظهر حزين وكئيب وكأنه من المحرمات , حيث يرتبط ذلك ذهنياً مع زيادة الإنتاجية (أي أن يداوم الشخص على العمل ويعكف علية بجهد شديد , إذاً فنحن نعمل جاهدين لنبدو جادين . وهذا بالضبط مالا ينبغي علينا القيام به. إن البيئة المتفائلة الايجابية تعتبر شيئا صحيا خلال الأوقات الطيبة والصعبة على السواء .

ما مسؤولياتك كقائد فريق ؟
هي أن تكون القدوة فيما يتعلق بالسلوكيات والمواقف التي ترغب في أن تراها في فريقك . ينبغي عليك عرض المعلومات على كل أعضاء فريقك , تماماً كما تتوقع أن يقوم أفراد الفريق بتبادل المعلومات بين بعضهم البعض. فإذا قمت بعرض المعلومات على عدد ضئيل فقط من أفراد الفريق فسوف يحجب الأفراد المعلومات عن بعضهم البعض .

والذي ينبغي عليك كقائد فريق إظهار الاحترام لكل فرد من أفراد الفريق واحترام أي مساهمة يقدمها أي شخص لصالح العمل . كما يجب أن تدرك أن كل أفراد فريقك يمتلكون حق إبداء أرائهم الشخصية كما انك لست مضطراً للموافقة عليها .
ولكن ينبغي عليك أن تدرك أن رأى كل شخص صحيح من وجهة نظرة كما ينبغي عليك تشجيع كل أعضاء فريقك وذلك عندما تقوم لأول مرة بتشكيل فريق عمل .
ويجب عليك تكريس الوقت والجهد لصنع مناخ من الدعم والتشجيع والتواصل والقبول المتبادل .
شجع فريقك على الاستمتاع بوقتهم حتى يتم القضاء على الضغط العصبي .
بينما يبدأ الموظفون في الاعتياد على فكرة التعاون والمشاركة كفريق سيـبدءون في الاستقرار .
ولكن لا تتصور أن مهمتك قد انتهت عند هذا الحد , فينبغي عليك الاستمرار في معاملة الجميع بصورة متساوية وباحترام متساوي .


إياك أن تنسى قول شكراً .



واحتفل بنجاح الأفراد ولو حتى باجتماع بسيط تقدم فيه الشكر لهم



لان الجميع قد ساهموا في هذا النجاح بصورة أو بأخرى .








كيف تكون ناجحاً في الحياة
ابدأ بنفسك
حاول أن تنجح في إدارة ذاتك ، وفي تعاملك مع نفسك ، ثق بنفسك فعدم الثقة يؤدي إلى عدم القدرة علي التميز ، لأنك ترى نفسك ضعيفة ودونية ..
إليك هذه الخطوات العملية لبناء الثقة في النفس :
أعرف نفسك :
· تعرف على المميزات التي بداخلك وكيف تستخدمها .
· لا تربط نفسك بمجال معين .
· افتح عقلك في أكثر من أمر وأكثر من مجال .
· ردد الكلمات التي تدفعك للنجاح مثل ( أحاول – سوف أتعلم – أفكر في هذا الموضوع )
ولا تردد الكلمات المهبطة ( لا اقدر – لا أستطيع - لا أعرف) .
· حدد نقاط القوة لديك .. خذ ورقة واكتب فيها المميزات والقدرات التي لديك.. وإذا أردت أن تعمل قارن هذه المميزات والقدرات بالعمل الذي تقوم به .
طور نفسك :
بعد تحديد نقاط القوة عندك، انتقل إلى المرحلة القادمة وهي طور نفسك وذلك بالترقي والتدرج والثبات، لا تكثر على نفسك ثم تنقطع، قال صلى الله عليه وسلم ( أحب العمل إلى الله أدومه وإن قل ). مارس دائما ولو فشلت.. فالفشل يبقى في الماضي وأنت في الحاضر .كما أن الوسطية في كل شئ مع الاستمرار تدفع بك إلى الأمام في طريق النجاح .
تخلص من عيوبك :
لكل إنسان عيوب وهي تحد من النجاح..
كيف تتخلص من عيوبك ؟
اعترف بعيوبك ، اكتب النقائص التي فيك على ورقه مثل : الاستعجال – عدم الثقة في الآخرين – إفراط في الثقة في الآخرين - حب الظهور- الخجل - ضياع الوقت.
ثم ابدأ بعلاج نفسك.. واعلم أن سعيك بإصلاح نفسك والقضاء على نقاط الضعف هي من أعلى نقاط القوة فيك وهي البداية الصحيحة .. (ومن صحة بدايته صحة نهايته ) .

الإرادة
الإرادة هي القوة الخفية لدى الإنسان وهي تعني اشتياق النفس وميلها الشديد إلى فعل شيء ما ، وتجد أنها راغبة فيه ومدفوعة إليه..
للإرادة شروط:
· تحديد الهدف .. حدد هدفك وبين وجهتك ، وليكن هدفا عاليا..
مثلا : ( أن أكون طبيبا / أن أكون مديرا ناجحا / أن أكون معلماً مميزاً ) وتصور هدفك .. .
أمور تزيد على الإنتاجية والفاعلية :
1. تحديد الأهداف وتقسيمها إلى : أهداف كبرى ، أهداف جزئيه "صغرى" .. اجعل الأهداف الجزئية في خدمة الهدف الأكبر. وقدم دائما ( ماذا ) على ( كيف ).. أي ماذا سأفعل ؟ ، ثم كيف سأفعل ؟
2. نظم وقتك .
3. قوي علاقتك بالآخرين . اكسب الأصدقاء .
4. تقويم الأداء .. بعد فترة قف .. وراجع عملك .
5. كن متفائلا .
وأخيرا "من لا يتقدم لا يبقى في موقعه بل يتقهقر " .




المهندس / محمد والي


مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني















مركز خدمات الأرشيف الالكتروني المتكامل


شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشامله في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والانظمه التي تقوم علي تنظيم الأرشفة والأرشيف الالكتروني .

فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني التابع للهيئة القومية للبريد .
والذي تأسس في نوفمبر 2006 بمدينه السادس من أكتوبر .

جاء ليخدم الوضع الحالي والمستقبلي لكافة المؤسسات وذلك علي اختلاف أحجامها وأنشطتها ..

ووصولا إلى تحقيق ما هو مطلوب ولكسب السبق في المنافسة ..
فإن العميل يلحظ التباين بين المركز وبين تلك التي تعمل في مثل هذا المجال ..

وفي الأرشيف الالكتروني ..
هناك محاولات للتجديد ..
بتقديم ما لا يقدمه المنافسون في نفس المجال ..

و جاء علي لسان المهندس/ محمد والي مدير المركز أنهم يقومون بقراءة جيدة ومتواصلة لكل جديد في هذا المجال..
لهذا فنجد إن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني كسب الرهان بالجمع بين كونه تابع لهيئة حكوميه وتقديمه لخدمات متكاملة في مجال الأرشفة الالكترونية عن طريق منافسة شريفة تقوم على عنصر التميز والعمل ..
ولهذا فليس من الإنصاف في شيء .. أن نغفل عن هذا الانجاز الضخم والمميز ..
فالمركز يوظف كل إمكانياته لتحقيق مجموعه من الأهداف أهمها :
الوصول بنا إلي مجتمع بلا أوراق : فإحدى السلبيات الكبيرة لوسائل الأرشفة القديمة هي التعامل مع الكم الكبير من الأوراق والملفات التي يمتلئ بها الأرشيف في مختلف المؤسسات ومن هذا المنطلق فإن المركز يضمن سهولة تخزين واسترجاع هذه الملفات الورقية بسلاسة ويسر من خلال المعالجة الآلية المتكاملة لانجاز ومتابعه تدفق الأعمال لدي المؤسسات المختلفة سواء العام منها أو الخاص .
تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية :فتطبيق نظام الأرشيف الالكتروني يعدالبوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية مما يؤدي إلي الرفع من أداء المؤسسات الحكومية والتقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .
القضاء علي الروتين : عن طريق استخدام نظام أرشيفي ناجح فإنه يستطيع ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وبالتالي سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاقها مما يوفر الوقت والجهد .
تامين المعلومات ضد الكوارث : لديه كافة الوسائل لتأمين البيانات المخزنة ضدأيةمخاطر محتملة كانت تهدد نظام الأرشفة التقليدي مثل مخاطر الحريق أو تلف المستندات الورقية .
تسهيل التعامل مع المستندات ومحتوياتها : يقوم بتحويل محتوى الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق .
توفير السرية والأمان للمستندات ومحتوياتها :يقوم بتأمين الملفات وحمايتها مع الحفاظ علىالسرية التامة للبيانات بحيث لايطلع عليها إلاالشخص المصرح لهبذلك .
توفير وحسن استغلال المساحات : وذلك عن طريق توفير مساحات أقل لتخزين المستندات الورقية .
سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية : عن طريق استخدام تقنيات متقدمه لتداول الوثائق بين المستخدمين .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه مما يوفر تبادل المعلومات بينمستخدمي الأرشيف والذي يؤدي بدوره إليتوفير الوقت مهما كانحجم هذه البيانات .

الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

· هذا بالإضافة إلي أن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني ليس فقط عماله مدربة وحاسبات وحزمة برامج ، ولكنهم حريصين علي تامين وحماية الملفات مع المحافظة علي أصولها وذلك من خلال تطبيق مجموعه متكاملة من الأساليب التي توفر التامين الشامل للمعلومات التي تم تخزينها .



مركز الأرشيف الالكتروني المتكامل


· الأرشيف الالكتروني من اكبر المشروعات المتطورة في البريد المصري
· التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج
· توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل
· مراكز فرعيه للأرشيف بالمحافظات " 8 " مراكز
· المركز يوفر فرص عمل كثيرة للشباب

لم يخطر ببال احد أن يتساءل عن مصير الأوراق والمستندات الهامه التي تتكدس بالهيئات المختلفة كالوزارات والجامعات بعد سنوات طويلة حيث يصفر لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الإطلاع عليها واستدعائها وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أن توضع في اجوله حتى يتم إعدامها .

الأرشيف : هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والاداره معا وأصبح اليوم يمثل العنصر الأساسي في الاداره .
ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية .

من أهم التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقيه والتي تتزايد بشكل يومي بالاشاره إلي بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغول بمختلف أنواع الوثائق ( مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ...) . إذ تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء هذه الوثائق ، أو مده البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات المطلوبة ، فان ذلك يؤدي إلي زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .


فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني

فهو يضم جميع مراحل الارشفه الالكترونية وهي (الإعداد والتجهيز ،إدخال البيانات ، المسح الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ........) . وذلك باستخدام أحدث التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً.

والمركز يفتح الآفاق أمام الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة والمحافظات .

وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني والمصنف في المستوي الاعلي لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه النظم ذات المستوي الأقل .

فالأرشيف الالكتروني يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية وبالتالي فتظهر لنا

الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية ومنها :

1/ توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .
2/ سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها .
3/ سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل .
4/ تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية .
5/ استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات
6/ سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية .
7/ السرية التامة باستخدام أحدث التقنيات في مجال تامين المعلومات .
8/ إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه .
9/ حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه .
10/ الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

ولدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات الأرشفة وهي :

§ تطبيقات Registration
§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry
§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning
§ تطبيقات مراقبة الجودة Quality Control
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management
§ تطبيقات Work Flow
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)
§ تطبيقات OCR
§ تطبيقات Web Application
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام
( تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير )

وإمكانيات المركز تتلخص في :

1 - الاستشارات والتصميمات لأنظمة الأرشفة الالكترونية والمادية .
2 – الأرشفة الالكترونية .
3 – الأرشفة المادية .
4 – التأمين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج .
5 – التدريب .
6 – توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل أو في المركز .
7 – مراكز فرعيه بالمحافظات " 8 مراكز " وجاري زيادة هذه المراكز والتوسع جغرافياً لتشمل جميع مناطق البريد في الجمهوريه .
8 - المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات :
- 150 محطة إدخال بيانات / وردية .
- 75 محطة مراجعة بيانات / وردية .
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية .
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات

ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات ومنها أرشفة ما يتجاوز ال60 مليون مستند

والمشروعات هي:

· مشروعات مع البريد المصري ومنها .
- عملاء التوفير - دفتر استثمار البورصة
· مشروع اتصالات مصر .
· مشروع بنك الاسكندريه مليون مستند .
· مشروع حماية المستهلك " يومي " .
· مشروع ال DOOR TO DOOR .

وفي استكمال لما تم إنجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من الإنجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .

وقد تم البدء في الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية
( الغربية ، الشرقية ، الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .

وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .

ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد ( E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي تقدمها الهيئة .

بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير (وزارات – هيئات ومؤسسات – شركات خاصة).

ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح مستفيديها .

يقع المركز الرئيسي في مدينة 6 أكتوبر – ميدان ليلة القدر
ت / فاكس : 38313831
ت / 39124621
e-Archive@EGYPT POST.ORG

[على حسن علام]

مواصفات المؤسسة الناجحة


الكثير تنقصه الثقة بالنفس في شتى مجالات حياته و قد تحدث بعض الأمور تعوق هذه الثقة فلنقرأ هذه الكلمات البسيطة و نحاول أن نؤمن بجدواها . ومدى فعاليتها في النفس .
سئل نابليون : كيف استطعت أن تولد الثقة في نفوس أفراد جيشك فأجاب كنت أرد على ثلاث بثلاث :
من قال لا أقدر..قلت له..حاول
من قال لا أعرف..قلت له..تعلم
من قال مستحيل..قلت له..جرب

فما هي مواصفات المؤسسة الناجحة ؟
ما هو الهدف الذي نسعى إليه ؟ 00

التواجد و الاستمرار
إذن فالاستمرارية هي الهدف الرئيسي لأي منشأة00
و هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب الإجابة عليها و هي :
- من نحن ؟ أفراد نريد تكوين مؤسسة ما ...
- ماذا لدينا من مؤهلات علمية و إمكانيات مادية و أهداف و خطط خاصة بطبيعة العمل الذي نسعى إليه؟
- أين نريد أن نعمل ؟ هل في مكان محدود أم على نطاق أوسع؟
و من هنا نتطرق إلي :

ما هي مواصفات المؤسسة الناجحة؟

- أن يكون لدى أعضائها تصور واضح و مشترك لأهداف المؤسسة.
- التعاون على كافة المستويات الإدارية الأفقي و الرأسي.
- و من أهم النقاط لتكوين مؤسسة ناجحة هي اختيار المدير المناسب و الذي يجب أن يتوافر فيه مجموعة من المواصفات أهمها :

أن يكون موصل جيد – مستمع جيد – لدية قدرة على الابتكار – استقطاب المواهب – ماهر في قرأه الشخصية – ذو مستوى مهاري عالي – لديه قدرة على القيادة – حساس حيال المواضيع الشخصية – متماسك بشكل كبير – حديثة مدروس و دقيق – عميق التفكير – ذو شفافية و غير غامض – شريف تماما – لدية القدرة على الابتكار – الحلم و الصبر و الرؤية الثاقبة – التواجد و عدم الانعزال – الصدق والأمانة وعدم الغش والخداع – العدل بين العاملين مع الأخذ في الاعتبار أن العدل ليس في المساواة – الحوار وإبراز الرأي – احترام
كرامة ومشاعر العاملين – التيسير والتسامح والتقارب والتفاؤل .
- ولتحقيق هدف المؤسسة على المدى القريب والبعيد يجب العمل بروح الفريق.
و لكي تتحقق هذه الأهداف لابد و أن يكون لدى أي منشأة إستراتيجية بعيدة المدى يتم التخطيط لها عن طريق وضع مجموعة خطط متتابعة للوصول إلى الهدف.. ويأخذنا هذا الأمر إلى سؤال عن معنى التخطيط و معنى الخطة الإستراتيجية.

التخطيط
هو القدرة على تصور المستقبل لتلبية الاحتياجات في ضوء الأهداف والإمكانيات المتاحة والتنبوء بالمشكلات التي من الممكن أن تصادفنا واقتراح آليات العمل المناسبة .

الخطة الإستراتيجية
هي وثيقة مكتوبة تلتزم بها كافة الإدارات تتناول أولويات المؤسسة وطموحاتها وتشرح الوضع الحالي ثم تبين رؤية عامة لمستقبلها.
و هذا يقودنا إلى لماذا نحتاج الخطة الإستراتيجية؟
1- لتحدد التوجه والرؤية المشتركة بين العاملين حول أهداف المؤسسة .
2- توفر إطار عام وتحدد أولويات العمل في الإدارات المختلفة.
3- توضح البرامج والسياسات التي تعمل علي ترجمة هذه الإدارات إلى الواقع.
4- توفر مراجعة واضحة ودقيقة لعملية المتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي ما هي قواعد التخطيط والتي تنقسم إلى :
- تحديد الأولويات .
- تقليل المخاطر المتوقعة على المدى القريب والبعيد.
- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الإدارات على المستوى الأفقي و الرأسي.
- الاستخدام الأمثل للموارد والإمكانيات المتاحة داخل المؤسسة.
- محاولة السيطرة أولاً بأول على مشاكل التنفيذ حتى لا تتفاقم .
- المراجعة الأساسية لعمليات التنفيذ والمتابعة والتصميم .
ثم ننتقل إلي :
ما هي مكونات الخطة الإستراتيجية ؟
1 – منهجية إعداد الخطة الإستراتيجية 00 أي وضع دراسة شاملة للخطة المتبعة داخل المؤسسة .
2 – تحليل البيئة الداخلية و الخارجية للعمل 00 عن طريق إعداد دراسة كاملة عن بيئة العمل بداية من موقع العمل و إنتهائا بطبيعة الأفراد داخل منظومة العمل .
3 – الرؤية والرسالة .. أن يكون لدينا رؤية مستقبلية و تخطيط و هذا يحدث من خلال تحديد الرسالة التي نسعى لتحقيقها.
4 – القيمة المؤسسية .. أن يكون لدى فريق العمل إيمان كامل بأهداف المؤسسة والعمل على تحقيق هذه الأهداف وإنجاحها.
5 – الأهداف الوطنية و الإستراتيجية .. أي مؤسسة يكون لديها أهداف خاصة و لكن يجب ألا تأتي على الأهداف العامة.
6 – مؤشر الأداء .. و هذا يحدث من خلال المتابعة الدقيقة للعمل .
7 – تحديد البرامج و خطط العمل المتبعة داخل المؤسسة.
8 – آلية المتابعة و قياس الأداء .. و هي من أكثر الأهداف أهمية حيث يجب متابعة ما تم التخطيط إليه حيث أنه لا يكفي أداء المهام بقدر أهمية إتقانها.
حاول التغلب على أي تردد ينتابك فيما يتعلق بإسناد المهام للمساعدين فأنت لا يمكنك القيام بكل عمل بمفردك.
- يمكنك تصحيح أي خطأ في الفهم قبل أن يؤثر على العمل عن طريق الحصول على تقرير عند مناقشة المهام المطلوبة.
- يجب أن تضع المسار لمجموعة العمل و نقاط التحكم و التحليل حتى يمكن معرفة الأخطاء قبل أن تتسبب في مشكلة.
- استخدام مجموعات متعددة الأقسام لتنفيذ المهام التي تتعدى حدود العمل داخل القسم فهذه الإستراتيجية في توزيع المسئوليات أثبتت جدواها في معظم الحالات.
- استخدام البرامج في العمل يساعد كثيرا في جدولة الأعمال المعطلة.
- أن التفكير في ترتيب هذه الأولويات يمكن أن تساعدك في الدبلوماسية والمناقشات المفتوحة مع كل الأطراف في التوصل إلى حلول يمكن الأخذ بها.
وأخيرا يجب على جميع القائمين في المؤسسة الإيمان بأن :

قوة الأفكار لا تجدي ما لم تقترن بالعمل.


الإبداع ليس سوى التحرر من النمطية.


العقل خلق ليعمل.


السيد المهندس / محمد والي
مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني



يقدمه : المهندس محمد والي

إذا كنت على الدرجات الأولى من السلم الإداري أو كنت متربعاً على أعلى الدرجات فيه . وأنت بالطبع تدرك مدى التعقيد الذي وصلت إليه عملية الإدارة في الوقت الحالي , ومدى أهمية قدرتك كمدير على تحقيق النجاح في سوق العمل اليوم ، لا يهم مدى خبرتك في هذا المجال , فأنت تعرف أن مقدرتك على إنجاز العمل بواسطة الآخرين تحتاج دائماً إلى العمل على تحسينها .

· ما مدى أهمية أن أساعد الموظفين على أن يجدوا العمل متعة ؟
في الحقيقة يضع العاملون الحصول على المتعة في العمل كمتطلب ضروري للشعور بالإشباع من العمل ماذا يعنون بكلمة " متعة " ؟ لا يعنى ذلك تضيع الوقت وعدم العمل .
فطبقاً للدراسات التي أجريت حول الأشياء المطلوبة لجعل العمل ممتعاً , كان العمل الجماعي هو أعظم العوامل المذكورة . ويقول الموظفون بأنهم يستمتعون بالتعاون الذي يجمع بينهم كفريق واحد لتحقيق الأهداف المشتركة. وأنهم يقدرون قيمة الصداقة الحميمة , مع الحصول يومياً على جرعات الفكاهة وروح الود التي تظهر من خلالها .
عندما نريد أن نؤدي الكثير من العمل بأقل جهد , وعندما يصبح ضغط العمل واقعاً لا مناص منه من وقائع الحياة اليومية , يمكن أن يكون الضحك طريقة فعالة لـ :

v تقليل الضغط
v التخلص من الغضب
v تقليل المقاومة للتغيير
v توليد فكر خلاق
v إنتاج سلوكيات ايجابية
v تقليل نسبه الغياب ومعدل دوران العمالة

إن إضافة القليل من الضحك للاجتماعات التي تتميز بالجدية يمكن أن تغير كثيراً .
يعتبر العمل مهمة جادة , ولكن لا يعنى ذلك بأن يتحول مكان العمل إلى مكان كئيب ثقيل على النفس. خلال الأوقات الاقتصادية الصعبة , فيبدو عدم الظهور بمظهر حزين وكئيب وكأنه من المحرمات , حيث يرتبط ذلك ذهنياً مع زيادة الإنتاجية (أي أن يداوم الشخص على العمل ويعكف علية بجهد شديد , إذاً فنحن نعمل جاهدين لنبدو جادين . وهذا بالضبط مالا ينبغي علينا القيام به. إن البيئة المتفائلة الايجابية تعتبر شيئا صحيا خلال الأوقات الطيبة والصعبة على السواء .

ما مسؤولياتك كقائد فريق ؟
هي أن تكون القدوة فيما يتعلق بالسلوكيات والمواقف التي ترغب في أن تراها في فريقك . ينبغي عليك عرض المعلومات على كل أعضاء فريقك , تماماً كما تتوقع أن يقوم أفراد الفريق بتبادل المعلومات بين بعضهم البعض. فإذا قمت بعرض المعلومات على عدد ضئيل فقط من أفراد الفريق فسوف يحجب الأفراد المعلومات عن بعضهم البعض .

والذي ينبغي عليك كقائد فريق إظهار الاحترام لكل فرد من أفراد الفريق واحترام أي مساهمة يقدمها أي شخص لصالح العمل . كما يجب أن تدرك أن كل أفراد فريقك يمتلكون حق إبداء أرائهم الشخصية كما انك لست مضطراً للموافقة عليها .
ولكن ينبغي عليك أن تدرك أن رأى كل شخص صحيح من وجهة نظرة كما ينبغي عليك تشجيع كل أعضاء فريقك وذلك عندما تقوم لأول مرة بتشكيل فريق عمل .
ويجب عليك تكريس الوقت والجهد لصنع مناخ من الدعم والتشجيع والتواصل والقبول المتبادل .
شجع فريقك على الاستمتاع بوقتهم حتى يتم القضاء على الضغط العصبي .
بينما يبدأ الموظفون في الاعتياد على فكرة التعاون والمشاركة كفريق سيـبدءون في الاستقرار .
ولكن لا تتصور أن مهمتك قد انتهت عند هذا الحد , فينبغي عليك الاستمرار في معاملة الجميع بصورة متساوية وباحترام متساوي .


إياك أن تنسى قول شكراً .



واحتفل بنجاح الأفراد ولو حتى باجتماع بسيط تقدم فيه الشكر لهم



لان الجميع قد ساهموا في هذا النجاح بصورة أو بأخرى .








كيف تكون ناجحاً في الحياة
ابدأ بنفسك
حاول أن تنجح في إدارة ذاتك ، وفي تعاملك مع نفسك ، ثق بنفسك فعدم الثقة يؤدي إلى عدم القدرة علي التميز ، لأنك ترى نفسك ضعيفة ودونية ..
إليك هذه الخطوات العملية لبناء الثقة في النفس :
أعرف نفسك :
· تعرف على المميزات التي بداخلك وكيف تستخدمها .
· لا تربط نفسك بمجال معين .
· افتح عقلك في أكثر من أمر وأكثر من مجال .
· ردد الكلمات التي تدفعك للنجاح مثل ( أحاول – سوف أتعلم – أفكر في هذا الموضوع )
ولا تردد الكلمات المهبطة ( لا اقدر – لا أستطيع - لا أعرف) .
· حدد نقاط القوة لديك .. خذ ورقة واكتب فيها المميزات والقدرات التي لديك.. وإذا أردت أن تعمل قارن هذه المميزات والقدرات بالعمل الذي تقوم به .
طور نفسك :
بعد تحديد نقاط القوة عندك، انتقل إلى المرحلة القادمة وهي طور نفسك وذلك بالترقي والتدرج والثبات، لا تكثر على نفسك ثم تنقطع، قال صلى الله عليه وسلم ( أحب العمل إلى الله أدومه وإن قل ). مارس دائما ولو فشلت.. فالفشل يبقى في الماضي وأنت في الحاضر .كما أن الوسطية في كل شئ مع الاستمرار تدفع بك إلى الأمام في طريق النجاح .
تخلص من عيوبك :
لكل إنسان عيوب وهي تحد من النجاح..
كيف تتخلص من عيوبك ؟
اعترف بعيوبك ، اكتب النقائص التي فيك على ورقه مثل : الاستعجال – عدم الثقة في الآخرين – إفراط في الثقة في الآخرين - حب الظهور- الخجل - ضياع الوقت.
ثم ابدأ بعلاج نفسك.. واعلم أن سعيك بإصلاح نفسك والقضاء على نقاط الضعف هي من أعلى نقاط القوة فيك وهي البداية الصحيحة .. (ومن صحة بدايته صحة نهايته ) .

الإرادة
الإرادة هي القوة الخفية لدى الإنسان وهي تعني اشتياق النفس وميلها الشديد إلى فعل شيء ما ، وتجد أنها راغبة فيه ومدفوعة إليه..
للإرادة شروط:
· تحديد الهدف .. حدد هدفك وبين وجهتك ، وليكن هدفا عاليا..
مثلا : ( أن أكون طبيبا / أن أكون مديرا ناجحا / أن أكون معلماً مميزاً ) وتصور هدفك .. .
أمور تزيد على الإنتاجية والفاعلية :
1. تحديد الأهداف وتقسيمها إلى : أهداف كبرى ، أهداف جزئيه "صغرى" .. اجعل الأهداف الجزئية في خدمة الهدف الأكبر. وقدم دائما ( ماذا ) على ( كيف ).. أي ماذا سأفعل ؟ ، ثم كيف سأفعل ؟
2. نظم وقتك .
3. قوي علاقتك بالآخرين . اكسب الأصدقاء .
4. تقويم الأداء .. بعد فترة قف .. وراجع عملك .
5. كن متفائلا .
وأخيرا "من لا يتقدم لا يبقى في موقعه بل يتقهقر " .




المهندس / محمد والي


مدير مركز خدمات الأرشيف الالكتروني















مركز خدمات الأرشيف الالكتروني المتكامل


شهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشامله في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، لذلك قامت كثير من الدراسات والبحوث والبرامج والانظمه التي تقوم علي تنظيم الأرشفة والأرشيف الالكتروني .

فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني التابع للهيئة القومية للبريد .
والذي تأسس في نوفمبر 2006 بمدينه السادس من أكتوبر .

جاء ليخدم الوضع الحالي والمستقبلي لكافة المؤسسات وذلك علي اختلاف أحجامها وأنشطتها ..

ووصولا إلى تحقيق ما هو مطلوب ولكسب السبق في المنافسة ..
فإن العميل يلحظ التباين بين المركز وبين تلك التي تعمل في مثل هذا المجال ..

وفي الأرشيف الالكتروني ..
هناك محاولات للتجديد ..
بتقديم ما لا يقدمه المنافسون في نفس المجال ..

و جاء علي لسان المهندس/ محمد والي مدير المركز أنهم يقومون بقراءة جيدة ومتواصلة لكل جديد في هذا المجال..
لهذا فنجد إن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني كسب الرهان بالجمع بين كونه تابع لهيئة حكوميه وتقديمه لخدمات متكاملة في مجال الأرشفة الالكترونية عن طريق منافسة شريفة تقوم على عنصر التميز والعمل ..
ولهذا فليس من الإنصاف في شيء .. أن نغفل عن هذا الانجاز الضخم والمميز ..
فالمركز يوظف كل إمكانياته لتحقيق مجموعه من الأهداف أهمها :
الوصول بنا إلي مجتمع بلا أوراق : فإحدى السلبيات الكبيرة لوسائل الأرشفة القديمة هي التعامل مع الكم الكبير من الأوراق والملفات التي يمتلئ بها الأرشيف في مختلف المؤسسات ومن هذا المنطلق فإن المركز يضمن سهولة تخزين واسترجاع هذه الملفات الورقية بسلاسة ويسر من خلال المعالجة الآلية المتكاملة لانجاز ومتابعه تدفق الأعمال لدي المؤسسات المختلفة سواء العام منها أو الخاص .
تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية :فتطبيق نظام الأرشيف الالكتروني يعدالبوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية مما يؤدي إلي الرفع من أداء المؤسسات الحكومية والتقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين .
القضاء علي الروتين : عن طريق استخدام نظام أرشيفي ناجح فإنه يستطيع ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها وبالتالي سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج نطاقها مما يوفر الوقت والجهد .
تامين المعلومات ضد الكوارث : لديه كافة الوسائل لتأمين البيانات المخزنة ضدأيةمخاطر محتملة كانت تهدد نظام الأرشفة التقليدي مثل مخاطر الحريق أو تلف المستندات الورقية .
تسهيل التعامل مع المستندات ومحتوياتها : يقوم بتحويل محتوى الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتويات هذه الوثائق .
توفير السرية والأمان للمستندات ومحتوياتها :يقوم بتأمين الملفات وحمايتها مع الحفاظ علىالسرية التامة للبيانات بحيث لايطلع عليها إلاالشخص المصرح لهبذلك .
توفير وحسن استغلال المساحات : وذلك عن طريق توفير مساحات أقل لتخزين المستندات الورقية .
سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية : عن طريق استخدام تقنيات متقدمه لتداول الوثائق بين المستخدمين .
إتاحة الوثائق للاطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه مما يوفر تبادل المعلومات بينمستخدمي الأرشيف والذي يؤدي بدوره إليتوفير الوقت مهما كانحجم هذه البيانات .

الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

· هذا بالإضافة إلي أن مركز خدمات الأرشيف الالكتروني ليس فقط عماله مدربة وحاسبات وحزمة برامج ، ولكنهم حريصين علي تامين وحماية الملفات مع المحافظة علي أصولها وذلك من خلال تطبيق مجموعه متكاملة من الأساليب التي توفر التامين الشامل للمعلومات التي تم تخزينها .



مركز الأرشيف الالكتروني المتكامل


· الأرشيف الالكتروني من اكبر المشروعات المتطورة في البريد المصري
· التامين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج
· توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل
· مراكز فرعيه للأرشيف بالمحافظات " 8 " مراكز
· المركز يوفر فرص عمل كثيرة للشباب

لم يخطر ببال احد أن يتساءل عن مصير الأوراق والمستندات الهامه التي تتكدس بالهيئات المختلفة كالوزارات والجامعات بعد سنوات طويلة حيث يصفر لونها وتتعرض للتلف والضياع ويصبح من الصعب الإطلاع عليها واستدعائها وبعد مرور فتره يصبح مصيرها أن توضع في اجوله حتى يتم إعدامها .

الأرشيف : هو ذاكرة البشرية وذاكرة الدولة والاداره معا وأصبح اليوم يمثل العنصر الأساسي في الاداره .
ويعتبر الأرشيف هو اللبنة الأولي التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب .
وقد تنبهت المؤسسة الحكومية الحديثة لأهمية الأرشيف فأولته الاهتمام الذي يستحقه وخاصة في الدول المتقدمة فتطورت نظريات وأساليب حفظ الأرشيف نتيجة التجربة العملية التي مرت بها عبر العقود الماضية .

من أهم التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث هي إدارة وحفظ واسترجاع المعلومات من الكم الهائل من الوثائق والملفات الورقيه والتي تتزايد بشكل يومي بالاشاره إلي بعض الإحصائيات فان الموظف يقضي نصف يومه مشغول بمختلف أنواع الوثائق ( مراسلات ، نماذج ، مخططات ، الخ ...) . إذ تم تخفيض المدة اللازمة لإنشاء هذه الوثائق ، أو مده البحث عن الوثيقة المطلوبة ، أو توزيع الوثائق للجهات المطلوبة ، فان ذلك يؤدي إلي زيادة إنتاجية المؤسسة بشكل كبير .


فمركز خدمات الأرشيف الالكتروني يعد أول واكبر مركز حكومي متكامل يعمل في مجال الأرشيف الالكتروني

فهو يضم جميع مراحل الارشفه الالكترونية وهي (الإعداد والتجهيز ،إدخال البيانات ، المسح الضوئي ، مراقبه الجودة ، التخزين المادي ، الخ........) . وذلك باستخدام أحدث التكنولوجيا المتاحة في هذا المجال عالمياً.

والمركز يفتح الآفاق أمام الهيئة القومية للبريد لاستخدام هذا النظام في تقديم خدمات جديدة للمواطنين ومواكبة عصر الحكومة الالكترونية وذلك من خلال استغلال المميزات الفريدة للهيئة بانتشارها في كافة محافظات مصر مما يمكنها من إرسال واستقبال المستندات بكافة أنواعها عبر شبكة الانترنت لتغطية أي مكان داخل القاهرة والمحافظات .

وتعتمد إمكانية تقديم هذه الإمكانيات الضخمة لنظام الأرشيف الالكتروني والمصنف في المستوي الاعلي لنظم إدارة الوثائق حيث يتميز بالقدرة علي التعامل مع مئات الآلاف من الوثائق يوميا وتخزين ملايين من الوثائق والبحث فيها واسترجاعها وأيضا التعامل مع مواقع عن بعد من خلال مختلف المستويات لتعميم الخدمات بين المواقع علي مدي غير محدد جغرافيا وهو ما تعجز عنه النظم ذات المستوي الأقل .

فالأرشيف الالكتروني يعد بنك للمعلومات والوثائق حيث يتم من خلاله تحويل المستندات الورقية بكافة أنواعها وحالتها إلى مستندات إلكترونية يسهل استرجاعها والتعامل معها بطريقة إلكترونية . وكذلك حفظها بطريقة مادية إلكترونية وبالتالي فتظهر لنا

الأهداف الرئيسية للأرشفة الالكترونية ومنها :

1/ توفير الوقت والجهد والمساحات لحفظ واسترجاع الوثائق .
2/ سهولة استرجاع البيانات والوثائق بكافة أنواعها .
3/ سهولة إدارة المحتوى الالكتروني وتبادل الوثائق ودورات العمل .
4/ تطبيق منهجية الحكومة الالكترونية .
5/ استخدام هذه البيانات وتحليلها والاعتماد عليها في اتخاذ القرارات
6/ سهولة تبادل الوثائق عبر الشبكات الالكترونية .
7/ السرية التامة باستخدام أحدث التقنيات في مجال تامين المعلومات .
8/ إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة العديد من الأشخاص في نفس الوقت كل حسب اختصاصه .
9/ حفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل تكلفه .
10/ الارتقاء بمستوي وعي العاملين .

ولدى المركز إمكانيات متكاملة لتطبيقات الأرشفة وهي :

§ تطبيقات Registration
§ تطبيقات إدخال البيانات Data Entry
§ تطبيقات المسح الضوئي Document Scanning
§ تطبيقات مراقبة الجودة Quality Control
§ تطبيقات أرشفة مادية الكترونية Record Management
§ تطبيقات Work Flow
§ تطبيقات أرشفة الملفات الالكترونية
( E-mail – Fax – PDF- XML – HTML – Doc….)
§ تطبيقات OCR
§ تطبيقات Web Application
§ تطبيقات التقارير
§ تطبيقات إدارة النظام
( تكوين النظام – تكوين مراحل العمل – إدارة المستخدمين والصلاحيات – تكوين التقارير )

وإمكانيات المركز تتلخص في :

1 - الاستشارات والتصميمات لأنظمة الأرشفة الالكترونية والمادية .
2 – الأرشفة الالكترونية .
3 – الأرشفة المادية .
4 – التأمين التقني للمعلومات والوثائق والأجهزة والبرامج .
5 – التدريب .
6 – توفير الكوادر اللازمة لإدارة مشروعات الكم المتراكم لدي العميل أو في المركز .
7 – مراكز فرعيه بالمحافظات " 8 مراكز " وجاري زيادة هذه المراكز والتوسع جغرافياً لتشمل جميع مناطق البريد في الجمهوريه .
8 - المركز الرئيسي يعمل 3 ورديات بإمكانيات :
- 150 محطة إدخال بيانات / وردية .
- 75 محطة مراجعة بيانات / وردية .
- 100 محطة مسح ضوئي / وردية .
- مساحات حفظ مادي لملايين المستندات

ومن خلال مسيرة عمل جاوزت الخمس سنوات قام المركز بالعديد من المشروعات ومنها أرشفة ما يتجاوز ال60 مليون مستند

والمشروعات هي:

· مشروعات مع البريد المصري ومنها .
- عملاء التوفير - دفتر استثمار البورصة
· مشروع اتصالات مصر .
· مشروع بنك الاسكندريه مليون مستند .
· مشروع حماية المستهلك " يومي " .
· مشروع ال DOOR TO DOOR .

وفي استكمال لما تم إنجازه في المرحلة السابقة سوف يتم تحقيق المزيد من الإنجازات ومن أبرزها تجهيز مراكز للأرشيف فرعية بالمحافظات وذلك بناءاً على خطة تطوير وتوجيهات السيد رئيس مجلس الإدارة .

وقد تم البدء في الإعداد لمراكز أرشيف في كلاً من المحافظات الآتية
( الغربية ، الشرقية ، الدقهلية ، الإسكندرية ، السويس ، أسيوط ، سوهاج ، البحر الأحمر ) وجاري تنفيذ الأعمال الإنشائية والبنية التكنولوجية للتشغيل وتم الانتهاء من تجهيز فرع طنطا وجاري تجهيز فرع الإسكندرية .

وسيحدث هذا التطور طفرة كبيرة بمجال الأرشيف الالكتروني من توسع أفقي للمشروع بالمحافظات المختلفة وذلك لنشر ثقافة الأرشيف الالكتروني والبدء في تطويره ليصبح بنك المعلومات على مستوى الجمهورية .

ومن خلال هذا التوسع فإن هذه الفروع سوف تقوم بتقديم خدمة الشباك الموحد ( E – Counter ) وهي أحدث المشروعات الهامة الجاري تنفيذها خلال الفترة القادمة داخل مركز خدمات الأرشيف الالكتروني وهي عبارة عن نظام جديد لخدمة العملاء وموظفي مكاتب البريد وذلك لتسهيل التعامل بينهم حيث يتم وضع رقم خاص لكل عميل ومن خلال إدخال هذا الرقم على الحاسب يستطيع موظف مكتب البريد الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بالعميل كما يوضح أيضا حجم تعاملات العميل مع الخدمات البريدية التي تقدمها الهيئة .

بالإضافة إلى مشاركة هذه الفروع في المشروعات الخارجية حيث أن مشروع الأرشيف الالكتروني لا يقتصر على تقديم خدمات للهيئة القومية للبريد فقط وإنما يقدم خدمات للغير (وزارات – هيئات ومؤسسات – شركات خاصة).

ولذلك يعد الأرشيف الالكتروني وسيله عمل مهمة لأي مؤسسه أو منشاة نظرا للفوائد الكبيرة التي تحقق من خلاله كتوفير الحيز المكاني الذي يشغله الأرشيف التقليدي وإمكانية ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعها والرفع من أداء المؤسسات لذا فقد أصبح لزاما علي كل المؤسسات أو المنشات الحكومية أو الخاصة أن تواكب العصر وتتحول إلي الارشفه الالكترونية وذلك تحقيقا لمصلحتها ومصالح مستفيديها .

يقع المركز الرئيسي في مدينة 6 أكتوبر – ميدان ليلة القدر
ت / فاكس : 38313831
ت / 39124621
e-Archive@EGYPT POST.ORG

[MemE19]

السلام عليكم


لو سمحتو ابغى برنامج ارشفه مجاني للتجربه


ويكون عربي بليييييييييييييييييز في اسرع وقت ممكن


انا اعرف اسامي برامج ولكن ما اعرف من فين احصل عليها


1. هبه
وغيرها

[chemsse01]

- لمحة تاريخية عن الأرشيف :
بداية ظهوره
لقد أشارت الأبحاث التاريخية إلى أن ظهور الأرشيف كان عربيا و بالتحديد في منطقتي سوريا و العراق , ذلك أن مفهوم الأرشيف كمادة وثائقية يحمل في طياته نشاط الإنسان و تاريخه الحضاري , فكانت بدايته من مادة الصلصال إلى الورق البردي إلى الورق المضغوط ثم إلى الورق المطبوع ثم إلى الميكروفيلم فالميكروفيش فالقرص المرن (Disquette) ليصل الآن إلى القرص الضوئي (CD/DVD)
و لقد اكتشفت الأبحاث الاركيولوجية (إضافة الفقرة الموجودة بالجهاز)
2- تعريف الأرشيف :
مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة فيالاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريقإعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين من الأرشيف[1] (http://alyaseer.net/vb/newthread.php?do=newthread&f=8#_ftn1).
عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا ، تحفظلأسباب تاريخية، مع بعض المواد الأخرى ، وتنشأ هذه الوثائق من نشاطات للقطاع العاموالخاص


"عرف الأرشيف على انه مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه , كل شخص طبيعي أو معنوي , و كل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة , مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها"(1)
و ينقسم الأرشيف إلى ثلاث أنواع :
‏‎ ((الأرشيف ‏الجاري)) current archives
المكان الذي تحفظفيه الوثائق الجارية، أي التي تستعمل يوميا للحاجة ‏إليها في العمل.

الأرشفة archiving
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجللأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورة[2] (http://alyaseer.net/vb/newthread.php?do=newthread&f=8#_ftn2).
أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث ‏التاريخي،لأنها غير ذات فائدة جارية

الموادأرشيفية archival material :
عبارة عن سجلات وكتب قديمةونادرة ..إلخ ، ليس من السهل تعويضها وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصة[3] (http://alyaseer.net/vb/newthread.php?do=newthread&f=8#_ftn3).

أهمية الأرشيف والأرشفة الإليكتروني :
يعتبر الأرشيف وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات علىغرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسييرالأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجالتخصصها


دور مهنيوالأرشيف في البيئة الإليكترونية الجديدة :
إنمهنيي الأرشيف معنيون بإنشاء السجلات وحفظها ، وتنظيمها ووصفها وإتاحتها لاستخدامالمستفيدين؛ ويحتاج عملهم إلى مؤهلات علمية عالية وخبرات عملية مختلفة ، لذلك وجبتقديم الدورات المناسبة لهم لكي تنجح عملية الأرشفة الإليكترونية وبالتالي نجاحالأرشيف الإليكتروني ومن هذه الدورات كما أشارت د. سناء التكروري[4] (http://alyaseer.net/vb/newthread.php?do=newthread&f=8#_ftn4)علىسبيل المثال لا الحصر :
دورات في مجال التدريب المستمر :
مقدمة إلى إدارة نظم حفظ السجلات ،إدارة الأرشيف،إدارة سجلات الأرشيف الإليكترونية ، أدوات إدارة نظم، الوثائق الإليكترونيةوأرشيفات البيانات ، تصميم قواعد البيانات ، إدارة الملفات الشخصية
إضافة إلى مجموعة من الدورات في الفهرسة إعدادالكشافات والمستخلصات ، دورات في الإنترنت واستخدام تطبيقاته المختلفة ، ودورات فيالرقمنة والحفظ الرقمي ودورات مهارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والشبكات .
ونظرا لنقل كثير من المعلومات اليكترونيا مما أوجبعلى مهنيو الأرشفة متابعة الدراسات الحديثة في المجال والعمل على الضبطالببليوغرافي والموضوعي لمقتنياتهم واستخدام الإنترنت لتبادل المعلومات معالأرشيفات الأخرى

خصائص ومميزات الأرشيف الإليكتروني:
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال،بسرعة و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضلالانترنت. ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوىالدولة، يحفظ الأرشيف على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كلالمعلومات الضرورية لمساعدتهم في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءاتالقانونية.
أورد الدكتور مساعدالطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي على النحو التالي[3] (http://alyaseer.net/vb/newreply.php?do=newreply&p=19778#_ftn3):
1. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوامالمعاملات والملفات وغيرذلك
2. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدتأماكنها
3. سهولة وسرعة نقلالرسائلوالوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارجنطاق المؤسسة
4. سهولة الوصولللوثائقالإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدملهذه الوثائق
5. مراقبةالوثائقوتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملاتداخل المؤسسة
6. تعدد نقاطالوصولللوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاعالوثائق
7. سرعة الوصولللمستفيدين أياًكان موقعهم وتقديم الخدماتلهم
8. التقليل من الأخطاءومخالفة الأنظمة
9. التقليلمنالمراجعات للدوائر الحكومية من قبلالمستفيدين
10. المركزية فيالتعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار الأوامر أوالقرارات.
11. توحيد المعاييرفيالتعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر منقاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أوخارجها.
12. الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسساتالقطاع الخاص.
يعد البوابةونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية
ورغم كل المميزاتالتي يتميز بها الأرشيف الإليكتروني إلا أن له بعض السلبيات التي لا تغفل ويجبمعالجتها من هذه السلبيات :
1- التطور السريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكنملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزةلاسترجاعه .
2- إمكانية تعرضالمواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.
3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعدادملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها .
4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثلالأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كلياأو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي .

ولعلاج مثل هذه السلبيات كان لابد من تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإليكتروني :
يجب تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملينالمعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني: الإدارة المنتجة للأرشيف الإلكتروني، و قسمتكنولوجيا المعلومات (IT)، و قسم الأرشيفالمعني بالحفظ في المدى الطويل. يحدد كل عضو من المتعاملين الثلاثة المقاييس الخاصةبمجاله، ويطرح انشغالاته للأطراف الأخرى:
- تقوم الإدارة بوضع القائمة الشاملةللأرشيف الإلكتروني المنتج من قبلها، وبتحديد مدة الحفظ للبيانات حسبحاجياتها.
- يتدخل قسم الأرشيف لتحديدالأرشيف الإلكتروني الذي يجب حفظه في المدى الطويل (بل دائماً) حسب تعليمات الأرشيفالوطني، وطرح المشاكل المتعلقة بطرق الحفظ لضمان حماية البيانات الإلكترونية؛
- يقترح قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أنواع البرامج والأجهزة والدعامات التي يمكن استخدامها في المعاملة اليومية، ثمللحفظ في المدى الطويل.
- سوف ينبثق من هذا الفريقالمتكامل سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى المؤسسة المعنية، وتبقى تلكالسياسة قابلة للإثراء حسب التطبيق في الميدان وحسب التطور التكنولوجي، لأنه "منغير الممكن الاستفادة من البلورة السحرية لقراءة المستقبل التكنولوجي!"
لذا يجبتحديد سياسة تعتمد على أفضل الدعامات الموجودة في الوقت الحالي والتي تضمن حفظالأرشيف الإلكتروني لمدة عشر سنوات ، مع العلم بأن بعد هذه المدة يفترض اللجوء إلىحلول تكنولوجية أخرى حسب التطور التكنولوجي.

سوف ترتكز السياسة الخاصة بحفظ الأرشيفالإلكتروني في المدى الطويل على العناصر التالية:
أ‌- استغلال كل الدعامات الإلكترونية الممكنة (بتعددأشكالها) لضمان الحصول على البيانات الإلكترونية إذا ضاعت في شكل منالأشكال.
ب‌- وفي هذا النطاق،يجب تخزين الأرشيف الإلكتروني في أقراص ( CD.Rالأكثر جودة)،وفي القرص الصلب (HDD)، وفي الجهازالمركزي (SERVER)،مع تحويليومي (Back up) خارج الجهاز (Off Site) في كاسيت (DLT).
ج- وكل هذهالإجراءات لم تضمن حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل إذ لم تقوم المؤسسةبعملية هجرة البيانات (periodical migration) مرة كل خمس سنوات.
د- يجب القيام دوريا بتجديد (refreshing) و بهجرةالبيانات من شكل إلى آخر قبل ضياع المعلومات، و تتطلب هذه العملية إدماج قضيةالأجهزة و البرامج في سياسة هجرة البيانات الإلكترونية
ه- من هذا المنطلق، يجب تحديد خطة لاختبار البياناتالإلكترونية و لتجديدها و إعادة شكلها عند تغيير الأجهزة (hardware) و البرامج (software)
و- بدون ما ننسى – في تحديد السياسة لحفظ الأرشيف- إمكانية استعمال تقنية الميكروفيلم الذي يبقىأفضل و أضمن وسيلة لحفظ الأرشيف في المدى الطويل (أكثر من قرن)، شريطة القيام أيضابالإجراءات المرتبطة بصيانة الأفلام؛ و يمكن استخراج البيانات الإلكترونية في شكلالميكروفيلم بفضل تطور التكنولوجية؛
ي- يرجع لكل مؤسسة تحديد السياسة التيتناسبها لضمان حفظ الأرشيف الإلكتروني، و إعطاء عناية خاصة للأرشيف الإستراتيجيالذي يجب تصويره رقميا في كل الأشكال الإلكترونية، و قياسيا (ميكروفيلم)، والاحتفاظ إذا اقتضى الأمر بالأرشيف الأصلي، مثل سجلات الحالة المدنية و الملفاتالتقنية للبنية التحتية بالنسبة لأرشيف الدولة...
في النهاية، انقل رأي الأرشيف الوطني الأمريكي حولأفضل شكل لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: " الشكل الثابت (persistent format) هو الشكل الذي يرتكز على استراتيجيه للحفظ تهدف إلىالتقليل من أضرار الزوال التكنولوجي، و إلى التخفيض من التبعية اتجاه الأجهزة (hardware) و البرامج (software)، ليمكن في المستقبل استرجاع البيانات الإلكترونيةو نسخها للحصول على وثائق صادقة".

كيف يمكن إنشاء أرشيف اليكتروني ؟

خطوات الإنشاء :
1. استقال البياناتوالمستندات المراد أرشفتها من كافة الإدارات والأقسام في المكاتب المختلفة
2. ترميز الوثائق المرادأرشفتها وفقا لدليل أعد سابقا لتحقيق هذا الغرض
3. إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر أو أي وسيط من وسائط التخزين بواسطة برامجوأنظمة مصمصة بدقة لأرشفة الوثائق وحفظها إضافة إلى الأجهزة اللازمة لإدخال هذهالوثائق إلى جهاز الحاسب وأرشفتها مثل الطابعات وغيرها من وسائل الإدخال
4. حفظ الوثائق المؤرشفةفي ملفات الأرشيف الإليكترونية .
5. إجراء التحديث المستمر للبيانات ، وضبط العمل على تحقيق الأمان المطلوب، وصيانة وإصلاح الأجهزة حتى لا يؤدي توقفها إلى إعاقة سير العمل .
6. إصدار التقارير بصفة دوريةعن العمل والمواد المخزنة في الأرشيف، ويتضمن التقرير المعلومات التالية :

1. أنواع السجلات وتركيب الملفاتالتي تم التخزين عليها .
2. الوسائط المختلفة التي تستخدملتخزين السجلات .
3. الأسس التي يتم وفقا لها ترتيبالسجلات، مثلا أرقام مسلسلة وفقا لدليل معين يمكن استخدامه لإخراج البيانات عندالحاجة إليها .
4. طريقة تحديث البيانات المسجلةفي الملفات المختلفة، وذلك لإضافة بيانات جديدة أو لتعديل بعض البيانات السابقة أوحذف بعضها الآخر .
5. وسائل وطرق التحكم في الأخطاءالتي قد تحدث عند إدخال البيانات وفق لترتيب السجلات الخاصة بها وواضح أن عملياتالتشغيل الكمبيوتري يجب أن تتضمن الطرق التي يمكن استخدامها للكشف عن الأخطاء . مثلا: بعد تحديث البيانات يمكن إخراج موجز بالمجاميع بعد الإضافات المختلفةوالسحوبات التي حدثت ومقارنة النتائج مع الموجز قبل التحديث للتأكد من التطابق الذييجب أن يتحقق إذا كانت عمليات التشغيل قد تمت بدقة تامة .
6. دراسة طبيعة ، وحجم ،وتكرار، ووقت الاستجابة، وذلك فيما يتعلق بالحصولعلى المعلومات من ذاكرة الكمبيوتر وبتحديث البيانات المخزونة في ملفات هذه الذاكرة . ويعني ذلك ضرورة إجراء الموازنة بين وقت الاستجابة الخاص بنظام كمبيوتري معينوبين التكلفة التي تحتاجها كل من البرمجة الخاصة بهذا النظام وتخزين البيانات وفقالتشغيل هذا النظام ، وتحديث هذه البيانات كلما دعت الحاجة إلى ذلك. وبالرغم من أنإنشاء إدارة للبيانات باستخدام الكمبيوتر والملفات المختلفة الخاصة به يمكن أنيتطلب استثمارا هائلا في رؤوس الأموال والموظفين الذين تحتاجهم مثل هذه الإدارة ،إلا أنها يمكن أن تقدم خدمات جليلة للمؤسسة ، كما يمكن إدخال التعديلات عليها منوقت إلى آخر بسهولة وتكاليف قليلة .

ملاحظات يجب مراعاتها عن تصميم ملفات الأرشيف الإليكتروني[1] (http://alyaseer.net/vb/newreply.php?do=newreply&noquote=1&p=19821#_ftn1):
1. إن تصميم ملفاتالأرشيف الإليكتروني هو بالدرجة الأولى فن ، بمعنى أنه عمل يعتمد أساسا على إدراكالمسئول عن التصميم للأعمال المختلفة التي تقوم بها المؤسسة . أي أنه يجب أن يتضحفي أذهان المسئولين عن التصميم صورة شاملة ومتكاملة للمسالك التي تأخذها التدفقاتالمختلفة للبيانات والمعلومات حتى يمكن تحديد التركيب الخاص بالملفات التي تكونهناك حاجة إلى إدخالها في الكمبيوتر ، بالإضافة إلى البيانات التي سوف يتضمنها كلملف .
2. يجب أن يدرك المسئولون عنالتصميم الطرق المختلفة التي يمكن على أساسها تحديث البيانات التي تتضمنها الملفات . ذلك لأن بعض عمليات التحديث يمكن أن تكون بصفة مستمرة ، بينما يكون البعض الآخرمن البيانات ثابتا تقريبا .
3. يجب المقارنةبين التراكيب المختلفة للملفات التي يمكن استخدامها في الأرشيف لتحقيق التوافقبينها وبين أنواع المعلومات ومدى احتياجها إلى التحديث
4. الموازنة بين تكاليف العمل وبين أنواع الملفات التي يمكن الاعتماد عليهاووسائط التخزين التي تستخدم لحفظ البيانات المختلفة . وعند بحث التراكيب المختلفةيجب الموازنة التكاليف والسرعة التي يتطلبها العمل عند استعادة البيانات أو عندتحديثها ، وكذلك حجم البيانات وقابليتها للتغيير من وقت إلى آخر .
5. يقوم نظام الأرشيف على استخدام أرقام دليل يجب أنتعرف بها الملفات والمستندات الموثقة والنسخ المحفوظة في أي وسيط من وسائط التخزينالمختلفة ، بمعنى أن هذه النسخ يجب أن تحمل نفس رقم الدليل الخاص بالوحدة أوبالموضوع أو بالعملية التي يخزن لها ملف خاص بها في ذاكرة الكمبيوتر أو على أيواسطة من وسائط التخزين . لذلك يجب أن يكون لدى مصمم الملفات الخبرة الكافية فيإعداد دليل يتصف بالمرونة التي تساعد في تخفيف أعباء التعديلات التي تضطر الإدارةإلى إجرائها عندما يكون الدليل محددا وقاطعا ، أي عندما لا يكون متمتعا بالمرونةالتي يمكن أن تساير تطور أعمال المكتب التابع له .
6. عند تصميم الدليل الخاص بمكتب ما يحسن تحديد الأساس الذي ينبني عليهتركيب الدليل ، بمعنى هل يكون الدليل مركبا على أساس الوحدات التي يتعامل معهاالمكتب أو على أساس الموضوعات التي تكون أعماله أو على أساس العمليات المختلفة التيتجري فيه . وواضح أن تحديد هذا الأساس للدليل يتوقف على الأهداف التي يرجوها المكتبمن إنشاء الأرشيف الإليكتروني ، وعلى كيفية احتياجه للبيانات من هذا الأرشيف . لذلكيكون لكل مؤسسة ظروفها الخاصة التي تحدد نوع الدليل الذي يتفق وطبيعة أعماله . أوالاسترشاد بالأنظمة المختلفة التي أعدتها وتتبعها بعض المؤسسات في الدول المختلفةمثل نظام (RECODEX)للمحفوظاتفي الدوائر الحكومية الكندية وغيره من أنظمة الأرشيف ذات الأهمية المنتشرة فيالعالم.
7. يجب بعد ذلك تصنيف وتبويبالدليل الترميزي إلى أقسام يكون لكل منها رقمه الخاص تبعا لعدد هذه الأقسام على أنتترك فراغات في النهاية للأقسام التي يمكن أن تستحدث مستقبلا ، ثم تحديد المجموعاتالتابعة لكل قسم ، ثم تحديد عدد الوحدات التابعة لكل مجموعة من المجموعات المختلفةالتي تكون الدليل ... وهكذا إذا أردانا التسلسل في التقسيم .
من المرغوب فيه أن توضحالبيانات المختلفة التي سوف يجري إدخالها إلى ذاكرة الكمبيوتر على استمارة تصممخصيصا لذلك .
[1] (http://alyaseer.net/vb/newreply.php?do=newreply&noquote=1&p=19821#_ftnref1)ج.مدبك ، عمر مكداشي:استخدام الكمبيوتر في الأرشيف ،ص109

- الحكومة الإلكترونية أصبحت حقيقة
دخلت الحكومة الإلكترونية حيز التنفيذ قبل الإعلان الرسمي عنها، باستخدام البريد الإلكتروني، وفتح مواقع "الواب"، وإصدار الملفات في الشكل الرقمي بدلاً من الورق، واقتراح خدمات للجمهور بوسائل آلية ... , لذا أرادت الحكومات تحديد سياسة شاملة مستقبلية لتطوير العمل الإلكتروني وتوظيفه لخدمة المواطنين في المعاملات اليومية؛ وفي هذا النطاق بادرت إمارة دبي بإطلاق "مشروع حكومة دبي الإلكترونية في غضون 18 شهراً"(1)، وأصبح المشروع حقيقة بعد أشواط سريعة قادته إلى تخطيط 70% من الخدمات الإدارية بالطريقة الإلكترونية في سنة 2005.(2)
كما يطمح مركز الوثائق والبحوث بديوان رئيس الدولة من جهته إلى تقديم خدماته للباحثين عبر العالم بنشر سبعة ملايين وثيقة تاريخية في Internet بعد التصوير الرقمي، وهذا العمل الجبار يعتبر الأول من نوعه على المستوى العربي بل حتى على المستوى الدولي.(3)
وقامت الحكومة الفرنسية من جهتها بوضع برنامج يشمل 140 إجراءات تهدف إلى تطوير الإدارة الإلكترونية في غضون سنة 2007 (4)، قصد تسهيل كل الخدمات الإدارية المتجهة إلى الجمهور، ليتمكن المواطن من مخاطبة كل الإدارات وتلبية حاجاته الإدارية بدون الخروج من بيته مكتفياً باستخدام الكمبيوتر الشخصي!(5)
كما شرعت الحكومة البريطانية بتحديد سياسة للوصول إلى الحكومة الإلكترونية في نهاية السنة الجارية أي 2004 (6)، وكلفت مؤسسة الأرشيف الوطني البريطاني بمتابعة العملية وبتوفير المقاييس لإدارة الأرشيف الإلكتروني على مستوى كل مؤسسات الدولة (7). عند زيارتي للأرشيف الوطني البريطاني (PRO) في بداية شهر أغسطس 2003، تجولت عبر أربعة أقسام أنشئت لتنفيذ هذه المهمة:
1. قسم سياسة الأرشيفالإلكتروني؛
2. قسم إدارة الأرشيف الإلكتروني المنتج منذ 30 سنة؛
3. قسم التصوير الرقمي للأرشيف؛
4. قسم إتاحة الأرشيف الإلكتروني عبر شبكة Internet.
وبصفة عامة، أسست المجموعة الأوروبية هيئة لتوحيد الجهود في مجال تطوير الأرشيف الإلكتروني لحماية التراث الثقافي "ERPANET".(8)
أما الولايات المتحدة الأمريكية دخلت رسمياً في عهد الحكومة الإلكترونية بموجب قرار رئاسي صدر بتاريخ 17 ديسمبر 2002، وتهدف السياسة الجديدة إلى تقنين العلاقات الإلكترونية بين الحكومة والمواطنين (Government to citizen)، وداخل الحكومة بين الإدارات المعنية بخدمات الجمهور(Government to government)، وبين الحكومة وقطاع الأعمال (Government to business).(9)
وقامت منظمة اليونسكو(UNESCO) من جهتها بفتح صفحة بموقعها خاصة بالحكومة الإلكترونية نتطرق إليها فيما بعد.
2- تحديات حفظ الأرشيف الإلكتروني وحمايته من الضياع الآلي
أحدث هذا التطور السريع في العالم الإلكتروني تساؤلات جديدة مرتبطة بالشكل الجديد (الرقمي) للأرشيف:
-ما هوالأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي الدعامات (الوسائط) المستخدمة؟
-ما هي مدة حياة هذه الدعامات؟
-كيف تحدد مدة حفظ الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي طرق الحفظ؟
-هل يمكن إتلاف الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هي شروط الإطلاع عن الأرشيف الإلكتروني؟
-ما هومصير الأرشيف التقليدي على الورق؟
-هل يجب تصويره في الشكل الإلكتروني؟
-ما هي قانونية الإمضاء الإلكتروني؟
-إلىأخره...
في الواقع، تتعلق بعض الأسئلة المطروحة بالأرشيف بصفة عامة مهما كان شكله وليس بالأرشيف الإلكتروني فقط؛ وتطرقنا في دراسة سابقة إلى هذا الموضوع (10).
لذا نكتفي فقط بذكر المراحل الأساسية التي يمر عليها الأرشيف منذ تاريخ إنتاجه إلى غاية تاريخ تحديد مصيره النهائي:
-المرحلة الأولى أوالعمر الأول في حياة الأرشيف، حيث الوثيقة تستعمل يومياً بمكان إنتاجها، وتبقى في نفس المكان لمدة خمس سنوات على الأقل؛
-المرحلة الثانية أوالعمر الثاني، حيث الوثائق تصبح مرجعاً تحفظ خارج مكان إنتاجها، في مركز الحفظ المؤقت (للأرشيف الوسيط) لمدة تتراوح بين 5 و15 سنة؛
-المرحلة الثالثة والأخيرة، حيث يقرر المصير النهائي للأرشيف: الحفظ الدائم في مؤسسة الأرشيف الوطني أوالإتلاف حسب قوانين الدولة وليس حسب قرارات المؤسسات.
يحول الأرشيف بعد المرحلة الأولى من حياته خارج الإدارة المنتجة لسبب اقتصادي: توفير المكان للأرشيف الجديد، ويحفظ لمدة معينة حسب أهميته للإدارة في مركز الأرشيف الوسيط، قبل تحديد مصيره النهائي.
فجرت اليوم هذه النظرة التقليدية مع انتشار الأرشيف الإلكتروني الذي لم يتطلب مساحة كبيرة للتخزين في شكله الجديد (الدعامات الحديثة)، وبالتالي لم تقلق الإدارة من وجوده داخل المؤسسة، ولا ترى ضرورة تحويله في مركز الأرشيف الوسيط خارج مكاتبها. إذا حددت في الماضي ثلاث مراحل في حياة الأرشيف التقليدي (على الورق)، ينحصر عمر الأرشيف الإلكتروني اليوم في مرحلة واحدة حيث يحفظ في مكان إنتاجه لمدة طويلة بدون أي تحويل.
ومن هنا ينبثقالخطر، إذ يصبح الأرشيف الإلكتروني مهدداً بالإتلاف ليس عشوائياً كما وقع هذا بالنسبة للأرشيف التقليدي على الورق (11)، ولكن بسبب هشاشة الدعامات الإلكترونية، أوحتى بسبب نسيانه في أعماق الكمبيوتر!
أوبعبارة أخرى، إذا تمكنت الإنسانية بحفظ ذاكرتها التاريخية لمدة آلاف السنين في الأشكال التقليدية (الصلصال – البازلت – الورق البردي – الرق – الورق المخطوط – الورق المطبوع)، هل بإمكانها اليوم – وهي تمتلك قدرات تكنولوجية جد متطورة – حفظ وحماية ذاكرتها الإلكترونية لنفس المدة؟
إذ لم تؤخذ بعين الاعتبار قضية حفظ الأرشيف الإلكتروني وحمايته في المدى الطويل، فربما تفقد الكثير من المؤسسات ومن ثم الدولة ذاكرتها الإلكترونية لندخل في تناقض لم يطاق: نظهر اليوم ومع التطور التكنولوجي السريع عاجزين على حماية ذاكرتنا من الإتلاف، ونصبح أقل قدرة من أسلافنا – الذين كانوا يفتقروا لأي تكنولوجيا لمواصلة الرسالة التاريخية للأجيال الصاعدة!
إن الأرشيف التقليدي (الورق) يمتاز بوجوده المادي (الجسماني) ولوأنه محفوظ في ظروف سيئة، بينما يظهر الأرشيف الإلكتروني معاق بحكم عدم رؤيته ماديا (جسمانيا)ً وبضرورة وجود وسائط وبرامج وأجهزة لاسترجاعه؛ وهذه الوسائل الآلية تفقد يوم بعد يوم صلاحياتها نتيجة للتطور التكنولوجي المستمر الذي يرمي إلى "الخردة" كل الوسائط (الدعامات) والبرامج والأجهزة المستخدمة بعد مدة قصيرة من الاستعمال (ثلاث سنوات بالنسبة للبرامج وعشر سنوات بالنسبة لأحدث الوسائط!).
إذ يجب علينا أن نرافق التطور التكنولوجي، يفترض علينا أيضاً أخذ كل التدابير لحفظ البيانات الإلكترونية وحمايتها من الإتلاف، ولهذا الغرض يجب تحديد سياسة واضحة لإدارة الأرشيف الإلكتروني لتبقى البيانات الرقمية جاهزة في كل وقت للاستخدام والاسترجاع في العمل اليومي، ومحفوظة في أحسن الظروف لتتحول مع مرور السنين إلى ذاكرة تاريخية نسلمها "كاملة" للأجيال الصاعدة.
ولعله من الأرجح أن تنسق كل الجهود في إطار منظمة اليونسكوالتي فتحت صفحة خاصة للحكومة الإلكترونية ونشرت دراسة حول تطبيق الإدارة الإلكترونية في 15 بلداً عبر العالم موزعين في كل القارات.(12)

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع وبعد؛
تنبيه إلى الأخت"chemsse01": لقد نقلتي فقرات من دراساتي حول الأرشيف والأرشفة الإلكترونية دون ذكر المصدر الأصلي ودون احترام حقوق الملكية الفكرية. يجب عليك كلما تنقلي دراسات غيرك فتح قوسين لكي يتمكن القارىء من تحديد ما ينسب إليك و ما ينسب لغيرك. فإذا تستمرين في هذا المنهج، سوف لن تتقدمين في مجال البحث العلمي.
وشكرًا على تفهمكم.

[smithy]

السلام عليكم

هل يوجد استبانه حول موضوع الأرشيف الالكتروني ؟

شاكره لكم

[عبدالكريم بجاجة]

السلام عليكم

هل يوجد استبانه حول موضوع الأرشيف الالكتروني ؟

شاكره لكم

تحية طيبة وبعد؛
لقد نشرنا في منتديات اليسير موضوعًا قدمنا فيه استبيانا لتشخيص وضع الأرشيف، بما فيها الأرشيف الإلكتروني. ويُعد الاستبيان الخاص بوضع الأرشيف الإلكتروني خطوة أولى يجب أن تتبع بأسئلة أخرى حسب الظروف.

استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة

http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13783
1.
ج- استبيان حول الوضع الخاص بالأرشيف الإلكتروني:
يهدف الاستبيان الخاص بالأرشيف الإلكتروني إلى تقييم الأنظمة المستخدمة، و من ثم إلى تطابق المناهج مع ضرورة حماية و حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.
سياسة الأرشيف الإلكتروني:
1. هل للدائرة سياسة خاصة بالأرشيف الإلكتروني؟ التفاصيل.
2. برنامج الأرشيف الإلكتروني: الأهداف، و تاريخ انطلاق هذا البرنامج.
3. هل استعنتم بمكتب استشاري في الأرشيف الإلكتروني؟
4. موقع الانترنيت للمكتب الاستشاري، البريد الإلكتروني.
5. تحديد المقاييس الدولية أو المحلية المستخدمة في الأرشيف الإلكتروني.

التطبيقات في الأرشيف الإلكتروني:
6. تحديد مجال التطبيقات، أي الأقسام المعنية.
7. تحديد نوع الوثائق التي شملها نظام الأرشيف الإلكتروني.
8. هل للأرشيف الإلكتروني نسخ ورقية أو ميكروفيلم للاحتياط؟
9. هل تم مسح الأرشيف الورقي لتحويله في الشكل الإلكتروني؟
10. نوع هذا الأرشيف.
11. هل تم إتلاف الأرشيف الورقي بعد تحويله في الشكل الإلكتروني؟

حفظ الأرشيف الإلكتروني:
12. هل لديكم برنامج لحفظ وحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؟
13. تحديد التقنيات المستخدمة لهذا الغرض مثل:
Emulation – Migration – Microfilming – Refreshing – Reformatting
14. تحديد ظروف حفظ الأرشيف الإلكتروني: عدد النسخ – الشكل- المكان – المناخ.
15. ملاحظات إضافية حسب رأيكم.

[نهي احمد]

السلام عليكم

اختى الفاضلة لقد بحثت على الانترنت عن افضل برنامج للأرشيف الاكترونى فى مصر ووجدت هذا الرابط

http://idoxsoft.com

اتمنى ان اكون افادتكم

وشكرا

[عاشقه القطط]

انا اعمل بمركز الارشيف.اود معرفة احسن البرامج اللتي تستعمل تسيير الارشيف الالكتروني و احسن ماتوصل اليه العلمفي هذا المجال

هل انتي موجودة الان اهتي سميرة ؟؟ام انقطعتي من المنتدي اريد سؤال في الارشفه

تحياتي لك