دراسات أرشيفية: أرشيف الإمارات، واقع و آفاق

[عبدالكريم بجاجة]

الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة:
الواقع و الآفاق


من إعداد: عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث
أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة



1- المقدمة : وضع أرشيف الدولة

1.1 - المقاييس الدولية الخاصة بالأرشيف :

إن الأرشيف في المفهوم الدولي يعتبر أولاً وسيلة عمل، وأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أم مالية أم مادية؛ و التحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصها. ثم يدخل الأرشيف مع مرور السنين في المرحلة التاريخية حيث يوظف لكتابة تاريخ الأمم بطريقة علمية موثقة؛ لذا عرف قطاع الأرشيف في النصف الثاني من القرن العشرين تطوراً سريعاً أخرجه من العزلة التي كان يعاني منها باعتبار جزء منه تاريخي فقط والباقي ليس له أهمية. أصبح الأرشيف في مطلع الألفية الثالثة ميداناً مقنناً في جميع الجوانب من حياته الإدارية والتاريخية، و ظهرت شيئاَ فشيئاَ سلسلة من المقاييس الدولية تسمح – إذا طبقت- إدخال الأرشيف في عالم التكنولوجيات المتطورة:
- إصدار قانون نموذجي للأرشيف الوطني (من قبل منظمة UNESCO)؛
- تقنين إنشاء الشبكة الأرشيفية داخل كل دولة؛
- تحديد المواصفات الهندسية و التقنية للمراكز والبنايات و المخازن الخاصة بحفظ الأرشيف؛
- توحيد المصطلحات الأرشيفية على المستوى الدولي Dictionary of archival terminology ؛
- تقنين المعالجة العلمية للأرشيف ( Norme ISAD-G )؛
- إدخال الأرشيف كمادة اختصاص تدرس في الجامعات؛
- استخدام الميكروفيلم و الميكروفيش لضمان حفظ صورة مصغرة للأرشيف في الشكل القياسي، و هذا في المدى الطويل (الحفظ مضمون لمدة قرن على الأقل)؛
- إدخال الإعلام الآلي في تسيير الأرشيف (GED-CDS/ISIS)؛
- استخدام التصوير الرقمي للاسترجاع السريع و العقلاني للأرشيف ثم لتحويله أو هجرته، و لكن الأنظمة الموجودة حالياً لم تضمن الحفظ لمدة طويلة في الشكل الإلكتروني (الرقمي) عكس الميكروفيلم؛
- لذا ظهرت تقنيات حديثة بإمكانها تحويل الأرشيف الإلكتروني من الشكل الرقمي إلى الشكل القياسي (الميكروفيلم)، و القيام بالعكس تلقائياً (أتوماتيكياً)؛
- كما ظهرت أنظمة جديدة خاصة بالتعامل مع الأرشيف الإلكتروني: تحويل الأرشيف من الشكل التقليدي على الورق إلى الشكل الإلكتروني" Encoded Archival Description " ؛ وصف البيانات المتعلقة بالأرشيف الإلكتروني (Dublin Core Metadata Initiative)؛
- استخدام الشبكة الإلكترونية العالمية ( INTERNET) و الداخلية ( INTRANET) لإثراء الأرشيف و تحويله؛
- و أخيراً الموافقة الدولية على مقياس جديد خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط داخل المؤسسات التي أنتجته قبل تحويله إلى الأرشيف الوطني :
(ISO 15489-1/2: Records Management)

1.2 - برنامج التشخيص الوطني لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية :

شرع مركز الوثائق و البحوث من هذا المنطلق، في برنامج تشخيص أوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية بهدف تحديد سياسة وطنية تسمح لقطاع الأرشيف أن يرتفع إلى نفس الدرجة النوعية التي وصلت إليها مؤسسات الدولة في الكثير من المجالات؛ و من ثم تمهيد الأرضية المناسبة لتطوير الأرشيف الإلكتروني، و تحقيق الحكومة الإلكترونية.
بدأت العملية في شهر يناير 2003 حيث قام مركز الوثائق و البحوث بتنظيم يوم إعلامي حول الأرشيف الحكومي حضره ممثلون عن أغلبية الوزارات و بعض الدوائر الحكومية. قدم المدير العام لمركز الوثائق و البحوث أهداف الاجتماع المتمثلة في معرفة أوضاع الأرشيف الجاري و الوسيط في الدوائر الحكومية، ثم المنهجية المتبعة للوصول إلى تشخيص وطني، و من ثم اقتراح سياسة وطنية للنهوض بهذا القطاع الذي لم يأخذ حقه منذ سنوات طويلة.
كلف خبير الأرشيف في المركز بالقيام بجولة استطلاعية عبر أقسام الأرشيف في الدوائر الحكومية، شملت 16 وزارة، و خمس دوائر مختلفة في أبوظبي و دبي، والشارقة و العين؛ وامتدت الزيارات الميدانية من شهر فبراير 2003 إلى شهر يونيو 2003.


1.3 – نتائج التشخيص : وضع أرشيف الدولة

سوف نقدم في هذا التقرير النتائج التي أحصيناها في البنود (2) و (3)، ثم الإجراءات العاجلة التي نتمنى تنفيذها في ستة أشهر (البند 4) لحماية الأرشيف بل لإنقاذه، وبعدها نقترح نظاماً جديداً لتسيير الأرشيف قابلاً للتحقيق في المدى المتوسط (البند 5)، ثم المحيط التنظيمي و العلمي، والمهني و الثقافي الذي يجب تهيئته لإنجاز الخطة المقترحة.
في نهاية المقدمة و بدون انتظار تقديم التقرير، يجب علينا أن نلفت انتباه المسؤولين في جميع المستويات بأن أرشيف الدولة في خطر؛ فقد تم الإعدام النهائي لأغلبية الأرشيف للفترة ما قبل الثمانينيات و حتى جزء من الثمانينيات و التسعينيات، بينما الأرشيف الباقي محفوظ في أسوء الظروف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة. اعتقدت أغلبية الدوائر الحكومية أن الأرشيف لا يحفظ بعد مرور عشر سنوات، و إذا استمرت الدوائر الحكومية في نفس المنهج – ممارسة الإتلاف – تصبح دولة الإمارات العربية المتحدة بدون أرشيف أي بدون ذاكرة و من ثم بدون تاريخ! من الغريب جداً أن يصبح مركز الوثائق و البحوث غنياً بالصور من الأرشيف التاريخي المحفوظ في الدول الأجنبية، وفقيراً جداً من الأرشيف الأصلي المنتج من قبل مؤسسات الدولية لأنه تم إتلافه بعد عشر سنوات من بدء تاريخه.

2 - نتائج الزيارات الميدانية : التقويم الرقمي

2.1 - الجدول الأول - قائمة مقاييس التقويم :

2.1.1- أركان التقويم:
1- النصوص التنظيمية؛
2- هيكل تسيير الأرشيف؛
3- تطبيق نظام الأرشيف المركزي؛
4- قاعات حفظ الأرشيف؛
5- التجهيزات؛
6- الوضعية من الجانب الصحي والأمني؛
7- الموارد البشرية الخاصة بالأرشيف؛
8- حجم الأرشيف المحفوظ؛
9- الفترة التاريخية للأرشيف المحفوظ؛
10- الترتيب (النظام الجسماني)؛
11- التصنيف (النظام الفكري)؛
12- خطورة الإتلاف للأرشيف؛
13- التقويم الإجمالي؛


2.1.2 - طريقة التنقيط:
(3-) = خطر
(2-) = سيء جداً
(1-) = سيء
(؟) = معلومات ناقصة (تساوي "1- ")
(0) = متوسط
(1+) = جيد
(2+) = جيد جداً
(3+) = ممتاز



2.1.3- طريقة التقويم الإجمالي حسب المؤسسات: 2.1.4- حسب المقاييس :
- تحت (12-) = خطر - تحت (20-) = خطر
- من (12-) إلى (1-) = سيء / سيء جداً - من(20-) إلى (1-)= سيء/ سيء جدا
- من (0) إلى (12+) = متوسط - من (0) إلى (20+) = متوسط
- من (12+) إلى (24+) = جيد / جيد جداً - من (21+) إلى (40+) = جيد/جيد جدا
- فوق (24+) = ممتاز - فوق (40+) = ممتاز

2.2 – الجدول الثاني - تقويم أوضاع الأرشيف داخل الدوائر الحكومية :

2.3 -الجدول الثالث- تقويم أوضاع الأرشيف خارج الدوائر الحكومية (في المناطق الصناعية):

2.4 – الجدول الرابع - التقويم العام لأوضاع الأرشيف في الدوائر الحكومية:



3 – نتائج الزيارات الميدانية : التقويم المعنوي

3.1 – الترتيب العام حسب أوضاع الأرشيف:
3.1.1 – ترتيب المؤسسات: وضعية الأرشيف سيئة في 13 دائرة، متوسطة في 6 دوائر، و جيدة في دائرتين فقط، و تمتاز بلدية دبي على كل الدوائر الحكومية بتطبيق نظام الأرشيف المركزي و بناء مركز أرشيف تتوفر فيه كل المقاييس الدولية لحفظ الأرشيف؛
3.1.2 – ترتيب المقاييس: أكبر خطر يهدد الأرشيف سواء داخل الدوائر الحكومية أو خارجها هو الإتلاف؛ إذ فقدت الدولة جزءا هاما من أرشيف السبعينيات و الثمانينيات بل حتى السنوات الأولى من التسعينيات؛ يليه عدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي، و عدم وجود النصوص التنظيمية الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛ أضف إلى هذا الوضعية الخطيرة للأرشيف في المخازن العامة في أبوظبي و دبي و الشارقة.

3.2 – الوضعية الحالية للأرشيف الجاري و الوسيط:
3.2.1 – الأرشيف الجاري -أقل من خمس سنوات- محفوظ في ظروف عاديـة بالوزارات و الدوائر الحكومية: الجزء الأول منه " الصادر والوارد " في مكاتب الأرشيف؛ والجزء الثاني " الملفات الكاملة " في الأقسام الإدارية؛
3.2.2 - الأرشيف الوسيط - اعتباراً من خمس سنوات فما فوق - أرسل إلى المخازن العامة بدون أي جدول تحويل، أو بيانات تعريفية بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف؛
3.2.3 - هذا التقسيم لا يعتد به في الواقع إذ وجدنا الكثير من الأرشيف الجـاري – أقل من خمس سنوات – متراكما في المخازن العامة إلى سنة 2002؛
3.2.4 - المخازن العامة تقع بالمناطق الصناعية في أبوظبي ودبي والشارقة، فالأرشيف يتراكم دون أي عمل أرشيفي، و بدون تنظيف أو عناية ما عدا الإتلاف العشوائي؛
3.2.5 - لقد تم الإتلاف النهائي للأرشيف بوسيلة الحرق أو الهرس بعد بيع الأرشيف إلى المؤسسات المختصة في استعمال الأوراق القديمة؛
3.2.6- المقياس الوحيد الذي حدد بيه مصير الأرشيف هو التاريخ – أكثر من عشر سنوات – بغض النظر عن أهمية الأرشيف من الجانب الإداري والقانونـي والتاريخي؛
3.2.7 - إن ظروف الحفظ بالنسبة للأرشيف المتبقي- والذي ينتظر قرارات الإتلاف النهائي – سيئة إلى أقصى حد لعدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام الذي عشش في المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية أو خشبية مكدسة بعضها فوق بعض ما يمنع أي بحث محتمل – والجزء الآخر مكدس مباشرة فوق الأرض – في إحدى المناطق اكتشفنا جزءا من الأرشيف محفوظا في الهواء الطلق معرضا للشمس والرمال والأمطار؛ ليصبح مادة عجين عن قريب.
3.3 – الأسباب التي أدت إلى إهمال الأرشيف:
3.3.1- عدم وجود سياسة واضحة لتسيير وحفظ الأرشيف بصفة عامة؛
3.3.2 – وبصفة خاصة عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه " يتيم " بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية؛
3.3.3 - تحديد مهمة مكاتب الأرشيف الجاري إلى حفظ جزء من الأرشيف الجديد " البريد الصادر و الوارد " دون أي مسؤولية فيما يخص الأرشيف الوسيط؛
3.3.4 - عدم وجود جهة مختصة في حفظ الأرشيف الوسيط داخل الوزارة أو المؤسسة؛
3.3.5 - عدم إصدار أي تعليمات فيما يتعلق بالأرشيف الوسيط ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي؛
3.3.6 - تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.


4 – الإجراءات العاجلة لإنقاذ الباقي من الأرشيف

نقدم الآن بعض الإجراءات العاجلة التي تستهدف تسوية الوضعية الحالية قبل الشروع في نظام جديد لتسيير الأرشيف أثناء مرحلة حياته الإدارية: العمر الأول " الأرشيف الجاري "- أقل من خمس سنوات - والعمر الثاني " الأرشيف الوسيط " – من 5 إلى 15 سنة- ثم الانتقال إلى العمر الثالث " الأرشيف التاريخي ".

4.1 – الإجراءات الأولية:
4.1.1 - منع إتلاف الأرشيف: بإصدار قرار داخلي لكل وزارة و مؤسسة يمنع بموجبه منعاً باتاً عملية إتلاف أي أرشيف بدون رخصة مكتوبة صادرة عن مركز الوثائق والبحوث؛
4.1.2 – إيقاف عمليات تحويل الأرشيف: بإصدار قرار ثان لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف من الإدارات نحو المخازن العامة إلى حين تسوية وضعية الأرشيف المتراكم فيها؛
4.1.3 – البحث عن أرشيف الإمارة قبل سنة 1971: بإصدار قرار ثالث يأمر القيام فوراً بالبحث عن الأرشيف المنتج قبل سنة 1971 لأن تاريخ الإمارة لم يبدأ في السبعينيات ولكن مستمر منذ عدة قرون...؛
4.1.4 – تحديد مسؤولية الأرشيف: تعيين مسؤول عن الأرشيف في كل إدارة لمتابعة الأعمال الأرشيفية سواء في الإدارة نفسها، أو في مستودعات الأرشيف بالمخازن العامة؛
4.1.5 - تحديد مسؤولية المخازن العامة: إن صلاحيات مسؤولي المخازن العامة تقتصر في المستقبل على الحراسة والحماية والتنظيف اليومي فقط، بغض النظر عن الأعمال الأرشيفية التي تبقى مهمة مخصصة للأرشيفيين في الإدارات.

4.2 – الإجراءات المادية:
4.2.1 – تطهير الأرشيف: يجب تطهير وتنظيف كل قاعات الأرشيف سواء أكانت في الإدارات أم في مناطق المخازن العامة:
- تعقيم القاعات؛
- إزالة الغبار والرمال والنفايات؛
- تنظيف الملفات وتنقيتها واحدا واحدا؛
- إخراج كل العتاد والبضائع المتراكمة في قاعات الأرشيف؛
4.2.2 - التجهيز: تعميم استعمال الرفوف الحديدية، ومنع استخدام الرفوف الخشبية وكل المواد القابلة للحريق – وضع أبواب حديدية في كل القاعات – تقوية الإجراءات الآمنة خاصة ضد الحريق – يجب وضع آلات إطفاء الحريق من نوع " مسحوق – بودر " في مدخل كل قاعة أرشيف- تجهيز كل المستودعات وقاعات الأرشيف بالتكييف لحماية الأرشيف من الحرارة (أحسن مقياس:18 درجة ) والرطوبة (50%)؛
4.2.3 - حماية الأرشيف من الغبار: إن الحوافظ المستعملة حالياً لجمع الملفات مفتوحة ولم تتوفر فيها الحماية من الغبار، لذا يجب التفكير في استعمال علب من الحجم:"35x 25 x 10سم" ومن النوع الذي يقفل لإدخال كل الملفات وتجنب الغبار مع حماية زائدة للأرشيف ضد الهواء الجاف الذي يؤدي إلى تكسير الورق إذا انخفضت الرطوبة تحت 50%.

4.3 – الإجراءات العلمية:
4.3.1– ترتيب الأرشيف: يجب إخراج الأرشيف المتراكم حالياً في الصناديق، وترتيبه فوق الرفوف الحديدية، وفي نفس الوقت منع تكديس أي أرشيف فوق الأرض؛
4.3.2 – تصنيف الأرشيف: إن انعدام أي تصنيف للأرشيف يجعله غير صالح للاستعمال عند الحاجة؛ لذا يجب اختيار طريقة لترتيب وتصنيف الأرشيف؛ مثلاً ترتيب الأرشيف حسب المصدر أو حسب الهيكل الإداري: إدارة بعد إدارة – وداخل كل إدارة شعبة بعــد شعبة...
4.3.3 - ترقيم الأرشيف المحفوظ بداخل الإدارات: إن عملية ترقيم الوحدات الأرشيفية "ملفات – حوافظ – علب" تعتبر عملية ضرورية؛ لتسهيل الفهرسة ومن ثم القيام بالبحث عند الحاجة، و يمكن اختيار طريقة ترقيم تكمل عملية التصنيف؛ في الوجه الأمامي لكل حافظة أو علبة يكتب الرقم المناسب مع ذكر اسم المؤسسة والفرع؛ مثلا:
- إدارة...شعبة./ شعبة ......... / من ملف 1 إلى أخره؛
4.3.4 – ترقيم الأرشيف المحفوظ بالمخازن العامة: يصعب تفريق الأرشيف في المخازن العامة حسب المصدر لكونه مختلطا؛ لذا فانه من الأفضل استعمال طريقة تناسب الوضعية بترقيم أولي للوحدات الأرشيفية "ملف- حافظة- علبة" مخزن بعد مخزن، بذكر رقم المخزن، ورقم الملف أو الحافظة أو العلبة داخل المخزن، بغض النظر عن المحتوى أو المصدر؛ في مرحلة ثانية يمكن محاولة التعرف على محتوى الأرشيف لتحرير الفهارس؛ و في آخر المطاف يتم جمع البيانات في الكمبيوتر حسب التصنيف بمصدر الأرشيف بصرف النظر عن ترتيب الملفات داخل المخازن؛ إن مركز الوثائق والبحوث على أتم الاستعداد لتقديم يد المساعدة لتطبيق أحسن طريقة تسمح بإعادة تنظيم الأرشيف.
4.4 – الإجراءات التنظيمية:
4.4.1 - تحديد سياسة لتسيير وحفظ الأرشيف؛
4.4.2 - التعجيل في إصدار التعليمات الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف؛
4.4.3 - إنشاء أقسام مستقلة عن المكاتب الحالية للبريد الصادر و الوارد لحفظ الأرشيف تحت الإشراف المباشر للوكلاء بالوزارات و الأمناء العامين بالمؤسسات؛
4.4.4 - تعيين مسؤولين لهذه المهمة برتبة رئيس قسم الأرشيف؛
4.4.5 - تنظيم دورات تدريبية في مجال الأرشيف تحت إشراف مركز الوثائق والبحوث؛
4.4.6 - تخصيص قاعات داخل الوزارات والدوائر الحكومية، أو مستودعات في المخازن العامة مجهزة بكل وسائل العمل لحفظ الأرشيف في أحسن الظروف؛
4.4.7 - تقنين العلاقة بين أقسام الوزارة وقسم الأرشيف بغض النظر عن استمرار وجود مكاتب السجل العام التي تبقى تمارس نشاطاتها الحالية في معالجة البريد الصادر والوارد.


5 - النظام الجديد في المدى المتوسط (سنتين)

يهدف النظام الجديد المقترح إلى التكفل بالأرشيف منذ تاريخ إنتاجه إلى غاية تحديد مصيره النهائي، أي الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو الإعدام النهائي ( مع الاحتفاظ بعينات كشهادة عن الأرشيف المتلف ). يرتكز هذا النظام الجديد على أربع محطات:
- تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ؛
- تعميم استعمال جدول تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان؛
- إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة؛
- مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي.

5.1 - تنظيم مدة الحفظ للأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :

5.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :

5.1.1.1- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه
المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء؛
5.1.1.2- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط؛
5.1.1.3- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

5.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :

يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
5.1.2.1- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
5.1.2.2- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط التي يجب إنجازها في كل إمارة ....
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
5.1.2.3 - العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني ( مركز الوثائق والبحوث ).

5.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :

5.1.3.1- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه)؛
5.1.3.2- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط للإمارة، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني؛
5.1.3.3- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "5.2"؛
5.1.3.4- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن ديوان رئيس الدولة (مركز الوثائق والبحوث).
5.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :

5.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):..............................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):...............
- مصدر الأرشيف:........................................
- نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
- التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
- عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):...........
- الترقيم:- من.................. إلى ......................
- تاريخ التحويل:.......................................... .

5.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):.................................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):..................
- عدد الوحدات المستقبلة:...................................
- رقم التسجيل للدفعة:........................................
- التصنيف أو الترتيب:......................................
- تاريخ الاستلام:......................................... .....


5.2.3- التوقيعات
توقيع الجهة الدافعة
التاريخ و الإمضاء
توقيع الجهة المرسل إليها
التــاريخ و الإمضاء

5.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) =
- النموذج –


رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة )

5.3 - إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة :



1 - الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات ) -1- CURRENT ARCHIVES

يحفظ الأرشيف الجاري لمدة خمس سنوات على الأقل (أو حتى تاريخ إغلاق الملف) داخل كل دائرة حكومية، و ينشأ لهذا الغرض قسم للأرشيف المركزي للدائرة يجمع فيه الأرشيف في انتظار تحويله:
1.1- المؤسسات الاتحادية من 1.1.1 إلى 1.1.20 FEDERAL ARCHIVES 1.1.1 to

1.2- المؤسسات الإماراتية من 1.2.1 إلى 1.2.27 EMIRATI ARCHIVES 1.2.1 to

1.3- المؤسسات الأخرى من 1.3.1 إلى 1.3.50INSTITUTION ARCHIVES 1.3.1 to



- 2 الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة ) INTERMEDIATE ARCHIVES

يحول الأرشيف الجاري بعد خمس سنوات إلى مركز الأرشيف الوسيط أين يحفظ لمدة عشر سنوات:

2.1- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي RECORDS CENTER OF ABU DHABI 2.1

-2.2 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي 2.2 RECORDS CENTER OF DUBAI

-2.3 مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الشارقة 2.3 RECORDS CENTER OF SHARJAH

2.4- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة عجمان 2.4 RECORDS CENTER OF AJMAN

2.5- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أم القوين 2.5 RECORDS C. OF UMM al QAIWAIN

2.6- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة رأس الخيمة 2.6 RECORDS C. OF RAS al KHAIMA

2.7- مركز الأرشيف الوسيط لإمارة الفجيرة 2.7 RECORDS CENTER OF FUJAIRAH


3 - الأرشيف الوطني ( بعد 15 سنة ) NATIONAL ARCHIVES

في أخر المطاف، أي بعد مرور 15 سنة من الحفظ – 5 سنوات في الدائرة و 10 سنوات في مركز الأرشيف الوسيط – يحول الأرشيف نهائيا إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم كشهادة لتاريخ الدولة، ماعدا الوثائق التي يقرر إتلافها بأمر صادر من ديوان صاحب السمو رئيس الدولة باقتراح من مركز الوثائق و البحوث.
5.4 – مشروع ميزانية أولية لإنشاء مراكز الأرشيف الوسيط في أبوظبي و دبي:

يهدف هذا المشروع إلى تحديد ميزانية خاصة لإنشاء مراكز لاستقبال، وحفظ ومعالجة الأرشيف الوسيط المخزن حالياً في أسوء الظروف بالمخازن العامة التابعة للوزارات والدوائر الحكومية في أبوظبي والعين ودبي والشارقة......

5.4.1 – عدد المراكز:
يجب إنشاء مركزين على الأقل، الأول في أبوظبي لاستقبال أرشيف الوزارات، والدوائر الحكومية المتمركزة في إمارة أبوظبي، والثاني في دبي خاص بالأرشيف الوسيط للإمارات الأخرى.

5.4.2 – البطاقة الفنية لكل مركز:
5.4.2.1- المساحة = 5.000 م2 × 2 (عدد المراكز) = 10.000 م2
5.4.2.2- عدد المخازن=(25×200 م2)× 2 (عدد المراكز) = 50 مخزن (X 200 م2)
5.4.2.3- طاقة التخزين = (25 × 200 م2 ×120 علبة في 1م2) × 2 (المراكز) = 1.200.000 علبة.

5.4.3- الموارد البشرية:
5.4.3.1- عدد الأرشيفيين = 17 × 2 = 34 ( 2 مدراء – 2 مساعدين – 30 أرشيفين)
5.4.3.2- عدد التقنيين = 10 × 2 = 20
5.4.3.3- عدد الموظفين = 8 × 2 = 16
5.4.3.4- عدد العمال = 20 × 2 = 40
5.4.3.5- العدد الإجمالي = 55 × 2 = 110

5.4.4- ميزانية التجهيز:
5.4.4.1- تكاليف إيجار المستودعات (2 X 5.000 م2) = (السعر) × 2 =..........
5.4.4.2- تكاليف التهيئة والتكييف والأمن الوقائي ....... = (السعر) × 2 =..........
5.4.4.3- رفوف معدنية = 1.200.000 علبة: 10 (في 1م.ط) = 120.000م.ط =..
5.4.4.4- محطة التصويرالقياسي (ميكروفيلم)....... = ( سعر الوحدة) × 2 =........
5.4.4.5- محطة التصوير الرقمي....................... = (سعر الوحدة) × 2 =........
5.4.4.6- محطة الإعلام الآلي = 35 كمبيوتر × 2 = (سعر الواحد) × 70 =........
5.4.4.7- محطة التطهير =..................................(سعر الوحدة) × 2 = ........
5.4.4.8- محطة الترميم والتجليد....................... = (سعر الوحدة) × 2 = .........
5.4.4.9- محطة الاستنساخ.............................. = (سعر الوحدة) × 2 =.........
5.4.4.10- وسائل نقل الأفراد = 3 × 2 =............. (سعر الوحدة) × 6 =.........
5.4.4.11- وسائل نقل الأرشيف = 3 × 2 =.......... (سعر الوحدة) × 6 =.........
5.4.4.12- آلات ازالت الغبار... = 25 × 2 = (سعر الوحدة) × 50 = ................

5.4.5- ميزانية التسيير:
5.4.5.1- أجور الطاقم البشري.......................................... = (55) × 2 =
5.4.5.2- العلاوات المختلفة...................................= (.....) × 2 =............
5.4.5.3- علب الأرشيف (box files)..... = (1.200.000علبة) x 2 =............
5.4.5.4- المواد الاستهلاكية للمحطات التقنية................. = (.....)×2 =............
5.4.5.5- المواد الاستهلاكية للمكاتب الإدارية.............. = (.....) × 2 =............
5.4.5.6- المواد الاستهلاكية لوسائل النقل....................= (.....) × 2 =............
5.4.5.7- الصيانة العامة........................................ = (.....) × 2=............
5.4.5.8- الصيانة الخاصة بوسائل النقل...................... = (.....) × 2 =..........
5.4.5.9- الاتصالات:الهاتف–الفاكس– الإنترنت – الإنترانت = (.....) × 2 =......
5.4.5.10- اقتناء الكتب والوثائق............................ = (.....) × 2 =............
5.4.5.11- الاشتراكات المحلية والدولية..................... = (.....) × 2 =............
5.4.5.12- الخدمات العمومية ( الماء- الكهرباء - الغاز ) = (.....) × 2 =............

5.4.6- مصادر التمويل:
5.4.6.1- مساهمة الدولة............................ .............................= 10%
5.4.6.2- مساهمة الإمارات........................ ..........= (2%) × 7 = 14%
5.4.6.3- مساهمة الوزارات................................ = (2%) × 18 = 36%
5.4.6.4- مساهمة الدوائر الحكومية الأخرى............ = (...) × (...) = 20%
5.4.6.5- مساهمة الشركات والبنوك العمومية........... = (....) × (....) = 18%
5.4.6.6- مداخل المراكز ( خدمات – استشارات ).... = (1%) × 2 = 2%

5.4.7- تجنيد كل الطاقات المعنوية و المادية:
إن العملية ليست سهلة؛ لأن الأرشيف مبعثر في عدة أماكن، ومحفوظ في أغلبية الأحيان في أسوء الظروف، مهدد يومياً بالإتلاف؛ لذا يجب تجنيد كل الدوائر الحكومية على كل المستويات لإنقاذ هذه الثروة الأرشيفية، وترسيخ عادات وتقاليد جديدة تسمح بالاستخدام العقلاني للأرشيف كوسيلة عمل أولاً، قبل أن يصبح مادة منظمة ومفهرسة وجاهزة لكتابة التاريخ ثانياً.


6- المحيط التنظيمي و العلمي والمهني و الثقافي
لتطبيق النظام الجديد

إن عمليات تطبيق النظام الجديد تشترط تهيئة المحيط التنظيمي الملائم، سواء على المستوى العلمي أو على المستوى المهني و الثقافي، ومن ثم حددنا أربع محطات في هذا الفصل:
- النصوص التشريعية و التنظيمية؛
- كيفية إنجاز القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كافة الدوائر الحكومية؛
- اقتراح برنامج لتكوين الأرشيفيين الذين سوف يكلفون بتطبيق النظام الجديد؛
- مساهمة في إنجاز السجل التاريخي للدوائر الحكومية.

6.1 – المحيط التنظيمي : النصوص التنظيمية و التشريعية :
لقد أشرنا في المقدمة إلى التطور الذي أنجز في مجال الأرشيف بفضل المقاييس الدولية و التقنين الذي فرضه؛ لذا نقترح إصدار سلسلة من النصوص التشريعية و التنظيمية ليرتفع قطاع الأرشيف في الإمارات إلى المستوى الدولي :
- إصدار قانون يتعلق بالأرشيف الوطني (National Archives)؛
- إصدار قانون خاص بتسيير الأرشيف الجاري و الوسيط (Records Management) في الدولة و تحديد العلاقة مع الأرشيف الوطني؛
- إنشاء شبكة للأرشيف الجاري و الوسيط على مستوى كل الإمارات؛
- إصدار أمر عاجل للإيقاف الفوري لعمليات إتلاف الأرشيف؛
- قرار مماثل لإيقاف عمليات تحويل الأرشيف خارج الدوائر الحكومية؛
- إنشاء أقسام للأرشيف المركزي في كل دائرة حكومية، و تحديد علاقاتها داخليا مع الأقسام الأخرى، و خارجيا مع مركز الأرشيف الوسيط و من ثم مع الأرشيف الوطني؛
- تقنين كل الجوانب من حياة الأرشيف : المواصفات التقنية لمراكز و مخازن الأرشيف- شروط الحفظ- حماية الأرشيف من الأخطار- مناهج ترتيب الأرشيف- الطريقة العلمية لتصنيف الأرشيف- استخدام المقاييس الدولية في مجال الأرشيف – تسيير الأرشيف الإلكتروني - شروط الإطلاع على الأرشيف- تحديد المدة القانونية قبل فتح الأرشيف للبحث العلمي...

6.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (5.1.1 – 5.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule " ، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

6.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها ، و هذا مثال على مستوى وزارة :
- ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3) -
- مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3)
- إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)-
– إدارة المخازن العامة(1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3) -
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

6.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها ،مثلاً :
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

6.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير(في أبوظبي) =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية (إذا كانت في دبي مثلا) =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ..

ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول الأرشيف الوسيط إلى إحدى مراكز الأرشيف الوسيط:
- 2.1 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة أبوظبي" الذي يجب إنجازه فورا لاستقبال الأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية الموجودة في إمارة أبوظبي و المحفوظ حاليا في أسوء الظروف في المخازن العامة بالبطين و المصفح و المفرق ... و العين ؛
- 2.2 - "مركز الأرشيف الوسيط لإمارة دبي" الذي يجب إنجازه فورا أيضا لاستقبال الأرشيف الوسيط المحفوظ في المخازن العامة في دبي و الشارقة و العوير...
أما المراكز الأخرى الخاصة بالأرشيف الوسيط الصادر عن الدوائر الحكومية للإمارات الخمس المتبقية، من "Records Center 2.3" إلى "Records Center 2.7 "، سوف يبرمج إنجازها في المدى المتوسط.
إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

6.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، وبالتعاون مع مركز الوثائق والبحوث نصل إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني في مركز الوثائق والبحوث فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. سوف تنجز هذه اللائحة حسب الشكل التالي:
اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية؛
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط؛
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم؛
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني؛
- ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

6.3 – المحيط المهني: تكوين الأرشيفيين في تسيير الأرشيف الجاري و الوسيط :
نقترح تنظيم دورات تدريبية لفائدة المكلفين بالأرشيف لضمـان إنجـاح تطبيق السياسة الجديدة للأرشيف بالدوائر الحكومية ، حسب البرنامج التالي:

6.3.1- التسيير العلمي للأرشيف:
01 - تاريخ الأرشيف،
02 - التعريف الدولي للأرشيف،
03 - النصوص التشريعية للأرشيف،
04 - النصوص التنظيمية للأرشيف،
05 - أقسام الأرشيف بالمؤسسات،
06 - تكوين الأرشيفيين،
07 - مخازن الأرشيف،
08 - نظام الحفظ المؤقت للأرشيف "records management "
09 - المعالجة الإدارية للأرشيف في مكان إنتاجه،
10 - المعالجة العلمية للأرشيف في أقسام الأرشيف،
11- أدوات البحث الخاصة بالأرشيف،
12- الإطلاع على الأرشيف من طرف الإدارات،
13- الإطلاع على الأرشيف من قبل الباحثين،
14- البحث عن الأرشيف لفائدة الأشخاص،
15- النشاطات الثقافية في الأرشيف،
16- التعريف بالمجلس الدولي للأرشيف "International Council on Archives "
17- التعريف بالفرع الإقليمي العربي للأرشيف"ARBICA" ،

6.3.2 – التقنيات والتكنولوجيات المستخدمة في الأرشيف:
18- التجليد التقليدي والصناعي،
19- الترميم اليدوي والميكانيكي،
20- الطباعة والنشر،
21- التصوير العادي،
22- التصوير المصغر (الميكروفيلم 16و35 - الميكروفيش)،
23- الإعلام الآلي،
24 – التصوير الرقمي " SCANNING "
25- الأرشيف في الإنترنت " INTERNET "
26- الأرشيف في الإنترانت " INTRANET "
27- حماية الأرشيف من الحشرات: تطهير المخازن وتعقيم الوثائق،
28- حماية الأرشيف من الجفاف والرطوبة،
29- حماية الأرشيف من الغبار والهواء الملوث،
30- حماية الأرشيف من الفيضانات،
31- حماية الأرشيف من التدخل الأجنبي،
32- حماية الأرشيف من الإرهاب والنزاعات المسلحة،
33- حماية الأرشيف من الحريق: الإشعار المبكر بالإشارات – الإطفاء التقليدي - الإطفاء
التلقائي بالغاز(INERGEN) أو الماء (SPRINKLER)، ولكن حذار من أضرار الماء على الورق،
34- خطورة استعمال بعض الغازات في الأرشيف : الهالون - الأكسيد ديتلان:
Gaz halon - Oxyde d'éthylène " "
6.3.3 - تكوين الأرشيفين في تسيير الأرشيف الالكتروني :
أدى الانتقال السريع من أرشيف الورق إلى الأرشيف الإلكترونـي ( الأرشيف الرقمي على الشاشة بدون ورق ) إلى ثورة أرشيفية ثانية بعد الثورة الأولى والتي تمثلت في الإنتاج الضخم للأرشيف أثناء الحرب العالمية الثانية.
لذا كان الأرشيفيين عبر العالم منكبين الآن بدراسة الوضع الجديد لإيجاد حلول سريعة لمجابهة انفجار الأرشيف الإلكتروني، ونقدم بعض الاهتمامات حول هذا الموضوع:
35- التعريف الدولي للأرشيف الإلكتروني،
36 – لماذا اللجوء إلى التصوير الرقمي ؟
37- دور الأرشيفيين والكفاءات الجديدة المطلوبة،
38- اختيار استراتيجية مناسبة،
39- تحضير تحويل الأرشيف الإلكتروني إلى الأرشيف الوطني،
40- تحديد البيانات الرقمية الموجودة،
41- تحرير مخطط التصنيف للمؤسسة المنتجة للأرشيف الإلكتروني،
42- هل يجب إدخال التصوير الرقمي على الأرشيف المنتج في شكل الورق ؟
43- تضمين مصداقية المعلومات الإلكترونية،
44- الإمضاء الإلكتروني،
45- تضمين الشروط لحفظ الأرشيف الإلكتروني،
46- اختيار الأشكال واللغات، ودعامات الأرشيف الإلكتروني،
47- شروط حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل: هجرة البيانات،
48- إمكانية تصوير الأرشيف الإلكتروني على الميكروفيلم،
49- مقاييس المخازن الخاصة لحفظ الأرشيف الإلكتروني،
50- الإطلاع على الأرشيف الإلكتروني،
51- مصادر الواب ((WEB،
52- تقييم وزن الأرشيف الإلكتروني وطاقة الدعائم،
53- طريقة تقييم تكاليف حفظ الأرشيف الإلكتروني،
54- ترحيل المعلومات الإلكترونية من نظام سابق إلى نظام جديد متطور.

6.4- المحيط الثقافي: مشروع السجل التاريخي للدوائر الحكومية:
تقوم حالياً عدة وزارات و دوائر حكومية بإنجاز مشروع "السجل التاريخي "؛ وقدم لنا جزء منه يتعلق بوزارة الدفاع ؛ هذا المجهود القيِّم يستحق التقدير والتشجيع ويمكن إثراؤه بإدماج أركان إضافية:
أ – نبذة تاريخية عن القطاع المعني في الإمارات قبل الاتحاد ؛
ب - أهم الخطابات والاستجوابات الصحفية للوزير أو لرئيس الدائرة؛
ج - أهم إنجازات ونشاطات الوزارة أو الدائرة منذ 30 سنة على المستوى الوطني والدولي؛
د - حصر قائمة المطبوعات والدراسات الصادرة عن الدوائر الحكومية؛
هـ - إضافة نسخ من الأرشيف ( وثائق – صور – خرائط ) لزخرفت السجل التاريخي؛
و - كما نوصي باستشارات أرشيفيين مهنيين، ومؤرخين ليكتسب السجل التاريخي طابعا علميا وثقافيا، و ليس طابعا إداريا فقط ؛
ي - في الختام نتمنى إنجاز هذا المشروع الهام ليكون له انعكاس إيجابي لتطوير قطاع الأرشيف.




الخـــــــــاتــمــــة


نرى - في نهاية هذا التقرير- من الضروري إدخال نظام جديد لتسيير الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، لتتمكن الدوائر الحكومية من تحديث الإدارة، مع تحسين أوضاع الأرشيف، و الاستفادة منه، ثم ضمان حفظه قبل أن يحول إلى الأرشيف الوطني لإثراء الذاكرة التاريخية لدولة الإمارات العربية المتحدة.

عبدالكريم بجاجة
خبير الأرشيف بمركز الوثائق و البحوث
أبوظبي – الإمارات العربية المتحدة

[عبدالكريم بجاجة]

أخي عبد الكريم
كيف الحال إن شاء الله بأحسن حال
أريد ان تساعدني بموضوع وهو
مرحلة الاستقدام بالأرشيف الجاري
وكيف يتم الاستخدام الأمثل لهذه الوثائق
أي نبذه مختصرة
أخوك
محمد الغول

تحية طيبة و بعد؛
لقد عالجت موضوع الأرشيف الجاري بالتوازي مع الأرشيف الوسيط في دراساتي السابقة؛ تجدون طيه مقتطفات منها. الرجاء إشعاري إذا تتجاوب هذه المقتطفات مع طلبك أم لا. إذا لا، أطلب من حضرتكم إعادة صيغة السؤال لكي أتمكن من الرد بأكثر دقة، و شكرًا.
عبدالكريم بجاجة

3.1 - تنظيم مدة حفظ الأرشيف و تحديد أماكن الحفظ :

3.1.1 - الأعمار الثلاثة في حياة الأرشيف :
- أرشيف العمر الإداري الأول أو الأرشيف الجاري ( أقل من خمس سنوات) = في هذه المرحلة الأولى يعتبر الأرشيف وسيلة للعمل اليومي لأن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة و قابلة للإثراء.
- أرشيف العمر الإداري الثاني أو الأرشيف الوسيط ( من 5 إلى 15 سنة) = في هذه المرحلة الثانية يصبح الأرشيف عبارة على مرجع لأن أغلبية الملفات أغلقت ويرجع إليها عند الحاجة فقط.
- أرشيف العمر الثالث أو الأرشيف ذو الأهمية الدائمة أو التاريخية (ما فوق 15 سنة) =
يحدد المصير النهائي للأرشيف في هذه المرحلة الثالثة والأخيرة بالحفظ الدائم في الأرشيف الوطني أو إتلافه بعد الفرز.

3.1.2 - مراحل حفظ و تحويل الأرشيف من العمر الأول إلى العمر الثالث :
يجب أن تتم عملية حفظ الأرشيف ثم تحويله خلال المراحل الثلاثة كما يأتي:
- العمر الأول (5 سنوات)= الحفظ في الدائرة المعنية: الدائرة 1 / الدائرة 2 / الدائرة 3 /الدائرة 4 / إلى أخره...
ثم التحويل الأول إلى.......
- العمر الثاني (من 5 إلى 15 سنة) = الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط.
ثم التحويل الثاني و النهائي إلى.......
- العمر الثالث (أكثر من 15 سنة) = الحفظ الدائم في الأرشيف الوطني.

3.1.3- شروط تحويل الأرشيف من مكان إلى مكان :
- التحويل من المكاتب إلى قسم أو شعبة الأرشيف- أي التحويل الداخلي في نفس الدائرة- يتم بعد تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه و تاريخه).
- و نفس الإجراء عند القيام بالتحويل من قسم الأرشيف للدائرة إلى مركز الأرشيف الوسيط، أو فيما بعد إلى الأرشيف الوطني.
- جدول التحويل: أنظر النموذج المقترح في الفقرة الموالية "3.2".
- الإتلاف: يمنع منعا باتاً أي إتلاف أرشيف مهما كان نوعه، أو تاريخه، أو مكان حفظه سواء داخل أو خارج الدوائر الحكومية؛ و تخضع عملية الإتلاف إلى قرار مكتوب صادر عن الأرشيف الوطني.

3.2 - جدول تحويل الأرشيف (النموذج) :
3.2.1- الجهة الدافعة ( أو المرسلة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):..............................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):...............
- مصدر الأرشيف:........................................
- نوع الأرشيف ( الموضوع العام ):......................
- التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء ):....
- عدد الوحدات ( أو الحزمات أو السجلات ):...........
- الترقيم:- من.................. إلى ......................
- تاريخ التحويل:.......................................... .

3.2.2- الجهة المرسل إليها ( المستلمة ) =
- اسم المؤسسة ( أو القسم ):.................................
- الإلحاق الإداري ( أو الجهة الرئيسية ):..................
- عدد الوحدات المستقبلة:...................................
- رقم التسجيل للدفعة:........................................
- التصنيف أو الترتيب:......................................
- تاريخ الاستلام:......................................... .....

3.2.3- التوقيعات =
توقيع الجهة الدافعة توقيع الجهة المرسل إليها
التــاريخ:…….. التــاريخ:...........
الإمضاء:……….. الإمضاء:.................

3.2.4 - تفاصيل الأرشيف المحول ( الصفحة الثانية للجدول ) =
- النموذج -

رقم الوحدة الموضوع المنطقة التاريخ مدة الحفظ ملاحظة
001 اليوم الإعلامي حول الأرشيف أبوظبي 12/01/03 10 سنوات ( الجهة المستلمة )



4.2– المحيط العلمي: القائمة الشاملة لأرشيف الدولة RECORDS SCHEDULE :
طرحت عدة مرات من قبل كل الإدارات مسألة تحديد مدة حفظ الأرشيف للـتمكن من أخذ القرار المناسب فيما يتعلق بقضية إتلاف الأرشيف.
حددنا مدة الحفـظ للأرشيف في النقاط السابقة (3.1.1 – 3.1.2) في مرحلة حياتـه الإدارية إلى خمس عشرة سنة: خمس سنوات في قسم الأرشيف المركزي للإدارة (الأرشيف الجاري)، وعشر سنوات في مركز الأرشيف الوسيط ، أي في المجموع خمسة عشر عاماً، وبعد قضاء هذه المدة يقرر المصير النهائي للأرشيف بالتشاور مع الأرشيف الوطني كما أسلفنا.
أعطيت هذه المدد على سبيل المثال، ويمكن أن ندقق الأمور بعد وضع القائمة الشاملة للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية " Records Schedule "، و يجب إتباع الخطة التالية للوصول إلى هذه القائمة أو اللائحة.

4.2.1- تحديد الدوائر المنتجة للأرشيف :
تحقق عملية إنجاز اللائحة الشاملة على مستوى كل دائرة حكومية؛ لذا يجب تحديد وترقيم هذه الدوائر بأقسامها و فروعها، و هذا مثال على مستوى وزارة:
- ديوان الوزير (1.01) = قسم (1.01.1) – قسم (1.01.2 ) – قسم (1.01.3)
- مكتب الوكيل (1.02) = قسم (1.02.1) – قسم (1.02.2) – قسم (1.02.3)
- إدارة الشؤون الإدارية (1.03) = قسم (1.03.1) – قسم (1.03.2) – قسم (1.03.3)
- إدارة الشؤون المالية (1.04) = قسم (1.04.1) - قسم (1.04.2) - قسم (1.04.3)
– إدارة المخازن العامة (1.05) = قسم (1.05.1) – قسم (1.05.2) - قسم (1.05.3)
يجب اختيار طريقة لترقيم كل الدوائر قصد تسهيل إنجاز اللائحة، وفيما بعد تحديد مدة الحفظ بالنسبة لكل ملف.

4.2.2- تعيين الملفات المنتجة في كل دائرة :
تسند لكل قسم داخل كل دائرة مهمة تحديد قائمة أنواع الملفات التي تنتجها، مثلاً:
1.01 – ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ -
- " القرارات "
- " العلاقات الخارجية "
1.01.2 – القسم – ب -
- " ملفات ... "
1.02- مكتب الوكيل = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
1.03.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.03.2- القسم ب = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04- إدارة الشؤون المالية =
1.04.1- القسم أ = "ملفات..." – "ملفات..."
1.04.2- القسم ب ="ملفات..." – "ملفات..."
1.05 – إدارة المخازن العامة = .....
1.06 – إدارة(إلى أخره...) = ...

4.2.3- تحديد مدة الحفظ لكل ملف :
يسند لكل قسم مسؤولية تحديد مدة الحفظ حسب حاجياته الإدارية، بعد إنجاز القائمة أو اللائحة الشاملة للملفات المنتجة من قبل كل أقسام الدوائر الحكومية ، مثلاً:
1.01- ديوان الوزير =
1.01.1- القسم – أ-:
- " القرارات " = 10 سنوات داخل الوزارة – 20 سنة في مركز الأرشيف الوسيط"2.1"
-" العلاقات الخارجية " = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.1".
1.03- إدارة الشؤون الإدارية =
- 1- محاضر اجتماعات" = 5 سنوات في الوزارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط"2.2"
- 2 – "ملفات الموظفين" = 10 سنوات داخل الوزارة – 40 سنة في الأرشيف الوسيط "2.2"
- 3 - وثائق قانونية " = 5 سنوات في الإدارة – 10 سنوات في الأرشيف الوسيط "2.2" ؛
- إلى أخره ..
ملاحظة : يعد الأرشيف نشيطاً في المرحلة الأولى (العمر الأول) من حياته الإدارية لأنه يستعمل كثيراً، بل حتى يومياً؛ لذا يجب أن يحفظ على مستوى قسم الأرشيف للوزارة.
ثم ينتقل الأرشيف إلى مرحلة نوعية ثانية (العمر الثاني) إذ يعد مرجعاً للوزارة ترجع إليه عند الحاجة فقط، وهنا يتحول إلى مركز الأرشيف الوسيط.

إن مهمة تحديد مدة الحفظ أثناء الحياة الإدارية للأرشيف ترجع إلى الدوائر المعنية، ولكن المصير النهائي للملفات يخضع إلى إجراءات قانونية أخرى تحدد من طرف مؤسسة الأرشيف الوطني حسب قوانين الدولة، لأن الأرشيف يمكن أن ينتقل إلى مرحلة نوعية ثالثة (العمر الثالث) ويحفظ إلى الأبد نظراً لأهميته من الجانب الإداري أو القانوني أو التاريخي أو الثقافي... بعبارة أخرى: يرجع للدوائر الحكومية مسؤولية تحديد مدة حفظ الأرشيف حسب حاجياتها في المرحلة الإدارية، ولكن يمنع عليها منعاً باتاً تحديد المصير النهائي للأرشيف لأن هذه الإجراءات تتعدى مسؤولياتها وترجع للأرشيف الوطني.

4.2.4- اللائحة النموذجية لأرشيف الدوائر الحكومية :
بعد ما تنتهي كل وزارة من تحضير اللائحة الخاصة بها، تجمع كل المعلومات على مستوى ديوان الوزير أو رئاسة الدائرة المعنية، و نصل هكذا إلى اللائحة النـموذجـية للأرشيف المنتج من قبل كل الدوائر الحكومية، مع تحديد مدة الحفظ في أقسام الأرشيف الجاري داخل الدوائر الحكومية ، ثم مدة الحفظ في مراكز الأرشيف الوسيط، وأخيرا قرار الأرشيف الوطني فيما يتعلق بالمصير النهائي للأرشيف. هذه اللائحة سوف تنجز حسب الشكل التالي:

اسم الدائرة عنوان الملف مدة الحفظ1 مدة الحفظ2 القرار 3
1.01- ديوان الوزير القرارات 10 سنوات 20 سنة أ- التحويل
1.03- الشؤون الإدارية ملفات الموظفين 10 سنوات 40 سنة ب- الفرز
104- الشؤون المالية الصفقات 5 سنوات 10 سنوات ج- الإتلاف
ملاحظة
- مدة الحفظ 1 = تعني الحفظ أثناء العمر الأول في قسم الأرشيف داخل الدائرة المعنية.
- مدة الحفظ 2 = تعني الحفظ أثناء العمر الثاني في مركز الأرشيف الوسيط.
- القرار 3 = يؤخذ من قبل الأرشيف الوطني و يطرح ثلاثة احتمالات :
- أ- التحويل = يعني التحويل الكلي إلى الأرشيف الوطني للحفظ الدائم.
- ب- الفرز = يعني القيام بالفرز لاختيار ما يجب تحويله للأرشيف الوطني.
ج- الإتلاف = يعني الترخيص بالإتلاف على مستوى الأرشيف المركزي
مع الاحتفاظ بعينات تحول إلى الأرشيف الوطني مرفقة بمحاضر الإتلاف.

[محمد مكاوي]

كم اسعدتنا بدراساتك القيمة وخبراتك المتمرسة في نظم الارشيف الحكومية والدولية
لي لديكم استفسارين اذا امكنكم:
1- هل برنامج ال "sharpoint" برنامج ضمن حزمة الافيس يختص بالوثائق الجارية فقط ام الوثائق والارشيف كله ام فيما يستخدم بالضبط ؟
2- نود الاحاطة بشئ من علمكم الجليل وخبراتكم المتمرسة في شرح وتوضيح ارشيف الشركات الخاصة والمصانع الكبيرة من حيث : وثائقها وتداولها انواع الملفات مع ذكر امثلة للشركة ونشاطها وطرق الحفظ الوثائقي المتبعة ودورة حياة المستند او الوثيقة بدءا من انشائها ونهاية بحفظها واستراجاعها مرورا بالعديد من المراحل كالتداول والتعديل والرقمنة والتصوير والترقيم والتكويد ...... وكيفية استراجاعها وماالي ذلك؟

اشكركم شكرا وفيرا
وتحياتي
ابوعمرو

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
1- فيما يتعلق بالسؤال حول نظام "أرشيف الشركات و المصانع الكبيرة": لم يختلف أرشيف الشركات عن مفهوم الأرشيف بصفة عامة؛ لذا تطبق عليه كل القوانين و النظم المتعلق بإدارة الأرشيف بما فيها الأرشيف الإلكتروني. يمكنك الدخول في موقع أي شركة عالمية، و لكن لم تتحصل إلا على المعلومات الخاصة بالأرشيف التاريخي للمؤسسة، إذ وجدت؛ مثل: General Motors
http://www.gm.com/corporate/about/history/

http://www.thecarconnection.com/Auto_News/Daily_Auto_News/GM_Heritage_Center_Collects_History.S173.A7246.htm l

http://www.gm.com/corporate/about/news/index.jsp?deep=press

2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow".
إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في الشكل التقليدي أي الورقي. تجدون المزيد عن نظم الإدارة الإلكترونية للأرشيف في دليل المجلس الدولي للأرشيف، و الذي عربناه و نشرناه في هذا المنتدى تحت عنوان: "الوثائق الإلكترونية:مرشد الأرشيفيين". راجع الفصل الثاني: النظريات الأساسية و المفاهيم، الفقرة التالية:
نظم الإدارة الإلكترونية للوثائق
توجد نظم مختلفة لإدارة الوثائق لدى الهيئات المنتجة (للوثائق)، و التي يمكن أن ترتكز على البحث الوثائقي (مثل نظم إدارة الوثائق)، أو على تنظيم وإدارة العمليات بالمؤسسة مثل النظم المسماة دفق الأعمال "Workflow". و يمكن أن تأخذ هذه النظم شكل قاعدة منفردة غير مرتبطة بالشبكة. في الواقع، إن هذه النظم مندمجة عادة في محيط الشبكة على مستويات مختلفة في المحيط الإداري الحديث. يمكن أن يبدأ هذا في المحيط المستخدم لجهاز مركزي داخل المؤسسة، حيث تتقاسم محطات العمل غير المركزية تطبيقات وخدمات؛ ثم يمكن أن تدمج هذه الشبكة في محيط داخلي "إنترانت" الذي تشارك فيه مؤسسات مختلفة (مثل كل الوزارات في حكومة)؛ و أخيرا: يمكن أن يؤدي هذا كله إلى العمل في شبكة الإنترنت. بدلاً من أن تشكل تدريجياً بمراحل، يمكن أن تنشأ هذه المستويات الثلاثة من العمل في وقت واحد، وتسير المعلومات في مستويات مختلفة من الحساسية والأمن في محيطات متفرقة.

[hatemtn]

السلام عليكم
الأستاذ الجليل عبد الكريم بجاجة حفظك الله،
أشكرك على المجهود الذي بذلته وعلى الدراسة القيمة التي ستساهم دون شك في النهوض بالأرشيف في دولةالإمارات وستكون جهودك مرجعا للعديد من الدول خاصة العربية في النهوض بالأرشيف وتطويره، لأن الحديث عن تأهيل الإدارة وعن الحكومة الالكترونية لن يتحقق بدون الاهتمام بالأرشيف في مؤسسات الدولة.
أريد أن أسوق ملاحظة وسؤال في نفس الوقت الى الاستاذ الفاضل: هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الإمارات خاصة وأن التشريع الأرشيفي يعتبر محور أساسي من محاور علم الأرشيف يجبر مؤسسات الدولة على تنظيم أرشيفاتها حسب التراتيب والإجراءات والأدوات التي ذكرتها في دراستك. فدائما يكون التشريع أداة فاعلة للضغط على مؤسسات الدولة لتطبيق السياسة الوطنية في دولة الامارات للنهوض بالأرشيف. فأردت معرفة هل يوجد تشريعات أرشيفية في دولة الامارات وماهي أشكالها، هل هي قوانين، أوامر، قرارت،الخ؟
وشكرا على الإفادة.

[محمد مكاوي]

اشكرك جزيل الشكر
على الاهتمام والرد والتعديل
2- إن مصطلح "Sharpoint" كما كتبته يعني جهاز دقيق يستعمل في جراحة العين. اما مصطلح "SharePoint" يعني برنامج يساعد على تنظيم تقاسم المعلومات و الوثائق في الشكل الإلكتروني داخل مؤسسة"Workflow".
لكن سيدي الفاضل هو سهو لوحة المفاتيح او سهو اليد وكثيرا ما يحدث لخبراء الناس
إذا، يخص هذا البنامج الأرشيف الإلكتروني فقط، و غير ممكن تطبيقه على الأرشيف الجاري في ......
الكلام جميل جدا حول ادارة الوثائق الجارية في المؤسسات الحكومية حيث هناك تشابها كبيرا في ادارة ونوع الوثائق
لكن سؤالي ينصب حول مؤسسات العمل الخاصة وبشكل خاص مؤسسات ومراكز البحوث التي عملت بها شخصيا فترة طويلة من الزمن وبشكل خاص ارشيف القصاصات الصحفية التي تدرج يوميا في ملفات ممتدة غاية الامتداد ومتفرعة غاية التفرع والتي لا يمكن بحال تطبيق النظام الارشيفي المتعارف عليه عليها من الارشيف الوسيط والجاري والقديم لان قصاصات الصحف تدرج في ملفات قضاياها يوميا وهذه الملفات والارشيف برمته حاولت جاهدا على اعداد خطة تجابه التي تعدها الجامعات مثل جامعة القاهرة العريقة ولم يتحقق لان حقل العمل شاذ جدا عن المالوف والمتعارف عليه في الجامعات والدراسات الاكاديمية الدولية
الخلاصة : والمقصد
انني كنت اريد خطة تصنيف او قاعدة عمل انطلق منها لادارة ارشيف القصاصات الصحفية بمراكز البحوث الاستراتيجية والسياسية هذه الخطة وددت ان تكون على منهج عملي وعلمي دولي لكنني لم اجد حتى الان هذه المنهجية كي اتبعها
لان الامر كان اجتهادا ذاتيا وقد حقق انجازا في تلبية رغبات المستفيدين الا انني كنت احتاج الى منهاجية وادوات عمل قياسية استند اليها في خطة العمل
سيدي الفاضل: اشكرك على سعة صدرك وارفق لكم طية نبذة مختصرة من خطة العمل في شكل ورقة بحثية
اشكركم
ابوعمرو مكاوي

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
نعم، توجد نصوص تشريعية و تنظيمية لإدارة قطاع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة، آخرها: "قرار أميري رقم (7) لسنة 2007م بشأن إنشاء و تنظيم مركز أرشيف عجمان الوطني"، الذي صدر عن إمارة عجمان بتاريخ 12 أغسطس 2007، بعد زياريت ميدانية و أعمال تحضيرية شاركنا فيها في السداسي الأول لهذه السنة. و تطبيقا لهذا القرار الأميري، صدر "قرار إداري رقم (27) لسنة 2007 يتعلق بتشكيل لجنة تنفيذية مكلفة بمتابعة تنفيذ القرار الأميري".
عبدالكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

أخي العزيز محمد مكاوي؛
لقد شرحتُ لحضرتكم طريقة التعامل مع الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات سواء أكانت عامة أو خاصة أثناء نشاطها اليومي؛ أما الموضوع الذي تفضلت به بوضوح، أي طريقة معالجة مقتطفات الصحف أو االأرشيف الصحفي، لم يدخل في هذا النطاق، لأن الأمر هنا يخص وثائق مطبوعة توجد في شكلها الأصلي، الصحف، في متناول الجميع. تتعامل مراكز الوثائق و البحوث مع هذا النوع من المصادر المطبوعة كمادة وثائقية تنظم حسب حاجيات البحث. لذا، لم تطبق عليها المقاييس و القوانين الخاصة بالأرشيف الإداري الفريد من نوعه بدون إتاحته إلى الجمهور قبل مدة يحددها القانون في كل بلد. تقوم كل مراكز الوثائق و البحوث بترتيب و تصنيف هذه المادة الوثائقية (الصحف) حسب الطريقة التي تسمح لها بتلبية هدفها. مثلا: يوجد في المركز الذي أشغل فيه "قسم التوثيق المعاصر" يتكلف بجمع و معالجة المقتطفات الصحفية، دون أي علاقة مع القسم المكلف بمعالجة الارشيف التاريخي. يدخل هذا العمل حسب رأيي في إطار عمل المكتبات، و طبعا إذا أردت أن تفيد و تستفيدمن مناهج عمل الغير في هذا المجال يجب عليك التعامل مع المكتبات و ليس مع الأرشيف. ألقيت نظرة سريعة عن بحثكم القيم في الموضوع، و سوف أزودكم بانطباعي بعد الإطلاع عليه لاحقا، رغم أنه خارج عن مجال اختصاصي: الأرشيف الحكومي. و شكرا على ملاحضاتكم المفيدة.
عبدالكريم بجاجة

[محمد مكاوي]

استاذنا الفاضل
اشكرك على تنفيد الموضوع
وارجو تعليق موفق ونقد بناء ،،، اما بخصوص ميول عمل الارشيف الصحفي او القصاصات فهو بالفعل كما تفضلت تماما فهو يميل تماما الى المكتبات والمعلومات لكنه في الاساس نظام ارشيفي يومي وهذه هي المشكلة ولب الموضوع.
استاذنا الجليل : الموضوع غاية في التشويق
نتمنى تبادل المنفعة وتحياتي
ابوعمرو

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى.
عبدالكريم بجاجة

[محمد مكاوي]

الاستاذ الجليل / عبدالكريم بجاجة
تحية طيبة و بعد؛
بعد ما اتفقنا أن الصحف و مقتطفاتها تدخل ضمن اختصاص المكتبات، يبقى علينا أن نوضح أن هذا العمل هو توثيق يومي للصحف و الدوريات بصفة عامة، و ليس نظام أرشيفي يومي. الفرق الأساسي بين فهرسة المقتطفات الصحفية و الأرشيف، يكمن في اختيار نظام موضوعي للمقتطفات الصحفية، الشىء الذي يظهر واضحا قي بحثكم؛ بينما يُفرض على الأرشيفي احترام النظام الإداري الذي أنتج الأرشبف، و تبقى كل الملفات في بيئتها الأصلية دون اختلاط مع غيرها. بعبارة أخرى، يمكنك قطع مقالات من الصحف الأصلية و جمعها مع مقالات من صحف أخرى، و تقرر تنظيمها حسب مواضيع أنت اخترنها. أما الأرشيفي، لا يجوز له أن يطبق هذا الأسلوب، بل يجب عليه حفظ الوثائق في محيطها الأصلي أين أنشئت، و أين تُفهم؛ سوف تَفقِد الوثائق أهميتها بل حتى معناها إذا غادرت محيطها الأصلي؛ و هذا هو الفرق الأساسي بين عمل المكتبات و التوثيق من جهة، و العمل الأرشيفي من جهة أخرى.
في حقيقة الامر وللوهلة الاولى اجدك قد وجهت نظري الى اشارات جديدة في الموضوع من وجهة نظرك انه يدخل ضمن نظام وثائقي لا نظام ارشيفي واحاول ان اقتنع بالفكرة لكنني اجد عدة عوائق دون هذا الاقتناع الا وهي:
1- فكرة نظام التوثيق تقف عند حد القصاصات الصحفية وهذا مالا يوجد في الارشيف الصحفي محل النقاش حيث ان مصادر معلوماته متعدده ومتنوعة صحيح انها تقوم على نظام توثيقي لكنها تؤرشف ضمن تسلسل زمنى وضمن محطات موضوعية مرتبة
2- نظام الارشيف الاداري صحيح انه يختلف عن الارشيف الصحفي لكنه "الارشيف الصحفي" له نفس مقومات الارشيف الاداري من حيث المستفيدين والباحثين والموظفين كما ان الارشيف الصحفي ارشيف تراكمي تماما مثل الارشيف الاداري او الارشيف الجاري ومن هنا نجده يندرج تحت نفس ظروف البيئة الارشيفية
3- فارق اخر اشرت اليه سيادتكم وهو المنشأ: صحيح ان الجهة الادارية للارشيف هي جهة المنشا وهي الجهة المنوطة بنشأة الوثيقة وتتبعها من بدايتها وفي مرحلتها الوسطى الجارية وحتى حفظها ام دائما او مؤقتا او اعدامها وذلك وفق الاعمار القانونية للوثيقة ونظم الارشفة المتعارف عليها عمليا وعلميا الا ان التوافق بين الارشفة بصورتها تلك مع نفس الطريقة التي يتم بها "الارشيف الصحفي" او نظام التوثيق الصحفي قد تكون قضية تخلق لنا مقومات ارشيف بالمعني العام وبالتالي يتبع نظم الارشفة الادارية والتقليدية المعروفة اي انه يمكن وضع منهج ارشيفي "لنظام الارشيف الصحفي "من خلال الاعتماد على اسس الارشيف الاداري وهذا هو مربط الفرس الذي ابحث عنه

سيدي الفاضل / من خلال تمرسي في ارشفة الوثائق والملفات باشكالها المتنوعة في مؤسسات مختلفة وجدت انه هناك توافق نسبي بين الارشيف الصحفي والارشيف الاداري وهذا التوافق الا وهو النظام في الحفظ والاسترجاع من الناحية الفنية وقد يكون من الناحية الخدمية.
على كل حال واختصارا للافادة التي اشتققتها من حديثكم الموقر المفيد هو ان النظام الارشيف الاداري له خصوصيته واسسه وثوابته وهذا بالفعل ما لمسته في مؤسسات صناعية وهندسية سابقا وما المسه في عملي الان في ارشيف ووثائق احدى شركات الادوية الكبرى التي تتعامل بالالاف من الملفات وعشرات الالاف من الوثائق اليومية
واخيرا لقد تفضلتم بالاشار والتوجيه الى نقطة هامة جدا الا وهي ان النظام المتبع في ارشيف القصاصات نظام فهرسة يتبع نظم المكتبات
اشكركم جزيل الشكر
ونرجو مزيدا من النقاش والحوار البناء
محمد مكاوي

[عبدالكريم بجاجة]

نعم، يجب ترتيب، و تصنيف، و فهرسة كل التراث المكتوب، لإتاحته للباحثين بصفة خاصة و للجمهور بصفة عامة، و هذا مهما كان شكل التراث المكتوب: أرشيف، دوريات، صحف، كتب، إلى آخره. و لكن توجد قوانين و مقاييس خاصة بالأرشيف من جهة، و بالمطبوعات من جهة أخرى.
و نكرر مرة أخرى أن الأرشيف يُنتج بحكم النشطات اليومية لأي مؤسسة، و لم تُنتج هذه الوثائق أبدًا لغرض تثقيف الباحثين أو الجمهور؛ بالعكس، تُحجب الوثائق لمدة معينة من الزمن، و بالتالي يمنع الإطلاع عليها لمدة تتراوح بين 30 و 150 سنة حسب نوع الأرشيف والقوانين المحلية التي تُطبق عليه. و توجد منظمة دولية للتوجيه و التقنين في مجال الأرشيف: المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/

أما الصحف، بما فيها المقتطفات الصحفية، و الدوريات الأخرى، و الكتب، هي مواد علمية تصدُر في شكل مطبوع خصيصًا للإطلاع من طرف الباحثين و الجمهور الواسع؛ و توجد منظمة دولية ثانية للتوجيه و التقنين في هذا المجال: http://www.ifla.org/

خلاصة القول: بما أن المقتطفات الصحفية هي مطبوعات تُجمع يوميًا للإطلاع من حين صدور الجرائد المعنية: يهدِف جمعها اليومي أساسًا إتاحتها للجمهور داخل أو خارج المؤسسة، و لم تُطبّق عليها لا القوانين الخاصة بالأرشيف، و لا حتى المقاييس التي تحدد طريقة التعامل مع الأرشيف، و التي تمنع منعا باتا أي تصنيف الأرشيف حسب المواضيع؛ بينما يُُعدُّ التصنيف الموضوعي منهجا عاديا في ترتيب المقتطفات الصحفية و الكتب، و بصفة عامة في مجال علم المكتبات.
هذا التوضيح لمساعدة الطلبة في فهم اختلاف التعامل مع الأرشيف الفريد النوع، من جهة، و التعامل مع المطبوعات الموزعة في كل مكان، من جهة أخرى. و لم يُعد جمعها عمل أرشيفي، بل توثيقي. أتمنى أن ينال هذا التوضيح رضا الجميع لكونه ينطلق من اعتبار علم الأرشيف، و ليس من اعتبار مواقف شخصية.
و شكرًا للجميع على صبركم، و من جانبي انتهى هذا النقاش، لنعالج موضوعا ثانيا إن شاء الله. عبدالكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

بيان صادر عن مركز الوثائق و البحوث،أبوظبي، بموقع المجلس الدولي للأرشيف.

De: "Naomi Setchell" <setchell@ica.org>
&Agrave;: ica-l@mailman.srv.ualberta.ca
Date: Mon, 1 Dec 2008 17:36:31 +0100
Objet: [Ica-l] Establishment of a National Archive in the United Arab Emirates

Posted on behalf of David McGlennon (NCDR); apologies for cross-posting

The National Center for Documentation & Research (NCDR) was established in 1968 in Abu Dhabi, United Arab Emirates, with a mandate to document the history of the nation. In the past 40 years, the Center has accumulated an extensive collection of documents, maps, photographs and other historical items from international and national sources.
The NCDR will soon be given the additional responsibilities of the national government archive under draft Law currently with Government. To develop its capacity as a national archive, the NCDR is establishing a Register of qualified individuals and organizations that are interested in providing consulting services during 2009.

Subject Areas
1) Strategic Planning & Performance Management
2) Organizational Structure
3) Core Competencies & job descriptions
4) Physical Infrastructure (Archival facilities)
5) Technology Infrastructure
6) Electronic Records Management & Digital Preservation
7) Preservation & Conservation (physical records)
8) Archival law and regulations
9) Archival policy and procedures
10) Public programs

Expression of Interest
Organizations and individuals interested in being included in the Register should provide a cover letter that explicitly identifies the Subject Areas that they wish to be considered for. Organizations should provide a concise description of their capacity as well as brief CVs of the persons offered for consultancy services.
Individuals should provide a current CV highlighting their relevant expertise. In addition, individuals should state their availability for short (1-3 weeks) and/or longer term assignments (up to 3 months). Opportunities may also exist for longer appointments and availability or interest in these should be noted. Fluency in Arabic or English is essential, and bi-lingual individuals are particularly encouraged to register.
Enquiries should be directed by email to Dr David McGlennon, Director of Strategic Planning & Development, <dbd@cdr.gov.ae>. Expressions of Interest should be emailed to Ms Nassem Al Jefri <Nassem@cdr.gov.ae> by December 20th 2008. Consultancy services are expected to commence in February 2009.
_______________________________________________
Ica-l mailing list
Ica-l@mailman.srv.ualberta.ca
http://www.mailman.srv.ualberta.ca/mailman/listinfo/ica-l

[سعاد بن شعيرة]

أستاذي المحترم "عبد الكريم بجاجة " أنا واحدة من الطلبة المتخرجين من قسم علم المكتبات بجامعة منتوري بقسنطينة و كان لي الشرف أن أوظف من خلال النجاح في المسابقة الوطنية لتوظيف الوثائقيين و أمناء المحفوظات لاخر دفعة من المخطط التنموي الخاص بإنقاذ الأرشيف سنة 2000 ، و قد كان لي الشرف أني استلمت قرار نجاحي و توظيفي من طرفك .
المهم لقد وجدنا مشكلة في كيفية معالجة الأرشيف التاريخي الخاص بالبلديات المختلطة ، فأي طريقة أنجع لمعالجته ، و ما هي نصائحكم السديدة حول إرساله للمديرية العامة للأرشيف الوطني ؟ أو أننا يمكننا الاحتفاظ به على مستوى البلدية في حال توفر شروط الحفظ الملائمة ، و شكرا مسبقا ، و أعانك الله على خدمة هذا التخصص .

[عبدالكريم بجاجة]

أستاذي المحترم "عبد الكريم بجاجة " أنا واحدة من الطلبة المتخرجين من قسم علم المكتبات بجامعة منتوري بقسنطينة و كان لي الشرف أن أوظف من خلال النجاح في المسابقة الوطنية لتوظيف الوثائقيين و أمناء المحفوظات لاخر دفعة من المخطط التنموي الخاص بإنقاذ الأرشيف سنة 2000 ، و قد كان لي الشرف أني استلمت قرار نجاحي و توظيفي من طرفك .
المهم لقد وجدنا مشكلة في كيفية معالجة الأرشيف التاريخي الخاص بالبلديات المختلطة ، فأي طريقة أنجع لمعالجته ، و ما هي نصائحكم السديدة حول إرساله للمديرية العامة للأرشيف الوطني ؟ أو أننا يمكننا الاحتفاظ به على مستوى البلدية في حال توفر شروط الحفظ الملائمة ، و شكرا مسبقا ، و أعانك الله على خدمة هذا التخصص .

تحية طيبة و بعد؛
كم أنا مسرور جدًا بلقاء، و لو عبر الانترنيت، إحدى المترشحات لمسابقة الأرشيف التي عينتها في إحدى المؤسسات الجزائرية. فيما يتعلق بسؤالك، لقد نصحت في منشور خاص بمعالجة أرشيف عهد الاستعمار باستخدام نفس المنهج الذي استخدم في تلك الفترة، لكي يتمكن الباحث الجزائري من استغلال الأرصدة الأرشيفية بنفس طريقة التصنيف، سواء كان الأرشيف محفوظ في فرنسا أو في الجزائر. لذا، أوصيت باستخدام منهج "ريمون" الخاص بالبلديات، علمًا أن "ريمون" كان متصرف إداري لإحدى البلديات المختلطة إبان عهد الاستعمار. أما فيما يتعلق بأرشيف الجزائر المستقلة، يختلف الأمر تمامًا و يجب إتباع المنهج المحدد من قبل المديرية العامة للأرشيف الوطني الجزائري. كما يجب عليكم طرح السؤال إلى مؤسسة الأرشيف الوطني بخصوص مكان حفظ الأرشيف التاريخي. في حينها، لما كنت على رأس الأرشيف الوطني الجزائري، وزعت تعليمات لإنقاذ الأرشيف التاريخي المهدد بالضياع؛ و الآن لا يحق لي أن أتدخل مجددًا في الموضوع و أنا غير معني قانونيًا بذلك. و شكرًأ على ثقتكم. عبدالكريم بجاجة.

[سعاد بن شعيرة]

تحية طيبة و بعد؛
كم أنا مسرور جدًا بلقاء، و لو عبر الانترنيت، إحدى المترشحات لمسابقة الأرشيف التي عينتها في إحدى المؤسسات الجزائرية. فيما يتعلق بسؤالك، لقد نصحت في منشور خاص بمعالجة أرشيف عهد الاستعمار باستخدام نفس المنهج الذي استخدم في تلك الفترة، لكي يتمكن الباحث الجزائري من استغلال الأرصدة الأرشيفية بنفس طريقة التصنيف، سواء كان الأرشيف محفوظ في فرنسا أو في الجزائر. لذا، أوصيت باستخدام منهج "ريمون" الخاص بالبلديات، علمًا أن "ريمون" كان متصرف إداري لإحدى البلديات المختلطة إبان عهد الاستعمار. أما فيما يتعلق بأرشيف الجزائر المستقلة، يختلف الأمر تمامًا و يجب إتباع المنهج المحدد من قبل المديرية العامة للأرشيف الوطني الجزائري. كما يجب عليكم طرح السؤال إلى مؤسسة الأرشيف الوطني بخصوص مكان حفظ الأرشيف التاريخي. في حينها، لما كنت على رأس الأرشيف الوطني الجزائري، وزعت تعليمات لإنقاذ الأرشيف التاريخي المهدد بالضياع؛ و الآن لا يحق لي أن أتدخل مجددًا في الموضوع و أنا غير معني قانونيًا بذلك. و شكرًأ على ثقتكم. عبدالكريم بجاجة.
لكم سررت أكثر بردكم على استفساري أستاذي الفاضل ، مما حفزني أكثر على العمل و الاجتهاد من أجل تطبيق تعليماتكم و نصائحكم السديدة التي لا زلنا نتبعها في الجزائر و نرجع إليها في كل أعمالنا على مستوى المكاتب ، أو على المستوى العلمي و المعرفي ، إذ من خلال المناشير و التعليمات التي صدرت في عهدكم و التي أحاطتنا بالإطار القانوني و التشريعي للعمل الأرشيفي ، إضافة إلى طرق معالجة الأرشيف من فرز و تصنيف و فهرسة و إعداد لوسائل البحث ، ... و غيرها .
تم تكوين نظرة شاملة عن هذا المجال أفادت كثيرا المهنيين ، و الطلبة و الباحثين في إعداد بحوثهم ، أو الاستعداد للمسابقات التوظيف في هذا المجال .
حقا أستاذنا الكريم ، لقد تركتم أعمالكم هي من تتكلم عليكم و تشيد بمزاياكم و بجهودكم المعتبرة التي بذلتموها و لا زلتم كذلك في سبيل ترقية هذا التخصص و تطويره . أقدم لك الشكر الجزيل بالنيابة عن أعضاء منتديات اليسير و عن كل المختصين بالجزائر ، و بصفة خاصة الناجحين في مسابقة توظيف الوثائقيين و الأرشيفيين بالاعتماد على المخطط الخماسي الذي وضع من طرف المديرية العامة للأرشيف الوطني أثناء توليك رئاستها - عن كل ما تبذله من جهد و وقت للرد على استفساراتنا .
لقد افتقدت الجزائر واحدا من أهم الشخصيات الفاعلة في مجال الأرشيف .
شكرا جزيلا أستاذي الفاضل ، و أتمنر لك كل التوفيق .

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع، و بعد؛
لقد تلقيت الآن بيانًا صادرًا عن سعادة د.عبد الله الريس، مدير عام مركز الوثائق و البحوث، يعلمنا بصدور قانون الأرشيف الوطني بدولة الإمارات العربية المتحدة:

From: Dr. Abdulla A.K. El Reyes
Sent: Monday, December 15, 2008 11:18 AM

Subject: قانون الأرشيف - المركز الوطني للوثائق والبحوث CDR Law- National Center for Documentation and Research

إلى: الزميلات والزملاء
يسرني أن أزف إليكم نبأ صدور مرسوم رئيس الدولة بشأن قانون الأرشيف الوطني ليصبح مركزنا "المركز الوطني للوثائق والبحوث". وبهذه المناسبة يسرني بالأصالة عن نفسي ونيابة عنكم جميعا أن أتقدم إلى مقام حضرة صاحب السمو رئيس الدولة حفظه الله وصاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي والفريق أول سمو الشيخ محمد بن زايد آل نهيان ولي عهد أبوظبي نائب القائد الأعلى للقوات المسلحة وسمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مركز الوثائق والبحوث، بأسمى آيات الشكر والتقدير على دعمهم اللامحدود للمركز ومنسوبيه. ومن جانبنا فإننا نعاهدهم جميعا أن نكون عند حسن ظنهم أوفياء للوطن والمواطنين وجميع المقيمين على أرض إمارات الخير، ونعاهدهم على أن نكون أمناء على وثائق الدولة من أجل الحفاظ على ذاكرة الوطن وهويتنا وثقافتنا الوطنية.
وبهذه المناسبة السعيدة يسرني أن أتقدم إليكم جميعا لمثابرتكم واخلاصكم في العمل مما أثمر عن هذا الانجاز التاريخي الذي ينسب إليكم جميعا.
مع تمنياتي لكم جميعا بالتوفيق والنجاح،،،
المدير العام
د.عبدالله الريس

[لمياء حسين]

السلام عليكم ورحمة اللة وبركاتة
استاذي العزيز
اني طالبة دكتوراة وعنوان اطروحتي بناء نظام خزن واسترجاع الوثائق " واحتاج الى نماذج من الانظمة المستخدمة لخزن الوثائق في الدول العربية او الاجنبية .اولا
واحتاج الى الكتاب نظم المعلومات الحديثة في المكتبات والارشيف للمؤلف عبد المجيد الرفاعي .
وسأكون شاكرة لتعاونكم معي

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
يمكننكم الاتصال مباشرة بصديقي الأستاذ د.عبد المجيد الرفاعي، ريس النادي العربي للمعلومات، عبر موقع النادي: http://www.arabcin.net/english/

أما فيما يتعلق بمعرفة التجارب العربية و الدولية في مجال الأرشيف، يجب عليكم زيارة موقع المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org/fr

و أيضًا بوابة اليونسكو للأرشيف التي تضع تحت تصرف الأرشيفيين أكثر من 7.000 موقعًا خاصًا بالأرشيف عبر العالم:
http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?d=1

وشكرً؛ عبد الكريم بجاجة

[سيد أحمد الجزائري]

تحية طيبة و بعد؛
ألف مبروك للمركز الوطني للوثائق والبحوث بصدور قانون الأرشيف الوطني بدولة الإمارات العربية المتحدة، هل ممكن ارسال النص الكامل لهذا القانون, ان أمكن؟ شكرا أستاذنا الفاضل عبد الكريم بجاجة

أ. علام

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
نعم، سوف ننشر قانون الأرشيف لدولة الإمارات العربية المتحدة بعد صدوره في الجريدة الرسمية للدولة. و شكرًا على اهتمامكم بالموضوع.
عبد الكريم بجاجة.

[لمياء حسين]

شكرا استاذي العزيز على الرد بخصوص خزن واسترجاع الوثائق وحصلت على الكتاب لعبد المجيد الرفاعي ،اطال اللة في عمركم .

[لمياء حسين]

استاذي العزيز
هل يوجد في المركز الوثائق والبحوث ارشيف الالكتروني بحيث يكون هذا المركز نموذج في الاطروحة .اذ كان يوجد فما هو النظام المستخدم وكيف يتم التحول الى النظام الالكتروني .
مع الشكر الجزيل

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة و بعد؛
نعم، انطلق مركزنا في عملية التصوير الضوئي منذ ثلاث سنوات، و يسعى إلى تصوير ما يفوق سبعة ملايين وثيقة تاريخية، أغلبها واردة من 12 بلدًا لهم أرشيف حول دول الخليج من القرن السادس عشر إلى القرن العشرين.
ما هو النظام المستخدم؟ أفضل عدم الإجابة عن هذا السؤال لكي لم يصبح جوابي عبارة عن إشهار لنظام معين أو شركة خاصة. أرجعي لدراساتنا حول الأرشيف الإلكتروني حيث أوجه الجميع إلى المقاييس الدولية في مجال إدارة الأرشيف الإلكتروني.
يمكنكم التعرف أكثر على المركز الوطني للوثائق و البحوث عبر موقعه في العنوان التالي: http://www.cdr.gov.ae/Arabic/index.aspx
و شكرًا. عبدالكريم بجاجة.

[عبدالكريم بجاجة]

قانون المركز الوطني للوثائق والبحوث يهدف إلى حفظ وتوثيق الذاكرة الوطنية
غرامات تصل إلى مليون درهم بحق من يتلف وثائق أو ينتهك سريتها
منصور بن زايد يوجه بتوثيق المراسيم والقرارات من الوزارات والجهات الحكومية

الريس وعدد من المختصين خلال فحص وثائق دائرة القضاء في المركز - وليد أبو حمزة


أخر تحديث: الإثنين 29 ديسمبر 2008 الساعة 02:57AM بتوقت الإمارات

أبوظبي - السيد سلامة
فرض قانون إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث عقوبات بالحبس وغرامات مالية تبدأ من 3 آلاف درهم وتصل إلى مليون درهم بحق من يقوم بإتلاف الوثائق نتيجة الإهمال أو بشكل متعمد، في خطوة نحو تشديد القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 الذي كان أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة ''حفظه الله'' على مثل هذا النوع من التجاوزات•
ويهدف القانون الى تجميع الوثائق والإشراف على حفظها وأرشفتها وفقاً للأصول العلمية في الأرشفة بقصد الاستفادة منها بما يحقق المصلحة العامة ويساهم في نشر الوعي الثقافي والتاريخي، بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث أمام الباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز•
العقوبات
ونص القانون في فصله الثامن على أن يعاقب بالحبس مدة لا تقل عن شهرين ولا تزيد على سنة وبالغرامة التي لا تقل عن ثلاثة آلاف درهم ولا تزيد على عشرة آلاف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين، كل من يتسبب في إتلاف وثيقة من الوثائق متى وقع الإتلاف نتيجة إهمال•
وإذا كانت الوثيقة التي وقع عليها الإتلاف نتيجة إهمال ''سرية''، يعاقب مرتكبها بالحبس مدة لا تقل عن ستة أشهر ولا تزيد على سنة والغرامة التي لا تقل عن عشرين ألف درهم ولا تزيد على خمسين ألف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين•
ويعاقب بالحبس مدة لا تقل عن ثمانية أشهر وبغرامة لا تقل عن أربعين ألف درهم ولا تزيد على مائة ألف درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين، كل من تعمد إتلاف وثيقة، كما يعاقب بالحبس مدة لا تقل عن سنة وغرامة لا تقل عن خمسين ألف درهم ولا تزيد على مليون درهم أو بإحدى هاتين العقوبتين كل من تعمد إتلاف وثيقة من الوثائق السرية أو إخراجها من الدولة أو تصويرها أو إفشاء سر تضمنته، دون الحصول على الموافقة اللازمة لذلك•
كما تضمنت المادة (26) من القانون أنه يجوز للمحكمة مضاعفة العقوبات المنصوص عليها في المادتين السابقتين في حال وقوع أي من الجرائم المنصوص عليها فيهما على إحدى الوثائق الوطنية• والمادة (27) يعاقب بالحبس وبالغرامة أو بإحدى هاتين العقوبتين كل من يخالف أي حكم آخر من أحكام هذا القانون•
مهام المركز
كما حدد القانون عدداً من المهام التي ينبغي على المركز القيام بها، وتشمل جمع وتسلم وتوثيق الوثائق وفقاً لأحكام هذا القانون، وجمع وتوثيق مادة الأرشيف الشفوي وحفظها وتيسير استخدامها بالطريقة العلمية المناسبة، بالإضافة إلى جمع الوثائق الموجودة داخل أو خارج الدولة أو صور منها والتي تهم التاريخ الوطني للدولة ودول مجلس التعاون وشبه الجزيرة العربية، والعمل على حماية الوثائق من عوامل التلف، وإصلاح وترميم ما يصيبه تلف منها، واستخدام إجراءات ووسائل علمية متطورة في صيانة وحفظ هذه الوثائق•
وأكد الدكتور عبدالله عبدالكريم الريس مدير عام مركز الوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة على أن صدور هذا القانون من صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة ''حفظه الله'' يجسد حرص القيادة الرشيدة على حماية ''الذاكرة الوطنية'' من الاندثار والتلف، وذلك من خلال جمع وتوثيق وحفظ الوثائق الخاصة بالدولة•
وأشار إلى أن سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة مركز الوثائق والبحوث وجه منذ فترة بضرورة جمع الوثائق والأرشيف الوطني تحت مظلة المركز والاستعانة بالخبرات العالمية المتطورة في المركز لأداء هذه الرسالة النبيلة والمتمثلة في حماية ''الذاكرة الوطنية''•
وأشار الريس إلى أن سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان كلف المركز بجمع الوثائق اعتباراً من عام 1971 إلى 2003 من خلال إجراء مسوحات ميدانية شاملة لجميع هذه الوثائق من قرارات ومراسيم وقوانين ولوائح ومكاتبات رسمية تخص الحكومة الاتحادية•
خطة للتوثيق
كما وجه سموه بتنفيذ خطة عمل دقيقة تتضمن إتمام هذه الإجراءات بصورة علمية شاملة، نظراً لما تمثله هذه الوثائق والمكاتبات من ركن أساسٍي في تاريخنا الوطني، حيث بدأ مركز الوثائق والبحوث في تنفيذ هذه التوجيهات من خلال المسح الشامل لهذه الوثائق بالتعاون مع عدد من الوزارات، وكانت البداية مع وزارة شؤون الرئاسة التي تمتلك أفضل أرشيف في الدولة والمنطقة من حيث البنية التحتية والمرافق والوسائل العلمية والتطبيقية المستخدمة في عملية الحفظ للوثائق والمستندات والتجهيزات التي تتم بموجبها عملية حفظ هذه الوثائق وتصنيفها واسترجاعها وجميع العمليات الفنية المرتبطة بها•
جمع الوثائق
وأوضح الريس لـ''الاتحاد'' أن المرحلة الثانية شملت جمع الوثائق بالتعاون مع وزارتي الداخلية والأشغال العامة، وحالياً يتم جمع الوثائق بالتعاون مع دائرة القضاء في إمارة أبوظبي، حيث تم جمع حوالى 75% من وثائق الدائرة في المركز، وسيتم في الفترة المقبلة متابعة تنفيذ الجدول الزمني للمسح الميداني للوثائق الموجودة في الوزارات والهيئات والمؤسسات الاتحادية وتنفيذ توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة في حفظ ''الذاكرة الوطنية''•
ولفت الريس إلى أن الوثائق الموجودة يتعدى عددها الملايين من الوثائق والمكاتبات الرسمية بين الجهات الحكومية المختلفة، وهذه الوثائق في حاجة لإعداد وتأهيل كوادر وطنية للعمل على ترميمها وتصنيفها وحفظها بصورة علمية، وفي هذا الصدد فإن الدراسة التي أنجزها المركز في عام 2003 حول احتياجات الدولة من الكوادر الوطنية المتخصصة في الوثائق والأرشفة وحفظ المعلومات دل على وجود حاجة كبيرة تتعدى 4000 شخص خلال تلك الفترة، ومن المتوقع ارتفاع هذا العدد خلال الفترة الحالية إلى أكثر من 6500 شخص من المتخصصين في عمليات حفظ الوثائق وتصنيفها•
ويتمتع المركز الوطني للوثائق والبحوث بالأهلية اللازمة لممارسة أعماله، وهو وحدة إدارية ملحقة بالوزير، مقره الرئيسي في مدينة أبوظبي، ويجوز للمجلس أن ينشئ له فروعاً أو مكاتب داخل الدولة•
اختصاصات المركز
ويختص المركز بالإشراف على الوثائق وتصنيفها واتخاذ كل ما من شأنه المحافظة عليها، وله على وجه الخصوص جمع وتسلم وتوثيق الوثائق وفقاً لأحكام هذا القانون، وجمع وتوثيق مادة الأرشيف الشفوي وحفظها وتيسير استخدامها بالطريقة العلمية المناسبة، وجمع الوثائق الموجودة داخل أو خارج الدولة أو صور منها والتي تهم التاريخ الوطني للدولة ودول مجلس التعاون وشبه الجزيرة العربية•
كما يعمل على تصنيف الوثائق المحفوظة لدى المركز، وتيسير استخدامها والاستفادة منها، وإعداد الفهارس والإرشادات والأدلة المناسبة لذلك، والعمل على حماية الوثائق من عوامل التلف، وإصلاح وترميم ما يصيبه تلف منها، واستخدام إجراءات ووسائل الصيانة والسلامة اللازمة، ووضع التعليمات اللازمة للجهات الحكومية وتقديم العون لها فيما يتعلق بالإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية وثائقها من عوامل التلف طوال المدة المقررة لاحتفاظها بملفاتها ووثائقها وكذلك مساعدتها في عمليات الجرد•
ويقدم المشورة للجهات الخاصة بناء على طلبها فيما يتعلق بالإجراءات والاحتياطات اللازمة لحماية وثائقها من عوامل التلف، وتقديم المشورة اللازمة للجهات الحكومية للتنسيق بين قواعد تنظيم الوثائق العامة المطبقة بها، وإعداد ونشر البحوث والدراسات التي تخدم أهداف المركز وتبرز القيم والمنجزات التاريخية والحضارية للدولة•
ويتيح المركز، بحسب قانونه، مجالات البحث للباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز، وتنظيم الندوات والمؤتمرات والبرامج التدريبية وورش العمل التي تقام داخل الدولة أو خارجها، والتي ترتبط بأهداف المركز أو تحققها، أو المشاركة في أي منها، وذلك بالتعاون والتنسيق مع الجهات المعنية، وأية اختصاصات أخرى تتصل بعمل المركز يعهد بها إليه بمقتضى قرار من مجلس الوزراء•
ونص القانون على أن الوثائق العامة والتاريخية والوطنية ملك للدولة، بوصفها أوعية رسمية للمعلومات اللازمة للبحث العلمي والتاريخي، ''لا يجوز إتلاف الوثائق التاريخية والوطنية، ويجوز إتلاف غيرها من الوثائق بالكيفية التي يحددها هذا القانون، وفقاً للقواعد والإجراءات التي يضعها المجلس''•
وتلتزم جميع الجهات الحكومية بإرسال وثائقها الى المركز بعد مضي خمس سنوات من تاريخ إغلاق أي ملف، ويجوز للجهات المشار إليها أن تستبقي بعض وثائقها لمدد إضافية إذا كانت هذه الوثائق لازمة لتسيير أعمالها، بشرط ألا تزيد المدة الإضافية على خمس سنوات أخرى، وذلك وفقاً للضوابط التي تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون•
وتصنف الوثائق وفقاً للمنهج الذي يضعه المركز على النحو بـ''سرية أو غير سرية''، وذلك بالتنسيق مع الجهة الحكومية المعنية، مفيدة أو غير مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، وتحدد اللائحة التنفيذية لهذا القانون الضوابط اللازمة لتصنيف الوثائق•
وتبقى الوثائق التي صنفت سرية كذلك طيلة المدة الزمنية التي يحددها المجلس، كما يحدد المركز الإجراءات اللازمة للتخلص من الوثائق عديمة الفائدة.
ويسمح القانون بالاطلاع على الوثائق السرية في حالات الضرورة لكل من الجهات الآتية: الجهة التي أرسلت الوثيقة الى المركز، والسلطات القضائية المختصة، والوزير، ومستشار الأمن الوطني•
ولا يجوز للمركز تصوير وتداول أية وثائق صنفت سرية ولم تنته الفترة المقررة لسريتها، إلا وفقاً للإجراءات التي تحددها اللائحة التنفيذية لهذا القانون• ويكون كل موظف مكلف بجمع الوثائق أو صيانتها أو الإشراف عليها بأية كيفية كانت بموجب أحكام هذا القانون، مسؤولاً عن المحافظة على ما تحويه من أسرار، ولا يجوز له إفشاء أي سر منها أو إطلاع الغير عليها إلا وفق أحكام هذا القانون•
مجلس الإدارة
يتولى إدارة المركز مجلس إدارة برئاسة الوزير وعضوية ستة أعضاء، ويختار المجلس من بين أعضائه نائباً لرئيس المجلس يحل محله عند غيابه، ويشكل المجلس بقرار من الوزير لمدة أربع سنوات قابلة للتجديد، ويحدد القرار مكافآت رئيس وأعضاء المجلس•
ويجتمع المجلس بدعوة من رئيسه مرة على الأقل كل شهر، ويجوز عند الضرورة أن يجتمع بناء على طلب المدير العام أو نصف أعضاء المجلس على الأقل، ولا يكون انعقاد المجلس صحيحاً إلا بحضور الأغلبية المطلقة لأعضائه، على أن يكون من بينهم الرئيس أو نائبه، وتصدر قراراته بالأغلبية المطلقة لأصوات الأعضاء الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يرجح الجانب الذي منه رئيس الجلسة•

جميع الحقوق محفوظة © لجريدة الاتحاد
جريدة الاتحاد
الاثنين غرة محرم 1430هـ - 29 ديسمبر 2008
www.alittihad.ae

[عبدالكريم بجاجة]

وكالة أنباء الإمارات، 9 فبراير 2009
المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم ورشة عملية على مستوى الدولة
المركز الوطني للوثائق والبحوث/ورشة عملية
أبوظبي في9 فبراير/وام/
قال الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث ان الورشة العملية الأولى التي نظمت اليوم بمقر المركز في أبوظبي حول أرشيفات المؤسسات الحكومية تهدف الى الوصول إلى الغاية المثلى في نظام الأرشفة وبالطريقة العلمية الحديثة .
و أكد في كلمة أمام ممثلي الوزارات والهيئات والمؤسسات الحكومية على مستوى الدولة المشاركين في الورشة التي تعقد لأول مرة على مستوى الدولة أن حضورهم دليل الإيمان بأهمية توثيق ذاكرة الوطن الذي يعود عمرة ليس إلى عام 1971 وإنما إلى آلاف السنين.
وأضاف أن تأسيس المركز تم عام 1968 بتوجيهات من المغفور له الشيخ زايد بن سلطان ال نهيان /طيب الله ثراه/ انطلاقا من اهتمامه بأهمية توثيق تاريخ الوطن.. مشيرا إلى أن القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشان إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث جاء تتويجا لجهود المغفور له وبهدف تنمية وتطوير العمل التوثيق على مستوى الدولة ككل.
وأوضح انه بفضل دعم سمو الشيخ منصور بن زايد ال نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز أصبح لدى المركز تقنية متطورة للأرشفة ولديه أيضا علاقات هامة مع المجلس الدولي للأرشيف الذي انتقل مقره مؤخرا إلى أبوظبي ليقوم بتطوير برنامج الدخول إلى الذاكرة ..مؤكدا أن دور المركز ليس المساعدة وتقديم المشورة فقط بل يأتي في صميم عملية التوثيق وتقييم ما لدى الوزارات والمؤسسات من وثائق والقيام بعملية فرزها وتوثيقها وترميمها حسب الحاجة .
وقال أن هناك أساليب محددة للتواصل مع المركز للقيام بكل هذا النشاط..
مشيرا إلى أن المركز يقوم كذلك بترجمة المعايير الدولية وسبل الأرشفة وأدلة الأرشيفات العربية التي سيتم توزيعها لاحقا على الجهات المعنية في الدولة.
ودعا ممثلي الوزارات والمؤسسات المشاركين في الورشة الى عدم التردد في الاستعانة بإمكانات المركز.. مشيرا إلى أن الأرشفة لا تعني البتة تسجيل الصادر والوارد كما يعتقد البعض.
وبعد ذلك تم عرض فيلم عن الأرشفة كما قدم عبد الكريم بجاجة الخبير الفني لمحة عن الأرشيف في الدولة وأهمية حفظه وتنظيمه بينما قدم مدير عام المركز عرضا تعريفيا بالقانون الاتحادي الذي أصدره رئيس الدولة بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث ثم قدم تعريفا بدور المركز ومسؤولياته ودور المؤسسات الحكومية في هذا المجال.
وتضمن برنامج الورشة أيضا التعريف بدور لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية مع شرح لعملية التواصل الاليكتروني والتنسيق فيما بينها والخدمات التي سوف توفرها اليكترونيا بالإضافة إلى شرح الإجراءات التي ستتخذ لتنظيم أرشيف هذه المؤسسات والهدف من الزيارات الميدانية ومواعيدها .
وشارك في عمل ومناقشات الورشة أيضا كل من السيدة سلمى المنصوري مدير إدارة الوثائق و السيد ماجد المهيري رئيس قسم تقنية المعلومات والسيدة شيخة القحطاني أخصائية أرشيف والسيدة أمل عبد الحميد محقق مخطوطات.



جريدة "الإمارات اليوم"، 10 فبراير 2009
أرشفة غالبية الجهات الحكومية "سيئة جداً"
حشرات وطيور تتلف وثائق الدولة
عملية أرشفة وثائق الدولة ستحتاج إلى نحو 4300 أرشيفي
المصدر: علاء فرغلي - أبوظبي؛ التاريخ: الثلاثاء, فبراير 10, 2009

قال خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث عبدالكريم بجاجة، إن الزيارات الميدانية التي أجراها المركز لجهات ومؤسسات حكومية كشفت عن «الواقع السيّئ الذي تعانيه وثائق الدولة المكدّسة في مخازن هذه المؤسسات، حيث وجدت الوثائق في بعضها مكدسة فوق الأرض، أو في صناديق مصفوفة فوق بعضها بعضاً، ومعرضة للحشرات والحمام الذي عشش في أعلاها، بعيداً عن أبسط عوامل الحفظ والسلامة، ما يجعلها مخازن تصلح لحفظ قطع الغيار وليس الوثائق التاريخية و الوطنية.
ولفت إلى أن «المركز أعد مستويات تصنيفات مختلفة بحسب درجة ملاءمتها للشروط التي يجب توافرها في هذه المستودعات تبدأ من (-3) وهي الوضع الخطير، و(-2) سيّئ جداً وحتى الدرجة (+3) وهي الممتاز.
وأكّد أن "غالبية الجهات الحكومية داخل الدولة حصلت على التصنيف سيّئ جداً، فيما حصلت جهتان فقط على تصنيف ممتاز، هما بلدية دبي وشركة أدنوك".
وقال خلال كلمته أمس في افتتاح ورشة عمل حول أرشيفات المؤسسات الحكومية، التي نظمها المركز بمقره في أبوظبي، إن «غياب القانون خلال السنوات الماضية أعطى الفرصة لإهمال هذه الوثائق وإتلافها، ومن ثم فإن القانون الجديد الذي تم إقراره منذ نحو شهرين سيقضي على هذه المشكلات، لكنه سيستغرق وقتاً.
وأكّد بجاجة أن «أكبر خطر يهدّد الأرشيف الإماراتي سواء داخل الدوائر الحكومية أم خارجها، هو الإتلاف بدعوى عدم الأهمية، حيث فقدت الدولة جزءاً مهماً من أرشيف السبعينات والثمانينات، وجزءاً من التسعينات نتيجة الإتلاف، وكذلك عدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي والوضعية الخطيرة للأرشيف في المخازن العامة في كل من أبوظبي ودبي والشارقة». وجاء القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 ليقيد هذه العملية بالحصول على موافقة المركز على إتلاف هذه الوثائق أو الاحتفاظ بها.
15 لائحة
وقال بجاجة لـ «الإمارات اليوم» إن «الجهات المعنية بصدد إعداد اللوائح التنفيذية لقانون المركز الوطني للوثائق، والبحوث التي من المقرر أن تبلغ 15 لائحة تنفيذية تتناول تفاصيل القانون الذي تحدث عن مبادئ وأحكام عامة، حيث سيتم تحديد ماهية الوثائق السرية ودرجة سريتها والمدة الزمنية التي يجب أن تمر حتى يتم الإفصاح عنها، وغيرها من الأمور المهمة.

عقوبات بالسجن
وقال مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث الدكتور عبدالله الريّس إن «هناك حوادث وقعت خلال السنوات الماضية كشفت عن محاولة إخراج وثائق خاصة بالدولة تختص بأمنها وسلامتها، ما يعكس الأهمية البالغة لقانون الوثائق رقم 7 لسنة 2008 الذي يضع عقوبات مغلظة على هذا النوع من الجرائم، والمتورطين في إتلاف أو فقدان وثائق الدولة عمداً أو إهمالاً، حيث تصل غرامة كل من يتعمد إتلاف وثيقة من الوثائق السرية أو إخراجها من الدولة أو تصويرها أو إفشاء سر تضمنته إلى مليون درهم، ويجوز للمحكمة مضاعفة العقوبات إذا كانت هذه الجرائم تختص بإحدى الوثائق الوطنية، بالإضافة إلى السجن مدة لا تقل عن سنة.


4300 موظف
وكشف الريّس أن «عملية أرشفة وثائق الدولة الرسمية وغير الرسمية التي من المقرر أن يبدأها المركز، ستحتاج إلى نحو 4300 شخص لتغطية نحو 200 دائرة ومؤسسة حكومية في مختلف إمارات الدولة، لإنقاذ بلايين الوثائق التي تؤرخ للدولة عبر عصورها المختلفة». ولفت إلى أن «قانون مركز الوثائق والبحوث الذي تم إقراره منذ ديسمبر 2008، ألزم المركز بهذه المهمة الوطنية الكبيرة التي سيعود مردودها على الأجيال القادمة من أبناء الإمارات الباحثين والدارسين وصناع القرار والمختصين.
وحول أهمية تكوين الأرشيف الوطني، قال إن «هناك أهمية كبيرة بالنسبة لصناع القرار، فضلاً عن أهميته بالنسبة للباحثين والدارسين والمهتمين بتاريخ الدولة.
لكنه استبعد إنجاز هذه المهمة خلال فترة قريبة قائلاً إن «عملية الأرشفة لجميع وثائق الدولة سوف تستغرق سنوات طويلة نظراً لحجم الوثائق الهائل»، مضيفاً أن «وزارة الداخلية وحدها تنتج شهرياً نحو 30 مليون وثيقة، ما يعني أنها تنتج سنوياً نحو 360 مليون وثيقة، أي ثلاثة مليارات و600 مليون وثيقة خلال 10 سنوات، بخلاف عشرات المؤسسات والجهات الأخرى». وأشار الريّس إلى أن «طرقاً مختلفة ستتبع لأرشفة وثائق كل مؤسسة حكومية على حدة، بما يتلاءم مع طبيعة هذه الوثائق وما تحتويه من مضامين.
ولفت إلى أنه «سيتم تشييد مبنى كبير لاحتواء هذا الكم الهائل من الوثائق، سيجهز بأحدث التقنيات العالمية المطبقة في الأرشفة.
وأوضح أن «المركز قام بمسح نحو سبعة ملايين وثيقة خلال السنوات الماضية تؤرخ جميعها للدولة، فيما قبل الاتحاد استطاع الحصول عليها من نحو 10 أرشيفات عالمية، منها البريطاني والبرتغالي والفرنسي والفارسي وغيرها، وجميعها كانت على علاقات تاريخية بالدولة قبل الاتحاد، ولم يتمكّن المركز من فهرسة أكثر من 50% من هذه الوثائق حتى الآن، نظراً للحجم الهائل لهذه الوثائق.
وأكّد أن «هناك عقبة حقيقية تتمثل في عدم وجود تخصصات علمية معتمدة في الجامعات داخل الدولة لتخريج مؤرشفين ومتخصصي وثائق ومكتبات، على الرغم من حاجة المركز إلى أكثر من 4300 مؤرشف خلال السنوات المقبلة، لإنجاز هذه المهمة الوطنية، وهو ما دفع المركز للاتفاق مع إحدى الجامعات الأميركية بالدولة لتوفير دبلوم في الدراسات الأرشيفية، كما تم الاتفاق مع مجلس أبوظبي للتعليم على توفير 500 منحة مجانية لتخريج الكوادر البشرية اللازمة لإنجاز المشروع، وهو ما سيسهم في إيجاد فرص وظيفية لكثير من الشباب الباحثين عن عمل»، ودعا إلى «تغيير النظرة التقليدية السلبية إلى موظف الأرشيف التي ترى أن موظف الأرشيف شخص غير مرغوب فيه، وتم إقصاؤه إلى الأرشيف لضعف قدراته، بينما الحقيقة أن موظف الأرشيف هو أمين وثائق وسجلات مؤسسته وهو من أهم عناصرها.
وقال إن «هناك تحدياً آخر هو إيجاد القاعات والأماكن المناسبة داخل الوزارات والهيئات الحكومية لاستخدامها كمقار للأرشيفات، وتوفير البيئة المناسبة للحفاظ على محتوياتها.


جريدة الإتحاد: العدد 12272 الثلاثاء 15 صفر 1430هـ - 10 فبراير 2009م
أبوظبي
السيد سلامة:
بدأت أمس في أبوظبي اجتماعات مجلس إدارة المجلس الدولي للأرشيف التي يستضيفها المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة بمشاركة عدد من ممثلي دول العالم الأعضاء في المجلس.
و يناقش المجلس في اجتماعه الذي يستمر يومين عدداً من القضايا الخاصة بمستقبل الأرشفة، خصوصاً في ضوء ما تعانيه بعض الدول النامية بسبب الأزمة المالية العالمية.
وفي بداية الاجتماع، نقل الدكتور عبدالله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث تحيات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة المركز وكذلك تحيات أعضاء مجلس إدارة المركز، للمشاركين في الاجتماع، مشيراً إلى أن المجلس الدولي للأرشيف يمر بطفرة واسعة في أنشطته المختلفة بعد تأسيس المقر الرئيسي في المركز الوطني للوثائق والبحوث، الذي تنطلق منه جميع الفعاليات الأرشيفية العالمية، وأهمها إنشاء مركز عالمي للتدريب، ومركز للتميز الأرشيفي، ومركز البحوث والتطوير الأرشيفي.
وأشار الريس إلى أن هذا القرار تم اتخاذه بعد دراسة المقترح من جميع جوانبه، أهمها: الإمكانيات الهائلة التي يتمتع بها المركز الوطني للوثائق، والدعم غير المحدود الذي يقدمه سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة، رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، للمركز ولقضايا الأرشفة في العالم.
وأوضح الريس أن الاجتماع ناقش عدداً من القضايا الحيوية التي ترتبط بحركة الأرشفة والتوثيق في العالم وأهمها التحديات التي سوف يواجهها المجلس نتيجة الأزمة المالية العالمية، وعدم قدرة العديد من الدول الوفاء بالتزاماتها تجاه المجلس الدولي للأرشيف، وقدرة المجلس على تفعيل وتنفيذ البرامج والخطط التي وضعها المجلس سابقاً.
واطلع المجلس على تقارير اللجان العاملة في المجلس عن الأرشيفات المتخصصة، وتقارير المكتب التنفيذي للمجلس، وتقارير عن مؤتمر المجلس الدولي للأرشيف (كونجرس الأرشيف) الذي عقد في ماليزيا في يوليو العام ،2007 واعتماد تأسيس المقر الرئيس للمجلس الدولي للأرشيف في أبوظبي، ومناشدة الدول التي بحوزتها أرشيفات الدول الأخرى تقديم نسخ منها لأصحابها، والموافقة على مشروع خطة الأنشطة المشتركة بين المجلس ومنظمة اليونسكو، والموافقة على مشروع الخطة المشتركة بين منظمة (الدرع الزرقاء)، والمجلس الدولي للأرشيف، والموافقة على مقترح لتعديل بعض مواد النظام الأساسي للمجلس.
كما وافق الأعضاء على إقامة المؤتمر السنوي للأرشيف في شهر نوفمبر العام 2009 في مالطا، وفي النرويج العام ،2010 وفي إسبانيا العام ،2011 و''كونجرس الأرشيف'' العام 2012 في أستراليا.
وثمن أعضاء المجلس استضافة دولة الإمارات للمؤتمر السنوي في العام ،2005 وأكدوا أنه يعتبر من أفضل المؤتمرات التي أُقيمت في هذا المجال. كما تمت الموافقة على خطة التسويق والترويج التي قدمها الدكتور عبدالله الريس نائب رئيس المجلس الدولي للأرشيف لتطوير الأرشيف عالمياً.
كما ألقى الدكتور إيان ويلسون رئيس المجلس الدولي للأرشيف كلمة شكر فيها دولة الإمارات على دعمها الكبير للأرشيف في العالم، وخصّ بالشكر سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة على الدعم المتواصل للأرشيف العالمي، وموافقة سموه على استضافة المقر الرئيس للمجلس الدولي للأرشيف في أبوظبي.
هذا وسيعقد الاجتماع الأول للجنة الاستشارية الدولية التي شكّلها المركز الوطني للوثائق والبحوث في مقر المركز يوم الخميس المقبل، لمناقشة القضايا المتعلقة بتنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الحكومية. وقد وافق مجلس إدارة المركز على تشكيل اللجنة من الدكتور إيان ويلسون رئيس الأرشيف الوطني الكندي، ورئيس المجلس الدولي للأرشيف الدكتور لويس بيلاردو مستشار الأرشيف الوطني الأميركي، والدكتور روس جيبز رئيس الأرشيف الوطني الأسترالي، والدكتورة سارة تاياك الرئيس السابق للأرشيف الوطني البريطاني، وصديق جميل رئيس الأرشيف الوطني الماليزي، وجورج ماكنزي رئيس الأرشيف الوطني الاسكتلندي، إضافة إلى مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث رئيساً للجنة.

[عبدالكريم بجاجة]

جريدة الاتحاد
الأحد 20 صفر 1430هـ - 15 فبراير 2009م
www.alittihad.ae


أكدت تطور النظرة تجاه الأرشيف في الدولة:
ندوة بعجمان تدعو إلى التنسيق بين الدوائر الحكومية للحفاظ على الوثائق الوطنية

ميساء غدير تتحدث خلال الندوة بحضور حمد بن غليطة وعبد الكريم بجاجة - من المصدر

عجمان - الاتحاد
دعا الدكتور عبد الكريم بجاجة الخبير الفني في المركز الوطني للوثائق والبحوث بأبوظبي الى التنسيق بين الدوائر الحكومية المختلفة للحفاظ على الوثائق الوطنية، مؤكداً أن صونها سينهض على أمرين: أولهما وقف الإتلاف• والثاني هو البحث عن وثائق ما قبل إعلان الاتحاد• مؤكداً تطور النظرة تجاه الأرشيف في الدولة، وخاصة في بلدية دبي وشركة أدنوك في أبوظبي ودبي•
جاء ذلك في ندوة نظمتها دائرة الثقافة والإعلام بعجمان حول ''مكانة الوثيقة الوطنية والطرق الحديثة للمحافظة عليها'' استضافها حمد بن غليطة السكرتير الخاص لصاحب السمو حاكم عجمان عضو المجلس الوطني الاتحادي، وذلك في مجلسه بعجمان•
حضر الندوة عدد من أعضاء المجلس الوطني وإبراهيم سعيد الظاهري مدير عام دائرة الثقافة والإعلام في عجمان، إلى جانب مديري الدوائر المحلية وكبار المسؤولين في الديوان الأميري بالإمارة ولفيف من الأكاديميين والإعلاميين• وأوضح حمد بن غليطة أن هذه الندوة تقام على خلفية صدور القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 في شأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، مشيداً بالدور الذي يقوم به المركز والقائمون عليه تحت رئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان وزير شؤون الرئاسة الذي يولي اهتماماً خاصاً لمسألة الأرشيف ودوره في حفظ التراث الوطني•

وضع الأرشيف الحكومي
وتناول الدكتور عبد الكريم بجاجة في الورقة التي قدمها تحت عنوان ''الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة•• الواقع والآفاق'' الزيارات الميدانية التي قام بها للمؤسسات الاتحادية والمحلية والبلديات ودول مجلس التعاون الخليجي لتشخيص وضع الأرشيف في الدوائر الحكومية بالدولة وطرق التشخيص لوضع الأرشيف•
وأوضح أن زياراته الميدانية خلال عمله شملت وزارات عديدة ومؤسسات اتحادية ومحلية وبلديات في أبوظبي والعين ودبي والشارقة وعجمان، ومشروع إنشاء مراكز حفظ الأرشيف الوسيط في أبوظبى ودبي، فضلاً عن زيارته على صعيد التعاون الخليجي لأمانة محافظة جدة في المملكة العربية السعودية• واستعرض نتائج التشخيص التي ركزت على ترتيب المؤسسات، مشيراً إلى أن بلدية دبي امتازت على كل الدوائر الحكومية بتطبيق نظام الأرشيف المركزي وبناء مركز أرشيف تتوفر فيه كل المقاييس الدولية لحفظ الأرشيف•
وأضاف أن نتائج التشخيص من حيث ترتيب المقاييس خلصت إلى أن أكبر خطر يهدد الأرشيف سواء داخل الدوائر الحكومية أو خارجها هو الإتلاف، وعدم تطبيق نظام الأرشيف المركزي، وعدم وجود النصوص التنظيمية الخاصة بالتسيير العقلاني للأرشيف، إضافة إلى الوضعية الخطيرة للأرشــــيف في المخازن العامة في أبوظــــبي ودبي والشارقة•
وقسم بجاجة مخطط إنشاء شبكة الأرشيف لدولة الإمارات إلى أرشيف جار تكون مدته أقل من خمس سنوات، وأرشيف وسيط تتراوح مدته بين 5 و15 سنة، وأرشيف وطني يبدأ العمل فيه بتصنيف يتجاوز 15 سنة• وأوضح أن العمل في الأرشيف الجاري يشمل المؤسسات الاتحادية وغيرها في الدولة، والأرشيف الوسيط يشمل مراكز في إمارات دبي والشارقة وعجمان وأم القوين ورأس الخيمة والفجيرة، وأن مخطط تطوير الأرشيف في المدى الطويل ''خمس سنوات'' يتعين أن تكون له أطر قانونية وعلمية ومهنية وثقافية محددة ذات صلة بسياسة الأرشيف الإلكتروني•
تطور علم الأرشيف
وتناول بجاجة نتائج عدة دراسات أرشيفية متعلقة بمراحل تطور علم الأرشيف، وحماية الأرشيف من الحريق، وتحديد سياسة لحفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل، وقائمة التجهيزات الخاصة بمراكز الأرشيف والمكتبات، وسبل تعقيم الأرشيف•
وتطرق الى حماية الأرشيف من الحريق والتي تتضمن إجراءات الوقاية وتحديد أسباب الحريق وأصنافه، وإنشاء شبكة إنذار مبكر للحريق مع تحديد وسائل لإطفاء الحريق، مؤكداً ضرورة تحديد سياسة لإدارة الأرشيف الإلكتروني تتضمن تكوين فريق تفكير وعمل يشمل كل المتعاملين المعنيين بإدارة الأرشيف الإلكتروني•
ورداً على سؤال لميساء غدير عضوة المجلس الوطني الاتحادي قال إن المركز على اتصال بكلية التقنية العليا وجامعة الإمارات وجامعة زايد للتنسيق بشأن تكوين كوادر من الأرشيفيين، والعمل على تدريب موظفي الأرشيف في مختلف المؤسسات، مشيراً إلى أنه حسب إحصاءات صدرت في عام 2004 تحتاج الدولة إلى نحو خمسة آلاف أرشيفي، على اعتبار أن كل مؤسسة سواء عامة أو خاصة تحتاج لموظف أرشيف واحد على الأقل•
وأشار الى أن المركز الوطني للوثائق والبحوث يبذل جهوداً حثيثة ترمي الى خلق وعي وثقافة بعلم الأرشيف، مشيراً الى انه تم تعريب دليل لحماية وصون الأرشيف من الكوارث سواء في حالات السلم أو الحرب•
من جانبه أكد إبراهيم الظاهري أهمية موضوع الأرشيف لأي مؤسسة سواء كانت حكومية أو خاصة، مشيراً إلى أن الحفاظ على الوثائق يشكل قاعدة علمية للبحث في مختلف المجالات• وتوقع أن يشهد هذا العام تفعيل وتنظيم عمل مركز أرشيف عجمان الوطني الذي أنشئ بموجب القرار الأميري رقم (7) لعام ،2007 وأكد حرص سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان على أهمية تعاون مختلف دوائر ومؤسسات الإمارة لإنجاح عمل المركز من خلال التنسيق والاستفادة من خبرة المركز الوطني للوثائق والبحوث في الدولة•

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع و بعد؛
يمكنكم الإطلاع على نص القانون في موقع المركز الوطني للوثائق و البحوث على الرابط التالي:
http://www.ncdr.ae/workshop/arabic/NCDR_Law.pdf

كما يمكنكم الحصول على الملف الكامل لأول ندوة حول الأرشيف الحكومي بأبوظبي يوم 9 فبراير 2009 في الرابط التالي من نفس الموقع:
http://www.ncdr.ae/workshop/arabic/SoonAR.htm

[عبدالكريم بجاجة]

جريدة "الإتحاد"
الوطني للوثائق يبحث آفاق التعاون مع أرشيف الخارجية

أخر تحديث: الأربعاء 25 فبراير 2009 الساعة 02:49AM بتوقيت الإمارات
أبوظبى
السيد سلامة:
بحث المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة أمس مع المسؤولين عن أرشيف وزارة الخارجية آفاق التعاون المشترك بين الجانبين فيما يتعلق بتوثيق القرارات والمراسيم والمستندات الحكومية وفقاً لإستراتيجية المركز بشأن توثيق الأرشيف الحكومي التي بدأ المركز تطبيقها مؤخراً.
وأشار الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز إلى قيام فريق من المركز أمس بزيارة ميدانية هي الأولى في جدول زياراته التي تستهدف حماية أرشيفات الوزارات والجهات الرسمية في الدولة، إلى أرشيف وزارة الخارجية.
وأوضح أن المركز بدأ خطته في تنظيم الأرشيف بتوضيح الهدف من الزيارة والخطط المستقبلية في إطار تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية، ثم اطلع على واقع الأرشيف في المخزن الرئيسي للوزارة، ثم انتقل إلى أرشيف الوزارة المحفوظ في مختلف إداراتها ليتعرف إلى أساليب الحفظ و الفهرسة و التصنيف المتبعة، وأساليب العمل الأرشيفي الذي تنتهجه الوزارة في أرشيفاتها بشكل عام. ولفت إلى أن هذه الزيارات تأتي إثر انتهاء ورشة العمل الأولى التي نظمها المركز خلال هذا الشهر بهدف إنقاذ وثائق الدولة من التلف والضياع ففي إنقاذها مساهمة كبرى في حفظ للهوية الوطنية التي علمتنا قيادتنا الحكيمة أن نمنحها كل اهتمامنا لنثبت وجودنا في زمن العولمة.
ويأمل المركز أن يلاقي التعاون الكامل من المؤسسات التي يزورها ؛ لأن هذه الوثائق دليل أساسي على عراقة تاريخها وتراثها وتعبير حقيقي عن قدراتها ومساهمتها في خدمة الوطن. وعلى قدر التعاون من الجهات التي تتبنى الأرشيفات المستهدفة في هذا المشروع سوف يكون عطاء المركز و إنجازه.
وقال سيكون التخطيط ناجحاً لوضع آليات وخطط مستقبلية وأسس لأرشيف وطني فيه ماضينا وحاضرنا واستشراف لمستقبلنا، وبناء على الزيارة سيتم تزويد الوزارة بتقريرين الأول يشخص الواقع الأرشيفي في الوزارة، والثاني يتضمن الإجراءات اللازم اتخاذها بهدف تنظيم العمل الأرشيفي فيها.
يذكر أن الفريق المختص أشاد بالتعاون الذي وجده من لجنة تنظيم الأرشيف في وزارة الخارجية، وباستعدادهم التام للتوجه نحو أرشيف متطور وآليات حديثة للعمل الأرشيفي.
كما يذكر أن خطة الزيارات الميدانية للمؤسسات الحكومية تشتمل على زيارتين لكل مؤسسة.

[عبدالكريم بجاجة]

(WAM( وكالة أنباء الإمارات

Senate of France awards Medal of Honour to Director General of NCDR
Feb 25, 2009 - 11:45 -
WAM Abu Dhabi, Feb 25th, 2009 (WAM): The Senate of France and the Gulf -French Friendship Group awarded Director General of UAE's National Centre For Documentation and Research (NCDR) Abdullah Al Reyes, the Medal of Honour in recognition for his efforts in strengthening the cultural relations between UAE and France.

Al Reyes received the medal from the member of the Senate of France and Chairperson of the Friendship society Natalie Cole, who is currently visiting the country at the head of a French delegation.

The French ambassador to UAE Alain Azouaou was present.

Al Reyes thanked the French Senate and the Gulf-France Friendship Group for recognizing the role of documentation and archiving in the country.

He dedicated the medal to the departed soul of the founding father of the Nation late Sheikh Zayed Bin Sultan Al Nahyan, as well as to President His Highness Sheikh Khalifa bin Zayed Al Nahyan and the leaders of the country.

Established in 1968 in Abu Dhabi, NCDR was being supervised by different official bodies, and is now affiliated to the Ministry of Presidential Affairs. The oldest and largest documentation center in the Arabian Gulf collects and documents written and oral material on the UAE in particular, and the Arabian Gulf and the Arabian Peninsula in general.

WAM/AB

[عبدالكريم بجاجة]

للاتصال بالمركز الوطني للوثائق و البحوث:
- الموقع: http://www.ncdr.ae/arabic/index.aspx
- لمزيد من المعلومات عن الأرشيفات الحكومية: ask@ncdr.ae
-أتصل بالاخت شيخة القحطاني، الهاتف: 3349 418 2 00971
- أو الأخت أمل عبد الحميد، الهاتف: 3367 418 2 00971

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يزور
أرشيفات وزارات الخارجية والعمل والمالية ،والاقتصاد

http://192.168.1.36/ncdr/ruyaa/CdrNew.html

أتم فريق عمل من المركز الوطني للوثائق والبحوث زياراته الميدانية إلى أرشيفات كل من: وزارة الخارجية، وزارة العمل، وزارة المالية، ووزارة الاقتصاد ، ضمن جدول زياراته التي تستهدف تنظيم أرشيفات الوزارات والجهات الرسمية في الدولة.
الفريق الزائر الذي قدم توضيحاً عن أهداف الزيارة والخطط المستقبلية في إطار تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية انتقل إلى أرشيف وزارة الخارجية المحفوظ في مختلف إداراتها ليتعرف على أساليب الحفظ و الفهرسة و التصنيف المتبعة، وأساليب العمل الأرشيفي الذي تنتهجه الوزارة في أرشيفاتها بشكل عام.
وفي وزارة العمل اصطحبته لجنة تنظيم الأرشيف في زيارة استطلاعية لبعض أقسام الوزارة بغرض الاطلاع على أساليب حفظ الأرشيف الجاري.
من جهة أخرى استمع فريق المركز إلى شرح موجز عن طرق الأرشفة والبرامج الإلكترونية المستخدمة للمراسلات في وزارة المالية وفي فروعها المنتشرة في الإمارات، واطلع على مخازن الأرشيفات الداخلية والخارجية فيها.
على صعيد آخر تابع فريق العمل زياراته بالاطلاع على مخازن الأرشيف في وزارة الاقتصاد، وعلى الأساليب المتبعة في حفظ الوثائق في أرشيفاتها.
يذكر أن فريق العمل سوف يسلم إلى القائمين على أرشيف كل وزارة - في وقت قريب - تقريراً يشخص فيه واقع أرشيفها مع بعض الاقتراحات التي ترتقي بالنظام الأرشيفي، وتضفي مزيداً من التميز على أساليب حفظ وثائقها.
من جانبه أشاد فريق العمل بروح التعاون التي قابلته بها لجان تنظيم الأرشيف في الوزارات المذكورة التي أبدت اهتماماً واضحاً بالمشروع، واستعداداً للتجاوب مع أهدافه، وأبدى تفاؤلاً بنجاح مهامه في تنظيم الوثائق التي تعتبر ذاكرة الوطن، مؤكداً أن العناية بتنظيم الوثائق والاهتمام بالعمل الأرشيفي برهان أكيد على عراقة المؤسسة، ودليل على مساهمتها في خدمة الوطن.
هذه الزيارات انبثقت عن ورشة العمل الأولى حول:(المركز الوطني للوثائق والبحوث والأرشيفات الحكومية) التي نظمها المركز في تأتي هذه الزيارات إثر انتهاء ورشة العمل الاولى التي نظمها المركز خلال هذا الشهر بهدف إنقاذ وثائق الدولة من التلف والضياع ففي إنقاذها مساهمة كبرى في حفظ للهوية الوطنية التي علمتنا قيادتنا الحكيمة أن نمنحها كل اهتمامنا لنثبت وجودنا في زمن العولمة. ويأمل المركز أن يلاقي التعاون الكامل من المؤسسات التي يزورها ؛ لأن هذه الوثائق دليل أساسي على عراقة تاريخها وتراثها وتعبير حقيقي عن قدراتها ومساهمتها في خدمة الوطن. وعلى قدر التعاون من الجهات التي تتبنى الأرشيفات المستهدفة في هذا المشروع سوف يكون عطاء المركز و إنجازه ، وسوف يكون التخطيط ناجحاً لوضع آليات وخطط مستقبلية وأسس لأرشيف وطني فيه ماضينا وحاضرنا واستشراف لمستقبلنا.

[zohir128]

اريد الاطلاع على النصوص التشريعية الخاصة بالوثائقيين من القانون الجزائرى

[عبدالكريم بجاجة]

وكالة أنباء الإمارات:
عمارالنعيمي يطلع على آلية عمل مركز أرشيف عجمان الوطني ..من عارف إسماعيل

2009-08-05 15:13:07


عمارالنعيمي / مركز أرشيف عجمان الوطني

عجمان في 5 أغسطس / وام / اطلع سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي ولي عهد عجمان رئيس المجلس التنفيذي في مكتبه بالديوان
الأميري اليوم .. من السيد مانع خلفان الشامسي مدير عام مركز أرشيف عجمان الوطني والدكتور لخضرعمراني خبير أرشيفي بالمركز
على التصورات المبدئية لعمل المركز وعملية وضع آليه لتجميع وحفظ وتنظيم وأرشفة المعلومات في المركز.

وأكد سمو الشيخ عمار بن حميد النعيمي المكانة التي توليها القيادة السياسية للدولة بتنظيم وأرشفة المعلومات مشيرا في هذا الصدد إلى
القانون الاتحادي رقم/ 7 / لسنة 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث ومنوها بالدور الذي يقوم به المركز والقائمون عليه
برئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان.

ووجه سموه دوائر ومؤسسات الإمارة بالتعاون الكامل مع مركز أرشيف عجمان الوطني لإنجاح عمله .. ووضع آلية لتجميع وحفظ
وتنظيم وأرشفة المعلومة واسترجاعها عند الحاجة إليها لخدمة الباحثين والدارسين على إلا يقتصر الأرشيف على الأحداث السياسية
والتاريخية فقط وأن يشمل التوثيق الثقافي والفني والأدبي والشعري للإمارة مع عدم إغفال ما هو موجود خارج الإمارة أو خارج الدولة .. والعناية اكثر بالصور عن طريق جمعها وحفظها حتى تكون متاحة للجميع للوصول إليها ومعالجة الصور القديمة ذات الصلة بتاريخ إمارة عجمان " .

وأضاف سموه " إننا نتطلع أن يلي ذلك خطوات أخرى في إنشاء أرشيف خاص بالشخصيات التي قدمت لوطنها إنجازات خالدة في كافة
المجالات .. ونوه سموه في ختام حديثه بأهمية استخدام التقنيات الحديثة والتعاون مع الجامعات ومراكز البحث العلمي والمؤسسات
الإعلامية للاستفادة من خبراتهم ".

وقدم مدير عام مركز أرشيف عجمان لسمو ولي العهد شرحا عن خطوات تأسيس المركز منذ صدور القرار الأميري رقم / 7 /
لعام 2007 والذي يؤكد حرص وتقدير واهتمام سمو ولي عهد عجمان بأمر الأرشيف وفي ذلك ضمانة حقيقية لنجاحه .

وقال إن المركز سيعمل بالتنسيق مع الدوائر والمؤسسات في الإمارة إلى تنظيم أقسام ووحدات الأرشيف فيها بما يتماشى والنظم العالمية
المتبعة في الأرشيف كما يعمل المركز أيضا على التعاون والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والبحوث بأبوظبي باعتباره صاحب
الريادة والتجربة في هذا المجال .

وأوضح مدير عام مركز أرشيف عجمان التصورات المبدئية لعمل المركز في المرحلة القادمة والتي تتمثل في العمل على تطوير آليات
تنظيم الأرشفة بكل دائرة أو مؤسسة تابعة لحكومة عجمان لتكون نواة لمركز أرشيف عجمان الوطني وتوفير آلية لمعالجة الأرشيف
التقليدي المحفوظ بالدوائر لتحضيره إلى عملية دفع مستقبلية للمركز بعد إقصاء الوثائق التي لم تعد لها فائدة سواء بالنسبة للإدارة أو
المواطن أو البحث العلمي وإدخال الإعلام الآلي في معالجة وتسيير الأرشيف سواء كان إليكتروني او تقليدي " ورقي " .

وأضاف ان المركز يعمل أيضا على تنظيم الندوات والمحاضرات وعقد ورش العمل على مستوى المسؤولين في دوائر الإمارة والقائمين على أمر الأرشيف في تلك الدوائر لاكتساب الصقل والتجربة والمعرفة الأكاديمية والوقوف على المستجدات في مجال الأرشيف وفق الرؤية العلمية .

وأشار إلى أنه خلال الفترة الماضية وقفنا على العديد من التجارب المماثلة في الوزارات والدوائر والمؤسسات الأكاديمية والإعلامية..كما تم الاستعانة بخبير متخصص في الأرشيف لوضع تصور باحتياجات المركز في مرحلة التأسيس الأولى من ناحية المقر والمكونات والكادر البشري والأجهزة والمعدات وآلية بدء
العمل والميزانية المقترحة كما تم تنظيم ندوة تحدث فيها الدكتور عبد الكريم بجاجة الخبير الفني بالمركز الوطني للوثائق والبحوث في
أبوظبي الذي قدم تشخيصا وافيا عن وضع الأرشيف في الدوائر الحكومية بالدولة وطرق التشخيص لوضع الأرشيف ونتائج التشخيص
والمقاييس الدولية الخاصة بالأرشيف وغيرها من المسائل المهمة ذات الصلة .

من جانبه عبر لخضرعمراني عن سعادته بما لمسه من اهتمام حكومة عجمان بالأرشيف مؤكدا أن الأرشيف أصبح لا غنى عنه لأي
مؤسسة سواء كانت حكومية او خاصة .

وقال "إننا نتطلع أن يكون مركز أرشيف عجمان الوطني مصدرا لتوفير المعلومة اللازمة لواضعي السياسات وصانعي القرارات
والمستفيدين منها وفي حفظ وجلب المعلومة المتاحة لدى المؤسسات المحلية والاتحادية في إمارة عجمان وخارجها ".

حضر الاجتماع أحمد إبراهيم راشد رئيس مكتب سمو ولي عهد عجمان وعبد الله سالم الشامسي مسؤول تشريفات بمكتب سمو ولي
العهد وعبد الله الغفلي أمين التشريفات بالديوان الأميري .

ط / زا /.

وام/ز ا

[global egypt]

نتمنى لسيادتكم دوام التوفيق
ونرجو من الله ان يكون هذا العمل والاهتمام بالوثائق والمخطوطات
على مستوى العالم الاسلامى
وندعو لسيادتكم والقائمين على هذا العمل العظيم بالنجاح المستمر

[الأرشيف ذاكرة الأمة]

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته.
فقط للإشارة أنا عضو جديد في هذا المنتدى الرائع.
أما عن سبب انضمامي إلى هذا المنتدى هو: حبي الشديد و تمسكي بتخصص علم المكتبات و التوثيق بكل فروعه فأنا اعمل حاليا كأرشيفي( و أنا أحب كثيرا عملي و أقدر رسالته النبيلة رغم كل صعوبات العمل في هذا الميدان الواسع و الصعب في نفس الوقت).
هذا من جهة أما من جهة ثانية فقد استهواني النقاش البناء بين مختلف أعضاء هذا المنتدى(أعود و أقول المتميز دون مبالغة) و في مختلف المواضيع القيمة التي تخدم التخصص.
لذا ارجوا أن تقبلوا بي كطالب لديكم لأستمد من معلوماتكم الثمينة و أشارككم بآرائي الخاصة و أعمالي.

كما لا انسى ان اشكرك جزيل الشكر استاذنا الفاضل عبد الكريم بجاجة على كل ما تقدموه و ما تبذلونه في سبيل الافادة من معلوماتكم و خبراتكم الشخصية في مجال الأرشيف
أود أن اطرح عليك سؤال في مجال التكشيف (تكشيف الأرشيف طبعا)
في حالة معالجة الرصيد الأرشيفي بمستوى الوصف قطعة بقطعة (pièce par pièce)...هل ندون كل أسماء الأشخاص( اقصد كل الأسماء الواردة على كل القطع)أم نركز على الشخصيات المهمة و البارزة فقط باعتبار أن العدد هائل جدا و سأمضي وقتا كبيرا فيه (ليس تذمرا بل استفسار لان هناك من عرض علي هذا الاقتراح و لم اقتنع به ، و هل أدون صفات الأسماء بين قوسين، أم بماذا تنصحني ،
و في حالة كشاف المؤسسات و الهيئات هل ندون بين قوسين مكان تواجد هذه المؤسسات و المنظمات
و في الأخير تقبلوا منا سيدي المبجل فائق عبارات التقدير و الاحترام.

[عبدالكريم بجاجة]

الجواب:
تحية طيبة و بعد؛
أهلا و سهلا و مرحبا في مهنة الأرشيف و في منتديات اليسير، و أتمنى لك حياة مهنية و شخصية سعيدة إن شاء الله.
فيما يخص سؤالك عن طريقة الوصف الأرشيفي، أوجهك إلى المقياس الخاص بهذا الموضوع و الذي قدمته في منتديات اليسير في الصفحة التالية:
طريقة وصف الرصيد الأرشيفي حسب المقياس الدولي "ISAD G"
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9517

أتفق معك تمامًا في اختيار أهم الأسماء لذكرها عند الفهرسة، أقصد الأسماء التي يتبعها معلومات مفيدة للباحث لا غير. في حالة ما ذكر تلقائيًا جميع الأسماء الموجودة في الوثيقة دون تميز، سوف يجد الباحث نفسه أمام تكرار أسماء دون أي معلومات مفيدة تبرر وجود هذه الأسماء في التكشيف. مثالا: إذا كان الباحث في حاجة إلى أرشيف يتعلق بتاريخ قسنطينة، يجد في التكشيف عشرات إشارة إلى قسنطينة، و عند التطلع على الوثائق بالذات، سوف يكتشف أن عدد كبير من تكرار مدينة قسنطينة لا يحمل أي معلومات ما عدا "محطة قسنطينة"، نهج قسنطينة"، "عبر على مدينة قسنطينة للتوجه إلى سكيكدة أين قام بالمهام التالية..."، أو "توجه إلى مطار قسنطينة للذهاب إلى وهران أين قدم البحث التالي..."، و آخره من تكرار ذكر مدينة قسنطينة دون أي فائدة. كما يطرح المشكل نفسه حول أسامي الأشخاص: تصور باحث يهتم بحيات الشيخ عبدالحميد بن باديس، و يجد نفسه أمام وثائق ذكرت في التكشيف لم تفيده قطعًا، مثل: نهج "الشيخ بن باديس"، مسجد بن باديس"، جامعة بن باديس"، جمعية الشيخ بن باديس"... لذا يجب على الأرشيفي أن يختار الأسماء المفيدة فقط ليتمكن الباحث من الذهاب مباشرة إلى الوثائق التي تحمل معلومات معتبرة لموضوعه. و شكرًا على هذا السؤال المفيد.

[عبدالكريم بجاجة]

حكومة دبي- القيادة العامة لشرطة دبي

http://www.dubaipolice.gov.ae/dp/e_services.jsp?Page=A4&Id=857379612&ArticalType=1

السبت 07/11/2009
شرطة دبي تستقبل وفداً من المركز الوطني للوثائق والبحوث

أ.ش.د- عاشور موسى:
زار وفد من المركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة، القيادة العامة لشرطة دبي، وكان في استقبال أعضاء الوفد المقدم الدكتور طارق محمد نور تهلك مدير إدارة الشؤون الإدارية بالإدارة العامة للخدمات والتجهيزات، والرائد علي محمد سبت رئيس قسم إدارة المخاطر، والملازم مروان المنصوري، ومحمد سعيد، وتهدف زيارة الوفد إلى الاطلاع على نظام الأرشفة في شرطة دبي، والوسائل المستخدمة في ذلك.
وقام الوفد المكون من عبد الكريم بجاجة، وأمل عبد الحميد، وشيخة القحطاني، وهم أعضاء لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية، قام بشرح موجز عن أهداف الزيارة، وخطة العمل في المرحلة المقبلة، وتقييم وضع الأرشيف والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها في شرطة دبي، والتعرف على المشاكل والعراقيل التي تواجهها المؤسسة في عملية الأرشيف.
واطلع المقدم الدكتور طارق تهلك، وفد المركز الوطني للوثائق والبحوث، على نظام الأرشفة الإلكتروني في شرطة دبي، المعمول به منذ الستينات بنظام الميكروفيلمي، وكيفية حفظ ملفات موظفي شرطة دبي، وملفات القضايا القديمة منها والحديثة، التي تتم الاستعانة بها في حال الرجوع إليها، وتعرف الوفد الزائر على نظام حفظ الملفات والمراسلات الواردة والصادرة إلى مختلف الإدارات العامة ومراكز شرطة دبي عن طريق نظام التراسل الإلكتروني، وأساليب حفظ المستندات إلكترونياً.
كما اصطحب المقدم طارق تهلك الوفد لزيارة الإدارة العامة للخدمات الإلكترونية، والاطلاع على نظام أرشفة جميع المراسلات والملفات إلكترونياً، وكيفية الرجوع إليها في وقت لاحق، بالإضافة إلى الرجوع إلى المراسلات القديمة، كما زار الوفد المستودع العام لحفظ الملفات والقضايا.
وفي نهاية الزيارة عبر أعضاء الوفد عن ارتياحه بما شاهده من نظام الأرشفة المتبع في شرطة دبي، خاصة نظام التراسل الإلكتروني ونظام التوثيق الميكروفيلمي، متمنين أن تثمر الزيارة بلقاءات مستقبلية مشتركة ومناقشة كافة الموضوعات المتعلقة بالأرشفة الحكومية.
(( أخبار شرطة دبي ))



حكومة الشارقة - دائرة الثقافة والإعلام

تبدأ غداً بدارة الشيخ سلطان ... ورشة ( تنظيم وثائق المؤسسات الحكومية )
تاريخ 9 نوفمبر 2009
http://www.sdci.gov.ae/news625.html
تنظم اللجنة العليا للوثائق والبحوث بالشارقة بالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والبحوث ورشة عمل تخصصية حول مشروع تنظيم وثائق المؤسسات الحكومية وذلك في تمام الساعة التاسعة من صباح يوم الثلاثاء الموافق 10-11-2009 بمقر دارة الشيخ الدكتور سلطان القاسمي للدراسات الخليجية بالشارقة، يتم خلالها عرض توضيحي بالقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن إنشاء المركز الوطني للوثائق، وطبيعة عمل المركز، وآلية التنسيق مع اللجان الأرشيف في دوائر وهيئات حكومة الشارقة وكل ما يتعلق بالوثائق وحفظها، تبدأ الورشة بكلمه ترحيبية لسعادة الأستاذ عبد الله بن محمد العويس مدير عام دائرة الثقافة والإعلام بالشارقة رئيس لجنة التنسيق العليا للوثائق والبحوث، يليها كلمة الافتتاح لسعادة د. عبد الله الرئيسي مدير عام المركز، ثم عرض فيلم حول مراحل العمل في تنظيم الأرشيف الحكومي يعقب ذلك تقديم لمحة مبسطة عن وضع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة وأهمية تنظيمه وحفظه يتحدث في ذلك الأستاذ عبد الكريم بجاجة الخبير الفني، وتناقش الندوة عدة محاور رئيسية : - قانون المركز الوطني للبحوث – دور المركز ومسؤولياته ودور لجنة أرشفة المؤسسات الحكومية – المؤسسات الحكومية والتواصل الكترونياً مع المركز الوطني – الزيارات الميدانية للمؤسسات الحكومية والإجراءات التنظيمية – واقع الأرشيف – الخطط والبرامج المستقبلية ، وتستمر الندوة حتى الواحدة ظهراً .

[عبدالكريم بجاجة]

أرشيف جدة يتخذ المركز نموذجاً في مشروع مركزه
الخاص بالوثائق والمحفوظات

http://192.168.1.36/ncdr/royaa-news/royaa37/CdrNew.html

قام وفد من مدراء ومهندسي أمانة محافظة جدة في المملكة العربية السعودية الشقيقة بزيارة المركز الوطني للوثائق والبحوث للوقوف على تجربته الرائدة في الأرشفة والتوثيق، للاستفادة منها واقتفاء مراحلها في مشروع مركز الوثائق والمحفوظات لأمانة محافظة جدة الذي هم بصدد إنشائه، ويعتبر هذا المشروع أبرز توصيات كبير خبراء المركز الوطني للوثائق والبحوث لدى زيارته أمانة محافظة جدة سنة 2006 بهدف تنظيم أرشيفاتها.
وفي إطار رسالته ودوره في الفرع الإقليمي العربي والمجلس الدولي للأرشيف وحرصه على التعاون في مجالات تخصصه كان بعض مدراء الإدارات وبعض المختصين التقنيين بمقرّ المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي في استقبال الوفد الزائر، حيث عقدت جلسات حفلت باستفسارات أعضاء الوفد الضيف عن أساليب حفظ الوثائق بشكلها الورقي والإلكتروني، ثم أرشفتها وأهم البرامج الإلكترونية المستخدمة، والطرائق التي يتبعها المركز لاستقطاب أرشيفات وزارات الدولة والمؤسسات الاتحادية، واستعدادات المركز للتطورات الجوهرية التي حدثت بموجب القانون الاتحادي رقم/7/ لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو رئيس الدولة – حفظه الله – بشأن المركز الوطني الوثائق والبحوث.
وبدورهم قام ممثلو المركز بمناقشة جميع الموضوعات التي طرحها الزوار، ثم تحولوا إلى الجانب العملي، ولمزيد من التوضيحات تم عرض فيلم وثائقي عن مراحل تنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الرسمية في دولة الإمارات ثم مستقبل حفظها في المركز الوطني للوثائق والبحوث، كما قام الضيوف بجولة في أقسام الأرشيفات العالمية في المركز، وبين إدارات المركز وأقسامه وأصغوا إلى معلومات مفصلة حول طرائق أرشفة الوثائق ورقياً وإلكترونياً، وحفظها بالميكروفيلم والميكروفيش لتعمّر أطول فترة ممكنه، وتجولوا في مطبعة المركز ومستودعات حفظ الوثائق فيه، واستمعوا إلى شرح تفصيلي عن الأساليب العلمية المتبعة لتوفير الظروف الملائمة للحفظ مع توخي أقصى درجات الأمان فيها.
واختتم الوفد الضيف الزيارة بمتابعة فيلم وثائقي ثلاثي الأبعاد بتقنيات عالية عن المركز الوطني للوثائق والبحوث ودوره في حفظ ذاكرة الوطن، وعن دولة الإمارات العربية المتحدة في ماضيها وحاضرها وآفاقها المستقبلية- وبلقاء مع كبير خبراء الأرشيف حيث زودهم بما يجب مراعاته في المشروع ليكون المقرّ مؤدياً للأهداف التي أنشئ من أجلها.
الجدير بالذكر أنه قبل أربعة أعوام وضع خبير الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق والبحوث سياسة أرشيف محافظة جدة إثر زيارة ميدانية له.

[عبدالكريم بجاجة]

سلطان يصدر مرسوما أميريا بشأن إنشاء مركز الشارقة للوثائق والبحوث
حاكم الشارقة / مركز الشارقة للوثائق والبحوث / مرسوم .

الشارقة في 9 مارس 2010 / وام /
أصدر صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة مرسوما أميريا بشأن إنشاء مركز الشارقة للوثائق والبحوث في الإمارة .
ونص المرسوم رقم 4 لسنة 2010 في مادته الأولى على أن ينشأ في إمارة الشارقة مركز الشارقة للوثائق والبحوث له شخصية اعتبارية وميزانية مستقلة.
كما نص المرسوم على أن يكون المركز هو السلطة المحلية المختصة بشؤون الوثائق والبحوث والأرشفة ويختص بجمع الوثائق التي تعد مادة لتاريخ الإمارة بصفة خاصة ولتاريخ الدولة وما يتصل بهذا التاريخ في جميع العصور بصفة عامة.
ويتولى المركز حفظ تلك الوثائق وتيسير دراستها والعمل على نشرها ونشر الوعي الثقافي والتاريخي بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث للباحثين الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها المركز.
كما تضمن المرسوم جملة من المواد التي تنظم عمل المركز وتحدد اختصاصاته الداخلية والخارجية ..على أن يعمل بهذا المرسوم من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية.
/بر/ وام/مص

http://www.wam.org.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1267000719743&pagename=WAM%2FWAM_A_Layout&parent=Collection&parentid=1135099399918

[عبدالكريم بجاجة]

اجتماع تنسيقي بين أمانة المجلس الاستشاري لإمارة الشارقة
والمركز الوطني للدراسات والبحوث

http://www.wam.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1267001291965&p=1135099400245&pagename=WAM%2FWamLocAnews%2FW-T-LAN-FullNews

استشاري الشارقة / المركز الوطني للدراسات والبحوث / اجتماع .
الشارقة في 20 ابريل / وام / عقدت الامانة العامة للمجلس الاستشاري لإمارة الشارقة ممثلة في لجنتها الخاصة بشؤون التنسيق للوثائق والبحوث اجتماعا بمقر المجلس الاستشاري مع موفد المركز الوطني للدراسات والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة عبد الكريم بجاجة الخبير الفني بالمركز .

يأتي ذلك في إطار زياراته لعدد من دوائر حكومة الشارقة بالتنسيق مع لجنة التنسيق العليا للوثائق والبحوث بإمارة الشارقة والتي تم تشكيلها بقرار من المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة برئاسة عبد الله محمد العويس عضو المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة مدير عام دائرة الثقافة والاعلام رئيس اللجنة وذلك بحضور أحمد سعيد الجروان رئيس اللجنة الداخلية بأمانة المجلس وأعضاؤها يوسف أحمد جمعه ومحمد عبدالرحمن آل علي ونجوى داود محمد .

وبحث عبد الكريم بجاجة مع لجنة التنسيق بأمانة المجلس الاستشاري سبل حفظ الوثائق وارشفتها وقدم أحمد سعيد الجروان شرحا لآلية الارشفة الداخلية في المجلس من حيث حفظ كافة الوثائق من محاضر وجلسات ومكاتبات علاوة على آلية التعامل مع كافة الوسائل الالكترونية الحديثة في أعمال المجلس .

ويأتي انعقاد الاجتماع المشترك في إطار العمل بالقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث وتنفيذا لقرار المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة رقم 14 لسنة 2009 والقاضي بإنشاء لجنة التنسيق العليا للوثائق والبحوث في إمارة الشارقة بهدف وضع الخطط التنسيقية للعمل على جمع الوثائق والحفاظ عليها .
/يس/ وام/أ ظ/مص

[عبدالكريم بجاجة]

بحث تطوير أنظمة الأرشفة في الدوائر الحكومية بالشارقة

http://www.alittihad.ae/details.php?id=30734&y=2010


جريدة "الاتحاد"، تاريخ النشر: الأربعاء 26 مايو 2010
لمياء الهرمودي

يعقد المركز الوطني للوثائق والبحوث ومركز الشارقة للوثائق والبحوث اليوم وغدا سلسلة اجتماعات تهدف إلى تنظيم أرشيفات الدوائر والهيئات الحكومية في الإمارة، وذلك بمقر دارة الشيخ سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة.

وأشار صلاح سالم المحمود مدير عام مركز الشارقة للوثائق والبحوث إلى أن هذا الاجتماع هو الأول الذي يعقد بالتعاون بين المركز الوطني للوثائق والبحوث ومركز الشارقة وممثلي الدوائر والهيئات الحكومية وعدد من الخبراء لتطوير الأرشيف بالدوائر والهيئات الحكومية بالشارقة.
وأكد أن مركز الشارقة للوثائق والبحوث يضطلع بمسؤولية كبيرة لجمع الوثائق وحفظها، وهو ما لن يتم إلا بالتعاون والتنسيق مع كافة المؤسسات والهيئات والدوائر والأشخاص.

وتشمل الهيئات والدوائر التي سيتم عرض تقاريرها خلال اليوم الأول دوائر تنمية الموارد البشرية، والثقافة والإعلام، والأشغال العامة، والمجلس الاستشاري، وبلدية الشارقة.

ونوه المحمود إلى أن المركز يختص بجمع الوثائق التي تعد مادة لتاريخ الإمارة بصفة خاصة والدولة بصفة عامة ويتولى حفظها وتيسير دراستها والعمل على نشرها ونشر الوعي الثقافي والتاريخي وإتاحة مجالات البحث للراغبين في الاستفادة من المعلومات بالمركز.

وأضاف أن تقارير الخبراء التي سيتم عرضها ومناقشتها خلال الاجتماعات تتضمن تشخيص الوضع الحالي للأرشيف بالدوائر والهيئات الحكومية التي تمت زيارتها والتوصيات والإجراءات اللازم تنفيذها في المدى القصير لتطوير الأرشيف في هذه المؤسسات، وبرنامج العمل على المدى المتوسط وتشمل الإجراءات التنظيمية وتطوير الإدارة الإلكترونية وإنشاء شبكة لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط وبعض الإجراءات العلمية والتقنية مثل تحديد مدة حفظ الأرشيف للتمكن من اتخاذ القرار المناسب فيما يتعلق بالمصير النهائي للوثائق. ويحضر الاجتماعات خبراء الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق والبحوث وممثلي 10 هيئات ودوائر حكومية بالشارقة زارها الخبراء وقاموا بوضع تشخيص لحالة الأرشيف فيها.

[عبدالكريم بجاجة]

“مركز وثائق عجمان الوطني”
مركز وثائق الإمارة يضع قواعد حفظ الأرشيف الخاص بالدوائر المحلية
«سيرة المكان والإنسان» موسوعة ترصد تاريخ عجمان بدءاً من القرن السادس قبل الميلاد

جريدة الاتحاد

http://www.alittihad.ae/details.php?id=70861&y=2010


تاريخ النشر: الثلاثاء 26 أكتوبر 2010
علي الهنوري
بمناسبة مرور 30 عاما على تولي صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي عضو المجلس الأعلى حاكم عجمان مقاليد الحكم بالإمارة، والذي يصادف 30 أبريل المقبل، يستعد “مركز وثائق عجمان الوطني”، المعني بتأريخ أحداث مفصلية مرت على الإمارات، لإصدار موسوعة توثيقية تحمل عنوان “سيرة المكان والإنسان” تهتم بسرد تاريخ عجمان بدءا من الألف السادسة قبل الميلاد.
يسعى “مركز وثائق عجمان الوطني” لأرشفة وسرد الأحداث التي مرت على الإمارات قبل عصر النفط وبعده؛ فمركز الوثائق الذي انطلق قبل عامين استطاع أن يشكل شبكة معلومات أرشيفية مع مختلف الدوائر المحلية والاتحادية لتعمل وفق الأنظمة المعلوماتية الحديثة، كما أن المركز بصدد الانتهاء من إعداد “موسوعة عجمان”، التي تعطي صورة واضحة عن التاريخ المبكر لإمارة عجمان منذ 6500 سنة قبل الميلاد، بمناسبة مرور 30 عاما على تولي صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي حاكم عجمان مقاليد الحكم بالإمارة، والذي يصادف 30 أبريل المقبل، أهمية خاصة.
في هذا الإطار، قال مانع الشامسي، مدير عام مركز وثائق عجمان الوطني لـ”الاتحاد”، “أولت عجمان أهمية خاصة لموضوع الأرشيف نظراً لما تشهده المرحلة الراهنة من تطوير وتحديث طال مرافقها العامة والخاصة، ولمسايرة إيقاع الحياة العصرية الذي يستوجب وجود مركز يعنى بالمعلومة بكافة صورها وفي جميع مجالاتها وفي كافة أزمانها”، مشيرا إلى صدور القرار الأميري رقم (7) لعام 2007 القاضي بإنشاء “مركز وثائق عجمان الوطني”.
وحول الدور الذي يقوم به المركز، قال الشامسي “هناك عدة أهداف للمركز تقوم على تجميع الوثائق التاريخية والوثائق الخاصة والوثائق الشفهية والإشراف على حفظها وتصنيفها بكافة الوسائل العلمية بوصفها أوعية رسمية للمعلومات اللازمة للبحث العلمي، والعمل على حماية الوثائق بمختلف أنواعها من عوامل التلف”، موضحا أن للمركز دورا يرمي إلى تقديم الدعم الفني للدوائر في تنظيم أرشيفها بالاعتماد على المقاييس الدولية المطبقة في تسيير الأرشيف ومنها جمع مختلف الوثائق التي تتضمن فائدة أرشيفية ومحفوظة على مستوى الدوائر بعد القيام بعملية فرز، وإتلاف الوثائق القابلة للإتلاف حسب النظام المعمول به، وحفظ الوثائق مهما كان نوعها في المكان المناسب، وجمع الوثائق التي لها صلة بتاريخ إمارة عجمان والمحفوظة سواءً بالإمارات أو خارجها، ومراقبة الأرشيف على مستوى الدوائر الحكومية، والإرشاد في عملية تطبيق التقنيات والمقاييس الدولية في إدارة ومعالجة أرشيفها، وخلق نظام موحد للتعامل مع الوثائق الإدارية، وإدخال الإعلام الآلي في المعالجة الأرشيفية على مستوى الدوائر الحكومية.
نقص الاهتمام
عن وضع الأرشيف في عجمان، قال خبير الأرشيف لخضر عمراني إن “الأرشيف على مستوى الدوائر يعاني من عدم التوازن في حفظه وإدارته فهناك بعض الدوائر التي أولت اهتماما لا بأس به في تنظيم أرشيفها، وهناك دوائر أخرى لم تعط الأهمية اللازمة لمعالجة أرشيفها ما يمكن أن ينجم عنه ضياع قسم كبير من ذاكرة إمارة عجمان إذا استمر الوضع على هذه الصورة”، مضيفا أن وضعية الأرشيف في الإمارة تحتاج إلى اهتمام أكبر وتوفير الوسائل اللازمة وهذا ما تحاول الحكومة القيام به وهو تأسيس مركز أرشيف عجمان الوطني دليل على ذلك.
وعن الأسباب في عدم الاهتمام بالأرشيف، أكد عمراني أن “هناك عوامل مشتركة منها ذهنيات بعض الإداريين الذين يشرفون على إنتاج الوثائق ويرون في الأرشيف في الوقت الذي نتحدث فيه عن عصر المعلومات والعولمة مجرد أكوام من الوثائق لا فائدة فيها، ويجب التخلص منها بأي طريقة متناسين أن هذه الوثائق التي كلفت مبالغ مالية طائلة هي معلومات لها أهميتها، ولا بد أن يتفطن أصحاب القرار إلى هذه القضية ويغيروا من نظرتهم للوثائق التي أنتجوها أو استلموها أثناء ممارسة نشاطهم والتي يمكن أن تجنب الدولة مصاريف كبيرة”.
ويضيف أن احترام الإدارة لأرشيفها يعني احترام الإدارة للمهام التي أسندت لها، ذاهبا إلى أن “الأرشيف يحتاج إلى متخصصين أكفاء من أجل تسيير العمل على مستوى المؤسسات الإدارية في القطاعين العام والخاص إضافة إلى تنظيم هده الوثائق لتيسير الوصول إلى المعلومات التي تحتوي عليها بأقصى سرعة وذلك باستعمال طرق وقواعد معينة ومعروفة وتوفير الجو المناسب للوثائق داخل المخازن حتى تبقى على الشكل الذي جاءت به”.
موسوعة عجمان
سيصدر المركز في شهر أبريل المقبل بمناسبة مرور 30 عاما على تولي صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي حاكم عجمان مقاليد الحكم، موسوعة عجمان إلى ذلك، قال الباحث الإعلامي عبدالله عبد الرحمن “تعرض الموسوعة التي يشرف عليها إبراهيم الظاهري، مدير عام دائرة الثقافة والإعلام، سيرة إمارة عجمان منذ نشوئها، والتطورات التي شهدتها في مجالات الحياة كافة، وعلاقتها بباقي إمارات الدولة وبالمنطقة، وعمليات التأثر والتأثير التي نشأت عن تلك العلاقة. وشملت “الموسوعة”، وفقه، تفاصيل عجمان وجغرافيتها، وتاريخها المستمد من تفاعلها مع المكون الإماراتي والخليجي والعربي، مشيرا إلى أن تفاصيل الحياة التي كانت سائدة منذ القدم في إمارة عجمان، لا تختلف من حيث الجوهر، عن مثيلاتها في الإمارات الأخرى.
كما تعرض الموسوعة في بابها الأول التراث الحضاري الذي يشير إلى كنوز منطقة الزوراء الأثرية في عجمان التي كشفت الحياة التي كانت فترة 6500 قبل الميلاد، وكذلك آثار مصفوت ومدافن المويهات ومقابر المنامة والفترات اللاحقة من تاريخ الإمارة. وبين أن “الموسوعة” تبدأ بتاريخ عجمان من الألف السادسة قبل الميلاد. وأكد عبدالرحمن أن صاحب السمو الشيخ حميد بن راشد النعيمي عضو المجلس الأعلى حاكم عجمان، دعا إلى التوثيق والتدوين وإجراء الدراسات التاريخية والتراثية التي تتناول ملامح تاريخ عجمان، ودعا إلى تعميق الإحساس بالمسؤولية والتأكيد على الأهمية والحساسية التاريخية والتوثيقية لهذا المشروع وبالتالي زيادة الحرص على الإنتاج النوعي والجودة والدقة والتميز الأمثل والمتكامل.
لمحة تاريخية
قدم مانع الشامسي، مدير عام مركز وثائق عجمان الوطني، لمحة تاريخية عن الأرشيف ومن يعمل فيه، فقال “الأرشيف والممارسة الأرشيفية معروفان مند أن تعلم الإنسان كيف يدون معلوماته على أسانيد مادية، وأن تاريخ الأرشيف قديم جدا يعود إلى 5000 سنة مضت أي قبل الميلاد، وهذا يعني أن استخدام الكتابة كوسيلة للتواصل حفظت مجموعة من الوثائق لأسباب شتى، كالسومريين واليونانيين والعرب المسلمين، مشيرا إلى أن تلك الحضارات أسست نظما لحفظ أرشيفها وكانت مكانة المسؤول عن الأرشيف عالية إذ شغلها الكاهن والعالم والوزير ورئيس الديوان.
وبمرور الزمن، وفق الشامسي، تكتسب هذه الوثائق قيمة إضافية، لافتا إلى أن الأرشيف عبارة عن وثائق تشهد على مرحلة تاريخية في أي مجتمع بشري على وجه الأرض، أما الأرشيفي فهو الموظف الذي من تقع على عاتقه مهمة جمع وحماية ذاكرة المؤسسة التي أنتجت هذه الوثائق.

[عبدالكريم بجاجة]

تنفيذي الشارقة” يصدر تعميماً بشأن استحداث
“الأرشيف المركزي” في دوائر الإمارة

أخبار تلفزيون الشارقة"

http://www.sharjahtv.ae/Docs.ArabicViewer/28ab9b04-aef1-4c66-9254-3bef06a6a1d2/default.aspx

20/10/2010
ترأس سمو الشيخ سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي، ولي عهد ونائب حاكم الشارقة رئيس المجلس التنفيذي، الاجتماع الأسبوعي الاعتيادي للمجلس الذي عقد صباح أمس بمكتب سمو الحاكم بالشارقة.
…..
وأصدر المجلس التنفيذي لإمارة الشارقة التعميم الإداري رقم (1) لسنة 2010 بشأن نظام الأرشيف بدوائر وهيئات ومؤسسات حكومة الشارقة.
ونصت المادة الأولى من التعميم على التزام جميع الدوائر والهيئات والمؤسسات الحكومية في إمارة الشارقة باستحداث وحدات إدارية في هياكلها التنظيمية تسمى “الأرشيف المركزي”، وذلك بحسب حجمها وطبيعة عملها، على أن تشمل هذه الوحدات أنظمة الأرشيف الجاري، والأرشيف الوسيط، والأرشيف الإلكتروني، إضافة إلى عدم إتلاف أي وثائق أو مستندات رسمية إلا بعد الرجوع إلى مركز الشارقة للوثائق والبحوث.
كما نص التعميم على موافاة مركز الشارقة للوثائق والبحوث بنسخ من الاتفاقيات والعقود الخاصة بالأرشفة والمبرمة مع الشركات، أو أي جهات أخرى قبل إنشاء المركز، أو بعده حيث يعد المركز الجهة الرسمية الوحيدة المخولة بالمتابعة مع الشركات، أو الجهات الأخرى بالتنسيق مع الدائرة، أو الهيئة أو المؤسسة المعنية.
ودعا التعميم إلى اتباع التعليمات والتوصيات الضرورية الصادرة من مركز الشارقة للوثائق والبحوث، وتسخير كافة الموارد والمعلومات اللازمة لتسهيل عمل المركز.
ونصت المادة (2) على أن يعمل بهذا التعميم اعتباراً من تاريخ صدوره وينشر في الجريدة الرسمية.
كما استعرض المجلس التنفيذي عدداً من الموضوعات، واتخذ بشأنها القرارات التي تخدم وتحقق المصالح والأهداف الوطنية للوطن والمواطن.

[عبدالكريم بجاجة]

«الوطني للوثائق» وحكومة الفجيرة يسعيان لأرشفة الملفات الحكومية

تاريخ النشر: الأربعاء 26 يناير 2011
جريدة الاتحاد
زار فريق عمل من المركز الوطني للوثائق والبحوث أمس الديوان الأميري بإمارة الفجيرة، في زيارة هي الأولى وتستهدف تنظيم وتطوير أرشيف المؤسسات التابعة لإمارة الفجيرة.
وعقد في قاعة الاجتماعات بالديوان اجتماع حضره عبد الكريم بجاجة خبير الأرشيف وعضو لجنة تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية في المركز بأعضاء لجنة تنظيم الأرشيف في حكومة الفجيرة، ومحمد سعيد الضنحاني مدير الديوان الأميري بالفجيرة.
وشرح بجاجة خطة المركز في تنظيم الأرشيف بتوضيح الهدف من الزيارة والخطط المستقبلية في إطار تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية .
ثم اطلع على القرار رقم (5) لسنة 2009 بشأن حظر إتلاف الوثائق الوطنية والتاريخية في إمارة الفجيرة تماشيا ًمع القانون الاتحادي رقم ( 7) لسنة 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث. وتطرق بجاجة إلى توضيح أهمية استيفاء بيانات استبيان تشخيص وضع الأرشيف في المؤسسات الحكومية في إمارة الفجيرة لتحديد وتقييم الوضع العام للأرشيف الجاري في الدوائر الحكومية في الإمارة. وقال محمد سعيد الضنحاني مدير الديوان الأميري إن جهود المركز الوطني للوثائق والبحوث كبيرة ومقدرة كون حظر إتلاف الوثائق الوطنية والتاريخية وتنظيم الأرشيف الحكومي مهمة وطنية عظيمة لتوثيق تاريخ الوطن وسيعود مردودها على الأجيال المقبلة من أبناء الإمارات بمختلف أعمارهم واهتماماتهم.
http://www.alittihad.ae/details.php?id=9386&y=2011

[عبدالكريم بجاجة]

التاريخ : الأربعاء 13/04/2011
مؤسسة زايد العليا تستعين بخبرات المركز الوطني للوثائق لتنظيم أرشيفها

في إطار التعاون وتنسيق الجهود والاستفادة من الخبرات المشتركة بين الجانبين، بادرت مؤسسة زايد العليا للرعاية الإنسانية، إلى الاستعانة بخبرات المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي في تنظيم الأرشيف الخاص بها، حيث عقدت ورشة عمل تعريفية في مقر الأمانة العامة للمؤسسة، شارك فيها من جانب المؤسسة عدد من الموظفين المعنيين، ومن جانب المركز عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشفة بالمركز.
وقال جمال الأنصاري، رئيس قسم الشؤون الإدارية في المؤسسة: “إن الإدارة العليا بادرت بتشكيل لجنة لإعادة تنظيم أرشيف المؤسسة وفقاً للمعايير والمقاييس العالمية، وبما يتفق مع تطبيق نظم الجودة والتميز، وذلك بالتعاون والتنسيق مع لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية في المركز الوطني للوثائق والبحوث”.
وأضاف، إنه في هذا الإطار تم عقد ورشة تعريفية في مقر الأمانة العامة بحضور أعضاء اللجنة المكلفة بذلك، وعدد من موظفي المؤسسات المعنيين بالموضوع، وتناولت الورشة شرحاً موجزاً حول دور الأرشيف الوطني، والهدف من استبيان تشخيص وضع الأرشيف في المؤسسات الحكومية، وأهداف الورشة وخطة العمل في المرحلة المقبلة، مشيراً إلى أنه تم التطرق إلى تقييم وضع الأرشيف في المؤسسة، والاطلاع على طرق حفظ الوثائق وتصنيفها والتعرف إلى المشكلات التي تواجه الأرشيف.
وذكر الأنصاري أن الورشة ناقشت تطبيق كل المعايير والإجراءات الخاصة بالأرشفة على المؤسسات المحلية والاتحادية بالدولة، ومتابعتها من قبل لجنة أرشيف المؤسسات الحكومية، وشملت عرض صور للمستودعات الخاصة بالأرشيف لبعض الجهات الحكومية، وقام المحاضر عبدالكريم بجاجة بالرد على استفسارات المشاركين حول نظم الأرشفة والإجراءات المطلوب تطبيقها والدليل المتبع في ذلك.
وفي ختام الورشة قام الخبير عبدالكريم بجاجة بجولة تفقدية بمبنى المؤسسة يرافقه رئيس اللجنة والاطلاع على أرشيف المؤسسة في كل إدارة والتقاط بعض الصور الفوتوغرافية وتدوين الملاحظات بخصوص ذلك، حتى يتم تقديم إعداد تقرير متكامل عن المؤسسة بهذا الشأن ورفعه لإدارة المؤسسة.

http://www.alkhaleej.ae/portal/6368f8e7-384b-4202-8c99-
ffa031de5eda.aspx

[عبدالكريم بجاجة]

إطلاق مشروع تحديث أرشيف وزارة الخارجية
http://ncdr.ae/ncdr/arabic/


(مقال منقول من موقع المركز الوطني للوثائق والبحوث)
26 يوليو 2011
وفق أحدث المعايير والمواصفات الدولية و 16 شهرا للإنجاز إطلاق مشروع تحديث أرشيف وزارة الخارجية
أطــلـقت وزارة الخـارجـيـة بالتــعـاون مع المركز الوطـنـي للـوثـائـق والبـحـوث أمس "مـشـروع تـحـديــث أرشـيـف الـوزارة" مـن خلال تـطـبــيـق نـظـام إدارة المـحتـوى الإلـكتروني.
يهـدف المــشروع الى تنـظيـم وتـحديـث أرشـيـف وزارة الـخارجـية وتأســيـس أرشيــف ورقـي والإلـكترونيـة متطور يقـوم على حـفـظ الـوثائـق وأرشـفتها وفـق احـدث الأسـاليـب المتـبعة عالميـا.
وقال الدكتور ســعيد الظــاهري مستشار نظم المعلومات في وزارة الـخارجية إن الـمشروع يهدف الى تـــلبية متطلبـات الـقـانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008 الذي اصــدره صاحب السمو الشـيـخ خــليفـة بن زايـــد ال نـهيان رئـيـس الـدولة، حـفـظـة الله، وحـث من خـلاله على حفـظ وثـائق الدولـة وأرشفتهــا.
أكد أن المشروع يعتبر من أحد مشاريع برنامج إعادة الهيكلة وخطة الوزارة الاستراتيجية للتحول الإلكتروني التي تحظى باهتمام ومتابعة الجهاز الرئاسي في الوزارة، وعلى رأسهم سمو الشيخ عبدالله بن زايد ال نهيان وزير الخارجية.
أشار الظاهري الى أنها فرصة حقيقية لتحظى وزارة الخارجية بأرشيف متكامل يتم إنشاؤه وفق أحدث المعايير والمقاييس والمواصفات الدولية مما يضمن للوزارة حفظ وثائقها من التلف أو الضياع في مختلف مراحل عمر الوثيقة.
ولفت الدكتور الظاهري الى أهمية أرشيف وزارة الخارجية ومحتوياته في عمل الوزارة، مبينا منزلة الارشيف بالنسبة لصانع القرار وأهميته لتوثيق الوقائع التاريخية للدولة وتوثيق موقع دولة الامارات بين دول العالم وعلاقاتها المميزة مع جميع البلدان الشقيقة والصديقة.
وأشار الدكتور الظاهري بالدور الذي يقوم به المركز الوطني للوثائق والبحوث والقائمون عليه برئاسة سمو الشيخ منصور بن زايد ال نهيان في حفظ ذاكرة الوطن وبالتعاون الذي يبديه المركز في هذا المجال.
من جانبه أعرب ماجد المهيري مدير عام المركز بالإنابة عن سعادته بالتعاون مع وزارة الخارجية في هذا المشروع الرائد الذي يعد من اهم مبادرات المركز في حفظ وأرشفة الوثائق ذات الاهمية الكبرى في تاريخ دولة الامارات العربية المتحدة وعلاقاتها بمختلف دول العالم، مؤكدا أن الارشيف الواعد الذي يعمل المركز على إنشائه في وزارة الخارجية سوف يكون ملاذا متطورا للوثيقة بشكليها الورقي والإلكتروني، وسوف يقام وفق أسس ومعايير متطورة فضلا عن أنه يبشر بأنه سيكون معينا مهما لمتخذي القرار في الوزارة وللباحثين والدارسين في ميادين كثيرة أبرزها العلاقات الدولية.
يتضمن المشروع الذي يستغرق إنجازه (16) شهرا عددا من المهام أبرزها.. إعداد السياسات والإرشادات العامة لإدارة السجلات وتوريد وتركيب نظام متطور لإدارة المحتوى الإلكتروني و ميكنة مراسلات الوزارة ومحاضر الاجتماعات وعمل اللجان المشتركة وإنشاء قسم الارشيف المركزي وتنظيم وترتيب وفرز الأرشيف الورقي التاريخي للوزارة وتحويلة الى رقمية وفهرسته وتطبيق نظام إدارة السجلات، وبناء نظام الأرشيف الإلكتروني وتدريب الموظفين عليه.
يقوم المركز الوطني للوثائق والبحوث بتنفيذ هذا المشروع والإشراف عليه من طرف الخبراء في الأرشفة الإلكترونية وإدارة المشاريع وإدارة الجودة. (وام)

[said charmat]

بارك الله فيك

[عبدالكريم بجاجة]

زيارات لعدد من الدوائر لمركز الشارقة للوثائق والبحوث

http://www.alkhaleej.ae/portal/6047095b-2ab4-4a69-8375-3af00de28613.aspx


الشارقة – "الخليج"
آخر تحديث: الأحد 25/09/2011
أشاد صلاح سالم المحمود مدير مركز الشارقة للوثائق والبحوث، بتعاون المجلس الأعلى للأسرة وهيئة كهرباء ومياه الشارقة ومركز إكسبو الشارقة وترحيبهم بهذا التعاون وما تم إبداؤه من فتح مجال رحب للتنسيق والتكامل، وأكد سعي المركز في تدعيم سبل التواصل مع مختلف دوائر وهيئات حكومة الشارقة وفق مرحلة زمنية تمكن اطلاع وتعريف تلك الدوائر بآليات حفظ وتوثيق أرشيفها .
وأضاف المحمود أن مركز الشارقة للوثائق والبحوث، يسعى إلى تنمية مفهوم التوثيق وبيان أهميته ودوره في تفعيل أداء المؤسسات والدوائر الحكومية واستخدام الأرشفة في منظومة عملها مع بيان قيمة وأهمية الأرشفة الإلكترونية ومكوناتها وأدواتها والمجالات التي تستخدم فيها والقواعد العامة والشروط التي يجب توافرها في أنظمة الأرشفة الإلكترونية والوسائط المستخدمة في تخزين وأرشفة الوثائق .
ولفت إلى أن المركز سيواصل لقاءاته مع المعنيين في مختلف الدوائر بإمارة الشارقة، ليمارس دوره كسلطة محلية مختصة بشؤون الوثائق والبحوث والأرشفة .
جاء ذلك خلال الزيارات التي نظمها المركز لدوائر وهيئات في حكومة الشارقة، هدفت إلى إطلاع الدوائر على مختلف الأدوار التي يقوم بها في مجالات تشخيص وتنظيم الأرشيف وفق المعايير العالمية، وبحث أوجه التعاون والعمل المشترك .
وشمل برنامج الزيارات التي قام بها المركز، بالتعاون مع المركز الوطني للبحوث والدراسات، كلاً من المجلس الأعلى لشؤون الأسرة، ومركز إكسبو الشارقة، وهيئة كهرباء ومياه الشارقة، فيما ضم وفد المركز ناعمة السويدي، وسلوى الحمادي، بمشاركة المركز الوطني للبحوث والدراسات، وضم أحمد موجب وسفيان أحمد و عبد الكريم بجاجة .

وأطلع الوفد مختلف الدوائر على الأهداف والخطط المستقبلية للمركز في مجالات الوثائق والأرشفة وآليات حفظها وتشخيص وتنظيم أرشيفها، متناولاً أهمية الأرشفة وفق الأسس العلمية وتأهيل الكادر للوصول إلى المعلومة في وقت قياسي، والحفاظ على منجزات وأعمال تلك الدوائر.
كما تناول الاجتماع تقديم عرض موجز عن اختصاصات مركز الشارقة للوثائق والبحوث، وفق مرسوم إنشائه رقم 4 لسنة ،2010 وأهدافه ومسؤولياته ودوره الفاعل في التعاون مع المركز الوطني للوثائق والبحوث، بأبوظبي، علاوة على طرح عدد من الآليات الكفيلة بدور الجهات والدوائر الحكومية في حفظ وتوثيق مستنداتها بصورة صحيحة منعا لإتلافها والتطرق إلى الخطوات الفنية لإنشاء أرشيف إلكتروني حكومي حديث يحقق في منظومته أنماط الحفظ والاسترجاع الآني والبسيط.
وتطرق الوفد خلال الاجتماعات الثلاثة إلى شرح آليات تصنيف الملفات الإدارية وفهرستها والأدوار المناطة بعمل لجنة الأرشيف من زيارات ومتابعات لتنظيم أرشيفها، كما أطلع الوفد ممثلي الدوائر على النظم المتبعة في توثيق وفهرسة المستندات الخاصة بتلك الدوائر.

[عبدالكريم بجاجة]

وثّق التراث الشفهي المحلي وحافظ على أرشيفات مؤسسات الدولة
«مركز الوثائق والبحوث».. ذاكرة وطن
http://www.emaratalyoum.com/life/four-sides/2010-12-01-1.323380


يحتفظ المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة في أبوظبي بملايين الوثائق الثمينة بشكليها الورقي والإلكتروني، ويتخذ خطوات عملية للحفاظ على ما تكدس منها في أرشيفات وزارات الدولة ومؤسساتها وإنقاذ ما يمكن إنقاذه مما في المستودعات الكبرى النائية وغير المهيئة لهذا الغرض. ويولي المركز الأنشطة والفعاليات التي ينظمها أو يشارك فيها مزيداً من الاهتمام مؤكداً دوره في خدمة أبناء مجتمعه عبر ربط الأجيال الشابة بتاريخها.
ويأتي هذا الاهتمام نظراً لأن الوثائق من أهم كنوز المعرفة ومصادرها والشاهد الأكبر على التاريخ والدليل البارز على السمة الحضارية للشعوب فهي الذاكرة الحية، ولذلك فالمركز الوطني للوثائق والبحوث باحتفاظه بالملايين من الوثائق الثمينة بشكليها الورقي والإلكتروني إنما يرفع شعار ذاكرة الوطن عبر جمع وترتيب ما تبعثر من وثائق الدولة ومنطقة الخليج في الأرشيفات العالمية. ويتخذ خطوات عملية للحفاظ على ما تكدس منها في الأرشيفات المعتمدة في وزارات الدولة ومؤسساتها، ولإنقاذ ما يمكن إنقاذه مما تم إيداعه في مختلف المستودعات غير المهيئة لهذا الغرض.
أبدى المركز نشاطاً مكثفاً على صعيد التاريخ الشفهي رغبة منه في توثيقه مصدراً مكملاً للمصادر التقليدية وبدأ مشروعه من إمارة أبوظبي ومناطقها بإجراء مقابلات مع عدد كثير من كبار السن رجالاً ونساء ممن عاصروا الأحداث قبل الاتحاد وبعده. وانطلاقاً من العمل المشترك ومد الجسور وتمتين العلاقات مع المؤسسات الوطنية أبرم المركز الوطني للوثائق والبحوث مع وزارة الثقافة والشباب وتنمية المجتمع مذكرة تفاهم لدعم التعاون الثقافي وتعزيز الهوية الوطنية ومجال المكتبات والمعلومات وتكريس اللغة العربية بشكل عام وتنمية الإنسان في المجتمع الإماراتي.
وفي مجال تنظيم أرشيفات الدولة وإنقاذها وبتوجيه من سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز، بادر المركز إلى النهوض بالأرشيف الوطني لإنقاذ ذاكرة الوطن وحماية الوثائق الرسمية من الضياع، فنظم ورشة عمل في فبراير 2009 لتحديد علاقات التواصل بينه وبين المؤسسات الحكومية، حضرها مسؤولو الأرشيفات من مختلف الجهات الحكومية في الدولة. وكانت تلك الورشة فاتحة خطة عمل مرحلية استهدفت تقييم وضع الوثائق وطريقة حفظها وإدارتها في مخازن الأرشيف التابعة للمؤسسات الحكومية في مختلف إمارات الدولة ومناطقها على المستويين الاتحادي والمحلي، وذلك تجنباً للمصير المحزن الذي يتربص بالأرشيفات الرسمية.
وتم أيضاً تنظيم ورشة عمل مماثلة في نوفمبر 2009 في الشارقة، اشتملت على زيارات ميدانية قام بها فريق عمل من الخبراء الأرشيفيين والإداريين المختصين في المركز إلى المؤسسات الحكومية ومازالت الزيارات مستمرة حتى الآن لكثرة الجهات التي شملتها الخطة التي يزيد عددها على 200 مؤسسة اتحادية ومحلية تتوزع في أرجاء الدولة. واستطاعت اللجان المكلفة بالتنظيم أن تعزز الاهتمام بالوثائق الورقية وتشجع على التوثيق الإلكتروني، وعرفت بأهمية إدارة الأرشيفات بكفاءات بشرية مختصة وأوضحت للقائمين على أرشفة الوثائق مدى خطر إتلافها عشوائياً، من دون احترام الإجراءات الرسمية والنتائج السلبية لذلك من الناحية القانونية والعلمية، وقدمت نصائحها بشأن تطوير مستودعات الأرشيف وأهمية تهيئة الشروط النظامية في المبنى المخصص للحفظ لكي تعمر الوثائق أكبر مدة ممكنة.
وزود المركز كل الجهات الحكومية المحلية والاتحادية بنسخ من تقارير تشخيص الوضع الأرشيفي فيها، ولم يكتف بذلك فقط، وإنما أخذ على عاتقه متابعة تنفيذ ما جاء فيها من توصيات، إذ يقوم خبراء المركز أثناء زيارات المتابعة بتفقد التعديلات والتطورات التي طرأت على الوثائق المحفوظة، وعلى ما شهدته مقرات الأرشيف في المؤسسات من تطور بفضل تلك التوصيات. ويتطلع المركز إلى إنشاء مركز لترميم الوثائق الآيلة للتلف بسبب سوء حفظها، أو بسبب عوامل الزمن. ونظم المركز المؤتمر الـ16 لجمعية المكتبات المتخصصة فرع الخليج العربي تحت شعار «المعرفة الافتراضية في مؤسسات المعلومات»، كما نظم فعاليات الدورة الثانية من ندوة الفهرسة العربية الآلية في القرن 21 بالتعاون مع جامعة الإمارات بعنوان «فهارس المكتبات العربية المباشرة بين الممارسة والمعايير.. الحاجة إلى تنظيم المعرفة وتسهيل الوصول إليها».
وعلى هامش الندوة أقيمت ورشة عمل حول «أدوات الضبط الببليوغرافي الإلكترونية وفرص توحيدها في المكتبات العربية»، ومعرض للكتب النادرة شاركت فيه مؤسسات وطنية بحثية وأكاديمية بما تقتنيه من أهم الكتب المطبوعة والنادرة وأقدمها على مستوى العالم.
وعلى صعيد الإصدارات، فإن اهتمام المركز الوطني للوثائق والبحوث بها في تزايد دائم، إذ إنها تعبر عن مدى اهتمامه بالبحث العلمي وهي تدور في فلك اختصاصه بتاريخ وتراث منطقة الخليج وأبرز إنجازاته في هذا المجال إعداد وترجمة سجلات الإمارات من 1820 إلى 1971م، وقد تم إنجاز 12 مجلداً منها، ولايزال العمل مستمراً لإنجاز الـ 10 الباقية.
وأصدر المركز كتاب «إمارات الساحل المتصالح 1900-1971»، الذي أعدته شمسة حمد العبد الظاهري، وأصدر أيضاً مجموعة من الكتب منها «الذهب الأسود والبخور» لمايكل كوينتين، وكتاب «الهند والإمارات العربية المتحدة صداقة أسطورية» لمؤلفه فينو راجاموني القنصل الهندي العام السابق في دبي، وكتاب «السفن الكلاسيكية في الإسلام» لديونيسوس أ. أغيوس، ويدور حول الملاحة وأساليب بناء السفن.
وفي مقر المركز تم تحديث قاعـة الشيخ زايد بن سلطان لتكون معرضاً تثقيفياً دائماً يقدم للزوار نماذج الوثائق والصور والخرائط المهمة في تاريخ الدولة، وبعض المعروضات الثمينة التي تضيء جوانب من حياة وإنجازات المغفور له الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان.
وتدعم التقنيات الحديثة العرض التاريخي في القاعة ليكون أكثر تشويقاً. وللأداء المميز الذي عرف به المركز ولدوره الوطني الرائد فقد أصدر المصرف المركزي مسكوكة تذكارية من الفضة بمناسبة مرور 40 عاماً على إنشائه، وحمل الوجه الأول منها صورة صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة، وحمل وجهها الثاني شعار المناسبة.

[عبدالكريم بجاجة]

خبير أرشفة يعرض تجربته أمام المؤسسات الحكومية في الفجيرةhttp://www.fujairahnews.net/News.aspx?id=2477&sid=3

التاريخ : 19/03/2012 02:49:50 ص
ضمن عمل المركز الوطني للوثائق والبحوث التقى الدكتور عبد الكريم بجاجة الخبير في المركز الوطني للأرشيف في أبو ظبي وعضو لجنة تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية في المركز بأعضاء لجنة تنظيم الأرشيف بحكومة الفجيرة في الزيارة الثالثة والتي تستهدف الاطلاع على تقارير المركز بعد الاطلاع على الوضع العام للأرشيف في إمارة الفجيرة،
حضر اللقاء الذي عقد في قاعة الاجتماعات بالديوان الأميري بالإمارة علي محمد بن ربيعه وحصة الفلاسي وشيخة المسماري من الديوان وممثلي وممثلات الدوائر الحكومية التي تم زيارتها.
واستعرض الدكتور بجاجة واقع الأرشيف في إمارة الفجيرة والأمور الواجب اتباعها والطرق الأفضل لحفظ الأرشيف في الدوائر والجهات التي زارها، معرباً عن استمرار التعاون والزيارات بين المركز وهذه الجهات للتوقف على مدى التقدم التي أحرزته الجهة في المجال ذاته .

وأكد بجاجة في مستهل حديثه على أن وضع الأرشيف في الإمارات يفتقر إلى المعايير والمقاييس والمواصفات الدولية في كثير من الهيئات والمؤسسات الحكومية، ولكن بلدية دبي تعد الأولى على مستوى الدولة من بين المؤسسات والهيئات الحكومية والخاصة في مجال الأرشفة لأنها تمتلك أرشيفا منظما ومرتبا يتطابق مع المواصفات والمعايير والمقاييس الدولية، وكذلك أدنوك لها أرشيف يتطابق مع المواصفات الدولية، فيما عدا ذلك فان المؤسسات والهيئات الحكومية تحتاج إلى كثير من العمل ووضع الخطط قصيرة المدى وطويلة الأجل حتى يصبح الأرشيف الإماراتي مطابقا للمواصفات، شارحا بالأمثلة واقع الأرشيف اليوم مقدما رؤية عن الأرشيف النموذجي معززا ذلك بصور واقعية مستصحبا فيها زياراته الميدانية مشيدا بوجه خاص بامتياز أرشيف بلدية دبي وأدنوك بأبوظبي .

في الإطار ذاته تناول بجاجة الإجراءات المستعجلة في المدى القصير «ستة أشهر» لتطوير مركز خاص بالأرشيف فقال إنها تتضمن توجيهات أولية مثل منع إتلاف الأرشيف وإيقاف عمليات تحويل الأرشيف وتحديد مسؤولية الأرشيف، أضاف أن هناك إجراءات مادية مثل تطهير الأرشيف وتجهيز قاعات الأرشيف وإجراءات علمية مثل ترتيب الأرشيف وتصنيفه وترقيمه في الإدارات وفي المخازن وإجراءات تنظيمية مثل تحديد سياسة لتسيير الأرشيف وحفظه وإنشاء أقسام لإدارة الأرشيف وتكوين الأرشيفيين.
من جانبه أشاد سعادة محمد سعيد الضنحاني مدير الديوان الأميري بالدور الذي يقوم به المركز والقائمون عليه ، لما للأرشيف من أهمية في توثيق وحفظ الوثائق التاريخية ليكون ذاكرة للوطن تؤرخ الكثير من المراحل والإنجازات والاتفاقيات التي مرت وستمر على دولة الإمارات ، وليكون ترجمة واضحة لتوجيهات الحكومة الرشيدة المتمثلة في صاحب السمو رئيس الدولة حفظه الله لاهتمام بالأرشيف وأهمية دوره في حفظ التراث الوطني .
- تصوير محمد سليم البلوشي

[محمد الهادي دلول]

HAMADADEL86@GMAIL.COM الرجاء من الاخوة الافاضل اطلاعي بما هوجديد في مجال الوثائق و المحفوظات على بريدي الالكتروني .جزاكم الله كل خير.
وشكرا يا استاذنا المحترم على المعلومات القيمة في المواضيع المختلفة واتمنى ان استفيد من خبراتك اكثر ان شاء الله.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يقيّم أرشيف دوائر رأس الخيمة

http://www.alkhaleej.ae/portal/5e5560bb-50f5-4ff7-94c5-f62c108ea501.aspx


جريدة الخليج، الثلاثاء 10 إبريل 2012.

رأس الخيمة - حصة سيف.

قدم عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة، صباح أمس، تقريراً عن أوضاع وحدات الأرشيف في عدد من الدوائر المحلية في رأس الخيمة، متضمناً عدداً من النصائح والتوصيات لتحسين وضع العملية الأرشيفية، في مقر مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة .

ودعا خبير الأرشيف كل دائرة محلية أو اتحادية قبل أن تتخلص من أرشيفها أن تخطر المركز الوطني للوثائق والبحوث ليتم إرسال مشرفين ومختصين لتقييم الأرشيف واتخاذ القرار إما بالاحتفاظ به في الجهات المختصة بالوثائق في كل إمارة، أو في المركز الوطني للوثائق والبحوث وضمه للأرشيف التاريخي الوطني أو إتلافه .

حضر اللقاء الدكتور علي فارس، مدير مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة، وممثلو عدد من الدوائر المحلية التي سبق وزارها المختصون بالأرشيف من المركز الوطني للوثائق والبحوث لمتابعة الأرشيف الوطني .

وقال عبدالكريم بجاجة: هدفنا إكمال زيارة 800 جهة حكومية اتحادية ومحلية في الدولة لتطوير ومتابعة وحدة الأرشيف للوصول إلى وضع نظام إدارة الوثائق والأرشيف الإلكتروني.

[عبدالكريم بجاجة]

«الوطني للوثائق والبحوث» يصدر اللائحة التنفيذية للقانون الخاص به.

المصدر: جريدة البيان – 18 إبريل 2012
أبوظبي ـــ «البيان»
التاريخ: 18 أبريل 2012
أصدر المركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة اللائحة التنفيذية الخاصة بالقانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م , الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة ، حفظه الله ، بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وتشمل عـدداً من السياسات والإجراءات العامة لإدارة الوثائق، التي ستساهم بالارتقاء في العمل الأرشيفي إلى أعلى مستويات الجودة والدقة وفق المعايير العالمية المتبعة في إدارة الأرشيف، وتساعد على الإجابة عن جميع الاستفسارات الخاصة بإدارة أرشيف الجهات الحكومية.
تشمل اللائحة التنفيذية 12 فصلاً و71 مادة، تناولت مجموعة من المواضيع المهمة ابرزها: أهداف المركز الوطني للوثائق والبحوث، وتنظيم وثائق الجهات الحكومية وحفظها، وإدارة الوثائق وأرشفتها، نظام الوثائق الجارية والوسيطة، جرْد الوثائق وتصنيفها، خطة حفظ الملفات، تحويل الملفات، إتلاف الوثائق، الاطلاع على الوثائق والأرشفة الإلكترونية.
وقــد صيغت مواد اللائحة التنفيذية وفق المعايير العالمية، مثل: آيزو 15489 الخاص بإدارة الوثائق وأفضل الممارسات العالمية، وآيزو 27001 الخاص بأمن المعلومات، وغيرهما من المعايير العالمية في إدارة الوثائق والأرشيف.
http://www.albayan.ae/across-the-uae/accidents/2012-04-18-1.1633434


أبوظبي – "جريدة الخليج":
"الوطني للوثائق والبحوث يصدر اللائحة التنفيذية" 18 إبريل 2012

http://www.alkhaleej.ae/portal/447ccb4b-7ecd-40be-9f20-077325585c23.aspx

[عبدالكريم بجاجة]

اللائحة التنفيذية
للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م

بشأن المركز الوطني للوثائق و البحوث

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/Government/Content/Archive_byLaw.pdf


اللائحة التنفيذية
للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م

بشأن المركز الوطني للوثائق و البحوث

إبريل 2010 م

الجزء الأول

اللائحة التنفيذية

فهرس المحتويات
الجزء الأول: اللائحة
الموضوع الصفحات
من إلى
التعريفات 4 6
الفصل الأول: أهداف المركز الوطني للوثائق والبحو 7 7
الفصل الثاني: تنظيم و حفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية 8 12
الفصل الثالث: إدارة الوثائق وأرشفتها 12 17
الفصل الرابع: نظام الوثائق الجارية و الوسيطة 17 20
الفصل الخامس: جرد و تصنيف الوثائق 20 27
الفصل السادس: خطة حفظ الملفات 27 29
الفصل السابع: تحويل الملفات 29 35
الفصل الثامن: إتلاف الوثائق 35 37
الفصل التاسع: الاطلاع على الوثائق 37 38
الفصل العاشر: الأرشفة الإلكترونية 38 43
الفصل الحادي عشر: الخدمات المدفوعة الأجر للمركز 43 43
الفصل الثاني عشر: أحكام ختامية 43 50
الجزء الثاني: الملاحق 44


تعريفات
المـادة 1
في تطبيق أحكام هذه اللائحة، يقصد بالكلمات والعبارات التالية المعاني المبينة قرين كل منها، ما لم يقض سياق النص بغير ذلك:

الدولــة: الإمارات العربية المتحدة.
الوزارة: وزارة شؤون الرئاسة.
الوزير: نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة.
المجلس: مجلس إدارة المركز.
القانون: القانون الاتحادي رقم7 لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
اللائحة: اللائحة التنفيذية للقانون
الجهات الحكومية: الوزارات والدوائر والهيئات والمؤسسات العامة وغيرها من الجهات في الحكومة الاتحادية، أو حكومات الإمارات أو الشركات المملوكة لأيهما أو كلاهما بالكامل.

المركز :
اللجنة التنفيذية :
المركز الوطني للوثائق والبحوث.

اللجنة التنفيذية للمركز
رئيس المجلس رئيس مجلس إدارة المركز.
المدير العام: مدير عام المركز.
الـوثائـــق: كل تسجيل بالكتابة أو الطباعة، أو الصورة أو الرسم أو التخطيط أو الصوت أو غيره، سواء على الورق أو الأشرطة الممغنطة أو الوسائط الإلكترونية، أو غير ذلك من الوسائل، وتشمل الوثائق العامة والتاريخية، والوطنية والخاصة.
الوثيقة العامـة: كل وثيقة تتعلق بأعمال الجهات الحكومية سواء في المجال التشريعي، أو القضائي، أو الإداري أو غيره، ويعتبر وثيقة عامة كل ما يرد إلى أية جهة حكومية من تسجيلات تدخلها في وثائقها لارتباطها بعملها، أو تكون لازمة لتسيير أعمالها.
الوثيقة الجارية: هي الوثيقة التي تستخدم بصفة مستمرة من قبل موظفي الجهة الحكومية التي تنتجها.
الوثيقة الوسيطة: هي الوثيقة التي تنتجها الجهة الحكومية، ويتم الرجوع إليها من قبل موظفي هذه الجهة بشكل استثنائي وتكون لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية.
الوثيقة الدائمة: هي الوثيقة التي تنتجها الجهة الحكومية ولم تعد مستخدمة في هذه الجهة، ويتعين نقلها إلى المركز وفقاً لأحكام القانون ولائحته التنفيذية.
الوثيقة الوطنية: كل وثيقة تتعلق بالمصالح الوطنية للدولة، وبسياستها العليا وأمنها الوطني، والمأثورات الثقافية النادرة التي لها أثرها في الدولة.
الوثائق التاريخية: مجموعة الوثائق التي تتضمن معلومات ذات قيمة للبحث العلمي التاريخي في المجالات كافة.
الوثيقة الخـاصة: كل وثيقة تكون مملوكة للأشخاص ملكية خاصة أو متعلقة بهم، وينطبق عليها وصف الوثيقة الوطنية.
الأرشيف الشفوي: المادة المعلوماتية التي يقوم المركز بجمعها مشافهة وتسجيلها بالصوت، والصورة،والكتابة، استكمالاً لمعلومات غائبة أو لم تدون أصلاً، وَتُضَم إلى مُقْـتَنَيات المركز ضمن الوثائق بعد توثيقها بشكل رسمي.
وحدة الوثائق: الوحدة التنظيمية المسؤولة عن إدارة و حفظ الوثائق في الجهة الحكومية.
تحويل الوثائق: نقل الوثائق والملفات التي لم تعد قيد الاستعمال من أماكن العمل إلى وحدة الوثائق ثم المركز؛ وذلك وفق أحكام القانون ولائحته التنفيذية.
الملف: هو مجموعة الوثائق التي تتعلق بموضوع واحد.
الملف المغلق: هو الملف الذي لم تعد الوثائق التي يحتوي عليها لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية.
حفظ الوثائق: مجموعة الإجراءات التي من شأنها حماية الوثائق من التلف وحفظها بتوفير الظروف وتدابير الأمن والسلامة المناسبة وفق المواصفات العالمية.
الإتلاف: مجموعة الاجراءات التي تتخذها الجهات الحكومية، والمركز للتخلص من الوثائق عديمة القيمة للبحث العلمي والتاريخي.
اللجنة لجنة إتلاف الوثائق بالجهات الحكومية


الفصل الأول

أهداف المركز الوطني للوثائق والبحوث

المادة 2
تنظم الوثائق وتحفظ وفق أحكام القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وأحكام هذه اللائحة.

المادة3
يقوم المركز - بشكل حصري في الدولة - بتجميع الوثائق وأرشفتها، بما في ذلك تصنيفها وفهرستها وحفظها وفقاً لأحكام القانون وهذه اللائحة.

المادة 4
تقييم طريقة تنظيم الأرشيف بشكل دوري وفق الخطة التي يحددها المركز لهذا الغرض، ورفع التوصيات بشأنها لرئيس المجلس.


الفصل الثاني

تنظيم و حفظ الوثائق لدى الجهات الحكومية
المـادة 5
تنشأ بكل جهة حكومية وحدة تنظيمية تسمى (وحدة الوثائق)، تتولى إدارة الوثائق بهذه الجهة؛ وذلك بالتنسيق مع المركز، وفقاً للقواعد والنظم والإجراءات التي يعتمدها المركز لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة وإجراءات التحويل إلى المركز، وتكون مهام هذه الوحدة :
1. جرد الوثائق والملفات وقيدها في سجل مخصص لذلك.
2. تطبيق منهجية تصنيف الوثائق المنصوص عليها في هذه اللائحة.
3. تطبيق منهجية خطة حفظ الملفات المنصوص عليها في هذه اللائحة.
4. الإشراف على الأعمال المتعلقة بالمراسلات الداخلية والخارجية.
5. تقديم المساعدة لموظفي الجهة الحكومية، بشأن تطبيق قواعد تنظيم الوثائق المقررة في هذه اللائحة.
6. تقديم المساعدة الفنية لموظفي الجهة الحكومية في عملية تحويل الوثائق إليها.
7. إدارة الوثائق الوسيطة وإتاحتها للوحدات المنشئة لها عند الطلب.
8. تحويل الوثائق الدائمة إلى المركز.
9. إتلاف الوثائق وفقاً لأحكام هذه اللائحة.

المـادة 6
تؤمن الجهة الحكومية الحماية والسلامة اللازمة لوثائقها طيلة مدة احتفاظها بتلك الوثائق؛ وذلك بالتنسيق مع المركز مع مراعاة الإجراءات اللازمة لذلك ومن بينها الآتي:
1. اختيار مكان لحفظ الوثائق يجنبها أخطار الفيضانات وانزلاق التربة.
2. أن يكون المكان المخصص للحفظ بعيداً عن مصادر الحريق ومجهزاً بوسائل الإطفاء المناسبة.
3. أن يكون المكان المخصص للحفظ جيد التهوية، وسعته مطابقة للحفظ، ومجهزاً بإنارة جيدة، وأبواب مناسبة ونوافذ مؤمنة وغير ذلك.
4. تزويده بأرفف حديدية، ونظام تكييف هواء، ونظام مراقبة الدخول والخروج.

المـادة 7
يتعين أن يكون مبنى الأرشيف المنشأ في الجهة الحكومية لهذا الغرض واسعاً، وتهويته جيدة، وبه أرفف حديدية، وأن يتوافر فيه -كحد أدنى- مخزن لحفظ الأرشيف، وقاعة مطالعة، ومكاتب أرشيفيين، ويشترط في مخزن الأرشيف الآتي:
1. انفصاله عن ساحات العمل والمكاتب، وأن يكون بعيداً عن ممرات الجمهور.
2. لا تقل مساحة كل قاعة من قاعاته عن 200 م2 وارتفاعها عن 2.50 م.
3. لا تقل طاقة الحمولة الأرضية لمخزن الأرشيف عن 1100 كلغ للأرفف الحديدية الثابتة، و1700 كلغ للأرفف الحديدية المتحركة.
4. لا تكون الأرضية حاملة للغبار.
5. لا يتجاوز علو الرف 2.20 م، وأن يكون مرتفعاً عن سطح الأرض بـ 10 سم.
6. تكون الجدران والأبواب عازلة ومضادة للحريق، ومحكمة الغلق لتفادي دخول الحشرات والقوارض الضارة بالوثائق.
7. تكون النوافذ صغيرة الحجم لتفادي دخول أشعة الشمس بتركيز عال.
8. لا تتجاوز الإضاءة داخل المخزن 150 LUX.
9. يتم تركيب نظام تكييف الهواء داخل المخزن لضبط درجات الحرارة و نسبة الرطوبة حسب نوع أوعية الوثائق على النحو المبين في الجدول التالي:

نسبة الرطوبة درجة الحرارة الوعاء
55 + % 5 % 18° c + - 2°c الورق
%25 - 6° c +- 2°c الأفلام الملونة
+ -% 535 % 17c + - 1°c الأفلام (أسود و أبيض)
%40 + % 5 17° c +- 2°c الأشرطة السمعية
35 + % 5 % 12° c + - 1°c الصور الفوتوغرافية (الأبيض والأسود)
35 + % 5 % 5° c + - 1°c الصور الفوتوغرافية بالألوان
40 + % 5 % 18° c + - 1°c الأوعية الإلكترونية

المـادة 8
1. يتعين على الجهة الحكومية عمل متابعة دورية لظروف حفظ الوثائق وحالتها في وحدة الوثائق، وعمل المعالجة اللازمة لأي وثيقة تكون عرضة للتلف أو الضرر؛ وذلك بالتنسيق مع المركز.
2. تقوم الجهة الحكومية بالتنسيق مع المركز بإقامة دورات تدريبية وورش عمل لموظفيها المعنيين بحفظ الوثائق، لتأهيلهم للمتابعة الدورية لحالة الوثائق، وإمكانية عمل المعالجة الآنية للوثيقة التي تكون عرضة للتلف.
3. تضع الجهات الحكومية بالتنسيق مع المركز خطة لمواجهة حالات الطوارئ، أو الظروف الاستثنائية التي تهدد سلامة الوثائق.

المـادة 9
على الجهة الحكومية أن تتخذ تدابير احترازية لمنع وقوع الحريق، وإبلاغ الموظفين بهذه التدابير، مثل:
1. حظر التدخين قطعياً في قاعات حفظ ومعالجة الوثائق والاطلاع عليها؛ وذلك عبر تعليمات صادرة عن السلطة المختصة تُعمم على جميع الموظفين.
2. إزالة المخلفات والنفايات والأوراق بصفة مستمرة ومنتظمة، كما يحظر تكديسها أو تشوينها داخل مبنى الأرشيف، أو بالقرب منه.

المـادة 10
على الجهة الحكومية عند حدوث حريق في مكان حفظ الوثائق أن تقوم بالآتي:
1. إطلاق صفارات الإنذار.
2. إغلاق الأبواب لمنع انتشار الحريق إلى غرف أو مناطق مجاورة.
3. المسارعة إلى إطفاء الحريق عند بدء نشوبه بوسائل الإطفاء المتاحة.
4. إبلاغ إدارة الدفاع المدني، وخدمات الطوارئ الأخرى كالإسعاف، والشرطة وغيرهما.
5. البدء بإخلاء الوثائق المهمة والأجهزة الحاملة للمعلومات الإلكترونية من المبنى.
6. جرد الوثائق بعد إطفاء الحريق لبيان المتضرر منها والتالف؛ وذلك وفق النموذج المعد لهذا الغرض، وإخطار المركز بصورة منه.

المـادة 11
تعد الجهات الحكومية، بالتنسيق مع المركز خطة للكوارث تشتمل على الآتي:
1. تحديد الأخطار المتوقعة سواء بسبب تصميم المبنى، أو بسبب الطبيعة، أو فعل الغير.
2. إعداد موازنة تقديرية لمواجهة أي كارثة وإدراجها ضمن تقديرات الموازنة المعتمدة.
3. بحث أسباب الكوارث المتوقعة، ومحاولة إيجاد حلول للقضاء على أسبابها، والطرق الفعالة لمواجهتها.
4. طرق معالجة الآثار الناجمة عن الكوارث.
5. إجراء تدريبات على هذه الخطة بشكل دوري.


الفصل الثالث
إدارة الوثائق وأرشفتها
المـادة 12
تتميز الوثيقة العامة بالخصائص الآتية:
1. ذات شكل ورقي أو إلكتروني، أو غير ذلك من الأشكال وتكون في موضوعات شتى.
2. تستخدم كأداة للإثبات.
3. تكون غالباً في صورة نموذج معروف مسبقاً.
4. يتم انتقاء وتدوين بياناتها بعناية.
5. تتميز بالوضوح وسهولة الرجوع إليها.
6. تكون صادرة عن جهة حكومية، أو وردت إليها وترتبط بعملها.
7. موضوع غير محدد.


المـادة 13
1. الوثيقة العامة هي ملك للدولة لا يجوز إتلافها إلا في الحدود المنصوص عليها في هذه اللائحة، أو الحجز عليها أو التصرف فيها، أو تملكها أو حيازتها من دون مقتضى أو كسب أي حق عليها.
2. يجب على كل موظف المحافظة على الوثائق العامة التي في عهدته، ويلتزم بتسليمها إلى جهة عمله عند نقله أو ندبه، أو انتهاء خدمته، ويتم تسليم الوثائق بموجب محضر تسليم، يتضمن كشفاً بالوثائق والملفات التي قام بتسليمها، ويتم توقيع هذا المحضر من قبل المسلم والمتسلم، والرئيس المباشر.
3. تدوّن بيانات الوثائق التي يتسلمها المركز في السجل المخصص لذلك، على أن تشتمل كحد أدنى على البيانات التالية: عنوان الوثيقة والجهة الصادرة عنها، وتاريخ الوثيقة وتاريخ التسلم، واسم مُسلم الوثيقة، واسم متسلمها، واسم الرئيس المباشر في المركز.
4. على كل من يحوز وثيقة عامة أن يقوم بتسليمها إلى المركز بصرف النظر عن الطريقة التي آلت بها إليه.
5. تؤول إلى المركز وثائق أي جهة حكومية تم خصخصتها، أو جرى إلغاؤها ما لم تسند مهامها واختصاصاتها إلى جهة أخرى.

المـادة 14
أ - يتعين على كل من يملك وثيقة تتعلق بالمصالح الوطنية للدولة، أو سياساتها العليا وأمنها الوطني، أو المأثورات الثقافية النادرة التي لها أثر في الدولة – بصرف النظر عن طريقة حيازته لها – أن يقوم بتسليمها أو صورة عنها إلى المركز وفق الضوابط الآتية:
1. أن يقوم بتسليمها من تلقاء نفسه، أو بناء على طلب كتابي من المركز.
2. أن يُسلم أصل الوثيقة أو صورة منها وفقاً لما يقرره المركز.
3. أن يتبع مالك الوثيقة أو المسؤول عنها تعليمات المركز بشأن الحفاظ عليها، حتى انتهاء عملية تسلم المركز لها.
ب – يقوم المركز بتقدير التعويض المناسب لمالك الوثيقة التي آلت إليه ملكيتها بطريق مشروع.
ج – يراعى عند تقدير التعويض المشار إليه في الفقرة (ب) من هذه المادة الآتي:
1. حالة الوثيقة المسلمة (أصلية أو صورة عنها).
2. ندرة الوثيقة وأهميتها للبحث العلمي والتاريخي.
3. المصلحة الوطنية وأهميتها بالنسبة لتاريخ الدولة.
4. اتصالها بالأشخاص الطبيعيين و عائلاتهم.
5. القيمة التراثية، أو الموروث الثقافي الذي تشتمل عليه.
6. الجهد المبذول في الحصول على الوثيقة.
د - يجوز لرئيس اللجنة التنفيذية بناءً على عرض المدير العام، وبعد موافقة مجلس الإدارة، قبول أي وثيقة أخرى لا ينطبق عليها وصف الوثيقة الخاصة، متى رأى أن هذه الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، أو تتعلق بالمصلحة الوطنية.

المـادة 15
1. تكون كل جهة حكومية مسؤولة عن وثائقها منذ نشأتها إلى أن يتم تحويل هذه الوثائق إلى المركز.
2. يقوم المركز بوضع ومتابعة تنفيذ خطط وسياسات وإجراءات نظام إدارة الوثائق العامة الجارية منها والوسيطة بالجهات الحكومية، بما يتوافق مع القانون وهذه اللائحة، وتشريعات الدولة، والمواصفات القياسية، وأفضل الممارسات العالمية.


المـادة 16
لغايات تطبيق أحكام هذه اللائحة تصنف الوثيقة العامة بحسب المراحل الزمنية التي تمر بها كالآتي:
أ- الوثائق الجارية: في هذه المرحلة تعد الوثيقة وسيلة للعمل اليومي، إذ إن أغلبية الملفات تبقى مفتوحة وقابلة للتغيير، وعلى الجهة المنشئة للوثيقة مراعاة الآتي:
1. اختيار الوعاء المناسب عند إنشاء الوثائق والملفات التي يكون مصيرها النهائي الحفظ الدائم؛ وذلك باختيار ورق عالي الجودة، خال من المواد الحمضية التي تؤثر في عمرها الافتراضي.
2. اتخاذ الإجراءات اللازمة عند إنشاء الوثائق الإلكترونية، الخاصة بنوعية الأوعية والبرمجيات بما يُمكن من قراءتها وحفظها على المدى الطويل.
3. تجميع الوثائق المتعلقة بكل موضوع أو معاملة في ملف منفصل منذ بدايته إلى نهايته، ويتم تسجيلها باعتماد رمز التصنيف نفسه، و إعداد أدوات البحث من فهارس وأدلة، وقواعد بيانات، لتسهيل متابعتها والرجوع إليها عند الحاجة.
4. ترتيبها و تصنيفها حسب منهجية التصنيف المشار إليها في هذه اللائحة.
5. ضمان أمنها وسلامتها في الأقسام الإدارية التي تنشئها.
6. تطبيق قواعد خطة حفظ الملفات بشأنها على النحو المبين في هذه اللائحة.

ب- الوثائق الوسيطة: يراعى بشأن الوثيقة الوسيطة الآتي:
1. تحول إلى وحدة الوثائق، حسب إجراءات التحويل المبينة في هذه اللائحة.
2. تحفظ في قاعات الحفظ بالجهة الحكومية وفقاً لسياسات الحفظ المبينة في هذه اللائحة.
3. يكون حق الاطلاع عليها لمنشئها، أو بإذن من المسؤول عن الوحدة المنشئة لها، أو في الأحوال التي يحددها القانون ولائحته التنفيذية.
4. إتلاف الوثائق عديمة القيمة منها حسب الإجراء المعتمد، ووفق أحكام هذه اللائحة.
ج- الوثائق الدائمة: يتعين تحويلها إلى المركز في المدة القانونية المشار إليها في المادة (6) من القانون. ويمكن تحويلها إلى المركز قبل هذا التاريخ بناء على طلب الجهة الحكومية.

المادة 17
يجوز لبعض الجهات الحكومية الاحتفاظ بوثائقها بعد إغلاقها مدداً إضافية؛ وذلك بالشروط الآتية:
1- إذا كانت لازمة لتسيير أعمالها.
2- أن تكون المدة الإضافية بحد أقصى خمس سنوات.
3- التنسيق مع المركز بشأن حفظها وضمان سلامتها.
4- إخطار المركز بقائمة تشتمل على هذه الوثائق.
5- إخطار المركز بكشوف الجرد السنوي لهذه الوثائق.
6- إخطار المركز بأي أخطار تتهدد هذه الوثائق أو تعرضها للتلف.

المادة 18
أ- يجوز لمجلس الوزراء السماح لبعض الجهات الحكومية الاحتفاظ بوثائقها مدداً تخالف المدد المنصوص عليها في المادة (6) من القانون؛ وذلك بالشروط الآتية:
1. صدور قرار من مجلس الوزراء بتحديد هذه الجهات.
2. أن تتعلق الوثائق المطلوب استبقاؤها بالمصلحة العامة، و الأمن الوطني.
3. تتبع في شأن هذه الوثائق الشروط الواردة بالفقرات من (3-6) من المادة (17) من هذه اللائحة.
ب- تسري بشأن باقي الوثائق في الجهة، الأحكام المنظمة لتحويل الوثائق وحفظها وإتلافها المشار إليها في هذه اللائحة. فيما عدا الوثائق المشمولة بحكم المادة (7) من القانون.


الفصل الرابع
نظام الوثائق الجارية و الوسيطة
المـادة 19
تدار الوثائق الجارية والوسيطة في الجهة الحكومية وفق نظام يتم بناؤه على الأسس الآتية:
أ- التدقيق الأولي: القيام بدراسة تحليلية لوضع الوثائق في الجهة الحكومية؛ وذلك بالاطلاع على البيئة الإدارية، والقانونية، والوظيفية التي تؤدي إلى نشأة الوثائق، والوقوف على وضعيتها وأساليب إدارتها؛ وذلك في الزيارة الميدانية لمواقع حفظ الوثائق، وتعبئة النموذج المعد لهذا الغرض.
ب- تحليل أعمال الجهة الحكومية: الاطلاع على الوظائف والنشاطات والعمليات التي تقوم بها لكل وحدة تنظيمية من الوحدات المكونة للهيكل التنظيمي للجهة الحكومية، لبيان مدى تسلسل وترابط الأعمال.
ووفقاً لنتائج هذه الدراسة، يتم تحديد القرارات التي يجب أن تتخذ بشأن:
1. الحاجة إلى نشأة الوثيقة وعدد نسخها، واختيار وعاء الحفظ المناسب لها.
2. شكل وعاء الحفظ (مادي أو إلكتروني).
3. صلاحيات الاطلاع عليها داخلياً.
4. تخزين وحماية محتوياتها.
5. تحديد مدة حفظها.
6. تحويلها إلى وحدة الوثائق.
7. تحديد المسؤوليات في مجال حفظ الوثائق.
ج- تقييم الأنظمة الموجودة: دراسة الأنظمة المعلوماتية ذات الصلة بالوثائق، لبيان مدى تأثيرها في عمليات إدارة الوثائق بالجهة الحكومية والاطلاع على:
1. سبل تكامل الأنظمة الموجودة مع نظام إدارة الوثائق.
2. تحديث الأنظمة المعلوماتية لتتوافق مع احتياجات إدارة الوثائق.
د- إستراتيجيات التجاوب مع متطلبات الوثائق: تحديد وتنسيق إستراتيجيات إدارة الوثائق في الجهة الحكومية والسياسات والإجراءات والمقاييس، وأدوات العمل والآليات اللازمة لضمان إدارة الوثائق بطريقة صحيحة منذ نشأتها وحتى نهاية تداولها في الجهة الحكومية.
هـ- وضع التدابير اللازمة لبناء نظام إدارة الوثائق بما يتلاءم مع الأنظمة القائمة.
و- المراجعة والتطوير: تقييم نظام إدارة الوثائق في الجهة الحكومية لتصحيح إجراءاته وتطويره.

المـادة 20
يكون حفظ الملفات داخل الجهة الحكومية على النحو الآتي:
1. يفتح مغلف لكل صنف في التصنيف الوظيفي في مكاتب الجهة الحكومية، ويدون على المغلف رمز التصنيف الخاص به.
2. تحفظ الملفات في حوافظ من الورق المقوى لتغليف الوثائق وحمايتها من عوامل التلف.
3. تجنب استخدام المساكات الحديدية، والأشرطة البلاستيكية سريعة التحلل والتفاعل الكيميائي مع الورق.
4. يمنع خرم الوثيقة الأصلية.
5. يكتب تاريخ، فتح، وغلق الملف في المكان المخصص له على حافظة الملف، بناء على تاريخ أول وآخر معاملة مدرجة فيه.
6. يكتب عنوان الملف في المكان المخصص له على حافظة الملف مع مراعاة الآتي:
6-1. عدم استخدام عناوين طويلة.
6-2. يجب أن يكون العنوان معبراً عن موضوع الملف.
6-3. تفادي استخدام الكلمات الغامضة، والرموز المبهمة، والاختصارات غير المعروفة.
7. تدوين بيانات الملف في السجل اليدوي أو الإلكتروني (العنوان، المنشئ، تاريخ فتح الملف، تاريخ غلق الملف، رمز التصنيف، مكان الحفظ).
8. ترتيب الوثائق داخل الملف بالتسلسل التاريخي لنشأتها أو تسلمها.
9. إذا كان الملف كبير الحجم يتم تجزئته على ألا يتجاوز حجم كل جزء 8 سم مع مراعاة الآتي:
9-1. تشكيل ملفات فرعية حسب المواضيع الفرعية، أو الفترات الزمنية، أو حسب الحاجة.
9-2. الفصل بين الأجزاء بفواصل من الورق المقوى، و تكتب عليها بيانات الملف الفرعي بنفس نمط الملف الأساسي.
10. يجب عدم حفظ المسودات غير المفيدة والنسخ المكررة في الملف الأصلي، إلا إذا كانت تحتوي على معلومات مفيدة لم تدون في الوثيقة الرسمية.
11. وضع فهرس مفصل لكل ملف يحتوي على بيانات الوثائق الموجودة فيه باستخدام النموذج المعد لهذا الغرض.
12. يتم ترقيم الوثائق بطريقة متسلسلة حسب ترقيم الفهرس مع مراعاة الآتي:
12-1. عدم حجب أي جزء من محتويات الوثيقة.
12-2. استخدام آلة الترقيم لتوحيد شكل الأرقام على الأوراق.
13. تحفظ الملفات في علب أرشيف حسب المواصفات المعتمدة بالمركز.
14. تحفظ هذه الوثائق في أماكن آمنة حسب نوعيتها وسياسات الحفظ.
15. يتم نسخ صور احتياطية للوثائق المهمة والدائمة.



الفصل الخامس
جرد و تصنيف الوثائق
المـادة 21
أ- يتم جرد الوثائق بحصرها والملفات التي تحتويها داخل الوحدات التنظيمية، ووحدة الوثائق بالجهة الحكومية وإعداد قوائم بها؛ وذلك وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
ب- يتعين على كل جهة حكومية جرد ملفاتها ووثائقها في الحالات الآتية:
1. عند نهاية كل سنة.
2. عند نقل الوثائق من مكان حفظ إلى مكان آخر بصرف النظر عن أسباب النقل.
3. بعد الكوارث حتى يتم تقييم درجات الضرر اللاحق بهذه الوثائق.

المـادة 22
يتعين على الجهة الحكومية عند نقل وثائقها مراعاة الآتي:
1. اتخاذ التدابير اللازمة للمحافظة على الوثائق أثناء عملية النقل.
2. نقل الوثائق بطريقة آمنة يراعى فيها حفظ سرية المحتوى.
3. تهيئة الوثائق للنقل بمعرفة موظفين مؤهلين لتفادي تلفها.
4. تنظيم عملية النقل لتفادي فقدان النظام العام للملفات (التصنيف، والترتيب... الخ).


المـادة 23
تُصنف الوثيقة (سرية) في الحالات الآتية:
1. التي تحتوي على معلومات سياسية أو عسكرية، وتعد كذلك المراسلات والمحررات، والرسوم والخرائط، والتصميمات والصور وغيرها من الوثائق التي قد يؤدي كشفها إلى المساس بأمن الدولة.
2. عندما يؤدي كشفها إلى المساس بخصوصية الجهة الحكومية، أو الأشخاص الطبيعيين.
3. إذا كانت تتصل بالمجالات الصناعية (براءات الاختراعات، وتركيبات المواد الكيماوية، ومخططات المنتجات و ما في حكمها...) أو الاقتصادية، أو التجارية.
4. عندما يؤدي كشفها إلى المساس بسمعة الدولة في المحافل الدولية.
5. أي وثيقة أخرى تصدر عن الجهة الحكومية وتعتبرها كذلك، أو يصدر قرار عن الوزير باعتبارها كذلك.

المـادة 24
يكون اطلاع الموظف المعني على الوثائق السرية في الجهة الحكومية، وتلك المحفوظة في المركز في حدود القانون و لائحته التنفيذية، و أي نظم أخرى نافذة في الجهة الحكومية.

المـادة 25
أ- يكون تداول الوثائق السرية في الجهة الحكومية، وتلك المحفوظة في المركز على النحو الآتي:
1- وضع ختم (سري) بوضوح على جميع الوثائق التي تتضمن معلومات سرية وذلك عند نشأتها.
2- حفظها في قاعة مخصصة لهذا الغرض.
3- إنشاء نظام لتتبع تداول الوثيقة السرية؛ وذلك بتسجيل جميع المعاملات التي طرأت على كل وثيقة.
4- اتخاذ جميع الإجراءات التي تكفل للموظف المعني الاطلاع على الوثيقة دون غيره.
5- إلزام الموظف المعني بعدم ترك الوثيقة في متناول الغير.
6- وضع نظام للتحكم في النسخ يحدد عدد النسخ لكل وثيقة، والوحدات والموظفين المعنيين بالاطلاع عليها.
7- يلتزم الموظف المعني بالمحافظة على سرية الوثيقة طيلة فترة خدمته وبعدها، وفقاً لأحكام القانون ولائحته التنفيذية.
8- يكون الموظف المعني بحفظ الوثائق السرية مسؤولاً عن تسرب محتواها، أو جزء منه.
9- يكون إخراج الوثيقة من قاعة الحفظ من المركز، أو الجهة الحكومية وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
10- يكون اطلاع غير موظفي المركز على الوثيقة السرية في حدود القانون ولائحته التنفيذية.
11- عدم إرسال الوثائق السرية عبر الشبكة المعلوماتية خارج إجراءات أمن المعلومات الأرشيفية.

ب- تصدر الجهة الحكومية والمركز -كلٌ فيما يخصه- التعاميم الداخلية التي تحذر الموظفين من عواقب إفشاء محتوى الوثيقة السرية.

المـادة 26
يتم تصوير الوثيقة السرية وفق إجراءات تكفل الحفاظ على سرية محتواها ومن بين هذه الإجراءات:
1. عدم ترك الوثيقة بعد عملية التصوير داخل الجهاز.
2. إزالة جميع الوثائق المصورة وبياناتها من الجهاز في مرحلة التجريب.
3. إزالة أثار التصوير الخاص بالوثائق السرية من الجهاز بعد الانتهاء من عملية التصوير.
4. تسليم كل النسخ الورقية والإلكترونية والميكروفيلمية إلى الجهة المعنية بعد الانتهاء من عملية التصوير، بواسطة نموذج التسلم والتسليم المعد لهذا الغرض.


المـادة 27
أ – تبقى الوثائق المحفوظة في المركز والتي صنفت سرية وفقاً للآتي:
1. 50 سنة بالنسبة للوثائق القضائية، وتحسب هذه المدة من التاريخ الذي يصبح فيه الحكم نهائياً.
2. 60 سنة للوثائق التي تمس أمن الدولة، وتحسب من تاريخ إغلاق الملف.
3. 120 سنة للوثائق التي تتعلق بالأفراد، وتحسب من تاريخ الميلاد.
ب – يجوز للوزير زيادة هذه المدد أو تقصيرها وفقاً لمقتضيات المصلحة العامة.

المـادة 28
1. للمركز نسخ الوثائق السرية لنسخة أو أكثر و حفظها في مكان آمن، على أن يتم اتباع الإجراءات اللازمة بعدم تسرب محتواها أثناء عملية النسخ.
2. للمدير العام - بناءً على طلب من الجهة الحكومية- الموافقة على تسليمها نسخاً من بعض الوثائق السرية وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.


المـادة 29
يعتمد نظام التصنيف الوظيفي للوثائق والملفات على الوظائف والنشاطات وعمليات الجهة الحكومية؛ إذ يتم تصنيف الوثائق بجمعها داخل أصناف ومجموعات متجانسة أو متشابهة، يتم تقسيمها وفقاً لمعايير يحددها المركز ويسند لكل نوع من الوثائق والملفات رمز مميز للاستدلال عليه بسرعة ودقة.

المـادة 30
بمراعاة ما ورد في المادة (19) من هذه اللائحة، تعد خطة لتصنيف الوثائق في الجهة الحكومية على النحو الآتي:
1. تحديد الوظائف والنشاطات التي بناء عليها نشأت الوثيقة.
2. يكون التصنيف في شكل هرمي بأن تكون الوظائف مستوى أول، والنشاطات مستوى ثاني، والأعمال مستوى ثالث، ويمكن إضافة مستوى رابع عند قيام المقتضى.
3. يتم ترتيب النشاطات المتشابهة تحت مستوى تصنيفي واحد دون تكرار.
4. تدرج الأعمال تحت النشاطات المناسبة، كما تدرج هذه النشاطات كذلك تحت الوظائف المناسبة.
5. تكون خطة التصنيف مرنة كي تستوعب أية نشاطات جديدة بالجهة الحكومية.

المـادة 31
أ- يعتمد نظام ترميز موحد يطبق على جميع مستويات التصنيف (الوظيفة، النشاط، العملية)، وصوره كالآتي:
عشرياً: على أساس الأرقام بالتدرج، و ربط الرقم الفرعي بالرقم الرئيسي،؛ وذلك على النحو الآتي:

المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة 1
الثاني النشاط 1.1
الثالث العملية 1.1.1

هجائياً: يعتمد على الحروف الهجائية بالتدرج، وربط الحرف الفرعي بالحرف الرئيسي؛ وذلك على النحو التالي:
المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة أ
الثاني النشاط أ.ب
الثالث العملية أ.ب.أ

مزدوجاً (هجائي، رقمي): يعتمد على الحروف الهجائية، وعلى الأرقام في الوقت نفسه بالتدرج، وربط الرقم الفرعي بالحرف الرئيسي؛ وذلك على النحو الآتي:
المستوى التصنيف الرمز
الأول الوظيفة أ
الثاني النشاط أ.1
الثالث العملية أ.1.1

ب- يطبق نظام التصنيف على الوثائق بفتح ملفات لها، و ترميزها على النحو المشار إليه في هذه المادة.

المـادة 32
تتبنى الجهة الحكومية في التصنيف الوظيفي التصنيف الأنسب لكل نوع من أنواع الوثائق؛ وذلك حسب طبيعة عملها واحتياجاتها لاسترجاع الوثائق والمعلومات على النحو الآتي:
التصنيف الهجائي: ترتب الوثيقة على أساس الحروف الهجائية بناء على الحرف الأول، ويناسب الملفات والوثائق التي تحمل معلومات عن:
أ – الأشخاص: مثل ملفات الموظفين، أو ملفات العملاء، أو ملفات المرضى و....
ب – الأماكن والمواقع الجغرافية: مثل الخرائط، والمخططات.
ج - موضوعات العمل: الذي تقوم به الجهة الحكومية.
التصنيف الرقمي: ترتب الوثيقة على أساس رقمها، ويناسب الملفات والوثائق التي ترتب بشكل متسلسل حسب تسجيلها في السجل اليدوي، أو الإلكتروني مثل ملفات المشتريات والمحاسبة، والمعاملات البنكية والتأمين و...
التصنيف التاريخي: ترتب الوثيقة على أساس تاريخ نشأتها، سواء باليوم، أو بالشهر، أو بالسنة، أو بكلها معاً، ويناسب هذا التصنيف معظم أنواع الملفات والوثائق، وقد يكون مكملاً لتصنيف آخر على أن يكون تاريخياً، ورقمياً، أو هجائياً، وتاريخيا، أو هجائياً، ورقمياً.


المـادة 33
تصنف الوثائق على أنها مفيدة للبحث العلمي والتاريخي، إذا تعلقت بمجال من المجالات الآتية:
1. إستراتيجيات وسياسات الجهات الحكومية في مجالات تخصها وفق قانون إنشائها، وهيكلها التنظيمي.
2. القرارات التنظيمية والفردية المعمول بها في الجهات الحكومية، والبحوث والدراسات الإستراتيجية والسياسية وغيرها مما يرتبط بنشاط الجهة الحكومية.
3. إدارة الموارد البشرية والمالية في الجهة الحكومية، مثل: الموازنة وخطة التوظيف والتدريب، وإدارة المشاريع، و...
4. تأسيس وتنظيم الجهات الحكومية، مثل: الهياكل التنظيمية، والتوصيف الوظيفي، والتشريعات الصادرة عن السلطة المختصة.
5. تطوير أساليب عمل الجهة الحكومية، مثل: إجراءات العمل والمنهجيات، والتعليمات والأدلة، ومحاضر اللجان والاجتماعات و...
6. نتائج سير العمل بالجهات الحكومية، مثل: تقارير الإنجازات، والتقارير الدورية والدراسات العلمية، والفنية، والتقنية والإحصائيات و...
7. البحوث والنشاطات العلمية والفنية والتقنية التي تمثل مرجعية للبحث العلمي والتاريخي، مثل: الدراسات والتجارب والتحاليل العلمية الموثقة، وملفات المنشآت والمشاريع والخرائط، والمخططات والإحصائيات و....
8. الصور والمخططات والتقارير وغيرها المتعلقة بالمواقع الأثرية والمباني التراثية.
9. الوثائق المنشأة في فترة ما قبل الاتحاد مهما كان نوعها أو شكلها، ومكان نشأتها داخل الدولة وخارجها.
10. أي وثائق أخرى يصدر قرار من الوزير باعتبارها كذلك.

الفصل السادس
خطة حفظ الملفات
المـادة 34
تُحدد خطة حفظ الملفات في الجهة الحكومية مدد حفظ الوثائق والملفات في المكاتب للوثائق الجارية، وفي قاعات الوثائق الوسيطة، وتحدد كذلك المصير النهائي لها (الإتلاف أو الحفظ الدائم).


المـادة 35
يُحدد المركز الوثائق المتشابهة في كل الجهات الحكومية قبل إعداد خطة حفظ الملفات، والتي تتعلق بالمجالات الآتية:
1. التنظيم العام للجهة الحكومية: الوثائق التي تتصل بنشاط الإدارة في مختلف مستوياتها.
2. الموارد البشرية، مثل: التوظيف، وإنهاء الخدمة، والأوصاف الوظيفية، والأداء الوظيفي، والرواتب والعلاوات، والترقيات والإجازات والغياب، والتدريب والتأهيل والنقل والمهمات، و كل ما يخص ملف الموظف.
3. الشؤون المالية، مثل: مستندات القيد، ومستندات الصرف...الخ
4. المناقصات والمشتريات، مثل: عروض الأسعار، والمناقصات...الخ


المـادة 36
أ- بمراعاة سياسات الحفظ والإتلاف في اللائحة التنفيذية، تلتزم كل جهة حكومية بتقديم خطة لحفظ وإتلاف الملفات الخاصة بها على أساس قوائم جرد الوثائق والملفات؛ وذلك لاعتمادها من المركز، على أن يراعى في هذه الخطة الآتي:
1. تشمل الوثائق بكل أنواعها وأشكالها.
2. مواعيد تحويل الوثائق الجارية إلى وسيطة، ومن وسيطة إلى دائمة، وبالتالي تحويلها إلى المركز.
3. مواعيد إتلاف الوثائق الجارية والوسيطة عديمة الفائدة.

ب- يتم تحديث الخطة المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة كل خمس سنوات واعتمادها من المركز.


المـادة 37
فيما عدا الملفات المغلقة، تحدد الجهة الحكومية مدد حفظ الوثائق، في ضوء النصوص القانونية واللائحية المعمول بها لديها؛ وذلك حسب أهمية الوثيقة وحاجتها إليها بمراعاة الآتي:
1. الاستخدامات الفعلية التي تبرر الاحتفاظ بها.
2. أهمية الوثيقة في تحقيق أغراض الجهة الحكومية.
3. أهمية الوثيقة في تحقيق رؤية الجهة الحكومية.
4. أهمية الوثيقة لباقي الوحدات التنظيمية بالجهة الحكومية، وللمتعاملين معها وشركائها.

المـادة 38
1. تُحدد مدة حفظ الوثيقة الجارية أو الوسيطة بعدد السنوات، ويراعى تماثل المدد للوثائق المتشابهة.
2. تُحدد مدة حفظ الملف الذي لم يغلق بمراعاة مدة الوثيقة التي حددت لها مدة أطول.
3. إذا تقرر إتلاف بعض الوثائق دون بعضها الآخر تحفظ باقي الوثائق في الملف نفسه.

المـادة 39
1. ترسل جداول حفظ الملفات إلى المركز للاعتماد النهائي.
2. يُحدد المركز القيمة الدائمة للوثائق المفيدة للبحث العلمي والتاريخي والمصلحة الوطنية.


الفصل السابع
تحويل الملفات
المـادة 40
تحول إلى وحدة الوثائق بالجهة الحكومية الملفات المنتهية، والتي لم تعد مستخدمة بشكل مستمر، ولكنها لازمة لتسيير العمل في هذه الجهة؛ وذلك وفقاً للإجراءات الآتية:
1. ملء النموذج الخاص بتحويل الوثائق إلى وحدة الوثائق.
2. بعد تسلم الوثائق المحولة، يتم تسليم نسخة من النموذج إلى المسلم، ويحتفظ مسؤول وحدة الوثائق بالنسخ الأخرى من النموذج.

المـادة 41
أ-تحول إلى المركز الوثائق الدائمة (الورقية – الإلكترونية- الصور – الأفلام – الميكروفيلم) التي تتوافر فيها الشروط الآتية:
1- أن يكون مضى على إغلاق الملف خمس سنوات.
2- ألأ تكون الوثيقة قد تقرر إتلافها وفق السياسات الواردة في هذه اللائحة.
3- أن تتوافر فيها معايير الوثائق المفيدة للبحث العلمي، والتاريخي، والمصلحة الوطنية.
ب – للمركز تسلم الوثائق الدائمة التي لم يمر على إغلاق ملفها خمس سنوات؛ وذلك بناء على طلب الجهة الحكومية وموافقة المدير العام.
ج- يتسلم المركز الملفات التي مضى على إغلاقها خمس سنوات، ويستثنى من ذلك الآتي:
1. الملفات التي تشتمل على وثائق لازمة لتسيير أعمال الجهة الحكومية، وتقرر هذه الجهة الاحتفاظ بوثائقها مدداً إضافية أخرى لا تتجاوز مدتها خمس سنوات أخرى.
2. تحتفظ الجهات الحكومية بالملفات التي يصدر بشأنها قرار من مجلس الوزراء.

المـادة 42
أ – بمراعاة المادة (7) من القانون، تلتزم الجهة الحكومية بتحويل الملفات الورقية والإلكترونية، والصور والأفلام والميكروفيلم إلى المركز، وفق خطة حفظ الملفات بمراعاة الإجراءات الآتية:
1. تجميع الملفات والوثائق المطلوب تحويلها في مكان واحد بوحدة الوثائق.
2. جرد الملفات والوثائق المطلوب تحويلها.
3. ترتيب وثائق كل ملف حسب التسلسل التاريخي من أقدم وثيقة إلى أحدث وثيقة.
4. تجزئة الملفات كبيرة الحجم إلى ملفات لا يتجاوز سمكها 8 سم.
5. ترتيب الملفات فيما بينها بحسب الوحدات التنظيمية الواردة منها بالجهة الحكومية، والتسلسل الزمني والموضوعي.
6. تحويل الوثائق وفق الأحكام والإجراءات المشار إليها في القانون ولائحته التنفيذية.
7. الالتزام بشروط نقل الوثائق إلى المركز بما يضمن سلامة وسرية الملفات.
8. تُصنف الوثائق التي تحول إلى المركز على أنها سرية، وغير سرية.
ب- بمراعاة ما ورد في المادة (6) من القانون، والمادتين (14، 15) من هذه اللائحة، يتسلم المركز الملفات التي تم إغلاقها، وذلك وفق الإجراءات الآتية :
1. مطابقة الملفات المتعلقة بخطة حفظ الملفات قبل التحويل؛ للتأكد من أن هذه الوثائق التي تشتمل عليها تتوافر بشأنها شروط الحفظ.
2. تسلم الوثائق في المركز وفق نموذج التسليم المعد لهذا الغرض، والتدقيق عليها ومطابقتها بجداول التحويل وتسجيلها وترتيبها وترميزها.
3. تسليم نسخة موقعة من النموذج إلى الجهة المحولة، ويحتفظ المركز بالنسخة الأخرى.
ج - يجوز للجنة التنفيذية الموافقة على الآتي:
1. تسلم وثائق غير مدرجة في خطة حفظ الملفات.
2. تسلم وثائق دون تقييم و لا فرز حسب تقدير المركز.

المـادة 43
يكون تسلم المركز للوثائق وفقاً للإجراءات الآتية:
1. التأكد من مطابقة وصف الملفات والوثائق الواردة في جدول التحويل مع الوثائق والملفات التي تم تحويلها.
2. إذا كانت الملفات والوثائق تطابق ما ورد بجدول التحويل يتم التسلم.
3. إذا كانت الملفات والوثائق غير مطابقة لما ورد في جدول التحويل، يتم رفضها وإعادتها إلى الجهة المحولة.
4. تسجيل البيانات الواردة بجدول التحويل في قاعدة البيانات الخاصة بالمركز.
5. تجهيز الوثائق بتنظيفها وتعقيمها، ومعالجتها بعد تسلمها.
6. يتم حفظ الملفات والوثائق بالمركز وفق خطة الحفظ المعتمدة.
7. توقيع نموذج التحويل من طرف الموظف المعني بالمركز بما يفيد التسلم.

المـادة 44
تكون مساهمة المركز في تحويل الملفات إليه على النحو الآتي:
أ‌. وضع الخطط الزمنية والإجراءات العملية لتحويل الوثائق الدائمة من الجهات الحكومية إليه.
ب‌. مساعدة الوحدات في عملية تحضير وتحويل الوثائق.
ج. التدقيق على مطابقة الوثائق المحولة مع جداول التحويل.
د. إدراج الوثائق المحولة ضمن عهدة المركز.
المـادة 45
يتم تحويل الوثائق داخل ملفات وعلب تتوافر فيها المواصفات الآتية:
1. أن تكون من الورق المقوى، أو من أي مادة أخرى من شأنها حفظ الوثيقة من التلف.
2. خالية من المواد الحمضية.
3. خالية من المواد الحادة و القابلة للصدأ.
4. تكون مقاسات الملفات على النحو التالي:
o طول = 30 سم
o عرض = 22 سم
5. تكون مقاسات العلب على النحو التالي :
o طول = 35 سم
o ارتفاع = 27 سم
o عرض = 8 سم
المـادة 46
أ- يتم ترميز وترقيم العلب حسب النظام المعتمد بالمركز والذي يبين الجهة المحولة، ورقم التحويل، وسنة التحويل، ورقم العلبة وفق الآتي:
1. ترقم التحويلة حسب تسلسلها في السنة على النحو الآتي:



2. ترقم العلب داخل التحويلة ابتداءً من 1 إلى رقم آخر علبة، مع تفادي استخدام المكررات مثل 1 مكرر، و2 مكرر ...الخ
ب- يكون تحويل الملفات باستخدام نموذج جدول تحويل الوثائق المرفق بهذه اللائحة.
المـادة 47
تتعاون الجهة الحكومية مع المركز أثناء عملية تحويل الوثائق، على أن تراعى الإجراءات والخطط الخاصة بعملية التحويل.



المـادة 48
1- يتولى المركز إدارة الوثائق والملفات المحولة إليه بطريقة تضمن المحافظة على وحدة مصدرها، وهيئتها الأصلية وتركيبها الداخلي دون فصلها.
2- يقوم المركز بالإعداد الفني لأرصدة الوثائق الدائمة المحولة إليه ووصف محتواها، وفقا للمواصفات المتبعة في هذا المجال، بما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات التي تحتوى عليها؛ وذلك باستخدام كل الوسائل الفنية والتكنولوجية لإعداد الفهارس والأدلة، وقواعد البيانات الضرورية.


الفصل الثامن
إتلاف الوثائق
المادة 49
يُحظر إتلاف وثيقة أو مجموعة وثائق خارج تعليمات، وإجراءات إتلاف الوثائق المعتمد بالمركز.

المادة 50
تشكل في المركز بقرار من رئيس اللجنة التنفيذية لجنة تسمى (لجنة إتلاف الوثائق)، وتُحدد اختصاصات اللجنة ونظام عملها من قرار تشكيلها.

المادة 51
أ- يتم إتلاف الوثائق التي لم تعد لازمة لتسيير عمل الجهة الحكومية، وغير المفيدة للبحث العلمي والتاريخي والمصلحة الوطنية؛ وذلك بالتنسيق مع المركز، ووفقاً لأحكام هذه اللائحة.
ب- يتم عمل فرز دوري للوثائق المحفوظة بالمركز وتقييمها، وإتلاف غير المفيد منها، وفق الخطة الزمنية المشار إليها في الفقرة (ج) من هذه المادة.
ج- يضع المركز خطة زمنية لعمل فرز دوري للوثائق المحفوظة لديه وتقييمها، وإتلاف غير المفيد منها، ويتم تحديث هذه الخطة بشكل سنوي.

المـادة 52
تتقيد الجهة الحكومية بالتالي عند إتلاف الوثائق:
1. بتطبيق القواعد المذكورة في خطة حفظ الملفات بشأن تواريخ إتلاف الوثائق.
2. بالخطط الزمنية المعتمدة لتنفيذ عمليات إتلاف الوثائق.
3. استخدام نموذج إتلاف الوثائق المرفق بهذه اللائحة.
4. بتدوين بيانات الوثائق التي تم إتلافها (النوع – الكمية) في السجل المعد لهذا الغرض.
5. بأخذ الموافقة الكتابية للجنة إتلاف الوثائق على عملية الإتلاف.
6. بالتخلص من الوثائق المطلوب إتلافها باتخاذ اللازم لضمان سرية المعلومات والمحتويات.
7. بحفظ عينات عشوائية من الوثائق المتلفة في المركز.

المـادة 53
أ- للجهة الحكومية إتلاف الوثائق التالية دون إذن المركز :
1. النسخ المتكررة الموزعة على الوحدات التنظيمية في الجهة، والتي تم حفظ الأصل منها في الوحدة المسؤولة عن الملف.
2. المسودات.
3. المطبوعات، والمنشورات، والمطويات، مع مراعاة حفظ عدد عشر نسخ منها.
4. نماذج العمل الفارغة أو الملغاة.
5. المظاريف الملغاة.
6. الأوراق الإدارية الفارغة والحاملة لشعار (ملغى).
ب- يكون إتلاف الوثائق المشار إليها في الفقرة (أ) من هذه المادة وفق النموذج المعد لهذا الغرض.
ج- على الجهة الحكومية موافاة المركز بقائمة الملفات المطلوب إتلافها قبل عملية الإتلاف، بالإضافة إلى نموذج الإتلاف بعد استيفائه.

الفصل التاسع
الاطلاع على الوثائق
المـادة 54
إتاحة الاطلاع على الوثائق بالمركز إجراء قانوني وفني، يؤدي إلى تمكين الجهات الحكومية، وممثلي السلطات العليا والقضائية والباحثين من الوصول إلى الوثائق للاطلاع عليها، وفقاً للشروط الواردة في المادة 55.

المـادة 55
يكون الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالمركز وفقاً للشروط الآتية :
أولاً: بالنسبة للجهات الحكومية والسلطات العليا:
1. للجهات التي أرسلت وثائقها للمركز، وفي الحالات التي يقدرها المدير العام، أو من يفوضه.
2. السلطات القضائية المختصة في الدولة، أو في أي من الإمارات الأعضاء في الاتحاد؛ وذلك بموجب كتاب من السلطة الطالبة.
3. لوزير شؤون الرئاسة.
4. مستشار الأمن الوطني.
ثانياً: يجوز للباحثين بموافقة المدير العام الاطلاع على الوثائق المحفوظة وفقاً للآتي:
1. ألا تكون الوثيقة المطلوب الاطلاع عليها مصنفة على أنها سرية.
2. الوثائق التي تتضمن مادة معلوماتية للباحثين الراغبين في الاستفادة من هذه المادة.
3. أن تكون الوثيقة مفيدة للبحث العلمي والتاريخي بحسب نظام التصنيف المطبق في المركز.
4. أن يكون الاطلاع على الوثائق داخل المركز فقط.
5. أن يكون الاطلاع وفقاً للنموذج المعد لهذا الغرض.
6. للمدير العام -في الأحوال التي يقدرها- الموافقة على إطلاع الباحث على النسخة غير الإلكترونية للوثيقة.

المادة 56
يتاح الاطلاع على الوثائق المحفوظة بالمركز بعد زوال السرية عنها وفقاً لأحكام هذه اللائحة.

الفصل العاشر
الأرشفة الإلكترونية
المـادة 57
يعد وثيقة إلكترونية كل تسجيل على الأشرطة الممغنطة، أو غير ذلك من الوسائط الإلكترونية، وتشمل الوثائق العامة، والتاريخية، والوطنية، وعلى الجهات الحكومية اتباع التالي في حفظها:
1. تحويل وإرسال الوثائق في شكل (PDF/Archive ISO 19005-1:2005).
2. إعداد أشكال إضافية أخرى مثل:TIFF G4 أو JPEG ؛ وذلك مع الاحتفاظ بالنسخة الأصلية المحفوظة في شكل PDF/Archive.
3. الاحتفاظ بنسخة أخرى من الوثائق المنتجة من أصل إلكتروني في شكلها الأصلي مثل: Word) Processing , Spread Sheets, Database Reports, …etc)
4. يمنع حفظ الوثائق في أشكال غير شائعة، والتي قد تحتاج إلى برامج خاصة لعرض محتويات الوثيقة.

المـادة 58
على الجهة الحكومية توحيد شكل ونوع الفهرسة في عملية وصف الوثائق؛ وذلك باستخدام (المعيار أيزو 23081- ISO) والمقاييس الدولية الأخرى، لتحديد حقول الفهرسة و الوصف الأرشيفي، مثل: ISAD G , ISAAR CBF , ISDIAH.


المـادة 59
1. تحول الوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية، على أن يتم البحث عبر محتويات نصوص الوثائق نفسها؛ وذلك باستخدام تقنيات (ICR and OCR).
2. الحفاظ على محتوى الوثيقة عند عملية التحويل إلى نصوص مقروءة، وتوفير نسخة ثابتة طبقاً للأصل.

المـادة 60
أ- تدار الوثائق الإلكترونية وفقاً للآتي:
1- أن يكون نظام المعلومات مصمماً لحفظ واسترجاع الوثائق، ومنظماً بهدف مراقبة الوظائف الخاصة لإنتاج وحفظ وإتاحة الوثائق والميتاداتا، بضمان المحافظة على المميزات الأساسية للوثيقة الأرشيفية الإلكترونية على المدى الطويل (الإثبات، الأصالة، السلامة، القابلية للاستعمال).
2- تأمين الخطط الخاصة بدورة حياة السجل، بداية من الإنشاء إلى الحفظ المؤقت، ثم الحفظ الدائم أو الإتلاف؛ وذلك بإتاحة خاصية إدارة خطة حفظ الملفات، ويجب توفير خاصية إدارة نظام تصنيف الوثائق وتوحيد رموزها.
3- يمكن إنشاء تطبيقات جديدة في علوم الحاسوب، قادرة على تحديد الوثائق ذات القيمة الأرشيفية، وضمان حفظها وإتاحتها في المدى الطويل.
4- حفظ وثيقة الأرشيف مثل: (الوثيقة بالذات، ومعطيات بياناتها، والوثائق التي تصف سير التطبيق بشكل جيد) على ألا تتغير جودتها الأرشيفية بمجرد تغير التطبيقات و الأجهزة.
5- يحظر التغيير والتحديث والنقل، وأي تبديل على تطبيقات الحاسوب مثل: (تبديل الجهاز، أو البرنامج) بما قد يؤثر في أصالة وسلامة الوثائق، وقدرة النظام في حفظها، وقدرة الأرشيف أو الأقسام المنتجة في إتاحة الوثائق في المدى الطويل.
6- أن تكون الوثائق في شكل يسمح بإنجاز نسخ قابلة للتغيير.
7- أن تكون الوثائق في شكل يسمح بعرضها على الشاشة، أو طباعتها على الورق.
8- تأمين تطبيقات قابلة للتطوير ومبنية على نظام البرامج المفتوحة.
ب- على الجهة الحكومية عند تصميم برنامج إلكتروني -تتداول عبره وثائقها الإلكترونية- مراعاة أن يكون الاطلاع على الوثيقة للأشخاص المخول لهم ذلك، وفقاً لأحكام القانون وهذه اللائحة، والقواعد النافذة لديها.


المـادة 61
يُصمم نظام لحفظ الوثائق الإلكترونية، كي يتيح إمكانية تصدير الوثائق المحفوظة بداخله إلى أنظمة حفظ وثائق إلكترونية أخرى، على أن يراعى في عملية التصدير الآتي:
1. تصدير هذه الوثائق بصيغ قياسية مثل صيغة PDF/A بالنسبة للوثائق الورقية، وأي مواصفات عالمية أخرى للوثائق و الأوعية الأخرى.
2. إمكانية تصدير بيانات الوثائق في صيغ ASCII Text و XML و EAD و EAC.
3. يجب الاحتفاظ بهيكل تصنيف الوثائق، على أن يتم تصدير معلومات التصنيف وبيانات السرية.

المـادة 62
تحول إلى المركز الوثائق الإلكترونية بنفس الشروط و الإجراءات الخاصة بتحويل الوثائق الورقية، والمنصوص عليها في هذه اللائحة، وبمراعاة الآتي:
1- تحول البرامج المصاحبة للوثائق الإلكترونية و الميتاداتا الوصفية (قواعد البيانات) لضمان قابلية الاطلاع في المدى الطويل.
2- استخدام أوعية ضوئية أو رقمية عالية الجودة مخصصة للأرشفة.

المادة 63
1. تحميل الوثائق والفهارس على وحدات خارجية.
2. على الجهات الحكومية نسخ الوثائق والفهارس الخاصة بها إلى وحدات تخزينية عالية السعة، حتى يسهل إرسالها إلى المركز ليتم تحميلها على أنظمة الأرشيف المستخدمة فيه.

المـادة 64
يراعى في اختيار الجهة الحكومية لبرامج الأرشفة الإلكترونية، أن تكون متكاملة مع برامج المركز وتتوافر بها الوظائف الأساسية الآتية :
1. التقاط و معالجة الوثائق إلكترونياً.
2. إدارة عناصر الميتاداتا والفهارس.
3. إدارة الحفظ والإتلاف.
4. إدارة مكونات التخزين.
5. البحث و الاسترجاع و العرض.
6. إدارة صلاحيات الاطلاع.
7. ترحيل البيانات و الوثائق الإلكترونية.
8. التكامل مع الأنظمة الإلكترونية ذات الصلة.

المـادة 65
1. على الجهة الحكومية تأمين الوثيقة الإلكترونية منذ إنشائها، باتباع قائمة المراحل و السياسات المفصلة في معيار أيزو 15489 - ISO فيما يخص وضع نظام آمن جداً، و معيار أمن المعلومات أيزو 27001 - ISO و 27002 - ISO.
2. يتم التقيد بتطبيق سياسات أمن المعلومات المعتمدة بالمركز.


المـادة 66
على الجهات الحكومية اتباع التدابير الكفيلة بالحفاظ على الوثائق الإلكترونية في حالة الكوارث؛ وذلك على النحو الآتي:
1- تأمين مساحات تخزين إضافية للوثائق على الخادم الثانوي (سيرفر).
2- إعداد نسخ احتياطية للوثائق، على أن تحفظ في مكان غير الذي أنشئت فيه.
3- تكون النسخ الاحتياطية في شكل إلكتروني و ميكروفيلم.
المـادة 67
تضع الجهات الحكومية -بالتنسيق مع المركز- سياسة للأرشفة الإلكترونية، على أن تبين أنواع الوثائق الإستراتيجية والحيوية، التي يجب إنجاز نسخ احتياطية لها في شكل إلكتروني وميكروفيلم.


الفصل الحادي عشر
الخدمات المدفوعة الأجر للمركز
المـادة 68
يقدم المركز خدمات متنوعة مدفوعة الأجر للجهات الحكومية وغيرها؛ وذلك في المجالات ذات الصلة بنشاطه، ويصدر رئيس اللجنة التنفيذية -بعد موافقة المجلس- قائمة بهذه الخدمات، وقيمة الأجر لكل خدمة، على أن يتم تحديث هذه القائمة كلما اقتضى الأمر.


الفصل الثاني عشر
أحكام ختامية
المـادة 69
النماذج الملحقة بهذه اللائحة تعد جزءاً لا يتجزأ منها، وللجنة التنفيذية الموافقة على تعديلها بحسب مقتضيات العمل.

المـادة 70
يجوز لرئيس مجلس الإدارة تفويض بعض صلاحياته الواردة في هذه اللائحة لرئيس اللجنة التنفيذية للمركز، أو المدير العام.

المـادة 71
يجوز للجنة التنفيذية تفويض بعض صلاحياتها الواردة في هذه اللائحة للمدير العام للمركز، أو غيره من مديري الإدارات.

الجزء الثاني

الملاحق

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم
دورة تدريبية في مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية
(أبوظبي أول مايو 2012)http://ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث دورة تدريبية للعاملين في الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية بعنوان: (مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية) وهي بداية سلسلة من الأنشطة المتنوعة التي يستهدف المركز بها الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يعمل على تنظيمها. افتتحت الدورة التدريبية بكلمة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث؛ فرحب فيها بالمشاركين، وأكد البعد الاستراتيجي لمثل هذه الدورات التي تسهم في تأهيل القائمين على تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية للوصول إلى سياسات الدولة في حفظ الأرشيف وتنظيمه. وأشار إلى التطور الذي شهدته أرشيفات الدولة بعد أن أصدر صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله- القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث منوهاً بأهمية دور المؤسسات الأكاديمية في إنشاء الدراسات التخصصية في مجال الأرشيف لإضفاء الطابع العلمي عليه. وحثّ الدكتور الريس الحضور على نقل الخبرات التي سيتلقونها إلى جهات عملهم، مبدياً استعداد المركز الدائم للتعاون وتقديم الدعم الكامل في هذا الصدد.
بدأت فعاليات الدورة بمحاضرة للأستاذ عبدالكريم بجاجة حول (واقع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة: الواقع والآفاق). أكد أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية ومن خطر الخطأ والإهمال، وضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظرياً وميدانياً. واستعرض المحاضر نماذج للأرشيفات المهملة والمبعثرة في دولة الإمارات قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق، ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيقات مواد القانون، ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث. وقدم المحاضر عدداً من التوصيات للارتقاء بالأرشيفات والمحافظة على الوثائق بهدف سرعة الوصول إليها عند الحاجة.
وكانت المحاضرة الثانية من طرف الأستاذ أحمد موجب بعنوان: (نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، والإجراءات الفنية في الأرشيفات)، وفيها تمّ التعريف بالوثائق في كل مرحلة من مراحل عمرها: الجاري، والوسيط، والتاريخي، وإجراءات العمل فيها، ثم استعرضت خطة حفظ الملفات وأهدافها، وكيفية إعدادها، ومعايير تحويل الأرشيف الوسيط إلى تاريخي، واختتمت بالإجراءات التي يجب اتباعها لدى إتلاف الوثيقة وطريقة الإتلاف في وقتنا الحاضر.
وأكدت المحاضرة الثالثة للأستاذ سفيان بوحرات عن (الأرشفة الإلكترونية وبرامجها) دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق، وفي سهولة تصنيفها، والوصول إليها، وإتاحتها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضاً، وبينت المحاضرة دور الأرشفة الإلكترونية السليمة التي تراعى فيها الجودة والدقة والمطابقة في الوصول إلى الحكومة الإلكترونية التي تتطلع إليها دولة الإمارات ضمن استراتيجيتها المستقبلية، وكشفت المحاضرة عن عدد من البرامج والتقنيات الحديثة ووظائفها في الأرشفة الإلكترونية، وتطرقت إلى العمل في مجال الأرشفة الإلكترونية وأهم المواصفات القياسية فيه.
الجدير بالذكر أن حوالي ستين أرشيفياً يمثلون الجهات الحكومية في إمارة أبوظبي شاركوا في هذه الدورة، وفي ختام الدورة وزع المركز الوطني للوثائق والبحوث الشهادات على جميع المشاركين.
(ملاحظة: أضيف في هذا المقال أسامي المحاضرين الذين قدموا عروضاً).

[عبدالقادر مجناح]

شكرا استاذنا الكريم. ممكن هناك برنامج لتسيير الارشيف عوضا عن استخدام نظام اكسس

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يتسلم النسخة الأولى لأكبر أطلس في العالمhttp://ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

بدعم و توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز و بهدف دعم البحث العلمي يستقبل المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة في أبوظبي النسخة الأولى لأكبر أطلس للعالم "ايرث بلاتينم" الذي تطبع منه دار النشر الأسترالية "ميلينيوم هاوس" إحدى وثلاثين نسخة فقط. ويعدّ هذا الأطلس- بإصداره المحدود، والفريد بحجمه ووزنه وثراء محتواه- كتاباً نادراً ومرجعاً أساسياً، وجزءاً من أهم المجموعات المكتبية، وسوف يستهوي هواة الكتب والباحثين ولا سيما المتخصصون في علم الجغرافيا.
وقال سعادة الدكتور عبد الله الريس- مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث- لدى استقباله الأطلس: "لقد أدرك المركز أهمية هذا العمل النادر والمتخصص، فكان أول من بادر إلى اقتنائه، وهو ينظر بأمل كبير إلى الفائدة التي سوف يحققها للباحثين؛ فالجغرافيا هي التاريخ الساكن، ومن أولى من المركز بهذا التاريخ الذي رصده كبار رسامي الخرائط في العالم، وأكثر العدسات مهارة لتوثقه في هذا الإنجاز العظيم الذي سوف يقدم فائدة كبيرة في مجال علوم الطبوغرافيا، وفي البحث العلمي الجغرافي، وفي الدراسات الجغرافية التي تعنى بمقارنة الماضي بالحاضر؟ وانطلاقاً من دورنا في نشر المعرفة فإن المركز سوف يتيح هذه النسخة للباحثين الجادين، ويمنح الزائرين الفرصة ليتجولوا حول العالم على صفحاتها".
وإذ يفخر المركز باقتنائه هذا المرجع الهام والفريد فإنه لن يدخر جهداً في خدمة الباحثين والمستفيدين، مشيراً إلى أن دقة هذا الأطلس وتميّزه وندرته سوف تسترعي انتباه هواة الكتب والمثقفين والجغرافيين. وشكر سعادته دار ميلينيوم هاوس التي عرفت بإبداعاتها وابتكاراتها المتوالية على جهودها في هذا الصدد، مؤكداً العمل من أجل مزيد من الروابط الوثيقة بين المركز وبينها لفائدة للطرفين. وشكر جوردن شيرز - ممثل دار ميلينيوم هاوس- المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي أحاط هذا الإنجاز العلمي النادر بما يستحقّ من اهتمام، وقال: "إن إدارة ميلينيوم هاوس وضعت المركز الوطني للوثائق والبحوث في مقدمة المؤسسات التي توجهت إليها لتعرف بأطلسها العملاق "ايرث بلاتينم"؛ إيماناً منها بأن هذا المكان هو المناسب لاقتنائه، وأن القائمين على المركز هم أكثر إدراكاً لقيمة هذا العمل الذي يقدم وجهة نظر غير مسبوقة في العالم، وسيصل إلى أيدي المستفيدين الحقيقيين. ولما كان المركز يحظى بمنزلته المتميزة ومكانته المرموقة لدى الباحثين فإننا متيقّنون أنه سيكون حريصاً على اقتنائه، ولاسيما أن في مكتبته العديد من أطالس دار ميلينيوم هاوس المتخصصة".
وأضاف: "إن هذا الأطلس تحفة نادرة وهو بحجمه الكبير، وطباعته الرائعة، وقيمته الفنية العالية، وتغليفه الفريد يعدّ مرجعاً نادراً؛ لأن دار ميلينيوم تعتزم إتلاف صفائح تصويره الطباعي بعد إتمام الطباعة". ونيابة عن سعادة سفير أستراليا لدى الإمارات العربية المتحدة سعادة بابلو كانج، تحدث السيد موين أنور مدير التجارة و الاستثمار بمكتب حكومة new south Wales بأبوظبي، فقال: "في عصر التقنية الذي نعيشه يسعدنا أن نرى تلك الروح الرائدة في صناعة تواجه تحديات كثيرة، وهنا يرجع الفضل للمركز الوطني للوثائق والبحوث الذي قد تبين الإمكانات الهائلة التي ينطوي عليها هذا الأطلس في مرحلة مبكرة من إعداده، فوافق على اقتناء نسخة منه، وهذا دليل على الثقة المتبادلة بين الإمارات العربية المتحدة، وأستراليا بصفة عامة. ونأمل أن يزيد ذلك الأطلس من قوة الروابط بين بلدينا".
الجدير بالذكر أن هذا الأطلس يحتوي في صفحاته المائة والثمانية والعشرين على صور عالية الدقة وفريدة لها مغزاها في العالم، وخرائط دقيقة مقسمة حسب الموضوعات: لأوروبا، والولايات المتحدة الأمريكية، وكندا، وأستراليا، والهند... ويتميز أطلس العالم الكبير بحجمه؛ فعرضه 1.8م، وطوله 2.75 م، ووزنه 128 كيلو غراماً، وصُمّم غلافه وأُعِدّ يدوياً. وقد استقبل هذا الإنجاز العالمي الباهر عدد كبير من كبار الخبراء والمتخصصين، ومجموعة من الإعلاميين، ولفيف من المثقفين والمهتمين.
وتجدر الإشارة إلى أن المركز الوطني للوثائق والبحوث- الذي يقتني الأطلس "ايرث بلاتينم" - يحتفظ بملايين الوثائق التي تعنى بتاريخ دولة الإمارات ومنطقة الخليج، وهو الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، وهو إحدى المؤسسات التوثيقية الرائدة للتعريف بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة وهويتها، ويحرص على تشجيع الإبداع والبحث العلمي للمساهمة في بناء مجتمع مزدهر. ويحظى المركز الذي تأسس عام 1968 بناء على توجيهات المغفور له -بإذن الله- الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان- بعضوية أهم المنظمات الدولية ذات الصلة بتخصصاته، ويركز اهتمامه في هذه المرحلة في تنظيم أرشيفات الوزارات والمؤسسات الرسمية وشبه الرسمية، ويقوم بجمع التاريخ الشفهي وتوثيقه، ويعدّ البحوث المتخصصة، و ينشرها.

[عبدالكريم بجاجة]

الوطني للوثائق والبحوث يختتم الدورة التدريبية للعاملين في الأرشيف في الجهات الحكومية.

أبوظبي في 15 أكتوبر/ وام /
اختتم المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة في مقره بأبوظبي الدورة التدريبية للعاملين في الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية بعنوان "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية" وذلك استكمالا لمشروعه الذي يستهدف الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يعمل على تنظيمها.
وافتتحت الدورة بكلمة سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي رحب بالمشاركين وأكد الدور الكبير لمثل هذه الدورات في تأهيل القائمين على تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية مشيرا إلى التطور الذي طرأ على أرشيفات الدولة والنقلة النوعية التي شهدتها بعد أن أصدر صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله- القانون الاتحادي رقم "7" لسنة 2008م بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
وبدأت الدورة بمحاضرة السيد/ سفيان بوحرات عن "الأرشفة الإلكترونية وبرامجها" أكدت دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق وفي سهولة تصنيفها والوصول إليها وإتاحتها والمحافظة عليها من التلف والضياع مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضا .
و كانت المحاضرة الثانية للسيد/ أحمد موجب بعنوان "نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة والإجراءات الفنية في الأرشيفات" وشملت التعريف بالوثائق في كل مرحلة من مراحل عمرها.
وتناولت المحاضرة الثالثة للسيد/ عبدالكريم بجاجة " الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة... الواقع والآفاق" أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية وخطر الخطأ والإهمال وضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظريا وميدانيا./وام/ياس/
http://wam.org.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1290001257124&p=1135099400289&pagename=WAM%2FWamLocAnews%2FW-T-LAN-FullNews

[سيد أحمد الجزائري]

أخبار علم المكتبات في الإمارات جديد

: قسم المكتبات والمعلومات في الجامعة الأمريكية في الإمارات إنضمت كوكبة جديدة من الطلبة من حملة البكالوريوس في الإقتصاد والحاسوب والتاريخ واللغة الإنجليزية والمكتبات والمعلومات وغيرها من العلوم الصرفة والإجتماعية والإنسانية الى برنامج الماجستير في علم المكتبات والمعلومات في الجامعة ألأمريكية في الإمارات ، وفي الوقت الذي اوجه التحية الى الطلبة الذين إنضموا الى البرنامج حديثاٌ وهم بكل تأكيد سيكونوا بإذن الله _ مع زملائهم طلبة الدفعة الأولى_ قادة مهنة المكتبات والمعلومات في دولة الإمارات العربية المتحدة الحبيبة بشكل خاص ودول الخليج العربي عموماٌ ، اتمنى ان ارى المزيد من الطلبة من جنسيات عربية وأجنبية في هذا القسم الفتي والفريد من نوعه في دولة الإمارات البلد الجميل متعدد الثقافات الذي يعمل و يعيش فيه ( بفضل من الله سبحانه وتعالى ورعايته ) بسلام وأمن وإطمئنان أناس من اكثر من 205 بلداٌ ( أكثر من الدول الأعضاء في الأمم المتحدة)

http://www.facebook.com/AUE.ae/posts/517502911596822 (http://www.facebook.com/AUE.ae/posts/517502911596822)

http://www.aue.ae/index.php/colleges-institutes/programs/graduate-programs/item/178-master-in-library-and-information-science

[سيد أحمد الجزائري]

إذ سمحتم أستاذنا الخبير السيد عبدالكريم بجاجة (http://www.alyaseer.net/vb/member.php?u=19513)

الوطني للوثائق والبحوث يشارك في إحياء فعاليات يوم الوثيقة في الشارقة | 21 أكتوبر
2012

يشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة- في يوم الوثيقة الذي يحتفي به مركز الوثائق والبحوث في الشارقة بورقة عمل يقدمها خبير الأرشيف السيد سفيان بوحرات عن تجربة المركز في إدارة الوثائق وتوثيقها وحفظها. وتأتي هذه المشاركة انطلاقاً من دور المركز في حفظ ذاكرة الوطن التي تضمها ملايين السجلات الخاصة بدولة الإمارات وشبة الجزيرة العربية.

تتطرق ورقة العمل إلى الأسس التشريعية والعلمية القياسية التي يتبناها المركز في تصميم منهجيات العمل الأرشيفي في الوزارات والهيئات الحكومية، وبناء نظام متكامل لإدارة الوثائق الحكومية والسياسات والإجراءات الخاصة بتنظيمها.

وتتناول ورقة العمل التي استوحاها خبير الأرشفة من خط سير الوثيقة في المؤسسات الحكومية وإدارتها في جميع مراحلها العمرية، بدءاً بمرحلة النشأة والاستخدام الإداري، ووصولاً إلى مرحلة الأرشيف الوسيط بناء على المعيار الدولي آيزو 15489 وغيره من المقاييس الدولية في مجال ضبط الوثائق وتحليلها وتصنيفها وحفظها بما يتفق مع المواصفات التي يطبقها المركز وهو يواكب عمله في تشكيل رصيده الأرشيفي الوطني والتاريخي.

وتقدم الأستاذة سلمى المنصوري مديرة إدارة الأرشيفات في المركز ورقة العمل بحديث مقتضب عن دور المركز الوطني للوثائق والبحوث وعمله لتطوير أساليب العمل في كل تخصصاته ومهامه حتى يواكب الممارسات العالمية، وتحقيق ما يتطلع إليه في إطار توفير الخدمات للباحثين، وحفظ الذاكرة الوطنية للأجيال القادمة بما يعزز الهوية الوطنية، وتتناول مديرة إدارة الأرشيفات جوانب من تجربة المركز في إثراء أرشيفاته بالوثائق التاريخية ذات العلاقة بدولة الإمارات ومنطقة الخليج من مختلف أنحاء العالم، ثم أساليب توثيق الوثائق التاريخية وحفظها.

ويشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث وهو من أقدم المراكز الأرشيفية في منطقة الخليج بعرض أفلام وثائقية تاريخية على شاشة عرض كبيرة إلى جانب نماذج من مقتنياته من الصور والوثائق المهمة في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، في القاعة التي تشهد فعاليات يوم الوثيقة.

http://www.cdr.gov.ae/ncdr/Arabic/news/newsDesc.aspx

[عبدالكريم بجاجة]

[QUOTE=سيد أحمد الجزائري;143716]
أخبار علم المكتبات في الإمارات جديد

تحية طيبة وبعد؛
لقد فتحت هذه الصفحة للحديث عن الأرشيف في الإمارات، وليس حول المكتبات التي خصص لها صفحات عديدة. الرجاء نشر الأخبار عن المكتبات في الصفحات المناسبة، أو فتح ركن جديد خارج عن الركن الذي أتشرف بإدارته.
وشكراً.

[عبدالكريم بجاجة]

جريدة الخليج
« المركز الوطني للوثائق يقيّم أرشيف دوائر رأس الخيمة"
الأحد 4 نوفمبر 2012
رأس الخيمة - حصة سيف-
قدم عبدالكريم بجاجة، خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة، صباح أمس، تقريراً عن أوضاع وحدات الأرشيف في عدد من الدوائر المحلية في رأس الخيمة، متضمناً عدداً من النصائح والتوصيات لتحسين وضع العملية الأرشيفية، في مقر مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة .
ودعا خبير الأرشيف كل دائرة محلية أو اتحادية قبل أن تتخلص من أرشيفها أن تخطر المركز الوطني للوثائق والبحوث ليتم إرسال مشرفين ومختصين لتقييم الأرشيف واتخاذ القرار إما بالاحتفاظ به في الجهات المختصة بالوثائق في كل إمارة، أو في المركز الوطني للوثائق والبحوث وضمه للأرشيف التاريخي الوطني أو إتلافه .
حضر اللقاء الدكتور علي فارس، مدير مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة، وممثلو عدد من الدوائر المحلية التي سبق وزارها المختصون بالأرشيف من المركز الوطني للوثائق والبحوث لمتابعة الأرشيف الوطني .
وقال عبدالكريم بجاجة: هدفنا إكمال زيارة 800 جهة حكومية اتحادية ومحلية في الدولة لتطوير ومتابعة وحدة الأرشيف للوصول إلى وضع نظام إدارة الوثائق والأرشيف الإلكتروني .
http://www.alkhaleej.ae/portal/5e5560bb-50f5-4ff7-94c5-f62c108ea501.aspx


« خطوات لمتابعة تنظيم الأرشيف الوطني وفروعه»
الاثنين ,05/11/2012
رأس الخيمة - حصة سيف-
قال السيد عبد الكريم بجاجة خبير أرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث إن المركز سينظم زيارات ميدانية لكل الدوائر المحلية في كل إمارة على حدة لمتابعة وتنظيم الأرشيف الوطني الذي سيكون مقره الرئيس في العاصمة أبوظبي وله فروع في كل إمارة بالتعاون مع مراكز البحوث والدراسات في كل إمارة وانشاء مركز مستقل للأرشيف في الإمارات التي لا يوجد فيها مراكز للبحوث .
وأوضح في محاضرة بعنوان الارشيف في دولة الإمارات الواقع والآفاق، جمعت ممثلين من مختلف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في رأس الخيمة في مقر مركز الدراسات والوثائق في الإمارة، أنه لابد أن يكون لكل إمارة ارشيفها الخاص، وتتطلب السياسة المقترحة لإدارة الأرشيف حسب المعايير الدولية توعية الدوائر الحكومية من أجل إنجاح سياسة الأرشيف. كما تم اقتراح نظام جديد للارتقاء بأرشيف الدوائر الحكومية إلى المستوى العالمي، بهدف تحسين سير الإدارات، وجعل الأرشيف وسيلةَ عملٍ فعَّالة .
أكد الدكتور علي فارس مدير مركز الدراسات والوثائق التابع للديوان الاميري أن المركز سبق وأن بادر وتبنى الاحتفاظ بالأرشيف المحلي للدوائر المحلية إلا أنه لم يحصل على تجاوب وفضلت كل دائرة الاهتمام بأرشيفها الخاص في دوائرها .
http://www.alkhaleej.ae/portal/c8ea5e20-6a46-4438-8b1a-036e4a455fd5.aspx


جريدة الاتحاد
« دورة في رأس الخيمة حول الأرشيف الحكومي»
الاثنين 05 نوفمبر 2012
عماد عبدالباري (رأس الخيمة) –
نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة، أمس دورة تدريبية في مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة حول “إجراءات تنظيم الأرشيف الحكومي”، استهدفت موظفي الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية والاتحادية بالإمارة.
واستعرض المحاضر عبدالكريم بجاجة خبير الأرشيف بالمركز الوطني للوثائق والبحوث نماذج للأرشيفات المهملة والمبعثرة في دولة الإمارات قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق، ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات، بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيقات مواد القانون، ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث.
http://www.alittihad.ae/details.php?id=106238&y=2012#ixzz2BJgyKIiV

[عبدالكريم بجاجة]

مشاركة المركز الوطني للوثائق والبحوث في معرض الشارقة للكتاب
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

حاكم الشارقة يطلع على إصدارات الوطني للوثائق والبحوث في معرض الكتاب
7 نوفمبر 2012
بعد مراسم افتتاح معرض الشارقة للكتاب التقى صاحب السمو صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى، حاكم الشارقة ممثلي المركز الوطني للوثائق والبحوث حيث قدموا لسموه تعريفاً سريعاً عن تطور المركز وأحدث إصداراته، وتقبل سموه منهم نسخة من كتاب (الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي) ، وقد أشاد سموه بما يقدمه المركز الوطني للوثائق والبحوث على صعيد توثيق ذاكرة الوطن.
ويذكر أن كتاب (الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي) يشمل فيضاً من ذكريات أنتوني رندل في أبوظبي أثناء خدمته في العين ضابطاً في قوة ساحل عمان، وواحداً من أبرز قادة قوة ساحل عمان (1960-1962)، ويسوق ذكرياته بالكلمة والصورة عن الدور الكبير الذي قامت به قوة ساحل عمان في التطور المنظم للإمارات المتصالحة قبل وقت طويل من قيام دولة الإمارات العربية المتحدة؛ وذلك في بدايات نشوء مدينة أبوظبي التي غدت من أروع المدن.
ويقول سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز في مقدمة هذا الكتاب: إنه لشيء عظيم حقاً أن يهدي المؤلف كتابه هذا للأجيال الصاعدة من أبناء الإمارات ليبين لهم التقاليد النبيلة التي ورثوها عن أسلافهم الذين تحدّوا الصعاب بكل الشموخ والعزة التي تحلوا بها، وينظر الدكتور الريس إلى هذا الإصدار باعتباره إضافة ثمينة إلى مجموعة الكتب التي تتناول تاريخ الإمارات العربية المتحدة وتراثها.
يتألف الكتاب من أربعمئة صفحة حفلت بموضوعاته باللغتين العربية والإنجليزية والتي تتناول مختلف جوانب الحياة التي عاشها الأجداد في أوائل ستينيات القرن الماضي، ويشير إلى إحساس الحكام بالمسؤولية، ولا سيما الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان- رحمه الله- الذي وضع تصوراً في ذلك الحين لتطوير أبوظبي وتحديثها.


ولي عهد الشارقة يزور جناح الوطني للوثائق والبحوث في معرض الكتاب
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx
7 نوفمبر 2012
قام سمو الشيخ سلطان بن محمد بن سلطان القاسمي ولي عهد ونائب حاكم الشارقة، وعدد من كبار الشخصيات بزيارة جناح المركز الوطني للوثائق والبحوث المشارك بمعرض الكتاب، وقد أشاد سموه بدور المركز وبمقتنياته وإصداراته التي توثق تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج، كما أشاد بالتعاون الوطيد بين المركز ومركز الشارقة للوثائق والبحوث.
هذا وقد قدمت إدارة الجناح لسموه تعريفاً سريعاً عن مشاركة المركز وأهدوا لسموه الإصدارات الجديدة متمثلة بالكتب التالية: الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي، ذكريات شبه الجزيرة العربية. . رحلة في صور، وذكريات الإمارات. واستقبل الجناح أيضاً سعادة سعيد مصبح الكعبي مدير منطقة الشارقة التعليمية حيث قدموا له نبذة سريعة عن تطور المركز وخدماته البحثية والتوثيقية وأهدوا لسعادته الإصدارات الجديدة أيضاً. جاء ذلك لدى افتتاح معرض الشارقة للكتاب، والذي يشارك المركز فيه بجناح خاص- لاقى إقبالاً مميزاً في أول أيام المعرض- ضم إصداراته القديمة والحديثة التي يعرضها فإنه يعرض بعض الدوريات، والنشرات التعريفية بدوره وإنجازاته وتطوراته، ونماذج من الوثائق التي يقتنيها، ويبث عبر شاشة كبيرة أفلاماً وثائقية في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة.
الجدير بالذكر ويستهدف المركز الوطني للوثائق والبحوث عبر مشاركته وضع إصداراته المتخصصة في متناول جمهور المستفيدين من باحثين وقراء ومعنيين بتوثيق الأحداث التي حفل بها تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج. وهو يشارك بإصداراته الجديدة مثل: كتاب: "الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي" ، و"شبه الجزيرة العربية .. رحلة في صور" وغيرهما إلى جانب إصداراته المعروفة التي أثرى بها الأوساط الثقافية والمكتبة العربية مثل: (يوميات زايد)، و(الفرائد من أقوال زايد)، و(قصر الحصن ..تاريخ حكام أبوظبي 1793- 1966)، و(زايد من التحدي إلى الاتحاد)، وموسوعتي: (المأمورة) في الإبل و(العاديات)في الخيول، و(الإمامة في عمان)، و(المساجد القديمة في سواحل أبوظبي)، و(مفاهيم جديدة في تدوين تاريخ الإمارات).وأعداد مجلة (ليوا) العلمية المحكمة المعنية بالتاريخ والتراث والآثار في دولة الإمارات ومنطقة الخليج، ونشرة (الذاكرة) الخاصة به والتي ترصد إنجازاته وفعالياته.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم ندوة تعريفية باللائحة التنفيذية
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


ينظم المركز الوطني للوثائق و البحوث في الثالث والعشرين من يناير الجاري بمقرّه في أبوظبي- ندوة تعريفية باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله - بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث.
تستهدف الندوة المديرين العامين والتنفيذيين في الجهات الحكومية والاتحادية، والمحلية والموظفين العاملين في أقسام الأرشيف و إداراته، لإطلاعهم على المواصفات المطلوبة في تنظيم الأرشيف على ضوء اللائحة التنفيذية المنبثقة عن مواد القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008، ووفق أحدث الأسس والمعايير العالمية المتبعة في إدارة الأرشيفات. وعن أهمية هذه الندوة يقول سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث: "أرى من الواجب أن نحثّ جميع المعنيين بهذه الندوة على حضورها والمشاركة فيها، لتنفيذ تفاصيل مواد اللائحة التنفيذية ودقائقها؛ فالقائمون على الندوة – وهم من كبار المختصين وخبراء الأرشفة- سوف يسلطون الضوء على مواد اللائحة التنفيذية، وما فيها من سياسات وإجراءات عامة ذات صلة بإدارة الوثائق في مختلف مؤسسات الدولة، بهدف الارتقاء بالعمل الأرشيفي إلى أعلى مستويات الجودة، والدقة وفق المعايير العالمية المتبعة في إدارة السجلات، حفاظاً على أرشيفات وطننا وذاكرته من الهدر والتلف والتسرب، مع العلم أن مواد اللائحة التنفيذية قد صيغت وفق أفضل الممارسات والمعايير العالمية، مثل: آيزو 15489 الخاص بإدارة السجلات، وأيزو 27001 الخاص بأمن المعلومات".

الجدير بالذكر أن فريق العمل بالمركز الوطني للوثائق و البحوث شخّص وضع الأرشيف لحوالي 75% من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في الدولة حتى الآن، وأسهم في تنظيم أرشيف عدد كبير من الجهات الحكومية، وفي نشر الوعي بأهمية التوثيق والأرشفة، وأوقف نزيف الأرشيفات وإتلافها العشوائي، والممارسات الخاطئة التي كانت تقع فيها بعض الجهات الحكومية قبل صدور القانون الاتحادي؛ الذي حضّ على الحدّ من إتلاف الوثائق في الجهات الحكومية بشكل غير مشروع، ودون الحصول على موافقة خطية من المركز الوطني للوثائق والبحوث.
وتجدر الإشارة إلى أن برنامج الندوة يتضمن عدة محاور أهمها: شرح البعد الإستراتيجي للائحة التنفيذية، وعرض لمشروع تنظيم أرشيف الجهات الحكومية، ولمتطلبات اللوائح التنظيمية في الأرشيفات العالمية، وشرح مفصل لإدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وعرض مهم عن أساليب حفظ الوثائق، وعن الأرشفة الإلكترونية.

[عبدالكريم بجاجة]

نظم المركز الوطني ندوته الوطنية الكبرى التي تعرف باللائحة التنفيذية لقانونه
بمشاركة 400 أرشيفيين ممثلين عن حوالي 200 جهة حكومية
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

23 يناير 2013: شهدت الندوة التي نظمها المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة، والمعنية باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة - حفظه الله- بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث اهتماماً كبيراً من قبل الأرشيفات الرسمية في الجهات الحكومية داخل الدولة؛ فحضرها أكثر من أربعمائة مشارك من حوالي مئتي جهة حكومية.
ولدى افتتاح الندوة – هذا اليوم - رحب سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث في كلمته بالمشاركين في الندوة، وأكد أن ما حققه المركز من نجاح في حفظ وثائق الوطن كان بفضل التوجيهات والدعم اللا محدود من سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز - في حفظ ذاكرة الوطن.
وأضاف الدكتور الريس: إن أهمية الجهود التي بذلها فريق العمل بالمركز على ضوء القانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 تجسدت في تشخّيص وضع الأرشيف لحوالي 75% من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية، وأثمر ذلك عن تطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية، وتنظيم الأرشيفات في دولة الإمارات. وعاد الدكتور الريس إلى ما كانت عليه أحوال الوثائق في المستودعات قبل صدور القانون، وكشف سعادته عن حاجة الأرشيفات في الدولة إلى آلاف الأرشيفيين لإنقاذ ما يمكن إنقاذه من الوثائق التي تؤرخ لدولة الإمارات العربية المتحدة وتطورها منذ نشأتها في عام 1971م، مبيناُ أن اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي المذكور هي التي توضح مواده وتكشف عن السياسات والمعايير التي يجب الالتزام بها في تنظيم الأرشيفات وفق المقاييس العالمية.
وأشاد مدير عام المركز بتعاون المؤسسات الحكومية من أجل تنظيم أرشيفاتها، واعتبر كل مؤسسة في دولة الإمارات شريك أساسي في حفظ وثائق الوطن، وتاريخ الوطن أمانة في أعناق الجميع.
بعد ذلك بدأ سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز باستعراض لدور المركز في تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية، فركز في أهمية دور المركز في تطوير الأرشيفات الحكومية والإشراف على تنظيم الوثائق بما يخدم المصلحة الوطنية والبحث التاريخي وترسيخ الهوية الوطنية.
ثم استعرضت السيدة سلمى المنصوري مديرة إدارة الأرشيفات بالتفصيل مشروع تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية، فتناولت الزيارات، وتنظيم الأرشيفات في المؤسسات الحكومية منذ عام 2009م، ودعّمت العرض بالإحصاءات، وتوقفت مع المعوقات التي واجهها فريق العمل والحلول المقترحة.
وقدم عبد الكريم بجاجة خبير الأرشيف بالمركز عرضاً للوائح التنظيمية في الأرشيفات العالمية، فاستعرض التجارب الدولية في مجال القوانين واللوائح الأرشيفية في سبعة بلدان: الجزائر، وتونس، وفرنسا، والولايات المتحدة الأمريكية، والمملكة المتحدة، وكندا، وأستراليا، وخلص إلى كل بلد طريقته ولكنها تلتقي جميعاً في هدفها.
وتناول أحمد موجب رئيس قسم الأرشيفات التاريخية إدارة الوثائق الجارية والوسيط؛ فتحدث عن حفظ الوثائق بالجهات الحكومية والمرتبطة بخطة حفظ الملفات، ومن ثم إجراءات تحويلها من المكاتب إلى وحدة الوثائق في الجهة الحكومية، ومنها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث، ثم أسهب في توضيح طرائق ومشروعية إتلاف الملفات في الجهات الحكومية وفي المركز.
وقدم الأستاذ سفيان بو حرات رئيس قسم الأرشيف الحكومي عرضاً لحفظ الوثائق، فتطرق إلى تنظيم الوثائق منذ نشأتها في الإدارات، ودورة حياتها حسب متطلبات القانون الاتحادي ولائحته التنفيذية بناء على المقاييس العالمية المعتمدة في المركز.
وتناول خبير أنظمة الأرشفة الإلكترونية حاتم يونس الأرشفة الإلكترونية فعرّف بالوثيقة الإلكترونية وإجراءات تحويل الوثيقة الورقية إلى إلكترونية، وكيفية الاحتفاظ بها على المدى الطويل، ومن ثم تحويلها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث.
وفي ختام الندوة كرّم المركز الوطني للوثائق والبحوث عدداً من الجهات الحكومية التي حققت تقدماً إيجابياً على ضوء التوصيات التي زودها بها المركز الوطني للوثائق والبحوث، وكرّم أيضا الجهات المتميزة في تطبيق نظام إدارة وثائق متكامل، والجهات التي ساندت المركز في أداء مهامه في تنظيم الأرشيفات الحكومية، وكرّم المركز أيضا وزارة الخارجية لتعاونها في مشروع تنظيم أرشيف الوزارة.

[عبدالكريم بجاجة]

برنامج الندوة التعريفية باللائحة التنفيذية
للقانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث


1- الافتتاحـــــــــــية: الدكتور/ عبدالله عبدالكريم الريس، مدير عام المركز.
2- ماجد سلطان المهيري- المدير التنفيذي: "دور المركز في تنظيم وتطوير المؤسسات الحكومية".
3- سلمى المنصوري - مدير إدارة الأرشيفات: " مشروع تنظيم أرشيف الجهات الحكومية".
4- عبدالكريم بجاجة - خبير الأرشيف: "اللوائح التنظيمية في الأرشيفات العالمية".
5- سفيان بوحرات - رئيس قسم الأرشيفات الحكومية: "إدارة الوثائق الجارية والوسيطة".
6- أحمد موجب - رئيس قسم الأرشيفات التاريخية: " حفظ الوثائق".
7- حاتم يونس - خبير أنظمة أرشفة إلكترونية: " الأرشفة الإلكترونية".
8- تكريــــــــــم الجـهــــات الحكومية (الجهات التي حققت تقدماً إيجابياً في تنفيذ التوصيات).

[عبدالكريم بجاجة]

جريدة الخليج - الخميس 24 يناير 2013:
في ندوة للمركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي
الريس: تشخيص وضع أرشيفات 75 % من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية


http://www.alkhaleej.ae/portal/90a9428f-a9b6-4f49-94d4-
3d19e1e6e9e9.aspx

أبوظبي - سماح المغوش
نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة، أمس الأربعاء، ندوة حول اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة، حفظه الله، بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وشهدت اهتماماً كبيراً من قبل الأرشيفات الرسمية في الجهات الحكومية داخل الدولة، وحضوراً لافتاً من أكثر من أربعمئة مشارك من نحو مئتي جهة حكومية .
ورحب الدكتور عبدالله الريس، مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث في كلمته، بالمشاركين في الندوة، وأكد أن ما حققه المركز من نجاح في حفظ وثائق الوطن، كان بفضل التوجيهات والدعم اللامحدود من سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز .
وقال: “إن أهمية الجهود التي بذلها فريق العمل بالمركز على ضوء القانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008 تجسدت في تشخيص وضع الأرشيف لنحو 75% من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية، وإن شاء الله سنغطي هذه السنة 25% الباقية من تشخيص وضع الأرشيفات، وهذا الإنجاز أثمر عن تطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية، وتنظيم الأرشيفات في دولة الإمارات” .
وأضاف الريس أن اللائحة التنفيذية للقانون التي تمت مناقشتها، تم إعدادها بمجهود 11 شهراً كاملاً، بالتواصل مع القانونيين والمعنيين للوصول إلى صيغة واضحة للجميع .
وعاد الدكتور الريس إلى ما كانت عليه أحوال الوثائق في المستودعات قبل صدور القانون، وكشف عن حاجة الأرشيفات في الدولة إلى آلاف الأرشيفيين والكوادر العربية والمواطنة المؤهلة للأرشفة، كما أكد الحاجة إلى المرممين بشكل كبير لإنقاذ ما يمكن إنقاذه من الوثائق التي تؤرخ لدولة الإمارات العربية المتحدة وتطورها منذ نشأتها في عام 1971م، مبيناً أن اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي المذكور هي التي توضح مواده وتكشف عن السياسات والمعايير التي يجب الالتزام بها في تنظيم الأرشيفات وفق المقاييس العالمية .
واعتبر عبدالله الريس أن المؤرشف مهنته سامية كالطبيب والمهندس وغيرهما، لأن هذه المهنة تعنى بذاكرة الوطن وحفظ تاريخه .
وأشاد مدير عام المركز بتعاون المؤسسات الحكومية من أجل تنظيم أرشيفاتها، واعتبر كل مؤسسة في دولة الإمارات شريكاً أساسياً في حفظ وثائق الوطن، وتاريخ الوطن أمانة في أعناق الجميع.
وفي تصريح ل”الخليج”، قال عبدالله الريس في سؤالنا عن أهمية الأرشفة على المدى البعيد، وعن أحقية بعض المؤسسات بالاحتفاظ بوثائقها: “أولاً قليلة هي الدول العربية التي لديها قانون للأرشفة الذي لدينا نحن الآن، فمن دون وجود هذا القانون لا يمكن تنظيم أي عمل في الجهات الرسمية، فهناك وثائق سرية تتعلق بالأمن وغيرها، وتسليم هكذا وثائق للمركز له أهمية لنا، لأنها بمثابة ثقة مطلقة من قبل مختلف الجهات بنا، وهي بالتأكيد في أيد أمينة، لأن الأرشفة لدينا مبنية على مواصفات عالمية، وبالتالي القانون مهم واللائحة أكثر أهمية، لأنها تعمل على تفسير هذا القانون وتضع المعايير الخاصة، وشرح هذه اللائحة أمر مهم أيضاً، لأن المتعاملين مع الوثائق من الجهات الحكومية يجب أن يلموا بتفاصيل اللائحة، أما بالنسبة لحق الجهة بالاحتفاظ بالوثائق، فالقانون يحدد مدة تقدر بخمس سنوات لملف ما له حاجة معينة، حيث تستطيع الجهة الاحتفاظ بوثائقها على حسب مدة يحددها القانون وإجراءات مجلس الوزراء، فاليوم مثلاً عندي ملف تم إنتاجه لجهة خارجية سأبحث في الملف هل هو مغلق الآن أم مفتوح للعمل به، فإن كان مغلقاً يتم إغلاقه لمدة سنتين، وتحدد مدة الغلق بعد تحديد طبيعة الملف، حتى خمس سنوات، وبعد خمس سنوات يتم ترحيل الملف إلى ما يسمى أرشيفاً وسيطاً هو أرشيف الإمارة، وهو محدد من خمسة إلى خمسة عشر عاما، وحين تزيد المدة على 15 عاماً يصبح أرشيفاً تاريخياً، حينها يصبح لدينا في المركز”.
بدوره، استعرض ماجد المهيري، المدير التنفيذي في المركز، دور المركز في تنظيم أرشيفات المؤسسات الحكومية، وركز على أهمية دور المركز في تطوير الأرشيفات الحكومية والإشراف على تنظيم الوثائق بما يخدم المصلحة الوطنية والبحث التاريخي وترسيخ الهوية الوطنية .
وقال المهيري: “هناك حالياً مشاريع عدة مع وزارة الخارجية لتطبيق نظام متكامل لإدارة الوثائق، أنجزنا منها 60%، كإنشاء وحدة مركزية للأرشيف في الوزارة، وتطوير نظام إلكتروني للأرشفة، كما سنقوم هذه السنة بالإعلان عن أكثر من برنامج تدريبي” .

كما استعرضت سلمى المنصوري، مديرة إدارة الأرشيفات، بالتفصيل مشروع تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية، فتناولت الزيارات، وتنظيم الأرشيفات في المؤسسات الحكومية منذ عام 2009 ودعّمت العرض بالإحصاءات، وتحدثت عن المعوقات التي واجهها فريق العمل والحلول المقترحة.
وقدم عبد الكريم بجاجة، خبير الأرشيف بالمركز، عرضاً للوائح التنظيمية في الأرشيفات العالمية، فاستعرض التجارب الدولية في مجال القوانين واللوائح الأرشيفية في سبعة بلدان: الولايات المتحدة الأمريكية وكندا، وأستراليا، وتونس والجزائر، وخلص إلى كل بلد طريقته ولكنها تلتقي جميعاً في هدفها.
وتحدث أحمد موجب، رئيس قسم الأرشيفات التاريخية إدارة الوثائق الجارية والوسيط، عن حفظ الوثائق بالجهات الحكومية والمرتبطة بخطة حفظ الملفات، ومن ثم إجراءات تحويلها من المكاتب إلى وحدة الوثائق في الجهة الحكومية، ومنها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث، ثم أسهب في توضيح طرائق ومشروعية إتلاف الملفات في الجهات الحكومية وفي المركز .
وقدم سفيان بو حرات، رئيس قسم الأرشيف الحكومي، عرضاً لحفظ الوثائق، فتطرق إلى تنظيم الوثائق منذ نشأتها في الإدارات، ودورة حياتها حسب متطلبات القانون الاتحادي ولائحته التنفيذية بناء على المقاييس العالمية المعتمدة في المركز .
وتناول خبير أنظمة الأرشفة الإلكترونية، حاتم يونس، الأرشفة الإلكترونية، فعرّف بالوثيقة الإلكترونية وإجراءات تحويل الوثيقة الورقية إلى إلكترونية، وكيفية الاحتفاظ بها على المدى الطويل، ومن ثم تحويلها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث .
وفي ختام الندوة كرّم المركز الوطني للوثائق والبحوث عدداً من الجهات الحكومية التي حققت تقدماً إيجابياً على ضوء التوصيات التي زودها بها المركز الوطني للوثائق والبحوث، وكرّم أيضاً الجهات المتميزة في تطبيق نظام إدارة وثائق متكامل، والجهات التي ساندت المركز في أداء مهامه في تنظيم الأرشيفات الحكومية، وكرّم المركز أيضاً وزارة الخارجية لتعاونها في مشروع تنظيم أرشيف الوزارة .

[عبدالكريم بجاجة]

بيان صادر عن المركز الوطني للوثائق والبحوث:
بشأن الندوة التي نظمها المركز الوطني للوثائق والبحوث للتعريف بـ "اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم (7 ) لعام 2008م الخاص بشؤون المركز الوطني للوثائق والبحوث وتنظيم الأرشيف الحكومي"، يوم الأربعاء الموافق 23يناير 2013م، حضرها أكثر من أربعمئة مشارك من نحو مئتين جهة حكومية.
لمعرفة المزيد من تفاصيل الندوة ، والوصول إلى مواد اللائحة التنفيذية، ومواد القانون الخاص بالمركز تدعوكم إدارة الأرشيفات لزيارة موقع الندوة على الرابط التالي: http://www.ncdr.ae/seminar/

البرنامج:
http://www.ncdr.ae/seminar/schedule.aspx

مداخلة الأستاذ عبدالكريم بجاجة:
http://www.ncdr.ae/seminar/PowerPoint/3.ppt

[عبدالكريم بجاجة]

ABU DHABI – 23 January 2013
NCDR organized a National Symposium on its Bylaw
With the participation of about 200 government institutions
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/English/News/newsDesc.aspx

The National Center for Documentation & Research of the Ministry of Presidential Affairs organized a symposium on January 23rd, 2013, on the bylaw of the Federal Law No. 7 for the year 2008 issued by His Highness Sheikh Khalifa bin Zayed Al Nahyan with regard to the archival remit of the National Center for Documentation & Research, was attended by more than 400 participants from nearly 200 government institutions.

At the opening, HE Dr. Abdullah El Reyes, the Director General of the National Center for Documentation & Research, in his speech welcomed the participants to the symposium, and affirmed that the Center would have not achieved such a high level of success in the conservation of national documents without the steadfast support and guidance of His Highness Sheikh Mansour bin Zayed Al Nahyan, Deputy Prime Minister , Minister of Presidential Affairs and President of the Center’s Board of Directors, in preserving the memory of the nation. Dr. El Reyes added: “The efforts made by the Center’s team, as provided for in Federal Law No. 7 for the year 2008, were crucial in identifying the Archival status of approximately 75% of those federal and local government institutions and resulted in the qualitative development in preserving archival records and in the organization of archives in the UAE.

Dr. El Reyes spoke about documents’ conditions in warehouses before the law was passed and stressed that the UAE archives need nearly 4000 archivists to preserve the documents which record the history of the UAE and its development since its establishment in 1971. He explained that the bylaw of this Federal Law clarifies its articles and the policies and standards that must be adhered to in the organization of archives in accordance with international standards. The Center’s Director General praised the cooperation of the governmental institutions for the organization of their archives and stated that all UAE institutions are key partner in preserving the documents and emphasized that the history of the nation is the responsibility of everyone.

HE Majid Al Muhairi, Executive Director of the Center, went on to review the Center’s role in organizing the archives of government institutions. He focused on the importance of the Center’s role in the development of the archives of government institutions and supervision over the organization of documents that serve the national interest, promote historical research and strengthen national identity.

The Director of Archives, Mrs. Salma Al Mansouri, explained in detail the process of organizing the archives of government institutions. She described the visits by the Center’s staff members and their organization of the archives in various government institutions since 2009. She supported her presentation with statistics, and identified obstacles faced by the working group and their suggested solutions to overcoming these obstacles.

Mr. Abdelkrim Badjadja, the Center’s Senior Archivist, gave a presentation about the bylaws in international archives. He reviewed the experiences in the field of archival laws and bylaws in other countries such as the USA, Canada, Australia, UK, France, Algeria and Tunisia. He concluded that each country designs its own strategy , but all of them have the same objective.

Mr. Ahmed Moudjeb, Head of the Historical Archives Section in the Center, spoke on methods of preserving documents within government institutions which are in line with the plan for saving files and reviewed the procedures for transferring files from offices to archives units within government institutions and from there to the National Center for Documentation & Research. He also discussed at length the modalities and the legality of destroying files in government institutions and in the Center.

Mr. Soufiane Bouharrat, Head of the Government Archives Section at the Center, offered a presentation on document preservation. He explained the organization of documents from the instance of their production in the departments and their life cycle, according to the provisions of the federal law and bylaw, based on the international standards adopted by the Center.

Electronic Archives expert, Mr. Hatem Mohamed Younis, spoke about electronic archiving systems. He defined the electronic document, the procedures of converting paper documents to electronic documents and the methods of preserving them for long term and transferring them to the National Center for Documentation & Research.

At the end of the Symposium, the National Center for Documentation & Research honored a number of government institutions that have achieved progress on the basis of the recommendations offered to them by the National Center for Documentation & Research. The Center also honored the parties who achieved excellence in applying the integrated archiving management system and those who support the Center in performing its duties in organizing government archives. The Center also honored the Ministry of Foreign Affairs for their cooperation in the organizing project of their archives. Within its educational programs, three secondary schools from Abu Dhabi and Sharjah visited the Center.

[عبدالكريم بجاجة]

إشادة عالمية ومحلية بما حققه الوطني للوثائق والبحوث في ندوته الوطنية الكبرى
14 فبراير 2013
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/news/newsDesc.aspx

أشادت أوساط محلية وعالمية متخصصة في مجال الأرشفة والتوثيق بالنجاح الذي حققته الندوة التي نظمها المركز الوطني للوثائق والبحوث للتعريف باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008، الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة حفظه الله- بشأن المركز، والتي لاقت اهتماماً كبيراً من الأرشيفات الرسمية في الجهات الحكومية داخل الدولة؛ فشارك فيها أكثر من أربعمائة أرشيفي من نحو مئتي جهة حكومية. وقد عدّ لويس بيلاردو مدير عام الأرشيف الوطني الأمريكي الندوة تظاهرة مدهشة على صعيد توثيق ذاكرة الوطن، وتدلّ على التقدم الذي حققه المركز الوطني للوثائق والبحوث في وقت قصير.
وامتدح إيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف، ورئيس المكتبة الوطنية والأرشيف الوطني في كندا- ما مثلته الندوة من تطور ملموس في حفظ وثائق الإمارات وفق أساليب متطورة وتنظيمها، يدل على المكانة التي حققتها الأرشيفات الرسمية، مؤكداً أن جهوداً جبارة ومنظمة كانت سبباً في هذا التغيير الإيجابي والاهتمام الكبير بالذاكرة الوطنية. وعبرت الدكتورة سارة تاياك الرئيس السابق للأرشيف الوطني البريطاني- في خطاب وجهته إلى المركز- عن إعجابها بمثل هذه النشاط الذي يعكس ما بلغته الممارسات الأرشيفية في دولة الإمارات من اهتمام، وأكدت أن المناقشات والحوارات التي تجري في الندوات الكبرى كهذه الندوة كفيل بأن يثري محاورها، ويقدم إضافة جديدة للحركة الأرشيفية والتوثيقية التي تشهدها البلاد.
وقال يوهان فان آلباد الأمين العام السابق للمجلس الدولي للأرشيف: إن النجاح الذي بلغه المركز الوطني للوثائق والبحوث يتجلى في هذه الندوة التي شارك فيها مئات الأرشيفيين والإداريين المتخصصين، ويظهر الانسجام وتبادل الخبرات بين العاملين في هذا الحقل الهام. وقد تلقى المركز الوطني للوثائق والبحوث من المشاركين عدداً من الخطابات المفعمة بالإعجاب بموضوع الندوة وتنظيمها؛ فقد ثمّن سعادة صلاح سالم المحمود مدير عام مركز الشارقة للوثائق والبحوث ما يقدمه المركز الوطني للوثائق والبحوث من جهود ومبادرات أسهمت في إنجاح مشروع الأرشيف الحكومي بإمارة الشارقة، ومشاركة مختلف الكوادر المتخصصة لديها في هذا المجال، وكان له الفضل في تنظيم الأرشيف الحكومي في الدولة.
وعن الأثر الكبير الذي خلفته هذه الندوة قال سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث: إن كل كلمة ثناء وصلت إلى المركز نرفعها بدورنا إلى سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز الذي نلقى منه كل الدعم، ولتوجيهاته السديدة وأفكاره النيرة في الإدارة كل الفضل فيما يحققه مركزنا من نجاحات متوالية. وقد استطاعت ندوتنا المعنية بالتعريف باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 أن تحظى بالرضى والإشادة؛ لأنها كانت نتيجة التحضير، والعمل الجاد بروح الفريق الواحد، والاستفادة من التجارب السابقة. ولمّا كان للنجاح سحره وبريقه فإن ما تركته الندوة من أثر حثّ إداريي المركز وموظفيه على محاكاتها في أنشطة أخرى.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يطلق خطته الاستراتيجية على ضوء توصيات القمة الحكومية الأولى
(3 مارس 2013)
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

أطلق المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة خطته الاستراتيجية المستحدثة (2013-2015) على ضوء توصيات القمة الحكومية الأولى ومعطياتها.
افتتح سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الملتقى- الذي ضم جميع موظفي المركز وإدارتيه- بكلمة أعرب فيها عن سعادته بتزامن إطلاق الخطة الاستراتيجية للمركز مع القمة الحكومية الأولى؛ ومؤكداً أن توصيات القمة جاءت في مصلحة الخطة من حيث الجودة في تقديم الخدمات التي تصب في مصلحة الوطن، وأشار سعادته إلى أن المركز ولد مميزاً لأن الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان - طيب الله ثره- أراده حاضناً لتاريخ وتراث دولة الإمارات والخليج وشبه الجزيرة العربية، وأراده مركزاً يعنى بالوثائق والبحوث وهذا من أسرار تفرّده في العالم؛ فهو ثلاثة مراكز في مركز واحد: مركز للأرشيف الوطني، ومركز للأرشيفات التاريخية، ومركز للبحوث.
وحثّ سعادة المدير العام للمركز على استيعاب كل تفاصيل الخطة الاستراتيجية لأنها تعدّ محركات حقيقية للعطاء والإبداع والتميز، مشيراً إلى أن المركز يفخر بما وصل إليه من تطور في أداء مهامه، وفي إنجازاته، وأضاف: إن القيادة التي أولتنا اهتمامها وعنايتها تطلب منا المزيد، ونحن نتطلع إلى التميز المؤسسي، وهذا التميز يبدأ بالموظف الذي يتمتع بالطاقة الإيجابية.
وطالب سعادة الدكتور الريس موظفي المركز بأن تكون كلمات القادة في القمة الحكومية الأولى التي حثّوا فيها على توثيق تاريخ الإمارات في مراحله المبكرة- خارطة عمل للمرحلة القادمة.
تضمنت الخطة الاستراتيجية والتي استعرضها سعادة ماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز- رؤية المركز، ورسالته، وأهدافه الاستراتيجية، وقد ركزت الرؤية في الريادة في تقديم خدمات أرشيفية ووثائقية وبحثية متميزة، فيما أكدت الرسالة الحفاظ على التراث الوثائقي لتقديم المعلومات الموثقة والأمينة لمتخذي القرار وعامة الناس ولتعزيز روح الانتماء والهوية الوطنية.
وجاءت الأهداف الاستراتيجية الخاصة بالمركز معبرة عن تطلعاته نحو التميز المؤسسي، وتمثلت في: بناء نظام أرشيف وطني حديث، وتوفير بحوث وخدمات معرفية متكاملة، وتعزيز التواصل المؤسسي والمجتمعي، وتنمية مقتنيات المركز وتعزيز إتاحتها، وتوفير وتطوير بيئة عمل متميزة.
وحددت الخطة الاستراتيجية القيم الأساسية المعتمدة للمركز بالسرية، والثقة، والإتاحة، والتميز، وروح الفريق، وقد كشفت هذه القيم عن حرص المركز على إتاحة مقتنياته للباحثين دون التجاوز على بعض الوثائق ذات الطابع السري.
وتناولت الخطة الاستراتيجية مؤشرات الأداء المؤسسي لكل واحد من الأهداف الاستراتيجية، كما حددت المشاريع الاستراتيجية الخاصة بكل هدف، وقد استعرض مدراء الإدارات في المركز الرؤية الخاصة بكل إدارة ورسالتها، وأهدافها التشغيلية، وأهم مشاريعها المستقبلية.
واختتم الملتقى بتكريم عدد من الموظفين الذين شاركوا في إنجاح فعاليات المركز وتميزها.
الجدير بالذكر أن المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي تأسس عام 1968 يعدّ من أقدم المؤسسات التوثيقية في منطقة الخليج، وله دور ريادي في التعريف بتاريخ وتراث دولة الإمارات العربية المتحدة وهويتها، ويحرص على تشجيع الإبداع والبحث العلمي، في المجالات ذات الصلة بتاريخ وتراث دولة الإمارات ومنطقة الخليج.
يقوم المركز بجمع وتوثيق التاريخ الشفاهي، ويُعِدُّ البحوث التاريخية المتخصصة، ويعمل على نشرها في إصداراته المتخصصة، ويعقد الندوات والمؤتمرات والمعارض الإقليمية والدولية، وتكمن أهميته في اقتناء ملايين الوثائق التي تخص الدولة ومنطقة الخليج، وهو الآن بصدد جمع السجلات الإدارية من الوزارات والمؤسسات الحكومية المختلفة.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يستضيف التجربة الكندية في إدارة الأرشيفات
(20 مارس 2013)
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


في إطار تبادل الخبرات، والاطلاع على التجارب العالمية الناجحة ذات الصلة بمهامه نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث بمقره في أبوظبي اليوم محاضرة بعنوان:(التجربة الكندية في إدارة الأرشيفات) قدم فيها الدكتور إيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف، والرئيس السابق للأرشيف الوطني الكندي جوانب من تجربة الأرشيف الكندي في تنظيم الأرشيفات.
بدأت المحاضرة بإشادة السيد ويلسون بالقيادة الحكيمة في دولة الإمارات العربية المتحدة وما تقدمه من دعم للمعلومة الموثقة في الأرشيفات، والتي يحتفظ بها المركز للأجيال لكيلا تكون هناك فجوة تاريخية بين الأمس واليوم، وأكد ويلسون على أن الحفاظ على التراث والتاريخ يستدعي إيجاد حلول مبتكرة، لأن السجلات والمعلومات هي ممتلكات وطنية، وبهذا الصدد أشاد بابتكارات المركز الوطني للوثائق والبحوث وإنجازاته التي تضاهي بأدائها وتقنياتها المراكز الكبرى المماثلة في العالم، مشيراً إلى أن الوسائل والتقنيات الحديثة تمكننا من تقديم خدماتنا بشكل أفضل وبكلفة أقل، ومركزاً في أهمية مواقع التواصل الاجتماعي وضرورة استثمارها، وبيّن المحاضر أنهم في كندا يسعون دائماً من أجل حلول مبتكرة في مجال الأرشفة والتوثيق، ثم استعرض تاريخ الأرشيف الوطني الكندي، وضمّه إلى المكتبة الوطنية، وتطلعاته للحفاظ على سجلات ومستندات ووثائق كندا، وقد تطلب ذلك كفاءات ومهارات متعددة لدى أمناء الأرشيف، وقد استطاع الأرشيف الكندي أن يحتفظ بملايين الكتب والجرائد، والميكروفيلم والصور، والرسومات المعمارية والخرائط، والأعمال الفنية، والبحوث الأكاديمية، والسجلات الرسمية، والمجموعات الخاصة، والأفلام والتسجيلات، وبمئات الكيلومترات من السجلات الخاصة بالحكومة الكندية؛ ما استرعى اهتمام الكنديين وكان له أثره البالغ في تطوير الدراسة والسياحة والعلاقات الدولية، وذلك أدى إلى إقناع الكنديين بأهمية التاريخ والتراث.
وتوقف المحاضر مع نموذج مثالي لمراكز حفظ التوثيق في كندا، تتوافر فيه البيئة المناسبة، والوسائل والأساليب المتطورة، وشملت محاور المحاضرة أيضاً: أساليب إدارة المعلومات والتشريعات الكندية التي صدرت بخصوص التوثيق والأرشفة، والأزمة التي مرت بها السجلات الكندية عام 2003م، وكيف تكثفت المساعي لحل تلك المعضلة، كما توقف مع المكتبة والأرشيفات الكندية والاتجاهات المعاصرة فيها، والتحديات التي واجهتهم في مجال الخدمة العامة، والتعاون والمشاركة من أجل إنتاج المعلومة وتناقلها، والسياسة المتبعة في تدعيم المعلومات وتقنياتها، وزيادة حجمها، ثم تطرقت المحاضرة إلى أهمية التبادل الثقافي وتقنياته مع ضمان الحفاظ على سجلات المعلومات والبيانات باعتبارها ذات ارتباط تام بالمواطنين الكنديين على اختلاف مشاربهم، واختتمت المحاضرة بالتحديات التي تواجه العاملين في مجال الأرشفة وهم الذين يمتلكون المعلومة.
تأتي هذه المحاضرة في سياق اهتمام المركز بالوضع الأرشيفي، وبعد أن شخّص أكثر من 75% من الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية على ضوء القانون الاتحادي الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان –حفظه الله- بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وتقليده مهام الأرشيف الوطني في دولة الإمارات العربية المتحدة، وقد أسفر ذلك عن توعية القائمين على إدارة الأرشيفات بأهمية الوثيقة وحفظها، وعن تطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية، وتنظيم الأرشيفات في الدولة.
الجدير بالذكر أن الدكتور إيان ويلسون معروف دولياً بمؤهلاته المتميزة وإنجازاته الأكاديمية والمهنية في إدارة المجلس الدولي للأرشيف، والأرشيف الوطني الكندي، والمكتبة الوطنية الكندية. وهو الآن واحد من كبار الباحثين في جامعة واترلو الكندية، وقد تابع المحاضرة جميع إداريي المركز وموظفيه.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يؤكد أهمية إنشاء مركز الأرشيف برأس الخيمة

http://www.alittihad.ae/details.php?id=30659&y=2013

جريدة الاتحاد
تاريخ النشر: الخميس 28 مارس 2013
عماد عبد الباري (رأس الخيمة)- أكد المركز الوطني للوثائق والبحـوث، التابع لوزارة شؤون الرئاسة، أهمية إنشاء مركز متخصص لجمع الأرشيف، في الدوائر الحكومية والاتحادية، وحفظ وثائقها إلكترونياً في رأس الخيمة.
واقترح المركز الوطني أن يشيد المركز المزمع إنشاؤه، على مساحة 7 آلاف م2 ، بطاقة تخزينية 600 ألف علبة أرشيف، ليكون همزة الوصل بين الدوائر والمركز، مشدداً على أهمية إعداد وتنفيذ برنامج تدريبي لتأهيل موظفي المؤسسات الحكومية المستهدفين بحفظ الأرشيف.
وكشف عبد الكريم بجاجة، خبير الأرشيف في المركز الوطني للوثائق والبحوث، التابع لوزارة شؤون الرئاسة، ومقره أبوظبي “للاتحاد” عن أن المركز انتهى من زيارة 170 مؤسسة الاتحادية ومحلية، موزعة على مستوى الدولة، وذلك خلال مدة 4 سنوات، مؤكداً أنه تم معالجة أعمال الأرشفة كافة في الوزارات الاتحادية بالكامل، ومبيناً أن المركز انتهى من معالجة الأرشيف في 75% من الدوائر المحلية في إمارات الدولة.
وأكد، خلال استعراضه، في الاجتماع التحضيري الثاني الذي عقد في مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة أمس، وقدمته أمل عبد الحميد اختصاصي أول الأرشيف في قسم الأرشيفات بالمركز، (نتائج الزيارات الميدانية التي نفذها المركز خلال الفترة من 13 إلى 26 نوفمبر 2012 الماضي)، للتعرف إلى وضع الأرشيف في 14 دائرة حكومية ومقار الوزارات الاتحادية في الإمارة، أهمية عمل وتنظيم برنامج العمل في أرشفة الوثائق، في المدى المتوسط (2013-2014)، مع تحديد سياسة شاملة لإدارة الأرشيف وحفظه، مع تعيين رئيس قسم الأرشيف المركزي، وإنجاز القائمة الشاملة للوثائق المنتجة، وتطوير الإدارة الإلكترونية.

[عبدالكريم بجاجة]

تجارب الأرشيفات العالمية وأهميتها في رسم ملامح المستقبل
http://192.168.1.36/ncdr/royaa-news/royaa73/index.htm


لا نبالغ إذا قلنا: إن في تجارب الآخرين ثروة ينبغي استثمارها، والبناء عليها، ولذلك حرصنا على تبادل المعرفة، والبناء على تجارب الآخرين لدعم التنمية المهنية في المركز الوطني للوثائق والبحوث؛ فتجارب المؤسسات التي سبقتنا أو التي تعاصرنا معين لا ينضب، ومن هذه التجارب ما يلائم استراتيجيات المركز إذا لم نأخذها كقوالب جامدة، وقمنا ببعض التحوير والتطوير فيها لتناسب الواقع الذي نحن فيه، وحريّ بنا أن نستفيد من تلك التجارب بعد أن ندرس مدى صلاحيّتها وملاءمتها لأوضاعنا وظروفنا.
لقد شرعنا نوافذنا وأبوابنا أمام تجارب الآخرين منذ زمن وجيز. و في إطار تبادل الخبرات، والاطلاع على التجارب العالمية المميزة والناجحة ذات الصلة بمهامنا استضاف المركز الدكتور إيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف، والرئيس السابق للأرشيف الوطني الكندي الذي أتحفنا بمحاضرته:"التجربة الكندية في إدارة الأرشيفات" وقدم فيها جوانب من تجربة الأرشيف الكندي المشهود له عالمياً.
ولم يخف السيد ويلسون إعجابه بما بلغه المركز الوطني للوثائق والبحوث من تطور في الأساليب وإتقان في الأداء، وفي ذلك شهادة نعتزّ بها، وقد أدرك أن ذلك لم يتحقق إلا بفضل دعم القيادة الحكيمة في دولة الإمارات العربية المتحدة وما تسديه من أجل المعلومة الموثقة في الأرشيفات، المعلومة التي يحتفظ بها المركز للأجيال لكيلا تكون هناك فجوة تاريخية بين الأمس واليوم.
أسهب إيان ويلسون في استعراضه تجارب الكنديين المستمرة من أجل حلول مبتكرة في مجال الأرشفة والتوثيق، وفي سرد جوانب من تاريخ الأرشيف الوطني الكندي، وضمّه إلى المكتبة الوطنية، وتطلعات ذلك الأرشيف إلى الحفاظ على سجلات ومستندات ووثائق كندا، وما تطلبه ذلك من كفاءات ومهارات متعددة لدى أمناء الأرشيف حتى استطاع الأرشيف الكندي أن يحتفظ بملايين الكتب والجرائد، والميكروفيلمات والصور، والرسوم المعمارية والخرائط، والأعمال الفنية، والبحوث الأكاديمية، والسجلات الرسمية، والمجموعات الخاصة، والأفلام والتسجيلات، وبمئات الكيلومترات من السجلات الخاصة بالحكومة الكندية؛ لكي يستطيع الأرشيف الاستحواذ على اهتمام الكنديين وإحداث تغيير وتطوير في الدراسة والسياحة والعلاقات الدولية؛ ما أدى إلى إقناع الكنديين بأهمية التاريخ والتراث. وشملت المحاضرة عدة محاور أخرى أيضاٌ مثل: أساليب إدارة المعلومات والتشريعات الكندية التي صدرت للتوثيق والأرشفة، والأزمات التي مرت بها السجلات الكندية، وكيف تكثفت المساعي لحلها، كما توقف مع المكتبة والأرشيفات الكندية والاتجاهات المعاصرة فيها، والتحديات التي واجهتهم في مجال الخدمة العامة، والتعاون والمشاركة من أجل إنتاج المعلومة وتناقلها، والسياسة المتبعة في دعم المعلومات وتقنياتها، وزيادة حجمها، ثم تطرقت المحاضرة إلى أهمية التبادل الثقافي وتقنياته مع ضمان الحفاظ على سجلات المعلومات والبيانات باعتبارها ذات ارتباط تام بالمواطنين الكنديين على اختلاف مشاربهم، واختتمت المحاضرة بالتحديات التي تواجه العاملين في مجال الأرشفة، الذين يمتلكون المعلومة.
لم يقتصر ويلسون على تقديم التجربة الكندية في مجال الأرشيفات وإنما قدم خلاصة مشاركته في تلك التجربة؛ فبين أن الحفاظ على التراث والتاريخ يستدعي حلولاً مبتكرة؛ لأن السجلات والمعلومات هي ممتلكات وطنية، وبهذا الصدد أشاد بابتكارات المركز الوطني للوثائق والبحوث وإنجازاته التي تضاهي في أدائها وتقنياتها المراكز الكبرى المماثلة في العالم، وأشاد بالوسائل والتقنيات الحديثة التي تسهم في جودة تقديم الخدمات.
أعتقد أننا بحاجة ماسة إلى الاطلاع على تجارب الآخرين، وأن نقف وقفة تأمل بين ما حققناه ونصبو إلى تحقيقه بعدما استطاع المركز الوطني للوثائق والبحوث أن يشخّص أكثر من 75% من أرشيفات الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية على ضوء القانون الاتحادي الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان –حفظه الله- بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، وتكليفه مهام الأرشيف الوطني في دولة الإمارات العربية المتحدة. وقد استطاع المركز – وهو يؤدي مهامه- توعية القائمين على إدارة الأرشيفات بأهمية الوثيقة وحفظها، وإحداث تطور نوعي في حفظ السجلات الأرشيفية، وتنظيم الأرشيفات في الدولة.
إننا نعيش زمن التّحدّي والرغبة في كل ما هو جديد ومفيد ومتطور، وأمام هذا الهدف علينا أن نستطلع تجارب الآخرين، نقف أمامها، نتأملها، ونبني عليها حتى نواكب إيقاع المستقبل وإبداعاته المتسارعة، وإذا كنا نشرع نوافذنا لنطل على تجارب العالم إلا أننا لا نستورد تلك التجارب إلا لكي تمنحنا القوة وتساعدنا على رسم ملامح المستقبل بتجلياته..
والله ولي التوفيق - الدكتور عبدالله محمد عبدالكريم الريس، المدير العام

[عبدالكريم بجاجة]

قائمة منشورات المركز الوطني للوثائق والبحوث


http://ebookbrowse.com/publications-online-english-pdf-d389113717

[سيد أحمد الجزائري]

[QUOTE=عبدالكريم بجاجة;148040]قائمة منشورات المركز الوطني للوثائق والبحوث


http://ebookbrowse.com/publications-online-english-pdf-d389113717[/QUOTE
]
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/Arabic/publication/Content/Publications%20Online%20Arabic.pdf

[عبدالكريم بجاجة]

تطوير وضع الأرشيف في الإمارات من عام 2003 إلى غاية 2013

1- نتائج تشخيص وضع الأرشيف في السنوات الأولى:
• كان الأرشيف الجاري (أقل من خمس سنوات) محفوظًا في ظروف عاديـة بمقر الدوائر الحكومية: الجزء منه (البريد الصادر والوارد) في مكاتب الأرشيف، والجزء الثاني أي الملفات الكاملة محفوظ على مستوى مختلف الإدارات.
• أما الأرشيف الوسيط (اعتباراً من خمس سنوات فما فوق)، لقد تم تحويله إلى المستودعات الخارجية بالمناطق الصناعية، دون أي جدول تحويل أو بيانات تعريفية، ودون أي عمل أرشيفي أو صيانة أو نظافة بحجة أن هذا الأرشيف مصيـره الإتلاف.
• إن ظروف الحفظ بالنسبة للأرشيف سيئة إلى أقصى حد: عدم وجود أي ترتيب أو تصنيف – عدم القيام بأي عملية تنظيف – تراكم الغبار والرمال – نفايات الحمام الذي عشش في بعض المخازن – جزء من الأرشيف موضوع في صناديق حديدية (وحتى خشبية) مكدسة البعض فوق الأرض مباشرة- الشيء الذي يمنع أي بحث محتمل، والجزء الثاني مكدس فوق الرفوف دون ترتيب.

2- الأسباب التي أدت إلى هذا الإهمال :
• عدم إصدار قانون لحماية الأرشيف.
• عدم وجود سياسة واضحة لإدارة الأرشيف وحفظه.
• عدم تطبيق أي نظام للتكفل بالأرشيف الوسيط بعد مرور خمس سنوات؛ ليصبح الأرشيف شبه "يتيم" بعد مدة قصيرة من حياته الإدارية.
• عدم وجود علاقة مقننة بين مكاتب الأرشيف الجاري (قسم البريد الصادر والوارد) والأقسام الإدارية الأخرى.
• تحديد مهمة مكاتب الأرشيف الجاري إلى حفظ جزء من الأرشيف الجديد بدون أي مسؤولية فيما يخص الأرشيف الوسيط.
• عدم وجود إدارة مختصة في حفظ الأرشيف الوسيط داخل الدوائر الحكومية.
• عدم إصدار أي تعليمات بشأن الأرشيف الوسيط، ما عدا قرارات الإتلاف العشوائي.
• تكليف مسؤولي المخازن العامة باستقبال الأرشيف الوسيط كالبضائع دون أي توجيهات ما عدا الإتلاف.

3- تحسين وضع الأرشيف منذ سنة 2009
مع صدور القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن المركز الوطني للوثائق والبحوث، بادرت الكثير من الدوائر الحكومية في تنظيم أرشيفاتها، و توفير الشروط الملائمة لحفظ الأرشيف و حمايته في المدى الطويل: مخازن مكيفة، و مجهزة بالرفوف المعدنية، البعض منها متحركة، وصيانة ونظافة يومية، و فهرسة دقيقة للملفات، و حماية متوفرة ضد الحريق، إلى آخره من الإجراءات الفعالة لحماية الأرشيف وترقيته. وكانت دهشتنا كبيرة عندما لمسنا وجود أرشيف متكامل منذ إنشاء الاتحاد سنة 1971، ولم تتلف هذه الوزارات أي أرشيف. وهكذا تمكنت الجهات الحكومية التي نظمت أرشيفاتها الدخول في عهد الأرشيف الإلكتروني بكل فعالية.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يشارك في الدورة الـ 23 لمعرض أبوظبي الدولي للكتاب بعدد من الإصدارات الجديدة

http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

يشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث في الدورة الثالثة والعشرين لـمعرض أبوظبي الدولي للكتاب، الذي تنطلق فعالياته في الرابع والعشرين من أبريل الجاري، في مركز أبوظبي الوطني للمعارض. ويحفل جناح المركز بعدد من الإصدارات الحديثة مثل: (التسوية القانونية للنزاع الإماراتي – الإيراني على الجُزر الثلاث)، (الهند والإمارات احتفاء بصداقة اسطورية)، (ذكريات شبه جزيرة العرب.. رحلة في صور). ويعزز المركز إصداراته الجديدة بطبعة ثانية من كتابه: (زايد والتراث)، وبالعدد الجديد من مجلة (ليوا) العلمية المحكمة التي يصدرها المركز، وتعنى بتاريخ وتراث دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج، إلى جانب عدد كبير من إصدارات المركز المعروفة مثل: (الفرائد من أقوال زايد )، و(يوميات زايد ) اللذين يؤرخان جوانب من سيرة القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان – رحمه الله – في أقواله وأفعاله، وتعدّ دروساً هامة في بناء الأوطان وازدهارها. وكتاب: (قصر الحصن.. تاريخ حكام أبوظبي 1973-1966)، و(زايد من التحدي إلى الاتحاد). وفي تاريخ الإمارات يشارك المركز بكتاب(رسائل من عصر زايد بن خليفة)، وكتاب (إمارات الساحل المتصالح) وكتاب(الإماراتيون .. كل أيامنا الخوالي)، وكتاب ( ذكريات الإمارات)، وفي الجانب التراثي يعرض المركز موسوعتيه الفريدتين: (العاديات) أكبر موسوعة عربية في الخيول، و(المأمورة) أكبر موسوعة عربية في الإبل. وتأكيداً لدوره التوثيقي على صعيد منطقة الخليج يعرض إصداره: (الإمامة في عمان) لمؤلفه جون ولكنسون، ومذكرات أمة، والمساجد القديمة في سواحل أبوظبي، والذهب الأسود والبخور، والسفن الكلاسيكية في الإسلام، وسوف يقدم المركز لزواره أيضاً بعض الدوريات التي يصدرها كنشرة "الذاكرة"، وعددا ًمن الكتيبات التي تعرّف بتاريخه ومسيرته في حفظ ذاكرة الوطن.
وسوف يعرض جناح المركز عدداً من الوثائق التاريخية والصور الفوتوغرافية ذات الأهمية في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، إلى جانب ما تبثّه الشاشات الكبيرة في الجناح من أفلام وثائقية عن تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة، وعن دور المركز الوطني للوثائق والبحوث كأرشيف وطني يعنى بتنظيم الأرشيفات الرسمية لدولة الإمارات العربية المتحدة وبوثائقها الهامة.
وعن مشاركة المركز في معرض الكتاب قال الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز: بناء على توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز بالاهتمام بنشر الإصدارات الجادة والمتخصصة بتاريخنا وحقائقه، فإننا نحرص على المشاركة في هذه التظاهرة الثقافية السنوية الكبرى، التي تسهم في نشر رسالة المركز، وإبراز أهدافه النبيلة في خدمة تاريخ الوطن وتراثه، وتتيح التواصل والفائدة لجمهور المثقفين والباحثين والقراء، ويسهم المركز الوطني للوثائق والبحوث بمشاركته في المعرض في تعميق الوعي بدوره الاجتماعي وتعريف الجيل الجديد بالإرث الحضاري والثقافي، وتعزيز الإحساس بالهوية الوطنية، وانطلاقاً من أهدافه هذه فهو يعمل على أن تكون إصداراته ثرية وعلى مستوى الطموح، فيقدم للباحثين والمستفيدين كتباً توثيقية تمتاز بمادتها التاريخية والتراثية القيّمة والفريدة والمميزة، ويعمل المركز على تقديم الجديد في كل عام في هذا المعرض ليعزز الحراك الثقافي الذي تمتاز به دولة الإمارات الإصدارات الجديدة .. في سطور • - كتاب التسوية القانونية للنزاع الإماراتي - الإيراني على الجُزر الثلاث، في خمسة فصول مُزوّدة بخمسة ملاحق لعشرات الوثائق: العربية، والإنجليزية، والفرنسية، والفارسية، والخرائط التاريخية. وهو يستعرض ادّعاءات السِّيادة المتعارضة لِطَرَفي النِّزاع في جُزر: أبو موسى، وطُنب الكُبرى، وطُنب الصغرى، مُنذ أوّل ادّعاء إيراني فيها عام 1887، ثُمَّ يضعها تحت مجْهَر القضاء والتَّحكيم الدوليَّين؛ لإجراء فَحصٍ شاملٍ وتحليلٍ كاملٍ لمُجمل المادة الوثائقيَّة والمرْجَعِيَّة التي تَكَوَّنَت مِنها؛ ليُثبت - في نهاية المطاف - رجحان كفّة ميزان العدالة الدولية لمصلحة دولة الإمارات العربية المتحدة في جُزرها السّليبة الثلاث. ويعتمد المؤلِّف في كتابهِ على عددٍ كبيرٍ مِن الوقائع والأقوال، وعشرات الأحكام والقرارات والمبادئ الصادرة عن القضاء والتّحكيم الدوليين في نزاعاتٍ حدوديَّةٍ مُشابهة.
ويُعدّ الكتاب أكثر الكُتب اشتمالاً على الحقائق التاريخية والأدلة القانونية التي تستند إليها دولة الإمارات في إثبات ملكيتها للجُزر المحتلّة الثلاث.
ويأخذ كتاب (الهند والإمارات احتفاء بصداقة اسطورية) القارئ في رحلة فريدة تستعرض مختلف جوانب العلاقات الوطيدة بين الهند والإمارات العربية المتحدة.
ويحظى الكتاب بأهمية خاصة؛ إذ قدمه صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة، رئيس مجلس الوزراء، حاكم دبي، ويتضمن الكتاب خمسة فصول وخاتمة، يتناول الفصل الأول جذور تاريخ العلاقات بين الهند والإمارات العربية المتحدة، والثاني العلاقات السياسية، والثالث النشاط الاقتصادي، ويستعرض الرابع جوانب الطب والصحة، والتعليم، ويدور الخامس حول حياة الناس في الهند والإمارات العربية المتحدة. والكتاب مدعوم بالصور والخرائط، والرسوم والجداول التي جمعها المؤلف.
وأما كتاب “ذكريات شبه جزيرة العرب . . رحلة في صور” فقد وصفه سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة المركز، الكتاب- في المقدمة التي كتبها له- بأنه وثيقة بصرية رسم المؤلف فيها من خلال مجموعة من الصور الشمسية معالم الحياة السائدة في عدد من فترات تاريخ الجزيرة العربية، وأكد سموه أن المؤلف بذل جهداً كبيراً يشكر عليه في جمع كل هذه الصور والتعليق عليها ضمن الكتاب.

[عبدالكريم بجاجة]

رؤية
مجـلة إلكترونية شهــرية
للمركز الوطني للوثائق والبحوث

http://192.168.1.36/ncdr/royaa-news/royaa67/index.htm




الأعداد السـابقة

http://192.168.1.36/ncdr/royaa-news/royaa67/index.htm

[عبدالكريم بجاجة]

Abu Dhabi Media digitalise 3m rare historical records

Nissar Hoath / 15 April 2013
http://www.khaleejtimes.com/nation/inside.asp?xfile=/data/entertainmentnation/2013/April/entertainmentnation_April5.xml&section=entertainmentnation



The Abu Dhabi Media has completed the first phase of its project of digital archiving of print and electronic media reports and film footages produced since mid-1960s
Over three million valuable historical records across TV, radio and print converted into secure digital form, including more than 5,000 hours of unique TV footage of the UAE history and late Shaikh Zayed bin Sultan Al Nahyan.
The Abu Dhabi Media on Sunday announced the successful completion of the first phase of its pioneering digital archiving initiative, which has seen the restoration and conversion of more than three million of the company’s rare and historical media materials into digital form, using the latest digital archiving technology.
“As the oldest media organisation in the country, many of Abu Dhabi Media’s assets chronicle the history of the United Arab Emirates from 1950 up until today.
“The company is committed to preserving this legacy for future generations, and the conversion of its archives into digital form will result in a comprehensive archive of classified digital content, that will ensure the durability, security and easy access of these valuable resources,” said COO Saif Saeed Ghobash. The Abu Dhabi Media also plans to integrate a commercial model into its archiving plans that will allow the company to make the restored and archived materials available to entities outside the organisation.
The project is a nine-year programme that aims at restoring and protecting the company’s historical videos, sound files and documents, by converting them into a secure digital format. Set for completion in 2020, the archiving project is divided into a number of stages, beginning with the foundation phase, which the Abu Dhabi Media has successfully completed on time over the past two-years.
The organisation will be engaging an international archiving firm, with expertise in this type of digital archiving, to partner with the company and oversee the remaining stages of the project, in order to ensure it is completed according to the best international practice.
Commenting, on the project, Peter Hellyer, chief editor of former Emirates Ne ws from 1985 till 1999, said it will create a wealth of historical facts pertaining to the UAE and the region.
A team of dedicated employees have been trained to lead the ongoing initiative and to utilise the company’s cutting-edge digital archiving technology. Over 16,000 hours of radio broadcast, and 3.5 million files and images from across the company’s newspaper and publishing records have also been restored and converted. The resulting archive documents include many of the country’s most important social, cultural, artistic and historical events.
Abdul Hadi Al Shaikh, Executive Director of Digital Media Services at the organisation, said: “Abu Dhabi Media’s digital archiving initiative is of particular importance to the company, as we have a responsibility to ensure the preservation of these unique and valuable historical records for the future. We are working steadily towards the creation of a world-class digital archive that captures some of the most important historical moments in the UAE’s history across print, radio and TV. Our digital archiving project will ensure these resources are available to be utilised and shared for the benefit of the wider community.”
nissar@khaleejtimes.com

[عبدالكريم بجاجة]

منصور بن زايد يزور الأرشيف الوطني البريطاني (9 مايو 2013)
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

قام سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس مجلس إدارة المركز الوطني للوثائق والبحوث بزيارة الأرشيف الوطني البريطاني في لندن وذلك على هامش الزيارة الرسمية التي يقوم بها صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة حفظه الله الى المملكة المتحدة.
وكان في استقبال سموه لدى وصوله السيد أوليفر مورلي الرئيس التنفيذي في الأرشيف الوطني البريطاني الذي اصطحب سموه والوفد المرافق في جولة بأرجاء الأرشيف البريطاني اطلع فيها سموه على مختلف أقسامه والأساليب الحديثة في الأرشفة والحفظ وإتاحة الوثائق للباحثين ومكانة وثائق دولة الإمارات والخليج العربي.


واطلع سموه ومرافقوه على أقدم الوثائق الإماراتية المحفوظة في الأرشيف وأقسامه السبعة التي تعنى بالوثائق التاريخية المحلية والعالمية وأحدث المعايير المتبعة في التوثيق والحفظ والأرشفة والترميم ومدى تسهيل مقتنيات الأرشيف للباحثين والمراجعين ووسائل اتاحتها.
وتجول سموه في المبنى القديم بالمتحف واطلع على قاعات المطالعة والقراءة وحفظ الوثائق حيث يتيح الأرشيف للمراجعين مطالعة مقتنياته. كما زار سموه القاعة المغلقة الخاصة بالمواد الرقمية للمقتنيات في المبنى الجديد ثم توجه الى مركز ترميم الوثائق والمخطوطات حيث تعرف سموه على أشكال الترميم المتبعة وأحدث التقنيات الرقمية الخاصة بترميم الوثائق القديمة.
كما تجول سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان في أرجاء معرض الوثائق والصور النادرة ذات العلاقة بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة.
ضم الوفد الذي رافق سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان لدى زيارة الأرشيف الوطني البريطاني سعادة عبدالرحمن غانم المطيوعي سفير الدولة لدى المملكة المتحدة، وسعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث، والدكتور عبد الله المغربي مدير قطاع الدراسات والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة، وسعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز.
جدير بالذكر أن الأرشيف الوطني البريطاني هو الأرشيف الرسمي للحكومة البريطانية ويحوي مقتنيات تعود الى الف عام من التاريخ وسجلات الأمة المتاحة للبحث والاستخدام وتم افتتاح مبناه العام الذي يقع في جنوب غرب لندن على نهر التايمز عام 1972 كمكان إضافي لحفظ السجلات العامة وكان الموقع في الأصل مبنى مستشفى في الحرب العالمية الأولى.
ويعتبر الأرشيف الوطني قلب السياسة المعلوماتية في وضع المعايير ودعم الابتكار في إدارة المعلومات في جميع أنحاء المملكة المتحدة باعتبار أن ذلك يساعد على اتخاذ القرارات الصائبة والتأكد من أنها أصبحت سجلا دائما للغد حيث للأرشيف أدوار رئيسة في السياسة المعلوماتية.

ويضم الأرشيف البريطاني أنواعا من السجلات مثل وثائق المحاكم المركزية، وسجلات الحكومة المركزية في العصور الوسطى، وسجلات حديثة وعصرية، ومجموعة كبيرة ومتباينة من الخرائط والخطط والرسومات المعمارية، وسجلات تاريخ الأسر بما فيها السجلات الجنائية، الى جانب سجلات الخدمة التشغيلية لمكتب حرب القوات المسلحة، وغيرها ومراسلات وملفات مكتب الخارجية، ومكتب المستعمرات، وأوراق وسجلات مجلس الوزراء و وزارة الداخلية، وإحصاءات مجلس التجارة، وسجلات شركات السكك الحديد الإنجليزية نقلت من مكتب سجل السكك الحديد البريطانية.
وفي المتحف وثائق رئيسية تاريخية لعدة عناوين من الكتب مثل كتاب "يوم القيامة"، الى جانب معارض لمواضيع مختلفة تستخدم فيها مواد من المجموعات التي يحتويها المتحف.
ويبلغ عدد زوار الأرشيف البريطاني سنويا أكثر من 150 ألف زائر وأكثر من 22 مليون زائر لموقع الأرشيف على شبكة الانترنت .
ويوفر الأرشيف خدمات أخرى لمساعدة المستخدمين في أبحاثهم، وللعثور على مجموعات تتجاوز ما يحتويه الأرشيف فيما تشكل صفحة انترنت الأرشيف الوطني موردا مجانيا في مجال التعليم والتعليم للمعلمين والطلاب معا.
كما تحتوي قاعدة البيانات على تفاصيل المجموعات الوثائقية التي بإمكان الباحث الوصول إليها.
أما السجل الوطني للأرشيف فهو النقطة المركزية لجمع وتداول المعلومات حول محتوى وطبيعة المخطوطات الأرشيفية المتعلقة بالتاريخ البريطاني، وتضم القوائم المنشورة وغير المنشورة والفهارس التي تصف المجموعات الأرشيفية في المملكة المتحدة وخارجها.
ويعمل الأرشيف الوطني على مشروع الصفحات المدنية نيابة عن مكتب مجلس الوزراء وتعمل بمثابة دليل على الإنترنت لموظفي الخدمة المدنية لتيسير العمل معا وتوفير وسيلة لتبادل المعرفة بشكل آمن بين الإدارات الحكومية.

[عبدالكريم بجاجة]

محمد بن راشد يترأس اجتماعا لمجلس الوزراء:
"استبدال المركز الوطني للوثائق والبحوث ليصبح " الأرشيف الوطني "

... وتم خلال الجلسة الموافقة على إصدار قانون اتحادي بتعديل القانون الاتحادي بشأن استبدال المركز الوطني للوثائق والبحوث وذلك باستبدال مسمى المركز ليصبح " الأرشيف الوطني " ويهدف التعديل للتعبير عن واقع العمل الفعلي والاختصاصات المناطة بالمركز كونه الأرشيف الوطني للدولة.

http://www.wam.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1290005607411&pagename=WAM%2FWAM_A_Layout

[عبدالكريم بجاجة]

لائحة اتحادية جديدة تحظر نشر رسائل إلكترونية لغير أغراض العمل
تاريخ النشر: الأربعاء 14 أغسطس 2013

http://www.alittihad.ae/details.php?id=76590&y=2013&article=full
http://www.inewsarabia.com/145/
http://www.themenatech.com/mena-news
http://www.gitex-news.com/ar/NewsView

حظرت لائحة أمن المعلومات في الجهات الاتحادية على الموظفين العاملين لدى هذه الجهات، القيام بإرسال أو إعادة توجيه، أو نقل أو توزيع، أو الرد على الرسائل الإلكترونية التي تحتوي على معلومات سرية، أو تعد انتهاكاً لحقوق الملكية الفكرية.
كما حظرت اللائحة التي أصدرها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي “رعاه الله”، على المستخدمين القيام بإرسال أو إعادة توجيه أو نقل أو توزيع أو الرد على الرسائل الإلكترونية التي تضمن مرفقات تحتوي على فيروسات أو أي برامج قرصنة أو تخريبية أو محتويات ممنوعة بحكم القانون.
وتهدف اللائحة، إلى توفير إطار قانوني للجهات الاتحادية لضمان أمن الأصول المعلوماتية، وإيجاد بيئة آمنة في الجهات الاتحادية لحفظ المعلومات، من خلال ضمان سرية المعلومات والبنية التحتية للشبكة، وحمايتها بمنع الدخول أو التعديل أو التغيير غير المصرح به لتلك المعلومات، وحمايتها كذلك من الفقدان أو التسرب أو التلف أو الإضرار بها بأي وسيلة كانت، بالإضافة إلى مواجهة المخاطر المتصلة بأمن المعلومات وتحديد المخاطر المحتملة، وكيفية مواجهتها لضمان استمرارية سير العمل في الجهات الاتحادية ضد التعرض لأي حادث أو هجوم.
كما تهدف اللائحة المنشورة في العدد الأخير من الجريدة الرسمية الاتحادية إلى تعزيز مفهوم أمن المعلومات لدى الجهات الاتحادية والمستخدمين، وتحديد معايير الاستخدام الأمثل للأصول المعلوماتية، وتشجيع التطبيق الفعال للأمن الإلكتروني عن طريق تعزيزه باعتباره جهداً جماعياً يتطلب مشاركة ودعم المستخدمين كافة، والتأكد من أن المستخدمين على علم ودراية بالتزاماتهم فيما يتعلق باستخدام الأصول المعلوماتية، وبيان الإجراءات التي يتعين على الجهات الاتحادية اتباعها، لحماية المستخدمين من الأعمال غير القانونية أو الضارة، والتي قد تؤدي إلى تلف الأصول المعلوماتية.
ضوابط عامة
وحددت اللائحة ضوابط عامة لاستخدام البريد الإلكتروني، حيث يجب أن تكون نظم البريد الإلكتروني الحكومية كافة ملك الجهة الاتحادية، ويحظر على المستخدم مشاركة كلمة مروره مع الآخرين، والالتزام باستخدام نظام البريد الإلكتروني في المراسلات الرسمية فقط ويمنع استخدام البريد المجاني مثل “yahoo, Gmail, Hotmail “.
ويحظر فتح رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها “Spam”، وعلى المستخدم حذفها من نظام البريد الإلكتروني الخاص به، ويحظر استخدام البريد الإلكتروني الرسمي لأغراض شخصية، ويحظر على المستخدم المشاركة في نشر الرسائل الإلكترونية لأسباب شخصية أو تجارية أو دينية أو سياسية، ويحظر على المستخدم المشاركة في نشر الرسائل الإلكترونية لأسباب خيرية بدون إذن مسبق من الجهة الاتحادية. ويحظر على المستخدم استخدام نظم البريد الإلكتروني لانتحال صفة شخص آخر، ويحظر على المستخدم القيام بإرسال أو إعادة توجيه أو نقل أو توزيع أو الرد على الرسائل الإلكترونية عند استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بشخص آخر، ويحظر على المستخدم إدخال أي تغييرات على محتوى الرسالة الإلكترونية أو تغيير التاريخ والوقت أو المصدر أو الجهة أو التسمية أو أي معلومات أخرى، ويجب على المستخدم القيام بالفحص والتحقق من أن الملفات المرفقة بالرسائل الإلكترونية لا تحتوي على فيروسات أو تعليمات برمجية ضارة.
الهاتف المتحرك
وحددت اللائحة ضوابط استخدام البريد الإلكتروني للهاتف المتحرك، حيث أوجبت على المستخدم عند استخدام البريد الإلكتروني للهاتف المتحرك الالتزام بأن يكون جهاز الهاتف المتحرك مزوداً بميزة ثقل أمان “كلمة مرور” مفعلة، وينبغي أن يكون الجهاز مزوداً بميزة القفل التلقائي أثناء استخدام خاصية البريد الإلكتروني للهاتف المتحرك التي قد توفرها الجهة الاتحادية، وأن يقفل الهاتف المتحرك الذي تم توصيله مع البريد الإلكتروني للجهة الاتحادية بقفل الأمان “كلمة مرور” عند تركه في أي مكان، وإبلاغ الوحدة المختصة فوراً إذا فقد هاتفه المتحرك، لكي تقوم الوحدة المختصة بحذف بيانات البريد الإلكتروني تلقائياً من الجهاز بمجرد وصله بالشبكة، وإبلاغ الوحدة المختصة والتنسيق معها قبل بيع هاتفه المتحرك أو إعطائه لشخص آخر وتقوم الوحدة المختصة بحذف معلومات البريد الإلكتروني الخاص بالجهة الاتحادية من جهاز الهاتف المتحرك، والتوقيع على نموذج التعهد الأمني المرفق بالقرار، والذي يحدد المسؤوليات والإعدادات الآمنة التي يجب عليه تطبيقها عند استخدام نظام البريد الإلكتروني من قبل جهاز الهاتف المتحرك.
وأشارت اللائحة إلى أنه يتعين تذييل كل رسائل البريد الإلكتروني الصادرة عبر البريد الإلكتروني للجهة الاتحادية التي يتبع لها المستخدم بنص إخلاء المسؤولية، ويجب على المستخدم التأكد من استخدام كلمات مرور آمنة وفعالة وحفظها بشكل آمن في جميع الأوقات.
استخدام الإنترنت
وتضمنت اللائحة ضوابط استخدام الإنترنت، حيث أشارت إلى أنه يجب أن يكون استخدامه للإنترنت لأغراض العمل فقط، أو لزيادة خبراته في مجال عمله في الجهة الاتحادية، وألا يقوم بالدخول إلى المواقع المحظورة أو التي تحتوي على محتوى محظور بموجب سياسات الجهة الاتحادية، وألا يقوم بالدخول إلى المواقع المسيئة أو المساهمة فيها، وعدم المشاركة في أي نشاط من شأنه أن يؤدي إلى توقف عمليات أنظمة الحاسوب، وعدم تحميل أو تثبيت برمجيات من الإنترنت إلا بموافقة الوحدة المختصة.
وحددت اللائحة ضوابط مكافحة الفيروسات والتي يتعين على الوحدات المختصة والمستخدمين في الجهات الاتحادية اتخاذها والالتزام بها، وحددت كذلك ضوابط استخدام الأصول المعلوماتية وضوابط الاتصال عن بعد بشبكة الجهة الاتحادية وضوابط استخدام أجهزة الحاسوب المكتبية والمحمولة.
وألزمت الوحدة المختصة بتشفير البيانات في الجهة الاتحادية، وأن توفر أكبر قدر من الحماية للمعلومات المصنفة والحساسة والسرية عن طريق الاستخدام الفعال لتشفير البيانات وتوفير تدابير التشفير المناسبة.
وأشارت اللائحة إلى ضوابط استخدام النسخ الاحتياطي واستعادة المعلومات، والتي يجب على الوحدة المختصة بالجهة الاتحادية الالتزام بها. وحددت اللائحة درجات السرية بالنسبة لوثائق ومستندات الجهات الاتحادية ومعلوماتها الأشخاص الذين لهم حق الاطلاع على كل درجة من درجات السرية التي وضعت لها أربع درجات، هي “سري للغاية، وسري، ومحظور، وعام”.
وتناولت اللائحة النفاذ عبر الشبكة المحلية اللاسلكية “ wi- fi” والاشتراطات التي يجب توافرها فيها، وحددت ضوابط تخزين المعلومات والبيانات الرسمية في الوسائل الخارجية التي يجب الالتزام بها.
وتطرقت اللائحة إلى الجزاءات التي تطبق على من يخالف أحكامها حيث أوضحت أنه دون الإخلال بالمسؤولية الجزائية المنصوص عليها في القوانين العقابية ذات العلاقة يجازى كل مستخدم يخالف أحكام هذه اللائحة بالجزاءات التأديبية الواردة في القوانين واللوائح الخاصة بالموارد البشرية المطبقة في الجهة الاتحادية التي يعمل فيها.
وتتولى الهيئة العامة لتنظيم الاتصالات تعميم هذا القرار على جميع الجهات الاتحادية، وتصدر السلطة المختصة في الجهات الاتحادية القرارات اللازمة لتنفيذ أحكام هذا القرار، ويعمل به بعد 90 يوماً من اليوم التالي لتاريخ نشره في الجريدة الرسمية.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث وأرشيف ( الاتحاد)
يبحثان سبل التعاون وتبادل الخبرات
15 سبتمبر 2013
http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


بحث خبراء من المركز الوطني للوثائق والبحوث مع وفد من أرشيف صحيفة الاتحاد الرسمية وضع أسس التعاون، وسبل مدّ الجسور لمزيد من تبادل الخبرات بين أرشيفات المؤسستين، واطلع الوفد أثناء الاجتماع الذي عقد في المركز على أساليب الأرشفة الإلكترونية للوثائق، وجوانب من سير العمل الأرشيفي في المركز. وأبدى أعضاء الوفد الزائر إعجابهم بما يبذله المركز من اهتمام لحفظ ذاكرة الوطن للأجيال، وما يسخّره من وسائل وتقنيات حديثة للحفظ والأرشفة مستخدمة في أكثر الأرشيفات تقدماً وتطوراً في العالم. تناول الاجتماع النظام المستخدم في إدارة المحتوى الإلكتروني في المركز ECM والبرامج المنضوية تحت مظلته، وكيف يتمّ إدارة الوثائق بأشكالها وأنواعها عبر هذا النظام، وبرامجه التي يستفاد منها في الحفظ والأرشفة، والإدارة والطباعة، والنسخ والبحث، والسرية والمسح، وغيرها.
وأسهب الخبير المعني بالأرشفة الإلكترونية في المركز الوطني للوثائق والبحوث بتوضيح طرائق حفظ الوثائق في الأرشيف بأعماره الثلاثة: الجاري، والوسيط، والتاريخي، مشيراً إلى أن ذلك كله يتمّ بموجب القانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة- حفظه الله- وخوّل المركز ممارسة دوره في حفظ ذاكرة الوطن على امتداد دولة الإمارات العربية المتحدة، وبموجب اللائحة التنفيذية الخاصة بمواد القانون المذكور، وأشار الخبير إلى عمر الوثيقة الذي تقضيه في المؤسسة التي أنشئت فيها، ومتى يكون انتقالها لأرشيفات المركز، موضحاً دور المركز في تنظيم الأرشيفات في الوزارات والمؤسسات الرسمية الاتحادية والمحلية.
واستمع أعضاء الوفد القادم من أرشيف صحيفة الاتحاد إلى شرح مفصل عن تقنيات طباعة وحفظ الوثائق سواء الوسائط المتعددة، أو الصور الفوتوغرافية في المركز، وما تلقاه من اهتمام يتمثل بحفظ أفلامها، وأرشفتها إلكترونياً, وكان المثال على ذلك أرشيف قسم الرئاسة الذي يحتفظ بشكل أساسي بالصور الخاصة بالشيخ زايد بن سلطان آل نهيان – طيب الله ثراه- وبرئيس الدولة الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان –حفظه الله- وأنشطتهما على الصعيد الداخلي والخارجي.
واستعرض ممثلو أرشيف صحيفة الاتحاد واقعهم الأرشيفي، والفائدة التي يحققها للصحيفة، وطرحوا فكرة التعاون مع المركز لبناء قاعدة بيانات حديثة في مركز المعلومات في الصحيفة، يتيح مجالاً أكبر لتنظيم مقتنيات الأرشيف والاستفادة منه، كما جرت مناقشة مدى إمكانية فتح مزيد من القنوات بين أرشيف الصحيفة وأرشيفات المركز العالمية التي تحتفظ بملايين الوثائق الخاصة بتاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج وتراثهما.

[عبد الرحمن بلحاج]

اللهم بارك

استاد المبجل فيما يخص نظام ecmهل يمكن اقتناءه

سلمكم الله من جميع الشرور

[عبدالكريم بجاجة]

اللهم بارك

استاد المبجل فيما يخص نظام ecmهل يمكن اقتناءه

سلمكم الله من جميع الشرور



يمكنك الاطلاع على موقع شركة إي بي أم (IBM) لمراجعة شروط اقتناء البرنامج:

IBM Software : Enterprise Content Management (ECM)
http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/category/SWN00

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يتبع أحدث المعايير الدولية في تنظيم أرشيفات الدولة
26 سبتمبر 2013


http://www.cdr.gov.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


أكد المركز الوطني للوثائق والبحوث أهمية تنفيذ توصياته الخاصة بتنظيم أرشيفات الدولة الرسمية واتباع أفضل المعايير الدولية لدى تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية.
ويهدف المركز بصفته القائم بدور الأرشيف الوطني للدولة إلى تجميع الوثائق والإشراف على حفظها وأرشفتها وفق الأصول العلمية في الأرشفة؛ بقصد الاستفادة منها بما يحقق المصلحة العامة، ويسهم في نشر الوعي الثقافي والتاريخي، بالإضافة إلى إتاحة مجالات البحث أمام الراغبين في الاستفادة من المادة المعلوماتية التي يقتنيها مع إتاحة المعلومة لمتخذي القرار بالدولة.
وفي إطار تنظيم الأرشيفات نظم المركز ثلاث حلقات من الدورة التدريبية "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية"، بالإضافة إلى ندوة " اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم (7) وتنظيم الأرشيف الحكومي"، وذلك ضمن برنامج تدريبي يهدف إلى تدريب موظفي الأرشيفات في الجهات الحكومية على فنيات الأرشيف شملت عدداً كبيراً من الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية، ولا يزال العمل جارياً من أجل مزيد من الانتشار ووضع الخطة التدريبية لمستويات أكثر تقدماً. ويرتكز عمل المركز الوطني للوثائق والبحوث وهو يقوم بتنظيم الأرشيفات وإدارة السجلات على ما حددته المواصفة العالمية ISO 15489 والتي يتبناها المركز، وتختصر المواصفة المذكورة النظام العصري لإدارة الوثائق بمختلف مراحلها، سواء كانت تقليدية أو إلكترونية.
ويضع المركز الوطني للوثائق والبحوث في قمة أولوياته الالتزام بمواد القانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008م ومواد لائحته التنفيذية وسياساتها، ويسعى على حفظ أهم الوثائق ذات القيمة التاريخية من جملة الوثائق المنتجة في المؤسسات الحكومية، وهي الوثائق التي لم تعد مستخدمة في الجهة الحكومية؛ إذ فقدت القيمة التي أنشئت من أجلها، لذا يتم تحويلها إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث لما فيها من قيمة تاريخية ولفائدتها في البحث العلمي والتاريخي. فيفهرسها ويحفظها بناء على معايير المجلس الدولي للأرشيف، ويوفر وصفاً واضحاً لفحواها؛ ما يكفل سهولة استرجاعها وإتاحتها للباحثين.
ويعنى المركز الوطني للوثائق والبحوث لدى زياراته لتنظيم الأرشيفات بتسليط الضوء على أهمية الوثائق. ومدة حفظها بناء على النصوص التشريعية والقانونية وحاجة العمل بها، وتحولها بعد ذلك إلى الإتلاف أو الحفظ كوثائق وطنية وتاريخية (محفوظات)، موضحاً المكان المناسب لها والمسؤولين عنها في كل مرحلة. ولما كانت الوثائق مورداً مميزاً من موارد المعلومات فإن المركز لا يدخر جهداً في تسخير أفضل المعايير والممارسات من أجل ترسيخ درجات مفهومة وقابلة للقياس بهدف التناسق والدقة والجودة في إدارة الوثائق وصيانتها وأمنها وسلامتها في المكاتب التي نشأت فيها، أو في قاعات الأرشيف.
ويقدم المركز - لدى تشخيصه الواقع الأرشيفي في الدوائر الحكومية- توصياته في العديد من التفاصيل مركزاً في أهمية الحذر من الأخطار الكبيرة كالخلل في الإنشاءات والتجهيزات، والحرائق، والفيضانات وما شابهها بوضع خطة التحضير لمواجهة الكوارث بوضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث، والإجراءات الاستعجالية اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ، ووضع تعليمات وأدلة إرشادية عن كيفية التصرف في حال حدوث الكوارث، وتحديد المناطق ذات الأولوية للإنقاذ عبر خرائط البنايات والإنشاءات والتجهيزات التقنية، وتحديد التجهيزات والأدوات، والموارد البشرية المعنية في حالات الطوارئ، وتحديد خطة أولويات إنقاذ الأرشيف المتضرر بعد الكوارث. ويؤكد المركز أهمية المراقبة اليومية، وتجهيز قاعات الأرشيف بمعدات غير قابلة للحريق، وأن تكون الرفوف والأبواب معدنية، وبأجهزة الإنذار المبكر، ومواد الإطفاء، والأخذ بعين الاعتبار سلامة التمديدات الكهربائية.
ويضع المركز في حساباته تشخيص الظروف البيئية من أجل حماية الوثائق من الحرارة والرطوبة والحشرات؛ فيحدد درجات الحرارة، وقوة الضوء وسطوعه، ووقايتها من الغبار والرمال والملوثات بتصفية الهواء والتنظيف الدوري، والتعقيم للتخلص من العفن والفطريات التي تتيح للجراثيم فرصة التكاثر والنمو، فتنشط بين أوراق الوثائق القديمة في قاعات الأرشيف، والانتباه إلى المنافذ التي قد تتسلل منها. ويوجه المركز الأرشيفات التي يزورها إلى اختيار علب حفظ الوثائق بشكل صحيح فينصح بأن تكون مصنوعة من الورق المقوّى ويمكن إغلاقها بإحكام، وحفظ الصور الفوتوغرافية، والخرائط، والمخططات في خزانات خاصة، ويوصي بحفظ الأفلام والصور المتحركة والأشرطة الممغنطة في علب بلاستيكية، وحفظ الوثائق الإلكترونية باستخدام الأقراص ذات الجودة العالية والعمر الطويل وإيداعها في قاعات وخزائن مخصصة لكل نوع من أوعية الأرشيف بتوفير درجة الحرارة وكمية الرطوبة مناسبة.
ويقوم المركز بأكثر من زيارة لكل أرشيف، فالزيارة الأولى يتم تشخيص الوضع في الأرشيف، ثم يعود لتقديم التقرير الخاص بالتشخيص، ويبقى المركز في اتصال مع الدوائر الحكومية ليتابع التعديلات التي تمت على الأرشيف، وتعدد الزيارات وتكرارها أثمر كثيراً فنهض وارتقى بكثير من الأرشيفات التي كانت تعاني الهدر والتسريب والإهمال لتصبح من أكثر الأرشيفات تنظيماً، ونموذجاً يحتذى به.
وينطلق المركز الوطني للوثائق والبحوث في أداء مهامه التي تصب في صالح حفظ ذاكرة الوطن من رؤيته التي تتجسد في تقديم خدمات أرشيفية وبحثية مميزة، وهو يحرص على إبراز أهمية حفظ التراث الأرشيفي للدولة في الماضي والحاضر للأجيال القادمة، لما فيه من ملفات تتضمن وثائق هامة تعدّ مصادر أساسية لتدوين ذاكرة الوطن، وهو يؤكد أن كل مؤسسة في دولة الإمارات العربية المتحدة شريك أساسي في حفظ وثائق الوطن، وذلك إيماناً منه بأن ذاكرة الوطن وتاريخه وتراثه أمانة في أعناق الجميع.

[عبدالكريم بجاجة]

مقالات صحفية حول:
مشاركة 150 أرشيفياً في الدورة التدريبية "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية" لإمارتي رأس الخيمة والفجيرة


وكالة أنباء الإمارات: "الوطني للوثائق والبحوث" ينظم دورة تدريبية لجهات حكومية برأس الخيمة والفجيرة"
http://www.wam.org.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1290006664945&pagename=WAM%2FWAM_A_Layout&parent=Collection&parentid=1135099399918

رأس الخيمة في 30 سبتمبر / وام / نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث اليوم في مقر مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة دورة تدريبية حول "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية".
حضر الدورة محمد أحمد الكيت المستشار في الديوان الاميري مدير دائرة الآثار والسياحة في رأس الخيمة وماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث والدكتور على فارس مدير مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة و150 موظفا وموظفة من المشرفين على الأرشيف بمختلف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في إمارتي رأس الخيمة والفجيرة.
بدأت الدورة بمحاضرة ارتكزت على محورين الاول حول " الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة .. الواقع والآفاق ومعالجة الأرشيف المبعثر" تحدث فيها الخبير الأرشيفي في المركز عبدالكريم بجاجة عن أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية ومن خطر الخطأ والإهمال ..مؤكدا ضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظريا وميدانيا.
واستعرضت المحاضرة نماذج للأرشيفات غير المنظمة في الدولة قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيق مواد القانون الجديد ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث لشؤون الأرشيفات الرسمية في الدولة.
وقدمت المحاضرة عددا من التوصيات للارتقاء بالأرشيفات والمحافظة على الوثائق بهدف سرعة الوصول إليها عند الحاجة.
وفي المحاضرة الثانية عن الأرشفة الإلكترونية وبرامجها أكد الخبير الفني سفيان بوحرات دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق وسهولة تصنيفها والوصول إليها وإتاحتها والمحافظة عليها من التلف والضياع مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضا .


جريدة البيان: " دورة تدريبية حول مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية "

http://www.albayan.ae/across-the-uae/news-and-reports/2013-10-01-1.1970424

رأس الخيمة - وام
التاريخ: 01 أكتوبر 2013
نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث أمس في مقر مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة، دورة تدريبية حول "مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية".
حضر الدورة محمد أحمد الكيت المستشار في الديوان الأميري مدير دائرة الآثار والسياحة في رأس الخيمة وماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث والدكتور علي فارس مدير مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة و150 موظفاً وموظفة من المشرفين على الأرشيف بمختلف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في إمارتي رأس الخيمة والفجيرة.
بدأت الدورة بمحاضرة ارتكزت على محورين: الأول حول "الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة.. الواقع والآفاق ومعالجة الأرشيف المبعثر" تحدث فيها الخبير الأرشيفي في المركز عبدالكريم بجاجة عن أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية ومن خطر الخطأ والإهمال.. مؤكدا ضرورة تأهيل القائمين على إدارة الأرشيف نظريا وميدانيا. استعرضت المحاضرة نماذج للأرشيفات غير المنظمة في الدولة قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات بعد أن حظيت بالاهتمام في ظل تطبيق مواد القانون الجديد ومتابعة المركز الوطني للوثائق والبحوث لشؤون الأرشيفات الرسمية في الدولة. وقدمت المحاضرة عددا من التوصيات للارتقاء بالأرشيفات والمحافظة على الوثائق بهدف سرعة الوصول إليها عند الحاجة.
وفي المحاضرة الثانية عن الأرشفة الإلكترونية وبرامجها، أكد الخبير الفني سفيان بوحرات دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق وسهولة تصنيفها والوصول إليها وإتاحتها والمحافظة عليها من التلف والضياع مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضا.
وفي ختام الدورة قام ماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث بتوزيع الشهادات على الحضور. اهتمام


أخبار الإمارات (UAE NEWS) :الوطني للبحوث» يدرب 150 موظفاً وموظفة على إدارة الوثائق
http://uaenews.cc/detail356921.html

عماد عبدالباري(رأس الخيمة) ـ نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة أمس في مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة، دورة تدريبية حول “مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية”.
وشارك في الدورة 150 موظفا وموظفة من المشرفين على الأرشيف في مختلف الجهات الحكومية الاتحادية والمحلية في إمارتي رأس الخيمة والفجيرة.
وحضر الدورة محمد أحمد الكيت، مستشار الحكومة لشؤون الديوان الأميري، ومدير دائرة الآثار والسياحة في رأس الخيمة، وماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث، والدكتور على فارس مدير مركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة. وبدأت الدورة بمحاضرة (عبدالكريم بجاجة) ارتكزت على محورين “الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة.. الواقع والآفاق “و” معالجة الأرشيف المبعثر” تحدث فيها المحاضر عن أهمية تنظيم الأرشيف وحمايته من المؤثرات البيئية ومن خطر الخطأ والإهمال، واستعرضت المحاضرة نماذج للأرشيفات غير المنظمة في الدولة قبل صدور القانون الاتحادي الخاص بتنظيم الأرشيفات وحفظ الوثائق ثم التغيرات والتطورات التي شهدتها تلك الأرشيفات.
وفي محاضرة بعنوان “ نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة والإجراءات الفنية في الأرشيفات” قدم الخبير الفني أحمد موجب تعريفا للوثائق في كل مرحلة من مراحل عمرها - الجاري والوسيط والتاريخي - وإجراءات العمل فيها، ثم استعرضت خطة حفظ الملفات وأهدافها.
وفي محاضرة، تحت عنوان “الأرشفة الإلكترونية وبرامجها” أكد الخبير الفني سفيان بوحرات دور الأرشفة الإلكترونية في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق وسهولة تصنيفها والوصول إليها وإتاحتها والمحافظة عليها من التلف والضياع.
وفي ختام الدورة، قام ماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث بتوزيع الشهادات على الحضور، كما نظم المركز على هامش الدورة معرضاً وثائقياً ، تم خلاله عرض إجراءات تنظيم الأرشيف الحكومي ومواصفات مبنى الأرشيف النموذجي. وقال ماجد سلطان المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث “لـ الاتحاد”، إن تنظيم هذه الدورة يأتي في سياق حرص المركز على متابعة سلسلة أنشطته ودوراته التدريبية في هذا المجال. وقال إن المركز يؤدي خدمات أخرى على صعيد حفظ الوثائق وأرشفتها كتقديم المشورة حول تنظيم الأرشيفات وتوحيد السياسات الأرشيفية وفق أفضل الممارسات العالمية.


جريدة الاتحاد: "دورة تدريبية حول مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية"http://www.alittihad.ae/details.php?id=89925&y=2013
تاريخ النشر: الأربعاء 25 سبتمبر 2013
أبوظبي (وام)- ينظم المركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة يوم الإثنين المقبل دورة تدريبية حول “مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية”، تستهدف العاملين في الأرشيف في الجهات الحكومية في إمارتي رأس الخيمة والفجيرة.
وينظم المركز معرضاً وثائقياً على هامش الدورة يعرض فيه إجراءات تنظيم الأرشيف الحكومي ومواصفات مبنى الأرشيف النموذجي. وتتضمن الدورة التدريبية محاور عدة تعزز خبرات العاملين بالأرشيف في الجهات الحكومية ومن أهمها التعريف بواقع الأرشيف في الدولة ومعالجة الأرشيف المبعثر وإطلاع المتدربين على إدارة الوثائق الجارية والوسيطة وعلى الإجراءات الفنية المتبعة في تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية إضافة إلى الأرشفة الإلكترونية وأفضل الممارسات في هذا المجال. وقال ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز في تصريح له بهذه المناسبة، إن المركز يحرص على متابعة سلسلة أنشطته ودوراته التدريبية في هذا المجال استكمالاً لمشروعه الذي يستهدف الوصول إلى المعايير العالمية والأساليب المثلى في الأرشيفات الحكومية.
وتعكس الدورة التدريبية التي ستعقد في «مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة» اهتمام المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي يعد أرشيفاً وطنياً للدولة وتعد استكمالاً لأنشطته التي تستهدف الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يواصل عملية تنظيمها.


جريدة الخليج: "للوثائق والبحوث يعتزم تنظيم دورة تدريبية في مبادئ إدارة الوثائق"http://www.alkhaleej.ae/portal/1859a07e-d528-4ebd-a6d0-3a85d640eb8b.aspx
ينظم المركز الوطني للوثائق والبحوث التابع لوزارة شؤون الرئاسة بالتعاون مع مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة دورة تدريبية للعاملين في الأرشيف في الجهات الحكومية في إمارتي: رأس الخيمة والفجيرة بعنوان: “مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية” وذلك يوم 30 سبتمبر/أيلول الجاري في مقرّ مركز الدراسات والوثائق في رأس الخيمة .
وتعكس الدورة التدريبية اهتمام المركز الذي يعدّ أرشيفاً وطنياً للدولة، وتعدْ استكمالاً لأنشطته التي تستهدف الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في الأرشيفات الحكومية التي يواصل عملية تنظيمها .
تتضمن الدورة التدريبية محاور عدة تعزز خبرات العاملين بالأرشيف في الجهات الحكومية، ومن أهمها، التعريف بواقع الأرشيف في الدولة، ومعالجة الأرشيف المبعثر، وسيتم إطلاع المتدربين على إدارة الوثائق الجارية، والوسيطة، وعلى الإجراءات الفنية المتبعة في تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية، إضافة إلى الأرشفة الإلكترونية وأفضل الممارسات في هذا المجال .
قال ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث: يحرص المركز على متابعة
سلسلة أنشطته ودوراته التدريبية في هذا المجال استكمالاً لمشروعه الذي يستهدف الوصول إلى المعايير العالمية والأساليب المثلى في الأرشيفات الحكومية .

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث وإدارة متاحف الشارقة يعززان سبل التعاون وأهمية تبادل الخبرات
8 أكتوبر 2013
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


بحث المركز الوطني للوثائق والبحوث مع وفد من إدارة الخدمات التعريفية والتعليمية في إدارة متاحف الشارقة سبل تبادل الخبرات وتعزيز التعاون في مجال رفد المتاحف بالمعلومات التاريخية الموثوقة والموثقة.
جاء ذلك لدى زيارة وفد من إدارة الخدمات التعريفية والتعليمية في إدارة متاحف الشارقة إلى مقر المركز، ولقائهم مسؤولين وخبراء في البرامج التعليمية في المركز، أسفرت عن عزم المركز على تسخير إمكانياته المطلوبة لخدمة الأهداف الوطنية النبيلة التي تتطلع متاحف الشارقة إلى تحقيقها، ولتفعيل الأنشطة الوطنية التي تنظمها إدارة متاحف الشارقة.
تابع أعضاء الوفد الضيف نموذجاً من المحاضرات التي ألقيت أمام واحدة من الرحلات المدرسية للمركز، وأبدوا إعجابهم بما احتوته المحاضرة من معلومات تاريخية موثقة، وبإلمام المحاضر بموضوعه، وأسلوبه وتسلسل أفكاره وتركيزها، وبالتواصل الذي كان بينه وبين جمهور الطلبة، و بالرضا الذي حازت عليه المحاضرة من قبل الجمهور.
هذا وقد اطلع الوفد الزائر على جوانب من أنشطة المركز، وعلى مقتنيات قاعة الشيخ زايد بن سلطان؛ وما فيها من كتب نادرة، ووثائق مكتوبة، وخرائط، وصور فوتوغرافية تاريخية، توثق لمرحلة تاريخية مهمة تتمثل بقيام الاتحاد، وتوثق جهود القادة المؤسسين وجهودهم العظيمة في سبيل بناء الوطن وازدهاره، وتابع أعضاء الوفد فيلماً في قاعة الشيخ محمد بن زايد فيلماً وثائقياً ثلاثي الأبعاد يرصد جوانب في ماضي الإمارات وحاضرها المشرق، وتلقوا شرحاً مفصلاً عن المركز الوطني للوثائق والبحوث ودوره في حفظ ذاكرة الوطن.
وعن الزيارة وأثرها قالت السيدة علياء بورحيمه مدير إدارة الخدمات التعليمية والتعريفية: لقد لقينا من المركز الوطني للوثائق والبحوث الترحيب والتعاون، وقد كان البرنامج الذي نظمه المركز لزيارتنا مجدياً جداً، وما اطلعنا عليه من معلومات تاريخية، ووثائق في المركز دليل على ثراء ماضينا، وامتداد الإمارات في عمق التاريخ، وسوف نعمل من اليوم فصاعداً على أن يكون المركز أحد أبرز المراجع للباحثين الذين يقصدون متاحف الشارقة بهدف البحث العلمي في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة وتراثها، ونأمل أن نستطيع ترجمة ما تمّ الاتفاق عليه بيننا وبين المركز إلى خطة عمل في المستقبل القريب.
ودعت السيدة مديرة إدارة الخدمات التعليمية والتعريفية المعنيين في المركز لزيارة إدارة متاحف الشارقة للاطلاع على تجارب إدارة المتاحف في العرض وتقديم المعلومات، ولاستكمال المشاريع المستقبلية بين الطرفين، والارتقاء بأساليب تنفيذها إلى أفضل المعايير والممارسات.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يقدم تطبيقات تقنية وذكية متخصصة في جيتكس33
10 أكتوبر 2013

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

انطلاقاً من مبادرة الحكومة الذكية التي أطلقها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة، رئيس مجلس الوزراء، حاكم دبي-رعاه الله-، وانطلاقاً من دور المركز الوطني للوثائق والبحوث كأرشيف وطني للدولة، يشارك المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة في معرض جيتكس 2013 الدولي الذي يعدّ أحد أهم المعارض المختصة بالتقنيات العالمية، ويقوم المركز أثناء المعرض بالإعلان عن العديد من إنجازاته التقنية والذكية في المجالات ذات الصلة بتخصصه في المعرض؛ فيقدم عرضاً حياً للخدمات المطبقة على مجموعة (يوميات الشيوخ) التي تعدّ من أحدث إصداراته التوثيقية الوطنية، وإمكانية التطبيق التفاعلي في تصفحها إلكترونياً، وعدداً من الخيارات الأخرى.
كما يقدم في جناحه برامج عن النشر الإلكتروني، وعن سير العمل في المركز، ومشاريعه، وإصداراته، وجهوده في مجال التحول إلى الأرشفة الإلكترونية.
وبهذه المناسبة يقدم المركز مجموعة إصداراته الحديثة إلكترونياً، ويتيح أيضاً فرصة تصفحها إلكترونياً، وشرائها، وتشمل مجموعة من الكتب التي صدرت حديثاً عن المركز، وأبرزها: زايد رجل بنى أمة، يوميات الشيوخ، ذكريات الإمارات، الإماراتيون.. كل أيامنا الخوالي، ذكريات شبه جزيرة العرب، الهند والإمارات.. احتفاء بصداقة أسطورية، وغيرها.
(يوميات الشيوخ).. تطبيق فريد في النشر الإلكتروني
للمرة الأولى محلياً وعربياً يحقق المركز الوطني للوثائق والبحوث للقراء إمكانية تصفح مجلدات (يوميات الشيوخ) إلكترونياً على هواتف آيفون الذكية، وأجهزة الآيفون اللوحية، ويتيح هذا التطبيق الإمكانية التفاعلية مع المادة المعروضة، فيمكن الوصول إلى المعلومة المطلوبة فيها حسب الموضوع، أو التاريخ، أو المصدر بدقة وسرعة.
تم تطبيق هذه التقنية التفاعلية الحديثة للمرة الأولى على مجموعة (يوميات الشيوخ) التي أصدرها المركز الوطني للوثائق والبحوث في ثمانية عشر مجلداً:
1- يوميات صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان
2- يوميات صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم
3- يوميات الفريق أول سمو الشيخ محمد بن زايد آل نهيان
4- يوميات سمو الشيخ حمدان بن محمد آل مكتوم
احتوت هذه الإصدارات على جميع الأنشطة والأحداث اليومية لأصحاب السمو الشيوخ الكرام، ووثِّقت بتسلسل موضوعي وزمني على مدار الفترة التي تشملها اليوميات، سواء كانت هذه الأنشطة اجتماعية أم اقتصادية، أم إعلامية ، أم سياسية. وقد استمدت هذه اليوميات من الصحف اليومية والنشرات الرسمية. وقد أعيدت صياغة الأخبار وتكثيف معلوماتها لتلائم الأسلوب الجديد في النشر.
وتتيح هذه الخدمة الإلكترونية الذكية التفاعلية إمكانية تصفح هذه اليوميات حسب الموضوع أو التاريخ، أو المصدر، بالإضافة إلى إمكانية البحث عن كلمة أو عبارة محددة وردت في المجلدات، وإمكانية البحث عما (حدث في مثل هذا اليوم)؛ والمراد به إمكانية الاطلاع على الأحداث التي تتزامن مع تاريخ اليوم، أو اليوم الذي يحدده الباحث، وذلك كله يجري بدقة عالية، وفي زمن قياسي، وهذه التطبيقات تتحقق للمرة الأولى بهذه الصورة محلياً وعربياً.
واحتفاء بمشاركته بمعرض جيتكس 2013 يتيح المركز لزوار جناحه على مدار أيام المعرض فرصة تنزيل هذه التطبيقات مجاناً.
تجربة المركز في تنظيم الأرشيفات الحكومية
ويعرض المركز على شاشة العرض في جناحه المشارك في أسبوع جيتكس للتقنية 2013 مشروع تنظيم الأرشيفات الحكومية، في برنامج يكشف عن منهجية العمل التي يتبعها في هذا المشروع، وبيانات إحصائية عنه، والنتائج العامة للزيارات التي زادت على /160/ زيارة، وأهم المعوقات، والحلول المقترحة لتذليل الصعوبات، ويعرض أيضاً الدورات التدريبية التي نظمها المركز ولها علاقة بالمشروع، إلى جانب الخطط المستقبلية.
برنامج تقني خاص بالمواصفات المثالية للأرشيفات
ويسلط برنامج آخر - يعرضه المركز في جناحه- الضوء على المواصفات المثالية لمبنى الأرشيف؛ مؤكداً على ضرورة الحذر من الأخطار الكبيرة في مباني الأرشيفات كالخلل في الإنشاءات والتجهيزات، والحرائق، والفيضانات وما شابهها، وتلافي مثل هذه الكوارث بوضع خطة التحضير لمواجهتها بوضع برنامج لتدريب الموظفين على كيفية التفاعل مع الكوارث، والإجراءات الاستعجالية اللازم اتخاذها في حالة الطوارئ، ويؤكد المركز أهمية المراقبة اليومية، وتجهيز قاعات الأرشيف بمعدات غير قابلة للحريق، وأن تكون الرفوف والأبواب معدنية، وبأجهزة الإنذار المبكر، ومواد الإطفاء، والأخذ بعين الاعتبار سلامة التمديدات الكهربائية، وغيرها.
سير العمل في مقر المركز
ويعرض المركز أيضاً برنامجاً يرصد إجراءات العمل المتبعة في المركز بدءاً باستلام الأرشيف الحكومي، ثم السلسلة الأرشيفية والمراد بها العمليات التالية: الفرز والفهرسة، والحفظ، والإتلاف، والتصوير الضوئي، وإتاحة الأرشيف لمن يريد الاطلاع عليه من باحثين وغيرهم من المستفيدين.
الأرشفة الإلكترونية
كما يعرض جناح المركز برنامجاً خاصاً بالأرشفة الإلكترونية، وأحدث الأساليب المتبعة فيها، كما يبرز أهميتها في توسيع الحيز المكاني في ظل التزايد المطرد لحجم الوثائق، وفي سهولة تصنيفها، والوصول إليها، وإتاحتها، والمحافظة عليها من التلف والضياع، مع تأكيد أهمية المحافظة على الأرشيف الورقي التقليدي أيضاً.
ويسرّ المركز أن يرحب بالمختصين والخبراء من المؤسسات الحكومية والمحلية، وبضيوف جيتكس الكرام في قاعة الشيخ سعيد المكتوم S1-D41 الفترة بين 20 – 24 أكتوبر الجاري، حيث يقدم محاضرات يومية.

[عبدالكريم بجاجة]

توقيع اتفاقية شراكة وتعاون بين المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة وشركة أبوظبي للإعلام - 29 أكتوبر 2013
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx




أبوظبي، 29 أكتوبر 2013 - وقع المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة صباح اليوم في مقـر المركز بأبوظبي، اتفاقية شراكة وتعاون مع شركة أبوظبي للإعلام بهدف وضع الأسس والقواعد اللازمة لإنشاء إطار العمل والتعاون المشترك بينهما في مجالات تبادل الوثائق والصور والأفلام الوثائقية الوطنية، وتنظيم الفعاليات المشتركة بهدف ضمان الاستخدام الأمثل لأرشيف الدولة والمحافظة على المحتوى الإعلامي باستخدام أفضل النماذج والتقنيات من خلال تبادل الخبرات الاستشارية والفنية، ونسخ ضوئية من المواد الإعلامية والوثائقية بما يخدم مصلحة الطرفين وأنشطتهما.
وقع الاتفاقية عن جانب المركز الوطني للوثائق والبحوث، المدير التنفيذي، سعادة ماجد المهيري، وعن شركة أبوظبي للإعلام، الرئيس التشغيلي، سيف سعيد غباش.
ويأتي التوقيع على هذه الاتفاقية انطلاقاً من حرص الجانبين على التعاون في مجالات التوثيق والحفظ والأرشفة وفق أعلى المعايير العالمية، والتي من ضمنها حفظ أرشيف الشيخ زايد الإلكتروني في المركز الوطني للوثائق والبحوث باعتبارها وثائق وطنية تسري عليها أحكام القانون الاتحادي بحفظها وإتاحتها من ضمن وثائق الدولة.
وتعليقاً على الاتفاقية قال سيف غباش، الرئيس التشغيلي، لشركة أبوظبي للإعلام إن "الأرشيف يعتبر ذاكرة الوطن، ومرجعاً هاماً لأبناء دولة الإمارات والباحثين والمتخصصين، لذا فقد حرصت شركة أبوظبي للإعلام، وانطلاقاً من دورها الإعلامي والاجتماعي الرائد في الدولة، على توقيع هذه الاتفاقية الهامة التي من شأنها إتاحة الفرصة لمختلف أقسام ووسائل الإعلام التابعة لشركة أبوظبي للإعلام الوصول بكفاءة وفاعلية إلى الأرشيف الرئاسي في المركز واستعماله في انتاج محتوى متميز يهم جمهورنا".
وأوضح غباش أن "استراتيجية شركة أبوظبي للإعلام تتضمن التعاون بشكل مستمر مع مختلف الجهات الحكومية وتبادل الخبرات والمعارف معها إضافة إلى مساعدتها في تحقيق أهدافها الاستراتيجية وزيادة الوعي بمبادراتها المختلفة التي تسهم في مسيرة التنمية في الدولة، وفي هذا الصدد نتيح لهم الوصول إلى مختلف شرائح الجمهور من أبناء الدولة والمقيمين على أرضها من خلال منصاتنا الإعلامية المتنوعة".
وقال سعادة ماجد المهيري، المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث: سوف ترسخ هذه الاتفاقية أسس التعاون والعلاقات المتينة الموجودة منذ زمن طويل بين المركز ومؤسسة أبوظبي للإعلام، ويتطلع المركز عبرها إلى مدّ مزيد من جسور التعاون، والوصول إلى أرشيف "زايد" الإلكتروني المتوفر لدى شركة أبوظبي للإعلام وتبادل الخبرات لتكامل المصلحة الوطنية المنشودة وتحقيقها.
وأضاف المهيري: بحكم دور المركز كأرشيف وطني لدولة الإمارات العربية المتحدة فإننا حريصون على توثيق الماضي، وتدوين الحاضر بهدف حفظ ذاكرة الوطن للأجيال القادمة، ولهذا الغرض يسخّر المركز الخبراء والمؤرشفين لتنظيم الأرشيفات الرسمية في الدولة على ضوء مواد القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 الذي منح الوثيقة الاهتمام الذي تستحقه، فصار حفظها في أولويات اهتمام جميع مؤسسات الدولة، ونحن نثمن عالياً مقتنيات أرشيف مؤسسة أبوظبي للإعلام الذي يعدّ من أهم الأرشيفات وأكثرها ثراء بحكم الرصد الإعلامي للبناء والتطور والازدهار الذي شهدته بلادنا في وقت قياسي على يد المغفور له-بإذن الله تعالى- الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان وإخوانه الذين أسهموا في تأسيس صرح الاتحاد، ولا نزال نعوّل على ما ترفد به مؤسسة أبوظبي للإعلام أرشيفها الثري وهي ترصد حاضرنا المشرّف ونهضة وطننا في ظل قيادتنا الحكيمة.
وشكر المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث مؤسسة أبوظبي للإعلام على تعاونها البناء الدائم مع المركز، وتمنى للمؤسستين تحقيق الأهداف المرجوة من إبرام هذه الاتفاقية.
وقال عبد الهادي الشيخ، المدير التنفيذي لدائرة "خدمات الإعلام الرقمي" في أبوظبي للإعلام: "بهدف تعزيز الموروث التاريخي للدولة ستمكننا هذه الاتفاقية من التعاون والتبادل ما بين أرشيف المؤسستين باستخدام أفضل الممارسات لضمان الحفاظ على أرشيف شركة أبوظبي للإعلام في مركز البيانات الخاصة بهم وفقاً لاستراتيجية تفادي الكوارث. كما ستقدم شركة أبوظبي للإعلام نسخة رقمية من جميع محتويات الأرشيف الإعلامي لديها من صحافة وإذاعة وتلفزيون لحفظها وإتاحتها من ضمن وثائق الدولة”.
وتقضي هذه الاتفاقية بأن يتبادل الطرفان الخبرات الاستشارية في الجوانب الفنية والإدارية في مجال التوثيق والحفظ والأرشفة وفق أعلى المعايير المتبعة لديهما، حيث سيقوم المركز بتزويد شركة أبوظبي للإعلام بنسخة ضوئية تُقدر بحوالي 4000 ساعة فلمية من الأرشيف الرئاسي بصيغة رقمية للاستخدام الإعلامي وفق قوانين المركز وتحت إشرافه، فيما ستعمل شركة أبوظبي للإعلام على تقديم الخبرات والاستشارات في مجال الأفلام الوثائقية والمعلومات الرقمية، مع إمكانية دخول مركز الأرشفة بالطرق المتفق عليها.
الجدير بالذكر أن هذه الاتفاقية تمتد ثلاث سنوات قابلة للتجديد بموافقة الطرفين.

[عبدالكريم بجاجة]

الوطني للوثائق والبحوث أطلع الزوار على أنشطته ونظم ندوات وطنية للطلاب
30 أكتوبر 2013

ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


لاقت مشاركات المركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة في المعرض الوطني للتوعية المجتمعية والخدمات الإنسانية (توعية2013) إقبالاً كبيراً من الزوار والمشاركين، واستهدف جناح المركز، والندوات الوطنية التي نظمها في مقرّ المعرض التعريف بالمركز، وأنشطته وأهدافه، ودوره كأرشيف وطني لدولة الإمارات العربية المتحدة.
أبدى المركز الوطني للوثائق والبحوث نشاطاً مميزاً على مدار أيام المعرض حيث استقبل في جناحه عدداً كبيراً من الزوار الذين اطلعوا على إصداراته، وعلى الفعاليات التي ينظمها، والمهام التي يؤديها على صعيد التنشئة الوطنية لدى الطلبة والأجيال الشابة، ودعم البحث العلمي المتصل بتخصصاته، وتنظيم الأرشيفات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة، وحفظ ذاكرة الوطن للأجيال.
ونظم المركز عدداً من الندوات الوطنية للطلبة الزائرين؛ ففي ثاني أيام المعرض قدم المركز ندوته الأولى عن "الهوية الوطنية ومفهوم الولاء والانتماء.. قيم وطنية عليا" ركز فيها على المثلث الوطني (الهوية.. الولاء.. الانتماء)، موضحاً أن الانتماء رتبة تمنحها الدولة لمن ينتسب إليها بعد أن تتحقق فيه قيم المواطنة الصالحة المتمثلة في الولاء، فتتجسد فيه النصرة، والتضحية، وحب الوطن، إلى جانب الهوية التي تميز أبناء المجتمع عن غيرهم.
ودارت الندوة الثانية حول الآباء المؤسسين، وقد استهدفت إثراء ذاكرة الأجيال بالدور الريادي الوطني والجهود العظيمة التي بذلها القادة المؤسسون في سبيل تشييد صرح الاتحاد، وفي مقدمتهم القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان- طيب الله ثراه- وأبرزت المحاضرة أهمية الجوانب القيادية التي تمتع بها أولئك القادة - رحمهم الله- وإيمانهم المطلق بوحدة الأرض والإنسان.
وفي آخر أيام المعرض نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث ندوتين: الأولى عن صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة – حفظه الله- وتناولت صفحات ومحطات في حياة سموه، وما حباه الله من حكمة ومواهب قيادية، وركزت المحاضرة في جوانب من هوايات وإنجازات سموه على الصعيد الشخصي والوطني والدولي، وأبرزت المحاضرة أهمية نشأة سموه في كنف المغفور له –بإذن الله- القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، ما جعل حياة سموه امتداداً لتلك الصفات العظيمة، وذلك العطاء الأبوي النبيل.
وآخر الندوات دارت حول المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي يعمل منذ نشأته عام 1968على حفظ وتوثيق تاريخ وتراث دولة الإمارات العربية ومنطقة الخليج، والتحول الكبير الذي شهده بعد إصدار القانون رقم 7 لعام 2008 والذي جعل منه أرشيفاً وطنياً لدولة الإمارات العربية المتحدة، يبذل الجهود لحفظ وثائق الدولة للأجيال، وإتاحتها أمام متخذي القرار والباحثين.
هذا وقد لاقت الندوات التي نظمها المركز إقبالاً كبيراً من حشود طلبة المدارس الزائرين، واستقبل جناح المركز المشارك في المعرض عدداً كبيراً من الزوار الذين اطلعوا على أهم إصدارات المركز وأحدثها، وعلى رسالته ورؤيته، والبرامج الوطنية التوعوية التي أعدها للطلبة الذين تتوالى زياراتهم إلى مقره في أبوظبي.

[عبد الرحمن بلحاج]

السلام عليكم
خيرا تلقاه وشرا تقاه اما بعد

مما يلحظ ان الامرات تشرك مواطنيها في مؤسساتها وهدا جزء من الشفافية والمواطنة

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يقدم وثائق وتفاصيل حول علم الإمارات
4 نوفمبر 2013

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx



عندما رفع علم دولة الإمارات العربية المتحدة لأول مرة صبيحة يوم الثاني من ديسمبر 1971 معلناً قيام دولة اتحادية وليدة، تساءل الكثيرون عن معنى ألوان العلم وأبعاده، وقصة تصميمه.
والمركز الوطني للوثائق والبحوث بوزارة شؤون الرئاسة بصفته الأرشيف الوطني للدولة يوثق بين مقتنياته سرّ ظهور هذا العلم، وتفاصيل عن مواصفاته الفنية.
وحسب الوثائق المتوفرة في المركز الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، فإنه في يوم الثاني من ديسمبر رفع المغفور له – بإذن الله- الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان أول علم لدولة الإمارات العربية المتحدة معلناً ميلاد دولة مستقلة ذات سيادة، ليبقى هذا العلم رمزاً خالداً للوطن وقوته، ورفعته وهويته.
ولما كان العلم رمزاً وطنياً يجسد طموحات وآمال الشعب؛ فإن مسابقة أعلنت في صحيفة الاتحاد لتصميم علم الاتحاد، وعن قصة تصميم العلم يقول مصممه سعادة عبد الله المعينة: بدأ اهتمامي بتصميم العلم بعدما قرأت إعلاناً في جريدة الاتحاد قبل نحو شهرين من إعلان قيام دولة الإمارات، وكان الإعلان من الديوان الأميري بالتعاون مع دائرة الإعلام في حكومة أبوظبي عن طرح مسابقة لتصميم علم الاتحاد، وحينذاك قررت المشاركة في المسابقة، وقمت بعمل ستة نماذج لعلم الإمارات كما تخيلته، ووضعتها في ألبوم أرسلته على العنوان الوارد في الإعلان، وتجدر الإشارة هنا إلى أن عدد التصاميم المشاركة في المسابقة بلغت حينذاك 1030 تصميماً.
ويصف المعينة ما آلت إليه حاله وهو ينتظر نتيجة المسابقة: منذ لحظة إرسال التصاميم عشت حالة من القلق واللهفة والانتظار إلى اللحظة التي سيتم فيها إعلان اتحاد الإمارات، وإلى معرفة مصير التصاميم التي قدمها للمسابقة، وبعد أيام قليلة أخبرني عضو في لجنة تحكيم المسابقة بأنه تم اختيار أحد التصاميم التي قدمتها في التصفية النهائية التي اختارتها اللجنة المعنية واقتصرت على بضعة تصاميم فقط.
ويضيف المعينة: تطورت حالة التلهف لدي فصرت أنتظر بشغف وقلق، وتقرر عرض التصاميم المختارة من قبل اللجنة على المجلس الأعلى للاتحاد لاختيار أحدها، وبقي الأمر معلقاً دون الإعلان عن التصميم الفائز انتظاراً لإعلان اتحاد الإمارات، وفي ليلة الإعلان لم أنم وأنا أنتظر نتيجة المسابقة، وعندما لم تعلن ذهبت في الصباح الباكر حتى أرى رفع علم الاتحاد أول مرة، وعندما رأيت العلم لم أصدق نفسي، وظللت واقفاٌ أكثر من ساعة أنظر إليه، وأدقق في ألوانه، ولم يهدأ لي بال إلا في اليوم الثاني عندما نشرت جريدة الاتحاد صورة العلم.
ويؤكد سعادة عبد الله المعينة أنه اختار ألوان علم الدولة على ضوء بيت الشعر الذي قاله الشاعر صفي الدين الحلي:
بيض صنائعنا خضر مرابعنا سود وقائعنا حمر مواضينا
والمعنى أن الصنائع هي الأعمال التي تميل للبرّ والمعروف والخير، ويرمز لها اللون الأبيض. أما الوقائع فهي المعارك والحروب، ويرمز لها اللون الأسود. والمرابع هي الأراضي الواسعة المعطاء، ويرمز لها اللون الأخضر. والمواضي هي السيوف التي خضبتها دماء الأعداء بعد الانتصار عليهم، ويرمز لها اللون الأحمر.
و يتذكر سعادته جائزة المسابقة التي استلمها حينذاك وكانت أربعة آلاف ريال، وكانت تعتبر مبلغاً كبيرا في تلك الفترة، إلا أنها لم تكن تعني له الكثير بالمقارنة مع سعادته باختيار العلم الذي صممه، وهو يرمز إلى دولة الإمارات العربية المتحدة؛ الوطن المستقل والعزيز على الجميع، ويرمز لسيادة البلاد ورفعتها.
وللعلم الإماراتي مواصفات فنية خاصة؛ فهو مستطيل الشكل، طوله ضعف عرضه، وينقسم إلى أربعة أقسام مستطيلة، اللون الأحمر بعرض العلم، ويأخذ ربع مساحة العلم، وهو يجاور السارية. ثم اللون الأخضر في الأعلى، والأبيض في الوسط، والأسود في الأسفل.
وبالنظر إلى مكانة العلم فقد تفضل صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة، رئيس مجلس الوزراء، حاكم دبي باعتماد (يوم العلم) كمناسبة وطنية سنوية، يحتفل بها شعب الإمارات تزمناً مع الاحتفال بيوم تولي صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان، رئيس الدولة، مقاليد الحكم في الثالث من نوفمبر.
وتجدر الإشارة هنا إلى النصب التذكاري، أو السارية التي ترتفع حتى 120 متراً في مبنى دار الاتحاد "قصر الضيافة" في دبي، والتي كانت من تخطيط المهندس الإماراتي عبد الرضا أبو الحسن ليرتفع علم الدولة عليها، شاهداً على ميلاد دولة الإمارات العربية المتحدة قبل قرابة اثنين وأربعين عاماً، حيث اجتمعت الإمارات تحت راية واحدة.
ويبقى علم الإمارات العربية المتحدة عنوان وطن وشعب، وقصة ولاء وانتماء لدولة الاتحاد ورمزاً للهوية الوطنية، يروي حكاية وطن وانتماء شعب، ولذلك استحق من المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي يمثل الأرشيف الوطني للدولة أن يوثق تاريخه.


تعميم داخلي لموظفي المركز الوطني للوثائق والبحوث:

"استجابة لمبادرة صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي - رعاه الله -:
"نريد علمنا خفاقاً على كافة مبانينا ومرافقنا ومؤسساتنا المحلية والاتحادية الساعة الثانية عشرة يوم الأربعاء الموافق 6/11/2013".
واحتفاء بيوم العلم يسرّ إدارة المركز الوطني للوثائق والبحوث دعوتكم للمشاركة في الاحتفال بهذه المناسبة في تمام الساعة الثانية عشرة من يوم الأربعاء الموافق 6/11/2013 عند بوابة المركز حيث سيتم رفع العلم، لذا نرجو من جميع الموظفين الالتزام بالحضور في الموعد المحدد.
ولكم الاحترام والتقدير".

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يُكرم بجائزة أفضل كتاب إماراتي مترجم


كرم صاحب السمو الشيخ الدكتور سلطان بن محمد القاسمي عضو المجلس الأعلى حاكم الشارقة المركز الوطني للوثائق والبحوث بجائزة أفضل كتاب إماراتي مترجم، عن كتاب (زايد رجل بنى أمة).
تسلم الجائزة سعادة الدكتور عبدالله الريس، مدير عام المركز، يوم أمس في معرض الشارقة الدولي للكتاب 2013.


http://wam.org.ae/servlet/Satellite?c=WamLocAnews&cid=1290007162928&pagename=WAM%2FWAM_A_Layout&parent=Collection&parentid=1135099399918

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يصمم برنامجاً إلكترونياً خاصاً بمشروع تنظيم الأرشيفات
13 نوفمبر 2013

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

يضع المركز الوطني للوثائق والبحوث الخطوط الأولى لمشروع البرنامج الإلكتروني الخاص بنظام الأرشيف الحكومي، ويستهدف هذا المشروع توثيق عمليات تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية المحلية والاتحادية التي بدأها المركز في فبراير 2009م إثر صدور القانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008م الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان –حفظه الله- ليكلف المركز الوطني للوثائق والبحوث بمهام الأرشيف الوطني في دولة الإمارات وليؤكد أهمية حفظ وثائق الدولة للأجيال القادمة.
ويخدم هذا البرنامج تطلعات المشروع الكبير للمركز والخاص بتنظيم الأرشيفات الحكومية الهادف إلى تنظيم أرشيفات الدولة، حيث تم في إطار هذا المشروع تشخيص 82% من أرشيفات الجهات الحكومية والاتحادية والمحلية.
ويقوم خبراء قسم تقنية المعلومات في المركز بتصميم هذا البرنامج الإلكتروني ليستوعب بيانات تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية بالتفصيل بدءاً بالزيارات الأولية التي قام بها خبراء المركز بهدف التشخيص للواقع الأرشيفي، ثم زيارات المتابعة، وتثبيت كل ما طرأ على الأرشيف الذي خضع لزيارة أولى من تعديلات وتحسينات، ويخصص البرنامج الإلكتروني لأرشيف كل جهة ملف خاص يتضمن كل ما يدور حول هذا الأرشيف، بدءاً بالمراسلات والخطابات، ثم التقارير التخصصية التي قدمها خبراء الأرشفة، الذين تابعوا الواقع الأرشيفي في المؤسسة، والطلبات التي تلقاها المركز من الجهة كطلبات الإتلاف وغيرها، والاستشارات التي يستقبلها المركز عبر الهاتف، والبريد الإلكتروني، والبريد العادي، ويأتي ذلك في وقت زاد فيه عدد الجهات التي زار خبراء المركز أرشيفاتها على 165جهة، ويتيح البرنامج الوصول إلى التفاصيل والإحصاءات الخاصة بأرشيف كل جهة بسرعة ودقة وسهولة.
ويتضمن البرنامج الإلكتروني لنظام الأرشيف الحكومي الدورات التدريبية التي نظمت بهذا الشأن، والمحاضرين والمشاركين فيها، وتواريخها، والأماكن التي نظمت فيها.
وتنطلق أهمية هذا البرنامج الإلكتروني من حاجة إدارة الأرشيفات إلى توثيق عملي لمشروع الأرشفة الحكومية، ومن المرجح أن يتحول هذا البرنامج في المستقبل، وبعد أن يثبت مشروع تنظيم أرشيفات الدولة نجاحه إلى مجال البحث العلمي ليرصد أداء المركز في هذه التجربة الوطنية، وكيف استطاع الوصول إلى الأساليب والمعايير المثلى في تنظيم الأرشيفات، ونجح في ذلك واستطاع أن ينشر الوعي بأهمية التوثيق والأرشفة، وأن يوقف نزيف الإتلاف العشوائي للأرشيفات، وأن يحدّ من الممارسات الخاطئة فيها.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يختتم دورات تدريبية في الأرشفة والفهرسة وإدارة الوثائق
21 نوفبر 2013

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


اختتم المركز الوطني للوثائق والبحوث ثلاث دورات تدريبية متتالية في: "أساسيات الأرشفة الإلكترونية، وإدارة الوثائق الإلكترونية"، و"أساسيات الفهرسة والوصف الأرشيفي" و"إدارة نظام الأرشيف"، وقد استهدفت هذه الدورات المتخصصة فرصة فريدة من نوعها للارتقاء بقدرات الموظفين ومهاراتهم، وتطوير أدائهم بما يلبي الأهداف الاستراتيجية المستقبلية للعمل في المركز.
وعن هذه الدورات التدريبية وأهميتها قال سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث: في زمن يتسارع فيه إيقاع التطور في مجال هذه التخصصات، نجد أنفسنا أمام واجب وطني ومهني، وهو حثّ موظفي المركز على مواكبة هذا التطور حتى يستطيعوا تطوير أدائهم بما يعود بالفائدة على العمل، ولذلك فإننا نحرص على توالي التدريب ولا سيما التخصصي. ففي التدريب الجاد والفعال ما يساعد على الإبداع والتميّز والنهوض بالعمل. ويرفع قدرات الموظفين ومؤهلاتهم، ويوفر لهم بيئة نموذجية للتحدي والنجاح، ففي البرامج التدريبية ما يتيح فرصة اكتساب الخبرات العلمية والمهارات الأساسية في العمل.
وأكد المهيري على أهمية هذه الدورات في ميادين العمل داخل المركز وخارجه، إذ لم يعد المركز - وهو الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة- يقتصر على حفظ الوثائق فحسب، وإنما بدأت إنجازاته بالانتشار في دولة الإمارات وخارجها، ولعل تنظيم الأرشيفات الرسمية للدولة أكبر دليل على ذلك، وصارت إصداراته من أهم المصادر والمراجع المعتمدة لدى الباحثين داخل الإمارات وخارجها، وما يؤديه المركز على صعيد التنشئة الوطنية للطلبة في مدارس الإمارات يجعله أمام استحقاقات في أولها التطوير المستمر لموارده البشرية لتكون على قدر المسؤولية التي أناطتها قيادتنا الرشيدة به.
الجدير بالذكر أن الدورة الخاصة بإدارة نظام الأرشيف والتي تتجسد في الاستلام، الفهرسة، التصنيف، والترتيب، والاسترجاع اشتملت على: الأسس النظرية لعلم الأرشيف؛ فأطلعت المتدربين على مختلف المراحل التي تمرّ بها الوثيقة منذ نشأتها، وحتى مرحلة التخلص منها، وإتلافها، أو تحويلها إلى مركز الأرشيف التاريخي، وعبر ذلك استعرضت الدورة المعلومات العلمية، ووصف إجراءات العمل الأرشيفي سواء في المؤسسات المنتجة للوثائق، أو في الأرشيف الوسيط أو في الأرشيف التاريخي. واهتمت دورة أساسيات الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية أساسيات بالأرشفة الإلكترونية بشكل أساسي، وبأنظمة وبرامج الأرشفة الإلكترونية. أما دورة أساسيات الفهرسة والوصف الأرشيفي فقد عنيت بمعايير الفهرسة، و القواعد المتعلقة بالوصف الأرشيفي.
وتجدر الإشارة إلى أن هذه الدورات التدريبية التي تابعها عدد كبير من موظفي المركز المعنيين بهذه التخصصات قد استمرت ثلاثة أسابيع، وقد حاضر في دورة "أساسيات الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق الإلكترونية" الدكتور سيف الجابري المحاضر في قسم المكتبات والمعلومات بجامعة السلطان قابوس، فيما حاضر في الدورتين الأخريين: الدكتور محمد شايب أستاذ علم الأرشيف بجامعة الجزائر.

[عبدالكريم بجاجة]

الوقوف على المنعطف.. قبل أن يتوج المركز أرشيفاً وطنياً

http://ncdr-web-srv/ncdr/royaa-news/royaa77/index.htm


وافق مجلس الوزراء في جلسته التي عقدت في منتصف يوليو الفائت على إصدار قانون اتحادي بتعديل القانون الاتحادي بشأن اسم المركز الوطني للوثائق والبحوث، ليصبح “الأرشيف الوطني”، تعبيراً عن واقع العمل الفعلي والاختصاصات المناطة بالمركز، باعتباره الأرشيف الوطني للدولة منذ أصبح مركزاً وطنياً للوثائق والبحوث ومقراً للمحفوظات الوطنية بموجب القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 الذي أصدره صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة- حفظه الله- وخوّل المركز ممارسة دوره في حفظ ذاكرة الوطن على امتداد دولة الإمارات العربية المتحدة.
ويكتسب المركز مزيداً من الأهمية لما للأرشيف الوطني من دور كبير تمليه أهمية مكوناته، التي تعد بالمحصلة ذاكرة الدولة باعتباره يعطيها حق التكفل برصيدها الوثائقي وحفظه وتنظيمه، ولدينا في الإمارات حاجة ماسة إلى الأرشيف الوطني القادر على مواكبة أحداث العصر الحديث، ورصد وقائعه، ولاسيما الإدارية والقانونية، وتوثيقها وفق الأسس العلمية المتبعة في بلاد العالم المتقدمة.
حريّ بنا أن نرصد تفاصيل تاريخ الإمارات الحديث ونحفظه، فما حفل به هذا التاريخ من قيام الاتحاد وما تلاه من نهضة مباركة حدثت في وقت قياسي، وعمت جميع أنحاء الإمارات فجعلت منها دولة عصرية- يستحق أن نوليه كل اهتمامنا توثيقاً وحفظاً ليكون درساً في الوحدة وقيام الدول ونهوضها. ومن أحقّ بذلك من المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي تأسس عام 1968 ليكون من أقدم المراكز الأرشيفية في منطقة الخليج العربي، ويحوي ملايين السجلات الخاصة بالإمارات العربية المتحدة وشبه الجزيرة العربية.
إن المركز الوطني للوثائق والبحوث يجمع المصادر الأساسية والثانوية التي تعزّز فهم تاريخ الإمارات والخليج العربي، ويوثِّقها، ويترجمها، ويحفظها. وقد تمكّنَ على مر السنين من جمْعِ الوثائقِ التاريخية العامة المرتبطة بالمنطقة، إذ جمعتْ من مصادر عربية وأجنبية، وفي أرشيفاته المجلّدات التي تضمّ المراسلات التجارية والسياسية لكل من البرتغال وهولندا وبريطانيا وفرنسا. وتشمل هذه الوثائق مع المواد المستقاة من المصادر الرسمية من ألمانيا والهند، واليابان وإيران، وروسيا وتركيا، والولايات المتحدة الأميركية والفاتيكان- حيّزاً كبيراً من المواضيع المتعلّقة بالمنطقة في فترة خمسة قرون، وتتيح مصادر فريدة وقيّمة لدراسة تاريخ منطقة الخليج كلها.
ولما كان المركز الوطني للوثائق والبحوث يعمل على توثيق ذاكرة الوطن بحفظه للوثائق والأرشيف، وإتاحتها للمستفيدين بوصفها مصدراً للبحث العلمي، وجزءاً من التراث الوطني لحفظه للأجيال القادمة- فهو يعزز الهوية الوطنية في بلد يستضيف أكثر من 200 جنسية، بثقافات مختلفة عن الثقافة المحلية للبلاد.
إن المركز الوطني للوثائق والبحوث وهو يتحمل مسؤولياته كأرشيف وطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، يعمل جاهداً للوصول إلى أفضل المعايير والممارسات المستخدمة في الأرشيفات الوطنية في الدول الكبرى؛ وذلك بالزيارات التي تقوم بها قياداته الإدارية للاطلاع على مسار العمل في تلك الأرشيفات، أو باستقدام الخبرات المؤهلة، وذات الكفاءة العالية، والتجارب الناجحة في هذا السياق. وينظر بأمل كبير إلى تطوير جميع موظفيه وتأهيلهم ليكونوا على قدر المسؤوليات القادمة مع منعطف التغيير المنتظر.

[عبدالكريم بجاجة]

المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث لـ الرؤية:
" الأول من نوعه عربياً: مختبر بمواصفات عالمية لحفظ الوثائق"
( 9 يناير 2014 )

http://alroeya.ae/2014/01/09/118336


إماراتنا - حوار
وام ـ أبوظبي
يُسخر المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة ماجد المهيري، قدراته وخبراته كافة في تطوير الخدمات الأرشيفية، إذ يتملكه إيمان لا يتزحزح بقيمة الوثائق في ترسيخ الهوية الوطنية المشتركة. أوضح في حواره مع «الرؤية» أن المركز يعمل حالياً على إنشاء مبنى متكامل لحفظ وثائق المؤسسات الحكومية في مستوى الدولة، ذاكراً أنه يتضمن مختبراً صمم بمواصفات عالمية، لترميم الوثائق، ويعد الأول من نوعه في المنطقة العربية.
وأفاد بأن المركز يُطلق العام الجاري مشروعين، يختص الأول بتوفير الوثائق الرئيسة للدولة على الهواتف الذكية، عبر تطبيق إلكتروني، مضيفاً أن المشروع الثاني يتعلق بمكتبة صوتية للمغفور له بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه.
وأردف أنها تتضمن مداخلاته حول مواضيع الاتحاد والمرأة والإسكان والزراعة.
وأبان المهيري أن المركز أنجز تقريراً مفصلاً عن الوضع الأرشيفي في الدوائر والمؤسسات الحكومية، حتى يسهم في إحكام تنظيمها.
وأكد أن توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، ساعدت بفاعلية على حماية الوثائق من الإتلاف، والحفاظ على الوثائق والذاكرة الجماعية للدولة والمجتمع.
وأوضح المهيري أن القانون حدد عقوبات صارمة لكل من يتلف وثائق حكومية رسمية، أو يهملها، لافتاً إلى أنه يواجه السجن مدة تتراوح بين شهرين وعام، إلى جانب دفع غرامة تتفاوت من 3000 إلى 10000 درهم، أو إحدى العقوبتين.
وأفاد بأن المركز جلب من الخارج وثائق كثيرة من القرن الـ 16، تروي قصة وجود القبائل العربية قديماً في الإمارات.
وأفصح المهيري أن المركز يعتمد الميكروفيلم في الأرشفة حسب المواصفات العالمية، مضيفاً أنه يضمن جودة الوثائق، واستمرار وجودها بعد 100 عام.
وتالياً نص الحوار:
÷ هل يعتزم المركز الوطني للوثائق والبحوث إطلاق مشاريع جديدة؟
- نعمل حالياً على إنشاء مبنى متكاملاً لحفظ وثائق المؤسسات الحكومية في مستوى الدولة، ويتضمن المبنى الجديد مختبراً صمم بمواصفات عالمية، لترميم الوثائق، ويعد الأول من نوعه في المنطقة العربية. ويضم أرشيف المركز وثائق الدوائر المحلية في الإمارات السبع، والشركات الخاصة التي تسهم الحكومة فيها بنسبة 51 في المئة. ونوفر للجهات الحكومية خدمات إرشادية لتأهيل كوادرها، في تنظيم الأرشيف الورقي أو الإلكتروني. ويُطلق المركز العام الجاري مشروعين، يختص الأول بتوفير الوثائق الرئيسة للدولة على الهواتف الذكية بنسبة محدودة، عبر تطبيق إلكتروني، ويُزوّد البرنامج بمعلومات جديدة تدريجياً. ونشرع العام الجاري في عرض وثيقة الاتحاد، والصور القديمة لمؤسسيه. أما المشروع الثاني فيتمثل في مكتبة صوتية للمغفور له بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه، تتضمن مداخلاته حول مواضيع الاتحاد والمرأة والإسكان والزراعة. ونعتزم أيضاً إدراجها على الأجهزة الذكية.

÷ هل تواجهكم تحديات وصعوبات في عملية إعداد وتنظيم الأرشيف الحكومي؟
- أجرينا أكثر من دراسة لتقييم الوضع الحالي في المؤسسات الحكومية، فلاحظنا أن أرشيفها لم يؤسس بطريقة صحيحة منذ البداية، واستدراكاً لهذا الوضع، كثفت المؤسسات، انطلاقاً من 2008، وبشكل منتظم، تعاونها مع فرق عمل متخصصة تتولى توجيه الموظفين وتعريفهم بالأساليب الحديثة في تنظيم الأرشيف وحفظ الوثائق وترتيبها.

÷ بمَ يتميز المركز الوطني للوثائق عن سائر إدارات الأرشيف؟
- تهتم المؤسسة الحكومية بالوثيقة الحديثة فقط، إذ كلما طالت مدة الوثيقة فقدت قيمتها، في حين يختلف الأمر تماماً بالنسبة إلينا، لنحرص على العناية بالوثائق القديمة وحفظها، مستهدفين تكوين قاعدة بيانات، تتيح لأي شخص الاطلاع على تاريخ الإمارات، دون الرجوع إلى المؤسسات الحكومية.

÷ هل تعتقدون أن بعض المؤسسات الحكومية مقصرة في جانب التوثيق؟
- لم يكن هناك وعي كبير بقيمة الأرشفة سابقاً، ولكن تغير الحال إثر إصدار القانون المتعلق بإنشاء المركز الوطني للوثائق، وصارت المؤسسات الحكومية ملتزمة
بتنظيم الأرشيف، وحماية الوثائق والحفاظ عليها. وحدد القانون عقوبات صارمة لكل من يتلف وثائق حكومية رسمية، أو يهملها، إذ يواجه السجن مدة تتراوح بين شهرين وعام، إلى جانب دفع غرامة تتفاوت من 3000 إلى 10000 درهم، أو إحدى العقوبتين. ويتعرض من يتلف وثيقة سرية نتيجة الإهمال إلى الحبس مدة لا تقل عن ستة أشهر، ولا تزيد على عام، مع غرامة تتراوح بين 20000 و50000 درهم، أو إحدى العقوبتين. وننظم زيارات خاصة لمختلف المؤسسات، ونمد موظفيها بتقارير مُفصّلة حول وضع الأرشيف في المؤسسة، مع تعريفهم بالسبل الكفيلة بحفظ الوثائق القديمة منها أو الحديثة.

÷ هل تتجه المؤسسات الحكومية إلى الأرشفة الإلكترونية؟
- تتجه بعض الجهات الحكومية إلى الأرشفة الإلكترونية، في حين يكمن دورنا في الحفاظ على الأرشيف الورقي حسب مواصفات القانون.

÷ ما المواصفات المعتمدة في استلام الوثائق من الهياكل الحكومية؟
- في حالة الأرشيف الورقي، يجب أن تكون الوثيقة أصلية، ونتولى تطهيرها وتعقيمها، وتحفظ كل وثيقة في المركز، مع وجوب توفيرها في ثلاث نسخ ورقية، وإلكترونية، ونسخة ميكروفيلم، في نهاية اليوم الأول من استلامها.

÷ ما سبب اعتماد الميكروفيلم، والحال أنها تقنية قديمة؟
- يُعتبر الميكروفيلم حسب المواصفات العالمية للأرشفة، وسيلة معتمدة منذ 100 عام، وتعمل دون مشاكل، خاصة وأننا نسعى إلى ضمان جودة الوثائق، ووجودها بعد 100 عام.

÷ هل تعتمدون الأرشفة الإلكترونية في حفظ الوثائق؟
- نعتمد الأرشفة الإلكترونية كوسيلة لتداول الوثائق من وإلى المؤسسات الحكومية، لتسهيل الخدمات بين الهيئات والمركز، ولا نستخدمها في حفظ الوثائق، فمخاطرة اعتماد الأرشيف الإلكتروني تزداد بمرور الزمن. وتغيرت التقنيات بشكل سريع، سواء تعلقت ببرامج المعلومات أو الأجهزة المتطورة، إذ يوجد لدينا ملايين الوثائق بصيغ مختلفة منها «word» و«pdf/A» والفيديو و«أوتكاد»، وتحديث المعلومات في هذه البرمجيات يسفر عن تغييرات في أصل الملف، ما يُعد أمراً غير مسموح به.

÷ ما معايير حفظ الوثيقة إلكترونياً؟
- من المواصفات المهمة للأرشفة الإلكترونية، حفظ الوثيقة بصيغة «pdf»، فهي النسخة المعتمدة عالمياً، وتكمن أهميته في عزل الملف عن أية بيئة محيطة به، مع إمكانية فتحه عبر مختلف الأجهزة في كافة الأماكن.

÷ ما مواصفات المكان المخصّص لحفظ الأرشيف؟
- يجب أن تتوفر معايير محددة في مستودع حفظ الوثائق، تتمثل في منع استخدام المواد الخشبية، ووجود طفايات حريق بالبودرة، وليس بالمياه. ولا بد أن تكون نسبة الإضاءة ضئيلة، مع درجة الحرارة لا تزيد على 18 درجة مئوية، ومن الضروري ألاّ تتجاوز رطوبة الجوّ 50 في المئة، فضلاً عن استعمال فواصل إسمنتية بين الأقسام. وأولينا هذه المواصفات جلّ اهتمامنا، وحرص الفريق المختص أثناء إجرائه التقرير حول الواقع الأرشيفي في الدوائر والجهات الحكومية، على التحذير من المخاطر الكبيرة، كالخلل في الإنشاءات والتجهيزات، والحرائق، والفيضانات وما شابهها.

÷ هل توجد مدة زمنية محددة لعملية الأرشفة مع الهيئات الحكومية؟
- لا بد من مرور عشرة أعوام على حفظ الملفات الحكومية، في المؤسسات والهيئات المعنية، قبل تحويلها إلى المركز.

÷ فيمَ تتمثل أقسام الأرشيف؟
- يُقسم الأرشيف إلى ثلاثة أقسام، جاري، ووسيط، ودائم. ويُعتمد الجاري حين يتراوح عمر المؤسسة من نشأتها إلى خمسة أعوام، ويمكن تمديده إلى عشرة أعوام أيضاً، أما الوسيط فيُستخدم من عشرة إلى 15 عاماً، والدائم عندما تتجاوز مسيرة المؤسسة 15 عاماً. ويغلب اعتماد الأرشيف الدائم في الإمارات.

÷ هل يشمل الأرشيف الحالي وثائق لفترة ما قبل الاتحاد؟
- نمتلك كمية كبيرة من الأرشيف الخاص بالفترة السابقة لعام 1971، ولكنها غير مؤرشفة وضعيفة جداً، ويعود فقر هذه المواد إلى عدم وجود قانون منظم لعملية الأرشيف. ويسهم توجيه سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس المركز الوطني للوثائق والبحوث، بعدم إتلاف أي وثيقة دون الرجوع إلى المركز، في الحفاظ على الوثائق والذاكرة الجماعية للدولة والمجتمع.

÷ ما أبرز الوثائق النادرة المتوفرة في المركز الوطني للبحوث؟ وكيف تحصلون عليها؟
- تتوفر في المركز وثائق كثيرة من القرن الـ 16 وتروي قصة وجود القبائل العربية قديماً في الإمارات، ما أكدته وثيقة حصل المركز عليها من الأرشيفات الإيطالية وتعود إلى عام 1584، إذ تتضمن إشارة لشيخ أبوظبي، وامتلكها سابقاً رحالة إيطالي يُدعى غاسبار بالبي، وكتب فيها: «بني ياس .. عرب مسالمون يتمتعون بالحكمة». وبين مقتنيات المركز أيضاً خريطة «كونتينو» البرتغالية التي تعود إلى عام 1502. ويحصل المركز على هذه الوثائق بفضل عضويته في المجلس الدولي للأرشيف، وعلاقاته المتميزة مع جميع الأرشيفات العالمية، فضلاً عن التنسيق بين المؤسسات الدولية لتبادل الوثائق. ونفصح بين الفينة والأخرى عن الوثائق الجديدة التي تهم الدولة، وجلبناها من الخارج.

÷ كيف تحفظون الوثائق التاريخية الواردة من الخارج؟
- نتولى جلبها في نسخة ميكروفيلم، وتحويلها إلى نسخ ورقية، فالوثائق فور استلامها تشهد مراحل عدة، يتمثل أهمها في دخول الوثيقة في غرفة المطالعة والتعقيم، وترمم بشكل كامل إذا اقتضت الحاجة، لتحفظ في المستودع الرئيس.

÷ هل توجد مدة زمنية محددة للإفراج عن هذه الوثائق؟
- تُفرج الأرشيفات العالمية عن هذه الوثائق، بعد مدة تتراوح بين 30 و50 عاماً، ونأخذ منها نسخة مطابقة للأصل برسوم رمزية.

÷ ما أهم الأرشيفات العالمية التي تتضمن وثائق تخص دولة الإمارات؟
- يعتبر الأرشيف البريطاني أكبر أرشيف يحتوي وثائق تخص الإمارات، يليه الأرشيف البرتغالي والهولندي واليوناني وأخيراً الأرشيف الأمريكي.

÷ هل جلبتم من الخارج وثائق تخص المغفور لهما بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، والشيخ راشد بن سعيد آل مكتوم طيب الله ثراهما؟
- جلبنا كل الوثائق التي تخص المغفور لهما بإذن الله تعالى الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، والشيخ راشد بن سعيد آل مكتوم طيب الله ثراهما، سواء كانت مكتوبة أو صوراً فتوغرافية. وعرضنا تلك الوثائق في مقتنيات المركز في معرض داخل قاعة الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان، التي تتضمن وثائق من القرن الـ 13، فضلاً عن وثيقة تمثل العقد الخاص بإنشاء مطار أبوظبي الدولي القديم، فضلاً عن صورة للمغفور له الشيخ زايد بن خليفة الأول والتي يعود تاريخها إلى عام 1904.

÷ ما الهدف من إدراج سيرة الآباء المؤسسين في المناهج التعليمية؟
- أردنا أن نعرف الطلبة بسيرة أجددنا وآبائنا المؤسسين، إذ يبدأ تاريخ الدولة من مئات السنين، وأكد سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء وزير شؤون الرئاسة رئيس مركز الوثائق والبحوث، أهمية معرفة الأطفال لتاريخ بلادهم منذ الصغر، ليترسخ في أذهانهم.

÷ يقبل المواطنون بشغف على الاطلاع على يوميات صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، فهل تتولون تحديثها بانتظام؟
- حصرنا كل ما يخص صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، عبر الصفحة الرسمية للدولة، وركزنا على الأمور الخاصة بدولة الإمارات من 1968 إلى 2010، ونطرح يوميات صاحب السمو رئيس الدولة بانتظام من 2010 إلى 2014. وتستمد هذه اليوميات من الصحف اليومية والنشرات الرسمية، ونعيد صياغتها وإثراء معلوماتها لتلائم الأسلوب الجديد في النشر.

÷ هل سيحافظ المركز الوطني للوثائق والبحوث على تسميته؟
- نعتزم تغيير اسم المركز إلى الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة، حتى نرتقي أكثر بالتعبير عن رمزية دوره وقيمته. وننتظر حالياً مصادقة المجلس الوطني، حتى يُرفع الاسم الجديد إلى صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة «حفظه الله»، وينال مصادقة سموه.
÷ هل يمر المركز حالياً بفترة انتقالية، حتى يُدشن مبناه الجديد؟
- مر المركز بفترات انتقالية منذ إنشائه عام 1968، إذ انطلق كمكتب دراسات وبحوث، وجمع في الفترات السابقة أغلب الوثائق المتعلقة بالدولة، من الأرشيفات العالمية كافة. وكوننّا أكثر من 11 أرشيفاً، وصرنا نمتلك رصيداً هائلاً من الوثائق المهمة.
وفي 2008 صدر مرسوم قانون إنشاء المركز الوطني للوثائق والبحوث، وأضحت للمركز صلاحيات في المستوى الاتحادي، إثر اقتصاره في العمل على أبوظبي فقط، ما أتاح له تنظيم الأرشيف الحكومي للدولة، فضلاً عن الأرشيف التاريخي.

سيرة:
يشغل ماجد سلطان المهيري منصب المدير التنفيذي للمركز الوطني للوثائق والبحوث في وزارة شؤون الرئاسة، وكلف سابقاً بإدارة الخدمات المساندة في المركز. وقاد المهيري مشروع وزارة الخارجية لتنظيم الأرشيف والأرشفة الإلكترونية. وتنقل بين مناصب عدة، يتمثل أهمها في رئاسة قسم تقنية المعلومات في المركز، من 2008 إلى 2010.
وعمل المهيري أيضاً في بلدية دبي، ومديراً لمشروع بوابة دبي الإلكترونية.
نال بكالوريوس العلوم ونظم المعلومات من جامعة «بكنجهام» في المملكة المتحدة، وحصل على درجة الماجيستير في التجارة الإلكترونية من جامعة «جريفث» الأسترالية.

نبذة:
يُعد المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي، إحدى المؤسسات التوثيقية الرائدة للتعريف بتاريخ دولة الإمارات، ويتبع وزارة شؤون الرئاسة. ويُعتبر إنشاؤه ترجمة للحرص البالغ للمغفور له بإذن الله الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان طيب الله ثراه، على حماية تراث الدولة من الاندثار. ويضم نسخاً من وثائق جلبت من أرشيفات عالمية تخص تاريخ الإمارات والخليج العربي، وتعرف بنمط العيش في المنطقة منذ القرن الـ 16.
ويتولى المركز أيضاً تأهيل موظفي المؤسسات الحكومية لإتقان عملية الأرشفة وتنظيم الوثائق وترتيبها.

[oussamadjenaoui]

مشكور الله يحفظك

[عبدالكريم بجاجة]

إلى marwa saf:


المنتدى خاص بعلم الأرشيف وليس بعلم الإشهار!

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يُطلق مبادرة لتبني أولويات الأجندة الوطنية (20 يناير 2014)

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

استجابة للمبادرة الحكومية التي أطلقها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم، نائب رئيس الدولة، رئيس مجلس الوزراء، حاكم دبي -رعاه الله- المتمثلة بالأجندة الوطنية للدولة (2014-2021 (وبناء على توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز، بشأن مواكبة الأولويات الاستراتيجية للدولة، أعلن المركز الوطني للوثائق والبحوث عن تبني مبادرة خاصة لتعزيز وتطوير القدرات القيادية والمؤسسية للمركز على ضوء استعراض وتحليل الأولويات المدرجة في الأجندة الوطنية للدولة (2014-2021( ومن ثم المضي قدماً في مراجعة الإطار الاستراتيجي، والمشاريع والمبادرات المعتمدة بالمركز لتلائم الأجندة الوطنية في مخرجاتها وغاياتها.
وفى خطوة أولية لوضع هذه المبادرة بصورة فورية موضع التنفيذ، تقرر عقد جلسة خلوة قيادية يوم الأربعاء، الثاني والعشرين من يناير الجاري بفندق سانت ريجيس بجزيرة السعديات في أبوظبي، بحضور سعادة الدكتور عبدالله الريس مدير عام المركز، وسعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي، ومدراء الإدارات والخبراء والمستشارين ومسؤولي المبادرات والمشاريع بهدف استعراض الأولويات الاستراتيجية للأجندة الوطنية للدولة، ومن ثم تحديث الإطار الاستراتيجي الخاص بالمركز وفقاً لأجندة الدولة في خطوة رائدة.
وحول أهمية هذه الخلوة القيادية، أشار الريس بأن هذه المبادرة تأتي استجابة فورية للأجندة الوطنية التي أعلنتها الحكومة مؤخراً، وحقيقة هي وسام على صدورنا جميعا في دولة الإمارات أن تسعى قيادتنا الرشيدة إلى هذا الطموح الذى يُملي علينا جميعاً أن نكون جزءً من منظومة التطوير والتحديث والسعي الحثيث نحو الريادة وتحقيق الرقم الأول بين كافة دول العالم. ولهذا جاءت هذه المبادرة لتكون عهداً ووعداً لقيادتنا بأننا فى المركز الوطني للوثائق والبحوث ماضون على الدرب وعازمون على أن نسهم في تحقيق هذه الرؤية الواعدة من خلال مجموعة من المبادرات والمشاريع التي سيتم الإعلان عنها بعد انتهاء الخلوة القيادية والتي ستمثل خطة طموحة تترجم قناعات وطموحات وتطلعات قيادتنا نحو تبوأ المركز الأول في سباق الريادة.
وفى هذا الصدد، أشار ماجد المهيري المدير التنفيذي إلى أن هذه الخطوة سوف تتلوها خطوات عملية بمشاركة العاملين والمتعاملين وشركاء المركز لاستعراض ومناقشة مخرجات الخلوة القيادية في ملتقى سيكون الأول من نوعه، وهو ملتقى (شركاء الأجندة الوطنية) وذلك لإشراك المعنيين في تبني أهداف ومبادرات طموحة تحقق المستهدفات الاستراتيجية والتشغيلية وفق منهجية مشاركة ذوي العلاقة بعمل الأرشيف الوطني من عاملين ومتعاملين وشركاء ومن ثم اعتمادها بصفة نهائية.
وتجدر الإشارة إلى أن المركز الوطني للوثائق والبحوث بوصفه ذاكرة الوطن كان قد أطلق عدة مبادرات خاصة بالتطوير المؤسسي وتمكين وتطوير المواهب المؤسسية للمشاركة في خطط التطوير والتحديث والانتقال إلى الأرشيف الوطني ليحقق توجهات وزارة شؤون الرئاسة التي تعمل لأن يكون المركز واحداً من أفضل الأرشيفات الوطنية الرائدة على مستوى العالم، وبما يواكب مكانة الدولة وتاريخها، وهويتها وذاكرتها الوطنية.
ويذكر أن المركز الوطني للوثائق والبحوث باعتباره أرشيفاً وطنياً لدولة الإمارات العربية المتحدة يؤدي دوراً بارزاً في توثيق الإنجازات الوطنية، والتكفل بالرصيد الوثائقي وحفظه وتنظيمه للأجيال.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يتسلم 3500 فيلماً وثائقياً عن الشيخ زايد من شركة أبوظبي للإعلام

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


28 يناير 2014
في إطار تفعيل الاتفاقية التي أبرمها المركز الوطني للوثائق والبحوث مع شركة أبوظبي للإعلام في أكتوبر 2013م، يشرع المركز في استلام 3500 نسخة أصلية من الأفلام الوثائقية التي ترصد جوانب في حياة القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان – طيب الله ثراه- وتوثق هذه الأفلام جوانب من حياته – يرحمه الله - في مختلف المجالات؛ كالاستقبالات والزيارات الرسمية، والمناسبات الوطنية والاجتماعية.
وسيتمكن المشاهد لهذه الأفلام من التعرّف على هذا القائد التاريخي، الذي تشهد إنجازاته الخالدة على حبه لوطنه وأبناء شعبه، وعلى منزلته الرفيعة في نفوس كل الذي عرفوه في العالم، وذلك ما جعل من اسمه – رحمه الله- رمزاً للوطن وللعطاء على مرّ العصور. وقد تم التنسيق بين المركز الوطني للوثائق والبحوث وأبوظبي للإعلام على أن تشتمل المرحلة الأولى تسليم المركز 500 فيلم، ويكون الاستلام وفق الأنظمة المعمول بها في المركز، والتي تتطابق مع أفضل الممارسات العالمية.
ويحتفي المركز الوطني للوثائق والبحوث – بوصفه أرشيفاً وطنياً- بمناسبة استلام هذا الأرشيف المهم لأنه يعتبر أول أرشيف مرئي يتسلمه من جهة حكومية بشكل رسمي حسب إجراءات تحويل الوثائق التاريخية إلى المركز وبما يتفق مع سياسات اللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم (7) لعام 2008 والخاص بالمركز الوطني للوثائق والبحوث.
وعن هذه الأفلام الوثائقية قال سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز: "لقد أسفرت الاتفاقية التي وقعها المركز مع شركة أبوظبي للإعلام عن هذه الخطوة البناءة، فالأفلام الوثائقية التي يتسلم المركز الدفعة الأولى منها تمثل ثروة لا تقدر بثمن في إثراء الهوية الوطنية، وموئلاً آخر لمتخذي القرار والباحثين الذين سيجدون فيها مرجعاً فريداً ومفيداً حيث سيقوم المركز بفهرسة هذه الأفلام وحفظها إلكترونياً لتيسير إتاحتها للباحثين".
وتعتبر هذه المبادرة التي يقوم بها المركز مهمة لجمع وحماية الأرشيف التاريخي للدولة، لذا فإن المركز يعمل على تشجيع الجهات الحكومية الأخرى بالدولة في أن تنحو إلى هذا المنحى من المهنية والالتزام في الحفاظ على هذه الثروة الأرشيفية من خلال تحويل تلك المواد الأرشيفية للحفظ في المركز الوطني للوثائق والبحوث لتثري ذاكرة الوطن.

[شعلة العلم]

هل يوجد في الجزائر مركز لتكوين الأرشفيين لتنمية القدرات و تحسين الكفاءات.
مع العلم انني اعمل كارشيفي في مؤسسة عمومية إستشفائية.

[عبدالكريم بجاجة]

هل يوجد في الجزائر مركز لتكوين الأرشفيين لتنمية القدرات و تحسين الكفاءات.
مع العلم انني اعمل كارشيفي في مؤسسة عمومية إستشفائية.


تحية طيبة وبعد؛
أنت تقدم نفسك بصفة أرشيفي؛ أين تكونت؟ الإجابة عن سؤالك هي عندك لأنك عائش في الجزاير، وليس عندي وأنا غادرت الجزائر منذ 12 سنة.
وشكراً.

[alhouma]

الأستاذ الفضيل :عبد الكريم بجاجة
أريد أن تساعدني أستاذي الفاضل في إنشاء مذكرة تخرج
بعنوان: أرشيف المستشفيات في الجزائروشكرا على كل الموضوعات التي تقدمها لنا لأنها مفيدة جدا لكل الطلاب
ولك كل التقدير والإحترام

[عبدالكريم بجاجة]

الأستاذ الفضيل :عبد الكريم بجاجة
أريد أن تساعدني أستاذي الفاضل في إنشاء مذكرة تخرج
بعنوان: أرشيف المستشفيات في الجزائروشكرا على كل الموضوعات التي تقدمها لنا لأنها مفيدة جدا لكل الطلاب
ولك كل التقدير والإحترام


تحية طيبة وبعد؛
يجب التكفل بالأرشيف في الميدان لتصبحين يوماً مختصة في علم الأرشيف.
يفترض عليك التوجه إلى التكوين بالتماس واقع الأرشيف في الميدان، و أن تعالجه، وتنظمه، وتفهرسه، وتحوله إلى بنك معلومات يفيد المؤسسة التي أنتجته أولاً، ثم يرتفع إلى مستوى الأرشيف الوطني لكتاب تاريخ البلد وشعبه.
من هذا المنطلق أنصحك باختيار مستشفى أين يمكنك إنجاز عمل علمي ينبثق من الواقع في الميدان، مثلاً:
"أرشيف مستشفى ...: من الوضع المبعثر إلى الرصيد المنظم".
وشكراً.

[سيد أحمد الجزائري]

حريق يأتي على قسم الأرشيف في أكبر مستشفيات العاصمة الجزائرية


الجزائر – نشب مساء اليوم الجمعة، حريق في قسم الأرشيف بمستشفى مصطفى باشا الجامعي، الذي يعد يعد أكبر المستشفيات المدنية في الجزائر، ولا يكبره إلا مستشفى عين النعجة العسكري في أعالي العاصمة.
وأفادت خلية الاعلام في الحماية المدنية الجزائرية، أن الحريق أدى إلى إتلاف كميات معتبرة من الأرشيف، وإصابة شخصين باختناقات، إلا أنه لحسن الحظ لم يخلف ضحايا، بعد أن تمكنت قوى الحماية المدينة من إخماد الحريق بعد تسخير خمس شاحنات إطفاء للتغل على الوضع.
وقامت مصالح الحماية المدنية قبيل إخماد الحريق بإجلاء جميع العاملين في قسم الأرشيف يشكل سريع .
وفتحت السلطات الأمنية المختصة تحقيقا في الحادث لمعرفة أسبابه الحقيقية.
http://www.echoroukonline.com/ara/articles/195896.html

[عبدالكريم بجاجة]

"حريق يأتي على قسم الأرشيف في أكبر مستشفيات العاصمة الجزائرية"

الخسائر مزدوجة: الملفات التي لم يمسها الحريق يقضى عليها باستخدام الماء من طرف الحماية المدنية.
في هذه الألفية الثالثة لا يُعقل أن يبقى الارشيف دون حماية كافية: إنذار مبكر للحريق، وشبكة الإطفاء الآلي للحريق باستخدام الغاز "Inergen".

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث ينظم ملتقى لطلبة الدفعة الأولى
من برنامجه للدراسات الأرشيفية ونظم المعلومات
27 فبراير 2014http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


نظم المركز الوطني للوثائق والبحوث في مقره يوم أمس (27 فبراير 2014) ملتقى لطلبة الدفعة الأولى من برنامج المنحة الدراسية لنيل بكالوريوس الدراسات الأرشيفية ونظم المعلومات بالتعاون مع مجلس أبوظبي للتوطين وكلية التقنية العليا.
ويأتي هذا البرنامج الذي انتسب إليه حوالي خمسين طالباً وطالبة ليرفد المركز والمؤسسات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة- بحاجتهم من الكوادر المواطنة من المؤهلين والمتخصصين في تنظيم الأرشيفات وإدارة الوثائق القادرين على حفظ ذاكرة الوطن، وتطوير العمل الأرشيفي.
افتتح الملتقى سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز الوطني للوثائق والبحوث مرحباً بالطلبة المنتسبين للبرنامج، مؤكداً أهمية الشباب المثقف في حمل المسؤوليات، مشيراً إلى ما قاله القائد المؤسس الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان – طيب الله ثراه- " إنني أؤمن بالشباب، ولا بد أن يتولى الشباب المثقفون من أبناء البلاد المسؤولية..." وإلى سير القيادة الحكيمة على هذا النهج الخالد، واهتمامهم الواضح بهذه الشريحة من المجتمع.
وحثّ سعادة ماجد المهيري الطلبة على أهمية التحصيل العلمي والتفوق والتميز، متمنياً لهم جميعاً التوفيق والنجاح، ومؤكداً أن "المتميز يجب أن يُميّز"، ومبيناً لهم دورهم المستقبلي في النهوض بالأرشفة والتوثيق وحفظ وثائق الوطن وتاريخه، وركز سعادة المدير التنفيذي في أهمية الأرشيف الورقي والإلكتروني معاً، وشكر سعادته الشركاء الاستراتيجيين في البرنامج: مجلس أبوظبي للتوطين وكلية التقنية العليا، متمنياً مزيداً من التعاون المثمر.


ثم تحدثت السيدة سلمى المنصوري مدير إدارة الأرشيفات عن تفاصيل برنامج المنحة الدراسية لنيل بكالوريوس الدراسات الأرشيفية ونظم المعلومات، مبتدئة بتعريف الطلبة بالمركز الوطني للوثائق والبحوث الذي تأسس بتوجيه من المغفور له – بإذن الله – الشيخ زايد بن سلطان آل نهيان عام 1968 ليجمع ويحفظ وثائق إمارة أبوظبي، ثم اتسعت مهامه لينظم أرشيفات المؤسسات الحكومية في الدولة بناء على القانون الاتحادي رقم /7/ لعام 2008 الخاص بالمركز الوطني للوثائق والبحوث، والدور الذي يؤديه المركز كأرشيف وطني لدولة الإمارات العربية المتحدة.
وبعد أن تحدثت مديرة إدارة الأرشيفات عن أهمية الوثائق في اتخاذ القرار، وكمصدر للبحث التاريخي، توقفت مطولاً مع أهداف البرنامج في إعداد الكوادر الوطنية المتخصصة في مجال تنظيم الأرشيفات وإدارة الوثائق، وأهمية البرنامج في تزويد الأرشيفات الحكومية بما تحتاجه من هذه الكوادر المؤهلة، وما سيعود به البرنامج من فائدة على صعيد تطوير العمل الأرشيفي في الدولة، وتناولت السيدة سلمى المنصوري أهم الدراسات التي سيركز البرنامج فيها مثل: مقدمة عامة حول علم الأرشيف، وإدارة الأرشيف الجاري والوسيط، وأساليب الحفظ، ومزايا مباني الأرشيفات، والأرشفة الإلكترونية، والتدريب العملي الذي يكمل الجانب النظري، ويجعل الخريج جاهزاً لدخول ميادين العمل.
وفي ختام الملتقى أجاب سعادة ماجد المهيري والسيدة سلمى المنصوري، والسيد حمد الحميري مدير إدارة الخدمات المساندة- على أسئلة واستفسارات الطلبة التي دارت حول الأماكن المخصصة لتدريب الطلبة قبل التخرج، وضمان توظيف خريجي البرنامج، ومدى إمكانية المؤسسات الحكومية لاستقطابهم.

[محمد مكاوي]

وسائل الحماية البديلة للارشيف الورقي هي الميكروفيلم لابد ان يكون هناك وسائل بديلة للارشيف الورقي في حالة اي طوارئ مثل الحريق او الغرق او الاتلاف المتعمد
الميكروفيلم هو البديل المثالي خصوصا للارشيف طويل العمر
تحياتي

[سيد أحمد الجزائري]

تحية طيبة وبعد،

أقترح على الطلبة في إطار تحضير المذكرة ٬ التركيز على المواضيع التي لها قيمة مضافة في معالجة الأرشيف في الميدان٬ والذي يعود بالفائدة المزدوجة للطالب و المؤسسة المستقبلة٬ دون الولوج المعمق بالجانب النظري المتاح في أمهات الكتب و المصادر المختلفة.
موضوع مقترَح:
• "معالجة رصيد أرشيف مبعثر لملفات المرضى مع تحديد الحيز المكاني والزماني
" إعداد فهرس عددي ٬ألفبائي..... لملفات المرضى
see too:


http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?p=150973&posted=1#post150973

[عبدالكريم بجاجة]

وسائل الحماية البديلة للارشيف الورقي هي الميكروفيلم لابد ان يكون هناك وسائل بديلة للارشيف الورقي في حالة اي طوارئ مثل الحريق او الغرق او الاتلاف المتعمد
الميكروفيلم هو البديل المثالي خصوصا للارشيف طويل العمر
تحياتي



إنجاز بدائل للأرشيف الأصلي:
حقاً، بعد خسائر الحرب العالمية الثانية، كان الأرشيفييون يعتمدون على تقنية الميكروفيلم للحصول على بديل للأرشيف الأصلي (Microfilm, microfiche).
وفي بداية التسعينيات، ظهرت تقنية التصوير الضوئي (Scanning) كوسيلة ثانية للحصول على البديل.
ثم في الألفية الثالثة هذه، أدمجت التقنيتين - الميكروفيلم والتصوير الضوئي- في جهاز واحد (Hybrid Camera) للحصول على الميكروفيلم والصورة الضوئية بأخذ لقطة (صورة) واحدة دون اللجوء إلى أجهزة متفرقة كما كان في التسعينيات.
دور الميكروفيلم: الحفظ في المدى الطويل لأن الأفلام أعطت البرهان القاطع لثبوتها بعد أكثر من مائة سنة، حيث ظهرت الأفلام الأولى سنة 1895.
دور الصورة الضوئية (Hybrid Camera): الاسترجاع والإتاحة والتحويل بسرعة عبر الأنظمة والبريد الإلكتروني، ولكن لم يثبت بعد بقاء هذا البديل مائة سنة حيث ظهرت تقنية التصوير الضوئي في التسعينيات فقط.

[عبدالكريم بجاجة]

[QUOTE=سيد أحمد الجزائري;150974]تحية طيبة وبعد،

أقترح على الطلبة في إطار تحضير المذكرة . التركيز على المواضيع التي لها قيمة مضافة في معالجة الأرشيف في الميدان...





اختيار موضوع رسالة جامعية في مجال علم الأرشيف.

لقد عالجت هذا الموضوع منذ أكثر من ثلاث سنوات في ركن:
" اختيار موضوع رسالة جامعية في مجال علم الأرشيف (9 ديسمبر 2010)":
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=25539

وتطرقت إليه مجدداً في ركن "إعلان هام" بتاريخ 20 نوفمبر 2012:
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=32697

التفاصيل:
1- اختيار موضوع رسالة جامعية في مجال علم الأرشيف (9 ديسمبر 2010)
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=25539
يجب اختيار موضوعًا ينبثق من الواقع في الميدان، ويفرض التعامل مع الأرشيف من الجانب التطبيقي، والتخلي عن الدراسات النظرية التي لم تفيد في اكتساب الخبرة في مهنة الأرشيف، ولم تحضر الطلبة إلى مواجهة حقيقة الأرشيف في الميدان. إن الدراسات الميدانية لم تحتاج إلى مراجع، ماعدا من الجانب المنهجي.
وتوجد أفضل المراجع المنهجية:
 في موقع المجلس الدولي للأرشيف: http://www.ica.org
 و في موقع منظمة اليونسكو- بوابة الأرشيف الدولي:
http://www.unesco-ci.org/cgi-bin/portals/archives/page.cgi?d=1

أقترح عليكم بعض المواضيع حسب مستوى رسالتكم الجامعية، ويمكنكم التوسع في اختيارات أخرى تنطلق من الميدان لتصبح أرشيفييًا مهنيًا قادرًا على حل مشاكل وضع الأرشيف في الميدان:
-1 إعداد فهرس رصيد أرشيفي في إحدى المؤسسات الإدارية أو الاقتصادية.
-2 تربص في أقرب مركز أو قسم أرشيف، و تحرير تقرير عن التربص: تقديم قسم الأرشيف، أرصدته، طريقة أعماله اليومية خاصة في مجال معالجة الأرشيف.
3- تنظيم أرشيف مبعثر، و إعداد فهرسًا تحليليًا مناسبًا.
4- إعداد دليل الأرشيف: سواء لتقديم مركز أرشيف، أو لجمع المعلومات الأرشيفية حول موضوع يساعد الباحثين في دراساتهم، مثل: "أرشيف الشخصيات الوطنية"، أو "أرشيف البلدان العربية في المراكز الأجنبية".
5- دراسة ميدانية حول وضع قطاع الأرشيف في إحدى المؤسسات الإدارية أو الاقتصادية: تشخيص وضع الأرشيف بالتدقيق، ثم اقتراح سياسة لإعادة نظام الأرشيف في المؤسسة.
سوف تسمح مثل هذه المواضيع بالتفاعل مع واقع الأرشيف في الميدان خارج عن الرؤية النظرية التي كثيرًا ما تكون بعيدة عن الحقيقة.


2- إعلان هام:
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=32697
".....الرجاء من كل من يرغب في التكوين الحقيقي في علم الأرشيف أن يواجه واقع الأرشيف في الميدان، و أن يعالجه، وينظمه، ويفهرسه، ويحوله إلى بنك معلومات يفيد المؤسسة التي أنتجته أولاً، ثم يرتفع إلى مستوى الأرشيف الوطني لكتاب تاريخ البلد وشعبه...".

[سيد أحمد الجزائري]

تحية طيبة وبعد،
الشكر الجزيل لأستاذنا الكريم٬ لقد سبقتنا بالمعرفة و الخير

أقترح على الطلبة في إطار تحضير المذكرة وكذلك زملائي في المهنة٬ التركيز على المواضيع التي لها قيمة مضافة في معالجة الأرشيف في الميدان٬ والذي يعود بالفائدة المزدوجة للطالب و المؤسسة المستقبلة٬ دون الولوج المعمق بالجانب النظري المتاح في أمهات الكتب و المصادر المختلفة.
موضوع مقترَح:
• "معالجة رصيد أرشيف مبعثر لملفات المرضى مع تحديد الحيز المكاني والزماني"
وهذه بعض النقاط :
• إعداد تشخيص الحالة مع طرح الحلول اللازمة بتسطير مخطط عملplan d’action مع تحديد الحيز الزماني لكل مرحلةplanning وطرحه على المسؤول الأول للمصادقة على المشروع لإعطائه الصبغة الرسمية و التنفيذية.
• معرفة تاريخ الرصيد الموجود والمصالح المنتجة وإن تم ترحيله أم لاl’historique du fonds
• معرفة الوثائق الرئيسية و الثانوية المكونة للملف
• إعداد مدونة ورزنامة استبقاء الوثائق بالتعاون مع العاملين calendrier de conservation
• المعالجة العلمية و الفنية للرصيد بجمع وترتيب الوثائق الخاصة بكل ملف وملف فرعي
• إعداد مخطط التصنيف
• إعداد مخطط لتجهيز قاعة الأرشيف حسب المواصفات
• إعداد فهرس عددي ٬ألفبائي..... للملفات

للإحاطة الشاملة بميدان الأرشيف يرجى التكرم بالولوج في مواضيع و مشاركات أستاذنا السيد بجاجة

ASTUCES :
• •القيام بأخذ صور فوتوغرافية للرصيد المبعثر و إرفاقها مع تقرير التشخيص rapport de diagnostic
• تحضير قاعدة عملك بعملية تحسيسية للعاملين تبين فيها قيمة الأرشيف….
• لا تكثر من الأمور القانونية حتى لا تكون لك نظرة القاضي المحقق فلا يتعامل معك الموظف
• حاول أن لا تستغرق في عملية التشخيص مدة زمنية طويلة٬ المسؤول يريد الملموس وهو المعالجة و إيجاد الملف المطلوب
• حاول أن لا تطالب بالكثير في أول الأمر٬ فلك مقام مقال
• عادة المسؤول الأول و العاملين ينجذبون أكثر للأرشيف الإلكتروني٬ فعلى الأرشيفي أن يستعمل هذه النقطة كطعم أو واجهة لتحقيق هدفه المتمثل في معالجة الأرشيف الورقي كمرحلة لابد منها للوصول إلى ما يتحمس له العاملين
• إستعمال الكلمات و المرادفات الدالة السريعة الوصول مثل: مشروع إنقاض وحماية الإرث الأرشيفي للمؤسسة, المعالجة العلمية للأرشيف
• Projet de sauvetage et sauvegarde du patrimoine archivistique de l’entreprise, traitement scientifique des archives.
• إعداد التقارير الشهرية للمسؤول المباشر مع التركيز على جداول الأرقام الإحصائية rapport mensuel, bilan annuel d’activité
• إعداد جدول مسايرة العمل tableau de bord

هذه "بعض النقاط" الملخصة جدا من تجربتي الميدانية البسيطة ل14 سنة في أرشيف المؤسسات الحكومية و الإقتصادية

فهذه الأمور لاوجود لها في المقررات النظرية، إنها مهارات فنية تأتي بالتجربة الميدانية٬ فكل يوم نتلعم من أخطائنا ولكل له تجاربه وطرقه٬ لكن الهدف واحد.

[عبدالكريم بجاجة]

[QUOTE=سيد أحمد الجزائري;151029][CENTER] تحية طيبة وبعد،
الشكر الجزيل لأستاذنا الكريم٬ لقد سبقتنا بالمعرفة و الخير

[FONT=&quot]أقترح على الطلبة في إطار تحضير المذكرة وكذلك زملائي في المهنة٬ ...


هذا تكرار لما كتبناه من قبل. لماذا؟
من الأفضل أن تفتح موضوع جديد وتنشر فيه ما تريد، بدلاً من تكرار ما كتب من قبل في ركن الأرشيف الإمارات ليس له علاقة مع الأرشيف في الجزائر ؛ وشكراً.

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يستقبل مدير عام الأرشيف الوطني البرتغالي
5 مارس 2014

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx





بحث سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث مع سعادة سيلفستري لاكيردا مدير عام الأرشيف الوطني البرتغالي بنود اتفاقية تعاون سوف يتم توقيعها قريباً في مقر الأرشيف الوطني البرتغالي في لشبونة.
جاء ذلك أثناء الزيارة التي قام بها مدير عام الأرشيف الوطني البرتغالي إلى مقر المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي يرافقه سعادة لويس بريتو كمارا نائب السفير البرتغالي في دولة الإمارات، حيث كان في استقبالهما سعادة مدير عام المركز الوطني للوثائق والبحوث، وسعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي في المركز، وقد تم التباحث في تفاصيل بنود اتفاقية تعاون سوف يبرمها المركز مع الأرشيف الوطني البرتغالي.
وتعنى الاتفاقية التي يعمل الطرفان إلى التوصل إليها بالتعاون والتنسيق ودعم البرامج والنشاطات المشتركة ذات الصلة من أجل المصلحة المشتركة للطرفين، و التعاون في البحث عن الموارد الأرشيفية التاريخية في المقتنيات الأرشيفية البرتغالية، وفي رقمنة وتبادل الوثائق وفق التشريعات النافذة في كلا البلدين الصديقين.
وقد أكد الدكتور عبد الله الريس على أن المركز الوطني للوثائق والبحوث بوصفه أرشيفاً وطنياً لدولة الإمارات العربية المتحدة يعمل على تمتين علاقاته مع الأرشيفات العالمية للحصول على المزيد من الوثائق ذات العلاقة بتاريخ الإمارات ومنطقة الخليج، وتكوين أرشيف حضاري، وينطلق هذا الاهتمام من توجيهات سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة المركز الوطني للوثائق والبحوث الذي يعتبر حفظ الوثائق للأجيال القادمة أحد المظاهر الهامة لسيادة وتطور الدولة.
وفي ختام الزيارة اصطحب الدكتور الريس مدير عام الأرشيف الوطني البرتغالي بجولة في أرجاء المركز، تفقدوا فيها بعض مقتنيات الأرشيف البرتغالي في المركز، واستمع الضيف ومرافقه إلى شرح مفصل عما يحتفظ به المركز من ملايين الوثائق القديمة في أرشيفاته التاريخية، وما وصل إليه المركز من تطور في مجال الأرشفة، ولدى جولتهم في قاعة الشيخ زايد التي تحتوي على الوثائق التاريخية والكتب النادرة والصور الفوتوغرافية والخرائط القديمة وغيرها من المقتنيات، توقف الضيوف أمام الخرائط البرتغالية التاريخية مثل خريطة كنتينيو التي تعود إلى عام 1502م. ثم تابع الضيوف في قاعة الشيخ محمد بن زايد فيلماً وثائقياً بتقنية ثلاثية الأبعاد عن "دولة الامارات: الماضي والحاضر والمستقبل".

[عبدالكريم بجاجة]

المركز الوطني للوثائق والبحوث يبحث مع شؤون أمن الطيران أمن الوثائق
9 مارس 2014

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx



بحث وفد من قطاع شؤون أمن الطيران مع خبراء أرشيفيين ومتخصصين في شؤون إدارة الوثائق في المركز الوطني للوثائق والبحوث- سبل تطوير الأرشفة ومدى إمكانية المحافظة على سريتها في أرشيفات قطاع شؤون أمن الطيران.
جاء ذلك أثناء زيارة قام بها منصور الجنيبي رئيس قسم أخصائيي الأنظمة واللوائح في مطارات الدولة بقطاع شؤون أمن الطيران، وكابتن نارندر بال ياداف إخصائي الأنظمة واللوائح بالقطاع نفسه إلى مقرّ المركز الوطني للوثائق والبحوث في أبوظبي، حيث تم وضع تصور شامل لدرجة سرية المعلومات والوثائق، ودور المركز في مجال تنظيم الوثائق وإدارتها بما يضمن أمنها.
وبعد أن قدم لهم أحد خبراء الأرشفة شرحاً وافياً حول منهجية تنظيم الوثائق وتصنيفها، وطرق تحديد سرية الوثائق لا يحددها المركز، وإنما تحددها الجهة التي أنتجت هذه الوثائق، ثم تناول خبير الأرشفة دور المركز الوطني للوثائق والبحوث في تنظيم الأرشيفات، ورسم السياسات العامة في مجال إدارة الوثائق كأرشيف وطني لدولة الإمارات العربية المتحدة.
وتطرق اللقاء الذي جمع وفد قطاع شؤون أمن الطيران بخبراء الأرشيف في المركز الأفكار ووجهات النظر في قضايا أرشيفية هامة مثل: تصنيف الوثائق وحفظها، وتسهيل عملية تداولها بين الموظفين، والتحول إلى الأرشفة الإلكترونية، والسبل التي تؤدي إلى المحافظة على سرية المعلومات وتفادي تسرّبها، وغيرها.
الجدير بالذكر أن برنامج زيارة وفد قطاع شؤون أمن الطيران إلى المركز الوطني للوثائق والبحوث تضمن جولة في أرجاء المركز، حيث توقف الضيوف في قاعة الشيخ زايد بن سلطان، واطلعوا على الوثائق التاريخية و الكتب النادرة، والصور الفوتوغرافية، والخرائط القديمة، وغيرها من المقتنيات المهمة في تاريخ دولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج، وتابعوا في قاعة الشيخ محمد بن زايد للواقع الافتراضي فيلماً وثائقياً بتقنية الثلاثي الأبعاد عن "دولة الإمارات: الماضي، والحاضر، والمستقبل".

[عبدالكريم بجاجة]

بمقتضى أحكام القانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014 الصادر عن رئيس دولة الإمارات العربية المتحدة؛ تغيير اسم المركز الوطني للوثائق والبحوث ليصبح:
"الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة"
الف مبروك للإمارات، ولمدير عام وموظفو المركز القديم.

[عبدالكريم بجاجة]

الأرشيف الوطني ينتهي من تدريب 1440 أرشيفياً في الجهات الحكومية
22 أبريل 2014http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

في اطار نشاطاته العلمية قام الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة في المرحلة الماضية بتنظيم ندوتين: الأولى للتعريف بالقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م بشأن الأرشيف الوطني، والثانية للتعريف باللائحة التنفيذية للقانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008م، بالإضافة لست دورات تدريبية مكثفة تحت عنوان: (مبادئ إدارة الوثائق في الجهات الحكومية)، وذلك بهدف صقل خبرات الأرشيفيين والارتقاء بمهاراتهم الأرشيفية، وتأهيلهم لتنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وفق سياسات الدولة التي تتطلع إلى حفظ الأرشيف وتنظيمه وفق المعايير العالمية وأفضل الممارسات.

جاءت هذه الندوات التعريفية والدورات التدريبية لتعبّرعن إهتمام الأرشيف الوطني بتنظيم الأرشيفات الحكومية وفق أفضل الأساليب العلمية المتبعة في مجال الأرشيف، وقد تضمنت كل ندوة أو دورة تدريبية محاور عدة تعزز خبرات العاملين بالأرشيف في الجهات الحكومية، ومن أهمها: التعريف بواقع الأرشيف في دولة الإمارات العربية المتحدة (عبدالكريم بجاجة)، والآلية المتبعة في إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر (عبدالكريم بجاجة)، وأساليب إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وأهم الإجراءات الفنية المتبعة في تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية (أحمد موجب)، بالإضافة إلى الأرشفة الإلكترونية وأفضل برامجها وتقنياتها (سفيان بوحرات).

شارك في هذه الأنشطة التدريبية والتعريفية أكثر من 1440 متخصص وموظف في مجال إدارة الوثائق الورقية والإلكترونية من جميع الجهات الحكومية في إمارات الدولة، إذ انتقل الأرشيف الوطني بخبرائه والمختصين فيه إلى كل من رأس الخيمة، ثم دبي والشارقة، بعدما قدم هذه الدورة التدريبية مراراً في أبوظبي. وقد توافد المشاركون لمتابعة الندوات والدورات التدريبية التي نظمها الأرشيف الوطني في إطار مشروعه الذي يهدف إلى الارتقاء بإدارة الأرشيفات لأكثر من مائة جهة حكومية، وكان الأرشيف الوطني حريصاً على حث المشاركين على نقل ما يكتسبونه من خبرات إلى ميادين عملهم.

هذا ويعمل الأرشيف الوطني في المرحلة القادمة إلى التحضير لسلسلة أخرى من الدورات التدريبية التخصصية في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق الورقية والإلكترونية.

[عبد الرحمن بلحاج]

سلام سيدي الحمد لله على العودة الى الموقع ومشاركتك الطيبة
سيدي هل يمكن ان ننتفع بشيئ ولو يسير من تلك التكوينات ؟
كملفات للتحميل او مقاطع بالفديو عن تلك التكوينات
سلام

[عبدالكريم بجاجة]

إعلان لمن يتصل عبر البريد الشخصي


على كل من يرغب طرح أي سؤال حول موضوع الأرشيف أن يبدأ بمراجعة ركن "سؤال/جواب عن الأرشيف" في منتديات اليسير للتحقق إذا السؤال نفسه لم يُطرح من قبل ولم يصدر حوله أي جواب مناسب.
وإذا أقتضى الأمر، يجب طرح سؤالكم في الركن المذكور لنيل الجواب حسب اختصاصي ومعرفتي، و الله أعلم.
وشكراً.
الرابط في منتديات اليسير: "سؤال / جواب عن الأرشيف"
http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13861

أبوظبي في 24 إبريل 2014
عبدالكريم بجاجة
خبير فني بالأرشيف الوطني
الإمارات العربية المتحدة

[عبدالكريم بجاجة]

دولة الإمارات ممثلة بالأرشيف الوطني تشارك في اجتماعات (عربيكا)
أول يونيو 2014

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/news/newsDesc.aspx


شاركت دولة الإمارات العربية المتحدة ممثلة بالأرشيف الوطني في الاجتماع السنوي الدوري للفرع الإقليمي العربي للأرشيف الدولي "عربيكا" بصفتها عضواً فيه، وباجتماع جمعيته العمومية التي عقدت مؤخراً في دارة الملك عبد العزيز في الرياض بالمملكة العربية السعودية، ومثّل الأرشيف الوطني في الاجتماع سعادة ماجد المهيري المدير التنفيذي مع مدراء المراكز الأعضاء في الفرع.
وقد أعرب سعادة ماجد المهيري عن سعادته بهذه المشاركة قائلاً: نحن ممتنون للحفاوة والترحيب اللذين لقيناهما من صاحب السمو الملكي الأمير تركي بن عبد الله بن عبد العزيز أمير منطقة الرياض لدى استقبال سموه للأعضاء المشاركين في مكتبه بقصر الحكم على هامش فعاليات الاجتماع، وقد تقدّم الأرشيف الوطني لسموه ببالغ الشكر والتقدير إذ تقبّل سموه أهم إصداراته ممثلة بالكتب التالية: (زايد من التحدي للاتحاد) و(زايد رجل بنى أمة) و(قصر الحصن).
وأضاف سعادة ماجد المهيري: إن التنظيم الذي اتسمت به فعاليات الاجتماع جعل المشاركين يخرجون بنتائج مهمة إثر مناقشة القضايا المتعلقة بحفظ الأرشيفات ودورها في حفظ ذاكرة الأمة، وأهميتها في الربط بين الأجيال، وتعزيز القيم العربية، والموضوعات المتعلقة بها كالأرشيفات العربية المرحلة والاهتمام بها، وسبل تفعيل دور الأرشيفات في خدمة المجتمعات العربية، كما تمّت مناقشة مدى إمكانية المحافظة على التراث العربي، والاحتفال بيوم الوثيقة، والشؤون التنظيمية للفرع الإقليمي العربي للأرشيف الدولي والتحديات التي يوجهها.
ونوّه سعادة المدير التنفيذي للأرشيف الوطني إلى أن الاجتماعات شهدت انتخاب المجلس التنفيذي للفرع العربي الإقليمي، وانتخاب أمين عام له، وأشاد سعادته بالتعاون وبالروابط المتينة بين الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ومؤسسات التوثيق والأرشفة في البلاد العربية وفي مقدمتها دارة الملك عبد العزيز في المملكة العربية السعودية.

[عبدالكريم بجاجة]

ممثلة بالأرشيف الوطني للدولة الإمارات أول دولة عربية تنال عضوية الجمعية العالمية للتاريخ الشفاهي (2 يونيو 2014)

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/news/newsDesc.aspx


انضمت دولة الإمارات العربية المتحدة - ممثلة بأرشيفها الوطني- إلى الجمعية العالمية للتاريخ الشفاهي؛ لتكون أول دولة عربية تنال شرف العضوية فيها، علماً بأن مشروع التاريخ الشفاهي الذي يُنفذه الأرشيف الوطني ويشرف عليه لتوثيق أحداث الماضي و ما عاصره المعمرون والمخضرمون من أبناء الإمارات والمقيمون على أرضها - بدأ منذ عام 2008.
وقد أعرب سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام الأرشيف الوطني عن سعادته بحصول الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة على هذه العضوية، مشيراً إلى أن هذا النجاح يعود إلى حرصنا في الأرشيف الوطني على العمل على ضوء توجيهات قيادتنا الحكيمة واستراتيجيتها، ووفق النهج البنّاء الذي وضعه سمو الشيخ منصور بن زايد، نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة الأرشيف الوطني، وأضاف سعادته: إننا نعمل لجمع التاريخ الشفاهي تحقيقاً لرسالتنا السامية والنبيلة في تعزيز الهوية الوطنية وترسيخ الولاء لوطننا الغالي بتوعية النشء بمفاخر تاريخ أجدادنا العريق؛ ما يُؤصل الانتماء والفخر والاعتزاز به.
وأشار سعادة الدكتور عبد الله الريس إلى أن الأرشيف يعمل دائماً وهو يضع نصب عينيه التميز والريادة محلياً وعالمياً. وقال: نحن نجمع التاريخ الشفاهي ونوثقه لما له من دور كبير في إثراء ذاكرة الوطن التي نعمل لحفظها بطرق علمية مثلى في أرشيفاتنا، و بمنهجية علمية وفق أعلى المعايير والممارسات، ونتطلع في الأرشيف الوطني إلى أن نكون الجهة الرسمية والمختصة في مجال جمع مضمون الروايات الشفاهية وفرزها وتحليلها، وتسجيلها وتدوينها وتوثيقها على اُسس تُكسبها القوة والمصداقية، ونحن نؤمن بأن التاريخ الشفاهي يكشف حقائق تاريخية قيّمة وهو همزة وصل بين الأجيال.
وأضاف سعادته قائلاً: وإذ نرتقي إلى العالمية بانضمام الأرشيف الوطني إلى الجمعية العالمية للتاريخ الشفاهي، فإنه لشرف عظيم أن نرفع اسم الإمارات عالياً شامخاً بين الدول المتقدمة التي أثنت على الجهود التي يبذلها الأرشيف الوطني في توثيق ذاكرة الوطن وحفظها للأجيال.
وتوجّه سعادته بالشكر إلى إدارة البحوث والخدمات المعرفية على جهودها الكبيرة التي تبذلها وهي توثق جوانب هامة في ماضي الإمارات، وترسخ مفهوم التاريخ الشفاهي بأسلوب علمي لدى أبنائنا الشباب من طلبة المدارس والجامعات.
الجدير بالذكر أن الأرشيف الوطني حصل عام 2012 على العضوية الدائمة في جمعية التاريخ الشفاهي الأمريكية، ويواصل قسم التاريخ الشفاهي في الأرشيف الوطني رصد المرويات الشفهية من ذاكرة الوطن، ويدوّن مآثر الآباء والأجداد إثراء للتنمية الثقافية وتعزيزاً للهوية الوطنية، ويحفظها للأجيال، وعلى هذا الصعيد أنجز أكثر من 800 مقابلة مع مئات الشخصيات. وتقوم إدارة البحوث والخدمات المعرفية بتقديم محاضرات في الأساليب العلمية في جمع التاريخ الشفاهي وتوثيقه وتجربة الأرشيف الوطني في هذا المجال أمام طلبة الجامعات في داخل الدولة وخارجها، حتى قارب عدد المتلقين للمحاضرات المتخصصة بالتاريخ الشفاهي أكثر من 500 من الطلاب، ومن المهتمين من جهات مختلفة، وفي المحافل الثقافية ذات الصلة بهذا النشاط. ويغتنم الأرشيف الوطني الفعاليات الثقافية والتراثية الكبرى للوصول إلى كبار السن من الرواة الذين عاصروا الأحداث المهمة في مرحلة ما قبل الاتحاد لتوثيق جوانب من الحياة في الماضي للأجيال القادمة لما لها من دور في تعزيز الهوية الوطنية والولاء والانتماء.

[عبد الرحمن بلحاج]

مبروك للامارات الدولة الشقيقة والصديقة
كان ذالك بفضل الله تم السياسة الحكيمة وخبرة اطاراتها الواسعة ماشاء الله
الله يعينكم

[عبدالكريم بجاجة]

الريس يشيد بتفعيل قانون حظر إتلاف الوثائق الرسمية وتطبيقه
الأرشيف الوطني يشيد بمبادرتي " التربية والتعليم" و بلدية أم القيوين للحفاظ على ذاكرة الوطن
3 سبتمبر 2014
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx



أشاد سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام الأرشيف الوطني بالمبادرة التي اعتمدتها كل من وزارة التربية والتعليم، وبلدية أم القيوين والمتمثلة بتطبيق مواد القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008 الخاص بالأرشيف الوطني بخصوص حظر إتلاف الوثائق الرسمية دون الحصول على موافقة خطية مسبقة حسب إجراءات وآليات الأرشيف الوطني.
وأضاف مدير عام الأرشيف الوطني إن توجيهات وزارة التربية والتعليم إلى كافة وكلائها المساعدين بحظر إتلاف أي وثيقة أو ملف دون أخذ الموافقة الخطية المسبقة حسب الإجراءات والآلية المتبعة من قبل الأرشيف الوطني، وتوجيهات بلدية أم القيوين إلى كافة المسؤولين والموظفين في البلدية، تعدّ استجابة حقيقية لما جاء به القانون رقم 7 لعام 2008م الصادر عن صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة –حفظه الله- الذي اهتم بحفظ الوثائق الوطنية التاريخية في الأرشيفات الرسمية .
وأشار سعادة الدكتور عبد الله الريس إلى أهمية مبادرة وزارة التربية والتعليم، وبلدية أم القيوين اللتين اعتمدتا تنفيذ الحظر وفق القانون الاتحادي الخاص بالأرشيف الوطني من أجل الحفاظ على جزء مهم من ذاكرة الإمارات، مؤكداً أن هذا الالتزام تحقق في سياق التعاون والتنسيق الدائم والمستمر بين الأرشيف الوطني ووزارة التربية والتعليم، وبلدية أم القيوين، وتنفيذاً لما نصّ عليه القانون الاتحادي رقم 7 لسنة 2008الخاص بالأرشيف الوطني؛ في المادة الخامسة من الفصل الثالث والتي توضح أنه لا يجوز إتلاف الوثائق التاريخية والوطنية، ومواد الفصل الثامن من القانون نفسه التي تعاقب من يتعمد إتلاف وثيقة، وما يفسر هذه المواد في اللائحة التنفيذية الخاصة بالقانون.
واعتبر الدكتور الريس كل خطوة تتخذها جهة رسمية من شأنها حفظ الوثائق العامة والتاريخية والوطنية التي هي ملك للدولة هو دليل على الولاء والانتماء للوطن، وتحمُّل للمسؤولية الوطنية تجاه ذاكرة الوطن التي ينبغي حفظها للأجيال بوصفها أوعية للمعلومات اللازمة للبحث العلمي والتاريخي، ومصدر فخر واعتزاز للأجيال القادمة بتاريخها العريق وبقادتها العظام.
وتمنى سعادة مدير عام الأرشيف الوطني على جميع المؤسسات الوطنية أن تسير على الطريق نفسها في سبيل حفظ ذاكرة الوطن، مؤكداً أن كل مؤسسة في دولة الإمارات العربية المتحدة شريك أساسي في حفظ وثائق الوطن؛ لأن ذاكرة الوطن وتاريخه وتراثه أمانة في أعناق الجميع.

[عبدالكريم بجاجة]

بهدف الوصول إلى أحدث المعايير والممارسات في حفظ السجلات
الأرشيف الوطني ينظم ورشة عمل دولية يوم 17 سبتمبر 2014http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx

ينظم الأرشيف الوطني ورشة عمل بعنوان: "دور صنّاع القرار في إدارة السجلات في القرن الواحد والعشرين" بهدف تبادل أفضل الخبرات وأفضل الممارسات الدولية في مجال إدارة السجلات، ومناقشة الوضع الحالي لإدارة السجلات والأرشيف في المؤسسات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة.
يشارك في ورشة العمل التي تبدأ في تمام الساعة العاشرة من صباح الأربعاء السابع عشر من سبتمبر الجاري نخبة من الخبراء في مجال الأرشيف من مختلف دول العالم، وأبرزهم: جورج ماكنزي الرئيس السابق للأرشيف الوطني الاسكتلندي، وآن ثورستون مدير منظمة الثقة الدولية لإدارة السجلات في المملكة المتحدة، وإيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف والأرشيف الكندي، وبادري ليدي رئيس الأرشيف والوثائق في ساحل العاج، وخبراء الأرشفة في الأرشيف الوطني، وعدد من مسؤولي الدوائر والوزارات الاتحادية والمحلية.
الجدير بالذكر أن ورشة العمل التي ينظمها الأرشيف الوطني بمقرّه في أبوظبي سوف تتناول أهمية حفظ السجلات في الإدارة الحديثة، ومتطلبات القانون واللوائح الداخلية الحالية، وقصصاً للنجاح، وفرص التحسين، وأدوار ومسؤوليات الهيئات تجاه وثائقها وأرشيفاتها، ودور الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ومسؤولياته في المرحلة الراهنة.
وينطلق الأرشيف الوطني في ورشته من اهتمامه بإضافة أهمية البعد المستقبلي للتراث الأرشيفي الوطني؛ إذ تمثل الوثائق التاريخية ذاكرة الوطن، وتجارب وإنجازات توفر الوقت والكلفة، وتغني عن البدء من نقطة الصفر في المشاريع الجديدة.

[عبدالكريم بجاجة]

ممثلاً لدولة الإمارات العربية المتحدة في الملتقى الأرشيف الوطني يشارك بورقة حول تجربته في توظيف التاريخ الشفاهي - 16 سبتمبر 2014
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx



في إطار مشاركته في الملتقي الخليجي الأول للتراث والتاريخ الشفهي قدم الأرشيف الوطني ورقة عمل بعنوان "تجربة الإمارات العربية المتحدة المتمثلة في الأرشيف الوطني في توظيف التاريخ الشفاهي" ناقش فيها الدور الذي يؤديه الأرشيف الوطني على صعيد جمع التاريخ الشفاهي وحفظه وتوظيفه ليكون مكملاً لذاكرة الوطن.
استمدت ورقة العمل التي أعدتها وقدمتها ميثا الزعابي رئيس قسم التاريخ الشفاهي ودراسة الأنساب في الأرشيف الوطني- مضامينها من تجربة الأرشيف الوطني في مشروع جمع التاريخ الشفاهي الذي يعتبر الذاكرة الحية للوطن وحفظه وتوظيفه.
أشارت ورقة العمل إلى اهتمام القانون الاتحادي رقم 7 لعام 2008 الصادر عن صاحب السمو الشيخ خليفة بن زايد آل نهيان رئيس الدولة – حفظه الله- والخاص بالأرشيف الوطني، بالتاريخ الشفاهي. وركزت الورقة في اعتماد الأرشيف أسلوب المقابلة لجمع مادة التاريخ الشفاهي، وبينت أن الأرشيف الوطني يملك ما يقارب 800 تسجيل صوتي ومرئي يتطرق إلى العديد من المواضيع كالحياة الاجتماعية، والحياة السياسية والإدارية، والحياة الاقتصادية، والثقافة والعمارة، والفنون والحكايات والقصص الشعبية، وغيرها.
وكشفت الورقة عن الأساليب التي يتبعها قسم التاريخ الشفاهي ودراسة الأنساب- في اختيار الراوي، والشروط التي ينبغي أن تتوافر فيه، ومن ثم خط سير المقابلة بناء على توقيتها، والأسئلة التي تتمحور حولها، وما يتخللها من إيحاءات ومدلولات قد تضيف الكثير وتوحي للباحث بالجديد.
وركزت ورقة العمل في توظيف التاريخ الشفاهي ومخرجاته؛ إذ يستفاد من المقابلات في الكشف عن المزيد من الألفاظ المحلية والأهازيج، والقصص الشعبية، كما يستفاد من مقابلات التاريخ الشفاهي في إعداد البحوث العلمية الخاصة بدولة الإمارات العربية المتحدة ومنطقة الخليج، وتملأ الفراغ في الوثائق التاريخية لبعض الأحداث.
هذا وناقشت الورقة أهم النماذج والإجراءات المطلوبة من أجل توثيق كل مقابلة يجريها قسم التاريخ الشفاهي ودراسة الأنساب في الأرشيف الوطني وحدود الاستفادة منها.

[عبدالكريم بجاجة]

الأرشيف الوطني ينظم ورشة عمل في إدارة السجلات في القرن الواحد والعشرين
(17 سبتمبر 2014)

http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/News/newsDesc.aspx


نظم الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة ورشة عمل دولية بعنوان: "دور صنّاع القرار في إدارة السجلات في القرن الواحد والعشرين" وتعكس هذه الورشة الحرص على أهمية البعد المستقبلي للتراث الأرشيفي الوطني؛ فإدارة السجلات التاريخية التي تعد ذاكرة الوطن ينبغي أن تتمتع باستراتيجية تجاري الحداثة والتطور في القرن الواحد والعشرين، وناقشت الورشة محورين أساسيين يتمثلان في أفضل الممارسات الدولية في مجال إدارة السجلات، والوضع الحالي لإدارة السجلات والأرشيف في المؤسسات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة.
افتتح سعادة الدكتور عبد الله الريس مدير عام الأرشيف الوطني فعاليات الورشة بكلمة أكد فيها أن التطور الذي بلغه الأرشيف الوطني حدث بفضل التوجيهات والدعم الكبير الذي يتلقاه من سمو الشيخ منصور بن زايد آل نهيان نائب رئيس مجلس الوزراء، وزير شؤون الرئاسة، رئيس مجلس إدارة الأرشيف الوطني، وأشار إلى اهتمام الأرشيف الوطني بنشر ثقافة الأرشيف والاهتمام بالوثائق، وتفعيل دور التكنولوجيا في خدمة الأرشيف، وكشف سعادة المدير العام عن المساعي الحثيثة التي يبذلها الأرشيف الوطني من أجل استحداث مركز عالمي للتميز الأرشيفي في أبوظبي تنطلق منه المعايير الأرشيفية العالمية لكي تخدم أرشيفات العالم، ونوّه سعادته إلى أن الأرشيف الوطني بصدد إنشاء مختبر متكامل لترميم الوثائق يعدّ الأول من نوعه في المنطقة العربية بمواصفات عالمية يستطيع ترميم الوثائق التاريخية القديمة بأحدث التقنيات، ووفق أحدث المعايير المتبعة، وهو بصدد تشييد مستودعات تتوفر فيه أحدث التقنيات لحفظ الوثائق التاريخية على المدى الطويل، وحثّ سعادته على الاهتمام بالوثائق - التي اعتبرها عصب المؤسسات- على صعيد المؤسسات وعلى الصعيد الشخصي، مشيراً إلى أهمية الأخيرة ومبيناً أن الأرشيف الوطني أولى اهتماماً للوثائق الخاصة فأطلق مشروعه الوطني الجديد (وثّق)، وأسهب سعادة الدكتور الريس في الحديث عن التحديات التي يتوجب التغلب عليها في التحول الحتمي إلى الأرشفة الإلكترونية، ووجه سعادته كلامه إلى المشاركين في الورشة من صناع القرار في إدارة السجلات قائلاً: أنتم المؤتمنون على ذاكرة الوطن، وعلينا جميعاً توثيق الانجازات والتجارب الوطنية لكيلا تكون طيّ النسيان، وإن فقدنا شيئاً من أرشيفاتنا فلن نجد بديلاً عنها.
من جانبه تحدث السيد جورج ماكنزي الرئيس السابق للأرشيف الوطني الاسكتلندي عن مخاطر فقدان السجلات، فالوثائق تبين الأطراف ذات العلاقة بكل حدث في الدنيا، وركز في حديثه في السجلات الرقمية، وعرض عدداً من التحديات التي تقف في وجه حفظ السجلات الرقمية، مستشهداً بعدد من الحوادث التي عانت دول برمتها من خطأ ما في الأرشفة الرقمية، وكيف أدى ذلك أحياناً إلى استقالة الحكومة، وكيف تضيع الحقوق بفقدان السجلات الرقمية إن لم تحفظ بشكل صحيح، وحثّ السيد ماكنزي المشاركين على الالتزام بتوجيهات الأرشيف الوطني في دولة الإمارات وتوصياته، وحمّل أصحاب القرار في إدارة السجلات المسؤولية من أجل الحفظ الإلكتروني الصحيح للوثائق.
وأبدت السيدة آن ثورستون مدير منظمة الثقة الدولية لإدارة السجلات في المملكة المتحدة – تفاؤلها بالاهتمام بالسجلات الحكومية في دولة الإمارات مبرهنة على ذلك بالحضور الكبير في قاعة الشيخ خليفة بن زايد بمقر الأرشيف الوطني، وحثت السيدة ثورستون على العمل بروح الفريق ما يضاعف الإنجاز ولا سيما أمام تلال الأرشيفات التي تحتاج إلى فرز وتدقيق وحفظ، وبينت مدى أهمية الانتقال إلى السجلات الرقمية، والاعتماد عليها في إصدار القرارات، وتوقفت مطولاً مع الحوادث والكوارث التي تهدد السجلات بالضياع أو الفقدان، فأكدت أهمية توافر نظم التقنيات القادرة على حفظ البيانات، وأهمية وجود التقنيين المؤهلين والمدركين لأهمية الوثائق التي يعملون على حفظها وأن هذا الحفظ لن يكون أنياً، وإنما هو حفظ طويل الأمد، وبينت السيدة ثورستون أنها لمست في دولة الإمارات دعماً حكومياً لحفظ السجلات وإدارتها بالطرق الصحيحة.
وتطرق السيد إيان ويلسون الرئيس السابق للمجلس الدولي للأرشيف والأرشيف الكندي، الخبير فني في الأرشيف الوطني لدولة الإمارات- إلى التجربتين: الكندية والأمريكية في الأرشفة، فركز في أهمية السجلات والمعلومات التي تعتبر موارد لها شأنها، ولا تقل أهمية عن الموارد المالية والبشرية، وقد لاقت إدارة السجلات والمعلومات اهتماماً حكومياً لكي تؤتي النتائج بشكل فعّال، وقال السيد ويلسون: إن عام 2017 سيكون حاسماً على صعيد العالم، ولن يقبل الأرشيف إلا الوثائق الرقمية، وهذا يقتضي التخلص من تلال الوثائق الورقية باستخلاص ذات الأهمية التاريخية منها.
ولخصت السيدة بادري ليدي رئيس الأرشيف والوثائق في ساحل العاج عن تجربة ساحل العاج مع إدارة السجلات، فأكدت أهمية اللجوء إلى أشخاص محايدين يمكن الوثوق بهم ليتولوا مهمة إدارة السجلات، وركزت في أهمية تدريب الموظفين على الأرشيف الإلكتروني وسبل الاستفادة منه.
وقدمت السيدة سلمى المنصوري مدير إدارة الأرشيفات في الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة تعريفاً بمشروع تنظيم الأرشيف في الجهات الحكومية وأهدافه، مشيرة إلى واقع الأرشيفات قبل صدور القانون الاتحادي رقم (7) لسنة 2008 بشأن الأرشيف الوطني المعدّل بالقانون الاتحادي رقم (1) لسنة 2014م، وما طرأ عليها من تنظيم بعد الالتزام بمواده ومواد لائحته التنفيذية، وبينت مدى تعاون الجهات الحكومية، وحرصها وتعاونها من أجل تنظيم أرشيفاتها.
وتحدث الخبير الفني في الأرشيف الوطني أحمد موجب عن نظام إدارة الوثائق في الجهات الحكومية بدولة الإمارات، والمرجعيات القانونية والفنية التي يعتمد عليها، ودورة حياة الوثيقة، والبنية التحتية للأرشيف والتي تقتضي حفظ الوثائق على المدى الطويل، وأهمية الموارد البشرية، وإستراتيجية إدارة الوثائق الجارية والوسيطة.
وفي إطار نظام إدارة الوثائق الإلكترونية في الجهات الحكومية في دولة الإمارات العربية المتحدة توقف الخبير الفني في الأرشيف الوطني سفيان بوحرات مع منهجية بناء نظام إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وإدارة الوثائق إلكترونياً، وسياسات حفظ الأرشيف الإلكتروني.


الجدير بالذكر أن فعاليات ورشة "دور صنّاع القرار في إدارة السجلات في القرن الواحد والعشرين" قد اختتمت بمناقشات واستفسارات أثرت مواضيع الورشة، وقد حظيت الورشة بمتابعة مئات المعنيين من المسؤولين عن إدارة السجلات في المؤسسات الحكومية في دولة الإمارات، والمهتمين بموضوع الورشة، وقد توفرت فيها الترجمة إلى ثلاث لغات: العربية والانجليزية والفرنسية.

[عبد الرحمن بلحاج]

سيدي جزاك الله خير من حلال المشاركة اكتشفت اشياء منها
مدير منظمة الثقة الدولية لإدارة السجلات في المملكة المتحدة و اشياء اخرى
نتمنى ان تكون ورشات اخرى ابوابها مفتوحة للجميع يشد الرحال اليها

ولو من الجزائر عالمية المشاركة في الاختصاص
رجاء اعلامنا سيدي عبر الموقع

[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة وبعد؛
توضيح: كانت الورشة داخلية مفتوحة للمسؤولين عن الأرشيف في الإمارات فقط. سوف تكون في شهر أكتوبر القادم ورشات أخرى تقنية مفتوحة للأرشيفيين في الإمارات.
وإذا نظمت في المستقبل ندوات أرشيفية عربية أو عالمية سوف نعلن عنها لتكون الفائدة عامة.
بالمناسبة: ينظم المجلس الدولي للأرشيف ندوته السنوية في جيرون- برشلونة. فعلى كل من يرغب المشاركة أن يسجل نفسه عبر موقع المجلس:
La deuxième conférence annuelle de l'ICA, organisée conjointement par le Conseil international des Archives et la Ville de Gérone, par le biais de ses Archives municipales, aura lieu à Gérone, en Espagne, du 13 au 15 octobre 2014 au Palais des Congrès de Gérone : http://www.gironacongressos.org/

http://www.ica.org/15881/actualits-de-la-confrence-annuelle/inscription-pour-lac-2014-grone.html

[عبدالكريم بجاجة]

الأرشيف الوطني يختتم دورتين متخصصتين بإدارة الوثائق الجارية والوسيطة *
(27 أكتوبر 2014)



اختتم الأرشيف الوطني لدولة الإمارات العربية المتحدة مؤخراً دورتين تخصصيتين في مجال "إدارة الوثائق الجارية والوسيطة "،
شارك فيهما حوالي مئة موظف من أكثر من خمسين جهة حكومية اتحادية في الدولة.
وجاءت الدورتان التدريبيتان المتخصصتان استكمالاً لمشروع الأرشيف الوطني الذي يستهدف الوصول إلى المعايير العالمية والأساليب المثلى في الأرشيفات الحكومية وفي إطار متابعة الأرشيف الوطني لمشاريع تنظيم أرشيفات الجهات الحكومية بالدولة.
هذا وقد أولى الأرشيف الوطني محاور الدورتين اهتماماً خاصاً يسهم في تعزيز خبرات العاملين بالأرشيف في الجهات الحكومية، كما اهتم بالآليات المتبعة في إعادة تنظيم الأرشيف المبعثر بطريقة علمية صحيحة، وبأساليب إدارة الوثائق الجارية والوسيطة، وأهم الإجراءات الفنية المتبعة في تنظيم الأرشيف، وصولاً إلى الأرشيف الإلكتروني.
وقد أكد المشاركون في الدورتين اللتين عقدتا على مدار أسبوعين بمقر الأرشيف الوطني في أبوظبي، أهمية المعلومات النظرية والتدريبات العملية حيث تم تدريبهم عملياً على منهجية تنظيم الأرشيف الجاري والوسيط وطريقة أرشفته إلكترونياً، لتمكين الجهات الحكومية من الاستفادة القصوى من الوثائق الحكومية كمورد معلوماتي موثوق. كما ان هذه الدورتين تمثل إضافة لصقل خبرات الأرشيفيين والارتقاء بمهاراتهم المهنية، وتأهيلهم لتنظيم أرشيفات الجهات الحكومية وفق التشريعات المعتمدة بالدولة، والمعايير العالمية.
ويعمل الأرشيف الوطني بدأب من أجل برامج مستقبلية تدريبية متطورة تستهدف الأخصائيين بالأرشيف في الجهات الحكومية للارتقاء بأدائهم وتمكينهم من مواكبة التطورات القياسية أو الفنية أو القانونية في مجال الأرشيف.
وتجدر الإشارة إلى أن كلا الدورتين اختتمت بالإجابة على الأسئلة والاستفسارات، وبتوزيع الشهادات على المشاركين.
* قاما بتنشيط أعمل الأسبوع الأول السادة/ أحمد موجب وسفيان بوحرات، وانظم إليهم في الأسبوع الثاني السيد/ عبدالكريم بجاجة الذي غاب في الأسبوع الأول بسبب وفات أمه رحمها الله.

[عبدالكريم بجاجة]

موقع الأرشيف الوطني: http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/index.aspx

بيانات الاتصال:
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/ContactUs/index.aspx
http://www.ncdr.ae/ncdr/arabic/ContactUs/onlineContact.aspx

[عبدالكريم بجاجة]

برنامج تطوير قطاع الأرشيف
إعداد: عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
المقدمة

يهدف البرنامج إلى تقديم منهجية لتطوير قطاع الأرشيف في أي مؤسسة: حكومية، أو خاصة، أو شركة، أو منظمة مهما كان مجال عملها.
يشمل البرنامج وثيقتين: الوثيقة الأولى خاصة بتقديم البرنامج المفصل، والثانية عبارة على دراسات أرشيفية تُعالج جميع مجالات علم الأرشيف، وعددها 20 دراسة,
سوف نتبع المراحل التالية لوضع خطة عامة لتنفيذ البرنامج:
1- تشخيص وضع الأرشيف في كل وحدة إدارية: يجب زيارة كل الإدارات بغرض الإطلاع على وضع الأرشيف وتنظيمه لكي نتمكن من تسجيل الملاحظات الأساسية لتحديد سياسة خاصة لإدارة الأرشيف في المؤسسة,
2- تحديد الإجراءات العاجلة للتنفيذ في المدى القصير (ستة أشهر): سوف نقوم بتحديد هذه الإجراءات في كل وحدة إدارية بعد زيارتها.
3- تنظيم يوم دراسي حول الأرشيف موجه إلى كل مسؤولي الوحدات الإدارية نقدم فيه نتائج تشخيص وضع الأرشيف في المؤسسة، والبرنامج العام المسطر في سنتين.
4- تنظيم دورة تدريبية لفائدة كل المكلفين بالأرشيف (خمسة أيام): نُقدم أثنائه البرنامج العام لتنظيم قطاع الأرشيف "النظام الأرشيفي المتكامل" الذي يحتوي 20 مواضيع متتالية حسب قواعد علم الأرشيف,
5- وضع برنامج عمل في المدى المتوسط (سنتين):
وضع برنامج عمل للتنفيذ في المدى المتوسط (سنتين): الإجراءات التنظيمية، تطوير الإدارة الإلكترونية، إنشاء شبكة لإدارة الأرشيف المركزي للمؤسسة، الإجراءات العلمية والتقنية:
5.1- إنشاء إدارة الأرشيف المركزي.
5.2- هيكلة إدارة الأرشيف المركزي للمؤسسة - اقتراح قابل للتعديل.
5.3- المقاييس الخاصة بمخازن حفظ الأرشيف.
5.4- إنشاء شبكة لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط بالمؤسسة.
5.5- توصيات خاصة بالمعالجة العلمية للأرشيف.
5.6- توصيات خاصة بشروط حفظ الأفلام و الدعائم.
5.7- تطوير الإدارة الإلكترونية.
5.8- القائمة الشاملة للأرشيف المنتج في المؤسسة لتحديد مدة حفظها في كل مرحلة.
6- اقتراح: فهرسة وترقيم الملفات في الأرشيف المركزي (Encoding)

على كل المؤسسات الراغبة في الحصول على البرنامج الشامل أن تتصل على البريد التالي: badjadja99@yahoo.fr

[دحمان 76]

شكر ا لك يا استاذنا الكريم افدتنا بدراستك القيمة لموضوع : دراسات ارشيفية وكم نحن بحاجة ماسة الى هذه المواضبع في تخصص الارشيف لان الدراسات في هذا المجال قليلة جدا ، ومرة اخرى الف الف شكر ومع تحياتي الخالصة .

[مايا محمد]

جهد مميز جدااااااااااااا

[براهيمي مصطفى]

شكرا استاذي الغالي