منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - الحفظ و التصنيف و الفهرسة

السلام عليكم

الحفظ و التصنيف و الفهرسة - جامعة الملك سعود السنة التحضيرية

تناقش هذه المقالة كيفية أداء الحفظ و التصنيف و الفهرسة

أولا : عرف المحفوظات :

أن كلمة محفوظات بمعناها الكبير تعنى تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات ليمكن الرجوع إليها مستقبلاً .
ويقصد بالوثيقة هنا : أية مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجلاً
أو مصوراً أو كتاباً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في الشركات الحكومية أو المنشآت الاقتصادية أو في البنوك .
و تعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاً تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات على أسس موضوعية ، وبالتالى مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها .

ثانيا : ما هى أنواع المحفوظات :

تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالى :
(ا) محفوظات نشيطة :
وهى الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات الشركة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال، وهى تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أى أنها تحت أيدى الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم .
(ب) محفوظات متوسطة النشاط:
وهى ما يطلق عليها ( المؤقتة ) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في الشركة ، وهذا النوع من المحفوظات أما أن يحفظ بوحدات اللامركزية في الإدارات ، أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزى بمركز الاتصالات والمحفوظات ، وذلك وفق التنظيم الإدارى المتبع في كل منظمة.
(جـ) محفوظات غير نشطة :
وهى السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعوا الحاجة للرجوع إليها ربما لانتهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات طويلة عليها – هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة ، منتهية).
(د) المستديمة :
وهى الأوراق والسجلات التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ، وهذه لا يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات الدول والأوامر والقرارات السارية المفعول وغيرها مما تعتبر مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ .
(هـ) المنتهية :
وهى الأوراق التي انتهى العمل بها تماماً أو ليس لها أى قيمة مثل : المسودات والصور الزائدة من المراسلات الصادرة والدعوات إلى اجتماعات ، وبطاقات التهانى بالأعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير عليها ، وكذلك الموضوعات المنتهية فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها

ثالثا : ما هى أهمية المحفوظات :

أصبحت " المعلومات " بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية هى الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تضخمت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو :
(( ضمان وصول المعلومات إلى أيدى المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى تكلفة))
وذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم الإنسان – فهى المصدر الذى يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام الشركة لإنجاز أعمالهم – ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع اختلاف أنواعها .

رابعا : ما هى الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :

- تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالشركة أداء عمله بكفاءة وفعالية .
- المحافظة على وثائق الشركة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها.

خامسا : كيف يتم التنظيم الفنى للمحفوظات :

تمر المحفوظات في أى منظمة بثلاث مراحل رئيسية هى :

(ا) التصنيف0 (ب) الترقيم (الترميز)0 (جـ) إعداد الفهارس0

المرحلة الأولى التصنيف:

و يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، وذلك بغرض التعرف على أى منها بسهولة .

* طرق التصنيف :

1- التصنيف الموضوعى :
أى تصنيـف الأوراق علــى حسب موضوعاتها – وفتح ملف لكل موضوع مثل (لإجازات – الانتدابات – التقارير ) .
2- التصنيف الجغرافي :
أى تصنيف الأوراق على حسب المناطق أو البلاد أو الفروع الواردة منها أو الصادر إليها الأوراق مثل ( فرع السالمية – فرع الأحمدى ) .
3-التصنيف الزمنى :
أى تصنيف الأوراق على حسب تواريخها أن كانت بالسنة أو بالشهر مثل ملفات
( ميزانية الشركة لسنة – إيرادات شهر ربيع الأول ).
4-التصنيف الاسمى :
أى تصنيف الأوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو موظفات بالشركة
أو جمهور أو شركات مثل (محمد – حسن – ليلى – شركة الإضاءة الكهربائية).
5- التصنيف الشكلى :
أى تصنيف الوثائق على حسب أشكالها مع مراعاة نوعها مثل ( الفواتير – القرارات – أذون التسوية ) فيوضع كل منها في ملف مستقل حسب أشكالها .

المرحلة الثانية الترقيم ( الترميز):

وعادة ما يسمى بالترميز وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي ستكون عاملاً أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق .

ويعرف الترقيم (الترميز) بأنه وضع رموز لوثائق سواء بالأرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو بالاثنين معاً ، وتعتبر هذه الرموز أرقاماً للوثائق .

طرق الترقيم :

1-الترقيم العددى المركب :
ويتم باستخدام الإعداد الحسابية التي تبدأ من ( 1- 2- 3 - 4- .....الخ ) ، مثل الملفات التي يكتب عليها مثلاً (3 / 1 / 5 ، 6 / 2 / 3 ) .
2-الترقيم الهجائى:
ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من ( أ – ب – ت – ث – ج ......ى ) مثل الملفات التي تكتب عليها ( ل / ن/ أ ، ج / أ / و ) .
3 - الترقيم المزدوج :
وهو عبارة عن دمج الحروف الهجائية مع الأرقام الحسابية وقد استخدمت هذه الطريقة في الترقيم لتلافي قصور الطريقة الهجائية السابقة لأنها محدودة ب 28 حرف فقط ، لذلك تم التغلب على قصور هذه الطريقة بجعل أخرها عددياً وبهذا تكون الأرقام مفتوحة إلى ما لا نهاية ، حكمها حكم الطريقة العددية المركبة – مثل الملفات التي يكتب عليها ( ن / أم 5 ، أ / ب / 3 )

المرحلة الثالثة إعداد الفهارس :

عملية إعداد الفهارس هى المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفنى للمحفوظات ، وهى المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز.
ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت واقل جهد.
وهناك العديد من أشكال الفهارس التي يتم استخدامها ولكن سنركز على أهم شكلين منهما وهما :
1- فهرس السجل0 2- فهرس البطاقات0
1- فهرس السجل :
وهو دفتر كبير مجلد – أو كراسة – أو حتى أوراق سائبة ، يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لدية وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ إلا أنه له بعض العيوب الواضحة عند استخدامه وهى :
صعوبة الإضافة إليه أو الحذف منه ، وكذلك تعرضها للتلف السريع ، وعدم محافظته على سرية المعلومات لانه مكشوف .
2- فهرس البطاقات:
وهو عبارة عن كروت من ورق مقوى ذات مقاسات مختلفة على حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها وهى من نوعين ( إرشادية وعادية ) .

(و) طرق حفظ الوثائق و المستندات :

الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل الأرشيف بنظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أى وثيقة منها بسرعة عند الحاجة .
وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعلاً ، وذلك أن الوثائق الخاصة بالشركات والمنشئات مختلفة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وان حفظها جميعاً بطريقة واحدة لا تتناسب وطبيعة الوثائق لذلك كان لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة .
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة الأسس والقواعد آلاتية :
- التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها .
- التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه .
- حفظ الأوراق المطلوب حفظها بسرعة أول بأول دون تأجيل .
- تحديد رقم الملف الذى ستحفظ فيه الورقة بدقة .
- ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ، وموضوع الرقم سواء باليد أو بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية .
- إعداد قائمة محتويات لكل ملف يسجل فيها كافة أوراقه أولا بأول .
حيث يمكن اتباع احدى الطرق التالية :
1-الحفظ الرأسي :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقية بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً ، أى إلى اسفل وفتحته إلى أعلى ، وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة يسجل عليها رقم الملف ، وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف بأسم "المرشدة" ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب .
2 – الحفظ الأفقى :
و يصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط الغير ملفوفة والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.
3 – الحفظ الواقف :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق مثل الخــرائط الملفوفة أسطـوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الإفرنجية (الكرتون ) وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر افضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادى الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام معدات الحفظ المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف .

سادسا : ما هى أسس تنظيم الحفظ و الأرشيف :

لما كان الحفظ نشاطاً هاماً سواء كان مركزياً أو لا مركزياً ويمارسه السكرتير فان الأسس الهامة التي يجب مراعاتها لتنظيم عملية الحفظ هى كما يلى :-
- تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ .
- تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية ، أو المعدنية ذات الأرفف الشانونات الخشبية أو المعدنية ذات الأدراج ، الحوامل الحديدية والأرفف المستطيلة وعلب المحفوظات وغيرها .
- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( رأسى – أفقى – واقف) .
- اتباع إجراءات محددة لحفظ الأوراق في ملفات .
- فهرسة كل الوثائق المراد حفظها لتسهيل عملية الاسترجاع .

سابعا : ما هى إجراءات حفظ الأوراق في الملفات :

عند حفظ الأوراق في الملفات ينبغى على مسئول الحفظ بالشركة أو المنشأة اتباع الإجراءات التالية :-
1-ترقيم الأوراق الممزقة أن وجدت .
2-تخريم الأوراق وذلك بطى الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم.
3-تهذيب الأوراق أى طى الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى .
4-ترتيب الأوراق تبعاً لرموزها أو تواريخها .
5-إيداع الأوراق بالملفات .
6-ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلى ( باليد أو بالرقابة ) .
7-إثبات الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلى.
8-إجراءات المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ .
9-حفظ الملفات في الأوعية أن كانت ارفف أو إدراج أو دواليب .

المصدر:

http://knol.google.com/k/%D8%A7%D9%84%D8%AD%D9%81%D8%B8-%D9%88-%D8%A7%D9%84%D8%AA%D8%B5%D9%86%D9%8A%D9%81-%D9%88-%D8%A7%D9%84%D9%81%D9%87%D8%B1%D8%B3%D8%A9-%D8%AC%D8%A7%D9%85%D8%B9%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D9%85%D9%84%D9%83-%D8%B3%D8%B9%D9%88%D8%AF-%D8%A7%D9%84%D8%B3%D9%86%D8%A9-%D8%A7%D9%84%D8%AA%D8%AD%D8%B6%D9%8A%D8%B1%D9%8A%D 8%A9#