منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات

أرشيــــــــف المعلومـــــــــات
*****************
 يعتبر أرشيف المعلومات من أهم أقسام المكتبة يلجأ إليه الطلاب للانتفاع بما فيه من مواد ومعلومات مركزة لا تحتاج قراءتها إلى وقت طويل وفيه إجابة سريعة لأسئلتهم وحلول مشاكلهم وهو مصدر لأخبار الساعة ويفيد في خدمة وإثراء المناهج وإعداد البحوث حول الموضوعات الدينية والاجتماعية والقومية والتوعية بقضايا المجتمع المحلي والعالمي0
 يجب أن تكون مواد الأرشيف بعيدة عن الدعاية المغرضة أو التعصب أو التحيز 0
 قبل إيداع مواد الأرشيف يجب فحصها للتأكد من فائتها 0
 يجب استبعاد كل المواد التي تستنفذ أغراضها العلمية أولا بأول 0
 ترتب محتويات الأرشيف ترتيبا هجائيا حسب الموضوعات وتصنف حسب خطة التصنيف المتبعة في المكتبة وداخل كل موضوع ترتب القصاصات الأقدم فالأحدث 0
 يعمل فهرس بطاقات وليس بأرقام الصفحات لموضوعات الأرشيف 0
 يعين أحد مساعدي المكتبة للإشراف على الأرشيف ويكون مسئولا عن تنظيمه تحت إشراف أمين المكتبة 0
يتميز الأرشيف بالآتي :-
******************
 عمل ثقافي له بداية وليس له نهاية
 يتميز بالمرونة المطلقة
 يتميز بالحداثة
 سهل التكشيف والوصول إلى المعلومات المطلوبة فيه 0
وفيما يلي بيان بأهم ما يحويه أرشيف المعلومات من مواد
أولا: النشرات الحكومية والأهلية والتقارير والأدلة :-
1- وتجمع النشرات من المصادر الآتية
(أ‌) إدارات الشئون العامة بالوزارات
(ب‌) نشرات الثقافة الصحية التي يصدرها قسم النشر والدعاية الصحية بوزارة الصحة 0
(ج) نشرات الثقافة الزراعية التي تصدرها وزارة الزراعة 0
(د) الأحداث العالمية – مصلحة الاستعلامات
(ه) الدول العربية- جامعة الدول العربية

2- يراعى أن تحقق النشرات الأغراض التعليمية بالمدرسة وان يطمئن إلى مصدرها وحداثة النشر
3- يكتب موضوع النشرة في الركن الأيمن العلوي منها 0
ثانيا: الرسوم التخطيطية والبيانية والجداول والإحصاءات المختلفة 0
1- يراعى أن تكون مبسطة موضحة الفكرة
2- يوضع الرسم على ورقة مساحتها مناسبة مع ترك مسافات بالأطراف 0
3- يوضع رأس الموضوع أو رقم التصنيف في الطرف الأيمن العلوي من الرسم 0
ثالثا: الصور واللوحات
لإعداد الصور واللوحات يراعى الآتي
1- قطع الصور بكل دقة ولصق كل صورة على ورقة برستول ويستحسن توحيد مقاس هذه الورقة (25*35)
2- تلصق الصورة من الأركان فقط
3- يكتب رقم التصنيف أور أس الموضوع على الطرف الأيمن العلوي للورقة
4- توضع الصورة رأسيا في الملف الذي يحمل رقم تصنيفها أو رأس موضوعها
5- الصحف والمجلات والكتب الدراسية مصدرا هاما للصور واللوحات بالإضافة إلى إنتاج الطلبة من هذه الرسوم في موضوعات متصلة بالدراسة 0
رابعا: الخرائط الجغرافية وخرائط الطرق والمواصلات
والمصدر الرئيسي لهذه الخرائط الأطالس وما ينشر في الصحف والمجلات وتلصق الخريطة على ورقة برستول من ذوات مقاس الصورة الفوتوغرافية (25*35) ويوضع موضوع الخريطة على الجانب الأيمن العلوي من الورقة 0
خامسا: قصاصات الصحف والمجلات
(أ‌) وخاصة ما يتصل بالأغراض التعليمية ودراسة البيئة 0
(ب‌) المشروعات الحديثة وخاصة المشروعات الإنتاجية0
(ج) الأحداث العالمية
(د) الشخصيات المحلية والعالمية 0
(ه) معالم المدن التاريخية والأثرية 0
(و) الأبحاث التي تتصل بالتطورات الحديثة في العلوم والطب والاكتشافات والاختراعات والتدريب المهني ( تعليم زراعي – صناعي – تجاري ) 0
(ز) برامج الأندية الرياضية والكشفية والرحلات
(ح) يراعي كتابة اسم الجريدة أو المجلة وتاريخ العدد بعد لصق كل قصاصة على ورقة بيضاء ويكتب موضوع القصاصة في الركن العلوي الأيسر من الورقة 0
تنظيــــــــم أرشيــــــــف المعلومــــــــات
1- توضع مواد الأرشيف في ملفات وتكتب رؤوس الموضوعات على الطرف الأيمن للملف 0
2- ترتب الملفات ترتيبا هجائيا حسب الموضوع وداخل الترتيب الهجائي ترتب القصاصات حسب أرقام التصنيف ثم ترتب المقالات من الأقدم للأحدث 0
يترك 1 سم من الجانب الأيمن والأيسر والعلوي للصفحة و2سم من أسفل لتوثيق المعلومة 0
عمل فاصل من أعلى مثل دليل التليفونات عليه الحروف الهجائية لتسهيل الوصول إلى الموضوع المطلوب 0
3- يمكن استخدام أرقام التصنيف وترتب الملفات طبقا لهذه الأرقام وبذلك تطابق محتويات الأرشيف الكتب على الرفوف وبطاقات الفهرسة في صندوق الفهارس 0
4- يحسن أن يكون رأس الموضوع مبسطا وسهلا وأكثر شيوعا فيستخدم لفظ مستشفيات بدلا من دور العلاج 0
5- يراعى أن يحتفظ أخصائي المكتبة بقائمة رؤوس الموضوعات المستخدمة في هذه المجموعات كما يمكن استخدامها لتحديد موضوع النشرات والمواد الجديدة 0
طرق تداول وإعارة مواد الأرشيف
1- يتم إعارة وتداول مواد الأرشيف وفقا لقواعد الإعارة المتبعة بالمكتبة ويحسن أن تكون الإعارة الخارجية لمدة اسبوع على الأكثر أما المواد الهامة فيكتفى بالإطلاع عليها داخليا0
2- تعد بطاقة لإعارة مواد الأرشيف يوضح فيها تاريخ الإعارة واسم المستعير والصف الدراسي ونوع مادة الأرشيف وموضوع هذه المادة 0
3- ترتب هذه البطاقات حسب تاريخ الإعارة 0
المصـــــــــادر
1- ألفي فاضل إبراهيم 0 المكتبة المدرسية المطورة :دليل عمل / ألفي فاضل إبراهيم ؛ مراجعة وتقديم
محمد سعد الكباش 0- ط1 0- القاهرة: دار الكتاب المصري ؛ بيروت، لبنان : دار الكتاب اللبناني ،
1401ه = 1981م 0- 291 ص0
2- بعض الملاحظات التي ألقيت في التدريبات المركزية بالوزارة ومعسكرات اقرأ 0
مع تحيات
أخصائية مكتبة مديرية التربية والتعليم / هبة فوزي علي