|
دروس للمبتدئين في مجال الأرشيف
السلام عليكم
نظرا لأهمية الأرشيف وعلاقته المباشرة بالحياة اليومية ، وكذلك تزايد الراغبين في الحصول على معلومات في الأرشيف ارتأيت أن أقدم مجموعة دروس خاصة بمجال الأرشيف، حيث انشاء الله أقدم في كل مرة درسا جديدا في المجال مراعيا التسلسل المنطقي حسب ما أراه أرجو أن أوفق في هذا وانشاء الله أفيدكم ولو بجزء قليل الدرس الأول: مفاهيم عامة حول الأرشيف مفاهيم عامة حول الأرشيف : 1-تعريف الأرشيف : 1-1 التعريف اللغوي : وردت تعريفـات عديدة حـول كلمة أرشيف و معناها اللغـوي و تاريخهـا و أصلها ، تتفـق هذه التعـاريف و تختلف في جوانب مختلفة و من بينها : -الأرشيف كلمة يونانيـة الأصل كغيـرها من المصطلحات الكثيـرة _ أرشيون _ أرخيون وتعنـي السلطة .-كانت كلمة أرشيف تعني مكان إقامـة القاضي أو المكتب العـام وتوسـع إستعمال كلمة أرشيف في باقـي اللغـات الأخـرى الأوروبيـة منها والعربيـة فهي فـي الإنجليزيـة " archives " وفي الفرنسية " archive " والألمانيـة " archiv " وفي الإيطاليـة " archivo ". 1-2 التعريف الإصطلاحي : جاءت عدة تعريفات إصطلاحية للأرشيف منها : -تعريف أبو الفتوح حامد عودة: الأرشيف هو مجموعة الوثائق المتعلقة بأعمال أي جهاز إداري (جهة حكومية أو مؤسسة أو ما شابه ذلك ) أو فرد والتي انتهى العمل منها وهي تحفظ بطرق خاصة لغرض صيانتها والمحافظة عليها بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة -تعريف قاموس أوكسفود الإنجليزي: الأرشيف هو أولا: المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة وغيرها من الوثائق التاريخية الهامة ثانيا: هو الوثيقة التاريخية المحفوظة وتطلق أيضا على الوظيفة والمناصب السامية مثل magistration -تعريف جين كينسون: الأرشيف هو عبارة عن وثائق تكون جزء من المعاملات الرسمية والتي تحفظ للرجوع إليها بطريقة رسمية عند الحاجة لذلك -تعريف شارل سامران : الأرشيف هو كل الوثائـق و الأوراق المكتوبـة الناتجـة عن نشاط إجماعـي أو فردي بشرط أن تكون قد نظمت ليسهـل الرجـوع إليها عند الحاجة -تعريف الإيطالي يوقينو : الأرشيف هو التجمـع المنظم للوثائق الناتجة عن فعاليات الدوائر أو المؤسسات أو الأشخاص التي تقرر حفظها لأهميتها السياسية أو القانونية أو الشرعية أو ذلك الشخص -تعريف الأرشيف في معجم بنهاوي في مصطلحات المكتبات و المعلومـات بأنه : " مجموعة منظمة من السجلات و الملفـات التي تخص و تتعلـق بإحدى المنظمات أو المؤسسات أو الهيئـات ". 1-3 التعريف القانوني : لقدعرف القانون 88/ 09 المؤرخ في 7 جمـادى الثانية 1408 الموافق لـ 26 جانفي 1988 و المتعلـق بالأرشيف الوطني في المـادة الثانية الأرشيف كمايلي : يتكون الأرشيف بمقتضى هذا القانـون من مجموعـة الوثائـق المنتجـة أو المستلمـة من الحزب و الدولـة و الجماعـات المحليـة و الأشخاص الطبيعيين و المعنوييـن سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائـزها أو نقلت إلى مؤسسـة الأرشيف المختصـة . وكخلاصة لما سبق ذكره نتوصل إلى أن الأرشيف هو:"كل الأوراق والوثائق مهما إختلفت أشكالهـا وأنـواعهاوموادهـا ،والتي أنتجهـا أو إستلمهـا أوإستعملتهـا هيئـات معينـة خاصة بشخص مـادي أو معنـوي ، حيث يتم جمعهـا للإطلاع عليهـا و الإستفادة منها أثنـاء الحاجـة . 1-4 تعريف الوثيقة الأرشيفية : جاءت عدة تعريفـات للوثيقـة أهمها : -«هي وعـاء أو سند يحمل معلومة مهما كان شكلها وقد يكون ورقـا أو شريطا سمعيا بصريـا أو وعاء إلكتروني ( ورق ، شريط فيديو ، شريط سمعي، قرص مظغوط ، وعاء إلكترونـي ) » -وعرفها القانون 88 / 09 المؤرخ 07 جمادى الثانية عام 1408 الموافـق لـ 26 يناير 1988 في المـادة الثانية : « هي عـبارة عن وثائـق تتضمن أخبـارا مهما يكن تاريخهـا أو شكلهـا أو سنـدها المـادي ، أنتجها أو سلمها أي شخص طبيعيـا كان أو معنويـا أو أيـة مصلحـة أو هيئـة عموميـة كانت أو خاصة أثنـاء ممارسـة نشاطهـا.» ( 9 ) المراجع 1-قبيسي ، محمد.علم التوثيق والتقنية الحديثة.بيروت:دار الآفاق الجديدة،1991 2-ميلاد، ساري علي.الارشيف ماهيته وادارته.القاهرة:دار الثقافة للطباعة والنشر 3-عودة، ابو الفتوح حامد.تنظيم المعلومات الصحفية في الارشيف والمكتبات.القاهرة: المكتبة الانجلو مصرية،1978 4خليفة، عبد العزيز شعبان.المعجم الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات.القاهرة: دار العربي للنشر، 1999 5-الخولي، جمال.الوثائق الادارية بين النظرية والتطبيق .القاهرة: الدرا المصرية اللبنانية،1993 6-المرسوم88/9 في المنشور في الجريدة الرسمية ليوم 26جانفي 1988 |
شكرا للأخ عبد المالك على هذه المبادرة الطيبة ونتمنى منك المواصة في اعطاء الدروس و ان لاتطيل علينا ووفقك الله
|
شكرا لك أخ عبد المالك على هذا الموضوع المفيد .
جزاك الله خيرا .. نحن في انتظار المزيد |
مشكور أخي
السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته ، أما بعد
الاخ عبد المالك أشكرك على ما تقوم به في المنتدى عبر هذه الدروس الأساسية أو أساسيات علم الأرشيف ، أرجو ان تتحقق الفائدة المرجوة وفقنا الله إلى ما تحب وترضى |
حبذا لو استعنت ببعض المراجع باللغة الفرنسية ، فكما نعلم في علم الأرشيف اتجاهات ومدارس ، وهناك تداخل وعدم تدقيق المصطلحات بدقة بين المدارس الفرانكوفونية والانجلوساكسونية هل توافقني الرأي ؟
|
لم تظف شيئا جديدا...
|
بارك الله في جهودك
السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته . شكرا لك أخي عبد المالك على هذا الطرح ، و بارك الله في جهودك التي تنم عن حبك لمجال الأرشيف بصفة خاصة و تخصص علم المكتبات بصفة عامة . ننتظر منك المزيد من الدروس لكن دون انقطاع .. دمت لنا . تقبل تحياتي و تقديري . |
شكرا لكم جميعا، إن شاء الله اليوم الدرس الثاني
فقط أستسمحكم رد خاص لبوبكر من الجزائر الذي قال لم تضف شيئا جديدا، أعلم أني لم أضف شيئا جديدا وعنوان المقال هو درورس للمبتدئين يعني الذين ليس لهم قاعدة في مجال الأرشيف، ليست تلك المعلومات وليدة أفكاري فمن أكون حتى أنظر في مجال الأرشيف فقط أردت تقديم بعض الدروس بطريق بسيطة لمن هو بحاجة إليها وما أكثرهم خاصة الطلبة الجدد في تخصص الأرشيف في معاهد التكوين المهني ولولا إلحاحهم علي بشدة ما فعلت ورغم ذلك شكرا لك وأرجو ان تساعدني في إلقاء بعض الدروس في المجال لو تكرمت |
الدرس الثاني: أنواع وأعمار الأرشيف
الدرس الثاني: أنواع وأعمار الأرشيف
1-أنواع الأرشيف يقسم الأرشيف حسب نوع الملكية إلى قسمين رئيسيين: الأرشيف العام أو العمومي والأرشيف الخاص 1-1الأرشيف العام أو العمومي الأرشيف العام أو العمومي هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء كانت وزارات هيئات حكومية مؤسسات عمومية جماعات محلية( بلدية ، ولاية).....الخ ]حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومـي من الوثائـق التاريخيـة ومن الوثائـق التي تنتجها أو تسلمها هيئـات الحزب و الدولة و الجماعـات المحلية و المؤسسات و الهيئـات العمومية و يكون الأرشيف العمومـي غـير قابـل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبـت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويـون ذا مصدر عام تستـرده الدولـة في أي وقت 1-2 الأرشيف الخاص يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسسـات أو المنظمـات الخاصة أي أنه ملكية خاصة لأفراد معينين أو مؤسسات خاصة وحسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حائـز لوثائـق خاصة لها ، أو قابلـة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخـي أو إقتصادي أو إجتماعـي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية بإقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة .و بإمكانها أخذ نسخة ، و يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يصنعه بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتـة بإمكان المالك أو الحائـز طلب السحب و فتـح الأرشيف الخاص للإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز 2-أعمار الأرشيف يمـر الأرشيف بمراحـل في دورة حياتـه من نشأتـه إلى غاية تحديـد المصيـر النهائـي له إما بالحـذف أو الحفـظ النهائي حيث نميز ثلاثـة مراحـل أساسيـة لحياة الوثيقة: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث 2-1 أرشيف العمر الأول : ويسمى أيصا الأرشيف الحي أو الأرشيف الجاري أو أرشيف الجيل الأول و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ، و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ، شـؤون لازالت في إنتظـار الحسم ، و ملفـات تم تصنيفها على مستـوى الموظفين حيث ما زالت في إيطار التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين ...إلخ وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها ولا تتجاوز مدة حفظها الاربع سنوات وفي حالات أخرى استثنائية يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 5 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني وهذا وفق ما تمت الإشارة إليه في المنشور رقم 1 المؤرخ في 15- 09 – 1990 الذي نظم بتسـيير الوثائـق المشتركة المنتجة على مستـوى الإدارات المركزيـة 2-2 أرشيف العمر الثاني ويسمى أيضا الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني لهذا النوع من الأرشيف أهمية بالغة فهو يتألف من مجموعة الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف هيئـات النشاط الوطني أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها 5 سنـوات والتي يجري الإطـلاع عليها من حيـن لآخر و هي أكثـر الوثائـق حجما مما يحعلها على وجه الخصوص أكبـر مصدر إنشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكل الصيانة ، علاوة على مشاكل التصنيف و الحفظ بسب التراكـم المكثف و بطرق مختلفة و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعـه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة لمدة تتـراوح من 10 إلى 15 سنة . 1-3 أرشيف العمر الثالث: ويطلق عليه الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (15) سنة و التي أصبحت غيـر ضروريـة لسيـر شؤون المصالح و يتم دفعها إلزاميـا إلى مصلحة الأرشيف الولائـي أو الأرشيف الوطنـي و لا يحق حذف الوثائـق المفتقـرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتـوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني . تتميز هذه المرحلة بإنتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ، سياسية أو ثقافية أو إقتصادية أو علمية ...إلخ حيث يتم حذفها و ذلك بإتباع الطرق المستعملة للحذف أو الإقصـاء و في المقابـل تظهر قيمة تاريخيـة لوثائق أخرى حيث يتقرر حفظها نهائيـا في ظروف ملائمة حتى يسهـل إستخدامها بعد عملية المعالجة العلمية لهذه الوثائـق ، إذ تعد إرثـا ثقافيـا و ذاكرة للأمـة . في الجزائر يعتبر الأرشيف التاريخي هي كل الوثائق المنتجة قبل سنة 1962 أي قبل استقلال الجزائر سواء كانت تلك الوثائق متعلقة بالحقبة الكولونيالية او حقبة الحكم العثماني وما قبلها المراجع -المراجع السابقة نفسها يضاف لها 1-المنشور رقم 1 المؤرخ في 15-09-1990 والصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني 2-المنشور رقم 3 المؤرخ في 02-02-1991 الصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني |
السلام عليكم ورحمة الله :
شكرا لك أخي عبد المالك على موضوعك المميز خصوصاوان اهل الاختصاص (في مجال المكتبات والمعلومات ) في حاجة ماسة الى مثل هذه الموضوعات ،فهناك نقص كبير في المراجع المتعلقة بالارشيف في الجزائر ...بارك الله فيك على هذه المساهمة وجزاك خير جزاء على هذا العمل . |
شكرا لكم جميعا على الاهتمام، في بداية الأسبوع القادم إن شاء الله يكون الدرس الثالث............................................ ...............دمتم لنا
|
أشكرك و أحيك على هذه الفكرة الرائعة و هذه الدروس القيمة و فعلا نحن المكتبين محيت معلومات الأرشيف من أذهاننا و ذلك بسبب عدم الممارسة و في انتظار المزيد
|
السلام عليكم و رحمة الله تعالى و بركاته .
جزاك الله خيرا أخي عبد المالك على هذا الموضوع الرائع ، واصل على هذا الدرب .. دمت لنا عضوا مميزا و فعالا . |
عمار مخيبر، مروة حسين عبد اللطيف محمد، سعاد بن شعيرة، لكم مني فائق التقدير والاحترام على مروركم الكريم، ان شاء الله ربي يوفقنا ويكون الدرس الثالث متوفرا في بداية الاسبوع القادم............................................ ...................دمتم لنا
|
الدرس الثالث: المعالجة العلمية للأرشيف
الدرس الثالث: المعالجة العلمية للأرشيف
الجزء الأول: المعالجة العلمية للأرشيف المعالجة العلمية للأرشيف إن عملية معالجـة و تسيـر الأرشيف يجب أن توضع تحت دلالـة إحتـرام الرصيد . لأن إحتـرام الرصيد هو الوعـاء النظـري و التنظيم الأساسـي الذي يسيـر كل عمليـات الأرشفـة . 1- بمبدأ إحترام الرصيدلمبدأ إحتـرام الرصيد تعريفـان الأول المبدأ الأساسي هو عدم خلط أرشيف من نفس المصـدر مع مصدر أخر ،كما يجب إحترام تنظيـم هذا الأرشيف حسب ما كان عليه إذا كان موجـودا . أما الثانـي مبدأ حسب كل وثيقـة حيث يجب وضعها في الرصيد الذي جاءت منه و إن أمكن في المكـان الأصلـي لها . 1-1 درجة إحترام الرصيد يوجد مستويـات لمبدأ إحترام الرصيد الأول يتمثل في عـزل و حصر الجوهر الذي يشكل رصيد الأرشيف الذي يميـزه عن الأرصدة الأخرى ، أما الثاني فهو موجه إلى إعـادة إنشاء الترتيب الداخلـي للرصيد . 1-2 الدرجة الأولى لمبدأ احترام الرصيدفي هذا المستوى يجب أن نعتبـر فيه الرصيد كجوهر متميـز و على هذا الأساس يطبق المستوى الأول لمبدأ إحتـرام الرصيد عندما نتـرك الوثائـق مجمعةكما هي أو عندمـا نقـوم بعمليـة تجمعيها إذا كانت متفرقـة و التي نتجت أو صدرت لنفس الشخص أو المؤسسة في إطار نشاطاتهم اليوميـة ، و يجد المستوى الأول البعد الحقيقـي لتطبيقه أساسـا على مستوى القيمة الأولية لقيمة الأرشيف ( العمر الأول ) و دون إهمـال القيمة الثانويـة ( العمر الثاني ) . ) . 1-3 الدرجة الثانية لمبدأ احترام الرصيد مبدأ إحتـرام وحدة الرصيد في هذه الدرجة يتطلب أن تكون كل وثائـق الرصيد الواحـد مجمعة في مكان معيـن و الذي يجب أن يحتـرم و يعاد تشكليه إذا كان الترتيب الأولـي أو الترتيب الأصلـي تم تغييـره لأسبـاب ما و على مستوى القيمة الأوليـة للوثائـق الجاريـة و النصف الجاريـة هذا الإقتـراح يكون ضروريـا على أن يكون للوثائـق ترتيبـا أوليـا واضحـا . 2- الدفع والتشخيص2-1 الدفع: بعد تشكـل رصيـد أي مؤسسة من التجمـع الطبيعـي للوثائـق الناتجـة عن نشاطها و بتراكمها تقـوم المؤسسة بعمليـة الدفـع للوثائـق التي إنتهت فائدتها الإداريـة . و الدفـع هو عملية تقنيـة إدارية يقصد بها كمية الوثائق و الأرصدة المحولة من المصلحة المنتجة إلى مصلحة الأرشيف أي تحويل الوثائق من مكان ولادتها إلى مكان الهيئة المكلفة بالحفظ ،فعملية الدفع و تحويل الوثائق تتم بالنسبة لوثائق العمر الثاني و العمر الثالث و قد نصت على هذا المادة 08 من القانون رقم 88 . 09 على أنه تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ ، كما أضافت المادة 09 من نفس القانون إن أرشيف الهيئات العمومية المذكورة في المادة 3 من القانون يتم أمام المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية يتم دفع الأرشيف حسب الكيفيات التالية: -وضع الوثائـق في علب أو رزم : بعد حذف الإستمـارات الشاغـرة و النسخ تصنف الوثائـق حسب الملفـات المتعلقـة بنفس الموضوع و تجمع الوثائـق حسب المكاتـب أو المصالح مع مراعـاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التاليـة : الطريقة الأبجديـة أو الزمنية أو العدديـة أو الألف عدديـة أو الجغرافيـة أو المنهحية . ثم توضع الوثائـق في علب أو رزم بعد أن تغطى عدة ملفـات بورق الصـر ثم تحـزم كل رزمة على حـدى جيدا ، و تبلـغ متوسط سعة الرزمة 10 إلى 15 سم و يستحسن إستعمال العلب ذات سعة 10 سم . -ترقيم العلب أو الرزم :ترقم العلب أو الرزم التي تنتمي إلى نفس الدفع من الرقم 1 إلى س و يجب الإعتناء بإظهار الرقم بوضـوح في أعلى حافـة العلبة ، و يستأنف الترقيـم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س و حتى يتسنى التميز بين مختلف الدفعـات ، سوف توافـي مصلحة الأرشيف الهيئـات الدافعـة بالرقم الخاص بكل دفعـة . . -إعداد جدول الدفـع : ينسخ جدول الدفـع إلى ثـلاث نسخ ، في إستمـارات خاصة توفـرها مصلحة الأرشيف و ترجـع أحد النسخ بعد مراجعتها و التوقيـع عليها إلى المصلحة الدافعـة لاحقا ، كما ينبغـي إرسـال جدول الدفـع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجـراء عمليـة الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد إتخـاذ تدابيره ، تاريخ الدفع و الكيفيـات التطبيقية المرتبطة بذلك . - يحرر الجدول تحريـرا جيدا و يذكر في الصفحة الأولى إسـم الوزارة الوصـية و المديـرية أو المصلحة أو الهيئـة الدافعـة مع الإشـارة إلى عدد العلب أو الرزم و تاريـخ الدفـع . و إسم الهيئـة المستقبـلة أما الصفحة الثانيـة فتحتـوي على المعلومـات الدقيقة التاليـة : أ _ الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع إستعمـال أوراق مدرجـة بالنسبة للتي يتعـدى عددهـا 25 وحدة . ب _ إختصار محتـوى و طبيعـة كل رزمة في جملة أو جملتيـن . ج _ ذكـر تاريـخ الوثائـق الموجودة في الرزم مثلا : 1964 – 1966 حيث تشيـر سنة 1964 إلى تاريـخ أوّل وثيقة ، أما سنة 1966 فهي تاريـخ أخر وثيقـة . ( 1 ) د _ الإشـارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقـة لا تكتسي أية أهميـة بالنسبة للمصلـحة الدافعـة و يمكن بذلك أن يحتمل حذفها أي إقصاءها بما أنها عديمة القيمة التاريخية مثلا :إذا كانت الوثيقة مؤرخة في سنة 1977 و تستلزم حفظها لمدة 20 سنة فيصبح آخر أجل لحفظها سنة1997 . وهناك إجـراءات إستثنائية خصصت لبعض أصناف الأرشيف مثل السجلات و البطاقـات و المخطـطات و الأشرطة المغناطسية و الأسطوانات .... إلخ و على مصلحة الأرشيف النظـر في كل حالة تعرض عليها و تبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح و المساعدات لاسيما خلال الدفعات الأولى . كما تم إقتراح عدد من الإجراءات المستعجلة تخص الأرشيف العائـد إلى الفتـرة الإستعمارية في المنشـور رقم 94 – 7 المؤرخ في 02 أكتوبر 1994 و تتمثل هذه الإجـراءات فـي : الإجراءات الملحة على المستوى المركزي : إن الوزارات و المؤسسـات و الهيئـات الوطنية و المركزية ملزمـة بدفـع الأرشيف المنتج ما قبل 1962 إلى مركز الأرشيف الوطنـي . ( 1 ) و قبل كل شيئ يهيـئ الأرشيف و يضم بإحكام في رزم تبلغ سعتها حوالي 15 سنتميتر أو يستحسن وضعها في علب أرشيف تحمل كل منها معلومات عن الهيئة الدافعة و الرقم التسلسلي مع تفادي أية إشـارة أخرى . الإجراءات الملحة على مستوى الولايـات : حسبما ينص القانـون ، لا يخضع الأرشيف الصـادر قبل 1962 و الموجـود على المستـوى الولايـات إلى التقسيم الولائـي الحالـي ذلك لأنه يعد مصدرا تاريخيـا مشتركـا لمناطـق مختلفة تشمـل عـدة ولايـات ، و علما بأن هذا الأرشيف أو بالأحرى ما تبقى من الوثائـق التي نجت من الترحـال إلى فرنسـا أو من الإتـلاف بعد 1962 ، صدر عن الهياكـل الإستعمارية المنعدمة حاليا و نذكر منها : العمـالات و بناية العمالات و الدوائر و البلديات المختلطة و مكاتب الشؤون الأهلية و الشركات التجارية و الصناعية و المنجمية و البنوك و الممتلكات الإستعمارية ، و قد تم جمع بعض هذا الأرشيف في المستودعات الولائية غير أن هناك مصادر أخرى مبعثرة هنا و هناك و قد تكون عرضة لأخطار شتى و عليه تكون الولايات ملزمة بإجراء تمشيط بمعنى الكلمة لجمع كل الأرصدة المذكورة ، و لا يتسنى ذلك إلى بعد معاينة المحلات التي كانت فيما سبق تأوي الهياكل أو البنايات الإستعمارية و كإجراء تقني يتم التعرف على الأرصدة و تهيئتها في نفس الظروف المقترحة أعـلاه على الإدارة المركزية أما نص الوحدات التصنيفية فيذكر رمـز الولاية متبوعـا بعنوانها مثلا : ( 01 – أدرار ) و لما كانت الولايـات تفتقـر إلى الوسائـل الضرورية لتسيـر أرشيفها تسيـر محكما ، وجب عليها المباشـرة في دفع الأرصدة الخاصة بالفـترة الإستعمارية و مراعـاة الشروط السابقـة الذكر ، و عند الحاجة سينظم مركز الأرشيف الوطني التصويـر المصغر لهذا الأرشيف مما سيـزود الولايـة بمصـادر تاريخيـة و محليـة في عيـن المكان . الإجراءات الملحة على المستوى البلدي : لقد ورثت البلديـات عن الدوائـر الإستعمارية الأرشيف لاسيما الأرصدة الناتجة عن البلديـات المختلطة و بلديـات السلطة المطلقـة و النقابـات البلدية و مصلحة الشـؤون الأهليـة و على جميـع الولايـات مباشرة جمـع الأرشيف على مستوى البلديـات علما بأن هذه الأخـيرة تمثل مـأوى لجميع الأخطار ، فقد تفشت في محلاتهـا ظاهرة الإتـلاف الهمجـي للوثائـق منذ 1962 ، ثم يضم الأرشيف في رزم أو يوضع في علب تحمـل معلومـات عن البلديـات الدافعة بإتمتد الرمـوز البريدية الحالية لا أكثـر و تجمع الرزم في مقـر الولايـة الأم ، قصد تسليمها لمركز الأرشيف الوطني . الدرس القادم هو تكملة للدرس الثالث في جزئه الثاني وهوتشخيص الارشيف و مستويات الارشيف |
شكرا جزيلا لك عن هاته الدروس بارك الله فيك
|
دمت لنا مكتبي قدير وفي انتظار المزيد و نأمل صورة عن النماذج المذكورة
|
السلام عليكم
-شكرا العاتي إسماعيل، لقد طال غيابك عنا آمل أن تكون بخير -شكرا لك أختنا الكريمة مروة حسين محمد عبد اللطيف على الرد والتعقيب وجزاك الله كل خير............................................... ....................دمتم لنا بألف خير |
|
anameri شكرا على المرور ..................................دمت لنا
|
شكرا لك ألف شكر أستاذنا المحترم
|
الأخ طالبي، شكرا لك أخي الكريم على المرور وعن قريب ان شاء الله الجزء الثاني من الدرس الثالث............................................ ..........................دمت لنا
|
سامر السكري
في ميزان حسناتك انشاء الله و مشكور اخي
|
سامر السكري، بارك الله فيك على المرور والتعقيب........................دمت لنا
|
الجزء الثاني من الدرس الثالث
الدرس الثالث: المعالجة الفنية للأرشيف 2-2 التشخيصالجزء الثاني: التشخيص، الفرز والإقصاء إذا لم تصحب عملية دفع الوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفة كل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية : 1-رقـم الملف 2-الهيئـة المنتجة 3-عنـوان الرصيد 4-التاريخ الأدنـى و الأقصى 5-الملاحظـات 6-السلسلة 7-التحديد الحرفـي 8-رقم البطاقـة 9-رقم المخـزن أو القاعـة 10-رقـم العلبـة . 11-إسم الأرشيفي الذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدة تهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـد الأساسيـة للتعريف بالوثائـق و بمضمونها و إتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـح المنتجة أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـة للأرصدة . كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي و توحيد طريقـة الوصف في المصالـح الأرشيفيـة و إعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد 3- الفرز والاقصاء 3-1الفـرز هو عملية ماديـة بحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـة من حفظها . و تتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة و بشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لها المكان و الزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلى الحفظ النهائي ، أي من خلال حذف بعض الوثائق و حفظ البعض اللآخر حفظا دائما و نهائيا . و تهدف هذه العملية إلى ربح الوقت و المكان و تحسين التسيير . طرق الفرز أ _ الفـرز قطعـة بقطعـة : و يتـم هذا النوع من الفـرز بالمصالح من أجل تطهير الملفات من الوثائق الزائدة و المسودات و النسخ المتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة و يكون الرصيد المستقبـل مختلط و يتطلب فرز دقيق ، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة و لا يتطلب الأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات القيمة التـاريخيـة ب _ الفـرز ملف بملف : و في هذا الفرز يتم التفحص و التحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى و محتوى الملفـات أولا تعكس الوثائـق الأصلية للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليها ج _ الفـرز سلسلة بسلسلة و هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهمية الإداريـة و التاريخيـة . د _ الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية :تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقة معينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أو تقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـة هـ _ الطريقة الزمنيـة :و هذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظها لبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساس زمني، و بطريقة كرونولوجية. 3-2 الاقصاء و هو إتلاف الوثائق التي لم تبق لها قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي إتفـق بالإجماع على عـدم صلاحيتها و إنعـدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،و عادة ما تقترن عملية الفرز بعملية الإقصاء 3-2-1أنواع الارشيف القابل للاقصاء إن حفظ الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لا مبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق المسلمة للموظفين قد إنقضى أجلها ، و عليه فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر- تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي التالية : أ _ بطاقـات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980 ب _ جوازات سفر عاديـة : من 1963 إلى 1982 ج _ جوازات سفر الحـج : من 1963 إلى 1990 ] د _ تسريح بمغـادرة التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979 هـ _ رخصة الصيد : من 1963 إلى 1992 . و _ لجان سحب رخصة السيارة : من 1963 إلى 1988 . ز _ بطاقات تسجيل السـيارات : من 1963 إلى 1973 ح _ أي مستند منسوخ زائد أصبح غيـر مستعمل كما أن المديرية العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقلال و التي لم يذكر أي نوع منها أعلاه 3-2-2 طريقة الاقصاء تمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي : -إعلام الهيئة المنتجة للوثائقو يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة و إخباره بأن الإقصاء سيتـم على مستوى رصيده و إعداد جدول الإقصاء و الذي يتكون من الرقم التسلسلي و إسم المؤسسة و المصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق المقتـرح إقصاؤها و الحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها و مـدة الحفظ في الأرشيف وكذلك خانـة تخص الملاحظات -تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء -ضبط محضـر إقصاء يوقع عليه كل أعضاء اللجنـة . ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي إجباريـا كدليل على أنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه -فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكن إتبـاع إحدى الطرق . - الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو بإستعمال فـرن صناعـي . -تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى و التغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن و يتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة و المديريـة العامة للأرشيف |
وكأنك تقدم الدرس بطريقة السهل الممتنع
وفقك الله شكرا على هذا الطرح وهذه الدروس التي تنم عن وعي في مجال الارشيف تحياتي اليك اخي عبد المالك دمت لنا |
شكرا لك أخي ابراهيم الفيومي على ردك وتواصلك الدائم معنا.....................دمت لنا
|
معلومات قيمة
السلام عليكم استاذنا الفاضل
دائما مميز في كتباتك استاذي والحمد لله شاء الله ان التقي مع احد اساتذتي الفضلاء من خلال هذا المنتدى المتميز بكتاباته واساتذته ملكة الجنوب وثائقي امين محفوظات واستاذ متدخل في معهد تكوين مهني اختصاص توثيق وارشيف . |
السيد الفاضل/ عبد المالك بن ستيتي ذكرت في النقطة 2-1 أرشيف العمر الأول من الدرس الثاني، أنه "بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني". أنا حسب رأيي، لايمكن تحديد فترة زمنية معينة بالنسبة لملفات الموظفين، لأن المسار المهني للموظف غير مرتبط بفترة معينة فهنالك التقاعد المبكر، والمرض، والوفاة، وتغيير المهنة، كلها عوامل لاتمكننا من تحديد مدة حفظ ملف العون في الأرشيف الجاري. والصحيح حسب رأيي ما اعتمده الأرشيف الوطني التونسي عند إنشاء جدول مدد استبقاء الوثائق المشتركة، وهو التأكيد على أن ملف العون يحفظ في الأرشيف الجاري مادام العون يمارس نشاطه. |
السلام عليكم
ملكة الجنوب، شكرا لمرورك الكريم، للتصحيح فقط أعيدها للمرة الالف لست الاستاذ عبد المالك بن السبتي انا عبد المالك بن ستيتي، ان شاء الله نستفيد من خبرتك كوثائقية، نفيد ونستفيد منك بحول الله.............................................د مت لنا |
اقتباس:
احتراماتنا لك أخونا حاتم الجلاسي من تونس شكرا للتنبيه، المقصود ب40 سنة هو كحد اقصى وليس واجبا الاحتفاظ بها 40سنة فيمكن ان نحتفظ بملف ما على مستوى الادارة مدة سنة واحدة لان المعني ربما توفي او استقال الى غير ذلك، فتحديد 40 سنة كحد اقصى لان المعمول به 40 سنة هو الحد الاكبر لعمل اي موظف-هذا الامر طرحناه كمثال على ارشيف العمر الاول- تصحيخحا لفكرة سائدة هي وثائق ارشيف العمر الاول لا تتجاوز 5 سنوات وهذه فكرة خاطئة خلاصة كلمة 40 سنة تعني كحد أقصى وليس كحتمية مطلقة او قانون وكما تفضلت انت فالقانون التونسي يؤكد حفظ ملف العون ما دام العون يمارس نشاطه فإذا مارسه 40 سنة يحتفظ به لنفس المدة . شكرا لك أخي حاتم على التنبيه.......................................دمت لنا |
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله بارك الله فيك وفي علمك اخ عبدالمالك فعلا معلومات قيمة استفدت منها جزاك الله كل خير |
السلام عليكم
بارك الله فيك على المعلومات المبدئية لأن كل شيئ يبدأ من المبادئ |
اشكرك استادي وزميلي عبد الملك على هده المعلومات القيمة اود فقط ان اعرف معلومات عن مسار الوثيقة الرشفية وما هو الفرق بين الدفع الاول و الدفع الثاني الفرز الاول والثاني
|
اطرح موضوع ارشيف المستشفيات القوانين والاطر التي تضبطه
|
جزاكم الله كل خير
|
جزاااااااااااااااااك الله خير,واتمنى ان يحذوا حذوك المكتبين وتقديم بعض الدروس للمبتدئين والخريجين الجدد مثلي
شكرا لك |
السلام عليكم
بارك الله مروركم الكريم |
| الساعة الآن 11:42 PM. |
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd.
جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين