منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - دروس للمبتدئين في مجال الأرشيف

- منتدى الوثائق والمخطوطات (http://alyaseer.net/vb/forumdisplay.php?f=19)

- - دروس للمبتدئين في مجال الأرشيف (http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=18768)

الجزء الثاني من الدرس الثالث

الدرس الثالث: المعالجة الفنية للأرشيف
الجزء الثاني: التشخيص، الفرز والإقصاء

2-2 التشخيص
إذا لم تصحب عملية دفع الوثائق بجدول الدفع فإنه لابد من القيام بعملية التشخيص و هي جمع الأرصدة و معرفة كل الوحدات المكونة لها.و إعداد التشخيص لكل حزمة و التي تتكون من العناصر التالية :
1-رقـم الملف
2-الهيئـة المنتجة
3-عنـوان الرصيد
4-التاريخ الأدنـى و الأقصى
5-الملاحظـات
6-السلسلة
7-التحديد الحرفـي
8-رقم البطاقـة
9-رقم المخـزن أو القاعـة
10-رقـم العلبـة .
11-إسم الأرشيفي الذي قـام بعمليـة التشخيص لهذه الأرصـدة
تهدف هذه العملية إلى إرسـاء القواعـد الأساسيـة للتعريف بالوثائـق و بمضمونها و إتاحتها لخدمة إحتياجـات المصالـح المنتجة أو الباحثيـن بطريقـة سريعـة إلى حيـن إستعمال باقـي إجراءات المعالجـة للأرصدة . كما أنها تساعـد في التحكم في الفائـض الوثائقـي و توحيد طريقـة الوصف في المصالـح الأرشيفيـة و إعداد وسائـل البحث على نمـط موحـد
3- الفرز والاقصاء
3-1الفـرز
هو عملية ماديـة بحتة حيث يتم فـرز و وتفقد الوثائـق التي ينمكن إختيارها للحفظ أو التي لا منفعـة من حفظها . و تتم هذه العمليـة بطريقة عقلانيـة و بشروط مناسبة محكمة حيث يخصص لها المكان و الزمان المناسبيـن لها كما أنها تعتبـر مرحلة إنتقـال من الحفظ المؤقت إلى الحفظ النهائي ، أي من خلال حذف بعض الوثائق و حفظ البعض اللآخر حفظا دائما و نهائيا . و تهدف هذه العملية إلى ربح الوقت و المكان و تحسين التسيير .
طرق الفرز
أ _ الفـرز قطعـة بقطعـة : و يتـم هذا النوع من الفـرز بالمصالح من أجل تطهير الملفات من الوثائق الزائدة و المسودات و النسخ المتعددة مع الإحتفاظ بالأصلية تستعمل عند فرز رصيد مهم ذا قيمة تاريخيـة و يكون الرصيد المستقبـل مختلط و يتطلب فرز دقيق ، أو تكون كمية الرصيد كبـيرة و لا يتطلب الأمـر إلا حفظ بعض العينات ذات القيمة التـاريخيـة
ب _ الفـرز ملف بملف : و في هذا الفرز يتم التفحص و التحقق من عدم وجود وثائق لاتتماشى و محتوى الملفـات أولا تعكس الوثائـق الأصلية للملفـات أو النسخ المكـررة أو غيـر المصادق عليها
ج _ الفـرز سلسلة بسلسلة و هي عملية إنتقـاء الوثائـق ذات الأهمية الإداريـة و التاريخيـة .
د _ الفـرز رصيد برصيد أو الطريقة الطبوغرافية :تخضع هذه العمليـة لأزمنة مختلفـة حيث يتقـرر حفظ الوثائـق المتعلقة بمنطقة معينـة و التي ترتبط بحدث معين و لاتـزال تحت الطلب من طرف الإدارة المنتجة أو تقـرر إستبقاءها نظـرا لأهميتها و للقيمة التـاريخية لتلك المنطقـة
هـ _ الطريقة الزمنيـة :و هذه العمليـة تخص الملفـات المتكـررة حيث يتم حفظها لبضع سنـوات كل 5 سنوات أو 10 سنوات حسب أهمية الوثيقة و هنا يتم الفرز على أساس زمني، و بطريقة كرونولوجية.
3-2 الاقصاء
و هو إتلاف الوثائق التي لم تبق لها قيمـة إدارية ضمن المجموعة الأرشيفية و التي إتفـق بالإجماع على عـدم صلاحيتها و إنعـدام قيمتها إدارية كانت أو علمية أو تاريخية ،و عادة ما تقترن عملية الفرز بعملية الإقصاء
3-2-1أنواع الارشيف القابل للاقصاء
إن حفظ الملفـات ذات الطابع التنظيمي حفظا مطـولا لا مبـرر له مادامت مدة صلاحية الوثائـق المسلمة للموظفين قد إنقضى أجلها ، و عليه فإن المديرية العامة للأرشيف الوطني-الجزائر- تسرح بإقصاء الملفات ذات الطابع التنظيمي التالية :
أ _ بطاقـات التعريف الوطنية : من سنة 1963 إلى سنة 1980
ب _ جوازات سفر عاديـة : من 1963 إلى 1982
ج _ جوازات سفر الحـج : من 1963 إلى 1990 ]
د _ تسريح بمغـادرة التـراب الوطني : من 1963 إلى 1979
هـ _ رخصة الصيد : من 1963 إلى 1992 .
و _ لجان سحب رخصة السيارة : من 1963 إلى 1988 .
ز _ بطاقات تسجيل السـيارات : من 1963 إلى 1973
ح _ أي مستند منسوخ زائد أصبح غيـر مستعمل
كما أن المديرية العامـة للأرشيف الوطني تمنع منعـا باتـا إقصاء الأرشيف الخاص بالفترة الإستعمارية مهما كانت طبيعته ، و كذا إقصاء أي وثيقة أخرى خاصة بمرحلة الإستقلال و التي لم يذكر أي نوع منها أعلاه
3-2-2 طريقة الاقصاء
تمـر عملية الإقصاء عبـر عـدة مراحـل هي :
-إعلام الهيئة المنتجة للوثائقو يتم إعـلامها كتابيا لإثبات المشورة و إخباره بأن الإقصاء سيتـم على مستوى رصيده و إعداد جدول الإقصاء و الذي يتكون من الرقم التسلسلي و إسم المؤسسة و المصلحة المعنية بعملية الإقصاء و طبيعة الوثائـق المقتـرح إقصاؤها و الحجم الإجمالـي للعلب المقتـرح إقصاؤها و مـدة الحفظ في الأرشيف وكذلك خانـة تخص الملاحظات
-تعيين لجنـة تشرف على عمليـة الإقصـاء
-ضبط محضـر إقصاء يوقع عليه كل أعضاء اللجنـة . ويكون الإحتفـاظ بملف إثبـات سنـوي إجباريـا كدليل على أنـواع الأرشيف المقتـرح إقصاؤه
-فيما يخص العملية الماديـة للإقصاء يمكن إتبـاع إحدى الطرق .
- الحرق الكامـل بإضرام نـار مراقبـة أو بإستعمال فـرن صناعـي .
-تسليـم الملفـات القابلـة للإقصاء إلى وحـدات الورق المقـوى و التغليف، و في هذه الحالة تكون اللجنة حاضرة خـلال عملية تهيئة الوثائـق للطحن و يتعيـن إرسـال نسـخ مطابقة للأصـل عن محضر الإقصاء إلى كل من الوزارة الوصيـة و المديريـة العامة للأرشيف

وكأنك تقدم الدرس بطريقة السهل الممتنع
وفقك الله
شكرا على هذا الطرح وهذه الدروس التي تنم عن وعي في مجال الارشيف
تحياتي اليك
اخي عبد المالك
دمت لنا

شكرا لك أخي ابراهيم الفيومي على ردك وتواصلك الدائم معنا.....................دمت لنا

معلومات قيمة

السلام عليكم استاذنا الفاضل

دائما مميز في كتباتك استاذي والحمد لله شاء الله ان التقي مع احد اساتذتي الفضلاء من خلال هذا المنتدى المتميز بكتاباته واساتذته

ملكة الجنوب وثائقي امين محفوظات واستاذ متدخل في معهد تكوين مهني اختصاص توثيق وارشيف .

السيد الفاضل/ عبد المالك بن ستيتي
ذكرت في النقطة 2-1 أرشيف العمر الأول من الدرس الثاني، أنه "بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني".
أنا حسب رأيي، لايمكن تحديد فترة زمنية معينة بالنسبة لملفات الموظفين، لأن المسار المهني للموظف غير مرتبط بفترة معينة فهنالك التقاعد المبكر، والمرض، والوفاة، وتغيير المهنة، كلها عوامل لاتمكننا من تحديد مدة حفظ ملف العون في الأرشيف الجاري. والصحيح حسب رأيي ما اعتمده الأرشيف الوطني التونسي عند إنشاء جدول مدد استبقاء الوثائق المشتركة، وهو التأكيد على أن ملف العون يحفظ في الأرشيف الجاري مادام العون يمارس نشاطه.

السلام عليكم
ملكة الجنوب، شكرا لمرورك الكريم، للتصحيح فقط أعيدها للمرة الالف لست الاستاذ عبد المالك بن السبتي انا عبد المالك بن ستيتي، ان شاء الله نستفيد من خبرتك كوثائقية، نفيد ونستفيد منك بحول الله.............................................د مت لنا

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة hatemtn (المشاركة 97476)

السيد الفاضل/ عبد المالك بن ستيتي

ذكرت في النقطة 2-1 أرشيف العمر الأول من الدرس الثاني، أنه "بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني".

أنا حسب رأيي، لايمكن تحديد فترة زمنية معينة بالنسبة لملفات الموظفين، لأن المسار المهني للموظف غير مرتبط بفترة معينة فهنالك التقاعد المبكر، والمرض، والوفاة، وتغيير المهنة، كلها عوامل لاتمكننا من تحديد مدة حفظ ملف العون في الأرشيف الجاري. والصحيح حسب رأيي ما اعتمده الأرشيف الوطني التونسي عند إنشاء جدول مدد استبقاء الوثائق المشتركة، وهو التأكيد على أن ملف العون يحفظ في الأرشيف الجاري مادام العون يمارس نشاطه.

السلام عليكم
احتراماتنا لك أخونا حاتم الجلاسي من تونس
شكرا للتنبيه، المقصود ب40 سنة هو كحد اقصى وليس واجبا الاحتفاظ بها 40سنة فيمكن ان نحتفظ بملف ما على مستوى الادارة مدة سنة واحدة لان المعني ربما توفي او استقال الى غير ذلك، فتحديد 40 سنة كحد اقصى لان المعمول به 40 سنة هو الحد الاكبر لعمل اي موظف-هذا الامر طرحناه كمثال على ارشيف العمر الاول- تصحيخحا لفكرة سائدة هي وثائق ارشيف العمر الاول لا تتجاوز 5 سنوات وهذه فكرة خاطئة
خلاصة كلمة 40 سنة تعني كحد أقصى وليس كحتمية مطلقة او قانون وكما تفضلت انت فالقانون التونسي يؤكد حفظ ملف العون ما دام العون يمارس نشاطه فإذا مارسه 40 سنة يحتفظ به لنفس المدة .
شكرا لك أخي حاتم على التنبيه.......................................دمت لنا

بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله
بارك الله فيك وفي علمك اخ عبدالمالك
فعلا معلومات قيمة استفدت منها
جزاك الله كل خير

السلام عليكم
بارك الله فيك على المعلومات المبدئية لأن كل شيئ يبدأ من المبادئ

اشكرك استادي وزميلي عبد الملك على هده المعلومات القيمة اود فقط ان اعرف معلومات عن مسار الوثيقة الرشفية وما هو الفرق بين الدفع الاول و الدفع الثاني الفرز الاول والثاني

اطرح موضوع ارشيف المستشفيات القوانين والاطر التي تضبطه

جزاكم الله كل خير