منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - هل من الممكن أن تعطوني أفضل خطة للبدء في العمل الأرشيفي بالمكتبة

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة Hercules (المشاركة 61483)

السلام عليكم

أنا أمين مكتبة بأحد مؤسسات الدولة ، والمكتبة هي مكتبة متخصصة ...

إدارة المؤسسة قررت ضم أعمال الأرشيف إلى عمل المكتبة وذلك بإرسال التعميمات والقرارات والمراسيم الصادرة عن رئاسة الدولة أو الوزارات العاملة ، حيث أصبحت المكتبة هي المسؤولة عن حفظ وتهيئة هذه الوثائق من أجل حفظها أو استرجاعها ...

لذا ، هل من الممكن أن تعطوني أفضل خطة لأبدء هذا العمل الأرشيفي بالمكتبة ؟ سواء بشكل يدوي أو ألكتروني ؟

وماهي النصائح اللازمة لبدء هذا العمل ؟

وبارك الله فيكم

تحياتي لك
الاخ الفاضل امين المكتبة
جميل ان تتخطى مجالات متعددة لاجل الحصول على خبرة اكثر
ولاجل الوصول الي هذه الخبرة الجيدة لابد ان تتساءل عدة اسئلة
اولا اولى خطوات عملك وخطتك سوف تتركز في الاجابة على هذه التساؤلات:
1- مانوعية وطبيعة هذه الوثائق والمخاطبات والاوراق؟ وهل هي وثائق اصلية ام نسخة ومدي اهميتها ؟
2- ماهي مدة تزامن تدفق هذه الاوراق والملفات؟
3- ماهي شكل او اشكال الحوافظ التي يتم ادراج الاوراق بها هل هي ملفات او اوراق حرة ام مجموعات ام ملزمات ؟
4- من هم المستفيدين من تلك الوثائق والملفات وهل بشكل دوري ام كل فترة طويلة ؟ ومن هم المصرح لهم بالاضطلاع على مثل هذه الوثائق والملفات وهل يجوز التصوير او الاطلاع على الاصول ؟
5- امكانيات تلك المؤسسة وحجم تدفق تلك الوثائق بالمقارنة بالمكان والاجهزة ومدى ارتباط ذلك بقضية الاسترجاع واستدعاء المعلومات ؟
اما التحويل الرقمي والاليكتروني لتلك الوثائق والملفات فهو موضوع شيق لكنه مجهد ومكلف على قدر الاهمية التي تجلبها تلك الرقمنة
الزميل الفاضل
بعد الاجابة على تلك التساؤلات يمكننا ان نواصل كيفية حفظ وارشفة تلك الوثائق والملفات عن بعد
لك جزيل الشكر

والاخوة الزملاء

ابوعمرو