|
دروس محاضرات في تخصص الأرشيف
http://forum.fathinet.com/_test/bismi_allah.gif بعد الطلب المتزايد لدروس المحاضرات في تخصص الأرشيف، كان لابد من اتاحتها في هذا القسم من منتديات اليسير جامعة الجزائر2 . بوزريعة كلية العلوم الإنسانية و الإجتماعية قسم علم المكتبات و التوثيق وحدة : الأرشيفيات العامة السنة الثانية جامعي 2007 - 2008 قسم المحاضرات من إلقاء الأستاذ المحاضر المحترم: بلقاسم مصطفى خبير في الأرشيف مفهوم الأرشيـــف: المعاني المختلفة لكلمة أرشيف: 1 - وثيقة: هي مجموعـة الوثائق (CD ...) التي تم انتاجها في إطار نشاط الأشخاص و المؤسسات ماديين كانوا أو معنويين و هذا يعني أن الوثائق التي أنتجت تكون باسم مؤسسة (معنوية) و هناك وثائق تنتج من طرف شخص تكون باسم الهيئة إذا كانت في مهامها. و تحفظ هذه الوثائق لأغراض البحث و قد يكون البحث إداري، علمي، قانوني، تاريخي. هذا فيما يخص وثيقة أرشيف 2 - كلمة أرشيف من ناحية مركز أو مخزن الأرشيف: نعني به البناية أو المكان. 3 - و من ناحية المؤسسة المسيرة أو إدارة الأرشيف أو المصلحة، المعنى العام للوثائق الأرشيفية : تنسب هذه التسمية أو المفهوم إلى كل الأوعية التي تحمل في محتواها معلومات أو معطيات مكتوبة أو مصورة أو ممغنطة و تستعمل لأهداف علمية، رسمية، إدارية و ثقافية و عموما يعرف الأرشيف بـ : 1 - " هو مجموعة الوثائق مهما كان وعاؤها المادي أنتجت أو استقبلت من طرف أشخاص معنويين أو ماديين أو مؤسسات عمومية كانت أو خاصة في إطار نشاطاتهم اليومية ". 2 - " و ينظم حفظ هذه الوثائق لصالح المنفعة العمومية و احتياجات التسيير الإداري و إثبات حقوق الأشخاص ماديين كانوا أو معنويين، عموميين أو خواص و كذا الاستفادة منها في مجالات البحث بصفة عامة ". شرح فقرات التعريف: 1 - ينقسم هذا التعريف إلى فقرتين أساسيتين، الأولى تعرف وثائق الأرشيف و الثانية تؤكد على أهميتها. ما هو الأرشيف؟ هو مجموعة وثائق = رصيد أرشيف Le fonds d'archives بمعنى أن الوثيقة بمعزل عن مجموعة هذه الوثائق لا يمكن أن تكون لها أهمية، بمعنى أن الوثيقة أو القطعة الأرشيفية المنعزلة La pièces d'archives لا تكتسي أهمية في حد ذاتها، و لا يمكن أن تسترجع قيمتها أو أ÷ميتها إلا ضمن الرصيد أو الملف الذي تنتمي إليه أصلا. و تصبح Un complément dans un mention الوثيقة الأرشيفية و ذات أهمية باعتبارها مكمل بجوار و بضمن الوثائق الأخرى لتكوين الملفات و الأرصدة هكس ما هو معمول به في المكتبات، حيث يمكن اعتبار كتابا ما ذا أهمية في حد ذاته بغض النظر عن الكتب الأخرى التي يوجد من بينها هذا الأخير . يتبع ... |
في دروس المحاضرات يعرض الأستاذ بعض الأمثلة من الواقع و شروحات و معلومات أيضا مفيدة للدرس، بخصوص المعلومات الفاصلة سيتم وضعها في آخر الردود بهذا الموضوع و قبل الانتقال إلى بقية الدروس أريد تصحيح كلمة موجودة في شرح فقرات التعريف هي هكس و المفروض عكس، عذرا على الخطأ الكتابي |
تابع للدروس: قسم شرح فقرات التعريف
رصيد الأرشيف رصيد الأرشيف له أهمية، لأنه يعتبر مرآة لنشاط معين و بالتالي هذا الرصيد هو دليل هذا النشاط الذي كان سببا في تكوينه (الرصيد)، و هو يمثل أهمية كبيرة بالنسبة للباحثين إذ من خلاله يمكن إعادة تكوين أو تشكيل أو بناء مختلف الأنشطة و حتى تاريخ المؤسسات أو المؤسسة في كل جوانبها (الإدارية، العلمية، المالية، القانونية). بينما يصبح من المستحيل بناء مثل هذه النشاطات من خلال وثيقة منفردة خارج نطاقها الطبيعي أو رصيدها الأصلي. (ديمومة المؤسسة تفهم من خلال وثائقها الأرشيفية مثل وزارة الاقتصاد 1990). كيف يمكن تحديد رصيد الأرشيف؟ يمكن تحديد الأرصدة الأرشيفية من خلال مصادرها أو مصدرها Le Principe de la provenance، هذه المجموعات من الوثائق الأرشيفية ذات المصادر المختلفة تسمى أرصدة أرشيفية و عليه فإن مبدأ احترام الرصيد Le Respect du fond (أي مبدأ المصدر) يتمثل في احترام أصل أو مرجعية هذه الوثائق التابعة لرصيد أصلي واحد و هو ما يسمح لاحقا بتكوين أو بناء منطقي للملفات و الأرصدة من خلال عمليات الدفع المنتظمة Les Versements reguliers et reglementaires للرصيد الأصلي دون الوقوع في مشاكل اختلال الأرصدة الأرشيفية، هذه المبادئ تستدعي كذلك احترام الترتيب الأصلي Classement initial (كما كان منظما قبل عملية الدفع) لهذه الملفات. تنتج الوثائق دفعات على مستوى مؤسسات، تكون أرصدة أرشيفية. يتبع... |
تابع لشرح فقرات التعريف
تنتج الوثائق دفعات (أرشيف جاري، وسيط و تاريخي) على مستوى مؤسسات فتكون أرصدة أرشيفية 2 - تعني الفقرة 2 أن الأرصدة الأرشيفية تتكون تدريجيا من خلال النشاطات المتعددة و و المختلفة التي تقوم بها المؤسسات العامة أو الخاصة و العئلات في تسيير شؤونهم اليومية و القانونية، الإدارية مع العلم أن الهدف من هذه النشاطات لا يتمثل بالطبع في انتاج وثائق أرشيفية بل تعتبر هذه الوثائق كنتيجة حتمية لهذه النشاطات. مهنة الأرشيفي يمكن حصر دور الأرشيفي في : - تسيير و ضبط و تنظيم المعلومات على المستوى الداخلي للمؤسسات و الهيئات عمومية كانت أو خاصة. - واجبات الأرشيفي الأساسية يمكن تلخيصها في : 1 - جمع وثائق الأرشيف Les Collections des archives ، فالأرشيفي له مهام إدارية على مستوى المؤسسات و الإدارات و العمل على حفظها و تنظيمها، و منع عمليات الإقصاء العشوائي لها إلا في إطار القوانين و المعايير المعمول بها محليا (على مستوى الدولة) و دوليا. 2 - فرز وثائق الأرشيف (Le Tri (operations ، باستعمال التقنيات التي تم ضبطها في هذا الإطار و ذلك بعد إقصاء الوثائق التي لا تكتسي أهمية إدارية أو تاريخية أو توثيقية. ليسير الأرشيفي الوثائق الأرشيفية يعتمد على سجل أو رزنامة. 3 - إجراء تنظيم للوثائق و الأرصدة التي توجد على مستوى المؤسسة و ذلك عن طريق ترتيبها و تصنيفها تصنيفا مناسبا. 4 - فهرسة و تحضير وسائل بحث لتمكين الباحثين من الحصول على المعلومات التي تحملها هذه الوثائق أو الأرصدة. 5 - التعريف أو الإشهار بالوثائق و الأرصدة الأرشيفية عن طريق عملية التبليغ و السماج بالإطلاع عليها بتنظيم معارض و إنجاز منشورات لتستعمل لغايات إدارية، علمية، وثائقية. يتبع... |
بارك الله فيك أخي على هاته المعلومات
ننتظر المزيد وأنت مشكور على الجهد المبذول تحياتي |
good, thank's
|
شكرااااااا
|
مشكورة
شكرا على الموضوع . هكذا تحبب قراءة كل المقال - ملخصا
في فكرة عامة وبنقاط اساسية . بارك الله فيك Correct |
مهنة الأرشيفي
تابع لمهنة الأرشيفي المهمة 2 المتعلقة بـ : 2 - فرز وثائق الأرشيف (Le Tri (operations ، باستعمال التقنيات التي تم ضبطها في هذا الإطار و ذلك بعد إقصاء الوثائق التي لا تكتسي أهمية إدارية أو تاريخية أو توثيقية. هناك إضافة متعلقة بهذه النقطة و التي تتمثل في شكل بياني لشرح العملية عنوان الملف: TRI.doc لتحميل الملف يتم الضغط على عبارة موجود في أسفل الصفحة : Get file |
تابع شكل 2 يمثل مسار الوثائق الأرشيفية المنتجة على مستوى المكاتب (الأرشيف الإداري، الجاري) |
اقتباس:
المؤسسات الإدارية، مركز الحفظ المؤقت، مؤسسة الأرشيف الوطني كلها مرسسات تنتج وثائق في إطار نشاطها. فمركز الحفظ المؤقت مادام يستقبل وثائق من أي مؤسسة فأول شيء يطالبها به هو وثيقة تدل على دفع تلك الأخيرة لتلك الوثائق التي أنتجتها و تلك الوثيقة تسمى جدول دفع الوثائق Le Bordereau de versement و بعد دخول الوثائق إلى مركز الحفظ المؤقت، تبقى الوثائق لمدة معينة و عند انتهاء المدة تتم عملية الفرز. الأرشيفي هو رئيس اللجنة، فهو الذي يعمل على إنتاج رزنامة الحفظ للمؤسسة Le Calendrier de conservation التي يعمل فيها. من خلال نمط الوثيقة يمكن معرفة قيمتها و من تم أهميتها مثال: في معهد علم المكتبات، نشاطاته الإدارية مثلا: انتاج شهادة مدرسية للطالب و هي وثيقة رسمية معترف بها، فالشهادة المدرسية نـمـــط من أنماط الوثائق الإدارية الرسمية المنتجة على مستوى إدارة الجامعة. جامعة الجزائر لها مهام إدارية: 1 شهادة مدرسية 2 كشف النقاط 3 شهادة نجاح هي نمط من أنماط الوثائق المنتجة على مستوى إدارة الجامعة لا يمكن إقصاء الوثائق بطريقة عشوائية فلابد من توفر القانون. و بعد جرد الوثائق تتم عملية الحفظ الجاري مثال: شهادة مدرسية مدتها 4 سنوات، فيتم حفظ هذه الوثيقة في الحفظ الجاري مثلا 3 سنوات ثم مثلا أكمل الطالب شهادته أو أن الطاب لم يكمل دراسته و أراد في يوم من الأيام اكمال دراسته بعد 3 سنوات، فإن تلك الوثيقة تحفظ في الحفظ المؤقت و تبقى 5 سنوات أما في الحفظ النهائي فستقرر اللجنة إن كانت هذه الوثيقة ستذهب إلى هذه المرحلة، ففي الحالة هذه لا تذهب إلى الحفظ النهائي لأن الوثيقة ليست مهمة. فالطالب لن يحتاج إليها لأنه سيكون له شهادة Un Deplome، و سيكون أكثر أهمية من الشهادة المدرسية. أما ملف طبي فسيدخل في الحفظ النهائي و ستكون له أهمية تاريخية تحفظ للأجيال القادمة و سيحتاج الأرشيفي في هذه العملية إلى رزنامة الحفظ. يتبع... |
تابع لشرح فقرات التعريف
3 - أنتجت أو استلمت : (تابع للتعريف) تعالج المسائل الإدارية و الأعمال بواسطة وثائق إدارية رسمية ففي هذا الإطار يتم تبليغ و استقبال المراسلات المختلفة و الوثائق المتعلقة بالنشاطات المتعددة التي تقوم بها المؤسسات و الأشخاص، إذ تعتبر هذه الوثائق دليل هذه النشاطات و عليه تصبح جزء لا يتجزأ من رصيد أرشيف هذه المؤسسة أو الشخص. 4 - لا يهم تاريخ إنتاج الوثائق: هذا لا يعني أن وثيقة الأرشيف تقاس أهميتها نسبة إلى تاريخ إنتاجها لإعطائها صفة الوثيقة الأرشيفية الحقيقية بل يجب اعتبارها كذلك ابتداءا من تاريخ إنتاجها و بناءا على هذا التعريف فإن عملية علاج الأرصدة أو الملفات الأرشيفية يجب أن تكون موحدة و غير منفصلة (أي لا يجب التفريق) كونها موجودة على مستوى المؤسسة الأصلية أو أنها تحت مسؤولية مصلحة تسيير الأرشيف الوسيط أو النهائي، فالعلاج يتم على مستوى كل المراحل و بعد العلاج نعرف إن كان لها أهمية أو لا، و هذا يقودنا إلى القول أننا لسنا في حاجة إلى الفصل بين حاجيات التسيير و الحفظ و البحث لكي نعرف أو نتعرف على وثائق الأرشيف الحقيقية فالوثائق الإدارية مهما كانت تعرف مبدئيا على أنها وثائق أرشيفية ابتداءا من تاريخ إنتاجها و في هذا المنوال يتعامل الأخصائيون في ميدان الأرشيف بما يعرف بالأطوار الثلاثة. فحص الوثائق الأرشيفية: من خلال التقييم لغرض الحفظ النهائي 1 - القيمة الإدارية 2 - قيمتها القانونية 3 - قيمتها التاريخية 4 - قيمتها الثقافية و الجمالية مثال : جواز السفر Le Passeport له قيمة جمالية. تابع للعنوان 4 المتعلق بشرح فقرات التعريف: لا يهم تاريخ إنتاج الوثائق الأطوار الثلاثة: الأرشيف الجاري: Les archives courantes archives de 1 ére age archives actives و هي الفترة التي تلي إنتاج الوثائق الأرشيفية و تكون عموما الحاجة إليها يومية كونها وثائق حديثة العهدة و مثل هذه الوثائق تكون عادة محفوظة على مستوى المكاتب أو حيث أنتجت أو المصالح الأصلية إلى غاية انتهاء صلاحيتها الإدارية. الأرشيف الوسيط: Les archives intermédiaires archives de 2 éme age archives semi-archives تتمثل في الملفات التي تمت معالجتها نسبة للنشاطات التي فتحت من أجلها و تدخل هذه الأخيرة فيما يسمى بالطور 2 أو بالمرحلة الثانية من حياة وثائق الأرشيف بعد إنتاجها حيث تكون الحاجة إليها مؤقتة لذلك يجب الاحتفاظ بها قريبا من المصالح الأصلية أو على مستوى مصلحة أرشيف المؤسسة لأن العودة إليها ممكنة في كل وقت، عند الحاجة لمعلومات خاصة بملف ما إلا أنه يمكن القول أن مثل هذه الملفات تعتبر مغلقة إلى حد ما، غير أن رجوع بعض القضايا الخاصة بالنشاطات التي فتحت من أجلها أو تمثلها إداريا و قانونيا يستدعي إعادة فتحها من جديد. يتبع ... |
تسلم الايادي
|
تابع لشرح فقرات التعريف
3 - الأرشيف التاريخي أو النهائي archives définitives نظرا لأهميته التاريخية و الإدارية طويلة الأمد فإنها تحفظ دون الفترة الزمنية و يجب الإشارة هنا إلى كون نسبة معينة فقط من مجموع وثائق الطور الأول و الثاني تصل إلى هذه المرحلة النهائية (أي الطور الثالث)، و هذا بسبب عمليات الفرز Le Tri، التي تتعرض لها عند المعالجة في سياق تطورها حيث يتم إلغاء أو إقصاء جزء كبير منها نظرا لعدم أهميتها الإدارية و التاريخية بعد فترة من الزمن و من جهة أخرى هناك مقاربة أخرى فيما يخص مسار الوثائق الأرشيفية عند الأمريكيين و الإنجليز حيث تتمثل فيما يسمى بـــ : Records management . 5 - مهما كان شكلها فهي تعتبر كتراث وطني و يجب النظر إليها من ناحية الحفظ . يجب الاحتفاظ بكل ما هو صادر أو منبثق عن أجهزة الدولة فالأرشيفي يجب أن يعطي للوثائق نفس القيمة سواء أكانت خاصة أم عامة. الأرشيف هو ذاكرة الأمة و أمة بدون ذاكرة فهي أمة بدون تاريخ . تم تدشين المركز الوطني للأرشيف الجزائري من طرف الرئيس شاذلي بن جديد في أواخر سنة 1988 . ملاحظة هامة: الشروحات السابقة كانت متعلقة بالفقرة الأولى للتوضيح فقط. الفقرة 2 : الأهمية و الحاجة لوثائق الأرشيف : L' I'intérêt et l'utilité des archives تستعمل وثائق الأرشيف كمصادر أساسية للتزود بالمعلومات، و في هذا المجال هناك عاملين أساسيين : 1) - عامل الفعالية في التسيير و أخذ القرارات : L'Aspect action pour la gestion -------------------------------(1) Information -------------Décision --------Action تطبيق-----------------قرار ----------------------معلومة ------------------------- 2) - عامل المعرفة في ميدان البحث : L'Aspect connaissance pour la recherche الوثائق الأرشيفية هي جد مهمة بالنسبة لكل البحوث، مثلا مؤرخ إذا أراد أن يقوم ببحث قيم عن الثورة الجزائرية فلابد عليه أن يذهب أو يقصد مركز الأرشيف الجزائري . و على مستوى هاذين العاملين الأساسيين من حيث مصادر المعلومات للمصلحة العامة تنظم عملية الحفظ . و منه نستنتج أن وثائق الأرشيف تستعمل للأغراض التالية : 1 - احتياجات التسيير 2 - لتبرير حقوق الأشخاص (تبرر بوثائق الأرشيف) 3 - التوثيق و البحث الإداري و العلمي و التاريخي يتبع ... |
تسلم العقول
|
السلام عليكم و رحمة الله و بركاته جزاك الله خيرا و بارك الله فيك أستاذ شواو عبد الباسط على هذه المشاركة الطيبة المتعلقة بمؤسسات الحفظ المؤقت أو الوسيط فشكرا على إفادتنا و على إثراء الموضوع بإضافة هذه المعلومات المكملة للمشاركة المتعلقة بنظرية الأطوار الثلاثة |
الأرشيف archives علم الأرشيف Archivistique هو علم يهتم أو يختص علىت خلاف الاختصاصات الأخرى بمناهج و مبادئ علاج الوثائق الأرشيفية في مختلف مراحلها، فهو فرع مكمل للعلوم الإدارية إذ يهتم بمعالجة و تسيير الوثائق الإدارية الجارية و الوسيطة ذات العلاقة بالنشاططات الإدارية و هو كذلك مكمل للعلوم التاريخية حيث يهتم بمعالجة وثائق الأرشيف التاريخية و كيفية الاستفادة منها من خلال تنظيمها، ترتيبها لفائدة شتى ميادين البحث. معظم الذين أداروا المراكز الأرشيفية في السابق كانوا عبارة عن مؤرخين أمثال محمد لغويني في الجزائر. أول رصيد للأرشيف الوطني الجزائري تم تأسيسه سنة 1971 من خلال مرسوم رئاسي لنفس السنة. قبل 1962 كان تنظيم الوثائق حسب المناطق Departements régions 1939 بدأت أول مصلحة أرشيف مديرية الأرشيف الجهوي لولاية الجزائر حاليا نجده في الطابق الخامس 1 - Dep. d'Alger مديرية قسنطينة 2 - Dep. de Constantine مديرية وهران 3 - Dep. d'Oran مديرية الجنوب 4 - Dep. du Sud و كل مبنى من المباني السابقة تضم ولايات و بلديات و دوائر حسب التنظيم الإداري في ذلك الوقت مثلا: Dep. d'Alger نجد فيه : ولاية بومرداس، البليدة ... إلخ Dep. de Constantine نجد فيه : ولاية قالمة، عنابة... إلخ الرصيد المغلق يمكن أن نضيف له علبا أرشيفية أخرى إذا كانت تحتوي على معلومات لها علاقة بذلك الرصيد كرصيد الفترة الاستعمارية أي قبل 1962 ، فلا يمكن أن نحصر وثيقة أتت بعد الفترة الاستعمارية و ندخلها في رصيد الفترة الاستعمارية هذا مستحيل. الوحدات الأرشيفية: Les Unities archivistique مفهوم الرصيد: 1 - الرصيد الأرشيفي: الرصيد الأرشيفي الوطني: هو مجموعة الأرصدة الأرشيفية الموجودة على مستوى الأرشيف الوطني. 2 - وحدة الرصيد: يتكون من: سلاسل Series Sous series الملف الأرشيفي Dossier d'archives القطعة الأرشيفية Piéce d'archives عملية الدفـــــع: هي عملية إدارية و مادية و قانونية، يتم من خلالها تحويل وثائق الأرشيف من المصالح المنتجة إلى مصالح الأرشيف المؤقت، و هو ما يعرف بالدفع الداخلي Le Versement interne من جهة أو الدفوع المنظمة Reglementaire و غير المنظمة Extraordinaire، و من المؤسسات المنتجة إلى مصالح الأرشيف الوطنية (مركز الأرشيف الوطني الجزائر)، و هو ما يسمى بالدفع الخارجي. حيث تتكفل المؤسسة المستقبلة و حسب القوانين المعمول بها إداريا و قانونيا و علميا و بتنظيمها، حفظها و معالجتها ثم تبليغها. و يمكن أن نفرق هنا بين نوعين من الدفوع: 1) - الدفع الداخلي: Versement interne يتبع... |
تابع ما معنى الحافظة: Le Bordereau ملاحظة: (هذا العنوان يرتب مباشرة بعد التعريف الخاص بالدفع) و هي وثيقة تستعمل خصيصا لوصف و مرافقة الوثائق الإدارية التي يتم إرسالها أو استقبالها بين الأشخاص و المؤسسات أو المصالح. الدفع الدخلي: قد يكون جدول الدفع وسيلة للبحث عن الوثائق الأرشيفية. قبل التطرق إلى هذه العملية، أعطى الأستاذ المحاضر وفي كل مرة مجموعة من المعلومات المهمة و ذات العلاقة المباشرة: نموذج من جدول دفع لإحدى المؤسسات (سيتم عرضه لاحقا من خلال ملف محمول على رابط)، و معلومات أخرى سيتم عرضها في هذه المشاركة، و من تم سيتم إكمال المعلومات المتعلقة بالدفوع. الترتيب له جانب مادي و هو عملية سهلة للترتيب المادي للعلب. الترتيب التسلسلي: يستند أو يعتمد على تسلسل دخول الوثائق الأرشيفية إلى مراكز الحفظ في هذا الترتيب. الترتيب المتقطع: Dis-contenu، غير المستمر طول العلب الأرشيفية : 30 سم العرض: 10 سم الارتفاع: 25 سم تمرين يتعلق بحساب المتر الطولي لمخزن نفتح مخزن، لدينا فيه 6 رفوف، كل رف له واجهتين و كل رف قياسه من حيث الطول 3 م، كل واجهة تتكون من 3 أعمدة. تسمية الرفوف = Epi كل عمود فيه 5 طوابق (حاملات) Etagers. المطلوب: أحسب المتر الطولي لهذا المخزن. لحساب مساحة هذا المخزن بالمتر الطولي فالعملية سهلة و بسيطة، تتم عملية الضرب حسب المعطيات كما يلي: 3 * 2 = 6 أعمدة 6 * 5 = 30 حاملة 30 * 6 = 180 قبل التكلم عن النتيجة، نوضح: 3 = الأعمدة 2 = الواجهتان 5 = الحاملات 6 = الرفوف الموجودة في المخزن حسب المعطيات و بعد الحساب فإن المخزن مساحته 180 متر طولي عرض العلبة في 10 و هذا يعني 10 * 10 = 100 م أي 1 م طولي المخطط: حلقة حياة الوثيقة من إنشائها إلى غاية أرشفتها النهائية سيتم وضعه في ملف محمول. القانون يجبر المؤسسات ذات الطابع العمومي على دفع الأرشيف Administration centrale الإدارات المركزية لها الأولوية ---- Ministére----لدفع الوثائق إلى الحفظ النهائي مثال: وزارة التعليم العالي: نجد مديرية لتسيير الوثائق الأرشيفية تدفعها إلى الأرشيف النهائي، فهي التي تقوم بالعمليات الأرشيفية. و لكن من جهة معاكسة: قسم علم المكتبات-----كلية بوزريعة------جامعة الجزائر-----وزارة التعليم العالي قسم علم المكتبات لا يملك الأولوية لدفع الوثائق الأرشيفية. 1) - عملية الدفع الداخلي: يتم هذا النوع من الدفع على مستوى إدارة معينة (وزارة، مؤسسة عمومية أو خاصة). و يتمثل في دفع أرشيف مختلف المصالح الإدارية وفق معايير معينة إلى مصلحة أرشيف المؤسسة المعنية التي تتكفل بترتيبها، معالجتها، تصنيفها لأغراض الاستعمال الداخلي (لا تبلغ إلا داخل المؤسسة إلا في حالات التفتيش). و تخص هذه العملية الوثائق التي انتهت مدة استعمالها و فائدتها اليومية على مستوى المصالح التي أنتجتها حيث تصبح من الجيل 2، و هي الوثائق التي ينص عليها القانون و يجبر المؤسسات بدفعها إلى مصالح الأرشيف قصد معالجتها و حفظها ريثما يتبين (حسب جدول الحفظ) و بعد انقضاء آجال حفظها على مستوى مصلحة ما قبل الأرشفة النائية Le Pré-archivage، (الحفظ المؤقت). حيث يحدد مصيرها النهائي و يعني هذا هل يجب دفعها إلى مصالح الأرشيف الوطني في حالة توفرها على شروط ذات قيمة إدارية دائمة (حفظ نهائي)، أو يجب هدمها أو إقصاؤها أو في حالة عدم توفرها على القيم السابقة؟. و في كلتا الحالتين يحب على مسؤولي الإدارة الأصلية و خاصة مسؤول الأرشيف أن يقوم بإعداد ما يسمى بحافظة الدفع للأرشيف في حالة دفعها كلها أو جزء منها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني أو إعداد حافظة إقصاء بالنسبة للوثائق التي لا تكتسي أهمية تاريخية و لكن بعد إنقضاء آجال حفظها على مستوى مصلحة الحفظ للمؤسسة (أي مصلحة الأرشيف المؤقت). 2) - حافظة الدفع الخارجية: يتبع... |
2) - حافظة الدفع الخارجية: و يقتضي الأمر في هذه الحالة استعمال حافظة دفع مقننة على مستوى مصالح الأرشيف الوطني على عكس ما هو معمول به في الدفع الداخلي و تستعمل هذه الحافظة على مستوى مصالح الأرشيف الوطني في حالة دفع وثائق أرشيف ذات قيمة تاريخية تقوم بها المؤسسات و الإدارات العمومية و الخاصة، كما تنص عليه القوانين في هذا الإطار من حيث سير العملية التي يجب أن تحضر بالتنسيق بين المؤسستين (المؤسسة الدافعة و المستقبلة) مع الأخذ بعين الاعتبار المقاييس العلمية و المادية و القانونية المنصوص عليها في هذا المجال. وظيفة جدول الدفع (الحافظة) : هي الوثيقة الأساسية التي من خلالها يمكن إعطاء الصفة الرسمية الإدارية و القانونية و العلمية لعملية الدفع و تستعمل كدليل يثبت هذا الإجراء و يثبت محتوى الوثائق المدفوعة . تعتبر حافظة الدفع وسيلة تسيير و بحث في ميدان الأرشيف . وسيلة تربطالعلاقة بين المصلحة الدافعة Le Service de versemen، و مصلحة إدارة الأرشيف . و تتكون حافظة الدفع من جزئين أساسيين، كل منهما له وظيفته الخاصة الجزء الأول: الصفحة الأولى: يتكون محتواها من عناصر أساسية و ضرورية من حيث المعلومات التي يجب توفرها و الخاصة من جهة بالمصلحة أو المؤسسة الدافعة و عدد و محتوى و تواريخ الملفات و العلب التي تم دفعها من جهة أخرى و منها : 1) - خانة خاصة بالتعريف الدقيق للمصلحة الدافعة . 2) - خصائص الوثائق المدفوعة (عنوان الدفع - التواريخ القصوى للوثائق المدفوعة و كذت عددها ) 3) - إمضاء مسؤول المصلحة الدافعة . 4) - تاريخ الدفع . 5) - معلومات إن أمكن ذلك حول تواريخ الإقصاء و التبليغ . أما مجموعة الأوراق التي تشكل الجزء الثاني من حافظة الدفع Les Feuilles d'intercalaires و تتكون من الخانة الأولى التي يتم جرد كافة الوثائق المدفوعة و يكون الترقيم بتسلسل من 1 إلى ما لا نهاية و هي الأرقام نفسها التي تكتب على العلب أو تسجل عليها و الوحدات . أما الخانة الثانية تسجل فيها معلومات عن محتوى الوقيقة أو الوحدة الشكلية و ذلك من خلال وصف سطحي و لكن دقيق لمحتوى الملفات . أما الخانة الثالثة فتبين التواريخ القصوى لكل علبة أو حزمة . في الدفع الداخلي و الخارجي يجب وضع نسخ لجدول الدفع، ففي الدفع الخارجي أي مثلا على مستوى الأرشيف الوطني هناك 3 نسخ . |
تابع لعملية الدفع
تابع لعملية الدفع يجب أن تحرر حافظة الدفع من 3 إلى 5 نسخ و ليس أقل من 3 نسخ . الأولى خاصة بالمصلحة الدافعة و النسختين خاصة بمصلحة الأرشيف فتستعمل الأولى في السجل Le Chrono، لاستعمال هذه السجلات هناك طريقتين : مثلا لدينا 10 مصالح دفعوا إلى مصلحة الأرشيف و في السجل نضع الوثائق الخاصة بتلك المصالح، فكل مصلحة نضع اسمها أي أنه بين كل مصلحة هناك فاصل يحمل اسم كل مصلحة و هذا نوع من التنظيم . يمكن أن نضع لكل مصلحة سجلها الخاص بها . أما الثانية فتستعمل كفهارس لأغراض البحث و يمكن ترتيبها أيضا بـ Chrono، في الأرشيف الوسيط . السند القانوني لعمليات الدفع : إن المرسوم 87-11 المؤرخ في 6 جانفي 1987 و المتعلق بإنشاء مركز الأرشيف الوطني ينص كما جاء في البند رقم 4 و المتعلق بمهام مركز الأرشيف الوطني أن هذه الأخير من مهامه : حفظ الوثائق الأرشيفية . جمع الوثائق الأرشيفية . استغلالها و تبليغها للمواطنين و الباحثين . إعداد رزنامات الحفظ و أطر التصنيف Cadre de classement، و اجراءات الدفع و الإقصاء و كذا إعداد الفهارس . تحسيس المؤسسات الوطنية و الخاصة على دفع وثائقها ذات القيمة الإدارية و التاريخية إلى مراكز الحفظ و على الخصوص المركز الوطني للأرشيف (الجزائر) . امكانية استرجاع الوثائق ذات الأهمية التاريخية للدولة بقوة القانون . كما يسمح هذا القانون بشراء الوثائق ذات القيمة . كما يمكن تحويل الوثائق من مصالح الحفظ المؤقت إلى الأرشيف الوطني . كما يسمح بالإعارة و هذا لأغراض البحث . العناصر الأساسية التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في معالجة الأرشيف الوسيط : 1 - هو وجوب أن تبقى الوثائق المدفوعة بصفتها من الجيل 2 ملك للمصلحة الدافعة أو الوحدة الإدارية التي أنتجتها . و يعتبر هذا التحويل إلى مركز أرشيف المؤسسة بمثابة تحويل المسؤولية على هذه الوثائق من المنتج إلى مصلحة الأرشيف المستقبلة، و لا يمكن تبليغ هذه الوثائق إلا بتسريح من المصلحة الأصلية أو الدافعة . 2 - لا يقبل بأي تغيير في النظام الداخلي الذي يوجد عليه الرصيد المدفوع (مبدأ احترام وحدة أو بنية الرصيد أو مرجعيته)، و هو كذلك فيما يخص إقصاء الوثائق أو معالجتها نهائيا بدون موافقة المصلحة الدافعة . 3 - يجب |أن يطون الرصيد المدفوع قابلا للتبليغ من المؤسسة الدافعة ابتداءا من تاريخ دفعه و ذلك لاحتياجات العمل أو امكانية الرجوع إليه ببساطة . 4 - على الأرشيفي أو أمين المحفوظات مسؤول مصلحة الأرشيف المستقبلة للوثائق ألا يقبل المدفوعات خارج الإطار التنظيمي الموضوع مسبقا المتفق عليه بين الطرفين : - تحضير المدفوعات تحضيرا علميا على مستوة مختلف المصالح أي : أ - جرد الوثائق من الجيل 2 . ب - تحضير آجال حفظها بتعيين المدة الزمنية التي تقضيها الوثائق على مستوى مركز أرشيف المؤسسة ثم مسارها بع هذه المدة، (أي الإقصاء أو الدفع إلى مصالح الأرشيف التاريخي) . (المسار يعني حفظ نهائي أو إقصاء) ج - ترقيم العلب و كشف محتواها أو وصفها . د - ملأ حافظة الدفع بطريقة مقننة و تقديمها إلى رئيس مصلحة الأرشيف قبل عملية تحويل الوثائق قصد مراجعتها و تخطيط إجلااءات الدفع . هـ - ترتيب الوثائق المدفوعة باسم المصلحة الدافعة ترتيبا زمنيا و رقمي متواصل . أنظمة الكشف و التعرف على المدفوعات : يتبع ... |
للإشارة فقط
السلام عليكم أريد التعقيب على بعض المشاركات في هذا الموضوع هذا الموضوع يتناول دروسا لمحاضرات متعلقة تخصص الأرشيف فقط و العنوان قد كان محددا دروس محاضرات في تخصص الأرشيف و ليس مساحة لوضع مقالات، من فضلكم يرجى عدم الخلط |
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
شكرا الأخ anameri موضوعات رائعة وطريقة أروع في سرد المعلومات. |
شكرا بارك الله فيك على هده الافادة
|
شكرا يا أستاذي المحترم علي هذه المعلومات / أولادحسيني يوسف 3 ل م د
|
شكرااااااا |
شكرااااااااااااا
|
السلام عليكم ممكن اخي الكريم تعطيني فكرة اونموذج يساعدني في تنظيم وارشفة رصيد مديرية البريد وتكنولوجيات الاعلام والاتصال لولاية مستغانم كنموذج ...................................
|
هناك مؤلف جديد من المديرية العامة للارشيف الوطني الجزائرييحوي جميع المناشير المتعلقة بالارشيف تساعد الارشيفيين في تسيير و تنظيم ارشيف الادارات
|
ان تحصلت على المؤلف الخاص بالمناشير المتعلقة بالارشيف سيساعدك في تسيير ارشيف مديريتك.. بالتوفيق
|
اقتباس:
و عليكم السلام عليك طلب االهيكل التنظيمي للمؤسسة لمعرفة المصالح و المديريات الموجود و عليك أن تعرفي كيف يعملون و من تم حاولي الاستفسار عن كل الأمور المتعلقة بمصلحة الأرشيف و بالأرشيف اسألي مثلا عن جدول الدفع و عن المصالح التي تدفع و كيف تدفع وثائقها هل تدفع بشكل عشوائي أم هناك نظام معين ما هو؟ عليك جمع المعلومات الممكنة قبل التقدم لأي شيء . ستقومين بعملية تشخيص وضعية الأرشيف من خلال إعداد تقرير عن الوضع و من تم دراسة تقومين فيها بوضع برنامج لتنظيم الأرشيف. تنظيم الرصيد الأرشيفي يكون حسب السلسلة الأرشيفية مهما كان نشاط المؤسسة و وفقا للمعايير و النصوص القانونية (عليك الحصول على نسخة من المؤلف كما ذكر الأخ عبد القادر راسلي مديرية الأرشيف الوطني) حاولي جمع المعلومات و أطلعينا على الوضع حتى نتمكن من معرفة الوضع للمساعدة أكثر. بالتوفيق لك |
شكرااااااااااااا
|
اخوتي الأفاضل تعبت كثيرا في منتديات اكثر كي احصل على إجابة لسؤالي : اختصاصات ادارة وحدات الارشيف ( الصادرة - الواردة - متابعة المراسلات )
ارجوووووووووكم ساعدوني : ( |
مدونة ahmedition
ahmedition.blogspot.com
مدونة تهتم بمجال علم المكتبات و تكنولوجيا المعلومات و الأرشيف |
الف شكر وتحية
|
الف شكر ومع دعواتنا الخالص لك علي الشرح المفصل
الحقيقه دعيت دعاء من الاعماق علي التوضيح والشرح الوافي |
مشكورين على المعلومات , القيمة
|
| الساعة الآن 07:23 PM. |
Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd.
جميع الحقوق محفوظة لـ : منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات
المشاركات والردود تُعبر فقط عن رأي كتّابها
توثيق المعلومة ونسبتها إلى مصدرها أمر ضروري لحفظ حقوق الآخرين