منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات - التشريع والارشفة الالكترونية

التشريــــــع

§مجموعة القواعد العامة المجردة الصادرة عن السلطة العامة المختصة في الدولة التي تُبيح أو تحظر أو تنظم حق أو مجموعة حقوق.

§بعبارة أخرى هو كل قاعدة قانونية تصدر عن السلطة المختصة في وثيقة مكتوبة.

§التشريع قابل للإلغاء أو النسخ بحيث يمكن ازالتهُ ووقف العمل به برفع قوته الملزمة بالنسبة للمستقبل ويكون الالغاء صراحة أو ضمنياً.

§السلطة المختصة بحسب الاصل بسن التشريع هي المجلس التشريعي.
أنواع التشريعات

تتدرج انواع التشريعات في اهميتها وقوتها حسب الدور الذي تلعبهُ في تنظيم الحياة

الاجتماعية،ومن مظاهر هذا التدرج خضوع البعض منها للبعض الاخر.

يترتب على تدرج التشريعات في القوة،وجوب تقيد كل صورة من صور التشريع بالصورة التي تعلوها، ومن أنواع التشريع هي:

.1التشريع الاساسي أو الدستور.

.2التشريع العادي.

.3التشريع الفرعي.

فالتشريع الاساسي أو الدستور يعلو على كل من التشريع العادي والتشريع الفرعي،والتشريع العادي يعلو على التشريع الفرعي.
الأرشفة الالكترونية

v

vيطلق عليها كذلك الأرشفة الآلية، نظم أدارة الوثائق وهي أمكانية تصوير فهرسة الوثائق وتحويل بياناتها وفي ذات الوقت توفر للمستخدم طرق كثيرة لاسترجاعها والاطلاع عليها وتداولها ألكترونياً بسهولة.

vظهرت هذه التسمية في بداية الثمانينات وكان الهدف منها هو حفظ الوثائق غير النشطة ذات القيمة القانونية أو القيمة الإدارية طويلة المدى بهدف حمايتها من التلف.

مراحل الارشفة الالكترونية

المرحلة الأولى الإستراتيجية:حيث يجب أن نتأكد أولا بأن الخدمة التي سيتم تقديمها متوافقة مع الخدمات التقنية الأخرى التي تقدمها المنشأة سواء لموظفيها في الداخل أو لعملائها في الخارج وأنها متناسقة مع الأهداف الإستراتيجية التي تسعى لها المنشأة. وهنا يجب الانتباه الى أمرين أساسيين لهما أهمية في تحديد مدى القدرة على تنفيذ الخدمة من عدمه ومدى الحاجة لها وهما المال اللازم لتنفيذ الخدمة المطلوبة وتكلفتها على المنشأة وأيضا حجم الطلب المتوقع على الخدمة من قبل المستخدم وهذا بدوره بحاجة لدراية بالمستخدمين في المنشأة وطبيعة عملهم ومدى احتياجهم للخدمة وفي أي الأوقات ولماذا فهذه المعلومات ضرورية قبل لشروع في الخدمة..
المرحلة الثانية التصميم:حيث يتم توثيق وتوصيف الخدمة التي سيتم تقديمها ومتطلباتها بشكل واضح وإضافتها الى كتالوج الخدمات الخاص بالمنشأة والذي يوضح بدوره القيمة التي تؤديها تلك الخدمة للمستفيدين وما يتعلق بها من وظائف وسياسات, وأيضا يتم تحديد الأسس والمعايير التي سيتم بناءا عليها تقديم الخدمة للمستفيدين وفقا لتوقعات الاستخدام التي تم تحديدها سابقا وطبيعة المستخدمين حيث من الضروري الاتفاق على ذلك قبل بدء الخدمة ويشمل ذلك مدى توافر الخدمة والقدرة الإستيعابية لها ومدى إستمراريتها وعند إنقطاعها والأمان والسرية المرتبطة بها وذلك على جميع المستويات (المعدات والبرمجيات والخدمة ذاتها)

المرحلة اثالثة التحول والبناء: حيث يتم هنا بناء وتطوير الخدمة ذاتها وتجهيزها للاستخدام وهنا فقط -ويعد أن تم الاتفاق على الخدمة ذاتها- يتم الشروع في مشاريع لبناء المنتجات والخدمات المتعلقة بها أو شراؤها من الموردين كما يتم أيضا نقل المعرفة لمن سيقومون على تشغيل الخدمة وتوفير كافة المعلومات والبيانات والخبرة المتعلقة بالخدمة لكافة العاملين بها وذلك من خلال نظام مركزي للمعرفة وإدارة أصول ومتعلقات الخدمة من معدات وبرمجيات وبشكل دقيق ومتابعة أي تغييرات يتم طلبها من قبل المستخدمين أو التقنيين على الخدمة والتأكد من فائدتها وتكلفتها والعوائد الناتجة عنها قبل الشروع في تنفيذها..

المرحلة الرابعة التشغيل وهي المرحلة الأساسية لأي خدمة والتي يتم فيها تشغيل الخدمة على أرض الواقع وتوفيرها للمستخدمين لها في الأوقات والإمكانيات والسياسات والمواصفات التي تم الإتفاق عليها مسبقا ويتم متابعة عملية التشغيل من قبل متخصصين تقنيين في المعدات والتطبيقات والتشغيل اليومي كما يتم توفير نقطة اتصال واحدة مع المستخدمين للخدمة كمركز مساعدة للتواصل معهم في حل مشاكلهم والإستجابة لطلباتهم ومنحهم الصلاحيات ومعالجة أي مشكلة تطراء وطلب التغيير على الخدمة عند الحاجة

المرحلة الخامسة التطوير المستمر: حيث يتم قياس مدي نجاح الخدمة وتحديد أي تطوير يجب أن يطرأ عليها لتحسين مستواها وذلك بشكل دائم ومستمرحيث نضمن دائما أننا نقدم الخدمة بالشكل الذي يرضي العميل أو المستفيد من الخدمة ويقدم له القيمة التي تم تأسيس الخدمة من أجلها.
قد يكون التركيز على الخدمة مفتاحاً لنجاح الكثير من المشاريع خصوصا في إدارة المحتوى والمعلومات, فلو فكرنا بالخدمة التي ستكون لسنوات بعد تنفيذ المشروع لكان تنفيذه أكثر دقة وواقعية وقربا للمستخدمين.

متطلبات التحويل الى الأرشفة الالكترونية
Øالأجهزة والالآتHardware:مثل الماسحات الضوئية، الحاسب الآلي، الطابعات والخوادم.
Øالبرامج Software:مثل نظام بايت كويست ByteQuest ونظام إي دوكس eDoX.
Øالبرامج المساعدة:مثل برنامج Wise Image يستخدم لتنظيف الوثائق على النقط السوداء أو الإنحناءات وبرنامج View Rx View يساعد على عرض ومشاهدة 300 نوع من الملفات.
أنواع أنظمة الأرشفة الالكترونية

1.نظام eDoX
SAVE Library System from.2 NewsBank

وظائف أنظمة الأرشفة الالكترونية

نظام eDoX

•يعتبر نظام إيدوكس نظام كامل لإدارة الوثائق وحفظها وأرشفتها

•صمم هذا النظام للمنظمات الصغيرة والمتوسطة.

•يستخدم نظام إيدوكس واجهة تعامل سهلة

•يظهر المعلومات في شكل شجرة بحيث يسهل قراءتها للمستخدم

•يعتبر هذا النظام قليل التكلفة ويحتاج المستخدم لتدريب بسيط لاستخدام النظام.

• يستطيع المستخدم تحميل وتنصيب البرنامج بكل سهولة ومن ثم إدارته.

•يستطيع النظام التعامل مع المستندات باللغتين الإنجليزية والعربية

SAVE Library System from NewsBank

•يقوم هذا النظام على أرشفة المستندات المختلفة سواء كانت نصية أو في شكل صور.

•يتمتع النظام بواجهة تعامل سهلة لجميع المستخدمين.

•يمكن باستخدام هذا النظام لأرشفة المستندات، الصحف، الصور، الرسومات...الخ

•يمكن البحث عن المعلومات باستخدام الحقول المختلفة التي قد تصل إلى 250 حقل من خلال الوظائف المختلفة (And, Or, Not….etc)

•كما يمكن البحث من خلال تاريخ معين أو تواريخ مختلفة أو خلال فترة معين مثل الأسبوع السابق.

•يستطيع النظام البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد

•كما يمكن البحث عن الصور والرسومات

المصدر

http:// ar.wikipedia.org/wiki/