النصوص التنظيمية للارشيف الوطني الجزائري
 

تسعى مؤسسة الأرشيف الوطني الجزائري في تطـوير المهنة الأرشيفية وهذا بإرسـاء قواعـد التسيير الخاصة ووضع النصوص التنظيمية تطـبيقا لقانـون الأرشـيف الـجزائري " قانون المؤرخ في 26جانفي 1988المتعلق بالأرشيف الوطني.
وفي هذا الصدد تم طبع مدونة النصوص التنظيمية 1990-2011 من طرف المديرية العامة.
وبما أني سبق وقد أفدت أعضاء المنتدى بقائمة النصوص الأولى منها التشريعية والتنظيمية التي تراوح عددها بثلاثين نص تنظيمي أي منرقم 01 إلى رقم 30.
سأوافيكم ببقية النصوص التي وضعت ووزعت على المؤسسات المركزية والولائية مؤخرا وعددها 14 نص أي من رقم 31 إلى رقم 44 آخر نص وهي على التوالي :

شكر
 

اشكرك جزيل الشكر أستاذة فاطمة الزهراء لما تقدميه من مجهودات في رقي الأرشيف إلى الأحسن .

شكرا يا استاذة لكن نريد النصوص كاملة

السلام عليكم انا متربصة في معهد التكوين اريد هذه مذكرة توجيهية رقم 38 المؤرخة في 21 نوفمبر 2010 حول إجراءات ترحيل الأرشيف.ارجوامن سيادتكي المساعدة
من اجل اعداد مذكرتي في اقرب وقت و شكرا

بسم الله الرحمان الرحيم .
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .
اليك المذكرة الخاصة بترحيل الارشيف رقم 38 والي كل الاعضاء الذين يهمهم الموضوع .
وبالتوفيق ان شاء الله .



يعد ترحيل الأرشيف من أخطر العمليات التي يتعرض لها الأرشيف خاصة إن لم تتم وفق شروط و ظروف معينة تضمن سلامة الأرشيف من الإتلاف. و نظرا لأهمية الموضوع و حساسيته يتعين على المسئولين أخذ الإحتياطات اللازمة في هذا الشأن من أجل تفادي كل طارئ قد يسيء بذاكرة المؤسسات.

كما يعتبر ترحيل الأرشيف من جراء تغيير مقر الإدارة المعنية أو لأي اعتبار آخر من أهم الأحداث التي تعرض الأرشيف إلى الضياع بل و أكثر من ذلك فترحيل الأرشيف مرتين يعتبر عند الأخصائيين بمثابة حريق يشب بمخزن الأرشيف.

فالتحضيـر لهذه العمـلية يجب أن يأخـذ في الحسبان كل الاعتبارات و المؤشرات التي تحدد الترحيل الجيد بتوفير الظروف المواتية للتحكم في العملية و ضمان السير الحسن لها.

و عليه يتعين على المسئولين القائمين على هذه العملية، في كل الظــروف و مهما كانت الدوافع، أن يمتثلوا للإجراءات الآتي ذكرها قبل الشروع في ترحيل الأرشيف.
1. تغيير مقر حفظ الأرشيف

تعتمد في كل عملية ترحيل الضوابط الموضحة أدناه مع مراعاة حجم الأرشيف و ظروف ترحيله:

-أن يتم إعداد قائمة لجرد الرصيد أو الأرصدة المراد تحويلها.

-أن يكون الأرشيف موضب داخل علب أو رزم مقننة (لا يفوق سمكها 15 سم) تكتب عليها المعلومات اللازمة، توضع داخل علب من الورق المقوى ذات الحجم الكبير و تكتب عليها المعلومات الخاصة بالمحتوى مع السهر على عدم استعمال الأكياس البلاستيكية.

-أن تكون قاعات الحفظ مطابقة للتقنين المعمول به وفقا للنصوص التنظيمية، لا سيما المنشور رقم 13 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 و المنشور رقم 16 المؤرخ في 2 مارس 1999.

-أن يوضع مخطط للمخازن و المكاتب و حتى المخارج (خاص بالمبنى أو القاعة الجديدة) لتهيئة نفس ظروف و إجراءات ترتيب الأرشيف في المقر الجديد قبل الشروع في ترحيله.
-يعاد التوضيب في المكان الجديد إذ اقتضى الأمر لتفادي أي ضياع للوثائق.

-أن يكون الانتقال إلى المكان الجديد موافقا لظروف الحفظ الجيدة من سيئ إلى أحسن و ليس العكس.

2. تهيئة قاعة الأرشيف:

تؤخذ في هذه الحالة التدابير السالفة الذكر في العنصر الأول مع إضافة العناصر الآتية :

-على الأرشيفي أن يحسس المسئولين على إنتاج الوثائق بضرورة وضع أرشيف العمر الأول في علب و وضع البيانات اللازمة عليها و إعداد قائمة الجرد لتفادى الضياع عند عملية الترحيل.

-القيام على مستوى المكاتب بعملية الفرز و الإقصاء لكل الوثائق التي ليست لها أية صلة مع الملفات المسجلة في جداول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاصة بكل إدارة.

-تطبيق ظروف الحفظ وفق المقاييس المعمول بها في مجال الأرشيف، لا سيما المنشورين رقم 2 و 3 الصادرين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني.

-تحضير جداول الدفع و الإقصاء قبل الترحيل و اتخاذ القرار من قبل اللجان المختصة فيها إما بدفعها أو بإقصائها.

نظرا للمسؤولية التي تقع على عاتق القائمين على الأرشيف بصفة عامة و المسئولين على عملية الترحيل بصفة خاصة و بالنظر للنتائج التي قد تترتب عن ظروف الحفظ، فان العمليات المتعلقة بنقل الأرشيف من مكانه الأصلي إلى المكان الجديد تستدعي إعداد الجداول الخاصة بالدفع و الإقصاء وفق النماذج الموضحة في المنشورين الصادرين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني المتعلقين بالإقصاء رقم 31 و بالدفع رقم 32 المؤرخين في 22 أكتوبر 2009.
وعليه فإنني أحرص على ضرورة اتخاذ كل التدابير و الإجراءات اللازمـة و المواتية لهذه العملية حماية لذاكرة المؤسسات مما يستوجب الحيطة و الحذر عند اتخاذ قرار ترحيل ذاكرة الإدارات و المؤسسات قبل الشروع فيه.

تحسبا للتنظيم الجيد للأرصدة الأرشيفية، و حفاظا على سلامة و امن الأرشيف و مساهمة في إعادة تكوين التراث الحضاري و المؤسساتي، أرجو أن تأخذ جميع مصالح الأرشيف التابعة للإدارات المركزية، الجماعات المحليــة و المؤسسات العمومية بعين الاعتبار الإجراءات المحتواة في نص هذه المذكرة.

عبد المجيد شيخي

ارجو منكم المساعدة اريد - مذكرة رقم 35 المؤرخة في 15 نوفمبر 2009 حول إجراءات التكفل بأرشيف المؤسسات العمومية الاقتصادية.

بسم الله الرحمان الرحيم
احيل اليك والي جميع اعضاء المنتدي مذكرة رقم 35 الخاصة بارشيف المؤسسات وبالتوفيق
مذكرة توجيهية رقم 35 المؤرخة في15 نوفمبر 2009 حول إجراءات التكفل بأرشيف المؤسسات العمومية الاقتصادية



تحسبا لاستكمال إرساء القواعد المنهجية الخاصة بتقنيات تسيير أرشيف إدارات و مؤسسات الدولة، لاسيما فيما يخص التكفل بانشغالات قطاع الصناعة و ترقية الاستثمارات، تعكف المديرية العامة للأرشيف الوطني و منذ مدة في إطار الصلاحيات الموكلة لها، على وضع خطة كفيلة بتنظيم إدارة الوثائق على مستوى المؤسسات العمومية الاقتصادية، تماشيا مع أحكام التشريع و التنظيم المعمول بهما طبقا لنص القانون 88/09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني و كذا النصوص التطبيقية الصادرة عن المديرية العامة للأرشيف الوطني في هذا الشأن.

تهدف هذه المذكرة التوجيهية إلى تحسين وضعية أرشيف هذه المؤسسات و الارتقاء بها إلى مستوى مقتضيات العصرنة في ترشيد إدارة المعلومات عن طريق التحكم في مسارها،بالنظر للاهتمام البالغ الذي توليه الوصاية و بشكل أدق المتابعة المباشرة لهذا الملف من قبل معالي وزير الصناعة و ترقية الاستثمارات، لاسيما بعد التوجيهات التي تضمنها المنشور رقم 08/29 المؤرخ في 27 أكتوبر 2008 المتعلق باعتماد نشاط المؤسسات الخاصة في مجال الأرشيف إلى جانب التعليمات التي وردت في المنشور الصادر عن السيد وزير الصناعة و ترقية الاستثمارات رقم 18 المؤرخ في جانفي 2009 و المتضمن تطبيق توجيهات المديرية العامة للأرشيف الوطني في مجال التكفل بأرشيف المؤسسات الاقتصادية العمومية .

إن أولى الخطوات التي يتعين على كافة المؤسسات العمومية الاقتصادية أن تقوم بها تتمثل في التكفل بمهمة توضيح معالم وضعية الأرشيف على المستويين العضوي و الهيكلي بالنسبة للمؤسسات الناشطة، و/أو في طريق الحل أو المنحلة و ذلك على النحو التالي :


على مستوى الموارد البشرية:
على مسئولي شركات المساهمة و التسيير إحداث وظيفة الأرشيف على مستوى كل المؤسسات الاقتصادية العمومية.

ينجم عن هذه الترتيبات:
- هيكلة الوظيفة في إطار الهيكل التنظيمي للمؤسسات المعنية.
- إحداث مناصب شغل تخصص لذوي الاختصاص من الأرشيفيين للقيام بالمهام الموكلة في الوظيفة المهيكلة

1. على مستوى الوسائل المادية:
إدماج الأعباء الخاصة بالتكفل بالأرشيف ضمن الميزانية الخاصة بنفقات الأرشيف التي تضحى نفقات إجبارية على مستوى ميزانية التسيير لهذه المؤسسات.

2. على المستوى التنظيمي:
- العمل بالتنسيق مع مؤسسة الأرشيف الوطني على تقنين إنتاج المعلومة و متابعة مسارها.
- وضع الآليات الخاصة بتسيير الأرشيف و ذلك بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية للمؤسسات بالتنسيق مع مصالح المديرية العامة للأرشيف الوطني.
- تخصيص فضاءات مقننة و ملائمة (بنايات أو مخازن للأرشيف مهيأة) لحفظ الأرشيف و استغلاله و إتاحته للتبليغ عند الضرورة.
- توفير الوسائل المادية اللازمة للتجهيز و الكافية لحفظ و حماية الأرشيف.

تراعي في هذه الإجراءات الانشغالات الحصرية للمؤسسات العمومية الاقتصادية المتعلقة باعتماد الجانب العملي الذي يتطلب القيام بالخطوات الضرورية اللازمة و الكافية لتدارك التأخر الملحوظ على المستويين التنظيمي و التطبيقي للتكفل بأرشيف المؤسسات المعنية الذي يشكل الذاكرة التي تحفظ و تعيد تشكيل نشاطاتها و ذلك تحسبا لتشييد مركز وطني خاص بالأرشيف الاقتصادي مستقبلا.

تنحصر الإجراءات الأولية الواجب القيام بها في هذا المضمار فيما يلي :

- تقييم وضعية أرشيف المؤسسات العمومية الاقتصادية التابعة لشركات التسيير و المساهمة على ضوء تقارير مسئولي المؤسسات و المصفين بالنسبة للمؤسسات العاملة و المنحلة أو في طريق الحل.
- وضع حيز التطبيق الإجراءات الأولية لضمان أمن الأرشيف المعني أينما وجد.
- بالنظر للاهتمام البالغ من اجل السهر على توفير الإجراءات الأولية للتكفل بهذا الصنف من الأرشيف،يتعين الشروع في تطبيق الإجراءات الآتية :
- اعتماد تشخيص و جرد كمي و نوعي لكافة أصناف الأرشيف المحفوظة في المؤسسات المعنية
- إعداد قائمة خاصة بالوثائق ذات القيمة النافذة بالنسبة للمؤسسة.
- إعداد جدول توضيحي لقائمة الوثائق المقترحة للدفع.
- إعداد جدول توضيحي لقائمة الوثائق المقترحة للإقصاء.
تتم هذه العمليات بالتنسيق مع المصالح المعنية للأرشيف الوطني قصد التكفل بكل أصناف الأرشيف الخاص بالمؤسسات الناشطة المنحلة أو التي هي في طور الحل.

انطلاقا من هذه الاعتبارات الخاصة بتنظيم أرشيف المؤسسات و وضع الآليات التقنينية و التقنية الكفيلة بترشيد إدارة المعلومات و التحكم في تسييرها، فإنني أولي الاهتمام البالغ من أجل تطبيق هذه التعليمات و التوجيهات و السهر على المتابعة الميدانية .



المدير العام للأرشيف الوطني
عبد المجيد شيخي

merci madame pour cote législation

شكرا جزيلا جزاكم الله خيراا

السلا م عليكم ورحمة الله وبركاته.
لا شكر علي واجب الاخت اسماء ديلمي والاخ عبد الرحمان بلحاج
وتمنياتي بالفائدة للجميع ووفقنا الله لما يحب ويرضي

المذكرات التوجيهية
 

- مذكرة رقم 31 المؤرخة في 22 أكتوبر 2009 حول إجراءات إقصاء الوثائق الأرشيفية.

مذكرة رقم 32 المؤرخة في 22 أكتوبر 2009 حول دفع الأرشيف.
- منشور رقم 37 المؤرخ في 17 أكتوبر 2010 حول توحيد إجراءات إعداد جداول تسيير وثائق الأرشيف.
- ملحق المنشور رقم 37 المؤرخ في 17 أكتوبر 2010 والمتعلق بإجراءات إعداد جداول تسيير الوثائق الأرشيفية.
- مذكرة توجيهية رقم 44 المؤرخة في 18 ديسمبر 2011 حول إجراءات إعداد وسائل البحث الأرشيفي.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .
الي كل من الاخت "شعلة العلم والي كل اعضاء المنتدي المهتمين بالارشيف هذه النصوص التنظيميةلتعميم الفائدة والتى هي اداة فعالة لمعالجة الارشيف وتنظيمه تنظيما علميا ومطابق للمقاييس العالمية بحلول جزائرية .
يترتب عن تطبيق جداول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاصة بالإدارات المركزية و المؤسسات العمومية ،إقصاء كمية كبيرة من الوثائق الفاقدة القيمة الإدارية و التاريخية.و لما لهذه العملية من وقع و حساسية فيما يخص التمييز بين الوثائق ذات القيمة الدائمة من تلك المنعدمة القيمة، يتعين على الإدارات مهما كانت طبيعتها اتخاذ الإجراءات اللازمة لتنظيم هذه العملية بجدية عن طريق تشخيص دقيق للوثائق المقترحة للإقصاء و التي لا تتوفر على شروط الحفظ الدائم.

تحسبا لتوحيد مناهج العمل فيما يخص التكفل بعملية إقصاء الوثائق و تطبيق آليات تقنيات التسيير الناتجة عن تطبيق جدول تسيير الوثائق الأرشيفية، يتعين كذلك القيام بتحليل دقيق لكل صنف من الوثائق و التحكم في كل المعايير المحددة للقيمة التاريخية، الثقافية، الاقتصادية، الإدارية أو أخرى للوثيقة و المشار إليها في جدول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاص بكل دائرة وزارية أو قطاعية.

و مما لا ريب فيه أن توقيف الإقصاء ينجر عنه تراكم الوثائق التي لا قيمة لها في معظم الأحيان ، كما قد يؤدي إلى اكتظاظ في فضاءات الحفظ و تقليص من أماكن حفظ الأرشيف، مما ينجر عنه بطبيعة الحال عرقلة تسيير الوثائق الأرشيفية في الإدارات.

سعيا منها إلى التقليل من هذا الضغط و تجاوبا لما تمليه النصوص التنظيمية و التطبيقية النافذة في هذا المجال، لاسيما المادة 08 من القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 يناير 1988 و المادة 03 من المرسوم 88-45 المؤرخ في 01 مارس 1988 المحدث للمديرية العامة للأرشيف الوطني، تحث المديرية العامة للأرشيف الوطني البدء في تطهير تسيير الأرشيف بواسطة تطبيق جداول تسيير الوثائق الأرشيفية والذي سيمكن من التحكم تدريجيا في معظم أو مجمل العناصر المكونة للسلسلة الأرشيفية.

و عليه فمن الضروري الشروع على ضوء هذه الاعتبارات في تطبيق الإجراءات الآتية :

- إعطاء العناية الكافية و الخاصة لتحضير الملفات المقترحة للإقصاء.
- تشخيص الملفات المعنية بالأمر و تمييزها عن الملفات الأخرى.
- إعداد قائمة ملخصة لهذه الملفات مع توضيح طبيعة الوثائق، حجم الوثائق و تواريخها القصوى.
- إعداد جدول الإقصاء حسب النموذج المرفق.

أما فيما يخص الظروف المادية لإجراء عملية إقصاء الوثائق فيشترط فيها مباشرة العملية عن طريق الإتلاف التام بواسطة الحرق المراقب أو عن طريق الفرن الصناعي أو تسليمها إلى مؤسسة صنع الورق مع الحضور الإجباري لمسئول الأرشيف للقطاع المعني و ممثل الإدارة أو الأمن أثناء العملية.





عبد المجيد شيخي

تحسبا لعملية الدفع التي ستنجر عن المصادقة على جدول تسيير الوثائق الأرشيفية، لاسيما فيما يخص دفع كميات معتبرة من الوثائق من المكاتب إلى قاعات الحفظ المؤقت و إلى مراكز الأرشيف حسب القيمة المكتسبة و المؤكد للوثائق المعنية، و في حالة ما إذا لم تؤخذ هذه العملية بالحيطة و الحرص، ستتعرض الوثائق أثناء تنقلها إلى خطر الإتلاف.

اتخذت المديرية العامة للأرشيف الوطني في هذا الصدد عدة إجراءات بخصوص مقاييس و تقنيات الحفظ و شروط التوضيب. كما تم التطرق إليها بصفة دقيقة في المنشور رقم 08 المؤرخ في 24 جانفي 1995 و المنشور رقم 964 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 المتعلقين على التوالي بتسيير الأرشيف الإداري و محلات الأرشيف.

و عليه فإن المصالح المنتجة أو المستقبلة للوثائق الأرشيفية ملزمة بصفة مبدئية بفرز ملفاتها المتواجدة على مستوى المكاتب لإقصاء الوثائق المشار إليها أدناه المتمثلة في النسخ المتكررة و تحضير الوثائق ذات القيمة التاريخية المعنية بالدفع. كما يتعين على كل المصالح متابعة و تطبيق الإجراءات الخاصة بالتسيير المحكم لحركة الوثائق منذ إنتاجها إلى غاية بلوغها مصيرها النهائي، لاسيما تلك المتعلقة بالعمليات التالية :

- فرز الوثائق في الطورين الأول و الثاني قبل دفعهما للمصالح المكلفة بالحفظ.
- إعداد محاضر أو بطاقات الجرد الخاصة بالوثائق المعنية.
- منع دفع الوثائق التي لا تتوفر على جدول الدفع.





تحسبا لتوحيد مناهج تسيير و متابعة مسار حياة الوثيقة إلى غاية دفعها، فقد أعدت مصالح المديرية العامة للأرشيف الوطني النموذجين المرفقين لجدول دفع الأرشيف لتعتمد عليها الإدارات و المؤسسات عند دفع الأرشيف على المستويين الداخلي (الحفظ المؤقت) و الخارجي (الحفظ النهائي) و ذلك طبقا لما ورد في جدول تسيير الوثائق الخاص بكل هيئة.








عبد المجيد شيخي






Ministère/Wilaya/Entreprise :وزارة/ولاية/مؤسسة:
S/Direction des archives et de la documentation : المديرية الفرعية للأرشيف و التوثيق: Service des archives مصلحة الأرشيف
Localisationمكان التخزين........................................... .....................................
Métrage linéaire متر الخطي............................................. ................................
Etat physique الحالة المادية .................................................. ..........................








مركز الأرشيف الوطني Centre des Archives Nationales
قسم الحفظ و المعالجة Département de la Conservation Et Traitement
مصلحة الحفظ و التبليغ Service de la Conservation et Communication






كثيرا ما تعترض الإدارات المركزية في إدارتها و استعمالاتها المتعددة للوثائق الحية التي تخص نشاطاتها المستقبلية، مشاكل معقدة تتعلق بكيفية تسيير و تصنيف و فرز وثائقها، مما يشكل عائقا جديا يحول دون نجا عتها.

يرجع الغموض الذي يكتنف هذه المفاهيم أساسا إلى عدم وجود مخطط لحفظ و تسيير الوثائق الإدارية، و بالنظر لهذه الصعوبات التي تظهر غالبا في تسيير الوثائق الخاصة على هذا المستوى، يتعين إجراء مراقبة صارمة و متابعة مستمرة للوثائق التي تعتبر مورد معلوماتي في غاية الأهمية.

تجسيدا للأهمية التي توليها الدولة الجزائرية اتجاه الأرشيف و إبرازا لوقعه على ذاكرة المؤسسات مستقبلا، لاسيما فيما يخص تنظيم و تسيير الوثائق الإدارية و تطبيقا لمهامها المتعلقة بالتدعيم و التوجيه، أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني أداة توجيهية تمكن الإدارات المركزية و مختلف المؤسسات والهيئات العمومية في الوهلة الأولى من وضع قائمة تجمع كل الوثائق المنتجة و / أو المستلمة في إطار نشاطاتها و إعداد فيما بعد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية لمجمل وثائقها الإدارية تبعا للخطوات الموضحة في ملحق هذا المنشور.

يستجيب هذا الدليل للانشغالات التي مافتئت تبديها الإدارات و المؤسسات العمومية بغية ترشيد إدارة الوثائق و وضع منهج نموذجي واحد و موحد فيما يخص تنظيم تسيير الأرشيف عبر أطواره المختلفة. كما يشكل مرجعا تنظيميا يساعد على التكفل بوضعية أرشيف الوزارات و المؤسسات العمومية.




يتعلق الأمر خاصة بالنشاطات التي تمارسها الإدارات العمومية، بدءا من تكوين الأرشيف أو الملفات في أول مسارها إلى غاية إتمام تكوينها و استغلالها. كما يرسم الدليل المميزات الخاصة بكل إدارة بغض النظر عن الملفات المتعلقة بالنشاطات المشتركة لمختلف الإدارات التي تم التصدي لها في المنشور رقم 1 الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني الصادر بتاريخ سبتمبر 1990 .

يهدف الجدول إلى تحديد المشاكل و الالتباسات التي تعيق التسيير العقلاني للأرشيف على مستوى الإدارات و مختلف مؤسسات الدولة و تقنين مسار حياة الوثيقة الإدارية بما فيها الفترة الانتقالية التي تمر بها منذ اكتسابها قيمة التسيير إلى غاية حصولها على قيمة الحفظ النهائي لتكون مصدرا للبحث و إثبات الحقوق.

إن تكريس هذه المقاربة يؤدي حتما إلى تطبيق أنظمة مقننة و موحدة في تسيير الوثائق الإدارية على كل المستويات و منها تحديد دور و أهمية و كذا مصير ما سيشكل غدا ذاكرة مؤسسات الدولة.

تحسبا للتطبيق الفعلي و الأنجع لهذه العملية، يجدر التأكيد على الطابع الإلزامي لإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية على كل مستويات الإدارات و المؤسسات الجزائرية و ذلك حفاظا على التراث الوثائقي و المؤسساتي،عن طريق التكفل الأليق به على المستويين التقني و التنظيمي و استغلاله وفق القواعد المشار إليها أعلاه، خدمة للذاكرة و ديمومة الأداء المؤسساتي لمختلف هيئات الدولة.

لذا أرجو أن تعطى كل العناية للسهر على متابعة تطبيق مضمون هذا المنشور، بالحرص على أن تسند المهمة لذوي الاختصاص من الأرشيفيين تحت إشراف المسئولين المعنيين على مستوى الدوائر الوزارية و الهيئات و المؤسسات تحت الوصاية.

عبد المجيد شيخي

قصد التحكم في هذه العملية و تجنب المعلومات غير الكاملة، يتعين على المكلف بمهمة جمع المعلومات و إحصاء أصناف الوثائق، الشروع في العمل الميداني أي الاتصال الفعلي بالهياكل التي يقع على عاتقها إنتاج و معالجة و تكوين الملفات لتزويدهم بكافة المعلومات و التوجيهات إلى جانب العمل المنتظر منهم في هذا الإطار حتى يتسنى له الحصول على كافة المعطيات التي تخص الملفات، طبيعتها و المعالم المتعلقة بظروف إنتاجها و مآلها.

الجرد و / أو المقابلة

يقتضي كل جرد المعاملة الكتابية بحيث يطلب من الهياكل المنتجة للوثيقة تحضير جرد مدقق و محكم لكافة الوثائق التي تنتج أو تستقبل على مستواها في إطار مزاولة نشاطاتها الرسمية مع التأكيد على الإجراء المتمثل في وصف شكلي و مراعاة إمكانية اقتراح مدة الحفظ لهذه الوثائق على مستوى الهيكل المنتج للوثيقة. ويقع على الأرشيفي أو المسئول عن هذه المهمة، عملية التأكد من مطابقة الجرد الذي يقدم له مع الواقع و كذا مع الطبيعة القانونية للوثائق المعنية.

أما المقابلة فإنها أكثر أهمية ذلك أنها تساير واقع التسيير الإداري و تتماشى و التعامل العلمي لإدارتنا و ذلك بالنظر إلى الوضعية التي يعاني منها أرشيفها. تتطلب هذه الطريقة التنقل إلى الهياكل نفسها و محاورة المسئولين المعنيين بصفة مباشرة و إشراكهم في العملية.




1. الأجزاء المكونة للجدول

تقديم الجدول

الطريقة المثلى في تقديم الجدول أن يكون ملما بكل الجوانب و التفاصيل المتعلقة بظروف نشأة الوثيقة و يشترط فيه أن يحتوي على:

- التعريف بالإدارة أو الهيئة المنتجة للوثائق و المعنية بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية.
- التعريف بالمفاهيم و المصطلحات و كذا الرموز الخاصة بالترتيب لأصناف الوثائق المعنية بذلك و المستعملة في إنجاز جدول تسيير الوثائق الأرشيفية.
- تقديم جدول تسيير الوثائق الأرشيفية : يستحسن تقديم المجموعات المكونة للملفات أو الوثائق حسب الهيكلة أو التسلسل الترتيبي لنشاطات الإدارة المعنية أو بالأحرى حسب الهيكل التنظيمي المتضمن تنظيم مختلف هياكل المؤسسة أو الهيئة.

و موازاة لهذه البيانات، تحتوي أقسام الجدول على المعلومات الأكثر دقة المتعلقة بالنقاط التالية :

مقدمة الجدول :
- تحتوي على نبذة تاريخية للمؤسسة تضم التعريف و كذا نظرة وجيزة حول صلاحيات و مهام الإدارة المعنية، هيكلتها و مع إلزامية تقديم الهيكل التنظيمي للإدارة.
- إيضاحات حول المفاهيم و الرموز المستعملة في تحديد مدة الحفظ.

رمز الملف
يجدر التذكير بضرورة السهر على تقديم السلسلة أو الملف أو الوثائق طبقا لهيكلة الوظائف و النشاطات الخاصة بالهيئة أو الإدارة المعنية و أحسن طريقة للعمل المنهجي في هذا الشأن أن يستعان بالنص التنظيمي المنشئ للإدارة و الذي ينص على الهيكل التنظيمي لها.

فبالإضافة إلى الأهمية التي يقدمها هذا القسم فيما يخص تصنيف الملفات، فإنه يمكن من وضع ترتيب موضوعي يضمن متابعة سهلة للوثائق عبر مختلف المستويات التي تمر بها الوثيقة.

عنوان الملف

- تكمن أهمية عنوان الملف في كيفية تقديمه و سهولة فهمه، فإن تبسيط و توضيح العنوان تمكن من التعريف أكثر بفحوى الملف و تسهل الفهم بالنسبة لسلسلة الوثائق و تعريف أو تشخيص أسرع.

- كما تمت الإشارة إليه فيما يخص إعداد القائمة الشاملة فمهمة اقتراح تحديد عناوين السلاسل و الوثائق التي هي بحوزة هياكل الإدارة، ترجع إلى مسؤولي الهياكل نفسها. و تتم هذه العملية بالتشاور و التعاون مع المكلف بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية و ذلك بعد جمع الوثائق على شكل ملفات.

و عليه فإتباع المراحل المدونة أدناه تصبح ذات أهمية قصوى إذ تحدد مدى نجاعة التحكم الوثائق و جمعها لهذا الغرض.

- تفادي العناوين الشاملة (العموميات).
- تفادي الترتيب في القائمة لعدة ملفات متشابهة و لكن العمل على جمعها في سلسلة و ضبطها بعنوان دقيق.
- تسجيل السلاسل التي تحوزها الإدارة فعليا، و التي تدخل ضمن الملفات المقترحة لهذا الغرض و جاري العمل بها في إطار تسيير مهام الهياكل.

وصف مضمون الملفات

التعريف بمضمون الملفات يتم انطلاقا من الحالة الوصفية لكل ملف و الوثائق المكونة له حسب نموذج كل وثيقة، يتم إدماج هذه المقاربة الوصفية لبساطتها و تكمن أهميتها فيما يلي :

- السماح بتجميع الوثائق و الملفات ذات الطبيعة والنشاط نفسه.
- اجتناب تكرار نفس الوثائق على مستوى عدة ملفات.

الوعاء
المادة الحاملة لكل نوع من أنواع المعلومات –المكتوبة، السمعية، البصرية، الرقمية....ألخ

مثال
الورق، الأفلام المصغرة (ميكروفيلم)، الأوراق المثقوبة، اسطوانات، أشرطة مغناطيسية. يعمل هذا العامل على تحديد المادة، الوعاء أو السند المستعمل و إتاحة مقاربة تثمين قيمة و أهمية المعلومات.

و في هذا الحال يجب تعيين خصوصيات كل سند برمز تذكيري.

مثال
الأرشيف المكتوب
- الورق و
- المخطوطات م.خ
- المطبوعات م.ط.

الأرشيف السمعي البصري و الإلكتروني
- شريط مغناطيسي ش.م
- اسطوانات أ
- ميكروفيلم أ.م.
- فيلم ف.
- شريط ضوئي ش.ض.
- قرص مرن ق.م.
- قرص مضغوط ق.مض.




المصلحة الحائزة على الملف

في بعض الأحيان تكون اختيارية إلا أن الإشارة إليها تمكن من التعريف بأصل الوثيقة أو مصدرها، و من جهة أخرى، المتابعة المنطقية لتسيير الوثائق، و في نفس السياق إمكانية تكوين أرصدة متجانسة.

ففي خضم الإنتاج الواسع و السريع للوثائق الجارية على مستوى الوزارات و الهيئات العمومية، يجدر التركيز على ضرورة دمج المصلحة الحائزة على الملف التي تتيح لنا معرفة و تحديد :

- الجهاز أو الهيئة الحائزة.
- مكان معالجة، حفظ و استغلال الوثائق (المكاتب، المصالح، المديريات...)
- مصدر الوثائق أثناء عمليات الدفع.
- تسمح بجمع الوثائق الصادرة عن نفس الهيكل

و بالتالي فهي تشكل العامل الأولي و الأساسي الذي يرمي إلى تطبيق مبدأ احترام الأرصدة، الذي يحفز من جهة، تسيير منطقي و فعال في الطورين الهامين لتسيير الوثائق، و من جهة أخرى، يساعد و يشارك في إزاحة اللبس في حالة ما إذا حدث تغيير أو دمج في صلاحيات الهيئات أو الهياكل.

مدة الحفظ

تعتبر هذه المرحلة ذات أهمية قصوى في التصميم و الإعداد للجدول و بالتالي للتسيير الأنجع و المتابعة الأمثل لتسيير الوثائق و تنظيمها. ففي هذه المرحلة كذلك يكلف المسئول بإعداد جدول الحفظ بالقيام بهذه المهمة المتعلقة باقتراح مدة الحفظ للوثائق بالتعاون مع مسئولي الهيكل المعني و كذا الاقتراحات المتفق عليها فيما يخص المصير النهائي للوثائق و ذلك قبل إيداعها لدى المديرية العامة للأرشيف الوطني لمناقشتها و المصادقة عليها.



تذكير
تجدر الإشارة إلى أن مدة الحفظ تسجل على مستويين :

المستوى الأول
هو المستوى الجاري فيه العمل بالوثيقة أو ما يسمى بالمرحلة الجارية، مرحلة التسيير المكثف للوثيقة على مستوى الهياكل المستعملة و ذلك لتداول استغلالها لفائدة التسيير.

المستوى الثاني
تخص هذه المرحلة الشطر الثاني من عمر الوثيقة حيث تضمحل القيمة الإدارية و بالتالي الاستعمال العادي و الجاري على مستوى الهياكل المنتجة و المستعملة لها، إذ تنقص ضرورة تواجدها على مستوى هذه الهياكل باستمرار، وتدعى هذه مرحلة الحفظ الوسيط، المرحلة الممهدة لتحديد مآل الوثيقة إما بالحفظ الدائم لفائدة الباحث التاريخي و الشهادة أو بالإقصاء.

- تحدد مدة الحفظ على هذا المستوى حسب الوقت الذي سيستغرقه استعمال الملف على مستوى المكاتب لأغراض إدارية و شرعية و ذلك حسب طبيعة الملف أصلا.
- يتعين فيما يخص الوثائق الوسيطة و المعدة للحفظ المؤقت، تحديد مدة حفظها بعد عمليتي الفرز و الترتيب على مستوى مصلحة الأرشيف للإدارة المعنية و ذلك لغرض الاستعمال المستقبلي بصفة سهلة و مرنة، و كذلك تهيئتها للمرحلة النهائية.

لتحديد مدة أو فترة الحفظ على هذين المستويين يمكن أن نلجأ إلى الرموز أو البيانات التالية :

1. عدد السنين 02 (سنتين) 05 (سنوات)
2. عدد الأشهر 08 (أشهر) 19 (شهر)
3. حفظ الوثيقة إلى غاية انتهاء القضية
4. حفظ الوثيقة إلى غاية استبدالها (نص تشريعي، تنظيمي، مذكرة ...)

فيما يخص النقطة الثالثة المتعلقة بعبارة "الحفظ إلى غاية انتهاء القضية" يمكن أن تطبق على سبيل المثال على ملفات المستخدمين التي تحفظ الوقت اللازم للمسار المهني و لإثبات الحقوق، و نفس الأمر بالنسبة لملفات البناء و التعمير و كذا الملحقات القضائية.

يحتفظ في هذه الحالة بالملف في الهيكل المنتج أو المعني بالقضية إلى غاية انتهاء القيمة القانونية للاستعمال أي عند بلوغ الغاية التي أنشء من أجلها الملف و ذلك بتسوية القضية نفسها.

النقطة الرابعة المتعلقة بعبارة "الحفظ إلى غاية استبدال الملف أو الوثيقة بوثيقة أخرى تحمل نفس القاعدة القانونية أو التنظيمية المنشأة لها" و لكن في صيغة و نظرة جديدة و فور استبدالها تصبح غير مستعملة.

تجدر الإشارة إلى أن هتين الملاحظتين أو العبارتين لا يمكن اللجوء إليهما إلا في المرحلة الثانية (الوسيطة)

اقتراحات بالنسبة للطور الثالث

في حالة انعدام استعمال الوثيقة لأغراض التسيير الإداري، في هذه الحالة يقترح المسئول المكلف بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية مآل الوثيقة و ذلك حسب القيمة الأرشيفية التي يراها في الوثيقة و وفق.

مثال
1. الإقصاء : إ – بالنسبة للوثائق التي لا تحوي لا قيمة إدارية و لا قيمة أرشيفية تاريخية.
2. الحفظ : ح – بالنسبة للوثائق التي تكتسي فائدة أرشيفية ذات قيمة تاريخية لإثبات الحقوق (الشهادة) أو علمية أي تكتسي الطابع التاريخي.
3. العينات : ع – تخص حفظ الوثائق التي تمثل نموذجا لسلسلة من الملفات مع إشارة تتضمن إقصاء باقي الملفات الأخرى التابعة لنفس السلسلة.

يتمخض عن الاقتراحات المبينة أعلاه رقم 2 و 3 أي الحفظ الكلي أو العينات، دفع الملفات المعنية إلى مركز الأرشيف الوطني أو المصلحة المكلفة بالحفظ النهائي حسب طبيعة الوثيقة و الفضاء الإقليمي التي أنتجت فيه.

بالنظر للامتيازات التي يقدمها الجدول في تنظيم تسيير الأرشيف على مستوى الإدارات و المؤسسات. لاسيما فيما يخص ترتيب و تصنيف الوثائق حسب مدة حفظها و حسب قيمة مضمونها الإداري، الاقتصادي أو غيره، فيضحى من الضروري القيام بهذه الخطوة الأساسية الأولى في عملية تسيير أرشيف مؤسسات الدولة و استغلاله لفائدة السير الأنجع للمؤسسة.

تشكل العمليات المرتبطة بالسلسلة الأرشيفية المتمثلة في متابعة مسار حياة الوثيقة منذ نشأتها إلى غاية اكتسابها الطابع التاريخي ، الحلقة الأساس في تحديد المراحل و القيم التي تكتسيها في كل طور من أطوار استعمالاتها المتعددة حسب القيمة الإدارية و القانونية للوثيقة.

يأتي إعداد وسائل البحث تتويجا و تكريسا لمرحلة معالجة الأرشيف التي تعتبر ضرورية لإعادة تشكيل مهام مؤسسات الدولة التي تضع لدى مركز الأرشيف الوطني عصارة ما تجود بها نشاطاتها طبقا للنصوص التشريعية و التنظيمية المحددة لصلاحياتها و مجال تدخلها.

و عليه فانه من الأهمية البالغة التذكير بان وسيلة البحث تكتسي الطابع التوجيهي في تقديم الأرصدة الأرشيفية و تحديد طبيعة الوثائق و ما تحتويه، كما تقدم المعطيات التي تتعلق بظروف نشأة و تكوين الرصيد، إذ تمكن من رصد و تقييد ما تفرزه الذاكرة المؤسساتية و الاجتماعية و ترسم معالمه ضمن التراث الوطني.



انطلاقا من مبدأ أن لكل منتوج شهادة تثبت مصدر إنتاجه و كيفية استعماله و الأغراض التي أدت إلى نشأته، فللأرشيف كذلك وثيقة أساسية ترافق الرصيد الأرشيفي و تقدمه. فهي أداة تواصل و تعامل رسمي ما بين المنتج و الأرشيفي و كذلك بين الأرشيفي و جمهور الباحثين على اختلاف اختصاصاتهم. تدعى هذه الوثيقة "وسيلة البحث" و هي تتكون من الأجزاء التالية:

- نبذة تاريخية عن ظروف نشأة الرصيد و تكوينه.
- التعريف بالمصدر و ذكر خصوصياته.
- تحديد الخصوصيات التي يحويها الرصيد
- ذكر مستوى و طريقة الوصف المعتمدة حسب طبيعة و أهمية الرصيد

و إذ نشير إلى هذه الاعتبارات المبدئية المتعلقة بانجاز وسائل البحث، فإننا نذكر بضرورة مراعاة المعايير المحتواة في المذكرتين التوجيهيتين رقم 2 و 3 الصادرتين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني على التوالي بتاريخ 29 سبتمبر و 25 أكتوبر 2009

فمن المسلم به أن وسيلة البحث إن كانت شاملة أو بسيطة فان إعدادها يتم لتوضع تحت تصرف الباحث للحصول على المعلومات المتعلقة بموضوع بحثه. كما توضح فيها أساليب التعرف على حيثيات رصيد الأرشيف برمته.

و بالتالي تكون سهلة الاستيعاب، واضحة و تسعى إلى التحكم في حيثيات رصيد الأرشيف وفق معايير و لغة أرشيفية مقننة.

تختلف وسائل البحث باختلاف محتوى وحجم الأرشيف و أهميته و الغرض من استعماله، فبالإضافة إلى وسيلة البحث الشاملة (دليل الأرصدة) يوجد نوعان أساسيان من وسائل البحث، يكثر تداولهما في مراكز و مصالح الأرشيف بصفة عامة و هما: الفهرس و الجرد.

يقدم الدليل وصفا عاما عما يحتويه مركز أو هيئة الأرشيف من أرصدة أرشيفية يتم انجازها بناءا على ما توفر من وسائل بحث. كما يضبط وصف الأرصدة حسب خصوصيتها من حيث صنف الأرشيف أو وعائه.

يعتمد في إعداد الدليل، الوصف على مستوى الرصيد أو السلسلة، و يتطرق في دباجة الأرصدة بإيجاز إلى تاريخ و ظروف نشأة الرصيد و هو يشكل بذلك الوسيلة التي تعطي وصفا موجزا لكل الأرصدة و وسائل البحث التي تحتويه مراكز و مصالح الأرشيف.

أما بخصوص الفهرس فالأكثر استعمالا هو "الفهرس العددي". تقتصر عملية الوصف فيه على مستوى الوثيقة مع الإشارة إلى محتوياتها، عددها و مصدر نشأتها.
أما الثاني و هو الجرد يعتمد على وصف الوحدات المكونة للوثيقة وحدة بوحدة
يوجد نوعان من الجرد: الجرد الموجز و الجرد المفصل.


يتميز الجرد الموجز عن المفصل في طريقة و مستوى الوصف. يتطرق الجرد الموجز إلى وصف محتوى و تاريخ الوحدة. أما الثاني فهو تحليلي يتم فيه وصف محتوى القطعة و التاريخ، تضاف إليها التحليلات الخاصة ببعض المؤشرات منها اللغة المستعملة، طبيعة الوعاء، مكان و ظروف القضية...

أما فيما يخص وسيلة البحث المعتمدة و مستوى الوصف وعملا بنص المذكرة التوجيهية رقم 03 المذكورة أعلاه المتعلقة بالتكفل بالأرشيف المحفوظ على مستوى مخازن مركز الأرشيف الوطني، و لاعتبارات موضوعية يتعلق بطلبات الباحثين المتزايدة و بالنظر للحجم المتبقي من الأرصدة التي تقتضي الانتهاء من ضبط آجال إتاحتها، يتعين الاعتماد مبدئيا في تشكيل الأرصدة الأرشيفية و إعداد وسيلة البحث، على انجاز الفهرس العددي العادي كوسيلة بحث أساسية و إلزامية و ذلك على أن يتم ذلك وفق المعايير المدونة أدناه:

تقدم وسيلة البحث في شكل واضح مع احترام الدقة في المعلومات و استعمال المقياس الدولي للوصف العام طبقا لبطاقة الوصف المستعملة في هذا الصدد و المنصوص عليها في المذكرة المؤرخة في 5 مارس 2008 المتعلقة باستعمال حقول الوصف الخاصة بالمقياس الدولي للوصف العام و ذلك حسب أهمية و خصوصية كل رصيد مع مراعاة المحاور التالية:
- عنوان القضية أو النشاط المتعلق بالرصيد موضوع المعالجة
- التاريخين الأقصيين
- الترميز الخاص بالمؤسسة و الرصيد
- الترميز الخاص بالتصنيف
- الترقيم التسلسلي للعلبة
- التسمية الصحيحة للقضية أو العملية أو النشاط موضوع الوصف
- الترتيب الجغرافي و الزمني.

يبقى أن العملية المتعلقة بانجاز نوع معين من الفهارس (وسائل البحث) ظرفية تخضع لمنهجية يراعى فيها التخطيط الأنسب للتحكم في استكمال ضبط معالم الرصيد الأرشيفي المحفوظ على مستوى مخازن مركز الأرشيف الوطني و الانتهاء على حد سواء من إعداد فهرس الأرشيف المحفوظ على مستوى الجماعات المحلية الخاص بالفترة الاستعمارية.

و عليه فاختيار وسيلة البحث العددية العادية من شأنها أن يساعد على دفع وتيرة العمل الخاص بمعالجة الأرشيف في التكفل و استكمال عملية إعادة تشكيل رصيد الفترة الاستعمارية (الإقامة العامة).

السلام عليكم أناموظف اشكركم على كل المجهودات المبذولة أريد منكم كل المناشير والمذكرات الصادرة عن المركز الوطني للأرشيف الجزائري حبذا لو تكون بالنص أو pdf وشكرا.