منتديات اليسير للمكتبات وتقنية المعلومات

من أين جاءت فكرة الوثائق الوسيطة ؟
عندما تعقّد عمل الإدارة وأصبحت إدارة الوثائق أمرا مكلفا ومعقدا بسبب التراكم الوثائقي (التفجر الوثائقي) وأصبح من الصعوبة الوصول إلى المعلومات :
أحدثت مرحلة مصطنعة/غير طبيعية في حياة الوثيقة الارشيفيه لتخفيف الضغط على الإدارة

مرتكزات المرحلة الوسيطة
ينبني وجود المرحلة الوسيطة فيحياة الوثيقة :
• من الناحية النظرية: على نظرية الأعمار الثلاثة (فكرة الدورة العمرية للوثيقة)
• من الناحية العملية : على جدول مدد الاستبقاء
المرحلة الوسيطة هي مرحلة غير طبيعية في عمر الوثيقة، تبررها ضرورات عدة :
• تحقيق الجدوى والفاعلية في الوصول إلى المعلومات
• التقليص من كميات الوثائق بصفة متواصلة ومستمرة (التحويل)
• الاقتصاد في تكاليف الحفظ والمعالجة والمناولة
• إحكام التصرف في مساحات المباني الإدارية وتجهيزات الحفظ ،
• إيجاد ظروف أكثرأمنا لحفظالوثائق
• ضمان حقوق المؤسسة بتأمين حفظ وثائقها
• تحسين أوضاع الوثائق و ظروف الوصول إليها
• تحسين صورة الأرشيف والأرشيفين
•إضفاء مصداقية أكبر لعمل الأرشيفيين لدى المسؤولين والإداريين عموما .

*** نشـأة الوثائق الوسيطة
تصبح الوثائق الجارية وسيطة ونوجز الاسباب الرئيسيه وهي:
• عندما تضعف القيمة الأولية للوثائق فتخرج من طورالاستعمال المتواصل إلى طور الاستعمال ألظرفي أو العرضي ،
• عندما ينص على ذلك جدول مدد الاستبقاء