تنتج الوثائق دفعات (أرشيف جاري، وسيط و تاريخي) على مستوى مؤسسات فتكون أرصدة أرشيفية
2 - تعني الفقرة 2 أن الأرصدة الأرشيفية تتكون تدريجيا من خلال النشاطات المتعددة و و المختلفة التي تقوم بها المؤسسات العامة أو الخاصة و العئلات في تسيير شؤونهم اليومية و القانونية، الإدارية مع العلم أن الهدف من هذه النشاطات لا يتمثل بالطبع في انتاج وثائق أرشيفية بل تعتبر هذه الوثائق كنتيجة حتمية لهذه النشاطات.
مهنة الأرشيفي
يمكن حصر دور الأرشيفي في :
- تسيير و ضبط و تنظيم المعلومات على المستوى الداخلي للمؤسسات و الهيئات عمومية كانت أو خاصة.
- واجبات الأرشيفي الأساسية يمكن تلخيصها في :
1 - جمع وثائق الأرشيف Les Collections des archives ، فالأرشيفي له مهام إدارية على مستوى المؤسسات و الإدارات و العمل على حفظها و تنظيمها، و منع عمليات الإقصاء العشوائي لها إلا في إطار القوانين و المعايير المعمول بها محليا (على مستوى الدولة) و دوليا.
2 - فرز وثائق الأرشيف (Le Tri (operations ، باستعمال التقنيات التي تم ضبطها في هذا الإطار و ذلك بعد إقصاء الوثائق التي لا تكتسي أهمية إدارية أو تاريخية أو توثيقية.
ليسير الأرشيفي الوثائق الأرشيفية يعتمد على سجل أو رزنامة.
3 - إجراء تنظيم للوثائق و الأرصدة التي توجد على مستوى المؤسسة و ذلك عن طريق ترتيبها و تصنيفها تصنيفا مناسبا.
4 - فهرسة و تحضير وسائل بحث لتمكين الباحثين من الحصول على المعلومات التي تحملها هذه الوثائق أو الأرصدة.
5 - التعريف أو الإشهار بالوثائق و الأرصدة الأرشيفية عن طريق عملية التبليغ و السماج بالإطلاع عليها بتنظيم معارض و إنجاز منشورات لتستعمل لغايات إدارية، علمية، وثائقية.
يتبع...