2) - حافظة الدفع الخارجية:
و يقتضي الأمر في هذه الحالة استعمال حافظة دفع مقننة على مستوى مصالح الأرشيف الوطني على عكس ما هو معمول به في الدفع الداخلي و تستعمل هذه الحافظة على مستوى مصالح الأرشيف الوطني في حالة دفع وثائق أرشيف ذات قيمة تاريخية تقوم بها المؤسسات و الإدارات العمومية و الخاصة، كما تنص عليه القوانين في هذا الإطار من حيث سير العملية التي يجب أن تحضر بالتنسيق بين المؤسستين (المؤسسة الدافعة و المستقبلة) مع الأخذ بعين الاعتبار المقاييس العلمية و المادية و القانونية المنصوص عليها في هذا المجال.
وظيفة جدول الدفع (الحافظة) :
هي الوثيقة الأساسية التي من خلالها يمكن إعطاء الصفة الرسمية الإدارية و القانونية و العلمية لعملية الدفع و تستعمل كدليل يثبت هذا الإجراء و يثبت محتوى الوثائق المدفوعة .
تعتبر حافظة الدفع وسيلة تسيير و بحث في ميدان الأرشيف .
وسيلة تربطالعلاقة بين المصلحة الدافعة Le Service de versemen، و مصلحة إدارة الأرشيف .
و تتكون حافظة الدفع من جزئين أساسيين، كل منهما له وظيفته الخاصة
الجزء الأول:
الصفحة الأولى:
يتكون محتواها من عناصر أساسية و ضرورية من حيث المعلومات التي يجب توفرها و الخاصة من جهة بالمصلحة أو المؤسسة الدافعة و عدد و محتوى و تواريخ الملفات و العلب التي تم دفعها من جهة أخرى و منها :
1) - خانة خاصة بالتعريف الدقيق للمصلحة الدافعة .
2) - خصائص الوثائق المدفوعة (عنوان الدفع - التواريخ القصوى للوثائق المدفوعة و كذت عددها )
3) - إمضاء مسؤول المصلحة الدافعة .
4) - تاريخ الدفع .
5) - معلومات إن أمكن ذلك حول تواريخ الإقصاء و التبليغ .
أما مجموعة الأوراق التي تشكل الجزء الثاني من حافظة الدفع Les Feuilles d'intercalaires
و تتكون من الخانة الأولى التي يتم جرد كافة الوثائق المدفوعة و يكون الترقيم بتسلسل من 1 إلى ما لا نهاية و هي الأرقام نفسها التي تكتب على العلب أو تسجل عليها و الوحدات .
أما الخانة الثانية تسجل فيها معلومات عن محتوى الوقيقة أو الوحدة الشكلية و ذلك من خلال وصف سطحي و لكن دقيق لمحتوى الملفات .
أما الخانة الثالثة فتبين التواريخ القصوى لكل علبة أو حزمة .
في الدفع الداخلي و الخارجي يجب وضع نسخ لجدول الدفع، ففي الدفع الخارجي أي مثلا على مستوى الأرشيف الوطني هناك 3 نسخ .