أختي الفاضلة هده محاولة مني للإجابة على تساؤلك , بحكم تجربتي بمكتبة جامعية لي بعض الملاحظات :
إن كان سجل العهدة المكتبية يعتبر كسجل جرد فالأرقام التي وضعتيها هي أرقام متسلسلة خارجة عن خطة التصنيف و هي لاتعتبر شفرة الكتاب(cote) .و بالتالي فتغيرها أمر وارد
أما الرقم الجديد الدي يأخده الكتاب في البرنامج فهو يعتبر رقما تسلسليا خارجا عن خطة التصنيف أيضا و إختلافه مع الأول هو أمر وارد
إن رقم الكتاب الدي يتبع خطة التصنيف هو الرفم الدي لا يجب أن يتغير و إنني على علم بأن كل البرامج تراعي دلك ففي كل برنامج هناك رقمان الرقم الأول هو الرقم التسلسلي لإدخال و الثاني هو شفرة الكتاب حيث يمكننا وضعه أو تغييره حسب التصنيف الدي نعتمد عليه ديوي مثلا أو حسب الاقتناء(arrivage)...
أما فيما يخص حالة حدف كتاب أو إضافة آخر قلن يغير دلك لا في رقم الكتاب و لا في شفرته
الموسوعات و المجلات ما الفائدة من وجودها إن لم تتم إعارتها لكن إعارة هدا النوع من الوثائق يتم بشكل خاص و محدود,كإعارة داخلية فقط .كما أنه للمكتبي بعض الأجراءات و التحفظات التي يراها مناسبة تجاه مستفيديه ودلك حسب الظروف و المواقف
القواميس, الموسوعات, المدكرات و الأطروحات, المجلات, التقاريرو بعض العناوين من الكتب دات الاستعمال الواسع لا يمكن إعارتها خارجيا أي أنها تعار في المكان فقط(consultation sur place)
و فيما يخص الأوراق القديمة لسجل الإعارة إنني أرى أنه إن كان يحمل أمورا يمكن الرجوع إليها . كوثائق غير مسترجعة أو غير دلك فلا يجب التخلص منها فهي و وثائق إثبات , و إن كانت غير دلك (جرت الإعارة بصفة عادية و الأمور مسوية لا إشكال فيها) فيجب التدقيق فيها جيدا قبل التخلص منها
أما تسجيل المعلومات عن الوثيقة المعارة أرى أنه يجب تدوين ما أمكن من معلومات ؛ كما أن عنوان الكتاب و الشفرة هما عنصران مهمان في تحديد الكتاب و لا يمكن الاستغناء عنهما و حسب رأيي تدوين الشفرة مع العنوان يكفي.
بالتوفيق إن شاء الله