[عبدالكريم بجاجة]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة yocef

شكرااااا على هده المعلومات القيمة أستاد .ما هي الطريقة الا فضل لترتيب الارشيف ؟

تحية طيبة و بعد؛
لقد جاوبنا عن هذا الموضو عدة مرات؛ و ربما تكمن الفائدة في التكرار!
تتم معالجة الأرشيف، ترتيبه و فهرسته في مرحلتين:

-1- المعالجة الإدارية للأرشيف في المكاتب أي في مكان إنتاجها، و هذا العمل يقوم به عادة الموظف الذي أنتج الأرشيف: تصنيف الأرشيف حسب النظام الإداري (Organigramme)، و ترتيبه و فهرسته حسب طريقة استعماله: بالحروف الأبجدية (مثل ملفات الموظفين)، أو بالتاريخ (مثل الملفات المالية)، أو بالأرقام (مثل ملفات الهوية الوطنية، أو ملفات السيارات، أو أرشيف الإحصائيات)، أو بالمناطق الجغرافية (مثل أرشيف البلديات)، أو بتركيبة من هذه المناهج، أو إذا أقتضى الأمر بالمواضيع، بالنسبة لأرشيف أصحاب القرار الذين يتدخلون في جميع الملفات بحكم مسؤولياتهم: مثل ديوان الوزير.
في حالة ما إذا لم يعالج الأرشيف في هذا المستوى، سوف يصبح عبارة على رصيد أرشيف مبعثر و متراكم في إحدى دهاليز الإدارة، و سوف ترث مؤسسة الأرشيف الوطني من مشاكل الأرشيف الفوضوي.

-2- ثم تأتي مرحلة المعالجة العلمية للأرشيف بغرض إتاحتها للباحثين؛ و هنا تختلف المنهجية بحيث يجب تحويل أرشيف إداري، مع احتفاظ محيط نظام إنتاجه، إلى رصيد أرشيف تاريخي بإدخال سلسلة من العمليات: التقييم، الفرز، الترتيب، الترقيم، التصنيف، و في الختام تحرير أدوات البحث لفائدة الباحثين. أما بالنسبة لمعالجة الأرشيف المبعثر من طرف أرشيفيين لم يكون على علم بطريقة تنظيمه الإداري الأولي، سوف يفرض عليهم محاولة إعادة تشكيله حسب النظام الإداري، قبل إخضاعه لسلسلة العمليات التي ذكرناها.

في جميع عمليات فهرسة الأرشيف، يجب ذكر أهم العناصر التي تعرف بمحتوى الملفت:
- رقم الملف أو العلبة.
- موضوع أو محتوى الملف في سطر أو سطرين بإبراز الكلمات المفتاحية التي تساعد في البحث عن الأرشيف.
- المنطقة الجغرافية المعنية إذا وجدت، أي إذا يخص الملف مكان معين و ليس غيره.
- التاريخ الأدنى و الأقصى للوثائق المكونة للملف أو العلبة.
- ملاحظات حول أهمية الملف إذا أمكن ذلك.
مثال:
- رقم الملف: 1.
- الموضوع: قرارات إدارية صادرة عن الحاكم.
- المنطقة: عمالة قسنطينة.
- 1950-1962.
- نشرت كل القرارات في الجريدة الرسمية المحلية.