[عبدالكريم بجاجة]

Vendredi 29 Mai 2009 1h43mn 52s
De: "T..... I....." <a.....@yahoo.fr>
badjadja99@yahoo.fr
s.o.s.archives

إلى الأستاذ الكريم عبد الكريم بجاجة
حياكم الله و بياكم
رجاءا الإجابة على هذه الأسئلة حلا لإشكالية تعترضني و من المؤكد أنها تعترض غيري
و بارك الله فيكم
أبو أحمد .
1. وجدت مخزن أرشيف للمؤسسة التي أعمل فيها فيه خلط للأعمار ( داخل العلب) و أردت سحب الأرشيف التاريخي و أترك الأرشيف المتوسطي بذات العلب فهل في عملي هذا من الصواب ما يدفعني للمواصلة أم لكم في ذلك رأي آخرا مع العلم أن الكثير من هذا الأرشيف غير مدفوع بجداول و أنا اليوم بصدد التحضير لعملية جرده وإحصاءه و ما يقتضيه العمل كما هو معلوم لديكم.

2. وجدت كذلك ترقيما للعلب حسب المصالح مثل 7111 والرقم 7 هنا يشير إلى المصلحة الدافعة لكن عدم تكافؤ كميات الدفع بين المصالح و لضيق المساحات تجاوزته و باشرت الترتيب حسب تاريخ الدفع مع مسك لسجل بكل البيانات و محتويات كل علبة و الجهة الدافعة قصد الوصول إلى الملفات و تمكين أصحابها من الاطلاع عليها والإشكالية هي كيف يمكنني ترقيم هذه العلب أي أن بعض الأرشيف مرتب حسب المصالح والبعض الآخر حسب تاريخ الدفع و لم يعد الرف حصرا على مصلحة دون سواها.
أرجو منكم ردا على هذين السؤالين و لكم مني سيدي تشكراتي الخالصة والمسبقة .

Lundi 1 Juin 2009 8h57mn 54s
De: "abdelkrim badjadja" <badjadja99@yahoo.fr>
"T...... I......." <a........@yahoo.fr>

Re : s.o.s.archives


تحية طيبة و بعد؛

الجواب عن السؤال الأول:
قبل القيام بعملية فرز الأرشيف، يجب إعداد جرد أولي مبسط لمعرفة محتوى الرصيد كله. سوف يوفر لك الجرد الأولي المعلومات الضرورية عن الأرشيف قبل التصرف به، هذا من جهة.
و من جهة أخرى، لا يمكن تشتيت العلب انطلاقًا من تاريخ الوثائق بحجة عزل "الأرشيف التاريخي" عن "الأرشيف المتوسطي". وجود ملفات داخل العلب بتواريخ مختلفة يعكس عادة معاملة قضية ما عبر الزمن. مثال: يمكن أن يمتد تاريخ ملف متعلق بإنجاز بناية إدارية أكثر من خمس سنوات مع التأخر في الأعمال الهندسية؛ لا يعني هذا أن الوثائق الحديثة في الملف تنتمي إلى الأرشيف الجاري أو الوسيط، و أن الوثائق القديمة تنتمي إلى الأرشيف التاريخي، بينما في الواقع يصنف الأرشيف "جاري" أو "وسيط" أو "تاريخي" حسب تاريخ آخر الأوراق في الملف، و ليس حسب تاريخ أولهما. حذارِِِ من تشتيت العلب و الملفات مهما كان المبرر: سوف يفقد الأرشيف مفهومه.


الجواب عن السؤال الثاني:
إن اختيار طريقة ترتيب الأرشيف في الرفوف حسب تاريخ الوصول هو أفضل اختيار للتمكن من استغلال المساحات المتوفرة دون انقطاع؛ و من الأفضل تجنب تخصيص رفوف إلى مختلف المصالح نظرًا لكون البعض منها تنتج الأرشيف أكثر من الأخرى. و لكن يتطلب هذا الإجراء ترقيم متسلسل للعلب حسب استقبالها بغض النظر عن ترتيبها أو ترقيمها الأصلي. يبقى عليك إضافة ركن أمام تسجيل كل علبة توضح فيه الرمز أو الرقم الأصلي للعلبة لكي تتمكن من العودة إلى الملف المعني عند البحث. سوف يسهل لك نظام الكمبيوتر عملية البحث حسب المصلحة، أو الموضوع، أو التاريخ، أو الأرقام الأصلية.
عبد الكريم بجاجة