عرض مشاركة واحدة
قديم Dec-06-2010, 12:50 PM   المشاركة6
المعلومات

عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف - أبوظبي
الإمارات العربية المتحدة

عبدالكريم بجاجة غير متواجد حالياً
البيانات
 
العضوية: 19513
تاريخ التسجيل: Sep 2006
الدولة: الإمارات
المشاركات: 724
بمعدل : 0.11 يومياً


افتراضي تحويل الأرشيف.

اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة السرحاني مشاهدة المشاركة
جزءاك الله كل خير ونطلب من أخوي الكريم (( عبد الكريم بجاجة )) نموذج عن أرشفة الوثائق الادارية

تحية طيبة وبعد؛
تجدون طيه طريقة تحويل الأرشيف من مختلف الإدارات إلى قسم الأرشيف المركزي المكلف بحفظ الأرشيف. سوف تجدون أمثلة عن هذه العملة في ركن "سؤال-جواب عن الأرشيف"؛ وشكرًا.

النظام الداخلي
لإدارة الأرشيف في المؤسسات

http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=22543

تحويل الأرشيف
المادة 15- تضم دورة حياة الأرشيف داخل المؤسسة ثلاث فترات: الأرشيف الجاري (عادة ما تكون الوثائق تحت خمس سنوات)، والأرشيف الوسيط) وثائق من خمسة إلى خمسة عشر عامًا)، والأرشيف النهائي أو التاريخي (وثائق أكثر من خمسة عشر عامًا من العمر).
المادة 16- عند الانتهاء من استعمالها، سوف يتم نقل الملفات المنتهية من مرحلة الأرشيف الجاري إلى قسم الأرشيف المركزي للحفظ في مرحلة الأرشيف الوسيط لمدة قانونية تُحددُ في نطاق القائمة الشاملة للوثائق المذكورة في المادة 11.
المادة 17- يخضع الأرشيف المنقول داخل المؤسسة إلى عمليات التعريف والتصنيف، والترقيم باستخدام جدول التحويل يُحدد لكل عُلبةِ أرشيفٍ العنوانُ الكاملُ لتسهيل البحث في المستقبل، من خلال أجهزة الكمبيوتر بشكل خاص.
المادة 18- يجب على المؤسسة تحديد درجة سرية الأرشيف وشروط إتاحته داخل المؤسسة أو لأطراف خارجية.
المادة 19- بعد انتهاء المدة القانونية لحفظ الأرشيف الوسيط، يجب تحويل الوثائق ذات القيمة الدائمة، أو المصنفة على أنها وثائق تاريخية إلى مؤسسة الأرشيف الوطني من أجل الحفظ الدائم.
المادة 20- يُمنع منعًا باتًا إتلاف أي وثيقة في أي مرحلة من المراحل المذكورة في المادة 15، من دون الحصول على قرار رسمي للإتلاف من مؤسسة الأرشيف الوطني.


شروط نقل الأرشيف من مكان إلى مكان:
عند القيام بعملية بنقل الأرشيف من مكان إنتاجه وحفظه الأصلي إلي مكان ثانٍ (داخل الإدارة أو خارجها)، يشترط تحرير جدول التحويل الذي يعرف بمحتوى الأرشيف (نوعه وتاريخه).

نموذج التحويل:

• الجهة الدافعة ( أو المرسلة )
اسم الإدارة ( أو القسم)
مصدر الأرشيف
نوع الأرشيف ( الموضوع العام )
التاريخ الأدنى ( الابتداء ) والأقصى ( الانتهاء)
عدد العلب ( أو الملفات أو السجلات )
الترقيم: من ............ إلى
تاريخ التحويل


• الجهة المرسل إليها ( المتسلمة )
اسم الإدارة ( أو القسم )
عدد العلب المستقبلة
رقم التسجيل للدفعة
التصنيف أو الترتيب
تاريخ التسلم

• التوقيعات
توقيع الجهة الدافعة (المُرسِلة) توقيع الجهة المُرسَل إليها
التــاريخ:........ التــاريخ:...........
الإمضاء:……….. الإمضاء:.............












التوقيع
عبدالكريم بجاجة
خبير في علم الأرشيف
أبوظبي- الإمارات العربية المتحدة
  رد مع اقتباس