[فاطمة الزهراء صاري]

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

Ministère/Wilaya/Entreprise

رقم ...... N° التاريخ Date

جدول الإقصاء

BORDEREAU D’ELIMINATION

المديرية/ Direction/

المديرية فرعية S/Direction

عدد أوراق feuilletsNombre de

المرجع القانوني réglementairesRéférences

عدد الوحدات d’articlesNombre
التواريخ القصوى extrêmesDates
ملاحظات Observation

الإمضاء و الختم Signature et cachet

اسم و لقب و رتبة المسؤول

Nom, Prénom et qualité du responsable des archives

تأشيرة الأرشيف الوطني Visa des Archives Nationales

توصيات Recommandation

تحرر هذه الحافظة على 03 نسخ Ce bordereau doit être rempli en 3 exemplaires.

ملاحظات

Observations

التواريخ القصوى

Dates

extrêmes

تعريف الوحدة

Description de l’article

رقم الوحدة

N° de l’article

منشور رقم 32 المؤرخ في 22 أكتوبر 2009 حول دفع الأرشيف

تحسبا لعملية الدفع التي ستنجر عن المصادقة على جدول تسيير الوثائق الأرشيفية، لاسيما فيما يخص دفع كميات معتبرة من الوثائق من المكاتب إلى قاعات الحفظ المؤقت و إلى مراكز الأرشيف حسب القيمة المكتسبة و المؤكد للوثائق المعنية، و في حالة ما إذا لم تؤخذ هذه العملية بالحيطة و الحرص، ستتعرض الوثائق أثناء تنقلها إلى خطر الإتلاف.

اتخذت المديرية العامة للأرشيف الوطني في هذا الصدد عدة إجراءات بخصوص مقاييس و تقنيات الحفظ و شروط التوضيب. كما تم التطرق إليها بصفة دقيقة في المنشور رقم 08 المؤرخ في 24 جانفي 1995 و المنشور رقم 964 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 المتعلقين على التوالي بتسيير الأرشيف الإداري و محلات الأرشيف.

و عليه فإن المصالح المنتجة أو المستقبلة للوثائق الأرشيفية ملزمة بصفة مبدئية بفرز ملفاتها المتواجدة على مستوى المكاتب لإقصاء الوثائق المشار إليها أدناه المتمثلة في النسخ المتكررة و تحضير الوثائق ذات القيمة التاريخية المعنية بالدفع. كما يتعين على كل المصالح متابعة و تطبيق الإجراءات الخاصة بالتسيير المحكم لحركة الوثائق منذ إنتاجها إلى غاية بلوغها مصيرها النهائي، لاسيما تلك المتعلقة بالعمليات التالية :

- فرز الوثائق في الطورين الأول و الثاني قبل دفعهما للمصالح المكلفة بالحفظ.
- إعداد محاضر أو بطاقات الجرد الخاصة بالوثائق المعنية.
- منع دفع الوثائق التي لا تتوفر على جدول الدفع.





تحسبا لتوحيد مناهج تسيير و متابعة مسار حياة الوثيقة إلى غاية دفعها، فقد أعدت مصالح المديرية العامة للأرشيف الوطني النموذجين المرفقين لجدول دفع الأرشيف لتعتمد عليها الإدارات و المؤسسات عند دفع الأرشيف على المستويين الداخلي (الحفظ المؤقت) و الخارجي (الحفظ النهائي) و ذلك طبقا لما ورد في جدول تسيير الوثائق الخاص بكل هيئة.

المدير العام للأرشيف الوطني

عبد المجيد شيخي

الجمــهوريـــة الجـــزائريــــة الديمقـــراطيــــة الشعبيــــة

Ministère/Wilaya/Entreprise :وزارة/ولاية/مؤسسة:

مديرية Direction :

S/Direction des archives et de la documentation : المديرية الفرعية للأرشيف و التوثيق: Service des archives مصلحة الأرشيف

جــــدول الدفع

BORDEREAU DE VERSEMENT

Direction المديرية.......................................... .................................................. ..
Sous directionالمديرية الفرعية........................................... ...................................
Serviceالمصلحة.................................... .................................................. ...........
Intitulé de versementمحتوى الدفع............................................. ..........................
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .........................
Dates extrêmesالتواريخ القصوى............................................ .............................
Nombre d’articles versés………………………………عدد الوحدات المدفوعة....


رقم الدفع……………………………………………………………………………………………….......... N° de versement
تاريخ الدفعDate de versement……………………………………………………………..

Service versant

SERVICE DES ARCHIVES

Localisationمكان التخزين........................................... .....................................
Métrage linéaire متر الخطي............................................. ................................
Etat physique الحالة المادية .................................................. ..........................

VISA ختم..................................

اسم و للقب مسؤول

مصلحة الأرشيف المؤقت

Nom du responsable du service pré-archivage

اسم وللقب مسؤول

الجهة الدافعة

Nom du responsable de la structure versante

ملاحظات

Observations

تاريخ الإقصاء

Date d’élimination

التواريخ القصوى

Dates

extrêmes

تعريف الوحدة

Description de l’article

رقم الوحدة

N° de l’article

الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية

مركز الأرشيف الوطني Centre des Archives Nationales
قسم الحفظ و المعالجة Département de la Conservation Et Traitement
مصلحة الحفظ و التبليغ Service de la Conservation et Communication

جدول الدفع

BORDEREAU DE VERSEMENT

رقم الدفع............................................. ..................... N° de versement
تاريخ الدفع .................................................. ............Date de versement

Administration Versante

المديرية Direction ……………………………………………………………………………….
المديرية الفرعية Sous Direction …………………………………………………………………
المصلحة Service………………………………………………………………………………...
محتوى الدفع Intitulé de versement ………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………

التواريخ القصوى Dates Extrêmes ………………………………………………………………
عدد الوحدات Nombre d’article versés…………………………………………………………..

ARCHIVES NATIONALES

مكان التخزين Localisation……………………………………………………………………….
مثر الخطي Métrage linéaire…………………………………………………………………..
الحالة المادية Etat physique ………………………………………………………………………

اسم و لقب مسؤول اسم و لقب مسؤول
مصلحة الحفظ و التبليغ الجهة الدافعة
Nom du responsable Nom du responsable
de la Structure versante de la Conservation et Communication d

ختم Visa ………………………

ملاحظات

Observations

التواريخ القصوى

Dates

extrêmes

تعريف الوحدة

Description de l’article

رقم الوحدة

N° de l’article

منشور رقم 37 المؤرخ في 17 أكتوبر 2010 حول توحيد إجراءات إعداد جداول تسيير وثائق الأرشيف

كثيرا ما تعترض الإدارات المركزية في إدارتها و استعمالاتها المتعددة للوثائق الحية التي تخص نشاطاتها المستقبلية، مشاكل معقدة تتعلق بكيفية تسيير و تصنيف و فرز وثائقها، مما يشكل عائقا جديا يحول دون نجا عتها.

يرجع الغموض الذي يكتنف هذه المفاهيم أساسا إلى عدم وجود مخطط لحفظ و تسيير الوثائق الإدارية، و بالنظر لهذه الصعوبات التي تظهر غالبا في تسيير الوثائق الخاصة على هذا المستوى، يتعين إجراء مراقبة صارمة و متابعة مستمرة للوثائق التي تعتبر مورد معلوماتي في غاية الأهمية.

تجسيدا للأهمية التي توليها الدولة الجزائرية اتجاه الأرشيف و إبرازا لوقعه على ذاكرة المؤسسات مستقبلا، لاسيما فيما يخص تنظيم و تسيير الوثائق الإدارية و تطبيقا لمهامها المتعلقة بالتدعيم و التوجيه، أعدت المديرية العامة للأرشيف الوطني أداة توجيهية تمكن الإدارات المركزية و مختلف المؤسسات والهيئات العمومية في الوهلة الأولى من وضع قائمة تجمع كل الوثائق المنتجة و / أو المستلمة في إطار نشاطاتها و إعداد فيما بعد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية لمجمل وثائقها الإدارية تبعا للخطوات الموضحة في ملحق هذا المنشور.

يستجيب هذا الدليل للانشغالات التي مافتئت تبديها الإدارات و المؤسسات العمومية بغية ترشيد إدارة الوثائق و وضع منهج نموذجي واحد و موحد فيما يخص تنظيم تسيير الأرشيف عبر أطواره المختلفة. كما يشكل مرجعا تنظيميا يساعد على التكفل بوضعية أرشيف الوزارات و المؤسسات العمومية.




يتعلق الأمر خاصة بالنشاطات التي تمارسها الإدارات العمومية، بدءا من تكوين الأرشيف أو الملفات في أول مسارها إلى غاية إتمام تكوينها و استغلالها. كما يرسم الدليل المميزات الخاصة بكل إدارة بغض النظر عن الملفات المتعلقة بالنشاطات المشتركة لمختلف الإدارات التي تم التصدي لها في المنشور رقم 1 الصادر عن المديرية العامة للأرشيف الوطني الصادر بتاريخ سبتمبر 1990 .

يهدف الجدول إلى تحديد المشاكل و الالتباسات التي تعيق التسيير العقلاني للأرشيف على مستوى الإدارات و مختلف مؤسسات الدولة و تقنين مسار حياة الوثيقة الإدارية بما فيها الفترة الانتقالية التي تمر بها منذ اكتسابها قيمة التسيير إلى غاية حصولها على قيمة الحفظ النهائي لتكون مصدرا للبحث و إثبات الحقوق.

إن تكريس هذه المقاربة يؤدي حتما إلى تطبيق أنظمة مقننة و موحدة في تسيير الوثائق الإدارية على كل المستويات و منها تحديد دور و أهمية و كذا مصير ما سيشكل غدا ذاكرة مؤسسات الدولة.

تحسبا للتطبيق الفعلي و الأنجع لهذه العملية، يجدر التأكيد على الطابع الإلزامي لإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية على كل مستويات الإدارات و المؤسسات الجزائرية و ذلك حفاظا على التراث الوثائقي و المؤسساتي،عن طريق التكفل الأليق به على المستويين التقني و التنظيمي و استغلاله وفق القواعد المشار إليها أعلاه، خدمة للذاكرة و ديمومة الأداء المؤسساتي لمختلف هيئات الدولة.

لذا أرجو أن تعطى كل العناية للسهر على متابعة تطبيق مضمون هذا المنشور، بالحرص على أن تسند المهمة لذوي الاختصاص من الأرشيفيين تحت إشراف المسئولين المعنيين على مستوى الدوائر الوزارية و الهيئات و المؤسسات تحت الوصاية.

المدير العام للأرشيف الوطني

عبد المجيد شيخي

ملحق المنشور رقم 37 المؤرخ في 17 أكتوبر 2010 المتعلق بإجراءات إعداد جداول تسيير الوثائق الأرشيفية


طريقة الإنجاز

قصد التحكم في هذه العملية و تجنب المعلومات غير الكاملة، يتعين على المكلف بمهمة جمع المعلومات و إحصاء أصناف الوثائق، الشروع في العمل الميداني أي الاتصال الفعلي بالهياكل التي يقع على عاتقها إنتاج و معالجة و تكوين الملفات لتزويدهم بكافة المعلومات و التوجيهات إلى جانب العمل المنتظر منهم في هذا الإطار حتى يتسنى له الحصول على كافة المعطيات التي تخص الملفات، طبيعتها و المعالم المتعلقة بظروف إنتاجها و مآلها.

الجرد و / أو المقابلة

يقتضي كل جرد المعاملة الكتابية بحيث يطلب من الهياكل المنتجة للوثيقة تحضير جرد مدقق و محكم لكافة الوثائق التي تنتج أو تستقبل على مستواها في إطار مزاولة نشاطاتها الرسمية مع التأكيد على الإجراء المتمثل في وصف شكلي و مراعاة إمكانية اقتراح مدة الحفظ لهذه الوثائق على مستوى الهيكل المنتج للوثيقة. ويقع على الأرشيفي أو المسئول عن هذه المهمة، عملية التأكد من مطابقة الجرد الذي يقدم له مع الواقع و كذا مع الطبيعة القانونية للوثائق المعنية.

أما المقابلة فإنها أكثر أهمية ذلك أنها تساير واقع التسيير الإداري و تتماشى و التعامل العلمي لإدارتنا و ذلك بالنظر إلى الوضعية التي يعاني منها أرشيفها. تتطلب هذه الطريقة التنقل إلى الهياكل نفسها و محاورة المسئولين المعنيين بصفة مباشرة و إشراكهم في العملية.




1. الأجزاء المكونة للجدول

تقديم الجدول

الطريقة المثلى في تقديم الجدول أن يكون ملما بكل الجوانب و التفاصيل المتعلقة بظروف نشأة الوثيقة و يشترط فيه أن يحتوي على:

- التعريف بالإدارة أو الهيئة المنتجة للوثائق و المعنية بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية.
- التعريف بالمفاهيم و المصطلحات و كذا الرموز الخاصة بالترتيب لأصناف الوثائق المعنية بذلك و المستعملة في إنجاز جدول تسيير الوثائق الأرشيفية.
- تقديم جدول تسيير الوثائق الأرشيفية : يستحسن تقديم المجموعات المكونة للملفات أو الوثائق حسب الهيكلة أو التسلسل الترتيبي لنشاطات الإدارة المعنية أو بالأحرى حسب الهيكل التنظيمي المتضمن تنظيم مختلف هياكل المؤسسة أو الهيئة.

و موازاة لهذه البيانات، تحتوي أقسام الجدول على المعلومات الأكثر دقة المتعلقة بالنقاط التالية :

مقدمة الجدول :
- تحتوي على نبذة تاريخية للمؤسسة تضم التعريف و كذا نظرة وجيزة حول صلاحيات و مهام الإدارة المعنية، هيكلتها و مع إلزامية تقديم الهيكل التنظيمي للإدارة.
- إيضاحات حول المفاهيم و الرموز المستعملة في تحديد مدة الحفظ.

رمز الملف
يجدر التذكير بضرورة السهر على تقديم السلسلة أو الملف أو الوثائق طبقا لهيكلة الوظائف و النشاطات الخاصة بالهيئة أو الإدارة المعنية و أحسن طريقة للعمل المنهجي في هذا الشأن أن يستعان بالنص التنظيمي المنشئ للإدارة و الذي ينص على الهيكل التنظيمي لها.

فبالإضافة إلى الأهمية التي يقدمها هذا القسم فيما يخص تصنيف الملفات، فإنه يمكن من وضع ترتيب موضوعي يضمن متابعة سهلة للوثائق عبر مختلف المستويات التي تمر بها الوثيقة.

عنوان الملف

- تكمن أهمية عنوان الملف في كيفية تقديمه و سهولة فهمه، فإن تبسيط و توضيح العنوان تمكن من التعريف أكثر بفحوى الملف و تسهل الفهم بالنسبة لسلسلة الوثائق و تعريف أو تشخيص أسرع.

- كما تمت الإشارة إليه فيما يخص إعداد القائمة الشاملة فمهمة اقتراح تحديد عناوين السلاسل و الوثائق التي هي بحوزة هياكل الإدارة، ترجع إلى مسؤولي الهياكل نفسها. و تتم هذه العملية بالتشاور و التعاون مع المكلف بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية و ذلك بعد جمع الوثائق على شكل ملفات.

و عليه فإتباع المراحل المدونة أدناه تصبح ذات أهمية قصوى إذ تحدد مدى نجاعة التحكم الوثائق و جمعها لهذا الغرض.

- تفادي العناوين الشاملة (العموميات).
- تفادي الترتيب في القائمة لعدة ملفات متشابهة و لكن العمل على جمعها في سلسلة و ضبطها بعنوان دقيق.
- تسجيل السلاسل التي تحوزها الإدارة فعليا، و التي تدخل ضمن الملفات المقترحة لهذا الغرض و جاري العمل بها في إطار تسيير مهام الهياكل.

وصف مضمون الملفات

التعريف بمضمون الملفات يتم انطلاقا من الحالة الوصفية لكل ملف و الوثائق المكونة له حسب نموذج كل وثيقة، يتم إدماج هذه المقاربة الوصفية لبساطتها و تكمن أهميتها فيما يلي :

- السماح بتجميع الوثائق و الملفات ذات الطبيعة والنشاط نفسه.
- اجتناب تكرار نفس الوثائق على مستوى عدة ملفات.

الوعاء
المادة الحاملة لكل نوع من أنواع المعلومات –المكتوبة، السمعية، البصرية، الرقمية....ألخ

مثال
الورق، الأفلام المصغرة (ميكروفيلم)، الأوراق المثقوبة، اسطوانات، أشرطة مغناطيسية. يعمل هذا العامل على تحديد المادة، الوعاء أو السند المستعمل و إتاحة مقاربة تثمين قيمة و أهمية المعلومات.

و في هذا الحال يجب تعيين خصوصيات كل سند برمز تذكيري.

مثال
الأرشيف المكتوب
- الورق و
- المخطوطات م.خ
- المطبوعات م.ط.

الأرشيف السمعي البصري و الإلكتروني
- شريط مغناطيسي ش.م
- اسطوانات أ
- ميكروفيلم أ.م.
- فيلم ف.
- شريط ضوئي ش.ض.
- قرص مرن ق.م.
- قرص مضغوط ق.مض.




المصلحة الحائزة على الملف

في بعض الأحيان تكون اختيارية إلا أن الإشارة إليها تمكن من التعريف بأصل الوثيقة أو مصدرها، و من جهة أخرى، المتابعة المنطقية لتسيير الوثائق، و في نفس السياق إمكانية تكوين أرصدة متجانسة.

ففي خضم الإنتاج الواسع و السريع للوثائق الجارية على مستوى الوزارات و الهيئات العمومية، يجدر التركيز على ضرورة دمج المصلحة الحائزة على الملف التي تتيح لنا معرفة و تحديد :

- الجهاز أو الهيئة الحائزة.
- مكان معالجة، حفظ و استغلال الوثائق (المكاتب، المصالح، المديريات...)
- مصدر الوثائق أثناء عمليات الدفع.
- تسمح بجمع الوثائق الصادرة عن نفس الهيكل

و بالتالي فهي تشكل العامل الأولي و الأساسي الذي يرمي إلى تطبيق مبدأ احترام الأرصدة، الذي يحفز من جهة، تسيير منطقي و فعال في الطورين الهامين لتسيير الوثائق، و من جهة أخرى، يساعد و يشارك في إزاحة اللبس في حالة ما إذا حدث تغيير أو دمج في صلاحيات الهيئات أو الهياكل.

مدة الحفظ

تعتبر هذه المرحلة ذات أهمية قصوى في التصميم و الإعداد للجدول و بالتالي للتسيير الأنجع و المتابعة الأمثل لتسيير الوثائق و تنظيمها. ففي هذه المرحلة كذلك يكلف المسئول بإعداد جدول الحفظ بالقيام بهذه المهمة المتعلقة باقتراح مدة الحفظ للوثائق بالتعاون مع مسئولي الهيكل المعني و كذا الاقتراحات المتفق عليها فيما يخص المصير النهائي للوثائق و ذلك قبل إيداعها لدى المديرية العامة للأرشيف الوطني لمناقشتها و المصادقة عليها.



تذكير
تجدر الإشارة إلى أن مدة الحفظ تسجل على مستويين :

المستوى الأول
هو المستوى الجاري فيه العمل بالوثيقة أو ما يسمى بالمرحلة الجارية، مرحلة التسيير المكثف للوثيقة على مستوى الهياكل المستعملة و ذلك لتداول استغلالها لفائدة التسيير.

المستوى الثاني
تخص هذه المرحلة الشطر الثاني من عمر الوثيقة حيث تضمحل القيمة الإدارية و بالتالي الاستعمال العادي و الجاري على مستوى الهياكل المنتجة و المستعملة لها، إذ تنقص ضرورة تواجدها على مستوى هذه الهياكل باستمرار، وتدعى هذه مرحلة الحفظ الوسيط، المرحلة الممهدة لتحديد مآل الوثيقة إما بالحفظ الدائم لفائدة الباحث التاريخي و الشهادة أو بالإقصاء.

- تحدد مدة الحفظ على هذا المستوى حسب الوقت الذي سيستغرقه استعمال الملف على مستوى المكاتب لأغراض إدارية و شرعية و ذلك حسب طبيعة الملف أصلا.
- يتعين فيما يخص الوثائق الوسيطة و المعدة للحفظ المؤقت، تحديد مدة حفظها بعد عمليتي الفرز و الترتيب على مستوى مصلحة الأرشيف للإدارة المعنية و ذلك لغرض الاستعمال المستقبلي بصفة سهلة و مرنة، و كذلك تهيئتها للمرحلة النهائية.

لتحديد مدة أو فترة الحفظ على هذين المستويين يمكن أن نلجأ إلى الرموز أو البيانات التالية :

1. عدد السنين 02 (سنتين) 05 (سنوات)
2. عدد الأشهر 08 (أشهر) 19 (شهر)
3. حفظ الوثيقة إلى غاية انتهاء القضية
4. حفظ الوثيقة إلى غاية استبدالها (نص تشريعي، تنظيمي، مذكرة ...)

فيما يخص النقطة الثالثة المتعلقة بعبارة "الحفظ إلى غاية انتهاء القضية" يمكن أن تطبق على سبيل المثال على ملفات المستخدمين التي تحفظ الوقت اللازم للمسار المهني و لإثبات الحقوق، و نفس الأمر بالنسبة لملفات البناء و التعمير و كذا الملحقات القضائية.

يحتفظ في هذه الحالة بالملف في الهيكل المنتج أو المعني بالقضية إلى غاية انتهاء القيمة القانونية للاستعمال أي عند بلوغ الغاية التي أنشء من أجلها الملف و ذلك بتسوية القضية نفسها.

النقطة الرابعة المتعلقة بعبارة "الحفظ إلى غاية استبدال الملف أو الوثيقة بوثيقة أخرى تحمل نفس القاعدة القانونية أو التنظيمية المنشأة لها" و لكن في صيغة و نظرة جديدة و فور استبدالها تصبح غير مستعملة.

تجدر الإشارة إلى أن هتين الملاحظتين أو العبارتين لا يمكن اللجوء إليهما إلا في المرحلة الثانية (الوسيطة)

اقتراحات بالنسبة للطور الثالث

في حالة انعدام استعمال الوثيقة لأغراض التسيير الإداري، في هذه الحالة يقترح المسئول المكلف بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية مآل الوثيقة و ذلك حسب القيمة الأرشيفية التي يراها في الوثيقة و وفق.

مثال
1. الإقصاء : إ – بالنسبة للوثائق التي لا تحوي لا قيمة إدارية و لا قيمة أرشيفية تاريخية.
2. الحفظ : ح – بالنسبة للوثائق التي تكتسي فائدة أرشيفية ذات قيمة تاريخية لإثبات الحقوق (الشهادة) أو علمية أي تكتسي الطابع التاريخي.
3. العينات : ع – تخص حفظ الوثائق التي تمثل نموذجا لسلسلة من الملفات مع إشارة تتضمن إقصاء باقي الملفات الأخرى التابعة لنفس السلسلة.

يتمخض عن الاقتراحات المبينة أعلاه رقم 2 و 3 أي الحفظ الكلي أو العينات، دفع الملفات المعنية إلى مركز الأرشيف الوطني أو المصلحة المكلفة بالحفظ النهائي حسب طبيعة الوثيقة و الفضاء الإقليمي التي أنتجت فيه.

بالنظر للامتيازات التي يقدمها الجدول في تنظيم تسيير الأرشيف على مستوى الإدارات و المؤسسات. لاسيما فيما يخص ترتيب و تصنيف الوثائق حسب مدة حفظها و حسب قيمة مضمونها الإداري، الاقتصادي أو غيره، فيضحى من الضروري القيام بهذه الخطوة الأساسية الأولى في عملية تسيير أرشيف مؤسسات الدولة و استغلاله لفائدة السير الأنجع للمؤسسة.

الجدول

رمز الملف

عنوان الملف

الوصف

الوعاء

المصلحة الحائزة

مدة الحفظ

القيمة التاريخية

الرئيسية

الثانوية

المكتب القيمة1

الحفظ المؤقت القيمة 2