مذكرة توجيهية رقم 44 المؤرخة في 18 ديسمبر 2011 حول إجراءات إعداد وسائل البحث الأرشيفية
تشكل العمليات المرتبطة بالسلسلة الأرشيفية المتمثلة في متابعة مسار حياة الوثيقة منذ نشأتها إلى غاية اكتسابها الطابع التاريخي ، الحلقة الأساس في تحديد المراحل و القيم التي تكتسيها في كل طور من أطوار استعمالاتها المتعددة حسب القيمة الإدارية و القانونية للوثيقة.
يأتي إعداد وسائل البحث تتويجا و تكريسا لمرحلة معالجة الأرشيف التي تعتبر ضرورية لإعادة تشكيل مهام مؤسسات الدولة التي تضع لدى مركز الأرشيف الوطني عصارة ما تجود بها نشاطاتها طبقا للنصوص التشريعية و التنظيمية المحددة لصلاحياتها و مجال تدخلها.
و عليه فانه من الأهمية البالغة التذكير بان وسيلة البحث تكتسي الطابع التوجيهي في تقديم الأرصدة الأرشيفية و تحديد طبيعة الوثائق و ما تحتويه، كما تقدم المعطيات التي تتعلق بظروف نشأة و تكوين الرصيد، إذ تمكن من رصد و تقييد ما تفرزه الذاكرة المؤسساتية و الاجتماعية و ترسم معالمه ضمن التراث الوطني.
انطلاقا من مبدأ أن لكل منتوج شهادة تثبت مصدر إنتاجه و كيفية استعماله و الأغراض التي أدت إلى نشأته، فللأرشيف كذلك وثيقة أساسية ترافق الرصيد الأرشيفي و تقدمه. فهي أداة تواصل و تعامل رسمي ما بين المنتج و الأرشيفي و كذلك بين الأرشيفي و جمهور الباحثين على اختلاف اختصاصاتهم. تدعى هذه الوثيقة "وسيلة البحث" و هي تتكون من الأجزاء التالية:
- نبذة تاريخية عن ظروف نشأة الرصيد و تكوينه.
- التعريف بالمصدر و ذكر خصوصياته.
- تحديد الخصوصيات التي يحويها الرصيد
- ذكر مستوى و طريقة الوصف المعتمدة حسب طبيعة و أهمية الرصيد
و إذ نشير إلى هذه الاعتبارات المبدئية المتعلقة بانجاز وسائل البحث، فإننا نذكر بضرورة مراعاة المعايير المحتواة في المذكرتين التوجيهيتين رقم 2 و 3 الصادرتين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني على التوالي بتاريخ 29 سبتمبر و 25 أكتوبر 2009
فمن المسلم به أن وسيلة البحث إن كانت شاملة أو بسيطة فان إعدادها يتم لتوضع تحت تصرف الباحث للحصول على المعلومات المتعلقة بموضوع بحثه. كما توضح فيها أساليب التعرف على حيثيات رصيد الأرشيف برمته.
و بالتالي تكون سهلة الاستيعاب، واضحة و تسعى إلى التحكم في حيثيات رصيد الأرشيف وفق معايير و لغة أرشيفية مقننة.
تختلف وسائل البحث باختلاف محتوى وحجم الأرشيف و أهميته و الغرض من استعماله، فبالإضافة إلى وسيلة البحث الشاملة (دليل الأرصدة) يوجد نوعان أساسيان من وسائل البحث، يكثر تداولهما في مراكز و مصالح الأرشيف بصفة عامة و هما: الفهرس و الجرد.
يقدم الدليل وصفا عاما عما يحتويه مركز أو هيئة الأرشيف من أرصدة أرشيفية يتم انجازها بناءا على ما توفر من وسائل بحث. كما يضبط وصف الأرصدة حسب خصوصيتها من حيث صنف الأرشيف أو وعائه.
يعتمد في إعداد الدليل، الوصف على مستوى الرصيد أو السلسلة، و يتطرق في دباجة الأرصدة بإيجاز إلى تاريخ و ظروف نشأة الرصيد و هو يشكل بذلك الوسيلة التي تعطي وصفا موجزا لكل الأرصدة و وسائل البحث التي تحتويه مراكز و مصالح الأرشيف.
أما بخصوص الفهرس فالأكثر استعمالا هو "الفهرس العددي". تقتصر عملية الوصف فيه على مستوى الوثيقة مع الإشارة إلى محتوياتها، عددها و مصدر نشأتها.
أما الثاني و هو الجرد يعتمد على وصف الوحدات المكونة للوثيقة وحدة بوحدة
يوجد نوعان من الجرد: الجرد الموجز و الجرد المفصل.
يتميز الجرد الموجز عن المفصل في طريقة و مستوى الوصف. يتطرق الجرد الموجز إلى وصف محتوى و تاريخ الوحدة. أما الثاني فهو تحليلي يتم فيه وصف محتوى القطعة و التاريخ، تضاف إليها التحليلات الخاصة ببعض المؤشرات منها اللغة المستعملة، طبيعة الوعاء، مكان و ظروف القضية...
أما فيما يخص وسيلة البحث المعتمدة و مستوى الوصف وعملا بنص المذكرة التوجيهية رقم 03 المذكورة أعلاه المتعلقة بالتكفل بالأرشيف المحفوظ على مستوى مخازن مركز الأرشيف الوطني، و لاعتبارات موضوعية يتعلق بطلبات الباحثين المتزايدة و بالنظر للحجم المتبقي من الأرصدة التي تقتضي الانتهاء من ضبط آجال إتاحتها، يتعين الاعتماد مبدئيا في تشكيل الأرصدة الأرشيفية و إعداد وسيلة البحث، على انجاز الفهرس العددي العادي كوسيلة بحث أساسية و إلزامية و ذلك على أن يتم ذلك وفق المعايير المدونة أدناه:
تقدم وسيلة البحث في شكل واضح مع احترام الدقة في المعلومات و استعمال المقياس الدولي للوصف العام طبقا لبطاقة الوصف المستعملة في هذا الصدد و المنصوص عليها في المذكرة المؤرخة في 5 مارس 2008 المتعلقة باستعمال حقول الوصف الخاصة بالمقياس الدولي للوصف العام و ذلك حسب أهمية و خصوصية كل رصيد مع مراعاة المحاور التالية:
- عنوان القضية أو النشاط المتعلق بالرصيد موضوع المعالجة
- التاريخين الأقصيين
- الترميز الخاص بالمؤسسة و الرصيد
- الترميز الخاص بالتصنيف
- الترقيم التسلسلي للعلبة
- التسمية الصحيحة للقضية أو العملية أو النشاط موضوع الوصف
- الترتيب الجغرافي و الزمني.
يبقى أن العملية المتعلقة بانجاز نوع معين من الفهارس (وسائل البحث) ظرفية تخضع لمنهجية يراعى فيها التخطيط الأنسب للتحكم في استكمال ضبط معالم الرصيد الأرشيفي المحفوظ على مستوى مخازن مركز الأرشيف الوطني و الانتهاء على حد سواء من إعداد فهرس الأرشيف المحفوظ على مستوى الجماعات المحلية الخاص بالفترة الاستعمارية.
و عليه فاختيار وسيلة البحث العددية العادية من شأنها أن يساعد على دفع وتيرة العمل الخاص بمعالجة الأرشيف في التكفل و استكمال عملية إعادة تشكيل رصيد الفترة الاستعمارية (الإقامة العامة).
|