[فاطمة الزهراء صاري]

بسم الله الرحمان الرحيم
احيل اليك والي جميع اعضاء المنتدي مذكرة رقم 35 الخاصة بارشيف المؤسسات وبالتوفيق
مذكرة توجيهية رقم 35 المؤرخة في15 نوفمبر 2009 حول إجراءات التكفل بأرشيف المؤسسات العمومية الاقتصادية



تحسبا لاستكمال إرساء القواعد المنهجية الخاصة بتقنيات تسيير أرشيف إدارات و مؤسسات الدولة، لاسيما فيما يخص التكفل بانشغالات قطاع الصناعة و ترقية الاستثمارات، تعكف المديرية العامة للأرشيف الوطني و منذ مدة في إطار الصلاحيات الموكلة لها، على وضع خطة كفيلة بتنظيم إدارة الوثائق على مستوى المؤسسات العمومية الاقتصادية، تماشيا مع أحكام التشريع و التنظيم المعمول بهما طبقا لنص القانون 88/09 المؤرخ في 26 جانفي 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني و كذا النصوص التطبيقية الصادرة عن المديرية العامة للأرشيف الوطني في هذا الشأن.

تهدف هذه المذكرة التوجيهية إلى تحسين وضعية أرشيف هذه المؤسسات و الارتقاء بها إلى مستوى مقتضيات العصرنة في ترشيد إدارة المعلومات عن طريق التحكم في مسارها،بالنظر للاهتمام البالغ الذي توليه الوصاية و بشكل أدق المتابعة المباشرة لهذا الملف من قبل معالي وزير الصناعة و ترقية الاستثمارات، لاسيما بعد التوجيهات التي تضمنها المنشور رقم 08/29 المؤرخ في 27 أكتوبر 2008 المتعلق باعتماد نشاط المؤسسات الخاصة في مجال الأرشيف إلى جانب التعليمات التي وردت في المنشور الصادر عن السيد وزير الصناعة و ترقية الاستثمارات رقم 18 المؤرخ في جانفي 2009 و المتضمن تطبيق توجيهات المديرية العامة للأرشيف الوطني في مجال التكفل بأرشيف المؤسسات الاقتصادية العمومية .

إن أولى الخطوات التي يتعين على كافة المؤسسات العمومية الاقتصادية أن تقوم بها تتمثل في التكفل بمهمة توضيح معالم وضعية الأرشيف على المستويين العضوي و الهيكلي بالنسبة للمؤسسات الناشطة، و/أو في طريق الحل أو المنحلة و ذلك على النحو التالي :


على مستوى الموارد البشرية:
على مسئولي شركات المساهمة و التسيير إحداث وظيفة الأرشيف على مستوى كل المؤسسات الاقتصادية العمومية.

ينجم عن هذه الترتيبات:
- هيكلة الوظيفة في إطار الهيكل التنظيمي للمؤسسات المعنية.
- إحداث مناصب شغل تخصص لذوي الاختصاص من الأرشيفيين للقيام بالمهام الموكلة في الوظيفة المهيكلة

1. على مستوى الوسائل المادية:
إدماج الأعباء الخاصة بالتكفل بالأرشيف ضمن الميزانية الخاصة بنفقات الأرشيف التي تضحى نفقات إجبارية على مستوى ميزانية التسيير لهذه المؤسسات.

2. على المستوى التنظيمي:
- العمل بالتنسيق مع مؤسسة الأرشيف الوطني على تقنين إنتاج المعلومة و متابعة مسارها.
- وضع الآليات الخاصة بتسيير الأرشيف و ذلك بإعداد جدول تسيير الوثائق الأرشيفية للمؤسسات بالتنسيق مع مصالح المديرية العامة للأرشيف الوطني.
- تخصيص فضاءات مقننة و ملائمة (بنايات أو مخازن للأرشيف مهيأة) لحفظ الأرشيف و استغلاله و إتاحته للتبليغ عند الضرورة.
- توفير الوسائل المادية اللازمة للتجهيز و الكافية لحفظ و حماية الأرشيف.

تراعي في هذه الإجراءات الانشغالات الحصرية للمؤسسات العمومية الاقتصادية المتعلقة باعتماد الجانب العملي الذي يتطلب القيام بالخطوات الضرورية اللازمة و الكافية لتدارك التأخر الملحوظ على المستويين التنظيمي و التطبيقي للتكفل بأرشيف المؤسسات المعنية الذي يشكل الذاكرة التي تحفظ و تعيد تشكيل نشاطاتها و ذلك تحسبا لتشييد مركز وطني خاص بالأرشيف الاقتصادي مستقبلا.

تنحصر الإجراءات الأولية الواجب القيام بها في هذا المضمار فيما يلي :

- تقييم وضعية أرشيف المؤسسات العمومية الاقتصادية التابعة لشركات التسيير و المساهمة على ضوء تقارير مسئولي المؤسسات و المصفين بالنسبة للمؤسسات العاملة و المنحلة أو في طريق الحل.
- وضع حيز التطبيق الإجراءات الأولية لضمان أمن الأرشيف المعني أينما وجد.
- بالنظر للاهتمام البالغ من اجل السهر على توفير الإجراءات الأولية للتكفل بهذا الصنف من الأرشيف،يتعين الشروع في تطبيق الإجراءات الآتية :
- اعتماد تشخيص و جرد كمي و نوعي لكافة أصناف الأرشيف المحفوظة في المؤسسات المعنية
- إعداد قائمة خاصة بالوثائق ذات القيمة النافذة بالنسبة للمؤسسة.
- إعداد جدول توضيحي لقائمة الوثائق المقترحة للدفع.
- إعداد جدول توضيحي لقائمة الوثائق المقترحة للإقصاء.
تتم هذه العمليات بالتنسيق مع المصالح المعنية للأرشيف الوطني قصد التكفل بكل أصناف الأرشيف الخاص بالمؤسسات الناشطة المنحلة أو التي هي في طور الحل.

انطلاقا من هذه الاعتبارات الخاصة بتنظيم أرشيف المؤسسات و وضع الآليات التقنينية و التقنية الكفيلة بترشيد إدارة المعلومات و التحكم في تسييرها، فإنني أولي الاهتمام البالغ من أجل تطبيق هذه التعليمات و التوجيهات و السهر على المتابعة الميدانية .



المدير العام للأرشيف الوطني
عبد المجيد شيخي