[سفيان بوحرات]

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة anameri

ماذا عن إعادة تنظيم أرشيف غير منظم في مءسسة ما هل يمكننا استعمال تقنين الوصف الأرشيفي رغم أنه يطبق على الوثائق التاريخية

السلام عليكم و رحمة الله و بركاته
و بعد

بالنسبة لإعادة تنظيم الأرشيف المبعثر أهم ما في هذه العملية هو إنقاذ الأرشيف من التلف أولا و هذا يعني اتخاذ التدابير المناسبة لتوفير الظروف المناسبة لوقف عملية تضرره بفعل الظروف السلبية المحيطة به و رفع أي ملف من على الأرض ووضعه على الرفوف. ثم الهدف الثاني هو إعادة التنظيم أي إعادة تشكيل الرصيد و مكوناته و بالتالي سينصب الاهتمام على التعرف على محتوى الملفات في الحالة التي وجدتعليها من غير محاولة الترتيب و التصنيف في المرحلة الأولى.
و تكون الطريقة بترقيم الملفات أو العلب من الأول إلى الأخير حسب الحالة ثم وضع وصف مختصر لكل واحد بحيث لا تزيد الحقول على الأساسية منها و المتمثلة في الرقم التسلسلي و العنوان و التاريخ الأدنى و الأقصى و مكان الحفظ الحالي (رقم القاعة و الصف و العمود و الرف). تساعد هذه الطريقة في إنجاز عدد كبير من البطاقات الوصفية في ظرف زمني قصير مما يعجل في النتهاء من عملية إعادة التنظيم.
بعد ذلك نتحصل على قائمة بجميع الملفات و العلب تمكن هذه الأخيرة من معرفة محتويات الرصيد بشكل كاف يسهل عملية التصنيف الفكري بواسطة قواعد البيانات حيث أن عملية إعادة الترتيب المادي لا جدوى منها في المرحلة الأولى، بما أن إمكانية الوصول إلى الملفات متوفرة بواسطة القوائم. أما التصرف في هذا الرصيد قد يندرج ضمن خطة عمل مستقبلية لتفصيل الوصف الأرشيفي بتطبيق المواصفة ISADG و إدراج الكلمات المفتاحية الناتجة عن التكشيف و حتى اللتصوير الضوئي أو إتلاف غير المفيد للبحث التاريخي و العلمي.

أتمنى أنني وفقت في تقديم لمحة عن الموضوع في هذه الفقرة المقتضبة، على أمل أن يستفيد الجميع.

شكرا لكم