[عبدالكريم بجاجة]

تحية طيبة للجميع، وشكرًا للأخت سعاد بن شعيرة على هذه الأسئلة التي تسمح لنا بتقديم توضيحات إضافية لفهم المقصود من بعض البنود:

1- فيما يخص العنصر الثالث الخاص بالإدارة السليمة، في المادة الثامنة المتعلقة بلجنة الأرشيف، من هم أعضاء هذه اللجنة؟ بغض النظر عن الأرشيفي.

الجواب: يجب أن يترأس اللجنة أول مسؤول في المؤسسة؛ المدير العام أو على الأقل نائبه أو الوكيل (الأمين العام). و تتشكل اللجنة من كل مديري المؤسسة ليشاركوا في تحديد سياسة الأرشيف، وبالتالي يتابعون تنفيذها كل واحد في إدارته.


2- فيما يخص المادة 11 المتعلقة بالقائمة الشاملة للوثائق، فقد كانت لنا تجربة في إعداد هذه القائمة بمقر عملي السابق، لكن المشكلة التي واجهتنا هي عدم تحديد المصالح المنتجة لفترة حفظ الأرشيف بمصلحة الأرشيف، وإن تم تحديدها في بعض المصالح يكون ذلك بصفة عشوائية فقط ، وهذا نفس المشكل المطروح فيما يخص جدول أو حافظة الدفع، إذ تبقى الخانة الخاصة بتحديد الفترة خالية، السؤال هنا كيف يتصرف الأرشيفي في هذه الحالة؟

الجواب: في الواقع هذا هو جوهر المشكل حيث لا تمتلك المؤسسات الخبرة الضرورية لإعداد قائمة شاملة تتضمن جميع التفاصيل، خاصة مدة حفظ الملفات في العمر الأول بالمكاتب، وفي العمر الثاني في قسم الأرشيف المركزي. يجب التعاون بين قسم الأرشيف و الإدارات المعنية لإعداد القائمة؛ وعلى سبيل المثال، اقترحنا في المركز الوطني للوثائق والبحوث تنظيم ورشات مهنية لتقديم أفضل الطرق في إعداد القائمة الشاملة للوثائق المنتجة في مختلف الإدارات والأقسام. يجب التذكير أن عملية إنجاز القائمة تبدأ على مستوى الأقسام، وتتواصل على مستوى الإدارات، ثم تنتهي في قسم الأرشيف المركزي. إن رؤساء الأقسام هم أدرى بما ينتج قسمهم من ملفات، وهم أيضًا أدرى من يُحدد مدة حفظ الأرشيف في العمر الأول حسب حاجيات القسم. ولكن، بعد ذلك، تصعب عليهم المهمة في بعض الحالات لتحديد مدة الحفظ في العمر الثاني على مستوى قسم الأرشيف المركزي. يجب على قسم الأرشيف أن يفيدهم ببعض الأمثلة في المجال:
- يُحفظ أرشيف المدير العام بالكامل وإلى الأبد لأن ملفاته تشكل الذاكرة الأساسية للمؤسسة.
- يُحفظ أرشيف المالية 10 سنوات على الأقل: سنتين في قسم المالية، و 8 سنوات في قسم الأرشيف المركزي، وتستجيب هذه المدة عادة مع توجيهات ديوان المحاسبة التي تنص في أغلب بلدان العالم على الحفظ الإجباري لوثائق المعاملات المالية للمراقبة في استخدام الأموال العمومية.
- تحفظ ملفات الموظفين لمدة لا تقل على 70 سنة اعتبارًا من تاريخ ازدياد الموظف: يبقى الملف في إدارة الموظفين ما دام الموظف بقي على رأس عمله، ثم يُحول الملف إلى قسم الأرشيف بعد مغادرته المؤسسة.
- وبصفة عامة، تحفظ الملفات خمس سنوات في العمر الأول قبل تحويلها إلى قسم الأرشيف المركزي أين تُحفظ 10 سنوات إضافية.
- وفي الأخير، يجب التنسيق مع مؤسسة الأرشيف الوطني لتحديد المصير النهائي للمافات بعد انتهاء مدة الحفظ في العمر الأول.
- للتذكير: لا يجوز إتلاف أي ملف في أي عمر كان دون الموافقة المكتوبة من مؤسسة الأرشيف الوطني.
- مراجع: يمكنكم الاطلاع عبر الانترنيت على جداول حفظ الأرشيف التي نشرتها بعض المؤسسات مثل بلدية نيويورك:http://www.archives.nysed.gov/a/records/mr_retention.shtml



3- بالنسبة للعنصر الأخير الخاص بالمخالفات والعقوبات، هل هي موجهة للأرشيفي أم المؤسسة ككل؟

الجواب: تعني المخالفات والعقوبات كل المسؤولين والموظفين وكل الأشخاص الذين يرتكبوها دون استثناء.


4- تم ذكر عدة عناصر هامة في هذا النظام، لكن حسب رأيي الخاص هناك بعض العناصر الواجب إضافتها، أولها بند خاص بالأرشيفي باعتباره أهم عنصر في إدارة الأرشيف، بحيث يتم ذكر ما له وما عليه.

الجواب: نعم، معك الحق في ذكر هذه النقطة الحساسة، وفكرت في إضافتها، انطلاقا من محتوى قانون الأرشيف الوطني النموذجي الذي اقترحته في هذا المنتدى. ثم تخليت عنها نظرًا لذكرها في القانون. ولكن، أرى من الواجب إضافة النقطة في النظام الداخلي، وأذكر ما كتبته حول واجبات وحقوق الأرشيفيين في القانون:
طاقم هياكل الأرشيف
المادة 14- ينقسم الموظفون العاملون في هياكل تنظيم الأرشيف إلى ثلاث فئات هي: الكوادر العلمية، والموظفون التقنيون، والعمال المنفذون. قد يكون مقر عمل هؤلاء الموظفين في مراكز الأرشيف الوطنية والإقليمية والمحلية، ومراكز الأرشيف الوسيط، وأقسام الأرشيف لدى الدوائر الحكومية.
المادة 15- تقوم مؤسسة الأرشيف الوطني بإعداد قوانين العمل الخاصة بجميع الموظفين؛ وذلك بالتنسيق مع إدارة الخدمة المدنية "الوظيفة العمومية".
المادة 16- يجب أن تحدد هذه القوانين الحقوقَ والواجباتِ لجميع فئات الموظفين. ويجب أيضًا إصدار قانون أخلاقية المهنة لإنشاء الظروف المعنوية لحماية الأرشيف و الأرشيفيين.


5- ثاني شيء، بما أنه تم ذكر المخالفات والعقوبات، ألا يجب ذكر بند خاص بالعلاوات والمكافآت بالموازاة مع ذلك، إذ أن هذا الأمر سيحفز على العمل أكثر.

الجواب: نعم، وسوف يمكن التطرق للعلاوات والمكافآت الخاصة بالأرشيفيين مع تحديد النقطة السابقة: "الحقوق والواجبات".


6- كانت هذه ملاحظاتي حول هذا النظام، لا أدري إن كنت على صواب أم لا.

الجواب: نعم أختي سعاد، كل الأسئلة كانت مفيدة وأشكرك على طرحها.