[المبروك التبيني]

دليل الأرشيفي ... من أين يبدأ وأين ينتهي ؟؟؟
بقلم الأستاذ الموثق المبروك التبيني - تونس

مقدمـة:

كنا قد طرحنا في مواضيع سابقة عبر هذا المنتدى النير، مواضيع شتى تتعلق بالوثائق وأرشفتها اليدوية والإلكترونية، والإجرءات العملية الأرشيفية ( من يقوم بماذا ؟ ) من برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة في المرحلة السابقة للأرشفة الإلكترونية، وفي دراسة اخرى إلى مراحل إعداد "أدوات العمل الأرشيفية" الثلاثة التي هي: ( القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة ) و ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية ) و ( جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف ) ، وكيفية تحيينها، وفي دراسة تسبقها قدمنا نماذج لهاته الأدوات الأرشيفية الثلاثة، إيمانا منا بأن هذه الأدوات هي المستندات النظرية التي بها يتم معالجة الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة من قبل المهني المختص، وهي أيضا كما يسمى بالنسبة لجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف: "حجر الزاوية" لبرنامج التصرف في الوثائق والأرشيف، وفي دراسات مغايرة تعرضنا إلى كيفية معالجة الوثائق الأرشيفية معالجة مادية وفكرية ثم إلكترونية، غير أن هذه الدراسات عدت للبعض نظريات أو مبادئ نظرية فقط، ولم يقع استيعاب تطبيقها على سبيل الواقع العملي، وهو الأساس، حتى أن مهنيا مختصا مبتدئا من الجزائر الشقيقة كان قد اتصل بي هاتفيا، وأعلمني أنه قد وضع امام رصيدا مكدسا من الوثائق الأرشيفية في مؤسسة بلدية، ولم يتسن له استيعاب المراحل العملية لمعالجة هذا الرصيد، أي من أين يبدأ، فالجوانب كثيرة فعلا، والرصيد مختلط اختلاطا كبيرا، يصعب التفريق بين الوثيقة والأخرى، وهو محق بذلك و يصعب عليه الغوص في هذا الغمار في بادئ الأمر، وهو المبتدأ ...
وحسبي، فإن المشاكل مماثلة لمختلف المهنيين الأرشيفيين المختصين عندما يتم انتدابهم لأول مرة للعمل بمؤسسة يكون أرشيفها غير معالج، ويكون مكدسا في مكان ما وأحيانا في اماكن مختلفة، وكلنا قد مررنا بهذه التجارب الصعبة... إذ يوضع بالأرشيفي امام الأمر الواقع، ويطلب منه المسؤول تنظيم ذلك الرصيد، وهو على حق بحكم عدم درايته بأسس الميدان، فيتعرض المهني "الجديد" في الأول إلى "صدمة" الواقع الأرشيفي، ويصور له انه امام جبل يستحال الخروج منه، وهو أيضا على حق متى لم تتوفر له السبل والظروف اللازمة التي تبدا من التكوين العلمي الصحيح في هذا الميدان، وصولا إلى توفير الظروف اللازمة المتعلقة بالرصيدين البشري والمادي ... فإذا توفرت لك تلك الأسس، فّّّّّإن الصعوبات تتقلص تدريجيا، ويصبح الأمر سهلا .. كيف ذلك:
أولا دعونا نعرف الأرشيف وارصيد الأرشيفي:
فالأرشيف هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أثناء ممارسة نشاطه، كل شخص طبيعي أو معنوي، وكل مرفق عمومي أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق أو شكلها أو وعائها.
أما الرصيد الوثائقي فهو مجموع من الوثائق الأرشيفيه مهما كان شكلها أو صنفها أو عمرها، و التي تجمع أثناء فترة معينة لدى منشئها كأرشيف جاري، او لدى مصلحة الأرشيف بالمؤسسة كأرشيف وسيط، أو لدى الأرشيف الوطني كأرشيف نهائي أو تاريخي.

فالمهني المختص إذن سيوضع اما إحدى هاتين الحالتين:
إما ان يكون امام رصيدا من الأرشيف الجاري أي في مكتب الموظف ولا يزال استعماله قائما بصفة متتالية، وهذا أقل حدة في التعقد والصعوبة لمعالجته لإنه يتطلب التعريف والتصنيف ثم الترتيب.
اما الحالة التي عادة ما يجابهها الأرشيفي في أول حياته المهنية بالمؤسسة، فهو رصيدا مكدسا من الأرشيف الوسيط، أي الذي لا يقع استعماله إلا مناسباتيا من قبل المنشئيين له، وبذلك فهو بالنسبة لهم وجب تحويله عن مكاتبهم ليحفظ في مكان آخر، غير أن عدم الإختصاص والدراية بالمبادئ الأرشيفية جعلتهم يكدسون هذه الوثائق بشكل اعتباطي، فلا تعريف لأغلب الوثائق ولا تصنيف ولا ترتيب ولا تجانس أحيانا بين الوثائق في الوعاء الواحد، أي أن الحافظة او الوعاء تجد بداخله انواع عدة من الوثائق كالمراسلات والبريد والملفات، وأحيانا حتى الجرائد او ما ليس له علاقة بالحفظ كوثائق أرشيفية، وتجد تعريف هذه الوثائق المختلطة بتسمية عادة ما يكرهها الأرشيفي المختص: "وثائق مختلفة"، أو "متفرقات"
أو وثائق مختلفة الأعمار، او بلغات مختلفة ويكون تعريفها كذلك، ...إلى غير ذلك من هذه المشاكل الأرشيفية.
اما عن مكان وظروف حفظها، فحدث ولا حرج: في أبهية الطوابق، او في خزائن مشتتة، ّتتخللها الغبار وأحيانا الحشرات، نقول هذا ولا نخجل من واقعنا، إذ ماذا تنتظر من رصيد أرشيفي مكدس لفترة تطول أحيانا لعشرات السنين ، أليس بالأمر المنطقي ان يصل إلى هذا الحد من الظروف ؟؟؟ أقول لا نخجل من ذكر هاته الحقيقة وتشخيص هذا الواقع، لأن الذي من المفروض أن يخجل هو المسبب لهاته الحالة، لا الساعي إلى معالجتها الذي يفخر بان يكون المنقذ للمعرفة من الحالة التي عليها ... ( وعلى فكرة، لا بد ان نخصيص ملفا للحالة النفسية للأرشيفي المبتدأ، التي عادة ما تكون مهتزة بسبب ما يجده أحيانا من ظروف عمل صعبة، فيتصور ان العمل في محيط يتخلله الغبار مثلا يمس من مستواه الجامعي، لكن أقول له هل تعلم أن الطبيب مثلا يعمل احيانا في ظروف جد صعبة يتخللها الدماء والأوساخ والجروح المتعفنة والروائح الكريهة وإلى غير ذلك من هذه الأمثلة كثيرة، فهل للطبيب عقد من مهنته ؟؟؟ طبعا لا، فتلك هي رسالته التي وجب تاديتها، كذلك هو الأرشيفي، ولو ان أرشيف اليوم ليس هو أرشيف الأمس، والظروف قد تغيرت بتوفر المختصين ووعي المسؤولين، وغزو التقنية الحديثة للميدان ).
نعود إلى موضوعنا، فإذا وضع الأرشيفي المبتدأ في وظيفته امام أكداس من الوثائق الأرشيفية المختلفة والمتفرقة والمتناثرة والمبعثرة منها أحيانا في مختلف أماكن من المؤسسة، فالمطلوب منه إذن أن ييتصرف على النحو التالي:
* يطلب فريق عمل معه، وعادة ما يكونوا من العملة غير المختصين، إذ ان الإختصا من مشمولاته، وهو مطالب بتأطيرهم وتوجيههم إلى القيام بالمهام اليدوية والجسدية خاصة من حمل وتنقيل ..الخ، أي المهام التي لا تتطلب إختصاص،
* تحديد استراتيجية محددة لعمله أي مخطط يسير على منواله،
• تحديد برنامج عمل واضح يتخلله مختلف الأنشطة الواجب القيام بها، ويتخلله:

1: تحديد وحصر الأماكن التي تتجمع بها الوثائق الأرشيفية المراد معالجتها،
2: تقييم الرصيد تقييما نظريا من حيث المحتوى والظروف،
3: تجميع الرصيد المراد معالجته في مكان واحد او تحديده لتشخيص حجمه أي عدد الأوعية،
4: ترقيم الأوعية ترقيما عدديا،
5: تحديد جدول بياني لفرز وجرد وانتقاء الوثائق الأرشيفية، ويتضمن هذا الجدول خانات تحدد: العدد الرتبي للوعاء / المحتوى او ما تتضمنه من وثائق أي عناوين الوثائق عن كانت وثائق مفردة ومتجانسة او عنوان الملف والوثائق المكونة له إن كانت ملفات، او مختلف العناوين عن كانت وثائق مختلفة ) / النسخ أي إن كانت الوثائق أصلية او نسخ ثانوية / التاريخ أو التواريخ الدنى والأقصى / الوحدة الإدارية التي تنتمي إليها الوثائق / وخانة اخيرة تخصص للملاحظات متى اقتضى وجودها.

وتكون عملية الجرد هذه في ظروف أسهل بالتنسيق مع الهياكل الإدارية ذات العلاقة والدراية بمحتوى الرصيد التي تمكن في العادة موظف ينسق مع الأرشيفي المختص للتعاون معه في بعض المعلومات المراد تحديدها.

الآن وقد حصر الأرشيفي وفريق عمله الرصيد الوثائقي حصرا توثيقيا مدققا، وحدد الصورة التي عليها الرصيد، ومدى تقادمه، فما عليه الآن إلا تحديد مدى اهميته، أي ما هو أصلي وما هو نسخ ثانوية، وما هو هام يمكن العودة والرجوع إليه من الذي لا طائلة من حفظه، فإذا كان للمؤسسة جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف التي هي الأداة الأرشيفية المعدة لتلك الغرض، فإنه يسهل الأمر بتطبيقها بتحديد عمر كل وثيقة تم فرزها، أما إذا كانت الأداة المذكورة مفقودة، فهنا وجب التعامل مباشرة مع المعنيين بالوثائق، أي المسؤولين منهم، فيمدهم بجداول الجرد المتضمنة للبيانات المذكورة للأرشيف الذي تم فرزه، وهنا يتكفل المسؤولون بحكم معرفتهم لمدى استعمال تلك الوثائق وأهميتها، ليقترحوا عليه قواعد حفظ ذلك الأرشيف الوسيط، والمصير النهائي له أي ما بعد الأرشفة الوسيطة، إن كان بإتلافه وعادة يكون ذلك بالنسبة للنسخ الثانوية عديمة الأهمية والقديمة، أو باقتراح حفظه على المدى الدائم او بانتقائه. هذه الجداول المتضمنة للقواعد والاقتراحات، وبعد تأشير المسؤولين عليها، يتم تحويلها إلى الأرشيف الوطني، الهيكل الإداري والمسؤول الأول في البلاد عن الوثائق والأرشيف العمومي، وذلك لدراسة الإقتراحات المحددة، وتغيير ما يراه صالحا، وخاصة بأن يطلب ترحيل بعض أوكل الأرشيف المقترح للإتلاف إليه ( مؤسسة الأرشيف الوطني )، وتحويله إلى أرشيف تاريخي عمومي، إذ ما توفرت فيه خصوصيات ذلك، كأن تكون وثائق ذات أهمية تاريخية او علمية او بحثية أو متعلقة بحقوق الإنسان..الخ.

وبالحصول على مصادقة الأرشيف الوطني، على الجداول والإقتراحات، يتولى الأرشيفي مجددا فرز الرصيد باستخراج الوثائق المصادق عليها للإتلاف، والوثائق المطالب بترحيلها إلى الأرشيف الوطني، والأخرى المقترحة لمواصلة حفظها في المؤسسة، والآن فقد أصبح في عهدة الأرشيفي ثلاث أجزاء من الأرصدة الأرشيفية كل يعالج على حدة.
فما اقترح للإتلاف من الأرشيف في قواعد الحفظ المحددة، فإنه يحدد ذلك في جداول بيانية، ويتضمن:
عدد رتبي للوعاء / محتوى الوثائق أي التسمية / النسخة أصلية كانت ام ثانوية / التاريخ الأقصى والأدنى وما يهمها من ملاحظات، وتمضى تلك الجداول البيانية من قبل الإداري المعني بالوثائق والمقترح لمصيرها، والمسؤول الأول عن المؤسسة، ثم يؤشر الأرشيفي على ذلك، وترسل الجداول إلى مؤسسة الأرشيف الوطني، فلا بد ان يصادق هذا الهيكل على إتلاف الأرشيف العمومي ويتحصل الأرشيفي على التأشيرة لذلك، وتكون عملية إتلاف الوثائق والأرشيف عادة في مؤسسة مصادق لها بإتلاف الوثائق أو عجنها وإعادة رسكلتها كما الحال عندنا في تونس، إثر ذلك يتحصل الأرشيفي على وثيقة إثبات من المؤسسة المذكورة تجعله في حل من أي شك في التصرف في الوثائق العمومية على غير الطريقة المذكورة، وقد أعدت هاته الطريقة لغاية تفادي المتاجرة وبيع الوثائق العمومية والتي قد تحمل أسرار وبيانات شخصية او سرية مثلا لدى التجار وبائعي السلع الذي يستعملون الوثائق للف البضائع، وكذلك يحجر حرقها أو وضعها في المصبات ...الخ.
وبنهاية العملية المذكورة، يتولى الأرشيفي تحرير محضر إتلاف، يتضمن تأكيدا على القيام بالعملية في حدود الإجراءات وةالتراتيب المعمول بها، ويكون ملف كامل للوثائق المتلفة يتكون من الجداول البيانية في الوثائق المتلفة والمكاتيب التي حصلت بين المؤسسة والأرشيف الوطني المصادق على إتلافها، ووثائق إثبات الإتلاف ومحضر الإتلاف، ويحفظ للإستظهار عند الطلب والحاجة، ثم يتولى الأرشيفي تسجيل الأرشيف المتلف في سجل الإتلاف أو في قاعدة البيانات الأرشيفية إن وجدت.

الآن وقد بقي في عهدة الأرشيفي الوثائق المهمة فقط، منها ما سيتواصل حفظها بالمؤسسة، ومنها ما سيتم ترحيله إلى الأرشيف الوطني كأرشيف تاريخي نهائي، ليتحول إلى أرشيف عمومي، ولم تعد للمؤسسة المنشأة له ملكية عليه، فما هي بقية الإجراءات ؟؟؟
بالنسبة لإجراءات الترحيل إلى الأرشيف الوطني، يتوللى الأرشيفي تحديد ما تم طلبه للترحيل في جداول بيانية تحديد بدقة الوثائق المعدة للترحيل باعتماد التقنينات الدولية للوصف الأرشيفي من ذلك (ISADG) الصادر عن المجلس الدولي للأرشيفي، ويتم إمضاء الجداول المذكورة، وبالتنسيق مع المؤسسة الوطنية يتم ترحيل الأرشيف إلى المؤسسة الأم التي تستقبل الرصيد وإيداعه مكان حفظه وتحديدي عناوين الإطلاع عليه، و تعيد نظير من الجداول البيانية للمؤسسة المرحلة كدليل على ذلك... ويحدد الأرشيف الوطني إجراءات الإطلاع على المثائق المرحلة للمصلحة المنشئة لها قبل ان تتحول إلى أرشيف عمومي...
اما بالنسبة للرصيد الوحيد المتبقي في عهدة الأرشيفي الآن، فهو الأرشيف الهادف، المعد للحفظ لمدة اخرى كأرشيف انتقالي بالمؤسسة، وهذا يتطلب برنامج عمل متكامل، وموارد مختلفة من تجهيزات ويد عاملة ومكان حفظ مجهز حسب التقنينات المتعارف عليها.
والحفظ هو خزن الوثائق الأرشيفية في أماكن ومعدات سليمة قصد صيانتها والحفاظ عليها وحمايتها من العوامل الطبيعية والبشرية مثل الحرائق والحشرات والسرقة. وتخضع هذه العملية لمقاييس ومواصفات عالمية تتعلق بتهيئة المخازن والحرارة والرطوبة. ويشتمل الحفظ على مختلف عمليات المعالجة المادية للرصيد ( ترفيف, صيانة, حماية ضد عوامل التهرئة ... ) والمراقبة المستمرة له .
يهدف هذا الإجراء إلى المحافظة على الرصيد الوثائقي للمؤسسة وحمايته من العوامل البشرية والطبيعية كرصيد معلوماتي للمؤسسة وجزء من ذاكرتها والذاكرة الوطنية في ما بعد.
وهذه التقنينات تخص جوانب عديدة لظروف حفظ الوثائق هي:
1- مواصفات المتعلقة بالحرارة و الرطوبة:
- الأوعية الورقية:

* الحرارة : 18° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 55% (+ أو- 5 % )

- الصور الفوتوغرافية أبيض وأسود

* الحرارة : 12° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 35% (+ أو- 5 % )

- الصور الفوتوغرافية بالألوان

* الحرارة : 05° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 40% (+ أو- 5 % )

- أقراص مغناطيسية

* الحرارة : 18° (+ أو-1 °)
* الرطوبة: 40% (+ أو- 5 %

2- المواصفات المتعلقة بالإنارة الكهربائية

150 لوكس(150Lux)

3- المواصفات المتعلقة بحموضة الورق

لا يجب أن تقل عن 4,5 PH

فإذا ما توفرت شروط ومواصفات الحفظ المذكورة، فأول ما يقوم به الأرشيفي، هو تحديد جذاذات ترتيبية يع إلصاقها على الأوعية او الحافظات تتضمن المعلومات التوثيقية التالية: المصلحة المنشأة / محتوى الوعاء أي عنوان الوثائق بدقة / التاريخ او التاريخين الأدنى والأقصى وعدد الوعاء.
ثم يتم إختيار نظام ترتيب لحفظ الأرشيف الوسيط ويتم الإتفاق عليه حسب طبيعة الوثائق والعمل سواء كان ذلك نظام كرونولوجي زمني أو حسب التحويل او نظام جغرافي او حسب الإدارة ..الخ، ويتم ترتيب الوثائق او ترفيفها في أماكنها المجهزة بالرفوف وحسب النظام الترتيبي المعتمد.
الآن وقد تم تعريف كامل الرصيد المحفوظ بالرفوف عبر الجذاذات المذكورة، فيقع من بعد تسجيل الرصيد المحفوظ في جداول تحدد إضافة إلى المعلومات المذكورة في الجذاذات، النسخة أصلية كانت ام ثانوية، تاريخ إتلاف الوثيقة إن حدد عمرها حسب الأداة الأرشيفية "جدول مدد حفظ الوثائق" او تاريخ ترحيلها إلى الأرشيف الوطني، وأي ملاحظات اخرى تخص حفظها، وكذلك والأهم عنوان حفظها الذي يمكن من إسترجاعها عند الإعارة بسهولة وبالسرعة المطلوبة، وهذا أو الجداول المقسمة حسب الإدارة يتم إرجاع نظير منها إلى الإدارات المعنية كوثيقة بحث بها يتم افعتماد عليها لإعارة الأرشيف المحفوظ.
وبنهاية الترتيب والحفظ، يتولى الأرشيفي تصميم "مخطط مواقع حفظ الأرشيف الوسيط"، Plan de localisation des Archives ) وهو رسم بياني أو مخطط يحدد محتوى محل حفظ الأرشيف، ومقسم بالرفوف، يوضح موضع مدخل المحل، ليقود إلى معرفة قائمة الوثائق المحفوظة وعناوين حفظها تيسر الوصول إليها. ويعد المخطط المذكور كدليل يوجه المستعمل للمحل.
و أخيرا، يتولى الأرشيفي تسجيل الأرشيف المحفوظ بمختلف البيانات المتعلقة به وبحفظه في سجل التحويل أو بقاعدة البيانات الأرشيفية إن وجدت.
وهنا يكون الأرشيفي قد خرج من جبل الوثائق المبعثر والمتناثر الذي أقدم على معالجته في بادئ الأمر والخوف يعتريه من صعوبه المهمة.

الآن وقد تبقى للمختص أعمال إستراتيجية لتطبيق برنامج التصرف في وثائق وأرشيف المؤسسة على المدى الطويل، ومنها بالأساس إعداد أدوات العمل الأرشيفية آلى وهي:

- القائمة الإسمية للملفات والوثائق.
- نظام تصنيف الوثائق الخوصية والمشتركة.
- جداول مدد حفظ الوثائق المشتركة والخصوصية.
- دليل الإجراءات الأرشيفية.

هذه الدوات الأرشيفية هي بمثابة المستند الرئيسي لحسن التصرف في أرشيف المؤسسة، وكل لها دورها، وإن كانت الأدوار كلها تتكامل، وسنذكر بإيجاز كيفية إعداد هاته الأدوات، فقد سبق ان تعمقنا في ذلك في ملفات لي في هذا المنتدى حول الإجراءات الأرشيفية من يفعل ماذا، وكيفية أدوات العمل الأرشيفية مفرقة ومجمعة، نوجز منها ما يلي:
فالقائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة هي الأداة التي تحدد وثائق وأرشيف المؤسسة ومختلف نسخها وشبكة مساراتها أو سلسلة انتقالها بين المصالح الإدارية للمؤسسة، ونظام التصنيف هي الأداة التي تمكن من ترميز وتصنيف وحسن ترتيب هذه الوثائق في فترتها النشطة لسهولة إسترجاعها عند الحاجة وتداولها، وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف هي الأداة التي تمكن من تحديد الأعمار الثلاثة للوثيقة، وتحديد مصيرها النهائي وذلك بإتلافها عند إنعدام قيمتها التاريخية الإدارية العلمية البحثية، او حفظها على الدوام كوثيقة تاريخية او أرشيف نهائي صالح للبحث والإثبات، وشاهد على موروث المؤسسة والبلاد وذاكرتها ...

ويمكنكم الإطلاع على أدق التفاصيل حول هذه الأدوات عن طريق الروابط التالية:

الأداة الأولى( القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة )
الأداة الثالثة: ( جدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف )
الأداة الثانية: ( نظام تصنيف الوثائق الإدارية )

وبهذا نكون قد ساهمنا بجهدنا المتواضع في وضع دليلا يرشد اّلأرشيفي المبتدأ منه خاصة، والأرشيفيين المختصين عموما، نأمل أن نكون قد يسرنا ولو بدرجة الطريق أمامهم للقيام بمهامهم المناطة بعهدتهم.
ولله التوفيق

الأستاذ الموثق المبروك التبيني - تونس