صلب الأرشفة: ضمان مصداقية المعلومات وعدم فسادها
في الوقت الذي تعاني فيه المؤسسات من المشاكل المادية المرتبطة بالارشفة، فإن العديد منها تواجه المشاكل النظرية. والمهم هو كيفية تعريف وتخزين المعلومات. وسيساعد تطوير معدات ومقاييس الشركات للأرشفة والتعامل مع تطابق البرامج وفساد الوسائط مع الوقت، على تنفيذ الارشفة. وتظل المهمة الآنية ادارة السجلات حاليا.
إن أي مشروع ارشيفي يجب ان يبدأ بإعداد متابعة لضمان مصداقية المعلومات، كما يوضح جيم دامولاكيس رئيس شركة غلاسهاوس تكنولوجيز. ويجب ان تشمل الخطة ايضا تقسيم المعلومات طبقا لاهميتها، وهو الامر الذي يمكن ان يؤثر بطريقة درامية على تكلفة البرنامج. ومن دون استراتيجية ارشيفية، فإن بنية التخزين الارشفية الخاصة ستتحول الى معلومات تاريخية. ان تنفيذ درجة من تحديد المعلومات وتنظيمها هو خطوة اولى في غاية الاهمية.
ومن ناحية اخرى ذكر ماريو كارلوس رئيس شركة مانيلا اليكتريك في الفلبين انه بدأ في صياغة خطة طويلة المدى للارشفة عن طريق تحديد اولويات المعلومات. وتعتمد اولوياته على المتطلبات التنظيمية والجدوى الاقتصادية وسهولة العمل وعديد من الامور.
وقد ظهرت في الاسواق برامج إلكترونية لادارة التصنيف وتطبيقات، للمساعدة في ادارة السجلات في العام الماضي من بعض الشركات مثل كازيون سيستمز وستورد ايكيو وغيرها. وتتولى هذه التقنية مسح ملفات المعلومات وتطبق نظام الكلمات الاساسية لتحديد الوثائق المحتملة. وعلى سبيل المثال، يمكن اعطاء تعليمات للمحرك بحيث يحدد معلومات مرتبطة بالالتزام بلوائح هيئة السندات والاوراق المالية.