[شواو عبدالباسط]

5 إجراءات حول اعتماد مبدأ احترام الأرصدة في معالجة الأرشيفمذكرة توجيهية 02/2009)

تعتبر معالجة الأرشيف لا سيما تلك التي تخص المدفوعات، حلقة أساسية في السلسلة الأرشيفية، بحيث أنها تهدف إلى وضع الأسس الأولية التي تعكس وضعية الأرصدة المتاحة في صورة مضبوطة ووفق معايير وصفية مقننة حيث تحترم فيها دقة المعلومات :
- تتعلق أولها بالتقنيات المستعملة في المعالجة .
- تخص الثانية المهام والصلاحيات والنشاطات الممارسة في الإدارة التي صدرت عنها الوثائق.
تبقى عملية معالجة الأرشيف عرضة في بعض الأحيان لنقائص قد تشوب بعض المواطن منه، خاصة تلك المتعلقة بالتصنيف وكذا تنظيم الأرصدة ،وغالبا ما يرجع السبب في ذلك إلى ما يلي :
- الأشكال من الترتيبات غير المطابقة لواقع نشاطات الهيئة المنتجة للوثائق.
- اعتماد الإدارة المنتجة مبدئيا على تصنيف أولي لا يراعي فيه احترام المهام والصلاحيات المخولة قانونا لمصدر الوثائق.
- عدم الاعتماد على الهيكل التنظيمي للمؤسسة أو موقع كل مصلحة في التنظيم الداخلي العام للإدارة سواء كانت مركزية أو محلية.
تهدف المعالجة العلمية للأرشيف أساسا إلى التحقيق في مدى مطابقة الكم الأرشيفي الموضوع حيز المعالجة مع واقع التنظيم الداخلي لمصدر الوثائق فلتشكيل رصيد أرشيفي وفق المقاييس المتعامل بها دوليا ،يتعين العمل بالانتهاج القائم في مجال الأرشيف على أساس مبدأ احترام الرصيد وخصوصيته.
إن إعداد طريقة معالجة الأرشيف دون الإقدام مبدئيا على إعادة تشكيل الرصيد على شكيلته الأصلية ووفق الترتيب العضوي والهيكلي الذي أنشئ فيه قد يؤدي إلى ترتيب نهائي للأرشيف لا يتوفر على القواعد الضبطية والعلمية في معالجة الأرصدة الأرشيفية.
وتفاديا لتعميم التمادي في هذا السياق ،ألفت انتباهكم إلى ضرورة اتخاذ الإجراءات اللازمة التت تفرض نفسها في هذا الصدد وبخاصة الحث والسهر عل عدم إنجاز أية وسيلة بحث لا تعتمد فيها إحدى المبادئ الأساسية في الأرشيف والمتمثلة في إعادة تشكيل الرصيد قبل الشروع في المعالجة العلمية .
اعتمادا على الاعتبارات العملية والتقنية المتعلقة بعملية ضبط الأرصدة الأرشيفية، أرجو أن تطبق التعليمات الواردة في نص هذه المذكرة التوجيهية لا سيما
إتباع الإجراءات التطبيقية في التصدي لمعالجة المدفوعات كيفما كان ترتيبها الأولي أو عند استقبالها. وذلك على النحو التالي :
- معرفة كاملة لتاريخ الهيئة المنتجة للوثائق .
- الاعتماد على الهيكل التنظيمي للهيئة التي أنتجت أو استلمت الوثائق في إطار الممارسة القانونية لنشاطاتها.
- إعادة تشكيل الرصيد الأرشيفي وفق الضوابط المتعلقة بطبيعة الوثائق والمصدر الدافع أو المنتج للوثائق إضافة إلى الظرف المكاني و الزماني لنشأة الوثائق.
- ترتيب ومعالجة الوثائق وفق التسلسل الرسمي الوارد في الهيكل التنظيمي للهيئة المنتجة للوثائق.
- التحري في حقيقة مصدر الوثائق والتمييز بين الهيئة الدافعة والهيئة المنتجة للوثائق .
وكلما استلزم الأمر ذلك وبغية احترام هوية الرصيد ينبغي إعادة النظر في كل المدفوعات المبعثرة والتي استقبلت في شكل دفعات متباعدة زمنيا وتكون ذات صلة عضوية بعضها البعض ، بتجميعها ماديا وفق أصل إنتاجها وترابطها العضوي (1).

11- تحديات الأرشيف والأرشيفيين :


يواجه الأرشيف والأرشيفيون في العصر الإلكتروني تحديات كبيرة. يجب عليهم لينجحوا في مهمتهم أن يراجعوا أنفسهم وعلاقتهم مع الأقسام المنتجة للأرشيف. هذا التحدي غير اختياري وسوف يفقدون من قدرة التأثير ومن المصداقية إن لم ينجزوا حلولا تناسب احتياجات عملائهم في مجال الأرشفة الإلكترونية. ولكن يصبح المنظور جيدا إذا تجاوبوا على المستوى الإستراتيجي وراجعوا موقعهم المؤسساتي والمهني ،لهذا الغرض يجب عليهم اكتساب كفاءات جديدة ،وأن يتعلموا كيفية التعامل مع الذين تتوافر لديهم الكفاءات الضرورية لإدارة الوثائق الإلكترونية .وأكثر من هذا يجب عليهم أن يعرفوا كيفية التأثير في منتجي الأرشيف في العهد الإلكتروني وببساطة ،لا يمكن أن يتوقع الأرشيفيون في قدرتهم على إدارة الوثائق بالبقاء جامدين في آخر مرحلة من حياة الأرشيف. سوف يقودهم الموقع الهامد أو المتأخر في هذا المجال إلى عدم الجدوى

(1)مذكرة توجيهية رقم 02 المؤرخة في 22/10/2009. حول اعتماد مبدأ احترام الأرصدة في معالجة الأرشيف. رئاسة الجمهورية : المديرية العامة للأرشيف الوطني .