[شواو عبدالباسط]

2 الأرشيف حسب أعمار الوثيقة :


4-2-1 الأرشيف الإداريالعمر الأول ) أو الأرشيف الجاري.


ويسمى أيضا بالأرشيف الجاري أو الحي ،ويبدأ عند إنشاء المستند من الجهة الإدارية و تكون المستندات خلالها مستخدمة بصفة منتظمة خلال أوجه النشاط الجارية للمؤسسة التي أنتجتها وغالبا ما توصف المستندات في هذه المرحلة بأنها جارية أو نشطة وتبلغ مدته 5سنوات على وجه التقريب أما مسؤولية حفظ وتنظيم الوثائق الإدارية فإنه من المعتاد بالنسبة للأوراق في هذه المرحلة أن تحفظ في إدارتها التي تستخدمها، أو على الأقل أن تخزن في مكان ملائم في متناول الأيدي. وفي هذه المرحلة فقط يمكن للهيئة التي أنتجتها و تستخدمها الإدارة في أعمالها الجارية. حيث تكون لها مسؤولية حفظها وضبط استخدامها.(3)

4-2-2 الأرشيف الوسيط (العمر الثاني )


ويتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها 5 سنوات لكي يبقى الإطلاع عليها قائما من يوم للآخر لاحتياجات نشاط الهيكل الإداري، وهذا النوع من الأرشيف يجب أن يحول إلى أرشيف الوزارة حسب ما هو محدد في القائمة الشاملة لوثائق الأرشيف.
4-2-3 الأرشيف التاريخي (العمر الثالث)


إذ يعتبر هذا العمر المرحلة الثالثة في حياة الأرشيف، حيث يتكون من الوثائق التي تفوق مدة وجودها 15سنة والتي أصبحت غير ضرورية لشؤون المصالح، فإما أن تتلف أو تحول إلى دار الأرشيف التاريخي للحفظ الدائم إذا كانت لها قيمة دائمة. أما مدة استبقاء الوثائق في هذا العمر فليس لها مدة محددة وإنما هي أبدية غير محددة(1).

(3)مديرية التقويم والتوجيه و الاتصال . دليل تنظيم وتسيير أرشيف الإدارة العلمية .الجزائر:المؤسسة الوطنية للكتاب.1996.ص.5-6

(1)لامية ، مخلوف التكنولوجيا الحديثة وتطبيقاتها في الأرشيف الوطني : دراسة ميدانية بمركز الأرشيف الوطني الجزائري.رسالة ليسانس : معهد علم المكتبات : جامعة قسنطينة ،2006.ص.20