[عبدالكريم بجاجة]

السؤال 1: هل هنالك نموذج لمحضر الجرد الشامل أم لنا الحرية الكاملة في إعداده؟

الجواب 1: لقد قدمنا مساهمتنا حول موضع "كيفية إعداد محضر الجرد الشامل" في الرابط التالي: http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=26115
ولكي الحرية التامة في تعديله حسب الظروف المحلية. ولكن يجب أن يبرز الجرد الشامل عن واقع الأرشيف في المخازن من الجوانب التنظيمية والصحية والفكرية؛ المهم يجب أن يوفر الجرد معلومات كافية حول مضمون وتنظيم الأرصدة الأرشيفية، لتتمكني من تحديد طريقة العمل في المستقبل.

السؤال 2: أثناء القيام بمحضر الجرد الشامل هل يجب أن يكون هناك توقيع الأرشيفي وهل من الضروري أن يعرض للمدير؟

الجواب 2: يجب على الأرشيفي أن يوقع الجرد الذي قام به، وسوف يحتسب الجرد من بين أعماله وإنجازاته الأرشيفية لضمها في سيرته الذاتية كمرج. كما يجب عرض الجرد في شكل تقرير إلى الإدارة التي تنتمين إليها؛ وسوف تشعر الإدارة بأهمية وجود أرشيفي مهني في المؤسسة.

السؤال 3: هل تملك مصلحة الأرشيف الحق بامتلاك خاتم إداري خاص بها؟

الجواب 3: إن موضوع امتلاك خاتم إداري خاص بقسم الأرشيف يخضع لنظام العمل في المؤسسة، ويجب أن تستفيدي بتفويض من مسؤول الإدارة للإمضاء تحت اسمه؛ إذا جمعت هذه الشروط، يجب تلقائيًا على الإداري أن تزودك بخاتم إداري.
وشكرًا.