اقتباس:
المشاركة الأصلية كتبت بواسطة anameri
تابع
شكل 2 يمثل مسار الوثائق الأرشيفية المنتجة على مستوى المكاتب
(الأرشيف الإداري، الجاري)
|
المؤسسات الإدارية، مركز الحفظ المؤقت، مؤسسة الأرشيف الوطني كلها مرسسات تنتج وثائق في إطار نشاطها.
فمركز الحفظ المؤقت مادام يستقبل وثائق من أي مؤسسة فأول شيء يطالبها به هو وثيقة تدل على دفع تلك الأخيرة لتلك الوثائق التي أنتجتها و تلك الوثيقة تسمى جدول دفع الوثائق Le Bordereau de versement و بعد دخول الوثائق إلى مركز الحفظ المؤقت، تبقى الوثائق لمدة معينة و عند انتهاء المدة تتم عملية الفرز.
الأرشيفي هو رئيس اللجنة، فهو الذي يعمل على إنتاج رزنامة الحفظ للمؤسسة Le Calendrier de conservation التي يعمل فيها.
من خلال نمط الوثيقة يمكن معرفة قيمتها و من تم أهميتها
مثال:
في معهد علم المكتبات، نشاطاته الإدارية مثلا:
انتاج شهادة مدرسية للطالب و هي وثيقة رسمية معترف بها، فالشهادة المدرسية نـمـــط من أنماط الوثائق الإدارية الرسمية المنتجة على مستوى إدارة الجامعة.
جامعة الجزائر لها مهام إدارية:
1 شهادة مدرسية
2 كشف النقاط
3 شهادة نجاح
هي نمط من أنماط الوثائق المنتجة على مستوى إدارة الجامعة
لا يمكن إقصاء الوثائق بطريقة عشوائية فلابد من توفر القانون.
و بعد جرد الوثائق تتم عملية الحفظ الجاري
مثال:
شهادة مدرسية مدتها 4 سنوات، فيتم حفظ هذه الوثيقة في الحفظ الجاري مثلا 3 سنوات ثم مثلا أكمل الطالب شهادته أو أن الطاب لم يكمل دراسته و أراد في يوم من الأيام اكمال دراسته بعد 3 سنوات، فإن تلك الوثيقة تحفظ في الحفظ المؤقت و تبقى 5 سنوات أما في الحفظ النهائي فستقرر اللجنة إن كانت هذه الوثيقة ستذهب إلى هذه المرحلة، ففي الحالة هذه لا تذهب إلى الحفظ النهائي لأن الوثيقة ليست مهمة.
فالطالب لن يحتاج إليها لأنه سيكون له شهادة Un Deplome، و سيكون أكثر أهمية من الشهادة المدرسية.
أما ملف طبي فسيدخل في الحفظ النهائي و ستكون له أهمية تاريخية تحفظ للأجيال القادمة و سيحتاج الأرشيفي في هذه العملية إلى رزنامة الحفظ.
يتبع...