3 - أنتجت أو استلمت : (تابع للتعريف)
تعالج المسائل الإدارية و الأعمال بواسطة وثائق إدارية رسمية ففي هذا الإطار يتم تبليغ و استقبال المراسلات المختلفة و الوثائق المتعلقة بالنشاطات المتعددة التي تقوم بها المؤسسات و الأشخاص، إذ تعتبر هذه الوثائق دليل هذه النشاطات و عليه تصبح جزء لا يتجزأ من رصيد أرشيف هذه المؤسسة أو الشخص.
4 - لا يهم تاريخ إنتاج الوثائق:
هذا لا يعني أن وثيقة الأرشيف تقاس أهميتها نسبة إلى تاريخ إنتاجها لإعطائها صفة الوثيقة الأرشيفية الحقيقية بل يجب اعتبارها كذلك ابتداءا من تاريخ إنتاجها و بناءا على هذا التعريف فإن عملية علاج الأرصدة أو الملفات الأرشيفية يجب أن تكون موحدة و غير منفصلة (أي لا يجب التفريق) كونها موجودة على مستوى المؤسسة الأصلية أو أنها تحت مسؤولية مصلحة تسيير الأرشيف الوسيط أو النهائي، فالعلاج يتم على مستوى كل المراحل و بعد العلاج نعرف إن كان لها أهمية أو لا، و هذا يقودنا إلى القول أننا لسنا في حاجة إلى الفصل بين حاجيات التسيير و الحفظ و البحث لكي نعرف أو نتعرف على وثائق الأرشيف الحقيقية فالوثائق الإدارية مهما كانت تعرف مبدئيا على أنها وثائق أرشيفية ابتداءا من تاريخ إنتاجها و في هذا المنوال يتعامل الأخصائيون في ميدان الأرشيف بما يعرف بالأطوار الثلاثة.
فحص الوثائق الأرشيفية:
من خلال التقييم لغرض الحفظ النهائي
1 - القيمة الإدارية
2 - قيمتها القانونية
3 - قيمتها التاريخية
4 - قيمتها الثقافية و الجمالية مثال : جواز السفر Le Passeport له قيمة جمالية.
تابع للعنوان 4 المتعلق بشرح فقرات التعريف:
لا يهم تاريخ إنتاج الوثائق
الأطوار الثلاثة:
الأرشيف الجاري: Les archives courantes
archives de 1 ére age
archives actives
و هي الفترة التي تلي إنتاج الوثائق الأرشيفية و تكون عموما الحاجة إليها يومية كونها وثائق حديثة العهدة و مثل هذه الوثائق تكون عادة محفوظة على مستوى المكاتب أو حيث أنتجت أو المصالح الأصلية إلى غاية انتهاء صلاحيتها الإدارية.
الأرشيف الوسيط: Les archives intermédiaires
archives de 2 éme age
archives semi-archives
تتمثل في الملفات التي تمت معالجتها نسبة للنشاطات التي فتحت من أجلها و تدخل هذه الأخيرة فيما يسمى بالطور 2 أو بالمرحلة الثانية من حياة وثائق الأرشيف بعد إنتاجها حيث تكون الحاجة إليها مؤقتة لذلك يجب الاحتفاظ بها قريبا من المصالح الأصلية أو على مستوى مصلحة أرشيف المؤسسة لأن العودة إليها ممكنة في كل وقت، عند الحاجة لمعلومات خاصة بملف ما إلا أنه يمكن القول أن مثل هذه الملفات تعتبر مغلقة إلى حد ما، غير أن رجوع بعض القضايا الخاصة بالنشاطات التي فتحت من أجلها أو تمثلها إداريا و قانونيا يستدعي إعادة فتحها من جديد.
يتبع ...