قائمة وظائف أنظمة المكتبات الآلية المتكاملة
1- نظام الفهرسة
1-1 إدخال البيانات وتعديلها :
· إنشاء السجلات بالاتصال المباشر باستخدام شاشات مهيأة و/أو المحثات.
· إمكانية تحديد حقول البيانات وشاشات العرض من قبل المكتبة.
· توافر وسائل إدخال السجلات التي على صيغة مارك مع تعريب هذه الصيغة لتتناسب مع الأوعية العربية.
· توافر وسائل إدخال السجلات من مصادر خارجية.
· توافر وسائل التحويل الآلي للسجلات على صيغة مارك سواء في الإدخال أو الإخراج.
· توافر وسائل التحقق من السجلات المتماثلة وتسهيلات لإضافة سجلات لنسخ جديدة.
· توافر وسائل نقل سجلات المواد المطلوبة المنشأة في نظام التزويد.
· توافر وسائل تحرير السجلات أو تعديلها بأقل جهد طباعي ؛ أي بإتاحة التحرير باستخدام الشاشة الكاملة.
· توافر وسائل إدخال كافة أشكال المواد المكتبية ، مثل المواد السمعية والبصرية ، والدوريات ... الخ.
· توافر وسائل الاسترجاع بكل عناصر البيانات.
· توافر وسائل حذف السجلات وإعادة المكشَّف منها إلى وضعه السابق بسهولة.
2-1 سجلات الاستناد :
· توافر وسائل إنشاء ملف استناد يمكن الوصول إليه بالاتصال المباشر خلال عملية إدخال البيانات للتحقق من المداخل أو اختيارها.
· توافر وسائل إضافة مداخل جديدة لملف الاستناد ، إما آليًا أو بعد المراجعة.
· توافر وسائل إنشاء إحالات "انظر" و "انظر أيضًا".
· توافر إمكانية التغيير الشامل للمداخل.
· التحكم بالمكانز.
2-3 تنزيل البيانات :
· توافر وسائل الاتصال بقواعد البيانات الخارجية لتنزيل السجلات تمهيدًا لإضافتها إلى القاعدة، إما مباشرة أو بوضعها في ملف وسيط.
2- الاتصال بالفهرس
1-2 الاتصال المباشر :
· إتاحة الاتصال المباشر بالفهرس من قبل موظفي المكتبة والرواد.
· توافر إمكانية تحديد كشافات لموظفي المكتبة و/أو الرواد من قبل المكتبة.
· وجود شاشات موجهة بقائمة الخيارات وذاتية التوجيه ؛ وتوافر إمكانات أكثر عمقًا لموظفي المكتبة ، نحو أوامر الإدخال.
· توافر شاشات العرض التي تحدد عناصرها المكتبة.
· توافر البحث بالكلمة المفتاحية والجملة.
· عرض مباشر للسجلات إذا تحققت المضاهاة فقط.
· عرض معلومات عن النسخة/وضع المادة في أقل عدد ممكن من الشاشات ؛ وتوافر إمكانية وصول موظفي المكتبة إلى معلومات مفصلة عن الإعارة غير متوافرة للرواد، نحو معلومات عن المستعير والحجز (أو من خلال برنامج الاستفسارات في وظيفة الإعارة).
· عرض الكشاف إذا لم تتحقق المضاهاة.
· توافر وسائل استعراض الكشاف و/أو الفهرس إلى الأمام أو إلى الخلف.
· توافر رسائل مساعدة في مجال المكتبات ؛ ومساعدة خاصة.
· استخدام عوامل الربط الجبرية البولينية (إما صراحة و/أو ضمنًا).
· بتر مصطلحات البحث (إما صراحة و/أو ضمنًا).
· تحديد البحث بمحددات البحث كالتاريخ ، ونوع المواد ؛ وبحث موضع واحد أو جميعها.
· استعراض متنوع للفهرس حسب نوعية المستفيد.
· الوصول المباشر للفهرس.
· توافر وسائل حفظ نسخة احتياطية من سجلات الإعارة سهلة التخزين والاستخدام والتحميل.
2-2 اتصال الرواد :
· توافر الوسائل الملائمة للبحث في الفهرس من قبل الرواد ، بحيث تتضمن العناصر المناسبة مما ذكر آنفًا.
· توافر وسائل حجز المواد المعارة أو المطلوبة من قبل الرواد ، إذا كان ذلك ضروريًا.
· توافر وسائل استعراض الرواد لمعلومات عن الاستعارة ، نحو الكتب المعارة (مع توافر وسائل التحكم بأمن البيانات).
1-3 النسخة المطبوعة :
· توافر وسائل طباعة السجلات على شكل مصغر ، وبطاقات ، وفهرس مطبوع، ومتسلسل.
· توافر الطباعة بتسلسل متنوع.
· تشكيل السجلات تحدده المكتبة.
3- نظام الإعارة (ضبط التداول)
· توافر شاشات غير متراكمة وواضحة التخطيط ، ورسائل واضحة للمشغلين ليس من السهولة تجاوزها.
· توافر حركة سريعة وسهلة بين الوظائف باستخدام أقل عدد من المفاتيح.
1-3 العناصر :
· إتاحة مباشرة لكل أنشطة المكتبة سواء إدخال البيانات و/أو تحديثها للموظفين المرخصين.
· السماح بإدخال قيم تحددها المكتبة لعدد غير ثابت من الحقول الخاصة بالمستعيرين والمواد حسب نوعية الإعارة ، والتجديد ، وسياسات الغرامات، بما فيها : مدد الإعارة (المستعير/المواد) ؛ ومخولات الإعارة (المستعير/نوع المواد) ؛ الغرامات وحدود التجديد (المستعير/المادة) ؛ وفئات الغرامات (المستعير/المادة) ؛ ومدد الإمهال.
· الحجز : تحديد تخفيض مدد الإعارة ؛ وطول مدة إبقاء الحجز ساريًا.
· التقويم (أيام إغلاق المكتبة ، وفترات فتح وإغلاق المكتبة).
· مرات تكرر إصدار إشعارات التأخير ، وعباراتها تحددها المكتبة.
2-3 إجراءات الإعارة :
· إدخال سريع ودقيق لرقم كل من المستعير والمادة بواسطة قارئ الرموز بالأعمدة المليزر ، أو عن طريق لوحة المفاتيح.
· التأكد من صحة تفاصيل المعلومات عن المستعير والمادة على الشاشة.
· تدقيق المعلومات الخاصة بالمستعير ، نحو : غير مسجل/غير مسموح له بالاستعارة؛ أو منتهية فترة إعارته ؛ أو قيود يعرضها النظام ، نحو مخولات الإعارة ، وحدود الرسوم ؛ أو قيود يدخلها موظفو المكتبة ؛ أو قيود أخرى حول المستعير، نحو سجل غير متكامل ، أو بطاقة مفقودة أو مسروقة.
· ملاحظات المستعير ، نحو : الحجز بانتظار إرجاع المادة ، أو ملاحظة عن سجل المستعير.
· تدقيق المعلومات الخاصة بالمادة ، نحو : فئة غير مسموح بإعارتها ؛ أو محجوزة لمستعير آخر ؛ أو ليست موجودة في النظام ؛ أو مفقودة أو أية إشارة أخرى ؛ أو معارة حاليًا (أي لم يتم إرجاعها حتى الآن).
· خيارات تجاوز تدقيق المعلومات الخاصة بالمستعير/المادة.
· عرض تاريخ الإرجاع ووقته على الشاشة و/أو الطابعة ؛ وإمكانية تعديل التاريخ.
· تحديث مباشر لسجل المستعير والمادة.
3-3 إرجاع المواد المعارة :
· بهدف الإرجاع السريع للمواد ، توافر إمكانية إدخال رقم المادة بواسطة قارئ الرموز بالأعمدة ، أو المليزر ، أو أي جهاز آخر ، أو عن طريق لوحة المفاتيح.
· التأكد من صحة البيانات المفصلة عن المادة على الشاشة.
· تدقيق المعلومات الخاصة بالمادة : رسوم التأخير وحسابها ، مع إتاحة الفرصة لدفعها بالكامل أو دفع جزء منها أو إلغائها ؛ والحجز ، مع إمكانية عرض بيانات عن الشخص الذي طلب المادة وطباعة إشعار يشير إلى توافرها ؛ والمادة غير متوافرة في النظام (لإنشاء السجل) ؛ ومؤشر فقدان المادة ؛ والموقع الخاطئ.
· تحديث مباشر لسجل المستعير والمادة ، مع إمكانية إيضاح الحالة كالمادة المعادة حديثًا.
4-3 التجديد :
· توافر وسائل تجديد الإعارة من بعد ، نحو إدخال الأرقام من لوحة المفاتيح.
· تدقيق المعلومات الخاصة بكل من المستعير والمادة كما في إجراءات الإعارة، وإضافة إلى ذلك تدقيق قيود المواد المتأخرة أو المحجوزة أو المطلوبة ، وخيارات تجاوز القيود؛ والحدود القصوى للتجديد.
· توافر إمكانية إلغاء رسوم تأخير إرجاع المواد.
· توافر إمكانية حساب فترات تجديد منفصلة لفئات المستعيرين والمواد.
· توافر إمكانية تحديد فئات غير مسموح بتجديد إعارتها.
· توافر وسائل التجديد الجماعي.
5-3 الغرامات :
· حساب الرسوم حسب فئة المستعير والمادة ؛ واستثناء فئات من المستعيرين من الرسوم.
· حساب الغرامات برسم اليوم أو الساعة (في حالة الإعارة قصيرة المدى) ، مع أخذ الأيام التي تكون المكتبة مغلقة فيها في الحسبان ، وكذلك فترات فتح المكتبة وإغلاقها ؛ ومعدلات تراكم الغرامات.
· دفع الغرامات مجزأة أو كاملة ، حيث يتم تنفيذ ذلك بواسطة برنامج إعادة المواد المعارة أو بوصول مباشر إلى برنامج الغرامات (أي دون الحاجة إلى فتح سجل المستعير مرة أخرى).
· توافر وسائل حساب الغرامات وقيم الاستبدال.
· حساب الحد الأقصى للغرامات حسب فئة المستعير/المادة.
· حساب غرامات خاصة لما يتأخر من المواد المطلوبة.
6-3 الحجوزات :
· استرجاع سجل المادة المطلوبة بكل مفاتيح البحث المعتادة أو من خلال الانتقال من برنامج الاستفسار.
· استرجاع سجل المستعير بالرقم أو الاسم.
· إمكانية حجز جميع النسخ ، أو نسخ الفرع/القاعة ، أو نسخ محددة ، مع إمكانية إلغاء الحجوزات آليًا للنسخ الأخرى حالما يتم الوفاء بجميع الحجوزات.
· إمكانية حجز نوعيات معينة من المواد فقط ، أو استثناء أنواع معينة من الحجز.
· إمكانية حجز جميع النسخ ، مع عدم السماح بإلغائها (إذا كانت جميع النسخ مطلوبة للعمليات المكتبية).
· الإشارة إلى النسخ الأخرى المتوفرة في المكتبة عندما يتم الحجز.
· تحديث قوائم المستعيرين عندما يتم الحجز المتعدد ، وإمكانية تعديل ترتيب القائمة ؛ وتقصير مدة الإعارة آليًا في حالة الحجوزات المتعددة.
· طباعة إشعارات طلب المواد ، مع تقصير مدة الإعارة إذا كان ذلك ضروريًا.
· طباعة إشعارات توفر المواد المطلوبة التي تمت إعادتها إلى المكتبة ، مع الإشارة إلى تاريخ إرجاع المادة.
· إنهاء حجوزات المواد غير المعادة.
· إنهاء الحجوزات التي لم يتم تنفيذها.
· إلغاء الحجوزات.
· تأجيل تنفيذ الحجز ، نحو : "يبدأ من تاريخ".
7-3 الإعارة قصيرة المدى :
· توافر إمكانية إعارة المواد بالساعة/خلال الليل/خلال العطلة الأسبوعية.
· توافر إمكانية تجهيز مجموعة من المواد للإعارة قصيرة المدى ، وذلك بتخصيصها للإعارة قصيرة المدى مؤقتًا ، وربطها بالمقررات ، وقوائم القراءة ، ومعلومات إدارية أخرى.
8-3 ملف المستعيرين :
· إدخال مباشر لبيانات المستعير وكذلك إجراء أية تعديلات ضرورية.
· القدرة على حذف سجلات المستعيرين فرديًا أو كمجموعة.
· حقول سجلات المستعيرين تحددها المكتبة.
· الوصول إلى ملف المستعيرين بالأسماء أو بالأرقام.
9-3 الاستفسارات :
· الوصول إلى سجلات المستعيرين بالأسماء أو الأرقام للحصول على بيانات مفصلة عن المواد المعارة ، أو المجددة ، أو المتأخرة ؛ وتفاصيل الغرامات ؛ وتفاصيل الحجوزات.
· الوصول إلى سجل تاريخي للمستعير.
· الوصول إلى سجل المواد بجميع مفاتيح البحث المعتادة للحصول على بيانات مفصلة لوضع الإعارة حسب النسخة. فإذا كانت المادة معارة ، ينبغي الحصول على معلومات عن الإعارة ، بما في ذلك المستعير ، وتفاصيل بيانات حجز المواد.
· الوصول إلى سجل تاريخي عن الإعارة.
10-3 الإشعارات :
· طباعة إشعارات لـ: التأخير ؛ والغرامات/الغرامات ؛ والحجوزات ؛ والمطالبة ؛ والفواتير ؛ وإشعارات أخرى خاصة.
· تكرر الإشعارات ونصها تحددها المكتبة.
11-3 التقارير والإحصاءات :
· إصدار تقارير وإحصاءات تتعلق بعمليات الإعارة ، بما في ذلك : عدد عمليات الإعارة ، والإرجاع ، والتجديد للفرع/الموقع يوميًا ، وشهريًا ، وفصليًا ؛ وتصنيف الإحصاءات حسب فئات المستعيرين/المواد.
· إصدار تقارير تتعلق بالغرامات ، والحجوزات ، والتأخير ، . . . الخ.
· توافر إمكانية إصدار معلومات إدارية أخرى تحتاجها المكتبة.
4- نظام التزويد
1-4 الطلب :
· توافر وسائل طلب مختلف أنواع المواد.
· إدخال مباشر للبيانات وتعديلها باستخدام شاشات مهيأة و/أو المحثات.
· نسخ السجلات من الفهرس لطلب نسخ أخرى ، أو طبعات جديدة ، . . . الخ.
· البحث قبل طلب المواد والإشارة إلى المكررات ، وإنشاء سجل الطلب لنسخة إضافية باستخدام البيانات الموجودة.
· توافر وسائل إنشاء سجل ببليوجرافي كامل أو مبسط.
· تحميل سجلات موردي الكتب كـ PRF .
· إنتاج تاريخ الطلب ورقمه آليًا.
· تخزين بيانات عن الموردين ، كالاسم والعنوان . . . الخ ، في النظام. وهذا يعني تقليص الحاجة إلى إدخال بيانات مفصلة في كل طلب.
· توافر وسائل إدخال الموردين غير المنتظمين.
· توافر وسائل إدخال مواقع التسليم ، إذا لم يكن استلامًا مركزيًا.
· توافر وسائل إدخال الشخص الذي طلب المادة.
· حساب القيمة الكلية للطلب إذا تم طلب أكثر من نسخة ، مع حسم أي تخفيضات تحصل عليها المكتبة.
· التحذير عند تجاوز البند المالي المعتمد.
· توافر وسائل تخصيص اعتماد مالي للمادة من أكثر من بند.
· توافر وسائل طلبيات متنوعة ، كالطلب القابل للترجيع.
· البحث في قواعد البيانات الخارجية
(أ) لتحميل البيانات الببليوجرافية
(ب) لإرسال طلبيات مباشرة إلى الموردين.
· طبع الطلبيات حسب ترتيب الموردين في الوقت الذي تحدده المكتبة.
· توافر إمكانية إعداد الطلبيات المستعجلة.
· صيغة نماذج الطلبيات تحددها المكتبة.
· توافر نماذج بديلة مخزَّنة للموردين.
· توافر خانات مفتوحة في نماذج الطلبيات ليتم إضافتها من قبل المكتبة.
· توافر إمكانية إدخال تقارير الموردين في سجل الطلبيات.
2-4 الاستلام :
· استرجاع السجل باستخدام مفاتيح متعددة ، بما فيها رقم الطلب ، أو في حالة الطلب على دفعات ، بالمورد.
· تسجيل مبسط لخطاب الاستلام باستخدام أقل عدد ممكن من الخطوات وتحديث آني للسجل.
· إنتاج تاريخ استلام آليًا.
· توافر وسائل تحديث السجل ، نحو إضافة أسعار جديدة ، وإعادة الحسابات إذا كان ذلك ضروريًا.
· توافر وسائل تسجيل الفواتير ، ومعالجتها ، وتعميد دفع المبالغ.
· تحديث آني وآلي لبيانات البنود المالية على ضوء تعميدات الدفع.
· إمكانية تسجيل جزئي للمواد المستلمة.
· إضافة الموقع والمعلومات الأخرى المتعلقة بالمادة قبل الفهرسة إذا كان ذلك ضروريًا.
· توافر وسائل "نقض" عملية الاستلام لتصحيح أخطاء وقعت.
3-4 المطالبة :
· تحديد فترة المطالبة حسب المورد ، وتعديلها في الطلبات المنفردة.
· إصدار إشعارات المطالبة للمواد المتأخرة بواسطة المكتبة أو آليًا ؛ وتوفر وسائل مطالبة متعددة المستويات.
· إشعارات المطالبة وصيغتها تحددها المكتبة.
· توافر وسائل إلغاء الطلبيات.
4-4 حسابات البنود المالية :
· توافر معلومات عن مختلف بنود الميزانية ؛ وكذلك البنود الهرمية.
· حساب المبالغ المعتمدة والمصروفة ومقارنتها بالميزانية العامة.
· توافر المعلومات المتعلقة بالبنود بالاتصال المباشر.
· توافر معلومات عن أسعار تحويل العملات.
5-4 الاستفسارات :
· البحث في ملف الطلبيات بالاتصال المباشر بالمؤلف ، والعنوان ، وتاريخ الطلب . . . الخ ، للحصول على معلومات مفصلة عن الطلب.
· الإشارة في الفهرس إلى المواد التي تم طلبها.
6-4 التقارير والإحصاءات :
· الطلبيات القائمة.
· تقارير عن البنود المالية.
· تحليل أداء المورد.
· تحليل المبالغ المصروفة حسب المورد.
5- نظام ضبط الدوريات
1-5 الطلب (أنظر أيضًا التزويد) :
· البحث قبل الطلب للتأكد من أن العنوان غير موجود بالملف.
· إنشاء الطلبيات بالاتصال المباشر باستخدام شاشات مهيأة و/أو محثات.
· إنتاج تاريخ الطلب ورقمه آليًا.
· توافر بيانات عن الموردين وإدخال بيانات عن الموردين الجدد.
· إصدار تحذير في حالة تجاوز المبالغ المرصودة في البند.
· توافر وسائل تجديد الاشتراكات.
· توافر وسائل إدخال معلومات عن عدد مرات الصدور والمجلد والعدد لتمكين النظام من التنبؤ بالأعداد القادمة.
· إنتاج طلبيات مطبوعة حسب ترتيب الموردين في الوقت الذي تحدده المكتبة.
· توافر إمكانية الطلبيات المستعجلة.
· صيغة نماذج الطلبيات تحددها المكتبة ، مع خانات مفتوحة للخطابات الموجهة للموردين.
· تحديث آني لمعلومات البنود المالية.
· توافر وسائل إدخال التقارير الواردة من الموردين.
· إرسال الطلبيات مباشرة إلى وكيل الاشتراكات.
2-5 التسجيل :
· استرجاع السجل بعدد من المفاتيح.
· عرض العدد المتوقع على الشاشة ؛ وتسجيله بخطوة واحدة إذا كانت المعلومات كلها صحيحة.
· تسجيل نسخ متعددة بشاشة واحدة.
· توافر وسائل استلام جزئي.
· توافر وسائل "نقض" تسجيل المادة لتصحيح الخطأ.
· توافر وسائل استعراض الأعداد المتوقعة الأخرى إذا كان العدد المستلم ليس العدد المتوقع ؛ وتوافر إمكانية تسجيل العدد غير المتوقع ، نحو الكشاف والأعداد الإضافية.
· إنتاج قوائم منفردة للعناوين المسجلة ، أو في نهاية فترة التسجيل.
3-5 تمرير الدوريات :
· إعداد قوائم تمرير ومراجعتها لنسخ محددة من الدوريات.
· الوصول المباشر للقوائم باسم الدورية للحصول على قائمة بأسماء المستفيدين ، أو باسم المستفيد للحصول على قائمة بأسماء الدوريات الممررة.
· توافر إمكانية استبدال اسم المستفيد باسم جديد في جميع القوائم.
· توافر إمكانية تحديد أولويات للمستفيدين في قوائم التمرير.
· توافر وسائل دمج قوائم التمرير ، أو تغيير قوائم التمرير.
4-5 المطالبة :
· تحديد الأعداد المفقودة أو المتأخرة بناء على النسخ المتوقعة وفترة المطالبة التي تحددها المكتبة (بالعنوان أو بالمورد).
· إصدار إشعارات المطالبة بالنسخ المفقودة أو المتأخرة بواسطة المكتبة أو آليًا.
· صيغة المطالبة تحددها المكتبة وكذلك مرات تكررها.
5-5 التجليد :
· الإشارة في حالة جاهزية العنوان للتجليد ، نحو العدد/رقم المجلد.
· إصدار قائمة بالمواد الجاهزة للتجليد.
· توافر معلومات مفصلة عن المجلدين.
· توافر تعليمات التجليد ، نحو اللون ونوعية الكتابة . . . الخ.
· تحديد موقع التجليد.
· تحديد المتأخرات من التجليد ، وتوفر وسائل المطالبة.
6-5 حساب البند المالي :
· توافر معلومات عن بنود الميزانية لتخصيص البند ، والمبالغ المعتمدة والمصروفة.
· توافر أسعار تحويل العملات.
· معالجة الفواتير وتعميد الدفع.
7-5 الاستفسار :
· الوصول إلى جميع مستويات بيانات الدوريات باستخدام عدد من المفاتيح : نحو المقتنيات ؛ والأعداد المتوقع وصولها ، والمستلمة ، والمفقودة/المتأخرة ، والمطالب بها.
· توافر معلومات عن الدوريات لموظفي المكتبة وفي الفهرس العام.
8-5 التقارير والإحصاءات :
· إصدار تقارير تتعلق بالأعداد المفقودة/المتأخرة والمطالبات ؛ والاشتراكات التي في حاجة إلى تجديد ؛ وأداء الموردين ، وأداء المجلدين ، وتقارير عن البنود المالية.
6- نظام الإعارة المتبادلة بين المكتبات
1-6 الطلب :
· إنشاء السجلات بالاتصال المباشر باستخدام شاشات مهيأة و/أو المحثات.
· إدخال البيانات من ملفات أخرى.
· وجود ملف للمستعيرين مربوط بنظام الإعارة إذا كان موجودًا ، والحد الأقصى للطلب ، وأسماء المستعيرين . . . الخ.
· وجود ملف بالمكتبات المشتركة بالخدمة ، ويمكن الوصول إليه برمز المكتبة واسمها.
· الشروط الخاصة ، نحو أهمية الاستعارة ونوع الطلب كالطلب المستعجل.
· حساب تكلفة الطلبات.
· طباعة الطلبات.
· الاستعارة من مركز إمداد الوثائق بالمكتبة البريطانية أو بواسطة نظام إقليمي.
2-6 إرسال الطلبات :
· اختيار ، وتهيئة ، وطباعة الطلبات.
· توفر وسائل الاتصال لإرسال الطلبات إلكترونيًا إلى أي موقع آخر بواسطة البريد الإلكتروني حسب الإمكانية.
3-6 الاستلام والإعارة :
· استلام المصورات والمواد المعارة.
· تحديث السجل حسب الضرورة - المكتبة المرسلة ، وتواريخ الإرجاع ، وتمديد الإعارة ،وتعليمات الإرجاع ، . . . الخ.
· استلام المواد التي ستحتفظ بها المكتبة بالاشتراك مع نظام التزويد/الفهرسة.
· طباعة خطابات وصول المواد.
4-6 إرجاع المواد المعارة والتجديد والتأخير والمطالبة بالمواد المعارة :
· تدوين المواد المعادة تحت اسم المستعير وإعادة المادة إلى المكتبة المعيرة مع الإشارة إلى تاريخ الإرجاع.
· طلب تجديد الإعارة وتأكيدها.
· طباعة إشعارات التأخير.
· تدوين استدعاء المواد المعارة حسب المكتبة المعيرة وطباعة إشعارات الاستدعاء الموجهة إلى المستعير.
5-6 ملاحقة المواد المتأخرة :
· طباعة آلية لإشعارات ملاحقة المواد التي لم تستلم خلال الزمن المحدد.
· إرسال إشعارات الملاحقة إلى المواقع الأخرى بالبريد الإلكتروني كلما كان ذلك ممكنًا.
7-6 التقارير وإعادة طلب المواد غير المجابة :
· تدوين التقارير عن حالات الطلبات (مع إتاحة حقول مفتوحة) وتنفيذ الخيار المناسب.
· إشعار المستعير بالتقرير وإدخال الرد.
· إعادة طلب المادة بعد الحصول على الرد بإرسال الطلب إلى موقع آخر.
· إعادة طلب آلي للمواد غير المجابة حسب التاريخ المدخَل.
· إصدار تقرير شامل للطلب ، مع الإشارة إلى الخطوات المتخذة وتواريخها.
8-6 الإلغاء :
· إدخال إلغاء الطلب في النظام وإصدار إشعارات الإلغاء إلى المكتبة التي تم توجيه الطلب إليها.
· إرسال الإلغاء إلى أي موقع آخر بواسطة البريد الإلكتروني كلما كان ذلك ممكنًا.
9-6 الاستفسارات :
· الوصول إلى الطلبات من خلال العديد من مصطلحات البحث لعرض تفاصيل الطلب على الشاشة.
· الوصول إلى سجلات المستعيرين بالاسم والرقم وذلك لعرض الطلبات القائمة والتي تم تنفيذها.
· الوصول إلى سجلات المكتبات المعيرة وإدخال أية تغييرات.
10-6 المعلومات الإدارية :
· إصدار تقارير تحوي إحصاءات تتعلق بالطلبات ، مصنفة حسب المكتبة المعيرة ، والقسم الطالب ، وفئة الطلب ، . . . الخ.
· إصدار تقارير عن نشاط الإعارة كعناوين الدوريات التي تحظى بطلب أكثر ، وأوقات الاستلام ، ومعدلات الرضى ، وتواتر الاستخدام ، والأسعار.
11-6 إعارة المكتبات الأخرى :
· تسجيل طلبات الإعارة الواردة من المكتبات الأخرى.
· تسجيل تاريخ إعادة المواد المعارة وطباعة خطابات التسليم.
· طباعة إشعارات التأخير والمطالبة بالمواد المعارة.
· تسجيل إعادة المواد المعارة.
· الوصول إلى الطلبات من خلال العديد من مصطلحات البحث وذلك لعرض سجل تاريخي للطلب.
· إصدار إحصاءات للمواد المطلوبة والمعارة
المصدر: