[فاطمة الزهراء صاري]

بسم الله الرحمان الرحيم .
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .
اليك المذكرة الخاصة بترحيل الارشيف رقم 38 والي كل الاعضاء الذين يهمهم الموضوع .
وبالتوفيق ان شاء الله .

مذكرة توجيهية رقم 38

المؤرخة في 21 نوفمبر 2010

حول إجراءات ترحيل الأرشيف

يعد ترحيل الأرشيف من أخطر العمليات التي يتعرض لها الأرشيف خاصة إن لم تتم وفق شروط و ظروف معينة تضمن سلامة الأرشيف من الإتلاف. و نظرا لأهمية الموضوع و حساسيته يتعين على المسئولين أخذ الإحتياطات اللازمة في هذا الشأن من أجل تفادي كل طارئ قد يسيء بذاكرة المؤسسات.

كما يعتبر ترحيل الأرشيف من جراء تغيير مقر الإدارة المعنية أو لأي اعتبار آخر من أهم الأحداث التي تعرض الأرشيف إلى الضياع بل و أكثر من ذلك فترحيل الأرشيف مرتين يعتبر عند الأخصائيين بمثابة حريق يشب بمخزن الأرشيف.

فالتحضيـر لهذه العمـلية يجب أن يأخـذ في الحسبان كل الاعتبارات و المؤشرات التي تحدد الترحيل الجيد بتوفير الظروف المواتية للتحكم في العملية و ضمان السير الحسن لها.

و عليه يتعين على المسئولين القائمين على هذه العملية، في كل الظــروف و مهما كانت الدوافع، أن يمتثلوا للإجراءات الآتي ذكرها قبل الشروع في ترحيل الأرشيف.
1. تغيير مقر حفظ الأرشيف

تعتمد في كل عملية ترحيل الضوابط الموضحة أدناه مع مراعاة حجم الأرشيف و ظروف ترحيله:

-أن يتم إعداد قائمة لجرد الرصيد أو الأرصدة المراد تحويلها.

-أن يكون الأرشيف موضب داخل علب أو رزم مقننة (لا يفوق سمكها 15 سم) تكتب عليها المعلومات اللازمة، توضع داخل علب من الورق المقوى ذات الحجم الكبير و تكتب عليها المعلومات الخاصة بالمحتوى مع السهر على عدم استعمال الأكياس البلاستيكية.

-أن تكون قاعات الحفظ مطابقة للتقنين المعمول به وفقا للنصوص التنظيمية، لا سيما المنشور رقم 13 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 و المنشور رقم 16 المؤرخ في 2 مارس 1999.

-أن يوضع مخطط للمخازن و المكاتب و حتى المخارج (خاص بالمبنى أو القاعة الجديدة) لتهيئة نفس ظروف و إجراءات ترتيب الأرشيف في المقر الجديد قبل الشروع في ترحيله.
-يعاد التوضيب في المكان الجديد إذ اقتضى الأمر لتفادي أي ضياع للوثائق.

-أن يكون الانتقال إلى المكان الجديد موافقا لظروف الحفظ الجيدة من سيئ إلى أحسن و ليس العكس.

2. تهيئة قاعة الأرشيف:

تؤخذ في هذه الحالة التدابير السالفة الذكر في العنصر الأول مع إضافة العناصر الآتية :

-على الأرشيفي أن يحسس المسئولين على إنتاج الوثائق بضرورة وضع أرشيف العمر الأول في علب و وضع البيانات اللازمة عليها و إعداد قائمة الجرد لتفادى الضياع عند عملية الترحيل.

-القيام على مستوى المكاتب بعملية الفرز و الإقصاء لكل الوثائق التي ليست لها أية صلة مع الملفات المسجلة في جداول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاصة بكل إدارة.

-تطبيق ظروف الحفظ وفق المقاييس المعمول بها في مجال الأرشيف، لا سيما المنشورين رقم 2 و 3 الصادرين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني.

-تحضير جداول الدفع و الإقصاء قبل الترحيل و اتخاذ القرار من قبل اللجان المختصة فيها إما بدفعها أو بإقصائها.

نظرا للمسؤولية التي تقع على عاتق القائمين على الأرشيف بصفة عامة و المسئولين على عملية الترحيل بصفة خاصة و بالنظر للنتائج التي قد تترتب عن ظروف الحفظ، فان العمليات المتعلقة بنقل الأرشيف من مكانه الأصلي إلى المكان الجديد تستدعي إعداد الجداول الخاصة بالدفع و الإقصاء وفق النماذج الموضحة في المنشورين الصادرين عن المديرية العامة للأرشيف الوطني المتعلقين بالإقصاء رقم 31 و بالدفع رقم 32 المؤرخين في 22 أكتوبر 2009.
وعليه فإنني أحرص على ضرورة اتخاذ كل التدابير و الإجراءات اللازمـة و المواتية لهذه العملية حماية لذاكرة المؤسسات مما يستوجب الحيطة و الحذر عند اتخاذ قرار ترحيل ذاكرة الإدارات و المؤسسات قبل الشروع فيه.

تحسبا للتنظيم الجيد للأرصدة الأرشيفية، و حفاظا على سلامة و امن الأرشيف و مساهمة في إعادة تكوين التراث الحضاري و المؤسساتي، أرجو أن تأخذ جميع مصالح الأرشيف التابعة للإدارات المركزية، الجماعات المحليــة و المؤسسات العمومية بعين الاعتبار الإجراءات المحتواة في نص هذه المذكرة.

المدير العام للأرشيف الوطني

عبد المجيد شيخي