إن عملية رقمنة الأرصدة الوثائقية بالمكتبات الجامعية من أهم العمليات المعقدة التي تخضع لها الوثائق ولتنفيذها لابد من إتباع المراحل التالية :
1. اختيار الوثائق:
تقوم المكتبات الجامعية بالاختبار العلمي للوثائق المراد رقمنتها عن طريق المسؤولين على مجموعاتها لكونهم يعرفون خصائصها الفيزيائية أخزين بعين الاعتبار طلبات المستفيدين والاستعمالات الكاملة للأرصدة الرقمية وطرق البحث .
2. تحديد أماكن الوثائق:
بمجرد الإنتهاء من عملية اختيار الوثائق يجب .
-تحديد أمكان الوثائق داخل مخازن المكتبة الجامعية
- التأكد من امتلاك المكتبة لأصول الوثائق أو نسخ المصغرات
- بناء على الخصائص الفيزيائية للوثائق تقرر المكتبة هل الرقمنة تتم مباشرة من الوثائق الأصلية ودون المرور على الوثائق الثانوية (المصغرات الفيلمية ) أم لا .(1)
3. إنتاج الوثائق الثانوية :
بعض الوثائق لا تتحمل الضغوط التقنية الناتجة عن عملية الرقمنة خاصة عند تلفها أو تشوهها وفي هده الحالة يصبح إنتاج الوثائق الثانوية عن طريق التصوير بجميع أشكاله (الورقي ، الميكروفيش ،الميكروفيلم )واستعمالها من قبل مستعملي المكتبة الجامعية بدلا من الأصول وبالتالي حفظها من التلف والاستعمال المتكرر .
4. فهرسة الوثائق:
بعدها يمكن فهرسة كل وثيقة أو مجموعة الوثائق المرقمنة وكل الوثائق المرقمنة وغير المعرفة مسبقا عن طريق بطاقات بيليوغرافية أو فهرسية لا يمكن الوصول إليها وبالتالي فهي إذن ضائعة ولا يمكن استغلالها عددها يجب التجول داخل المخازن واسترجاعها ومعالجتها من اجل تعريفها فعملية التعريف بالوثائق وزنها كبير جدا وأحيانا يفوق وزن الإنتاج المرقمن لذا بجب أن تكون الأرصدة المرقمنة سهلة التعرف والوصول لتجنب التحويلات الطويلة المكلفة على الشبكات ومحطات قراءة الوثائق المرقمنة والتي بعد الإطلاع عليها من طرف المستفيد يتأكد من عدم حداثة معلوماتها وجديتها لبحثه .
5. تأسيس المجموعات المرسلة للرقمنة :
هذه المرحلة تسمح بتنظيم مجموعات الوثائق وتناسقها الفيزيائي وتحضير الإحالات طبقا لمخطط إنتاج موقع (منصوص ) عنه مع القائم بعملية الرقمنة .
6. رقمنة الوثائق :
يعتبر فرض حل الرقمنة تعهدا باطنيا ليس رئيس هما :
*- فالمؤسسة غير المنتجة ، ليس باستطاعتها الاستثمار في خلق وتسير ورشة بها تجهيزات مكلفة جدا وسرعان ما يتجاوز الزمن بفضل التطورات التقنية السريعة التي تستوجب توظيف الموظفين المؤهلين والمداومة على تكوينهم
*- حجم الوثائق الهام ومعالجته وتنوعه ، ويتطلب حظيرة من التجهيزات الهام في مرحلة إنشاء الأرصدة الرقمية وفي غالب الأحيان تكون عملية الرقمنة المنجزة من قبل الممولين سريعة أكثر مما تنتجه ورشات المكتبات الجامعية .
كما أن كل الأمور المتعلقة بالرقمنة المنجزة من قبل الممولين تكون محددة وبدقة في كراس الأعباء (CAHIER DE CHARGE ) الذي يحدد بالخصوص لكل نوع من الوثائقية ، درجة وضوح الرقمنة ، شكل التخزين المحدد ، نوع الحامل ، المعالجة المعطاة للصور الرقمية.
7. مراقبة نوعية الإنتاج المرقمن :
بعد تسليم الوثائق المرقمنة من طرف الممول و تثبيت المحتويات من الضروري مراجعة نوعية العمل المنجز وتتطلب هذه العملية نظام تسيير ورقابة مؤهل وموظفين مكونين ومراقبة الجودة تتم المعايير وعلى الوثائق وبذلك يمكن الحكم على جودة العمل المنجز .
8. كتابة قوائم المحتويات :
لما كانت الوثائق مرقمنة بطريقة الصورة من الضروري إرفاقها بقوائم محتويات مرقمنة بطريقة النص تسمح بالمساءلة والبحث .
9. إعادة الوثائق الأصلية إلى المخازن :
مباشر بعد مراجعة العمل المنجز تعاد الوثائق إلى أماكنها بالمخازن .
10. التحويل نحو نظام آلي للإطلاع :
بعد مراقبة الوثائق المرقمنة تحول على حوامل الإطلاع عليها من طرف المستعملين فالصور الثابتة تحول إلى نظام سمعي بصري يتم الوصول إليه عن طريق منافذ سمعية بصرية ، الكتب المطبوعة المرقمنة تحول على نظام معلومات يتم الوصول إليه عن طريق منافذ المكتبية الرقمية المتوفرة بالقاعات المخصصة لذلك ومجموع هذه الوثائق (النصوص والصور )يتم الوصول إليها طريق موزع الأنترنيت مما يمكن جمهور المستفيدين من المكتبات الجامعية من الإطلاع على الوثائق المتحررة من حقوق التأليف
رقمنة وسائل البحث ومحتويات الأرصدة :
معظم مصادر المعلومات بالمكتبات الجامعية مصادر ورقية ، وهي بحاجة إلى أن ترقمن وتوضع في متناول المستفيدين من خلال قواعد المعلومات والشبكات المحلية للمكتبات الجامعية واستغلالها استغلال مثلا وعلى هذا الأساس لابد من الشروع في رقمنة وسائل البحث في المرحلة الأولى ، ثم بعد ذلك الانتقال إلى رقمنة محتويات الأرصدة .
(1) رقمنة فهارس المكتبات الجامعية :
"بمعني رقمنة البطاقات البيليوغرافية للفهارس والفهرس الموحد للمكتبات الجامعية لا يكون ذا أهمية كبيرة إذا كان الجزء الأكبر من مجموعات المكتبة الجامعية لا يتواجد على هذا الفهرس فاحتواء فهارس المكتبات الجامعية على البيانات البيلوغرافية لكل مجموعات المكتبة يرفع من نسبة الوصول إليها واستغلالها انطلاقا من هذا الفهرس ، فإنتاج الفهارس .
البيلوغرافيات يسمح بتحديد أماكن الوثائق والتعريف بها وبالتالي الوصول إليها حاليا على شبكة الأنترنيت ليس ممكنا في عملية بحث واحدة وسريعة أن نجد مكان كتاب في كل الوثائق المحفوظة في المكتبات الجامعية والمعلومات مجزاة على عدة فهارس و المستعملون يواجهون تعقيدات للوصول الى الوثائق من خلال استعراض كم هائل من فهارس المكتبات الجامعية المتعددة ولقد تم القضاء على مشكلة تنوع فهارس المكتبات الجامعية من خلال ما يتيحه موقع kar/sruher virtueller katalog من إمكانية البحث في آن واحد في مجموعة من الفهارس الكبرى .
http://www.ubka-uni -kar lsruher .de /krk /translate .htm.
(2) رقمنة نصوص الأرصدة :
حاليا معلومات الفهرس تحدد فقط أماكن الوثائق فبالنسبة للطلبة والأساتذة والباحثين وحتى جمهور القراء من الصعب عليهم اختيار وثيقة ملائمة انطلاقا من فهرس واحد فهناك إمكانية جديدة وجدت اليوم تمكن من إثراء معلومات الفهارس الموجودة برقمنة المستخدمات قوائم للمحتويات ، الملاحق ، البطاقات ، الأشكال اللقطات الصوتية séquence sonores الصور المتحركة ومثالنا على قاعدة محتويات base des sommaires المكتبة الجامعية الطبية بنانسي على الموقع :
http:// 193.54.70.189/excite/AT-Quvrages query .html
و بالنسبة للدوريات مثلا دورية ENSAE لإنطلاقا من قائمة الدوريات لمكتبة جامعة LYON3 على الموقع :
http://www- SCD .UNIV -LYO3.fr /cgi -bin /listeper.asp
ومع هذه الفهارس الثرية لإيجاد الباحث صعوبة في الحصول على هذه المعلومات وبالتالي تلبية احتياجاته البحثية، كما تتيح شبكات محتويات الدوريات revues des sommaires numérisés للمكتبات الجامعية إمكانية الشراء التعاوني، و تفادي تكرار النسخ، و بالتالي الوصول إلى هيكلة تعاونية موجهة لشراء المصادر الإلكترونية و إقامة علاقات بين الجهات الوطنية instances nationales للتعاون الوثائقي و لأجل استعمالها في الفهرس الموحد للجامعات، و لكل جامعة على حدى " .
الاستشهاد المرجعي .
الحمزة ، منير . مشروعات المكتبة الرقمية بالجامعات الجزائرية بين النظرية والتطبيق : مشروع المكتبة الرقمية لجامعة الأمير عبد القادر للعلوم الإسلامية . مذكرة ليسانس . قسم علم المكتبات . جامعة منتوري قسنطينة . الجزائر . 2006 .
الحمزة منير .ماجستير علم المكتبات والمعلومات . تخصص " نظم المعلومات وإدارة
المعرفة " .