[سعاد بن شعيرة]

الوثائق ذاكرة الأمة بقلم : د . محمد عزت أمنة نائب مدير برنامج إدارة الوثائق ـ الجامعة الأمريكية بالقاهرة

لا أدري لماذا ارتبطت كلمة الوثائق بالتاريخ بحيث إنه عند ذكر كلمة الوثائق ارتبط ذلك المسمي بالوثائق التاريخية , وهذا أمر مطلوب , فالمحافظة علي الوثائق التاريخية أمر وطني لا ينبغي التفريط فيه . ولكن ماذا عن الوثائق المستخدمة بشكل يومي في وقتنا الحاضر بمؤسسات الدولة , تلك الوثائق التي يتم من خلالها وعن طريقها تقوم مؤسسات الدولة بأداء وظائفها وخدماتها للمواطنين سواء أكانت تلك الوثائق ورقية أم إلكترونية وعن طريق تلك الوثائق أيضا يتم اتخاذ القرارات الحيوية من واقع ما تحويه تلك الوثائق والمستندات من معلومات وبيانات حرجة وأساسية لإنجاز الأعمال بهذه المؤسسات , إضافة إلي ان تلك الوثائق تثبت حقوقا مالية وقانونية للمواطنين والدولة علي السواء , والسؤال هنا : لماذا لا تستغل الوثائق منذ مراحل إنشائها واستخدامها في انجاز أعمال المؤسسات وخدمة المواطنين في أن تكون أداة داعمة لعمليات التنمية للدولة , وأن يتم استغلالها والاستفادة منها في خدمة الوقت الحاضر للأمة من أجل مستقبل أفضل لها وحتي يحين موعد استخدامها كذاكرة للأمة . فبدون نظام موحد ومشترك لإدارة الوثائق المستخدمة في مؤسسات الدولة , فإنه لن يكون هناك تطبيق سليم لأي قواعد قانونية أو إدارية لأجهزة ومؤسسات الدولة , فالموظفون بمؤسسات الدولة يجب أن يكون لديهم معلومات وبيانات من أجل إتمام وإنجاز الأعمال , هذه المعلومات والبيانات ينبغي أن تكون موثقة من واقع المستندات من أجل إثبات حقوق الدولة والمواطنين وفي حالة عدم الاهتمام بتلك الوثائق علي النحو المناسب , فإنه يفتح الباب للإهمال والفساد . ونجد أنه في كثير من المؤسسات التي لا تهتم بأرشيفاتها ووثائقها صعوبة في أداء عملها والقدرة علي التأقلم مع البيئة الوليد عن عمليات التنمية والتي تتطلب جودة وسرعة الأداء مع توافر المعلومات والبيانات , مما يجعل تلك المؤسسات حجر عثرة لإرهاق المواطنين المتعاملين معها وفي الوقت نفسه للحكومة أيضا , حيث إنها لا تقوم بمسئولياتها علي طريق التنمية . ونجد أن هذه المؤسسات تعرقل قدرة الدولة علي التنمية الاقتصادية والإدارية علي السواء . فعدم القدرة علي التعامل مع الوثائق وإدارتها يؤدي إلي عواقب وخيمة علي المواطنين وغياب السيطرة علي الوثائق يؤدي إلي ضياع حقوق المواطنين وفتح الباب أمام المتلاعبين بحقوق المواطنين وخير مثال علي ذلك القطاعات التي علي صلة مباشرة بخدمة المواطنين , إضافة إلي معاناة المواطنين عند الرغبة في الحصول علي معلومة يتم استرجاعها من خلال وثيقة تكون لحظهم العاثر مفقودة , مما يضيع الحقوق أو حتي يسبب تأخيرها . ولكن هل ينحصر الاهتمام بوثائق مؤسسات الدولة من أجل خدمة المواطنين فقط؟ .. والإجابة بالنفي حيث إن الاهتمام بالوثائق سوف يلقي بآثاره الإيجابية علي أعمال الحكومة , لأن الاهتمام بالوثائق يحقق الأهداف والسياسات التي تتبني الحكومة تحقيقها وتوفيرها من خلال عمليات التخطيط للتنمية الوطنية , وأهمها تحقيق مصالح وتأدية الخدمات للمواطنين , فضلا عن استغلالها كقاعدة أساسية للمعلومات والبيانات الموثقة من ملفات الدولة . من ناحية أخري , إذا أردنا أن تكون هذه الأنواع من الوثائق ذاكرة للأمة , فإنه ينبغي أن يتم التعامل معها من أجل الحاضر أولا , فلو أننا تعاملنا مع وثائق مؤسسات الدولة من خلال سياسات وإجراءات فنية وتقنية تحدد كيفية القيام بعمليات حفظها وتداولها داخل المؤسسات المنشئة لها , فإننا سوف نضمن نقل هذه المستندات سليمة وكاملة إلي أي مكان يريد أن يكون مسئولا عن وثائق الدولة من أجل اعتبارها ذاكرة الأمة فعلا وعن طريق وضع سياسات وإجراءات عملية واضحة وصارمة للتعامل معها في جميع المؤسسات , ولا نكتفي بوضع اللوائح والقوانين التي لا تتعرض إلا للإجراءات الشكلية مثل ضرورة تسليم الوثائق بعد سنوات معينة إلي جهة معينة .

المصدر