[سعاد بن شعيرة]

خدمات المعلومات بالأرشيف الوطني الفلسطيني

1- المكتبة:

وهي مكتبة متخصصة في مجال علم الارشيف والتوثيق والمكتبات وتعتبر المكتبة الوحيدة على مستوى الوطن من جانب تخصصها وتتمثل مقتنياتها بالمواد التقليدية والمواد السمعية والبصرية.


2 - دليل البيبليوغرافيا الوطنية:

ضمن خطة الأرشيف الوطني في توثيق ذاكرة الأمة بمختلف مراحلها وأشكالها وأنواعها فإن مشروع الببليوغرافيا الوطنية لإصدارات المؤسسات الرسمية تمثل جزءا هاما في توثيق ذاكرة المؤسسات ونتاجها الفكري والحضاري، هذا المشروع يوثق نتاج المؤسسات الرسمية وتشمل المؤسسات التي أنشاتها السلطة الوطنية و نظرا لأهمية هذه المرحلة في تاريخ الشعب الفلسطيني من تجسيد معني السيادة والدولة، فقد حرص الأرشيف الوطني الفلسطيني علي العمل لانجاز هذا المشروع التوثيقي الهام حيث أصدر الأرشيف الوطني الجزء الأول من المشروع عام 2001 من خلال دليل مطبوعات وإصدارات ووثائق المؤسسات الرسمية الفلسطينية (1994-2000)، وتضمن هذا الدليل معظم الاصدارات الفلسطينية لهذه الفترة الزمنية من خلال عملية توثيق محكّمة تجسدت في بطاقة فهرسة وصفية لكل إصدار بالاضافة الى ملخص توضيحي لموضوع الاصدارات بالاضافة الى الكشافات الخاصة بالعناوين والمؤلفين.


يجرى العمل الآن على تجميع نتاج المؤسسات تحضيرا لإصدار الدليل الثاني الذي سوف يغطي الفترة الزمنية الواقعة (2001-2007) إننا في الأرشيف الوطني نطمح مستقبلا بأن تكون هذه الأدلة الببليوغرافية الفلسطينية جزءا من الببليوغرافيا العربية والدولية من أجل نشر النتاج الفكري و الحضاري لهذه المؤسسات على أوسع نطاق بوسائل مختلفة لتسهل على الباحثين والدارسين في سرعة الوصول للنتاج الفكري من خلال بوابة إلكترونية تسمي بشبكة الإصدارات الفلسطينية.


3 - المصطلحات المتخصصة:

مفاهيم ومصطلحات مهمة:

تشكل المفاهيم والمصطلحات العلمية والفنية جزءاً رئيساً من اللغة الأرشيفية المتداولة بين الأرشيفيين والعاملين في وحدات المعلومات وإدارة السجلات، طبقاً لمسميات وتعاريف المجلس الدولي للأرشيف (International Council On Archives)، وقد يكون من المفيد عرضها بغرض خدمة الجهات ذات العلاقة، واولئك الذين ليسوا بالضرورة من المتخصصين في إدارة السجلات والأرشيف:

1.


الأرشيف :





هو مجموع الوثائق التي أنشأها أو حصل عليهاأثناء ممارسة نشاطه كل شخص طبيعي أو معنوي، وكل مرفق عمومي، أو هيئة عامة أو خاصة، مهما كان تاريخ هذه الوثائق وشكلها ووعاؤها.


2.


الأرشيف المركزي:





يعتبر حفظ الوثائق مركزيا في الارشيف عندما توضع في تصرف ادارة مركزية خاصة بالمحفوظات أو الوثائق الخاصة بالمؤسسة، وتتحمل هذه الادارة مسؤولية تسجيل وقيد الأوراق والمستندات والفهرسة والحفظ والمحافظة عليها وعلى السجلات.


3.


الأرشيف اللامركزي:





يعتبر حفظ الوثائق بصورة لامركزية في الارشيف عندما يخصص لكل دائرة أو فرع من فروع المؤسسة أو الوزارة قسما للمحفوظات أو الوثائق بحيث يقوم موظفو هذا القسم بعمليات الحفظ بالإضافة إلى تسجيل وقيد الأوراق والمستندات والسجلات.


4.


القيمة الأرشيفية:





هي فـائدة السـجلات للأغراض البحثية والتاريخية والقانونية.


5.


المخطوط:





هو كل ما كتب باليد حتى لو كان رسالة أو عهدا أو نقشا على الحجر أو رسما على القماش وغير ذلك، ويضيق حتى يقتصر على الكتاب المخطوط بخط اليد سواء أكان على شكل لفائف أو صحف ضم بعضها على بعض على هيئة دفاتر.


6.


الوثيقة:





هي أية ورقة مكتوبة أو صورة شمسية أو فيلمسينمائي، وكل وعاء لحفظ المعلومات، يتم تثبيتها فيه بالحرف، أو الرقم أو الصورة، أوالتخطيط، وأياً كان شكله الطبيعي أو مواصفاته، أو تاريخ إنشائه أو حصل عليه أثناءممارسة نشاطه كل شخص طبيعي، أو اعتباري، أو جهة عامة أو خاصة.


7.


شكل الوثيقة:





الشكل المادي الذي تظهر فيه السجلات، مثل الصور، والخرائط، والميكروفيلم، والورق، والتسجيلات الصوتية والمرئية.


8.


فرز الوثائق:





تأتي كنتيجة طبيعية لعملية التقييم (تقييم السجلات والوثائق) والتي تجري عادة في الارشيف الوسيط، حيث تقيّم الوثائق والسجلات طبقا لقيمتها الوظيفية (في الادارة) والارشيفية، وفي المحصلة النهائية فإننا نحصل على فرز واضح للوثائق طبقا لمعايير التقييم الادارية، والقانونية والمالية والارشيفية (التاريخية).





9.


الملف (الإضبارة):





كلمة مرادفة للكلمة الإنجليزية (File)، وتتكون في العادة من عدد من الأوراق تثبت معا في طاويات أو أغلفة (Folders) أو بين غطائين (Cover sheets)، وهي أصغر تجميع مادي يعمل في مكتب التسجيل. وفي العادة يقوم التجميع على أساس كونه متعلقا بأشخاص أو منظمات أو أماكن أو من حيث كونه يتعلق بموضوعات بالمعنى الأكثر تجريداً مثل الجوانب الموضوعية والأفكار، والحوادث والتصورات، وما شابه ذلك.


10.


السجل:





اية معلومات مسجلة بأية انواع أو اشكال سواء انتجت أو استقبلت من قبل المؤسسة مهما كان شكلها المادي.


11.


السجلات الفعالة (النشطة):





هي عبارة عن السجلات التي تشيرإلى اهميتها المستمرة والتي يتطلبها العمل اكثر من مرة في الشهر.


12.


السجلات شبه الفعالة (شبه النشطة):





السجلات التي قلت قيمتها الإدارية في إدارة أمور المؤسسة وأنشطتها.


13.


السجلات غير الفعالة (غير النشطة):





السجلات التي فقدت قيمتها الإدارية في إدارة المؤسسة وأنشطتها، وأحيلت إلى مركز السجلات للحفظ الدائم باعتبارها جزءاً من تاريخ المؤسسة المنتجة لها.


14.


دورة حياة السجل:





حركة السجل أو الوثيقة منذ تكوينها أو انشائها في المؤسسة إلى أن يتم ترحيلها إلى الحفظ الدائم، حيث تمر في المراحل الثلاث: النشطة، شبه النشطة، والمادة الأرشيفية.


15.


إدارة السجلات:





هي عبارة عن الضبط المنتظم لكافة السجلات عبر دورة حياة السجل منذ تكوينها إلى مرحلة حفظها النهائي.


16.


مدير السجلات:





الشخص الذي تم تعيينه للقيام بالمسؤولية الرئيسية لبرنامج إدارة السجلات.


17.


مسح السجلات:





عبارة عن تجميع بيانات أساسية متعلقة بكمية السجلات، نوعيتها، شكلها المادي، ومكانها، وأحوالها المادية، وإجراءات تخزينها، ونسبة تراكمها، واستعمالاتها وغيرها من البيانات اللازمة من أجل تخطيط برنامج التزويد والإتلاف وعمليات تحضير التكنولوجيا الحديثة. بمعنى أن المسح يستخدم لتزويد مدير السجلات بالمعلومات الضرورية لتقدير المصادر المالية المطلوبة ولتصميم أنظمة إدارة السجلات التي يجب أن تكون داخل المؤسسة وتغطي كافة السجلات الفعالة وغير الفعالة.


18.


تقييم السجلات:





مراجعة السجلات والتدقيق فيها طبقا لقيمة وظيفتها الحالية، ولقيمتها الأرشيفية المستقبلية، وحيث ان ذلك يتضمن خلاصة انواع السجلات المنتجة بواسطة كل دائرة كالمراسلات، والتقارير السنوية، والملاحظات، والمذكرات الداخلية، والبيانات المالية، ويتم بناءاً على تقدير قيمتها.


19.


معايير تقييم السجلات:





هي وحدات قياس قيمة المادة الأرشيفية والتي تأخذ بالحسبان القيم الأولية والثانوية كالقيمة الإدارية والمتمثلة في أهمية السجلات للنشاطات اليومية للجهة المنتجة، والقيمة القانونية والمتعلقة بأهمية السجلات لمنتجيها لتحقيق المتطلبات القانونية أو لتزويد معلومات قانونية، والقيمة المالية ومدى اهميتها لتحقيق الأهداف المالية كالميزانيات والضرائب، والقيمة البحثية والأرشيفية لمنتجي السجلات والباحثين لأهداف معلوماتية وتاريخية.


20.


امن السجلات:





هي الخطة الإدارية أو الاجراءات التي توضع بهدف المحافظة على السجلات والمحفوظات من الاعتداء أو السرقة أو الاطلاع المخالف للقانون أو الاختراق للشبكات الالكترونية أو التلف نتيجة للممارسة الخاطئة أو نتيجة عوامل طبيعية، كالفياضانات والزلازل، والحرائق، والتماس الكهربائي وغيرها.


21.


ترحيل السجلات:





هي عبارة عن نقل السجلات والملفات من الدوائر التي انشأتها بعد مرور مدة زمنية معينة، وخاصة عندما تدخل السجلات والوثائق في المرحلة (غير النشطة) إلى مركز سجلات المؤسسة أو الوزارة، حيث يتم حفظها، طبقا للسياسة المتبعة وللقوانين، فترة لا تزيد عن خمس سنوات يجري بعدها نقل وترحيل هذه السجلات، بعد ان تنتهي حاجة المؤسسة لها، إلى الارشيف الوطني للدولة والذي يقوم بدوره بتطبيق اجراءات التقييم والفرز وحفظ السجلات ذات القيمة الارشفية بصورة نهائية والتخلص من المواد التي لا قيمة لها، وفق المعايير المتبعة، عن طريق اتلافها.ٍ


22.


الوسط المادي:





عبارة عن وسيطة حفظ السجلات الورقية والالكترونية.


23.


الوسط الالكتروني:





وجمعها (وسائط)، وهي عبارة عن حاملات المعلومات الرقمية، بعد ان يتم تحويل النص أو الصورة إلى شكل رقمي، وتتكون من الوسائط المغناطيسية مثل (الاقراص اللينة، الاشرطة المغناطيسية الرقمية)، ومن الوسائط الضوئية مثل (القرص المتراص، وقرص wormdisk، والمغناطيس الضوئي، والاشرطة الضوئية، وابراج الاقراص الضوئية).


24.


فترة الحفظ:





هي المدة الزمنية التي لا بد من حفظ السجلات خلالها قبل ان يصرح باتلافها أو حفظها الدائم.


25.


برنامج الحفظ:





هو برنامج إدارة سجلات، ينشأ عن جدول زمني وينظم دورة حياة السجلات من مرحلة إنتاجها وحتى حفظها الدائم أو اتلافها. وتتلخص اهميته في حماية السجلات الحيوية من التلف أو الضرر، وحفظ السجلات ذات القيمة التاريخية، واتلاف السجلات التي لا فائدة منها، وتسهيل إجراءات العمل في المؤسسة بتوفير المساحة والوقت والمال.


26.


الترميم:





عملية تكنولوجية دقيقة ذات عرف خاص موحد عالمياً، وهي عملية فنية ذوقية جمالية تحتاج إلى حس عال ومهارات فائقة، وتتضمن عمليات تجميع وتثبيت وتقوية وتجميل وإعادة المواد الأثرية التاريخية إلى الشكل الأقرب لأصلها، وهي عملية علاج في محاولة لإزالة مظاهر التكسر والثقوب والتلف وغيرها.


27.


الإتلاف:





التخلص من السجلات التي ليس لها اية قيمة ادارية أو مالية أو قانونية أو تاريخية.


28.





الاسترجاع:





اداة بحث يتم من خلالها استرجاع المواد الأرشيفية لأغراض العمل الإداري أو البحثي واتاحة السجلات للاستخدام.


29.


التصنيف:





التصنيف بالمعنى العام هو: تجميع الأشياء المتشابهة وفصل الأشياء غير المتشابهة، ويتم تحديد التشابه او الاختلاف على أساس امتلاك الوثائق لخصائص مشتركة، وهي احدى العمليات الفنية الهامة وتتمثل في تحليل محتوى الوثائق وضبط مواضيعها واختيار الكلمات المناسبة للدلالة عليها في خطة التصنيف وفق طرق وقواعد اجرائية منطقية ضمن خطة التصنيف وتمثل اهم ادوات الاسترجاع.


30.


الفهرسة:





هي عملية الوصف الفني لمواد المعلومات بهدف أن تكون تلك المواد في متناول المستفيد بأيسر الطرق وأقل وقت وجهد، وهي أداة للضبط الببليوغرافي، وأداة لاسترجاع المعلومات وتقييم المجموعات وفقا لموضوعاتها. ومن أشكال الفهرسة؛ الفهارس اليدوية والفهارس الآلية.


31.


التكشيف:





هو احدى العمليات الفنية الدقيقة التي تجري على أوعية المعلومات، بهدف تحليل محتوياتها واعداد الأدوات التي تتيح استرجعها وتيسير الاستفادة منها، وتعتبر من أحد الأدوات الضرورية والأساسية في استرجاع المعلومات،


أما الكشاف: فهو قائمة حصرية بموضوعات مرتبة هجائيا او تصنيفيا وتشير الى مكان كل موضوع في الوثيقة او مجموعة من الوثائق.


32.


الأرشفة الالكترونية:





حفظ وأرشفة الوثائق على شكل ملفات الكترونية، اي تحويل الوثائق الورقية بمختلف انواعها وأشكالها وأحجامها إلى ملفات إلكترونية لتكون هذه المعلومات متوفرة من خلال قاعدة بيانات خاصة.


33.


علم المعلومات:





هو العلم الذي يدرس ظاهرة (المعلومات) وهو مثل كثير من العلوم ذات المجالين النظري والتطبيقي، ولقد سبقت جوانبه التطبيقية في الظهور منذ فجر التاريخ، ممثلة بالمكتبات ودور الوثائق، بينما لم تظهر بوادر جوانبه النظرية الا في اواسط القرن العشرين. وهو لا يهتم فقط بمعلومات العلوم ولا بتقديم المعلومات للباحثين والاكاديميين والعاملين المهنيين فحسب، وانما يهتم بكل اشكال تداول المعلومات في المجتمع، لذلك فهو يعد واحداً من العلوم الاجتماعية، وله فلسفته الخاصة التي مضمونها تسهيل ايصال المعرفة الى من يحتاجها من البشر
خطط لزيارة الأرشيف الوطني:
الأرشيف الوطني الفلسطينيفلسطين - رام اللههاتف : 2904121-02 فاكس: 2904124-02 <h3 dir="rtl" style="margin-left: 0px;" align="right"><h3 dir="rtl" style="margin-left: 0px;" align="right"><h3 dir="rtl" style="margin-left: 0px;" align="right">ص.ب 66353


</h3></h3></h3>