تابع
ما معنى الحافظة: Le Bordereau
ملاحظة: (هذا العنوان يرتب مباشرة بعد التعريف الخاص بالدفع)
و هي وثيقة تستعمل خصيصا لوصف و مرافقة الوثائق الإدارية التي يتم إرسالها أو استقبالها بين الأشخاص و المؤسسات أو المصالح.
الدفع الدخلي:
قد يكون جدول الدفع وسيلة للبحث عن الوثائق الأرشيفية.
قبل التطرق إلى هذه العملية، أعطى الأستاذ المحاضر وفي كل مرة مجموعة من المعلومات المهمة و ذات العلاقة المباشرة:
نموذج من جدول دفع لإحدى المؤسسات (سيتم عرضه لاحقا من خلال ملف محمول على رابط)، و معلومات أخرى سيتم عرضها في هذه المشاركة، و من تم سيتم إكمال المعلومات المتعلقة بالدفوع.
الترتيب له جانب مادي و هو عملية سهلة للترتيب المادي للعلب.
الترتيب التسلسلي: يستند أو يعتمد على تسلسل دخول الوثائق الأرشيفية إلى مراكز الحفظ في هذا الترتيب.
الترتيب المتقطع: Dis-contenu، غير المستمر
طول العلب الأرشيفية : 30 سم
العرض: 10 سم
الارتفاع: 25 سم
تمرين يتعلق بحساب المتر الطولي لمخزن
نفتح مخزن، لدينا فيه 6 رفوف، كل رف له واجهتين و كل رف قياسه من حيث الطول 3 م، كل واجهة تتكون من 3 أعمدة.
تسمية الرفوف = Epi
كل عمود فيه 5 طوابق (حاملات) Etagers.
المطلوب:
أحسب المتر الطولي لهذا المخزن.
لحساب مساحة هذا المخزن بالمتر الطولي فالعملية سهلة و بسيطة، تتم عملية الضرب حسب المعطيات كما يلي:
3 * 2 = 6 أعمدة
6 * 5 = 30 حاملة
30 * 6 = 180
قبل التكلم عن النتيجة، نوضح:
3 = الأعمدة
2 = الواجهتان
5 = الحاملات
6 = الرفوف الموجودة في المخزن حسب المعطيات
و بعد الحساب فإن المخزن مساحته 180 متر طولي
عرض العلبة في 10 و هذا يعني 10 * 10 = 100 م أي 1 م طولي
المخطط: حلقة حياة الوثيقة من إنشائها إلى غاية أرشفتها النهائية
سيتم وضعه في ملف محمول.
القانون يجبر المؤسسات ذات الطابع العمومي على دفع الأرشيف
Administration centrale
الإدارات المركزية لها الأولوية ---- Ministére----لدفع الوثائق إلى الحفظ النهائي
مثال:
وزارة التعليم العالي:
نجد مديرية لتسيير الوثائق الأرشيفية تدفعها إلى الأرشيف النهائي، فهي التي تقوم بالعمليات الأرشيفية.
و لكن من جهة معاكسة:
قسم علم المكتبات-----كلية بوزريعة------جامعة الجزائر-----وزارة التعليم العالي
قسم علم المكتبات لا يملك الأولوية لدفع الوثائق الأرشيفية.
1) - عملية الدفع الداخلي:
يتم هذا النوع من الدفع على مستوى إدارة معينة (وزارة، مؤسسة عمومية أو خاصة).
و يتمثل في دفع أرشيف مختلف المصالح الإدارية وفق معايير معينة إلى مصلحة أرشيف المؤسسة المعنية التي تتكفل بترتيبها، معالجتها، تصنيفها لأغراض الاستعمال الداخلي (لا تبلغ إلا داخل المؤسسة إلا في حالات التفتيش). و تخص هذه العملية الوثائق التي انتهت مدة استعمالها و فائدتها اليومية على مستوى المصالح التي أنتجتها حيث تصبح من الجيل 2، و هي الوثائق التي ينص عليها القانون و يجبر المؤسسات بدفعها إلى مصالح الأرشيف قصد معالجتها و حفظها ريثما يتبين (حسب جدول الحفظ) و بعد انقضاء آجال حفظها على مستوى مصلحة ما قبل الأرشفة النائية
Le Pré-archivage، (الحفظ المؤقت).
حيث يحدد مصيرها النهائي و يعني هذا هل يجب دفعها إلى مصالح الأرشيف الوطني في حالة توفرها على شروط ذات قيمة إدارية دائمة (حفظ نهائي)، أو يجب هدمها أو إقصاؤها أو في حالة عدم توفرها على القيم السابقة؟.
و في كلتا الحالتين يحب على مسؤولي الإدارة الأصلية و خاصة مسؤول الأرشيف أن يقوم بإعداد ما يسمى بحافظة الدفع للأرشيف في حالة دفعها كلها أو جزء منها إلى مؤسسة الأرشيف الوطني أو إعداد حافظة إقصاء بالنسبة للوثائق التي لا تكتسي أهمية تاريخية و لكن بعد إنقضاء آجال حفظها على مستوى مصلحة الحفظ للمؤسسة (أي مصلحة الأرشيف المؤقت).
2) - حافظة الدفع الخارجية:
يتبع...