تابع لعملية الدفع
يجب أن تحرر حافظة الدفع من 3 إلى 5 نسخ و ليس أقل من 3 نسخ .
الأولى خاصة بالمصلحة الدافعة و النسختين خاصة بمصلحة الأرشيف فتستعمل الأولى في السجل Le Chrono، لاستعمال هذه السجلات هناك طريقتين :
مثلا لدينا 10 مصالح دفعوا إلى مصلحة الأرشيف و في السجل نضع الوثائق الخاصة بتلك المصالح، فكل مصلحة نضع اسمها أي أنه بين كل مصلحة هناك فاصل يحمل اسم كل مصلحة و هذا نوع من التنظيم .
يمكن أن نضع لكل مصلحة سجلها الخاص بها .
أما الثانية فتستعمل كفهارس لأغراض البحث و يمكن ترتيبها أيضا بـ Chrono، في الأرشيف الوسيط .
السند القانوني لعمليات الدفع :
إن المرسوم 87-11 المؤرخ في 6 جانفي 1987 و المتعلق بإنشاء مركز الأرشيف الوطني ينص كما جاء في البند رقم 4 و المتعلق بمهام مركز الأرشيف الوطني أن هذه الأخير من مهامه :
حفظ الوثائق الأرشيفية .
جمع الوثائق الأرشيفية .
استغلالها و تبليغها للمواطنين و الباحثين .
إعداد رزنامات الحفظ و أطر التصنيف Cadre de classement، و اجراءات الدفع و الإقصاء و كذا إعداد الفهارس .
تحسيس المؤسسات الوطنية و الخاصة على دفع وثائقها ذات القيمة الإدارية و التاريخية إلى مراكز الحفظ و على الخصوص المركز الوطني للأرشيف (الجزائر) .
امكانية استرجاع الوثائق ذات الأهمية التاريخية للدولة بقوة القانون .
كما يسمح هذا القانون بشراء الوثائق ذات القيمة .
كما يمكن تحويل الوثائق من مصالح الحفظ المؤقت إلى الأرشيف الوطني .
كما يسمح بالإعارة و هذا لأغراض البحث .
العناصر الأساسية التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار في معالجة الأرشيف الوسيط :
1 - هو وجوب أن تبقى الوثائق المدفوعة بصفتها من الجيل 2 ملك للمصلحة الدافعة أو الوحدة الإدارية التي أنتجتها . و يعتبر هذا التحويل إلى مركز أرشيف المؤسسة بمثابة تحويل المسؤولية على هذه الوثائق من المنتج إلى مصلحة الأرشيف المستقبلة، و لا يمكن تبليغ هذه الوثائق إلا بتسريح من المصلحة الأصلية أو الدافعة .
2 - لا يقبل بأي تغيير في النظام الداخلي الذي يوجد عليه الرصيد المدفوع (مبدأ احترام وحدة أو بنية الرصيد أو مرجعيته)، و هو كذلك فيما يخص إقصاء الوثائق أو معالجتها نهائيا بدون موافقة المصلحة الدافعة .
3 - يجب |أن يطون الرصيد المدفوع قابلا للتبليغ من المؤسسة الدافعة ابتداءا من تاريخ دفعه و ذلك لاحتياجات العمل أو امكانية الرجوع إليه ببساطة .
4 - على الأرشيفي أو أمين المحفوظات مسؤول مصلحة الأرشيف المستقبلة للوثائق ألا يقبل المدفوعات خارج الإطار التنظيمي الموضوع مسبقا المتفق عليه بين الطرفين :
- تحضير المدفوعات تحضيرا علميا على مستوة مختلف المصالح أي :
أ - جرد الوثائق من الجيل 2 .
ب - تحضير آجال حفظها بتعيين المدة الزمنية التي تقضيها الوثائق على مستوى مركز أرشيف المؤسسة ثم مسارها بع هذه المدة، (أي الإقصاء أو الدفع إلى مصالح الأرشيف التاريخي) .
(المسار يعني حفظ نهائي أو إقصاء)
ج - ترقيم العلب و كشف محتواها أو وصفها .
د - ملأ حافظة الدفع بطريقة مقننة و تقديمها إلى رئيس مصلحة الأرشيف قبل عملية تحويل الوثائق قصد مراجعتها و تخطيط إجلااءات الدفع .
هـ - ترتيب الوثائق المدفوعة باسم المصلحة الدافعة ترتيبا زمنيا و رقمي متواصل .
أنظمة الكشف و التعرف على المدفوعات :
يتبع ...