[عبدالكريم بجاجة]

السؤال 19:
أنا أعمل وثائقي أمين محفوظات في مستشفى عمومي ووجدت بعض الصعوبات في التعامل مع أرشيف المؤسسة كونه ضخم جدا وضيق مساحات التخزين إن لم نقل عدمها.
سؤالي ماهي الوثائق الارشيفية التي يمنع تسليمها أو إتاحتها في المستشفيات بصفة أخرى ماهي الوثائق السرية في هذا المجال
الجواب 19:
يُحدد القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 يناير 1988 والمتعلق بالأرشيف الوطني مدة الاطلاع على الأرشيف الطبي في مادته 10- البند 3:
"100 سنة ابتداء من تاريخ ميلاد الشخص، بالنسبة للوثائق التي تحتوي على معلومات فردية ذات طابع طبي لا سيما الملفات التي تخص حياة الأفراد الخاصة."

السؤال 20:
أستاذي الفاضل أتمنى منكم أن توجهوني الى مراجع تعالج كيفية التخطيط لمشاريع الرقمنة.
الجواب 20:
يجب عليك الاطلاع على المراجع التالية الخاصة بإدارة الأرشيف الإلكتروني:
1- النسخة العربية لدليل الأرشيف الإلكتروني http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9551
2- المجلس الدولي للأرشيف "المستلزمات الأرشيفية" : http://www.ica.org/download.php?id=1114•PDF

كما نقترح على الجميع الالتزام بالشروط التالية لتطوير الإدارة الإلكترونية:
1- يجب تحديد سياسة للأرشيف الإلكتروني ضمن السياسة الشاملة لإدارة الأرشيف المركزي في المؤسسة، وبما أن الأرشيف الإلكتروني هو -أولاً وقبل كل شيء- جزء من الأرشيف العام، ستطبق عليه كل النصوص القانونية والتنظيمية التي تخص الأرشيف بصفة عامة، وتضاف إلى الأرشيف الإلكتروني الترتيبات الخاصة بشكله الرقمي.
2- تحديد الأرشيف الاستراتيجي- مهما كان شكله- الذي يجب حفظه في المدى الطويل في جميع الأشكال: (الورقي والرقمي والميكروفيلم)، لحمايته من الضياع، وبعدم التسرع في التصوير الضوئي لأي أرشيف غير استراتيجي إلى حين تحديد سياسة واضحة في هذا المجال.
3- على الجهة التي سوف ستكلف بالتصوير الضوئي للأرشيف الورقي:
• عدم ربط فهرسة الأرشيف الإلكتروني بأماكن وجود الأرشيف الورقي؛ لأن هذا يجعل البيانات الإلكترونية غير قابلة للاستخدام إذا نقل الأرشيف الورقي من مكانه الأصلي أثناء مرحلة التصوير.
• يجب- في كل الحالات- ربط الفهرسة الإلكترونية بالتصنيف الفكري، وليس بالترتيب المادي.
• تحديد مواصفات التصوير الضوئي، و الحفظ الإلكتروني، و إتاحة الاطلاع على الأرشيف الإلكتروني.
• توضيح خصائص النظام الإلكتروني المستخدم لإجراء هذه العمليات ليتم إعطاء ملاحظات المركز الوطني للوثائق و البحوث من الناحية التقنية، ومن خلال آلية إرسال واستقبال الملفات.
• ذكر لائحة بعملائها و ماهية المشاريع المنفذة، كما على الشركة تقديم شهاداتها المتعمدة ومتوافقة مع مقاييس المركز الوطني للوثائق والبحوث.
• تحديد عدد "دي.في.دي- dvd" المرتقب لإنجاز التصوير الضوئي، و طريقة حفظها و استخدامها.
• يجب تكوين تقنيي المعلومات للمؤسسة بإدماجهم في عملية التصوير الضوئي من "ألف" إلى "ي"، و تكليفهم تدريجيًا بتسيير النظام و صيانته في المستقبل دون اللجوء إلى الشركة لأبسط الأسباب.
• يجب تقديم مشروعًا أوليًا صغير الحجم ينجز كلية للتحقق من فعالية النظام المقترح؛ لذا يجب أن تقتصر الفاتورة الأولى إلى هذه المرحلة الأولية دون إلزام المؤسسة بمواصلة التعاون مع الشركة إذا لم تنجح في العملية التجريبية حسب المستلزمات الأرشيفية.
• تبقى الشركة ملزمة بعقد الصيانة بعد انتهاء برنامج التصوير الضوئي.