تحية طيبة وبعد؛
لقد نشرنا في منتديات اليسير موضوعًا قدمنا فيه استبيانا لتشخيص وضع الأرشيف، بما فيها الأرشيف الإلكتروني. ويُعد الاستبيان الخاص بوضع الأرشيف الإلكتروني خطوة أولى يجب أن تتبع بأسئلة أخرى حسب الظروف.
استبيانات لتشخيص وضع الأرشيف في أي مؤسسة
http://www.alyaseer.net/vb/showthread.php?t=13783
1.
ج- استبيان حول الوضع الخاص بالأرشيف الإلكتروني:
يهدف الاستبيان الخاص بالأرشيف الإلكتروني إلى تقييم الأنظمة المستخدمة، و من ثم إلى تطابق المناهج مع ضرورة حماية و حفظ الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل.
سياسة الأرشيف الإلكتروني:
1. هل للدائرة سياسة خاصة بالأرشيف الإلكتروني؟ التفاصيل.
2. برنامج الأرشيف الإلكتروني: الأهداف، و تاريخ انطلاق هذا البرنامج.
3. هل استعنتم بمكتب استشاري في الأرشيف الإلكتروني؟
4. موقع الانترنيت للمكتب الاستشاري، البريد الإلكتروني.
5. تحديد المقاييس الدولية أو المحلية المستخدمة في الأرشيف الإلكتروني.
التطبيقات في الأرشيف الإلكتروني:
6. تحديد مجال التطبيقات، أي الأقسام المعنية.
7. تحديد نوع الوثائق التي شملها نظام الأرشيف الإلكتروني.
8. هل للأرشيف الإلكتروني نسخ ورقية أو ميكروفيلم للاحتياط؟
9. هل تم مسح الأرشيف الورقي لتحويله في الشكل الإلكتروني؟
10. نوع هذا الأرشيف.
11. هل تم إتلاف الأرشيف الورقي بعد تحويله في الشكل الإلكتروني؟
حفظ الأرشيف الإلكتروني:
12. هل لديكم برنامج لحفظ وحماية الأرشيف الإلكتروني في المدى الطويل؟
13. تحديد التقنيات المستخدمة لهذا الغرض مثل:
Emulation – Migration – Microfilming – Refreshing – Reformatting
14. تحديد ظروف حفظ الأرشيف الإلكتروني: عدد النسخ – الشكل- المكان – المناخ.
15. ملاحظات إضافية حسب رأيكم.