[فاطمة الزهراء صاري]

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .
الي كل من الاخت "شعلة العلم والي كل اعضاء المنتدي المهتمين بالارشيف هذه النصوص التنظيميةلتعميم الفائدة والتى هي اداة فعالة لمعالجة الارشيف وتنظيمه تنظيما علميا ومطابق للمقاييس العالمية بحلول جزائرية .

منشور رقم 31 المؤرخ في 22 أكتوبر 2009 حول إجراءات إقصاء الوثائق الأرشيفية

يترتب عن تطبيق جداول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاصة بالإدارات المركزية و المؤسسات العمومية ،إقصاء كمية كبيرة من الوثائق الفاقدة القيمة الإدارية و التاريخية.و لما لهذه العملية من وقع و حساسية فيما يخص التمييز بين الوثائق ذات القيمة الدائمة من تلك المنعدمة القيمة، يتعين على الإدارات مهما كانت طبيعتها اتخاذ الإجراءات اللازمة لتنظيم هذه العملية بجدية عن طريق تشخيص دقيق للوثائق المقترحة للإقصاء و التي لا تتوفر على شروط الحفظ الدائم.

تحسبا لتوحيد مناهج العمل فيما يخص التكفل بعملية إقصاء الوثائق و تطبيق آليات تقنيات التسيير الناتجة عن تطبيق جدول تسيير الوثائق الأرشيفية، يتعين كذلك القيام بتحليل دقيق لكل صنف من الوثائق و التحكم في كل المعايير المحددة للقيمة التاريخية، الثقافية، الاقتصادية، الإدارية أو أخرى للوثيقة و المشار إليها في جدول تسيير الوثائق الأرشيفية الخاص بكل دائرة وزارية أو قطاعية.

و مما لا ريب فيه أن توقيف الإقصاء ينجر عنه تراكم الوثائق التي لا قيمة لها في معظم الأحيان ، كما قد يؤدي إلى اكتظاظ في فضاءات الحفظ و تقليص من أماكن حفظ الأرشيف، مما ينجر عنه بطبيعة الحال عرقلة تسيير الوثائق الأرشيفية في الإدارات.

سعيا منها إلى التقليل من هذا الضغط و تجاوبا لما تمليه النصوص التنظيمية و التطبيقية النافذة في هذا المجال، لاسيما المادة 08 من القانون رقم 88-09 المؤرخ في 26 يناير 1988 و المادة 03 من المرسوم 88-45 المؤرخ في 01 مارس 1988 المحدث للمديرية العامة للأرشيف الوطني، تحث المديرية العامة للأرشيف الوطني البدء في تطهير تسيير الأرشيف بواسطة تطبيق جداول تسيير الوثائق الأرشيفية والذي سيمكن من التحكم تدريجيا في معظم أو مجمل العناصر المكونة للسلسلة الأرشيفية.

و عليه فمن الضروري الشروع على ضوء هذه الاعتبارات في تطبيق الإجراءات الآتية :

- إعطاء العناية الكافية و الخاصة لتحضير الملفات المقترحة للإقصاء.
- تشخيص الملفات المعنية بالأمر و تمييزها عن الملفات الأخرى.
- إعداد قائمة ملخصة لهذه الملفات مع توضيح طبيعة الوثائق، حجم الوثائق و تواريخها القصوى.
- إعداد جدول الإقصاء حسب النموذج المرفق.

أما فيما يخص الظروف المادية لإجراء عملية إقصاء الوثائق فيشترط فيها مباشرة العملية عن طريق الإتلاف التام بواسطة الحرق المراقب أو عن طريق الفرن الصناعي أو تسليمها إلى مؤسسة صنع الورق مع الحضور الإجباري لمسئول الأرشيف للقطاع المعني و ممثل الإدارة أو الأمن أثناء العملية.

المدير العام للأرشيف الوطني

عبد المجيد شيخي