كمدخل بسيط للإدارة:
الإدارة كعلم له مبادئ و أسس و قواعد علمية راسخة فهي علم حديث النشأة و يؤرخ له مع أواخر القرن 19 م و بداية القرن 20 حيث أصبحت الإدارة آداة ضرورية لأي جهد بشري يهدف إلى الوصول إلى نتائج متوقعة من خلال التنسيق بين الموارد المالية و البشرية فهي التي تقوم بتحديد الأهداف و توجيه جهود الأفراد إلى تحقيقها و يقع على عاتقها مسؤولية التكامل بين البيئة و الإدارة (التكامل الخارجي) و تحقيق التكامل الداخلي من خلال التنسيق و الربط بين جهود العاملين و الموارد الأخرى.
لكي تكون الإدارة العلمية حقيقية لابد من استمرار الممارسة فالإدارة العلمية جهد عملي مشترك فالفرد لابد من ممارسته لعمله لأنه بسببه سيعرقل بقية العاملين.
الإدارة العلمية مثل العلوم الأخرى لها مدارسها الخاصة بها :
1) فايول : لكي تكون إدارة علمية قوية لابد من التنسيق، التوجيه، لابد من وجود القيادة (المسؤول، المدير الأعلى)
2) نفس الكلام يقوله لوثر فوليك عندما تكون مجموعة لابد من وجود تنسيق فهكذا يمكن أن تحقق هذه المجموعة الأهداف التي سطرتها و يضيف أن العنصر الأساسي هو العامل أو العمال فلابد من وجود أثر، فالتوجيه عند فايول نوع من الرقابة.
المراقبة عند العالمين السابقين هي Le Controle Indirect
فن الإدارة كان يتواجد في العصور القديمة و أن عملية الإدارة هي موروثة و هي التي جعلت ظهور المنظمات و الهيئات الضخمة، فالإدارة هي عملية مشتركة لكل جهد جماعي سواء كان خاص أو عام و بالرغم من أن الإدارة تختلف في الشكل أو المضمون إلا أنه يوجد حد معين من أوجه الشبه المميزة للعمل الإداري و على ذلك فإن فن الإدارة يتمثل في التوجيه و التنسيق و الرقابة بغاية التوصل لتحقيق هدف معين.
هنري فايول Henry Fayol
قد جمع 5 وظائف للإدارة:
التخطيط
التنظيم
القيادة
التنسيق
الرقابة
أما لوثر جوليك Luther Gulick
فقد ذكر 7 وظائف:
التخطيط
التنظيم
العاملون
التوجيه
التنسيق
التقرير
الميزانية
عناصر الإدارة:
تنفيذ السياسة في الإدارة فهي البرنامج العام في داخلها و من خلال هذه السياسة لابد من تسطير الأهداف
استغلال الموارد المادية و البشرية للتنسيق في العمل
تنمية القدرات و الكفاءات التي تعمل على تنفيذ الخطوط المرسومة لتحقيق الأهداف، فلابد من تحقيق شرط الانسان المناسب في المكان المناسب
الارتقاء للمناخ التنظيمي من خلال تنمية العلاقات الانسانية بين العمال، فالعامل إذا أعطي حقه فإنه يفعل المستحيل
إيجاد التوازن بين مصالح العمال و أهدافهم و مصالح الإدارة و أهدافها فمصلحة هذه الأخيرة تكون في تحقيق الأهداف المسطرة
الشخص المنفرد له نظرة ربما لا تكون نفس نظرة السياسة العامة التي اختارتها المؤسسة لذا فالإدارة العلمية لكي تكون ناجحة يجب أن تتوفر في انسان معين الشروط السابقة.
بالاضافة إلى عناصر أخرى تتمثل في الوقت، المعلومات و الوسائل التكنولوجية و السياسات و القوانين (1)
عن الإدارة العلمية:
هذه المعلومات كانت موجزة و بصفة عامة عن الإدارة و الإدارة العلمية التي تشمل شروط التسيير الإداري حتى تصل المصالح الإدارية لتحقيق أهدافها في مختلف المؤسسات و يجب إدارجها في المؤسسات الوثائقية حتى تتمكن من تنفيذ منهجية سليمة في تسيير الوثائق وفقا للمناهج المحكمة للتخصص. و تخصص الأرشيف علم واسع و له مناهجه و سياساته و كذا أهدافه المسطرة التي على كل أرشيفي أن يعيها و يتمكن من تحقيقها وفقا للتنظيم العلمي السليم فمعظمنا لا يعي ماهية و طريقة سير الإدارات بصفة خاصة و كذا الهيكل التنظيم لأي مؤسسة، لذا لابد من التوصل إلى المفاهيم و محاولة دمجها مع الواقع لتطبيق سياسة أنجع .
(1) ترار.- وحدة تنظيم و تسيير أنظمة الإعلام: دروس محاضرات.- الجزائر: قسم علم المكتبات و التوثيق، 2008
بالتوفيق للجميع