[نزيهة الجليطي]

دور المتصرف في الوثائق والأرشيف

إن نجاح العمل في كافة أجهزة الدولة ومرافقها أيا كان تنوعها أو تخصصها يرتكز على نجاح نظم الوثائق والمعلومات والاتصالات الخاصة بها فلم تعد تلك الأجهزة بحاجة إلى مجرد وحدة لحفظ الوثائق والمعلومات في شكل رتيب بل أصبحت تحتاج إلى نظام وجهاز دقيقين وقادرين على جمع البيانات والمعلومات وتوظيفها في مختلف أشكالها من أجل تقديمها لمستخدميها بالشكل المناسب وفي الوقت المناسب لاتخاذ القرار الصائب.
وتستوجب إدارة أي نظام أرشيف توفير الموارد البشرية الضرورية ومن مهنيي الأرشيف المختصين والخاضعين لتكوين جامعي يتلقون فيه مبادئ علم الأرشيف وتقنياته
تعريف المتصرف في الوثائق والأرشيف
هو أخصائي في حفظ المعلومات والذاكرة الوطنية وهو المسؤول عن مجموع الوثائق التي أنشأها أو تحصل عليها أي شخص طبيعي أو معنوي أثناء ممارسة نشاطه مهما كان تاريخها أو وعاؤها فهو وصي على ذاكرة مؤسسته والذاكرة الوطنية عموما.
وهو الذي يعرف الماضي والحاضر ويستعد للمستقبل بما أن وثائق اليوم هي مادة التاريخ غدا.
الدور العام للمتصرف في الوثائق والأرشيف تجاه الإدارة
- العمل على المستوى الوطني للاندماج في الاتجاه الإستراتيجي للإدارة
- الدخول والانسجام مع محيط الأهداف الحكومية التي تؤثر في الإدارة وتتاثر بها والتي من بينها الأهداف السياسية المشتركة على المدى الطويل كتحسين الخدمات المقدمة للمواطنين ونظام الجودة.
- رفع مستوى ثقة المواطن تجاه الإدارة بممارسة أفضل للمسؤولية وتحسين البنية التحتية لمرور المعلومة وبالاستعمال المفيد للتكنولوجيا وترقية المساندة التكنولوجية المقدمة لأصحاب القرار.
- تقديم مفهوم إدارة الأرشيف على أساس أنه منفعة وربح للجهد والوقت والفضاءات.
- دمج وظائف إدارة الوثائق والأرشفة صلب عمل أقسام الإدارة بدلا من تحويلها إلى وظائف مستقلة
- مساعدة أصحاب القرار في إنجاز مهامهم بتوفير المعلومة الضرورية في الوقت المناسب
- إعداد مخطط لإدارة الأرشيف الجاري والوسيط.
- إعداد الأدوات الأرشيفية التي من شأنها تقييم مدى جدوى الوثيقة وتحديد مدة حفظها ومصيرها النهائي.
- إعداد الإجراءات الضرورية لتطبيق هذه الأدوات واعتمادها
- تكوين وتدريب الموارد البشرية على اعتماد النظام الأرشيفي.
دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في إدارة الوثائق الجارية
- التعرف على الهيكل ودراسة حاجته لإدارة الوثائق بدراسة وظائفه وواقع الوثائق والمعلومات به.
- دراسة النصوص القانونية المتعلقة بالإدارة وبتوزيع العمل داخلها والتقارير المتعلقة بنشاطها.
- تحديد مهام كل المتدخلين الذين لهم علاقة بإنشاء او التصرف في الوثائق الخاصة بالإدارة.
- معرفة التشريعات السارية المفعول في مجال القيمة القانونية للوثائق ومسألة التوقيع الإلكتروني والمصادقة الإلكترونية للوثائق لمساعد منشئ الوثائق
- توفير السند المنهجي للموظف في بعض الأنواع من الوثائق مثل البريد ووثائق الاجتماعات.
- تحديد نوعية الورق المستعمل في المراسلات بما يلاءم الجهة المرسل إليها ومصير الوثيقة إضافة إلى نوعية الحبر
- ضبط منهجية إنشاء وإدارة وثائق الاجتماعات بوضع دليل كيفية نشأة هذه الملفات والوثائق التي تتضمنها.
- إعداد كشافات لمحاضر الجلسات والقرارات المنبثقة عنها حتى يسهل الرجوع إليها ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.
- المشاركة في إعداد المطبوعات الإدارية وإدارة مخزونها المتعلق بنسخها وتوزيعها لما في ذلك من أهمية أساسية في توحيد نماذج هذه الوثائق لاعتمادها في الأدوات الأرشيفية.
- مساعدة الموظف على الاستدلال على الوثائق باعتماد نظام التصنيف
- استخراج قائمة في عناوين الوثائق والملفات التي يتعامل معها كل موظف والرموز الخاصة بها.
- إعداد أدوات الاستدلال على الوثائق (الكشافات): تعتمد الترتيب الألف بائي لعناوين الوثائق والملفات ورموز التصنيف وذكر موضع الرفوف حتى يتمكن الموظف من استرجاعها والوصول إلى المعلومة الضرورية للقيام بالعمل المطلوب منه بكل نجاعة ومردودية
- مساعدة الموظف على تطبيق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق
- مساعدة الموظف على إجراء عمليات التحويل ومراقبتها وكيفية ملئ الاستمارة المعدة للغرض (جدول تحويل وثائق شبه نشطة إلى مصلحة التصرف في الوثائق والأرشيف)

دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في إدارة الأرشيف الانتقالي
تهيئة محلات وظروف الحفظ
- تهيئة محلات لحفظ الأرشيف الانتقالي مطابق للمواصفات العالمية في المجال
- تهيئة محلات للمهنيين
- تهيئة محلات معدة للاطلاع على عين المكان على الوثائق من قبل منشئها عند الإقتضاء.
- توفير ظروف حفظ ملائمة تأخذ بعين الاعتبار نسبة الرطوبة والحرارة والتهوئة والإضاءة
- العمل على حماية الوثائق من العوامل الطبيعية والبشرية وأخذ الإجراءات الضرورية لذلك بمنع التدخين وتوضيب شبكة الأسلاك الكهربائية واستعمال رفوف معدنية وإبعاد شبكات المياه عن المخازن.
- ترقيم الرفوف وإعداد مخطط يمكن من الوصول إلى أي حافظة أو وعاء خزن بأيسر وأسرع طريقة ممكنة.
استقبال الوثائق
- إعداد خطة عمل لتحويل الأرشيف بصفة دورية ومنتظمة من قبل الجهات المحولة.
- إعداد ملف لكل إدارة يتضمن معلومات عن مهامها وتنظيمها ووثائقها ورزنامة تحويلاتها ونسخة من كل تحويل تولت القيام به.
- الترتيب المادي لاستقبال التحويلات
- التثبت من المطابقة بين البيانات المنصوص عليها في جداول تحويل الوثائق والملفات والوثائق الواردة في وحدات الحفظ
- التثبت من احترام المصلحة المنشئة لمدد الحفظ تبعا لمقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق
- إسناد رقم التحويل ورسمه على ظهر كل وحدة وحفظه إضافة إلى رقمها التسلسلي وتحديد موضع الخزن
- إرجاع نسخة من جدول التحويل إلى الإدارة المحولة للوثائق بعد إسناد رقم التحويل وباقي البيانات المعنية بالمصلحة المستلمة
- تسجيل بيانات التحويل في السجل الخاص بها
- فرز ومعالجة التحويلات العشوائية إن وجدت
- تحديد مدد حفظ الوثائق في الفترة الشبه نشطة باعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق
- تنظيم الملفات داخل الحافظات ووضع ملصقات عليها عدد التحويل والعدد الرتبي للحافظة وموضع الخزن
- ترفيف الحافظات مع الأخذ بعين الاعتبار أمن وسلامة الوثائق ومتابعة الإشراف على مدة حفظها
- إعداد سجلات خاصة بعمليات التحويل والترحيل والإتلاف التي تم القيام بها.
- إعداد سجلات خاصة بآجال التحوبل والترحيل والإتلاف المزمع القيام بها وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق.
- القيام بالإحصائيات حول حجم الوثائق المحولة ونسبة تطورها سنويا والوثائق المتلفة والمرحلة إلى مؤسسة الأرشيف الوطني قصد توظيفها في حسن التصرف في الموارد البشرية والمادية وتوزيع العمل بالإدارة
- ترحيل الأرشيف المعد للحفظ الدائم والقيام بعمليات الانتقاء للوثائق التي تتطلب ذلك وفق مقتضيات جداول مدد استبقاء الوثائق للمساهمة في إثراء الذاكرة الوطنية والحفاظ عليها لغايات البحث العلمي والتاريخي.
- الإتلاف المقنن للوثائق بعد مصادقة المصلحة المنشئة ومؤسسة الأرشيف الوطني وذلك للاستغلال الأمثل للفضاءات والتصرف فيها وما يترتب عنه من ربح مادي للإدارة.
- الإشراف على عملية الإتلاف إلى حين رسكلة الوثائق لضمان أمن المعلومات الإدارية.
إتاحة واسترجاع الوثائق
- تنظيم عمليات الاطلاع على الأرشيف والتي تقتصر على المصلحة المنشئة دون غيرها.
- إعداد وتوزيع استمارة اطلاع على الوثائق توضح صفة الشخص الذي طلب الاطلاع والبيانات المتعلقة بالوثائق المطلوبة وكيفية الاطلاع سواء على عين المكان أو استرجاع الوثائق.
- فتح سجل لعمليات الاعارة والاطلاع.
- الحرص على متابعة عمليات الاتاحة واسترجاع الوثائق عند انتهاء المدة المحددة للاطلاع وإرجاعها إلى أماكن حفظها.
دور المتصرف في الوثائق والأرشيف في البيئة الالكترونية
إن المسؤولية الحيوية للمتصرف في الوثائق والأرشيف تحتم عليه التأقلم مع تنوع وسائط وأشكال الوثائق المسموعة أو المرئية أو المقروءة مما يتطلب توسعا وتطورا في خدمات المعلومات لتكون أكثر دقة وأسرع تقبلا وملاءمة للاحتياجات المتغيرة لمستخدميها. وما يتبع ذلك من ضرورة حمايتها وتأمينها ومجابهة كل المشاكل التي تنجر عن ذلك بالضوابط العلمية الملائمة.
لذلك كان لزاما على الأرشيفي:
- مساعدة الإدارة في تخطيط سياسات ومناهج وإصلاحات لدعم إدارة الوثائق الالكترونية
- استثمار الوقت في تصميم أفضل وأذكى النظم التي من شأنها تحسين آداء العمل الأرشيفي والعمل على تطوير الممارسات الأساسية فيه وإعادة النظر في مدى وكيفية وجدوى حفظ الأوعية الأرشيفية.
- استخدام التقنيات التكنولوجية بمهارة وكفاءة عالية حتى لا يقع في إشكالات تقنية يصعب حلها أثناء عمله
- ضبط البيانات الإضافية (metadata) التي يجب تسجيلها أثناء نشأة الوثائق في البيئة الالكترونية طبقا للمواصفات المعمول بها في المجال.
- إدارة الوثائق والأرشيف الالكتروني لتحديد واختيار أفضل البرامج التي تقدم أفضل منهج لهجرة الوثائق من محطة تقنية إلى أخرى.
- ضرورة إتقان تكنولوجيات الوسائط لتحويل الأوعية الأرشيفية من على وسيط ورقي إلى وسيط ممغنط نظرا للتطور التكنولوجي في مجال المعلومات ووسائطها.
- إتقان تكنولوجيات الاتصال باعتبار الأوعية الأرشيفية تمثل أدوات اتصال بين مختلف مصالح الإدارة في الفترة النشطة للوثيقة وبين الأجيال المتعاقبة كدليل باق للاتصال وتوثيق القرارات وإمداد الذاكرة وتحديد المسؤولية والحفاظ على الحقوق أثناء القيمة الثانوية للوثيقة والمرحلة البحثية.
- توحيد نماذج وأشكال الأوعية الأرشيفية الناتجة عن العمل الإداري.
- استخدام تكنولوجيات المعلومات في تخزين الوثائق الهامة والمعلومات التي تحويها على وسائط ممغنطة.
- استخدام هذه الوسائط في استرجاع الوثائق التي تحويها بالسرعة والكفاءة العالية لإنجاز الأعمال ودعم عمليات صنع القرار في الوقت المناسب.
- استخدام هذه التكنولوجيات في الدخول في شبكات معلومات محلية أو داخلية تتيح للمستفيد استرجاع المعلومات والحصول على نسخ من الوثائق الأرشيفية وتحديد مكانها من داخل مكتبه دون الحاجة إلى الإجراءات المعقدة.
- إنشاء قواعد بيانات تحتوي على وسائل البحث الأرشيفية من قوائم وكشافات وأدلة وفهارس والتي تتضمن الوثائق وأماكن وجودها وكيفية الوصول إليها.
يقوم الأرشيفي باعتباره أخصائي معلومات بدور أساسي في مجتمع المعلومات لأنه يدرك دور المعلومات في كل نواحي النشاط فهي أساسية في البحث العلمي واتخاذ القرارات ومورد ضروري للتنمية.
التزام المتصرف في الوثائق والأرشيف (أخلاقيات المهنة)
ضرورة تحلي الأرشيفي - باعتباره القائم على حفظ ذاكرة المجتمع تاريخيا وإداريا وقانونيا _ بأخلاقيات تضبط تعامله مع الوثائق الأرشيفية خلال مراحل معالجتها منذ نشأتها إلى دخولها إلى مراكز الأرشيف الوسيط او النهائي كما تضبط تعامله حيال الأشخاص المذكورين في الوثائق حفظا للسرية والخصوصية ويتمثل التزام الأرشيفي في جملة من المبادئ:
- الحياد أمام الأحداث الموجودة بالوثائق ومنح مستعمليها الثقة.
- ضمان مصداقية الوثائق وصحتها كشاهد على الأعمال المنجزة
- جمع الوثائق الأرشيفية مع احترام أصولها ومعالجتها وتسييرها حتى استرجاعها عند الطلب مع احترام سريتها وخصوصيتها
- السماح بحركة الوثائق في حدود الضوابط المعمول بها
- تيسير عملية وصول الوثائق إلى أكبر عدد من المستفيدين وتوفير وسائل البحث للرصيد الأرشيفي مع مراعات تشريعات الاطلاع.
أردت من خلال هذا الموضوع الذي آمل ان يكون حقق نوعا من الإضافة ابراز دور الأرشيفي في إدارته وقد قمت بإعداد هذا العمل اعتمادا على دراسات من سبقنا في الميدان من أساتذة نعترف بفضلهم علينا وعلى هذا القطاع وعلى سبيل الذكر الأستاذ المنصف الفخفاخ دكتور ومدير عام سابق الأرشيف الوطني التونسي والأستاذ الدكتور عبد الكريم بجاية وذلك على سبيل الذكر مع مجموعة قيمة من باقي من كتب دراسات في هذا المجال وتم توزيع هذا العمل في إطار الإحتفال باليوم الوطني للأرشيف بتونس يوم 26 فيفري 2009 على اعوان وزارة التعليم العالي والبحث العلمي والتكنولوجيا التي أعمل بها محاولة مني لتبسيط وتقريب دوري ودور زملائي في المجال من باقي الموضفين في مختلف الإختصاصات والمجالات.
أرجو أن أكون وفقت في ذلك مساهمة مني نفض بعض الغبار الذي أسقطوه على دورنا في العمل الإداري.