[شعبان القاضي]

بسم الله الرحمن الرحيم

النظم الآلية في المكتبات

دراسة حالة نظام

eLIS

يشهد العام الآن ثورة من المعلومات والتكنولوجيا الحديثة فى مجال المكتبات والمعلومات حيث أن المكتبات فى الوقت الراهن لاتقاس بكمية الأوعية الموجودة داخلها ولكن بالخدمات التي تقدمها هذه المكتبة وكيفية تقديم هذه الخدمات الى المستفدين بأسرع وقت ممكن وفي أي مكان متخطية بذلك الحواجز الزمنية والمكانية التي كانت تمثل اهم حواجز انتشار المعلومات والاستفادة منها ولذلك أصبح من الضرورى أن تتجه المكتبات المصرية إلى هذا التطور العلمى الحديث وهو الثورة التكنولوجية المتمثلة في الأجهزة والبرمجيات .
وقد اصبحت المكتبات ومراكز المعلومات الحديثة تستخدم نظم المعلومات المعتمدة على الحاسبات الآلية لدعم شتى العمليات والوظائف التي تضطلع بها بكفاءة وسرعة فائقة وسهولة.
ولا شك بأننا إذا ما أردنا استخدام مثل تلك النظم فإن علينا أولا أن نتعرف على الحد الأدنى من الأساسيات الضرورية المتعلقة بنظم المعلومات ومكوناتها ،بما يساعدنا على تفهم طبيعتها وقدراتها وبالتالي التعامل معها بصورة تعود علينا بأفضل النتائج.
وقد ظهر العديد من النظم الآلية التي تم استخدامها في المكتبات ومراكز المعلومات ومنها:
نظام CDS/ISIS – نظامVTLS – نظام UNICORN – نظام aLIS
وقد تطورت العديد من هذه النظم لتلائم الاحتياجات العصرية للمكتبات ومراكز المعلومات في ظل الثورة التكنولوجية والمعلوماتية الحديثة ومن هذه النظم نظام aLIS الذي تطور إلى نظام eLIS.
وهو موضع هذه الدراسة وفيما يلي توضيح لهذا النظام من حيث أهدافه ومميزاته ومكوناته.

نظام المكتبة الالكترونىElectronic Library Information System :eLIS
تمهيد
هوعبارة نظام جديد جاء بعد سلسلة من الإصدارات لنظم معلومات المكتبة والتي أصدرها مركز المعلومات ودعم اتخاذ القرار و التي كان آخرها نظام المكتبة المتطورeLIS و هذا النظـام الجديد يعمــل على تطبيق المواصفات القياسية العالميـة المستخدمة في مجال المكتبات مع أحــــــــــدث التقنيات العالمية المستخدمة في نظم المعلومات واضعين في الاعتــــبار تلبيـــة احتيـــاجات المكتبــات العربيــــــــــة والنظام يعمل من خلال الانترنت ويقوم بميكنة الأعمال الأساسية الفنية في المكتبة و يوفر فهرسا ببليوجرافيــــــــا لمقتنيات المكتبة مطبقا في ذلك أشكال مارك الدولية بالإضافة إلى نظم الخدمات الأخرى التي تقدم للمستفيد كالبحث والاسترجاع والاستعارة والحــــجز لمقتنيات المكتبة وإنشاء موقع للمكتبة على الانترنت.
أهداف النظام
• انشاء نظام عربي متكامل يساعد المكتبة على ادارة مختلف العمليات من فهرسة و إعارة و بحث.
• ايجاد طريقة عمل مشتركة مع الأنظمة العالمية الأخرى و المعايير الدولية في نقل البيانات .
• سرعة تقديم الخدمة للمستفيدين من عمليات البحث و الحجز بطريقة آلية.
مزايا النظام
• التفاعل التام بين واجهتي الاستخدام العربية والإنجليزية.
• إمكانية دعم أنواع المكتبات المختلفة .
• دعم صيغة مارك التي تتلاءم مع قواعد الفهرسة الأنجلوأمريكية.
• إتاحة إمكانات للمستخدمين لأقلمة النظام وفقا لاحتياجات كل مكتبة.
• دعم استخدام الترميز العمودي ( البار كود ).
• القيام بإدارة وأتمتة طلبات الإعارة بين المكتبات.
• العمل من خلال شبكة المعلومات الدولية (الإنترنت).
• إتاحة النظام الوصول لقاعدة بيانات المكتبة، لعملاء ومستخدمي المكتبة عبر الإنترنت.
• إمكانية إدارة المكتبة متعددة الأفرع.
• إمكانية نقل البيانات الموجودة بسهولة إلى النظام الجديد
مكونات النظام:الانظمة الفرعية للنظام
• الفهرسة
• البحث
• الاعارة
• ضيط المسلسلات
• الجرد
أولا : الفهرسة
• يتيح إنشاء التسجيلات الببليوجرافية و الاستنادية, و تعديلها طبقا لأحدث طبعات الشكل الاتصالي المعياري Marc 21 لجميع أوعية المعلومات .
• يتيح رسائل و شاشات مساعدة وصفية للحقول و المؤشرات و الحقول الفرعية.
• يتيح إنشاء و صيانة بيانات النسخ أو النسخ المتاحة في النظام لكيان ببليوجرافي واحد وربطها معا سواء بالنسبة للمكتبة أو جميع المكتبات المشتركة معها في قاعدة
• يتيح إضافة صور للأغلفة الأوعية و أي ملفات ملحقة بالأوعية إلي التسجيلات الببليوجرافية.
• يستخرج النظام تقارير بمقتنيات المكتبة، ومعدلات إدخال الأوعية.
• يسمح النظام باستيراد و/أو تصدير التسجيلات الببليوجرافية مفردة أو مجمعة من خلال الوسائط المتعددة .
ثانيا : البحث
النظام يتيح نوعان من البحث هما:
1 – البحث البسيط
حيث ان النظام يسمح للمستفيد بالبحث بالكلمة مع اختيار العنصر المطلوب البحث فية (العنوان – المؤلف – الموضوع – الناشر )
2 – البحث المركب
يفيد البحث المركب فى بعض الحالات التى لايكون البحث البسيط كافيا للوصول لوعاء معين حيث تتضمن قائمة اختيارات البحث نفس الخيارات فى شاشة البحث البسيط (العنوان – المؤلف – الموضوع – الناشر) بالاضافة لبعض الاختيارات الأخرى كالبحث بالترقيم الدولى والبحث برقم الاستدعاء
ثالثا : الاعارة
وهى تعنى امكانية استخدام اوعية المعلومات المقتناة بالمكتبة سوء خارج المكتبة لفترة زمنية محددة وبشروط معينة تحددها سياسة المكتبة وهى مانطلق علية الاعارة الخارجية او تسجيل مايقوم المستفديون بقراءتة داخل غرف المكتبة حيث يمكن المكتبى من عمل الوظائف التالية
1 – عمليات الاعارة
• اعارة خارجية
• اعارة داخلية
• اعارة دائمة
2 – ادارة بيانات المستفدين
• اضافة مستفيد
• قائمة مستفيدين
• اضافة مجموعة مستفيدين
• قائمة مجموعات مستفيدين
• اضافة قواعد الاعارة
• قائمة قواعد الاعارة
• اضافة اشتراك
• ارسال بريد الكترونى
3 – المراسلات
• اضافة مراسلات
• قائمة المراسلات
• ارسل انذار
• تاريخ المراسلات
4 – التقارير
• تقرير موقف المستفيد
• تقرير بيانات المستفدين
رابعا : ضبط المسلسلات
يسمح هذا النظام الفرعى بضيط وحصر كافة انواع اوعية المعلومات التى تندرج تحن فئة المصادر المستمرة Continuous Resource كتب دوريات إحصائية سنوية .........الخ، حيث تعتمد على شكل مارك 21 لبيانات المقتنياتMARC21 FOR HOLDING DATA
حيث يتم اعداد تسجيلة ببليوجرافية اساسية للمسلسلات :المصادر الاساسية فى النظام الفرعى .
خامسا : الجــــــــــــــــرد
يختص النظام الفرعى للجرد بنظام المكتبة المتطورةالجديد ELIS بإدرة مقتنيات المكتبة وتحديد الموجود منها بالفعل مقارنة بما هة مسجل بقاعدة بيانات النظام كما يبين النظام الاوعية الموجودة والتى فقدت بالفعل.

الخاتمة
فى النهاية يتبين لنا أن من الدعائم الاساسية لأى مكتبة هى وجود نظام آلي متكامل لتقديم كافة الخدمات المكتبية لجميع المستفدين باختلاف تخصصاتهم بالاضافة إلى المعالجة الفنية لأوعية المعلومات.

إعداد:

شعبان زكرياغريب

أخصائي المكتبات والمعلومات

المكتبة المركزية-جامعة حلوان