[د.محمود قطر]

مداخلة رقم 17

تصنف المنظمات حسب نوعية المنتج (سلعة أو خدمة) ، وتنتمي مرافق المعلومات ، مثل المكتبات ومراكز المعلومات إلى فئة المنظمات الخدمة ، وفي هذه المداخلة نحاول أن نتعرف سوياً على عناصر المشروع الخدمي ، آملي أن تجدوا فيها نفعا

عناصر المشروع الخدمي
مبنى على أرض ، له اعتمادات مالية ، وله تنظيم إداري ، وبنماذج ودورة مستندية معينة .
وظائف المشروع الخدمي :تنفيذية : وظائف منتجة للخدمة ( إنتاج وتسويق )معاونة/إدارية : وظائف إدارية تخدم العاملين داخل المنظمة الخدمية (شئون العاملين،إدارة المشتريات والمخازن ... ) .
ويحكم المشروع الخدمي مبدأين : مبدأ الضرورة الاجتماعية ، ومبدأ الإشراف .وحتى تتمكن أي منظمة خدمية من القيام بوظيفة تقديم وإنتاج خدماتها للعملاء، فإنه عليها ومنذ المراحل الأولى في التخطيط لأي مشروع خدمي إيجاد حلول للمشكلات الرئيسية التالية :
1- الموقع والمبنى (أو المباني) :
أ-اختيار الموقع :
ومكان المشروع الخدمي والمقارنة بين أفضل المواقع، والصلة ما بين الموقع المقترح وطبيعة أو نوع الخدمات المزمع تقديمها، وأيضاً الصلة ما بين الموقع وبين فئات وخصائص العملاء المتوقع تقديم الخدمات لهم .فمثلاً عند التخطيط لتقديم وإنتاج خدمات علاجية، فإنه يجب المقارنة بين أفضل المواقع سواء بالقرب من المصانع، أو المساكن أو التجمعات العمرانية أو المناطق الصحية في حالة المستشفيات السياحية، حيث أنه في حالة العلاج السياحي فإنه من المفضل اختيار الموقع بجانب المناطق السياحية ( مستشفى لطب الأعماق بالغردقة ).
ومثال تطبيقي آخر، فعند التخطيط لتقديم خدمات المعلومات من خلال مكتبة مبارك العامة، كان أمام المخططين لهذا المشروع عدة مواقع بديلة بالقاهرة الكبرى، مما استلزم إخضاع تلك المواقع لمعايير ومتطلبات عملية لترجيح الاختيار، منها:-تواجد عدد كبير من السكان، ذوي ثقافات فوق المتوسطة.-تواجد عدد كبير من المؤسسات التعليمية ذات المراحل الدراسية المختلفة(مدارس، معاهد نوعية، كليات...).-سهولة الوصول لموقع المكتبة بوسائل المواصلات على اختلافها.-الهدوء النسبي حول الموقع، وجمالية المنطقة بشكل عام.-إمكانية تحمل المبنى/المباني القائمة لتغييرات هندسية فيه، ومدى ملاءمتها الوظيفية - بشكل عام - لأن تصبح مكتبة عامة.وعلى ضوء المعلومات المتوافرة تم ترجيح الموقع الحالي للمكتبة والكائن في 4 شارع الطحاوية والمتفرع من شارع الجيزة .

ب- التنظيم الداخلي للمبنى/ المباني :
وذلك بقصد تسهيل عملية إنتاج وتقديم الخدمات، وهذا يتوقف على طبيعة ونوعية الخدمات المخطط تقديمها للعملاء، وعلى كيفية وضع خريطة لتسلسل العمل ( أو ما يمكن تسميته تجاوزاً بخطوط الإنتاج ) .فمثلاً في حالة التنظيم الداخلي للمستشفى، فإنه يوضع في الاعتبار توزيع أماكن : العيادات الخارجية واستقبال الحالات الطارئة وغرف العمليات والأشعة ومعامل التحاليل، وغرف المرضى والهيئة الطبية، والمطابخ والمغاسل ..الخ من التقسيمات الضرورية للمستشفى ، ومراعاة تسلسل العمل بالمستشفى وصلة كل خدمة طبية بالأخرى، وصلتها بالعملاء .

2- التنظيم الإداري :
أ- معايير اختيار وتوظيف الأفراد،تحليل وتوصيف الوظائف، الهيكل الإداري ، الخريطة التنظيمية للمنظمة وأشكال ومستويات الاتصال بين الأفراد العاملين بالمنظمة، لوائح وأدلة العمل، جداول المرتبات والمكافآت ..الخ من المعايير المكتوبة والمصاغة بعناية ودقة بالشكل الملائم لطبيعة ونوع الخدمة/ الخدمات المقدمة .ب-معايير مراقبة الأداء ومستوياته، ومراقبة الجودة : وهي تلك المتعلقة بتحديد المعايير والمستويات اللازمة لمقارنة الأداء الفعلي بالمستهدف، والتأكد من أن الخدمات المقدمة تنتج وتقدم طبقاً للمواصفات السابق تحديدها عند التخطيط لإقامة المشروع الخدمي .

3- الموارد البشرية والمادية اللازمة للمشروع الخدمي:
وهي بالضرورة تتناسب وطبيعة ونوع الخدمة/ الخدمات المقدمة، وعليها يتم تحديد أعداد وخصائص الأفراد وكيفية تأهيلهم للعمل وإنتاج وتقديم الخدمة. كما يتم تحديد الموارد المادية اللازمة للمشروع الخدمي والكميات المطلوبة لإنتاج وتقديم الخدمة وإمكانيات تخزينها وحجم الطلب المتوقع على الخدمات المقدمة وتأثير ذلك على السيولة المالية للمشروع، وتحديد الموردين وكيفية التعامل المالي معهم ( نقداً أو أقساط).

4- التمويل :
ويتدرج تحتها حجم التمويل المناسب لطبيعة ونوعية الخدمة/ الخدمات المقدمة أو المزمع تقديمها مستقبلاً (أو التوسعات المستقبلية في حجم المشروع ،أو مزيج الخدمات)، مصادر التمويل ( أفراد، مؤسسات مالية) وأشكال هذا التمويل ( قروض، مساهمات، تبرعات أو هبات، ريع ودائع) . 5- الدورة المستندية : والنماذج اللازمة لذلك والتعليمات اللازمة لاستيفائها سواء من قبل الأفراد داخل المنظمة أو خارجها ( الموردين والعملاء المستهلكين للخدمة/ الخدمات ) . بالإضافة إلى تحديد أنماط حفظها (سجلات مكتوبة، أو آلية على الحاسب الآلي) وكيفية استرجاعها وضوابط ذلك الاسترجاع، مع تحديد الفترات الزمنية لحفظ تلك المستندات بالمنظمة والضوابط اللازمة لها قبل استبعادها .ـ

وبمشيئة الله تبدأ المداخلات التالية في مناقشة "المزيج التسويقي" : عناصره ..إلخ .

تكون .. أو لا تكون .. هذا هو السؤال