بالنسبة لدراسة ومعرفة احتياجات المستفيدين من المكتبة فإنه يجب :
1 - التعرف بشكل أساسي ودقيق على فئات المستفيدين التي تستخدم أو يمكن أن تستخدم المكتبة أي هل الاستخدام قاصر فقط على موظفي المؤسسة أم يمكن لزوار (طلاب، باحثين ... إلخ.) من خارج المؤسسة لأن ذلك يحدد بشكل كبير جدا الخدمات التي يمكن تقديمها.
2 - التعرف على الوظائف والمهام والأهداف التي تطلع بها المؤسسة أو الهيئة التي بها المكتبة لأن المكتبة تكتسب أهدافها من أهداف مؤسستها الأم.
3 - التعرف بشكل دقيق على الهيكل التنظيمي للمؤسسة لأن ذلك يساعد على معرفة الإدارات الموجودة وبالتالي الوظائف التي تؤديها تلك الإدارات من خلال الوصف الوظيفي.
4 - بعد عمل تلك الدراسات عن المجتمع المحيط بالمكتبة يكون لدينا صورة عما يمكن أن تقدمه المكتبة من خدمات سواء لهذا المجتمع أو لمجتمع المستفيدين من خارج المؤسسة.
5 - الإعلان عن المكتبة وخدماتها وأهذافها بين جدران المؤسسة بشكل مكثف من خلال إرسال نشرات للإدارات المختلفة سواء إلكترونيا أو يدويا بالدعوة لدخول وزيارة المكتبة وتعريفهم بشكل مختصر بما تقدمه من خدمات، وفي هذه الحالة يكون للاتصالات الشخصية دورا هاما حيث مقابلة الأفراد والحديث معهم عن المكتبة ودعوتهم لزيارتها ومعرفة ما بها من خدمات. وفي حالة أن تكون خادمة لمستفيدين من خارج المؤسسة فيتم التفاعل معهم من خلال الفيس بوك أو أي من وسائل التفاعل والاتصال الحديثة.
6 - دخول المستفيدين بعدها للمكتبة واطلاعهم عليها سوف يساعد من خلال آراءهم في تحديد الاحتياجات بشكل ادق. فيمكن عمل استمارة صغيرة بها بيانات المستفيد ومكان عمله واهتماماته الموضوعية والقرائية لمحاولة الوصول إليها وإفادته وهم حالها سيقدرون الجهد المبذول ويستمرون في التواصل مع المكتبة
7 - الصبر والإرادة لأنه قد لا تأتي تلك الجهود بالنجاح المطلوب من المرة الأولى فيجب تكرار المحاولات والتي في النهاية بالصبر والعمل الفعلي سيشعر المستفيدين بالتغير وسيأتون لإيجاد ما يحتاجونه من المكتبة حتى لو كان صحفا أو مواد ترفيهية قرائية في أبسط الأحوال فهي خطوة أولى لتعاملهم المستمر مع المكتبة بعد ذلك
وبذلك نكوني قد تعرفتي إلى مجتمع المستفيدين واحتياجاتهم بدقة ليتم ترجمة ذلك إلى مقتنيات تقدم من خلالها الخدمات في النهاية
ونتمنى أن نكون قد أسهمنا في إيضاح الأمر بشكل فيه قدر من العملية تفيدكم