بسم الله الرحمن الرحيم
اولا نشكر الاخت الكريمه وصال ابو المجد علي طرحها لموضوع حيوي ومهم الا وهو موضوع الارشفه الالكترونيه -- والعالم قد تسارعت به الخطي وصولا الي الفضاء المعلوماتي ، ونجد ان هنالك توجه كبير وفعال نحو الاداره بلا اوراق وان التعامل الرقمي هو الذي سوف يسود ...
مفهوم الأرشفة الإلكترونية:
لاشك ان هنالك الكثير من السلبيات المصاحبة لعملية التعامل اليدوي مع البيانات والمعلومات المكتوبة مثل إضاعة الوقت والجهد حيث تظهر بعض الإحصاءات أن مديري ورؤساء الشركات يهدرون كثيرا من الزمن في البحث عن الوثائق بالإضافة إلى ذلك ، تعتبر عملية التعامل اليدوي مع البيانات مكلفة جداً حيث ينفق الكثير من الأموال على شراء الورق وأدوات الكتابة كما تنطوي عملية تخزين هذه البيانات عبر مخاطر كثيرة مثل الضياع والتلف وعدم سريتها .
ويقصد بالأرشفة الإلكترونية :ـ
عملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إلكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وإدارية وأمنية واسترجاعها وقت الضرورة .
أو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التى سوف تستعمل في البحث التاريخي ، لأنها غير ذات فائدة جارية .
ولا تختلف مادة الأرشفة الإلكترونية عن الأرشفة التقليدية من حيث نوعية الوثائق المحفوظة ومدة الحفظ ولكن الاختلاف يقع في اجراءات ومكان حفظ هذه الوثائق فعلى سبيل المثال فان وثيقة طلب خدمة من إدارة حكومية معينة تحفظ مدة محددة من الدائرة المختصة ومن ثم في أرشيف الوزارة العام واذا اقتضت الضرورة فإنها تحول إلى الأرشيف الدائم وذلك سواء كانت هذه الوثيقة ورقية أو إلكترونية والفرق هو ان الوثيقة الإلكترونية لحفظ في ذاكرة رقمية ولا تلمس وقد لا ترى في انتقالها من مكان حفظ آخر ويمكن استرجاعها بسهولة وعن بعد ، أما الوثيقة الورقية فإنها تنتقل ماديا من حيز إلى حيز آخر في أماكن الحفظ المختلفة .
ونواصل ،،،،،،،،،،،،،،