[السايح]

قبل التحدث عن قاعدة البيانات وانشائها لابد من توفر ركائز اساسية يعتمد عليها مدير قاعدة البيانات في انشاء قاعدته
هذه الركائز هي :
* التركيبة الاردنية الموحدة او اية تركيبة تراسل مشتركة
* قواعد الفهرسة الانجلوامريكية
* ملف الاستاذ Authority File
* الرموز المقننة
* ركائز التحليل الموضوعي وتنحصر فيما يلي :
- خطة تصنيف ديوي العشري
- قوائم رؤوس الموضوعات
- المكانز

الدليل العملي :
أولا : ماهي قاعدة البيانات ؟
قاعدة البيانات في النظام عبارة عن مجموعة من التسجيلات أو هي الفهرس بكاملة, أو عبارة عن ملف لبيانات مترابطة, تم تجميعها لتلبي احتياجات جماعة المستفيدين ، وهذه البيانات قد تكون عبارة عن ملف بسيط للعناوين والمؤلفين أو ملف كبير كفهرس المكتبة .
يتم تخزين البيانات في حقول، يخصص لكل حقل منها رقم عددي يدل على محتويات الحقل يسمى مميز الحقل والذي يتعرف النظام بواسطته على الحقول والمحتويات التي تشتمل عليها فالنظام لا يعرف حقل العنوان أو المؤلف وإنما يتعرف على مميز هذه الحقول 200 ، 300.

ثانيا : ما هي التسجية ؟

هي مجموعة من الحقول تحتوي على عناصر بيانات لوحدة ما (كتاب ، دورية ، ندوه... الخ) وكل تسجيلة تحمل رقما فريدا يميزها عن غيرها من التسجيلات , ويحدد من قبل النظام ويسمى رقم الملف الرئيسي Master file number ويختصر ب(رمر) أو (MFN).
ثالثا : خطوات إنشاء قاعدة بيانات جديدة من خلال برنامجCDS/ISIS Under Windows
تتم عملية بناء قاعدة البيانات ضمن أربع مراحل ولابد فبل تنفيذ هذه العملية من تصميم القاعدة على ورق بحيث يجهز مدير القاعدة مواصفات الحقول : أنواعها , طرق الإدخال , تقنيات التكشيف وأساليب لاسترجاع وتركيبات العرض والطباعة.
ونود أن نشير هنا إلى أن عملية إنشاء قاعدة بيانات وفقا لنظام CDS/ISIS

تمر بداية بتصميم مجموعة من الملفات والتي تعرف بقاعدة البيانات والتي تحتوي على المكونات التالية :-
1. جدول تعريف الحقول (FDW) Field Definition Table
2. شاشة إدخال البيانات الأساسية (DEW) Data Entry Worksheet
3. تركيبة العرض Display Format
4. جدول اختيار الحقول (FST) Field Selection Table

وألان نبدأ سويا في بناء قاعدة بيانات جديدة من خلال CDS/ISIS for Windows :

1- يتم الدخول إلى البرنامج من خلال أيقونة
CDS/ISIS for Windowsالموجودة على سطح المكتب وذلك بالنقر عليه مرتين أو من خلال قائمة أبدا فتظهر شاشة النظام وتحتوي على المكونات التالية :
قاعدة بيانات , تصفح ، بحث , إدخال ، توصيف ، مرافق ، نوافذ ، مساعدة.
2- انقر مرة واحدة على قاعدة بيانات تنسدل منها قائمة خيارات.
3- انقر على الخيار جديد مرة واحدة لتعريف قاعدة بيانات جديدة ، فتظهر شاشة
وهنا يطلب منك النظام إدخال اسم قاعدة بيانات جديدة بحيث لا يزيد اسم قاعدة البيانات عن 6 محار ف, ولكن قبل ذلك ينبغي تسمية قاعدة البيانات لنسمي معا قاعدة البيانات جديدة باسم BOOK ثم بالنقر موافق ؛ بعد ذلك يظهر لنا جدول تعريف الحقول وهو أول مراحل إنشاء قاعدة البيانات
وينبغي التعرف على أهم وظائف المفاتيح:
· إضافة: الإضافة وإدخال حقل جديد.
· حفظ : لحفظ البيانات في جدول تعريف الحقول.
· مسح الإدخال : لتعديل ومسح البيانات أثناء تعبئة معالم الحقل كاسمه ورقمه ومكرر او غير مكرر.
· حذف الإدخال : لحذف بيانات حقل بعد إضافته في جدول تعريف الحقول.
· فرز الحقول : يستخدم لفرز الحقول من الأصغر إلى الأكبر 20 – 30 – 40 .
· إلغاء : للخروج من جدول تعريف الحقول بدون حفظ التغيرات على الجدول.
· السهم الأخضر : للانتقال إلى الخطوة الثانية من إنشاء قاعدة البيانات.
وبعد أن تعرفنا على المفاتيح شاشة جدول تعريف الحقول ينبغي التعرف على مفهومه وماذا يقصد به ؟ وما هي مكوناته ؟

أولا : بناء جدول تعريف الحقول (FDT)Dield Definition Table :
هو الذي يعرف الحقول التي يجوز أن تكون موجودة تسجيلات قاعدة البيانات ويبين خصائصها وان كل سطر في جدول تعريف الحقول يعرف حقلا واحدا من تسجيلة الملف الرئيس وهو يستعمل لضبط شاشة إدخال البيانات للقاعدة ويحتوي هذا الجدول على 5 معالم رئيسية :

1- رقم الحقل أو معرف الحقل :
هو قيمة عددية فريدة (لكل حقل قيمة عددية مختلفة عن أي حقل أخر) ويفضل أن يؤخذ رقم الحقل من تركيبة معترف بها وذلك من اجل سهولة التعاون ونقل البيانات بين المكتبات وننصح استخدام التركيبة الأردنية الموحدة.

2- اسم الحقل :
هو الاسم الذي يختاره مدير قاعدة البيانات ليصف به محتوى الحقل في شاشة إدخال البيانات
يمكن أن تعتبر أن اسم الحقل هو الاسم الذي تتعرف أنت بواسطته على الحقل ، بينما رقم الحقل هو الاسم الوحيد الذي يتعرف نظام CDS/ISIS بواسطته على الحقل.

3- نوع الحقل :
يقصد بنوع الحقل هو الفبارقمي أو الفبائي أو رقمي؛ يتم اختياره من قائمة اختيارات.

4- التكرار : هل الحقل متكرر ام لا
إذا كان الحقل متكرر فما عليك إلا أن تضع إشارة x في المربع الخاص به ؛ وهو عبارة عن حقل يحتوي على بيانات لها نفس القيمة والوزن كحقل المؤلف , فالمؤلف الثاني له نفس قيمة ووزن المؤلف الأول ، والمؤلف الثالث له نفس قيمة ووزن المؤلف الأول والثاني.

5- النمط / الحقول المتفرعة:
- النمط : هو وصف محتويات الحقل محرفا بمحرف بمعنى ان لهذا الحقل هيكل ثابت يحدد سلفا مثل التاريخ .
- الحقول الفرعية : تحوي بعض الحقول على حقول فرعية ، كحقل بيانات النشر فهذا الحقل يتضمن في الغالب : مكان النشر ، الناشر ويتم تعريف محدد الحقل (أب) وعند الإدخال تدخل كما يلي : ^القدس^بدار الفكر
قبل البدء في إنشاء جدول تعريف الحقول ينبغي أن يكون معدا مسبقا من قبل مدير قاعدة البيانات .
- تعبئة البيانات في جدول تعريف الحقول :-

ألان نبدأ سويا بتعبئة البيانات التي يطلبها جدول تعريف الحقول وذلك بإتباع الأتي.

1- يطلب منك النظام إدخال رقم الحقل
ادخل الرقم 300 وهو رمز لحقلالمؤلف ثم انقر على مفتاح المسافات tab للانتقال إلى المعلم الثاني ، وهنا نؤكد على أهمية الاستعانة بالتركية الأردنية الموحدة لاختيار أرقام الحقول ومواصفاتها.
2- يطلب منك النظام إدخال اسم الحقل
ادخل اسم المؤلف الشخصي ثم انقر على مفتاح المسافات للانتقال إلى المعلم الثالث
3- يطلب منك النظام إدخال نوع الحقل
وهنا توجد ثلاث أنواع : الفبارقمي, الفبائي ، رقمي ؛ اختر الفبارقمي ثم انقر على مفتاح المسافات للانتقال إلى المعلم الرابع.
4- يطلب منك النظام إن تحدد هذا الحقل هل هو متكرر أم لا
انقر على المربع الصغير نقرة واحدة فتظهر علامة الموافقة (صح) على أن هذا حقل متكرر ثم انقر على مفتاح المسافات للانتقال إلى المعلم الخامس والأخير.
5- يطلب منك النظام أن تحدد نمط الحقل وهل هو متفرع أم لا.
ادخل البيانات التالية كما هي: ا ب و – معنى ذلك أن (أ) الحقل المتفرع الأول (عائلة المؤلف) و (ب) الحقل المتفرع الثاني (الاسم الأول) و (و) الدور للمؤلف الشخصي هل هو مترجم أم رسام أم مؤلف مشارك.
بعد إدخال بيانات الحقول ؛ انقر على مفتاح <إضافة> لتظهر لك بيانات حقل جديد ؛ وهكذا تستطيع إدخال كل الحقول التي تريدها بالصورة التي أدخلت بها حقل المؤلف


وبهذا نكون قد أنهيت المرحلة الأولى من إنشاء قاعدة البيانات

ملاحظة //
إن شاء الله في اقرب وقت نبدأ ببناء شاشة ادخال البيانات الاساسية