[مشاعل المحمود]

وظائف المستفيدين

بيانات المستفيدين وصيانتها
تحتوي تسجيلات المستفيدين على البيانات الخاصة بهم بالإضافة لبيانات الموظفين في المكتبة.
ويكون لكل مستفيد على النظام معرف لا يتكرر وقد يكون هذا المعرف هو رقم بطاقة الأحوال للمستفيد أو رقم رخصة القيادة. ويمكن أيضاً تهيئة النظام لإنشاء معرفات خاصة بالمستفيدين حسب رغبة المكتبة ويمكن استخدام البار كود أيضاً كمعرف للمستفيدين لضمان سرعة الأداء. وهناك أيضاً المعرف البديل حيث يمكن استخدامه كنقطة وصول لتسجيله المستفيد عند وجود مشكلة في المعرف الأساسي وقد يكون هذا المعرف البديل عبارة عن الرقم الدراسي للمستفيد أو أي رقم أخر لا يمكن تكراره.
وعند الدخول على الفهرس المتاح للجمهور يمكن استخدام أي منهما مع كلمة المرور للدخول على الحساب الخاص بالمستفيد.

شريط أدوات المستفيدين

شكل رقم (8) – شاشة شريط أدوات المستفيدين

أيقونات وظائف المستفيدين
شكل رقم (9) – أيقونات وظائف المستفيد

إنشاء مستفيد جديد


يستخدم هذا المعالج لإنشاء تسجيلة مستفيد جديد على النظام. وعند الضغط على الأيقونة السابقة يتم ظهور شاشة الخصائص كما يلي:-
شكل رقم (10) – شاشة ضبط خصائص تسجيل مستفيد

ويتم هنا اختيار القيم الافتراضية لكل حقل يظهر أمامنا في الشاشة السابقة مثل مكتبة المستفيد واسم السمة الخاصة به واختيار العنوان الأساسي من بين الثلاث عناوين والتقسيم الجغرافي أي الحي السكني للمستفيدين، ثم بعد ذلك يتم اختيار الفئات الخاصة بتقسيم المستفيدين حسب ما ترى المكتبة، ويتم اختيار تاريخ الميلاد الافتراضي واختيار التمرير التلقائي لنسخ الدوريات على المستفيدين. يتم بعد ذلك ضغط زر موافق لتظهر شاشة تسجيل مستفيد جديد كما يلي:-

شكل رقم (11) – شاشة تعريف مستفيد جديد : تسجيل مستفيد

]

بالنقر على أيقونة "تسجيل مستفيد" من القائمة الفرعية للمستفيدين من شريط أدوات الإعارة تظهر لنا شاشة " تسجيل مستفيد: تعريف مستفيد جديد" والتي نقوم من خلالها بإنشاء تسجيلة مستفيد جديدة حيث نقوم بتحديد معرف وسمة المستفيد كما عرفتها المكتبة في السياسات مسبقاً كما أنه يمكن إضافة سمات أخري من خلال السياسات . ثم يتم الضغط على زر "موافق" لتظهر الشاشة التالية:-

شكل رقم (12) - شاشة البيانات الأساسية

• في حقل الاسم يتم إدخال الاسم على حسب سياسة المكتبة في كتابة الأسماء سواء باسم العائلة أولاً أو باسم الشخص أولا.
• يتم بعد ذلك كتابة لقب المستفيد في الحقل الخاص به ويكون مثل "د" أو "أ.د" ... الخ.
• وفي حقل المعرف البديل يتم إدخال أي رقم خاص بالمستفيد كمعرف بديل له مثل رقم رخصة القيادة أو بطاقة الأحول.
• وعلى يسار الشاشة يظهر مربع اختيار يتم التأشير عليه لإعلام النظام بأن المستفيد مسموح له بتمرير الدوريات.
• وفي معرف المجموعة يتم جمع أكثر من تسجيلة مستفيد تحت معرف واحد لمجوعتهم مثل الشركات أو العائلة.
• يتم بعد ذلك اختيار مكتبة المستفيد وتعديل سمة المستفيد التي تمت اختيارها مسبقا إذا أراد الموظف ذلك.

شكل رقم (13) - شاشة الاشتراك

وهنا يعرض النظام تاريخ انتهاء الاشتراك بناء على سمة المستفيد. أيضاً كلمة المرور للمستفيدين الذين يراجعون حساباتهم على النظام من خلال الفهرس المتاح للجمهور، كما يعرض النظام أيضاً حالة المستفيد وبما أنه مستفيد جديد فسوف تكون حالته عند الإنشاء موافق (وهذا يعنى أن اشتراك المستفيد حالته سارية أي غير موقوف).
ثم بعد ذلك يوجد حقل رد المطالبات والذي يسجل فيه عدد مرات ادعاء المستفيد برد أوعية ولا توجد هذه الأوعية في المكتبة (أي أن المكتبة تنفي أنها تسلمت تلك الأوعية أو المواد).
شكل رقم (14) - شاشة ديموجرافي

البيانات في هذه الشاشة اختيارية لأغراض إحصاءات المستفيدين بالنسبة للفئات، ويوجد أيضاً التقسيم الذي يكتب فيه اسم الحي السكني وتاريخ الميلاد والذي يتم كتابته باليوم والشهر والسنة وعلى أساسه يتم حساب عمر المستفيد.


شكل رقم (15) - شاشة العناوين

ويتم في هذه الشاشة عرض عناوين المستفيد التي تحدد مكان تواجده او إقامته ، واختيار أي منها ليكون العنوان الأساسي حيث يتاح لكل مستفيد تحديد 3 عناوين في التسجيلة مع ملاحظة أنه :
1 - ليس بالضرورة أن يتم تسجيلها جميعا ويمكن الاكتفاء بعنوان واحد فقط
2 - يتم إدخال تفاصيل عنوان المستفيد لأغراض المراسلة بالبريد العادي وإدخال البريد الإلكتروني لأغراض المراسلة عبر البريد الإلكتروني.


ويتم في هذه الشاشة كتابة التعليقات والملاحظات من قبل موظفي المكتبة على تسجيلة المستفيد مع ملاحظة أن هذه الشاشة لا تظهر للمستفيد من المكتبة فهي خاصة بالعاملين فيها فقط حيث تسجل أية ملاحظات تحذيرية خاصة بمستفيد معين.

وبعد اكتمال إدخال البيانات للمستفيد الجديد تظهر الشاشة التالية لتخبرنا بإتمام العملية واقتراح العمليات التي يمكن القيام بها بعد ذلك كأزرار اختيار وهو ما يسمى بتدفق العمل.شكل رقم (17) – شاشة اكتمال عملية التسجيل

عرض مستفيد

يقوم هذا المعالج بعرض بيانات المستفيدين مثل الإعارات، الغرامات، الحجوزات، حالة المستفيد والبيانات الإضافية.
بالنقر على أيقونة "عرض مستفيد" من شريط أدوات الإعارة تظهر لنا شاشة
"عرض مستفيد: بحث مستفيد"
والتي نقوم من خلالها بالبحث عن المستفيد لعرض البيانات الخاصة به ويوجد مجموعة من الحقول يقدمها النظام لسهولة وسرعة البحث من خلالها:- •

اسم المكتبة : حيث يمكننا من خلال هذه الشاشة تحديد المكتبة أو المكتبات التي سوف نقوم بالبحث عن المستفيد فيها وذلك لتحديد البحث. •

الاسم : بتحديد هذه الخاصية يمكننا البحث عن المستفيد من خلال اسم المستفيد.

• المعرف : بتحديد هذه الخاصية نبحث عن المستفيد عن طريق المعرف (الباركود) .•
المعرف البديل : وهو المعرف الاحتياطي أو هو أحد وسائل تعريف المستفيد

معرف المجموعة: وهو رقم تعريف المجموعة أو الفئة التي ينتمي إليها المستفيد.•

الحالي : وهذه الخاصية من مميزات نظام يونيكورن حيث يحدد تلقائيا آخر مستفيد قمنا بإجراء تعديل عليه ليكون هو الحالي.
بعد تحديد خصائص البحث نقوم بالنقر على زر "موافق" وذلك للبحث عن المستفيد حيث يعرض لنا النظام تسجيلة المستفيد الكاملة وذلك من خلال شاشة "عرض مستفيد"

شكل رقم (18) – شاشة عرض مستفيد

وتتيح التسجيلة مجموعة من الخيارات داخل الشاشة والتي يمكننا التنقل بينها من خلال النقر عليها بالماوس ، مع ملاحظة ما يلي :
1 - اذا نقرنا مثلا على زر "عرض مستفيد آخر" نعود مرة أخري إلى شاشة "عرض مستفيد : بحث مستفيد" للبحث عن مستفيد جديد
2 – كما يمكن تعديل بيانات المستفيد من خلال النقر على أيقونة "تعديل مستفيد" ولإنهاء عرض التسجيلة نقوم بالنقر على زر "إغلاق".

المرجع :
المرجع السابق . في المشاركه السابقه .[/]